QRICH
**瑞气气体科技限公司企业标准
– 2018
档案理规定
瑞气 发布
2018发布 2018实施
前 言
标准**瑞气气体科技限公司组织机构理标准制定
标准**瑞气气体科技限公司综合理部起草口理拥解释权
标准起草部门：综合理部
标准起草：
起草： 批准：
档案理规定
1 范围
标准规定档案理工作职责组织机构工作流程分类档号编制档案档交接整理保保密鉴定销毁统计查阅阅等容
标准适**瑞气气体科技限公司属浙江瑞辰气体科技限公司档案理工作
2 规范性引文件
列文件文件应必少注日期引文件仅注日期版适文件注日期引文件新版（包括修改单）适文件
DAT 422009(企业档案工作规范
财会字[198]B2号会计档案理办法
QRICQH SQSG16001文件资料控制程序）
3 工作职责
31 力资源部职责
311负责公司档案理机构设置
312负责确定档案工作分领导确定公司部门档案工作负责
32 公司负责职责
321负责档案工作规划实施
322负责配备企业研发生产营理相适应专兼职档案员
323负责部门负责档案理职责履行情况进行考核
324档文件案卷齐全准确质量负责
33 综合理部职责
331负责公司档案工作统筹规划组织实施
332负责档案工作中做出成绩集体予表彰关励违反制度造成损失分领导相关员予处分惩罚
333负责公司档案指导监督检查整改踪等工作
334负责标准制定根公司发展情况标准进行制定修改
335负责公司档案价值鉴定销毁档范围保期限表密级文件等确认审核
336统理统标准落实费终档案理结果负责
34 专兼职档案员职责
341 负责档案收集整理鉴定保利统计编研工作档档案质量负责
342 库房安全卫生设施等负责
35 档案鉴定组成员职责
351负责确定文件保期限期档案鉴定
352负责密级文件档案销毁审核
4 理容求
41 档案理组织机构工作流程
档案理组织机构见附录中图A1档案理工作流程见附录B中图B1
42分类档号编制
421分类
公司参DAT422009（企业档案工作规范中企业文件档基范围保期限参考表结合实际情况进行全宗档案分类全宗档案分类见图1
产品生产类cp
科研开发类ky
设备仪器类sb
项目建设类xm
生产理类sc
营理类JY
图书档案TS
电子档案DZ
荣誉档案RY
片档案ZP
科技档案KJ
员工档案YG
会计档案CW
文
书
档
案WS
行政理类xz
全宗档案
图1全宗档案分类
422 档号格式
档号类目号案卷号组成类目号阿拉伯数字拼音表示级类目间· 间隔号隔开案卷号—阿拉伯数字表示档号格式见图2
XX·XX—XXX
案卷号(001开始
二级类目号（项目代号）
级类目号（项目代号）
图2档号格式
423 档号编制示例
档号编制示例见表1
表1档号编制示例
类代号
档号编制示例
说明
文书档案WS
营理类JY
WS·JY001
WS·JY表示文书档案营理类001表示第1卷
生产理类SC
WS·SC001
WS·SC表示文书档案生产理类001表示第1卷
行政理类XZ
WS·XZ001
WS·XZ表示文书档案行政理类001表示第1卷
科技档案KJ
产品生产类CP
产品生产1
KJ·CP·1001
KJ·CP·1表示科技档案产品生产类产品生产001表示第1卷
采购合2
KJ·CP·2001
KJ·CP·2表示科技档案产品采购类产品生产001表示第1卷
科研开发类KY
KJ·KY001
KJ·KY表示科技档案科研开发类001表示第1卷
项目建设类XM
KJ·XM001
KJ·KY表示科技档案项目建设类001表示第1卷
设备仪器类SB
KJ·SB001
KJ·KY表示科技档案设备仪器类001表示第1卷
会计档案CW
证类1
CW·1001
CW·1表示财务档案证类001表示第1卷（册）
账簿类2
CW·2001
CW·2表示财务档案账簿类001表示第1卷（册）
报表类3
CW·3001
CW·3表示财务档案报表类001表示第1卷（册）
类4
CW·4001
CW·4表示财务档案类001表示第2卷（册）
片档案ZP
活动类1
ZP·1001
ZP·1表示片档案活动类001表示第1卷（册）
产品类2
ZP·2001
ZP·2表示片档案产品类001表示第1卷（册）
荣誉档案RY
奖状类1
RY·1001
RY·1表示荣誉档案奖状类001表示第1卷（）
证书类2
RY·2001
RY·2表示荣誉档案证书类001表示第1卷（）
奖杯类3
RY·3001
RY·3表示荣誉档案奖杯类001表示第1
奖牌类4
RY·4001
RY·4表示荣誉档案奖牌类001表示第1
锦旗类5
RY·5001
RY·5表示荣誉档案锦旗类001表示第1
电子档案DZ
光盘类1
DZ·1001
DZ·1表示电子档案光盘类001表示第1卷（张盘）
移动硬盘类2
DZ·2001
DZ·2表示电子档案移动硬盘类001表示第1卷（盘）
U盘类3
DZ·3001
DZ·3表示电子档案U盘类001表示第1卷（盘）
