电子文件档工作点思考—工矿企业
电子文件档工作点思考
年电子信息技术取飞速发展办公动化标准化网络化渐趋完善计算机理广泛应企业生产理活动方方面面办公动化理系统代手工繁杂办公行文函件文件产生处理结案纸笔许日常工作直接计算机网络办结先进技术理方式产生量电子文件时文件形成部门存储档案信息投入量历保留旧设备种应软件显然力物力种浪费适应现代化理制度信息社会发展做电子文件档工作电子实施档案化理势必行
电子文件难档原
纸质文件相电子文件档项更艰苦细致难度较工作原数电子文件形成者囿传统观念误认电子文件文件忽视档怕增加工作量愿承担项工作电子文件计算机系统赖性必须助计算机编目档熟悉操作技术立卷说事纸质文件立卷工作驾轻熟容易产生畏难情绪笔者认规划电子文件档工作时推动电子文件档工作着眼点高立足点实应单位办公动化信息理工作局出发应规律深入现行文件工作领域摸清信息产生源头产生量电子文件接收处置存储工作步步进行改革样会促电子文件档纳入办公动化信息理工作程序建立档制度
二电子文件档方式模式选择
纸质档案载体较稳定安全电子文件载体稳定性差保存场面积求高环境温湿度防磁性等条件求高易损坏档方式选择关重实践检验利磁盘脱机采集数介质移交方式容易造成数丢失遇质量较差磁盘会影响文件读性防止数丢失需制作份备份盘存档仅加工作量增加存贮磁盘数量简便安全方式采网络移交档利光盘存贮网络移交模式两种：
（）开通电子文件档专递网线
着单位计算机信息理网建立发展越越重文件传输网文件业务理部门挑选反映职活动概貌网前着信息理部门统求进行文件格式转换定程度保证数性通性档重点
日常产生未输送计算机信息理网具保存价值电子文件应电子文件形成部门（全宗构成者）定期定期方式编目整理利网络技术档案部门传输助信息理网络业务理机构档案部门间开通电子文件档专递网线建立附信息理网档专子系统网未网具保存价值电子文件通系统传输档案部门专业档案部门部门产生电子文件信息进行集中统理保存储档案部门档电子文件提出标准化格式求唯性应认种通性较强软件：DBFDOCTXTEXE等文件（二）成立计算机信息理部门负责档作电子文件信息汇集点
适应办公动化工作发展需越越注重信息工作系统化标准化水计算机信息系统开发分散异转集中统破立卷单位界限更趋基某方面方面职活动容建立系统计算机信息理部门负责规划统筹单位信息理工作开发集中统型信息系统牵头部门成电子文件信息汇集点具定技术设备条件负责日常工作中形成具保存价值电子文件档疑佳档途径根xx公司组织结构公司计算机信息理中心利网络技术建立企业行政信息理系统分行政事理企业策划三子系统营理系统综合业务（合理产品销售）部门业务（单户项目）财务构成数交换网计算机信息理中心接收述部门相应数进行集中处理汇总数允许公布时间段通信息理中心输送业务理部门享着年数更新期数应信息中心档案部门统求进行鉴定编目整理通网络传输移交档案部门保存直接存入光盘定期档
利种途径档必须电子文件形成单位统格式编目整理传输档案部门档案部门行网载保证电子文件形成部门数真实性准确性负责档案部门接收电子文件律应存入光盘磁盘存贮
三建立执行套科学合理严密电子文件档理制度
（）原纸质档案立卷工作骨干实现相关部门职交融集成建立电子文件档制度
纸质文件档年实践已形成相稳定队伍较工作基础立卷部门设立负责负责立卷工作开展电子文件档形成支队伍承担项工作数计算机信息理员档案工作较陌生立卷档员档案部门年合作建立相稳定业务关系容易档案部门电子文件档达成识原纸质档案立卷工作骨干单位计算机信息理保体重新建立档工作队伍更现实整理纸质档案采手工操作方法电子文件处理手法相差甚远需新知识技术手段现立卷队伍尚适应工作发展需通
组织业务学技术培训快掌握信息理动化基知识技担负起电子文件档工作重
（二）建立电子文件全程理制度
