外贸单岗位职责（作业指导书）
1 单作业流程：接单→单→单→联系物流（船务报关货运）→装柜确认→装船确认→制单→寄单→提货踪确认→出货资料整理
三岗位职责：
1 工作日报
天时准确制作单员日报表报(见附件)单员日报表体现出天出柜情况（发客户国家）单情况销售款回收情况改单情况异常情况反馈
2 接单：
(1) 根业务员提供形式发票客户订单明确产品型号规格数量包装方式包装量单价交货日期客户特殊求等核单价总金额核型号订单量否余缺溯源核客户原订货容惯出现异常时应询问清楚
(2) 缮制生产单生产单前次业务员确认相关技术求等销售部负责签字转递供应部生产部技术部财务部总理签字生产通知单回收档
(3) 生产通知单档相关部门特定生产通知单反馈情况信息时反馈业务员销售部负责特生产部供应部生产单反馈意见承诺交货期便业务员握关信息时反馈客户作针性调整
(4) 缮制出货计划表已生成生产单汇总时缮制出货计划表出货计划表中体现出客户订单形式发票号生产单号单时间客户求时间生产承诺时间客户产品名称司产品编码订单量累计出货量剩余订单量注明包装量托方式知会生产部销售部等相关员
3 踪生产进度：
根出货计划表踪生产进度销售部负责报天生产进度情况异常情况时反馈遇改单情况：
A交期更改：原材料未时位生产程等原影响交货期时单员应单日报表
中注明反馈时通知业务员时客户希提前交货时间联络单形式达通知
B增单更改事先供应部门生产部门核实沟通影响公司利益基础（实际尚未安排物料采购生产）接受改单接受改单应时达书面通知相关部门予补充说明
C复审更改：生成单段时间期间技术生成发现生产工艺技术参数非标
C交期提前：客改单时应更改编制新标识物时送包装组
D生产完工前2天应确认拖柜具体日期提前1天确认具体时间（量选择白天合理安排错开货柜出入时间）通知生产部仓库
E生产完工前礼拜应业务员确认客否派司验货记录验货具体求时通知相关部门
4船务
Ⅰ订舱：确定具体出货日期收集出柜需关资料：
A订舱资料业务员索取客船运资料柜前两周获船运资料包括船运公司名字国代理公司（货代）联系电话联系联系址
B提供订单项体积毛重净重数量货代（司操作货代客货代）
C订舱确认书传真代理货代确认——拖柜时间船期等相关容确认回传公司
D准备核销单报关委托书空白A4盖公章纸司操作货代核销单寄出前记录核销单单号备查核
Ⅱ表格订舱确认书（客货代司操作货代确认回传）
Ⅲ订舱需具备基资料：
a）收发货名称址
b) 目港
c) 客指定船运公司货代
d) 唛头
e) 单求
f) 货物品名数量柜型毛重净重立方数等
订舱时间：应客订单确认第1周迟应早船期2周前确认旺季时客户单开始订舱免爆舱订舱位
5 出货：
（1）通知具体柜时间（少提前天）通知方包括：**客货代拖柜公司生产部仓库装柜前定重新核装车清单订单容更改提供准确唛头资料仓库
（2）第时间报告理确认装车日期目港柜型装车容产品型号数量金额等填写出货单（式三份）确认拖柜车号货柜号目客名称四者否致货运公司关信息进行备份特货柜司机联系电话等果事岗提前关事宜交代提早通知仓库时天出货2柜时次做计划装柜时间时间错开免弄错仓库员说明清楚
（3）出货天：
仓库次确认：拖柜车号货柜号装容否致
A操作货代确认：拖柜车号货柜号达目客名称否致传真托运确认书确认回传公司
B通知货代速办理客需切资料
C收全部货代资料前3天业务员确认货款账情况根付款方式选择相应放单办法
D货物报关司操作货代传真报关草稿司连商业发票发财务部
需海关检货货代应提前告诉公司协调派员监督装卸免损伤货物
6单制作：
a) 单项目：提单(BL)原产证(CO)普惠证(FORM A)发票(INVOICE)清单(PAKCING LIST)等
b) 根客需制作单老客户查原做档案新客户应解清楚运作
c) 办理原产证CO普惠证（般原产证CO普惠证商检局办理般原产证CO贸促会办理）提供发票装箱清单领取原产证CO普惠证需手签员带公章领取
7港杂费
（1）司操作货代应明确司份详细费清单须报理签名确认生效送财务备查核
（2）客货代操作费高客交涉力争减少项费
（3）般BL核完全确认包括：THC拖车费单证费换单费检验检疫费电放费操作费滞留费等票货BL 核应时核货代港杂费催缴书安排司操作货代垫付便客指定船公司货代时放单司避免单延误客法提货等良情况发生司司操作货代费采取月结形式出货时应核票货费运输提货程中方原出错延误交货必须求方书面证明确认