图书档案 TS
书籍类1
TS·1001
TS·1表示图书档案书籍类001表示第1卷（）
报纸类2
TS·2001
TS·2表示图书档案报纸类001表示第1卷
杂志期刊类3
TS·3001
TS·3表示图书档案杂志期刊类001表示第1卷（）
员工档 案
YG
职类1
YG·1001
YG·1表示员工档案职类001表示第1卷
离职类2
YG·2001
YG·2表示员工档案离类001表示第1卷
43 档案档
431 档范围
4311 公司筹备建设生产营理等活动产权变动程中形成具保存价值种载体形式文件等档案应纳入档范围
4312 文件档源：
1公司形成文件等
2公司引进项目外购设备等接收文件等
3属单位应公司提交文件等
4公司参合作项目合作单位求应公司提交文件等
5公司执行办理外文件等
4313公司应根营理范围业务活动类型制定时档案立卷档范围保期限表确定档案档范围保期限表参附录C表C1
432 档时间
4321营理生产理行政理等形成文件应办理完毕年度七月第
二年月档
4322科研开发项目建设文件应项目鉴定竣工验收前档周期长分阶段单项档产品生产设备仪器文件应定期阶段档
4323产权产籍质量认证资质信合协议知识产权等文件应时档外购设备仪器引进项目文件等应验收接收时登记档
4324会计核算专业材料财务部门整理档方便查阅财务部门负责保三年会计档案年12月份财务部门超三年会计档案交档案室档
4325电子类荣誉类图书类员工类档案应时档
4326磁带片底片胶片录音实物等载体形式声档案应工作结束时档相应容纸质载体档时间致
4327更新补充文件等公司部机构变动员调动离岗时应清退文件资产产权变动程中形成文件活动中形成文件等应时档
433 档求
4331部门专项工作专兼职档案员应规定文件等档案整理档
4332档文件档案应完整准确形成档案应利长久保存图文字迹应符合形成文件质量求
4333档文件等档案应原件确原件情况档复制件应提供复制
4334非纸质文件应文字说明档外文（少数民族文字）材林应译文起档译文译出标题目录档
4335档案形成部门档时应档文件填写（档案交接登记表属受控文件应文件资料控制程序）求填写（受控文件档登记表登记档档案交接登记表格式见附录D
44 档案交接
441文件等档案形成部门应期档案交接登记表已整理档案档案室移交
442档案室接收时应认真核检查档案质量双方档案交接登记表签字保留份存档
45 档案整理
451档案员应区分全宗进行档案分类排列编目
452档案分类方案应根公司理职结合档案形成特点制定应保持相稳定性扩充性
453档案类号采阿拉伯数字英文字母拼音字母中种两种混合方法设定
454全宗档案类分集中排列类档案类目条款序次排列编号
455根档案分类方案排列序编制档号具唯性
456纸质档案应应非纸质载体档案设立互见号互见号反映容载体档案保单
位档号
457全宗类保期限编制档案目录
458档案室应全宗建立全宗卷全宗卷单独理
46 档案保
461档案存放应档案载体选择档案柜架底图宜折叠磁性载体应选择防磁设施重档案
应异备份
462档案入库前般应污消毒受损档案应时修复补救易损制成材料字迹
应采取复制手段加保护
463库房理应做：
a）库房保持干净整洁非档案理员擅进入库房
b）遵守档案阅制度严格执行登记手续阅档量档案室进行
c）库房具备防火防盗防光防害气体防尘防害生物等防护功
d)严禁火种易燃品易污品等杂物入库库房寄存物品外物件
e）库房设备情况应定期检查时排隐患
f）库房档案定期清理核做账物相符档案数量发生变化时应记录说明遗失损失时报告领导研究处理
g）进出库房做手熄灯关门
47 档案保密
471档密级文件分绝密级机密级秘密级三类密级文件文件形成部门档时填写
密级文件申报审批表进行申报档案室呈报档案鉴定组审定公司总理批准实施密级文件保未审定前申报等级进行密级理审定批准批准等级进行密级理
密级文件申报审批表见附录F
472密级文件等级申报必时国家安全局提出申报确认备案保护
473档案理员必须严格遵守公司保密制度未批准擅外提供信息服务
474查阅密级文件资料擅带出档案室密级文件资料转关员阅读
公众场意泄密容
48 档案鉴定销毁
481档案鉴定公司领导持成立领导部门负责专业技术员档案员组成
档案鉴定领导组负责确定文件保期限密级期档案鉴定销毁
482公司部门档申报密级文件档案室月申报档案鉴定组档案鉴定组10
工作日组织密级文件密级审定
483档案鉴定组定期档案密级进行确定调整档案价值开展鉴定失保存价值档
案剔出销毁具保存价值档案重新进行审查确定保期限
484档案保期限般分永久定期两种反映企业职活动历史面貌企业
国家社会长远利价值文件列永久保反映企业般工作活动定时间企
业项工作参考利价值文件列定期保定期保档案年限根利价值分30年10年
485财务会计类档案保期限会计档案理办法（财会字[198]32号）规定