电子文件形成电子档案开发利源广泛环节众电子文件形成者仅业务理部门承办数录入员等环节职责清制度明考虑周影响电子文件原始性真实性电子文件收集档必须制度约束建立电子文件全程理制度明确方面职责求显尤重保证电子档案原始性真实性完整性重措施
电子文件档范围档容档部门分工档方法档时间档求等纸质文件相区抓电子文件档工作制定机读(电子)文件档工作规定等明确误分述区做出具体规定设计机读(电子)文件档目录样式时必须加强电子档案开发利活动环节保密理
部门档案工作负责立卷牵头够快接受新生事物电子文件源进行广泛调研基础着注重职素原选择电子文件信息综合性强含金量高综合业务理部总裁办公室做开展电子文件档重点试点部门历年部门单户报告定制户（专项）报告分电子文件档
纸质文件相电子文件档涉问题更加广泛受制约素仅档案部门独家难完成应采取电子文件形成部门档案部门综合业理部门计算机信息理部门四者结合方法电子文件形成部门熟悉理业务解电子文件然形成规律历史联系承担档工作责者鉴定工作价值时发言权档案部门掌握档原方法解全局情况发挥关统筹作综合业务理部门全面掌握公司产品种类部门业务类型负责营理部门计算机信息理部门设计维护信息理网络理电子信息专业技术部门作电子文件形成单位电子文件档制度化标准化工作中处举足轻重位四部门职相互渗透扬长避短发挥优势电子文件档中集成体形成质量较电子文档
（三）电子文档理工作纳入公司业务理程序纳入公司业务部门职部门职责范围关员岗位责制
目制度变成档员觉行动体现部门档案理工作做三纳入四步：纳入工作规划计划纳入理制度纳入关员职责范围布置检查总结验收项工作时布置检查总结验收档案工作
四两套制档必性适时简化合性
签署文件生效标志现技术条件具证作法律效力文件必须纸介质形式备份保存鉴电子文件载体信息技术稳定性电子文件易修改性必重电子文件制成硬拷贝存档确保数安全目前电子文件纸质文件转化档案般采取双轨制档容形成两套制纸介质磁光介质两种文件起档形成容相两套档案档时编目方法存贮装具档案部门应卷纸质档案备考表卷目录备注项中注明相应电子文件编码存址时电子文件档目录备注项中注明相应纸质文件档号存址便利时参互补
磁光介质文件耐久性留存问题尚未解决前纸质档案存长时间长远电子档案存储介质技术条件进步改进尝试参考作情报价值高档案采取磁光介质档纸介质档辅做法证价值较高档案采取纸介质档磁光介质档辅做法样够提高档案理工作效率优化档案贮藏减少档案体积两种介质档简化合审慎证证万失情况实行简报情况报道类信息实质容已档案包含文件作简化合首选目标长久保存电子文件需定期进行复制防止信息损失
xx公司2004年开始正式公司公关会议活动片电子版整理总裁办综合业务理部作声档案档张贴存档计划FTP时输入电子片文章标题摘通网络传输全公司供全体员工享办理般查询利电子档案快捷方便需查全文时助电子档案提供索引FTP查阅万电子档案损坏相应纸制裁档案保存完时电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性原进行理进行户确认确保声档案完整安全
五档案员知识结构变革迫眉睫
档案理员适应信息技术档案事业发展必须采取积极措施抓知识更新引进消化适应信息技术成果拥广博知识适应信息技术发展需肯定加快档案员知识结构变革途径层次培养档案工作迎接信息技术革命根策
电子文件档档案部门电子文件形成部门具现实意义档案部门积极参电子文件档案化时应技术部门 法律界文件形成部门等密切配合增强档案理档案法制意识推进电子文件标准化动化网络化理加强电子文件档案理工作确保电子文件档案化理工作利开展电子文件档案信息资源享做出应贡献
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电子文件档工作点思考—工矿企业