（5）核港杂费：货代公司提供票费清单（THC拖车费单证费检验检疫费电放费操作费定舱费等）核附加相关说明（单定单号客户船期柜型出货时间）然交理复核签字然送财务部
8货款溯源：
（1）周汇报已送货收款情况书面形式理
（2）TT信证款通知：第时间通知理日单员日报表写清楚（注明客户公司订单号国家出货时间船期定金写客户公司订单号国家）
9寄单：
（2）单证领回先复印份留底
（3）付款方式电汇未确认收全部货款前绝寄提单等相关资料发电放指令
（4）客付清货款前提时全套单（提单式三份均盖章正）寄客通知客
（6）业务员联系客确认寄出资料客已收
（7）信证交单：踪催收单证收齐应马办理银行交单相关手续
13整理资料交关资料：
1资料整理
（1）时间：寄单第1天超3天
（2）应次已出货资料（包括复印件）全部整理保需查询时予索取
2交关资料
A需提供财务资料：
1出口备案资料：出口货物明细单核销单报关单草商业发票提单装箱单装货单出口商品统发票张单必须单员签字外月底（30提供份月整月出货计划表月15号交份出货计划表
2时间：
① 报关单草货物出关三天交
② 正式报关单月15日前交
③ 核销单出口退税联出口核销联报关单第六联迟出货时间算起20天交
B整理份国操作货代联系资料（办联系电话传真址）操作货代提供份国际达国际港口船期表港时间业务员手份
14客户资料整理：
① 客户资料含客户区域客户常规调货情况单价报价表折率特殊求运费负担情况新客户出货资料样等
四业务资料备存
1客成交单价表份（出货记录）
2位成交客装箱唛头出货单证资料样1份
3货运船务公司报关联系资料
4订单溯源表(生产单号数量金额出货日期船东操作货代船期港时间核销单号)
五表单：
1生产通知单
2出货计划表
3订舱书
4装车清单
7提单
9原产证
10普惠证
11装箱单
12发票
13出口产品尺寸规格重量体积
14电放保函
15工作日报表
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外贸单岗位职责（作业指导书）
1 单作业流程：接单→单→单→联系物流（船务报关货运）→装柜确认→装船确认→制单→寄单→提货踪确认→出货资料整理
三岗位职责：
1 工作日报
天时准确制作单员日报表报(见附件)单员日报表体现出天出柜情况（发客户国家）单情况销售款回收情况改单情况异常情况反馈
2 接单：
(1) 根业务员提供形式发票客户订单明确产品型号规格数量包装方式包装量单价交货日期客户特殊求等核单价总金额核型号订单量否余缺溯源核客户原订货容惯出现异常时应询问清楚
(2) 缮制生产单生产单前次业务员确认相关技术求等销售部负责签字转递供应部生产部技术部财务部总理签字生产通知单回收档
(3) 生产通知单档相关部门特定生产通知单反馈情况信息时反馈业务员销售部负责特生产部供应部生产单反馈意见承诺交货期便业务员握关信息时反馈客户作针性调整
(4) 缮制出货计划表已生成生产单汇总时缮制出货计划表出货计划表中体现出客户订单形式发票号生产单号单时间客户求时间生产承诺时间客户产品名称司产品编码订单量累计出货量剩余订单量注明包装量托方式知会生产部销售部等相关员
3 踪生产进度：
根出货计划表踪生产进度销售部负责报天生产进度情况异常情况时反馈遇改单情况：
A交期更改：原材料未时位生产程等原影响交货期时单员应单日报表
中注明反馈时通知业务员时客户希提前交货时间联络单形式达通知
B增单更改事先供应部门生产部门核实沟通影响公司利益基础（实际尚未安排物料采购生产）接受改单接受改单应时达书面通知相关部门予补充说明
C复审更改：生成单段时间期间技术生成发现生产工艺技术参数非标
C交期提前：客改单时应更改编制新标识物时送包装组
D生产完工前2天应确认拖柜具体日期提前1天确认具体时间（量选择白天合理安排错开货柜出入时间）通知生产部仓库
E生产完工前礼拜应业务员确认客否派司验货记录验货具体求时通知相关部门
4船务
Ⅰ订舱：确定具体出货日期收集出柜需关资料：
A订舱资料业务员索取客船运资料柜前两周获船运资料包括船运公司名字国代理公司（货代）联系电话联系联系址
B提供订单项体积毛重净重数量货代（司操作货代客货代）