486保期失保存价值档案需销毁档案鉴定领导组提出鉴定意见档案形成部门档案室填写文件案卷销毁审批表档案形成部门领导鉴定员等审核签字法定代表审批销毁未档案鉴定领导组鉴定意销毁档案销毁档案时少两监销销毁监销员应文件案卷销毁审批表注明已销毁字样销毁日期销毁方式签名档案销毁文件案卷销毁审批表应留存备查（文件案卷销毁审批表格式见附录G
49档案统计
491档案室应认真时准确公司档案进出保利等情况进行数量统计填写公司档
案数量质量统计表公司档案数量质量统计表格式见附录H
492建立档案工作统计台账包括：机构设置员编制库房设备条件档案档数总档
数进出现数量统计利次卷次档案复印次份数利效果销毁情况等
493公司档案室半年（分6月10日前11月25日前）**瑞气气体科技限公司综合理部呈报公司档案数量质量统计报表
410 档案查阅
4101公司员工工作证证件查阅工作业务范围档案非密级档案
阅档案时应档案阅登记表）登记档案阅登记表见附录I
4102档案擅复印拍涂改身携带出公司等确工作需应规定进行审批
4103密级档案限事该项目工作事部门事查阅阅利跨部门查阅密级档
案时应填写（查阅阅档案审批表）申请档案形成部门审核总理批准查询阅
4104非企业员查阅档案时应综合理部门意综合理部门员陪查阅查
阅密级档案应总理书面意
4105外出工作调离公司员工应档案资料
4106阅档案应公司档案保保密制度求保丢失档案应时报告综合理部门时
处理
附 录 A
（规范性附录）
档案理组织机构
财务部文件理员
综合理部文件理员
综 合 部
公 司 领 导
采购部文件理员
技术研发部文件理员
售服务部文件理员
销售部文件理员
生产部文件理员
品质部文件理员
市场部文件理员
图A1档案理组织机构
附 录 B
（规范性附录）
档案理工作流程
公司领导
审
定
确 档
认
综合部
档 效
案 益
利 反
馈
部门员
图B1档案理工作流程
附 录 C
（资料性附录）
公司文件档范围保期限表
表C1 公司文件档范围保期限表
部门
容
保期限（年）
档考核时间
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
综合理部
1）属公司期形成公章验资报告公司成立注册更名改制等材料
永久
√
2）董事会监事会股东会会议决议公告会议纪录
永久
√
3）公司财务监督控制形成文件材料
30～永久
√
4）公司规章制度制定执行计划制定实施监控形成文件材料
30～永久
√
5）公司品牌企业文化宣贯培训VI标识监控形成文件材料
10～30
√
6）公司机构员奖惩政策储备情况监控形成文件材料
永久
√
7）公司部门年度总结计划
10
√
8）理评审材料
永久
√
9) 商标申请公告纠纷异议复议等材料
30～永久
√
10）公司晚会领导重讲话
5
√
11）公司办会会议记录
永久
√
12）事记
永久
√
13）公司新建建项目编制审核情况监控形成文件材料项目审计工作
30～永久
√
14）安标证责书三级教育记录安检记录材料
10～30
√
15）购置办公交通等项设备档案材料
30
√
16）企业部重活动片员工体检记录汇总材料
30～永久
√
17）基建项目竣工验收阶段工程竣工验收材料
永久
√
18）公司规章制度理标准
30～永久
√
19）档案工作计划总结
10
√
20）档案移交清单销毁清册
10
√
21）档案利开发成果材料
30
√
22）档案工作规划规定等
30
√
档考核时间
部门
容
保期限（年）
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
综合理部
23)重事调查报告处理文件
永久
√
24）法院判决书调解书诉讼仲裁等文件
永久
√
25）案件纠纷公证事务中结性材料
永久
√
26）案件纠纷公证事务中调查程形成文件
30
√
27）政府机关发相关文件
10
√
28）公司签订重合协议
永久
√
29）类申请报告
30
√
30）年度机构调整事免员工奖惩职工花名册等材料
30
√
31）转正调动离职等员工档案
30
√
32）培训台账教材计生宣传教育记录等材料
10
√
33）劳动合理劳动工资社会保险文件医疗工伤保险住房公积金
30
√
34）工资报表绩效考核表
10
√
35）请收单加班单公务出差单
10
√
36)体系文件
永久
√
37）审外审材料
30～永久
√
38）计量企业标准化等级确认活动形成材料
30
√
39）特种设备（压力道）鉴定评审资料
永久
√
40）煤安标志取证资料
永久
√
41）体系认证书特种设备（压力道）制造许证
计量证书标准化等级证书煤安标志等证书
永久
√
42）国家标准行业标准目录
30
√
43）企业标准目录
30
√
44）标准化理规划办法计划等
30
√
部门
容
保期限（年）
档考核时间
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
采购部