电子文件档工作点思考
年电子信息技术取飞速发展办公动化标准化网络化渐趋完善计算机理广泛应企业生产理活动方方面面办公动化理系统代手工繁杂办公行文函件文件产生处理结案纸笔许日常工作直接计算机网络办结先进技术理方式产生量电子文件时文件形成部门存储档案信息投入量历保留旧设备种应软件显然力物力种浪费适应现代化理制度信息社会发展做电子文件档工作电子实施档案化理势必行
电子文件难档原
纸质文件相电子文件档项更艰苦细致难度较工作原数电子文件形成者囿传统观念误认电子文件文件忽视档怕增加工作量愿承担项工作电子文件计算机系统赖性必须助计算机编目档熟悉操作技术立卷说事纸质文件立卷工作驾轻熟容易产生畏难情绪笔者认规划电子文件档工作时推动电子文件档工作着眼点高立足点实应单位办公动化信息理工作局出发应规律深入现行文件工作领域摸清信息产生源头产生量电子文件接收处置存储工作步步进行改革样会促电子文件档纳入办公动化信息理工作程序建立档制度
二电子文件档方式模式选择
纸质档案载体较稳定安全电子文件载体稳定性差保存场面积求高环境温湿度防磁性等条件求高易损坏档方式选择关重实践检验利磁盘脱机采集数介质移交方式容易造成数丢失遇质量较差磁盘会影响文件读性防止数丢失需制作份备份盘存档仅加工作量增加存贮磁盘数量简便安全方式采网络移交档利光盘存贮网络移交模式两种：
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着单位计算机信息理网建立发展越越重文件传输网文件业务理部门挑选反映职活动概貌网前着信息理部门统求进行文件格式转换定程度保证数性通性档重点
日常产生未输送计算机信息理网具保存价值电子文件应电子文件形成部门（全宗构成者）定期定期方式编目整理利网络技术档案部门传输助信息理网络业务理机构档案部门间开通电子文件档专递网线建立附信息理网档专子系统网未网具保存价值电子文件通系统传输档案部门专业档案部门部门产生电子文件信息进行集中统理保存储档案部门档电子文件提出标准化格式求唯性应认种通性较强软件：DBFDOCTXTEXE等文件（二）成立计算机信息理部门负责档作电子文件信息汇集点
适应办公动化工作发展需越越注重信息工作系统化标准化水计算机信息系统开发分散异转集中统破立卷单位界限更趋基某方面方面职活动容建立系统计算机信息理部门负责规划统筹单位信息理工作开发集中统型信息系统牵头部门成电子文件信息汇集点具定技术设备条件负责日常工作中形成具保存价值电子文件档疑佳档途径根xx公司组织结构公司计算机信息理中心利网络技术建立企业行政信息理系统分行政事理企业策划三子系统营理系统综合业务（合理产品销售）部门业务（单户项目）财务构成数交换网计算机信息理中心接收述部门相应数进行集中处理汇总数允许公布时间段通信息理中心输送业务理部门享着年数更新期数应信息中心档案部门统求进行鉴定编目整理通网络传输移交档案部门保存直接存入光盘定期档
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三建立执行套科学合理严密电子文件档理制度
（）原纸质档案立卷工作骨干实现相关部门职交融集成建立电子文件档制度
纸质文件档年实践已形成相稳定队伍较工作基础立卷部门设立负责负责立卷工作开展电子文件档形成支队伍承担项工作数计算机信息理员档案工作较陌生立卷档员档案部门年合作建立相稳定业务关系容易档案部门电子文件档达成识原纸质档案立卷工作骨干单位计算机信息理保体重新建立档工作队伍更现实整理纸质档案采手工操作方法电子文件处理手法相差甚远需新知识技术手段现立卷队伍尚适应工作发展需通
组织业务学技术培训快掌握信息理动化基知识技担负起电子文件档工作重
（二）建立电子文件全程理制度
