公司企业年会策划筹备手册（指导性强）

公司企业年会策划筹备手册
寻找合适年会场？寻找佳年会餐饮方案？寻找新年会娱乐节目？寻找棒年会服务公司？想举办寻常特色年会？
．做预算计划
年会种类型答谢客户员工总结会计划前需明确职责务会议需环境召开会议达定目目标第重步骤收集方方面面信息通收集信息制定出手头众工作计划制订完善会议计划确定必须做事项满足会议需达会议预期目标
制订预算：制定行预算定预算安排关工作确定项工作时间安排
通常言年会预算包括方面：
1交通费
交通费细分：
(1)出发会务交通费——包括航班铁路公路客轮目车站机场码头住宿交通
(2)会议期间交通费——会务交通费包括住宿会交通会餐饮点交通会商务交际场交通商务考察交通会员预定交通
(3)欢送交通返程交通——包括航班铁路公路客轮住宿机场车站港口交通费
2会议室厅费
具体细分：
(1)会议场租金——通常言场租赁已包含某常设施譬激光指示笔音响系统桌椅席台白板者黑板油性笔粉笔等非常规设施涵盖——投影设备时性装饰物展架等需加装非席台发言线路时需外预算
(2)会议设施租赁费——部分费租赁特殊设备投影仪笔记电脑移动式声翻译系统会场展示系统媒体系统摄录设备等租赁时通常需支付定保证金租赁费中包括设备技术支持维护费值注意租赁时应设备类功效参数作出具体求（通常专业会议服务公司咨询便获适宜性价）否影响会议进行外会议设施品牌产新旧租赁价格相差
(3)会场布置费——果特殊求通常言部分费包含会场租赁费中果特殊求专业会议服务商协商
(4)支持费——支持通常包括广告印刷礼仪秘书服务运输仓储娱乐保健媒介公关系等基支持均时性质果会议办方分寻找行业支持话成费市场行价高果专业会议服务商代理获价格相较低廉服务专业支持
单项服务支持办方应细化项求单独签订服务协议
3住宿费
住宿费应该非常理解——值注意住宿费里面价格完全价格点需外加收政府税金会议言住宿费开支找专业会展服务商通常获较折扣
正常住宿费酒店星级标准房型等素关外客房开放服务项目关——譬客房长途通讯洗换迷吧酒水次性换洗衣物互联网水果提供等服务否开放关会议办方应明确酒店应关闭者开放服务项目范围
4餐饮费
会议餐饮费简单复杂取决会议议程需会议目
(1)早餐
早餐通常助餐然采取围桌式餐费数计算（考虑会议餐特殊性原材料预备预计餐数实际餐数相差15％否餐馆理拒绝实际餐数结算——改预定数收取费）
(2)中餐午餐
中餐午餐基属正餐采取数预算——助餐形式桌预算——围桌式形式果办方希酒水消费行采购非餐馆提供餐馆会收取定数量服务费
(3)酒水服务费
通常果高星级酒店餐厅餐餐厅谢绝办方行外带酒水消费果外带酒水消费餐厅通常需加收服务费高星级酒店举办会议宴会通常基消费水准基础加收15％左右服务费
(4)会场茶歇
项费基数预算预算时提出时段茶歇食物饮料组合承办者告知茶歇价格通常包含服务员费果办方需非程序服务需外预算通常情况茶歇种类分西式中式两种
——西式基咖啡红茶西式点心水果等中式开水绿茶者花茶果茶水果咖啡水果点心
(5)联谊酒会舞会
事实联谊酒会舞会预算单独宴会复杂宴会设定餐标规模预算容易计算酒会舞会预算设计场节目支持预算需较长时间确认
(6)——点心水果调制色酒
5视听设备
非室外进行否视听设备费通常忽略果公关系效果室外进行视听设备预算较复杂包括：
●设备身租赁费通常天计算
●设备运输安装调试控制技术员支持费会展服务商代理
●音源——背景音乐娱乐音乐选择办者带委托代理
6演员节目
通常选定节目场次计算——预算金额通常节目表演难度参数正相关适宜点果固定演出预算简单观表演数正相关——专场包场外
7杂费
杂费指会展程中时性安排产生费包括印时运输装卸纪念品模特礼仪服务时道具传真通讯快递服务时保健翻译导时商务车汇兑等等杂费预算难计划通常会务费预算中增列预见费作机动处理
二．寻找年会优化方案
点选择：选择适合会议场必须提供会议资源状况该会议程序预计会数会员背景情况重会议目目标会者偏等素综合考虑
◆类型划分
商务型酒店：类酒店外部设计部装修提供先进通讯工具适合会务商场（特定商务楼层）般充分体现现代商务高效快捷涵酒店接型会议接型会议功厅24时全天候办公较强服务力外中西式餐厅种商店健身房游泳池等设施
度假型酒店：类酒店般建旅游胜海边外部设计园林规划部装修充分体现特色集休闲娱乐体时着社会发展度假型酒店提供相应会议设施美食种代表方季节特色活动疑方便会议单位