1）年度合协议书审查意见表
30～永久
√
2）年度配套协议书
30～永久
√
3）外样产品图样
10～30
√
4）投产通知单
10
√
5）产品材料清单
30～永久
√
6）件采购计划表
30～永久
√
7）件采购合
永久
√
生产部
1）压力容器检验单
永久
√
2) 出厂检验调试记录单
15
√
3）出厂检验报告单
15
√
4）进货验证检验台账
15
√
5）特殊工序检验工艺卡
15
√
6）合进度表
10
√
7）作业指导书
永久
√
8）投产单
10
√
9）成品检验台账
30
√
10）特种设备（压力道）制造许证
永久
√
11）气动阀资料
永久
√
品质部
1）合格（品)质量信息反馈处置单
30
√
2）整机检验进货检验台账进货检验登记表记录单
30
√
3）调试记录单出厂检验（委托）报告机出厂压力容器证明复印件
30
√
4）计量器具检测台账材料
30
√
5)充实健全部门关键测量设备二级日录档案材料
30
√
技术研发部
1）新产品项目开发形成材料
永久
√
2）外产品材料试验报告测试记录
10～30
√
3）技政科研等项目申报验收认证材料
永久
√
4）资质机构单位出具产品检验项目检测报告公司产品标准审批备案材料
永久
√
5）专利申报材料
永久
√
6）学术文专著材料
30
√
7）常规设计文件图纸工艺作业指导书
永久
√
8）类产品投产合相关资料
永久
√
部门
容
保期限（年）
档考核时间
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
市场部
1)市场调查考察等报告
30
√
2）济行性市场需求分析报告
30
√
3）重图片素材资料
永久
√
4）类展会网络广告印刷合相关资料
30
√
5)客户满意度调查表
30
√
6）产品样规划实施运规范
30
√
销售部
1）年度营甘标营销工作会议记录销售手册
30
√
2）年度工作总结（含返修整机数质量细台账）
30
√
3）充实健全部门理二级档案材料档案室报备二级日录
30
√
4）年度执行完毕商务合
永久
√
5）年度客户信息终端明细表
30
√
6）提成分配方法设备合提成理办法
永久
√
7）驻外机构销售款费规定
永久
√
财务部
1)会计证类（原始记账证）
15
√
2）会计记账薄类（总账明细账日记账）
15
√
3）会计移交清册
15
√
4）会计档案保清册会计档案销毁清册
永久
√
服务部
1）外出服务报告
30
√
2）投产单
30
√
3）销售合
永久
√
4）调试验收报告
永久
√
5)调试记录单
30
√
6)配件合（货物出库单送货单合）
永久
√
7)装箱单
30
√
8) 技术材料清单
永久
√
9)发货通知
15
√
10)部联络单
永久
√
部门
1)部门起草制订企业标准文件公文
30～永久
√
2)
附 录 D
（规范性附录）
档案交接登记表
表D1 档案交接登记表
移交部门： 移交时间：
序号
题 名
年 度
文号图号
页 数
保期限
备 注
移交： 接收：
附 录 E
（规范性附录）
密级文件申报审批表
表E1 密级文件申报审批表
申报部门
申报
姓名
职务
文件名称
申报
密件等级
数量
件
页
申报日期
申报理
鉴定领导
组意见
总理批示
备注
附 录 F
（规范性附录）
文件案卷销毁申批表
表F1 文件案卷销毁申批表
序
号
文件案卷题名
形成年代
保期限
文号
（档号）
数量（页件袋）
销毁原
审核意见签署
批准意见签署
监销毁签署
编制部门： 编制： 日期：
附 录 G
（规范性附录）
公司档案数量质量统计表
G1 公司档案数量
项目
综合档案室
理工作面积（m2）
员（）
设备装具现数
办公室
调查室
二
二库
库
计
专职
兼职
计
书架
架
资料柜
套
铁档案柜
套
电子档案柜套
密集架
列
电脑
台
印机
台
空调
台
监控仪
台
办公桌
张
数量
备注
项目
门类档案现数（卷盒）
企业标准标准（国标行标）文献资料现数
利效果（年累计数）
档案
资料
计
济效益（元）
行政理
营理
生产理
产品生产
科研开发
项目建设
设备仪器
会计档案
员工档案
片档案
荣誉档案
电子档案
图书档案
计
企标
标准
样
图样
张
法规
册
计
次
卷
次
次
卷
次
次
卷
次
保期限
永久
30年
10年
合计
备注
附 录H
（规范性附录）
档案阅登记表
表H1档案阅登记表
序号
日期
部门
案卷文件题名
档号
保期限
利目
阅签字
日期
备注
附 录I
（规范性附录）
查阅阅档案审批表
表I1 查阅阅档案审批表
查阅＼阅属部门
查阅＼阅姓名
查阅＼阅职务
利目
查阅＼阅日期
预约日期
查阅＼阅档案容
领导批示
注1：跨部门查阅密级档案时填写表
注2领导批示栏综合理部门领导填写审核意见总理填写批准意见
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**瑞气气体科技限公司企业标准
