办 公 档 案 理 工 作 指 引
简 介
编 制 手 册 目 予 物 业 理 公 司 级 员 工 工 作 中 参 考 尤 指 导 物 业 理 公 司 办 公 文 件 档 案 理 手 册 容 基 物 业 理 公 司 环 境 条 件 实 际 施 行 细 节 允 许 作 部 分 变 动 公 司 指 示 定
手 册 容 分 四 部 分 ：
物 业 理 公 司 档 案 理 制 度
二 物 业 理 公 司 档 案 保
三 物 业 理 公 司 日 常 规 范 文
四 物 业 理 公 司 发 函 通 告 规 定
物 业 理 公 司 档 案 理 制 度
物 业 理 公 司 档 案 理 规 定 ：
1 公 司 物 业 项 目 档 案 资 料 规 定 物 业 理 公 司 (包 括 代 理 )负 责 监 督 保 文 员 专 职 文 件 存 档 注 记 工 作
2 关 物 业 理 公 司 验 收 档 案 图 业 住 户 资 料 理 制 度 合 约 附 件 设 备 设 施 档 案 保 养 制 度 财 务 报 告 员 工 事 资 料 等 档 案 求 集 中 存 档 文 件 柜 求 锁 未 许 动
3 物 业 理 公 司 档 案 资 料 必 须 公 司 规 定 求 存 档 做 图 袋 文 夹 报 告 类 文 件 编 目 录 索 引 档 案 类 文 件 存 档 文 件 清 单 编 号 目 录
4 物 业 理 公 司档 案 目 录 存 档 文 件 清 单 季 度 报 公 司 备 案
5 物 业 理 公 司 档 案 历 调 职 离 时 应 公 司 接 者 办 理 移 交 手 续 确 认 方 离
6 物 业 理 公 司 档 案 日 常 需 常 部 分 应 复 印 备 份 原 件 存 放 档 案 中 意
7 工 作 需 阅 复 印 专 部 分 档 案 资 料 需 书 面 确 认 违 反 作 泄 密 处 理
8 公 司 定 期 巡 查 述 规 定 提 求 落 实 情 况 符 合 求 保 责 作 适 处 分
9 公司档 案 资 料 保 导 致 遗 失 泄 密 公 司 理 重 影 响 损 害 公 司 利 益 公 司 视 情 节 轻 重 追 究 事 责 保 留 追 究 法 律 责 权 利
二 物 业 理 公 司 理 保 密 规 定 ：
1 工 作 范 围 获 关 公 司 部 资 料 业 户 单 元 物 业 理 处 员 工 资 料 载 通 讯 址 联 系 电 话 购 租 合 约 金 额 特 条 款 公 司 公 司 部 情 况 业 户 情 况 等 均 属 工 作 保 密 范围
2 业 户 员 工 资 料 统 存 放 办 公 室 文 件 柜 中 专 负 责 注 记 存 档 等 工 作 公 司 周 审 核 工 作 员 未 许 禁 止 查 阅
3 公 司 物 业 理 处 文 件 柜 备 钥 匙 保 秘 书 需 告 假 时 指 定 授 权 士 方 代 执 行 事 务
4 工 作 需 放 置 办 公 室 监 控 中 心 堂 接 处 业 业 户 联 系 电 话 员 工 联 系 电 话 址 等 必 须 隐 蔽 放 置 张 贴 显 眼 处 外 泄
5 公 司 制 定 类 规 章 制 度 工 作 指 引 公司统 保 高 级 理 员 级 员 阅 ( 须 办 理 阅 手 续 ) 次 限 时 周 实 行 阅 目 指 引 员 工 工 作 员 工 培 训 严 禁 形 式 抄 袭 复 印
6 发 布 类 通 知 通 告 应 限 定 时 效 时 收 回
7 员 工 应 具 维 护 阴 私 权 利 法 律 意 识 动 公 司 业 户 保 守 秘 密 士 正 常 探 行 应 坚 决 拒 绝 公 司 报 告
8 员 工 执 行 保 密 规 定 致 公 司 业 业 户 理 员 工 利 益 受 良 侵 害 公 司 员 工 守 关 规 定 重 处 罚 事 承 担 导 致 全 部 法 律 责
物 业 理 公 司 档 案 理
公 司 档 案 资 料：
1 公 司 验 收 档 案 ：
1) 楼 土 建 设 备 安 装 竣 工 资 料 (图 纸 设 备 资 料 )
2) 楼 设 施 设 备 质 检 消 防 劳 动 局 技术质量监督局公 安 音 理 等 部 门 验 收 合 格 文 件
3) 楼 机 电 设 备 保 养 合 约