电子文件形成电子档案开发利源广泛环节众电子文件形成者仅业务理部门承办数录入员等环节职责清制度明考虑周影响电子文件原始性真实性电子文件收集档必须制度约束建立电子文件全程理制度明确方面职责求显尤重保证电子档案原始性真实性完整性重措施
电子文件档范围档容档部门分工档方法档时间档求等纸质文件相区抓电子文件档工作制定机读(电子)文件档工作规定等明确误分述区做出具体规定设计机读(电子)文件档目录样式时必须加强电子档案开发利活动环节保密理
部门档案工作负责立卷牵头够快接受新生事物电子文件源进行广泛调研基础着注重职素原选择电子文件信息综合性强含金量高综合业务理部总裁办公室做开展电子文件档重点试点部门历年部门单户报告定制户（专项）报告分电子文件档
纸质文件相电子文件档涉问题更加广泛受制约素仅档案部门独家难完成应采取电子文件形成部门档案部门综合业理部门计算机信息理部门四者结合方法电子文件形成部门熟悉理业务解电子文件然形成规律历史联系承担档工作责者鉴定工作价值时发言权档案部门掌握档原方法解全局情况发挥关统筹作综合业务理部门全面掌握公司产品种类部门业务类型负责营理部门计算机信息理部门设计维护信息理网络理电子信息专业技术部门作电子文件形成单位电子文件档制度化标准化工作中处举足轻重位四部门职相互渗透扬长避短发挥优势电子文件档中集成体形成质量较电子文档
（三）电子文档理工作纳入公司业务理程序纳入公司业务部门职部门职责范围关员岗位责制
目制度变成档员觉行动体现部门档案理工作做三纳入四步：纳入工作规划计划纳入理制度纳入关员职责范围布置检查总结验收项工作时布置检查总结验收档案工作
四两套制档必性适时简化合性
签署文件生效标志现技术条件具证作法律效力文件必须纸介质形式备份保存鉴电子文件载体信息技术稳定性电子文件易修改性必重电子文件制成硬拷贝存档确保数安全目前电子文件纸质文件转化档案般采取双轨制档容形成两套制纸介质磁光介质两种文件起档形成容相两套档案档时编目方法存贮装具档案部门应卷纸质档案备考表卷目录备注项中注明相应电子文件编码存址时电子文件档目录备注项中注明相应纸质文件档号存址便利时参互补
磁光介质文件耐久性留存问题尚未解决前纸质档案存长时间长远电子档案存储介质技术条件进步改进尝试参考作情报价值高档案采取磁光介质档纸介质档辅做法证价值较高档案采取纸介质档磁光介质档辅做法样够提高档案理工作效率优化档案贮藏减少档案体积两种介质档简化合审慎证证万失情况实行简报情况报道类信息实质容已档案包含文件作简化合首选目标长久保存电子文件需定期进行复制防止信息损失
xx公司2004年开始正式公司公关会议活动片电子版整理总裁办综合业务理部作声档案档张贴存档计划FTP时输入电子片文章标题摘通网络传输全公司供全体员工享办理般查询利电子档案快捷方便需查全文时助电子档案提供索引FTP查阅万电子档案损坏相应纸制裁档案保存完时电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性原进行理进行户确认确保声档案完整安全
五档案员知识结构变革迫眉睫
档案理员适应信息技术档案事业发展必须采取积极措施抓知识更新引进消化适应信息技术成果拥广博知识适应信息技术发展需肯定加快档案员知识结构变革途径层次培养档案工作迎接信息技术革命根策
电子文件档档案部门电子文件形成部门具现实意义档案部门积极参电子文件档案化时应技术部门 法律界文件形成部门等密切配合增强档案理档案法制意识推进电子文件标准化动化网络化理加强电子文件档案理工作确保电子文件档案化理工作利开展电子文件档案信息资源享做出应贡献
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