– 2018
档案理规定
瑞气 发布
2018发布 2018实施
前 言
标准**瑞气气体科技限公司组织机构理标准制定
标准**瑞气气体科技限公司综合理部起草口理拥解释权
标准起草部门：综合理部
标准起草：
起草： 批准：
档案理规定
1 范围
标准规定档案理工作职责组织机构工作流程分类档号编制档案档交接整理保保密鉴定销毁统计查阅阅等容
标准适**瑞气气体科技限公司属浙江瑞辰气体科技限公司档案理工作
2 规范性引文件
列文件文件应必少注日期引文件仅注日期版适文件注日期引文件新版（包括修改单）适文件
DAT 422009(企业档案工作规范
财会字[198]B2号会计档案理办法
QRICQH SQSG16001文件资料控制程序）
3 工作职责
31 力资源部职责
311负责公司档案理机构设置
312负责确定档案工作分领导确定公司部门档案工作负责
32 公司负责职责
321负责档案工作规划实施
322负责配备企业研发生产营理相适应专兼职档案员
323负责部门负责档案理职责履行情况进行考核
324档文件案卷齐全准确质量负责
33 综合理部职责
331负责公司档案工作统筹规划组织实施
332负责档案工作中做出成绩集体予表彰关励违反制度造成损失分领导相关员予处分惩罚
333负责公司档案指导监督检查整改踪等工作
334负责标准制定根公司发展情况标准进行制定修改
335负责公司档案价值鉴定销毁档范围保期限表密级文件等确认审核
336统理统标准落实费终档案理结果负责
34 专兼职档案员职责
341 负责档案收集整理鉴定保利统计编研工作档档案质量负责
342 库房安全卫生设施等负责
35 档案鉴定组成员职责
351负责确定文件保期限期档案鉴定
352负责密级文件档案销毁审核
4 理容求
41 档案理组织机构工作流程
档案理组织机构见附录中图A1档案理工作流程见附录B中图B1
42分类档号编制
421分类
公司参DAT422009（企业档案工作规范中企业文件档基范围保期限参考表结合实际情况进行全宗档案分类全宗档案分类见图1
产品生产类cp
科研开发类ky
设备仪器类sb
项目建设类xm
生产理类sc
营理类JY
图书档案TS
电子档案DZ
荣誉档案RY
片档案ZP
科技档案KJ
员工档案YG
会计档案CW
文
书
档
案WS
行政理类xz
全宗档案
图1全宗档案分类
422 档号格式
档号类目号案卷号组成类目号阿拉伯数字拼音表示级类目间· 间隔号隔开案卷号—阿拉伯数字表示档号格式见图2
XX·XX—XXX
案卷号(001开始
二级类目号（项目代号）
级类目号（项目代号）
图2档号格式
423 档号编制示例
档号编制示例见表1
表1档号编制示例
类代号
档号编制示例
说明
文书档案WS
营理类JY
WS·JY001
WS·JY表示文书档案营理类001表示第1卷
生产理类SC
WS·SC001
WS·SC表示文书档案生产理类001表示第1卷
行政理类XZ
WS·XZ001
WS·XZ表示文书档案行政理类001表示第1卷
科技档案KJ
产品生产类CP
产品生产1
KJ·CP·1001
KJ·CP·1表示科技档案产品生产类产品生产001表示第1卷
采购合2
KJ·CP·2001
KJ·CP·2表示科技档案产品采购类产品生产001表示第1卷
科研开发类KY
KJ·KY001
KJ·KY表示科技档案科研开发类001表示第1卷
项目建设类XM
KJ·XM001
KJ·KY表示科技档案项目建设类001表示第1卷
设备仪器类SB
KJ·SB001
KJ·KY表示科技档案设备仪器类001表示第1卷
会计档案CW
证类1
CW·1001
CW·1表示财务档案证类001表示第1卷（册）
账簿类2
CW·2001
CW·2表示财务档案账簿类001表示第1卷（册）
报表类3
CW·3001
CW·3表示财务档案报表类001表示第1卷（册）
类4
CW·4001
CW·4表示财务档案类001表示第2卷（册）
片档案ZP
活动类1
ZP·1001
ZP·1表示片档案活动类001表示第1卷（册）
产品类2
ZP·2001
ZP·2表示片档案产品类001表示第1卷（册）
荣誉档案RY
奖状类1
RY·1001
RY·1表示荣誉档案奖状类001表示第1卷（）
证书类2
RY·2001
RY·2表示荣誉档案证书类001表示第1卷（）
奖杯类3
RY·3001
RY·3表示荣誉档案奖杯类001表示第1
奖牌类4
RY·4001
RY·4表示荣誉档案奖牌类001表示第1
锦旗类5
RY·5001
RY·5表示荣誉档案锦旗类001表示第1
电子档案DZ
光盘类1
DZ·1001
DZ·1表示电子档案光盘类001表示第1卷（张盘）
移动硬盘类2
DZ·2001
DZ·2表示电子档案移动硬盘类001表示第1卷（盘）
U盘类3
DZ·3001