4) 楼 公 区 域 设 施 设 备 验 收 记 录 ( 理 公 司)
5) 楼 公 区 域 设 施 设 备 移 交 记 录 (发 展 商 承 包 商 理 公 司 )
6) 单 元 验 收 移 交 记 录 (承 包 商 业 理 公 司 )
2 公 司二 次 装 修 档 案：
1) 户 单 元 二 次 装 修 图 审 批 手 续
2) 二 次 装 修 期 间 理 处 监 督 检 查 资 料
3 业 户 资 料 ：
1) 楼 入 伙 情 况 记 录
2) 楼 业 ( 租 户 )情 况 登 记 (包 括 名 称 单 元 号 联 系 建 筑 面 积 交 接 单 入 伙 时 间 租 期 限 等 )
4 公 司 理 文 汇 编 ：
1) 理 合 理 公 约 户 手 册 等 统 装 订 成 册
2) 公 司 类 理 规 章 制 度 装 修 规 定 等
3) 公 司 项 理 分 包 合 约
5 公 司 设 备 维 修 保 养 类 ：
1) 类 设 施 设 备 专 门 维 修 保 养 制 度 应 急 措 施
2) 类 设 施 设 备 独 立 维 修 档 案 日 常 巡 检 维 修 记 录
3) 部 位 变 配 电 间 监 控 中 心 电 梯 机 房 等 应 工 作 日 记 交 接 班 记 录 巡 视 记 录 员 进 出 记 录
4) 物 业 理 处 户 维 修 报 修 单 维 修 应 回 访 记 录
6 公 司 设 施 设 备 检 测 类 ：
1) 变 配 电 间 供 电 部 门 定 期 电 气 测 试 报 告 记 录
2) 电 梯 技 术 质 量 测 检 局 合 格 证 书 年 检 报 告
3) 生 活 水 箱 定 期 清 洗 消 毒 存 记 录 清 洗 卫 生 部 门 水 质 检 测 报 告 清 洗 工 作 应 效 体 检 证 明
4) 避 雷 系 统 应 定 期 检 测 报 告
5) 应 定 期 沉 降 检 测 报 告
6) 消 防 泵 道 应 定 期 试 机 换 水 记 录 烟 感 温 感 探 头 应 定 期 测 试 工 作 记 录
7) 设 施 设 备 检 测 记 录 资 料
7 公 司 属 物 业 理 处 运 作 类 ：
1) 公 司 物 业 理 处 正 式 文 件 应 电 脑 印 操 作 规 定 电 脑 档 号 存 档 目 录 记 录
2) 公 司 理 费 收 缴 情 况
3) 公 司 理 费 财 务 报 告
4) 公 司 物 业 理 处 运 作 报 告
公 司 物 业 理 处 会 议 记 录 (包 括 部 会 议 发 展 商 业 委 员 会 会 议)
* 公 司 物 业 理 处 值 班 记 录
* 保 安 值 班 记 录
* 设 备 值 班 巡 检 记 录
* 理 工 作 计 划 报 告
* 工 程 设 备 理 计 划 报 告
* 公 司 物 业 理 处 信 函
* 户 报 修 投 诉 处 理 记 录
* 承 包 商 维 修 保 养 工 作 情 况 记 录
二 物 业 理 公 司 档 案 存 档 求
资 料 容
文 档 名 称
存 档 求
目 录 索 引
1 土建设备安装竣工资 料
物业理公司竣工图资料
图纸档案盒(蓝色)数量：类建立
张图纸名称索引
2 楼设施设备质检 消防等部门验收文件
物业理公司审验文件
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
设施设备单项设索引
3 机电设备保养合约
物业理公司设备保养合约
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
设施设备单项设索引
4 公区域设备设备验收记录
物业理公司公区域验收记录
图纸档案盒数量：量定
区域设备名称设索引
物业理公司公区域移交记录
图纸档案盒数量：量定
区域设备名称设索引
物业理公司单元验收移交记录
图纸档案盒数量：量定
单元设目录索引
审批手续
物业理公司二次装修审批记录
图纸档案盒数量：量定
单元设目录索引
物业理公司二次装修监督记录
图纸档案盒数量：量定
单元设目录索引
物业理公司入伙情况记录
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