◆理位置中心酒店：选择位市中心酒店时需考虑酒店机场距离（包括交通否拥挤）果会者国区选择样酒店明智会议筹划者般喜欢选择位理想城市里设施功齐全市中心酒店样会者行家属便活动做市郊酒店：驱车前会者说类酒店受欢迎
较价格：确定数家会议场需会议场销售部门直接联系进行非常详细报价咨询予较中选择优方案做进会议整体计划中时需12会议场保持联系备急需时调整
三．现场考察预订
做年会预算联系家会议场进行实考察十分重考察终选定家场提前预定
会议场实考察：视察选定场设施检查较项设施协调会务工作员活动根会议具体情况设计安排会场布局细致周设计细节
会议场确立预定：根会议级选择会议举办根会议具体情况确定否会议划分分会场选择分会场点提前预约根需准备会议需设备提前安放指定位置提前调试设备进行演练确保会议利进行
四．会议设施准备
会议开始前需根会议具体情况确定会议设施项十分繁琐列表条条核准备情况
常见会议设施：
1屏幕
2投影仪（胶片投影仪媒体投影仪）
3录机
4VCD
5音响
6话筒（线线立式座式纽扣麦克风）
7镭射笔
8幻灯机
9讲台
10舞台
11夹纸板
12白板
13签台
14名片簿
15马克笔
16铅笔
17信签
18会议桌椅
19插线板
20彩电
21横幅
22指示牌
23告示牌
24桌卡
25席台
26盆景
27鲜花
28背景板
30隔板
31灯光明
32声翻译系统
33产品租赁
五．执行预期计划
预期计划履行方案执行程中做耐心细致周……年会执行程根年会形式需注意餐饮安排交通安排旅游安排司仪安排秩序维护茶歇安排摄影摄等事项
餐饮安排
根参会员喜预定种形式餐会包括西餐中餐助餐宴会等等
餐饮安排通常两种形式——助餐者围桌餐
类中式西式清真系列统安排餐饮会议成控制非常重助餐般发餐券控制酒店助餐开设餐数求事先制订餐标餐谱严格区分正式代表行员家属特殊求者餐厅协商
围桌式餐饮安排较复杂——特型会议时候围桌式餐饮安排需考虑问题：开餐时间桌数入餐证桌者安排特殊饮食惯者酒水种类付款等
需提醒会议前期考察时注意餐厅具卫生情况餐者出现健康问题果餐者法时集合餐采取桌够数桌开席做法保证餐者权益
交通安排
重国际性会议行业重会议知名公司全球者区会议参者通常数较身份较高果办者车辆调度成问题果异举办车辆调度值研究
通常异举办会议基委托专业机构代理车辆调度涉办者代理方沟通涉会议举办车源问题办方通常提出车求安排求代理公司考虑时间安排预定合理车辆数量行走时间线路等等
办方应该提前告诉代理方相准确会者抵达时间数时间段抵达客身份车辆标准告诉代理方果出现预告情形符时希采取弥补措施愿意承担代价
旅游安排
实际年会考察者旅游嘉宾特安排具公关性质行然排部分行真正商务考察(获取行业者相关行业信息举行市场调研性质动作)
短线旅行旅程少离开会展举办500公里时间会超48时(数24时)少数旅程超1000公里时间长达周——甚跨国旅行时中介公司作相旅行社提供线路咨询线路包价购买导游景点票务车辆住宿餐饮安排旅游保险购买落实异返程票务等服务
司仪安排
果客户答谢年会必礼仪显温馨员工会较少考虑安排司仪
礼仪工作般包括模特召集程序分解简单培训服装道具准备礼仪执行等值注意礼仪文化素质外语基技考察简单形体决定否聘请外点礼仪性否符合工作求种题会议礼仪求样学术性会议政府性质会议求模特着装较素雅抢专家政府员形象销售类会展需模特企业产品锦添花量着装鲜艳企业产品品质形象求致
秩序维护
会议言希良秩序型会议特企业部会议秩序基控制型会议秩序控制显重型会议采代表证者入场券方式控制果需保密代表证特制印制代表数码身份片会场入口设立保安维护
茶歇安排
茶歇般型会议言需中型会议特公司者组织高层会议会间茶歇重茶歇定义会间休息兼气氛调节设置型简易茶话会然提供饮品限中国茶点心限中国点心通常茶歇准备包括点心求饮品求摆饰求服务茶歇开放时间求等等般时段更换饮品点心组合致茶歇分类中式西式中式饮品包括矿泉水开水绿茶花茶红茶奶茶果茶罐装饮料微量酒精饮料点心般类糕点饼干袋装食品时令水果花式果盘等等西式茶歇饮品般包括式咖啡矿泉水低度酒精饮料罐装饮料红茶果茶牛奶果汁等等点心蛋糕类甜品糕点水果花式果盘中式糕点
摄影摄安排
摄影摄安排：根会议级求需安排专业摄影摄员会议进行全程拍摄拍摄需考虑否资料制作成光盘分发
六．会结算总结
会总结成功会议必少步体现办会者优质服务次年会成功积累验……
会议资料：会议资料收集资料保
会议结算：会议合作方进行帐结算开具发票
通讯录：制作通讯录发送参会员
总结：整会议流程进行详细总结

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