DZ·3表示电子档案U盘类001表示第1卷（盘）
图书档案 TS
书籍类1
TS·1001
TS·1表示图书档案书籍类001表示第1卷（）
报纸类2
TS·2001
TS·2表示图书档案报纸类001表示第1卷
杂志期刊类3
TS·3001
TS·3表示图书档案杂志期刊类001表示第1卷（）
员工档 案
YG
职类1
YG·1001
YG·1表示员工档案职类001表示第1卷
离职类2
YG·2001
YG·2表示员工档案离类001表示第1卷
43 档案档
431 档范围
4311 公司筹备建设生产营理等活动产权变动程中形成具保存价值种载体形式文件等档案应纳入档范围
4312 文件档源：
1公司形成文件等
2公司引进项目外购设备等接收文件等
3属单位应公司提交文件等
4公司参合作项目合作单位求应公司提交文件等
5公司执行办理外文件等
4313公司应根营理范围业务活动类型制定时档案立卷档范围保期限表确定档案档范围保期限表参附录C表C1
432 档时间
4321营理生产理行政理等形成文件应办理完毕年度七月第
二年月档
4322科研开发项目建设文件应项目鉴定竣工验收前档周期长分阶段单项档产品生产设备仪器文件应定期阶段档
4323产权产籍质量认证资质信合协议知识产权等文件应时档外购设备仪器引进项目文件等应验收接收时登记档
4324会计核算专业材料财务部门整理档方便查阅财务部门负责保三年会计档案年12月份财务部门超三年会计档案交档案室档
4325电子类荣誉类图书类员工类档案应时档
4326磁带片底片胶片录音实物等载体形式声档案应工作结束时档相应容纸质载体档时间致
4327更新补充文件等公司部机构变动员调动离岗时应清退文件资产产权变动程中形成文件活动中形成文件等应时档
433 档求
4331部门专项工作专兼职档案员应规定文件等档案整理档
4332档文件档案应完整准确形成档案应利长久保存图文字迹应符合形成文件质量求
4333档文件等档案应原件确原件情况档复制件应提供复制
4334非纸质文件应文字说明档外文（少数民族文字）材林应译文起档译文译出标题目录档
4335档案形成部门档时应档文件填写（档案交接登记表属受控文件应文件资料控制程序）求填写（受控文件档登记表登记档档案交接登记表格式见附录D
44 档案交接
441文件等档案形成部门应期档案交接登记表已整理档案档案室移交
442档案室接收时应认真核检查档案质量双方档案交接登记表签字保留份存档
45 档案整理
451档案员应区分全宗进行档案分类排列编目
452档案分类方案应根公司理职结合档案形成特点制定应保持相稳定性扩充性
453档案类号采阿拉伯数字英文字母拼音字母中种两种混合方法设定
454全宗档案类分集中排列类档案类目条款序次排列编号
455根档案分类方案排列序编制档号具唯性
456纸质档案应应非纸质载体档案设立互见号互见号反映容载体档案保单
位档号
457全宗类保期限编制档案目录
458档案室应全宗建立全宗卷全宗卷单独理
46 档案保
461档案存放应档案载体选择档案柜架底图宜折叠磁性载体应选择防磁设施重档案
应异备份
462档案入库前般应污消毒受损档案应时修复补救易损制成材料字迹
应采取复制手段加保护
463库房理应做：
a）库房保持干净整洁非档案理员擅进入库房
b）遵守档案阅制度严格执行登记手续阅档量档案室进行
c）库房具备防火防盗防光防害气体防尘防害生物等防护功
d)严禁火种易燃品易污品等杂物入库库房寄存物品外物件
e）库房设备情况应定期检查时排隐患
f）库房档案定期清理核做账物相符档案数量发生变化时应记录说明遗失损失时报告领导研究处理
g）进出库房做手熄灯关门
47 档案保密
471档密级文件分绝密级机密级秘密级三类密级文件文件形成部门档时填写
密级文件申报审批表进行申报档案室呈报档案鉴定组审定公司总理批准实施密级文件保未审定前申报等级进行密级理审定批准批准等级进行密级理
密级文件申报审批表见附录F
472密级文件等级申报必时国家安全局提出申报确认备案保护
473档案理员必须严格遵守公司保密制度未批准擅外提供信息服务
474查阅密级文件资料擅带出档案室密级文件资料转关员阅读
公众场意泄密容
48 档案鉴定销毁
481档案鉴定公司领导持成立领导部门负责专业技术员档案员组成
档案鉴定领导组负责确定文件保期限密级期档案鉴定销毁
482公司部门档申报密级文件档案室月申报档案鉴定组档案鉴定组10
工作日组织密级文件密级审定
483档案鉴定组定期档案密级进行确定调整档案价值开展鉴定失保存价值档
案剔出销毁具保存价值档案重新进行审查确定保期限
484档案保期限般分永久定期两种反映企业职活动历史面貌企业
国家社会长远利价值文件列永久保反映企业般工作活动定时间企
业项工作参考利价值文件列定期保定期保档案年限根利价值分30年10年
485财务会计类档案保期限会计档案理办法（财会字[198]32号）规定