月作报表作索引
10楼业住户租 户情况记录
物业理公司业户情况记录
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
序存档作索引
11理合约户手册 汇编
物业理公司理文汇编
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
文分类索引
规定
物业理公司规章制 度汇编
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
文分类索引
13理分包合约
物业理公司理分包合约
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
14设施设备维修保养制 度应急措施
物业理公司维修保养制度
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
15设施设备维修档案
物业理公司设备维修档案
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
资 料 容
文 档 名 称
存 档 求
目 录 索 引
16设施设备检测记录
物业理公司设备检测记录
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
17理财务报告
物业理公司财务报告
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
月报告存放作索引
18理费收缴情况记录
物业理公司理费 收缴记录
易事A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
19理报告
物业理公司理报告
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
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办 公 档 案 理 工 作 指 引
简 介
编 制 手 册 目 予 物 业 理 公 司 级 员 工 工 作 中 参 考 尤 指 导 物 业 理 公 司 办 公 文 件 档 案 理 手 册 容 基 物 业 理 公 司 环 境 条 件 实 际 施 行 细 节 允 许 作 部 分 变 动 公 司 指 示 定
手 册 容 分 四 部 分 ：
物 业 理 公 司 档 案 理 制 度
二 物 业 理 公 司 档 案 保
三 物 业 理 公 司 日 常 规 范 文
四 物 业 理 公 司 发 函 通 告 规 定
物 业 理 公 司 档 案 理 制 度
物 业 理 公 司 档 案 理 规 定 ：
1 公 司 物 业 项 目 档 案 资 料 规 定 物 业 理 公 司 (包 括 代 理 )负 责 监 督 保 文 员 专 职 文 件 存 档 注 记 工 作
2 关 物 业 理 公 司 验 收 档 案 图 业 住 户 资 料 理 制 度 合 约 附 件 设 备 设 施 档 案 保 养 制 度 财 务 报 告 员 工 事 资 料 等 档 案 求 集 中 存 档 文 件 柜 求 锁 未 许 动
3 物 业 理 公 司 档 案 资 料 必 须 公 司 规 定 求 存 档 做 图 袋 文 夹 报 告 类 文 件 编 目 录 索 引 档 案 类 文 件 存 档 文 件 清 单 编 号 目 录
4 物 业 理 公 司档 案 目 录 存 档 文 件 清 单 季 度 报 公 司 备 案
5 物 业 理 公 司 档 案 历 调 职 离 时 应 公 司 接 者 办 理 移 交 手 续 确 认 方 离
6 物 业 理 公 司 档 案 日 常 需 常 部 分 应 复 印 备 份 原 件 存 放 档 案 中 意
7 工 作 需 阅 复 印 专 部 分 档 案 资 料 需 书 面 确 认 违 反 作 泄 密 处 理
8 公 司 定 期 巡 查 述 规 定 提 求 落 实 情 况 符 合 求 保 责 作 适 处 分
9 公司档 案 资 料 保 导 致 遗 失 泄 密 公 司 理 重 影 响 损 害 公 司 利 益 公 司 视 情 节 轻 重 追 究 事 责 保 留 追 究 法 律 责 权 利