C订舱确认书传真代理货代确认——拖柜时间船期等相关容确认回传公司
D准备核销单报关委托书空白A4盖公章纸司操作货代核销单寄出前记录核销单单号备查核
Ⅱ表格订舱确认书（客货代司操作货代确认回传）
Ⅲ订舱需具备基资料：
a）收发货名称址
b) 目港
c) 客指定船运公司货代
d) 唛头
e) 单求
f) 货物品名数量柜型毛重净重立方数等
订舱时间：应客订单确认第1周迟应早船期2周前确认旺季时客户单开始订舱免爆舱订舱位
5 出货：
（1）通知具体柜时间（少提前天）通知方包括：**客货代拖柜公司生产部仓库装柜前定重新核装车清单订单容更改提供准确唛头资料仓库
（2）第时间报告理确认装车日期目港柜型装车容产品型号数量金额等填写出货单（式三份）确认拖柜车号货柜号目客名称四者否致货运公司关信息进行备份特货柜司机联系电话等果事岗提前关事宜交代提早通知仓库时天出货2柜时次做计划装柜时间时间错开免弄错仓库员说明清楚
（3）出货天：
仓库次确认：拖柜车号货柜号装容否致
A操作货代确认：拖柜车号货柜号达目客名称否致传真托运确认书确认回传公司
B通知货代速办理客需切资料
C收全部货代资料前3天业务员确认货款账情况根付款方式选择相应放单办法
D货物报关司操作货代传真报关草稿司连商业发票发财务部
需海关检货货代应提前告诉公司协调派员监督装卸免损伤货物
6单制作：
a) 单项目：提单(BL)原产证(CO)普惠证(FORM A)发票(INVOICE)清单(PAKCING LIST)等
b) 根客需制作单老客户查原做档案新客户应解清楚运作
c) 办理原产证CO普惠证（般原产证CO普惠证商检局办理般原产证CO贸促会办理）提供发票装箱清单领取原产证CO普惠证需手签员带公章领取
7港杂费
（1）司操作货代应明确司份详细费清单须报理签名确认生效送财务备查核
（2）客货代操作费高客交涉力争减少项费
（3）般BL核完全确认包括：THC拖车费单证费换单费检验检疫费电放费操作费滞留费等票货BL 核应时核货代港杂费催缴书安排司操作货代垫付便客指定船公司货代时放单司避免单延误客法提货等良情况发生司司操作货代费采取月结形式出货时应核票货费运输提货程中方原出错延误交货必须求方书面证明确认
（5）核港杂费：货代公司提供票费清单（THC拖车费单证费检验检疫费电放费操作费定舱费等）核附加相关说明（单定单号客户船期柜型出货时间）然交理复核签字然送财务部
8货款溯源：
（1）周汇报已送货收款情况书面形式理
（2）TT信证款通知：第时间通知理日单员日报表写清楚（注明客户公司订单号国家出货时间船期定金写客户公司订单号国家）
9寄单：
（2）单证领回先复印份留底
（3）付款方式电汇未确认收全部货款前绝寄提单等相关资料发电放指令
（4）客付清货款前提时全套单（提单式三份均盖章正）寄客通知客
（6）业务员联系客确认寄出资料客已收
（7）信证交单：踪催收单证收齐应马办理银行交单相关手续
13整理资料交关资料：
1资料整理
（1）时间：寄单第1天超3天
（2）应次已出货资料（包括复印件）全部整理保需查询时予索取
2交关资料
A需提供财务资料：
1出口备案资料：出口货物明细单核销单报关单草商业发票提单装箱单装货单出口商品统发票张单必须单员签字外月底（30提供份月整月出货计划表月15号交份出货计划表
2时间：
① 报关单草货物出关三天交
② 正式报关单月15日前交
③ 核销单出口退税联出口核销联报关单第六联迟出货时间算起20天交
B整理份国操作货代联系资料（办联系电话传真址）操作货代提供份国际达国际港口船期表港时间业务员手份
14客户资料整理：
① 客户资料含客户区域客户常规调货情况单价报价表折率特殊求运费负担情况新客户出货资料样等
四业务资料备存
1客成交单价表份（出货记录）
2位成交客装箱唛头出货单证资料样1份
3货运船务公司报关联系资料
4订单溯源表(生产单号数量金额出货日期船东操作货代船期港时间核销单号)
五表单：
1生产通知单
2出货计划表
3订舱书
4装车清单
7提单
9原产证
10普惠证
11装箱单
12发票
13出口产品尺寸规格重量体积
14电放保函
15工作日报表
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