486保期失保存价值档案需销毁档案鉴定领导组提出鉴定意见档案形成部门档案室填写文件案卷销毁审批表档案形成部门领导鉴定员等审核签字法定代表审批销毁未档案鉴定领导组鉴定意销毁档案销毁档案时少两监销销毁监销员应文件案卷销毁审批表注明已销毁字样销毁日期销毁方式签名档案销毁文件案卷销毁审批表应留存备查（文件案卷销毁审批表格式见附录G
49档案统计
491档案室应认真时准确公司档案进出保利等情况进行数量统计填写公司档
案数量质量统计表公司档案数量质量统计表格式见附录H
492建立档案工作统计台账包括：机构设置员编制库房设备条件档案档数总档
数进出现数量统计利次卷次档案复印次份数利效果销毁情况等
493公司档案室半年（分6月10日前11月25日前）**瑞气气体科技限公司综合理部呈报公司档案数量质量统计报表
410 档案查阅
4101公司员工工作证证件查阅工作业务范围档案非密级档案
阅档案时应档案阅登记表）登记档案阅登记表见附录I
4102档案擅复印拍涂改身携带出公司等确工作需应规定进行审批
4103密级档案限事该项目工作事部门事查阅阅利跨部门查阅密级档
案时应填写（查阅阅档案审批表）申请档案形成部门审核总理批准查询阅
4104非企业员查阅档案时应综合理部门意综合理部门员陪查阅查
阅密级档案应总理书面意
4105外出工作调离公司员工应档案资料
4106阅档案应公司档案保保密制度求保丢失档案应时报告综合理部门时
处理
附 录 A
（规范性附录）
档案理组织机构
财务部文件理员
综合理部文件理员
综 合 部
公 司 领 导
采购部文件理员
技术研发部文件理员
售服务部文件理员
销售部文件理员
生产部文件理员
品质部文件理员
市场部文件理员
图A1档案理组织机构
附 录 B
（规范性附录）
档案理工作流程
公司领导
审
定
确 档
认
综合部
档 效
案 益
利 反
馈
部门员
图B1档案理工作流程
附 录 C
（资料性附录）
公司文件档范围保期限表
表C1 公司文件档范围保期限表
部门
容
保期限（年）
档考核时间
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
综合理部
1）属公司期形成公章验资报告公司成立注册更名改制等材料
永久
√
2）董事会监事会股东会会议决议公告会议纪录
永久
√
3）公司财务监督控制形成文件材料
30～永久
√
4）公司规章制度制定执行计划制定实施监控形成文件材料
30～永久
√
5）公司品牌企业文化宣贯培训VI标识监控形成文件材料
10～30
√
6）公司机构员奖惩政策储备情况监控形成文件材料
永久
√
7）公司部门年度总结计划
10
√
8）理评审材料
永久
√
9) 商标申请公告纠纷异议复议等材料
30～永久
√
10）公司晚会领导重讲话
5
√
11）公司办会会议记录
永久
√
12）事记
永久
√
13）公司新建建项目编制审核情况监控形成文件材料项目审计工作
30～永久
√
14）安标证责书三级教育记录安检记录材料
10～30
√
15）购置办公交通等项设备档案材料
30
√
16）企业部重活动片员工体检记录汇总材料
30～永久
√
17）基建项目竣工验收阶段工程竣工验收材料
永久
√
18）公司规章制度理标准
30～永久
√
19）档案工作计划总结
10
√
20）档案移交清单销毁清册
10
√
21）档案利开发成果材料
30
√
22）档案工作规划规定等
30
√
档考核时间
部门
容
保期限（年）
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
综合理部
23)重事调查报告处理文件
永久
√
24）法院判决书调解书诉讼仲裁等文件
永久
√
25）案件纠纷公证事务中结性材料
永久
√
26）案件纠纷公证事务中调查程形成文件
30
√
27）政府机关发相关文件
10
√
28）公司签订重合协议
永久
√
29）类申请报告
30
√
30）年度机构调整事免员工奖惩职工花名册等材料
30
√
31）转正调动离职等员工档案
30
√
32）培训台账教材计生宣传教育记录等材料
10
√
33）劳动合理劳动工资社会保险文件医疗工伤保险住房公积金
30
√
34）工资报表绩效考核表
10
√
35）请收单加班单公务出差单
10
√
36)体系文件
永久
√
37）审外审材料
30～永久
√
38）计量企业标准化等级确认活动形成材料
30
√
39）特种设备（压力道）鉴定评审资料
永久
√
40）煤安标志取证资料
永久
√
41）体系认证书特种设备（压力道）制造许证
计量证书标准化等级证书煤安标志等证书
永久
√
42）国家标准行业标准目录
30
√
43）企业标准目录
30
√
44）标准化理规划办法计划等
30
√
部门
容
保期限（年）
档考核时间
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
采购部
1）年度合协议书审查意见表
30～永久
√
2）年度配套协议书
30～永久
√
3）外样产品图样
10～30
√
4）投产通知单
10
√
5）产品材料清单
30～永久
√
6）件采购计划表
30～永久
√
7）件采购合
永久
√
生产部
1）压力容器检验单
永久
√
2) 出厂检验调试记录单
15
√
3）出厂检验报告单
15
√
4）进货验证检验台账
15
√
5）特殊工序检验工艺卡
15
√
6）合进度表
10
√
7）作业指导书
永久
√
8）投产单
10
√
9）成品检验台账
30
√
10）特种设备（压力道）制造许证
永久
√
11）气动阀资料
永久
√
品质部
1）合格（品)质量信息反馈处置单
30
√
2）整机检验进货检验台账进货检验登记表记录单
30
√
3）调试记录单出厂检验（委托）报告机出厂压力容器证明复印件
30
√
4）计量器具检测台账材料
30
√
5)充实健全部门关键测量设备二级日录档案材料
30
√
技术研发部
1）新产品项目开发形成材料
永久
√
2）外产品材料试验报告测试记录
10～30
√
3）技政科研等项目申报验收认证材料
永久
√
4）资质机构单位出具产品检验项目检测报告公司产品标准审批备案材料
永久
√
5）专利申报材料
永久
√
6）学术文专著材料
30
√
7）常规设计文件图纸工艺作业指导书
永久
√
8）类产品投产合相关资料
永久
√
部门
容
保期限（年）
档考核时间
备注
月 末 档
季 度 档
年 度 档
项目结束月档
市场部
1)市场调查考察等报告
30
√
2）济行性市场需求分析报告
30
√
3）重图片素材资料
永久
√
4）类展会网络广告印刷合相关资料
30
√
5)客户满意度调查表
30
√
6）产品样规划实施运规范
30
√
销售部
1）年度营甘标营销工作会议记录销售手册
30
√
2）年度工作总结（含返修整机数质量细台账）
30
√
3）充实健全部门理二级档案材料档案室报备二级日录
30
√
4）年度执行完毕商务合
永久
√
5）年度客户信息终端明细表
30
√
6）提成分配方法设备合提成理办法
永久
√
7）驻外机构销售款费规定
永久
√
财务部
1)会计证类（原始记账证）
15
√
2）会计记账薄类（总账明细账日记账）
15
√
3）会计移交清册
15
√
4）会计档案保清册会计档案销毁清册
永久
√
服务部
1）外出服务报告
30
√
2）投产单
30
√
3）销售合
永久
√
4）调试验收报告
永久
√
5)调试记录单
30
√
6)配件合（货物出库单送货单合）
永久
√
7)装箱单
30
√
8) 技术材料清单
永久
√
9)发货通知
15
√
10)部联络单
永久
√
部门
1)部门起草制订企业标准文件公文
30～永久
√
2)
附 录 D
（规范性附录）
档案交接登记表
表D1 档案交接登记表
移交部门： 移交时间：
序号
题 名
年 度
文号图号
页 数
保期限
备 注
移交： 接收：
附 录 E
（规范性附录）
密级文件申报审批表
表E1 密级文件申报审批表
申报部门
申报
姓名
职务
文件名称
申报
密件等级
数量
件
页
申报日期
申报理
鉴定领导
组意见
总理批示
备注
附 录 F
（规范性附录）
文件案卷销毁申批表
表F1 文件案卷销毁申批表
序
号
文件案卷题名
形成年代
保期限
文号
（档号）
数量（页件袋）
销毁原
审核意见签署
批准意见签署
监销毁签署
编制部门： 编制： 日期：
附 录 G
（规范性附录）
公司档案数量质量统计表
G1 公司档案数量
项目
综合档案室
理工作面积（m2）
员（）
设备装具现数
办公室
调查室
二
二库
库
计
专职
兼职
计
书架
架
资料柜
套
铁档案柜
套
电子档案柜套
密集架
列
电脑
台
印机
台
空调
台
监控仪
台
办公桌
张
数量
备注
项目
门类档案现数（卷盒）
企业标准标准（国标行标）文献资料现数
利效果（年累计数）
档案
资料
计
济效益（元）
行政理
营理
生产理
产品生产
科研开发
项目建设
设备仪器
会计档案
员工档案
片档案
荣誉档案
电子档案
图书档案
计
企标
标准
样
图样
张
法规
册
计
次
卷
次
次
卷
次
次
卷
次
保期限
永久
30年
10年
合计
备注
附 录H
（规范性附录）
档案阅登记表
表H1档案阅登记表
序号
日期
部门
案卷文件题名
档号
保期限
利目
阅签字
日期
备注
附 录I
（规范性附录）
查阅阅档案审批表
表I1 查阅阅档案审批表
查阅＼阅属部门
查阅＼阅姓名
查阅＼阅职务
利目
查阅＼阅日期
预约日期
查阅＼阅档案容
领导批示
注1：跨部门查阅密级档案时填写表
注2领导批示栏综合理部门领导填写审核意见总理填写批准意见
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