二 物 业 理 公 司 理 保 密 规 定 ：
1 工 作 范 围 获 关 公 司 部 资 料 业 户 单 元 物 业 理 处 员 工 资 料 载 通 讯 址 联 系 电 话 购 租 合 约 金 额 特 条 款 公 司 公 司 部 情 况 业 户 情 况 等 均 属 工 作 保 密 范围
2 业 户 员 工 资 料 统 存 放 办 公 室 文 件 柜 中 专 负 责 注 记 存 档 等 工 作 公 司 周 审 核 工 作 员 未 许 禁 止 查 阅
3 公 司 物 业 理 处 文 件 柜 备 钥 匙 保 秘 书 需 告 假 时 指 定 授 权 士 方 代 执 行 事 务
4 工 作 需 放 置 办 公 室 监 控 中 心 堂 接 处 业 业 户 联 系 电 话 员 工 联 系 电 话 址 等 必 须 隐 蔽 放 置 张 贴 显 眼 处 外 泄
5 公 司 制 定 类 规 章 制 度 工 作 指 引 公司统 保 高 级 理 员 级 员 阅 ( 须 办 理 阅 手 续 ) 次 限 时 周 实 行 阅 目 指 引 员 工 工 作 员 工 培 训 严 禁 形 式 抄 袭 复 印
6 发 布 类 通 知 通 告 应 限 定 时 效 时 收 回
7 员 工 应 具 维 护 阴 私 权 利 法 律 意 识 动 公 司 业 户 保 守 秘 密 士 正 常 探 行 应 坚 决 拒 绝 公 司 报 告
8 员 工 执 行 保 密 规 定 致 公 司 业 业 户 理 员 工 利 益 受 良 侵 害 公 司 员 工 守 关 规 定 重 处 罚 事 承 担 导 致 全 部 法 律 责
物 业 理 公 司 档 案 理
公 司 档 案 资 料：
1 公 司 验 收 档 案 ：
1) 楼 土 建 设 备 安 装 竣 工 资 料 (图 纸 设 备 资 料 )
2) 楼 设 施 设 备 质 检 消 防 劳 动 局 技术质量监督局公 安 音 理 等 部 门 验 收 合 格 文 件
3) 楼 机 电 设 备 保 养 合 约
4) 楼 公 区 域 设 施 设 备 验 收 记 录 ( 理 公 司)
5) 楼 公 区 域 设 施 设 备 移 交 记 录 (发 展 商 承 包 商 理 公 司 )
6) 单 元 验 收 移 交 记 录 (承 包 商 业 理 公 司 )
2 公 司二 次 装 修 档 案：
1) 户 单 元 二 次 装 修 图 审 批 手 续
2) 二 次 装 修 期 间 理 处 监 督 检 查 资 料
3 业 户 资 料 ：
1) 楼 入 伙 情 况 记 录
2) 楼 业 ( 租 户 )情 况 登 记 (包 括 名 称 单 元 号 联 系 建 筑 面 积 交 接 单 入 伙 时 间 租 期 限 等 )
4 公 司 理 文 汇 编 ：
1) 理 合 理 公 约 户 手 册 等 统 装 订 成 册
2) 公 司 类 理 规 章 制 度 装 修 规 定 等
3) 公 司 项 理 分 包 合 约
5 公 司 设 备 维 修 保 养 类 ：
1) 类 设 施 设 备 专 门 维 修 保 养 制 度 应 急 措 施
2) 类 设 施 设 备 独 立 维 修 档 案 日 常 巡 检 维 修 记 录
3) 部 位 变 配 电 间 监 控 中 心 电 梯 机 房 等 应 工 作 日 记 交 接 班 记 录 巡 视 记 录 员 进 出 记 录
4) 物 业 理 处 户 维 修 报 修 单 维 修 应 回 访 记 录
6 公 司 设 施 设 备 检 测 类 ：
1) 变 配 电 间 供 电 部 门 定 期 电 气 测 试 报 告 记 录
2) 电 梯 技 术 质 量 测 检 局 合 格 证 书 年 检 报 告
3) 生 活 水 箱 定 期 清 洗 消 毒 存 记 录 清 洗 卫 生 部 门 水 质 检 测 报 告 清 洗 工 作 应 效 体 检 证 明
4) 避 雷 系 统 应 定 期 检 测 报 告
5) 应 定 期 沉 降 检 测 报 告
6) 消 防 泵 道 应 定 期 试 机 换 水 记 录 烟 感 温 感 探 头 应 定 期 测 试 工 作 记 录
7) 设 施 设 备 检 测 记 录 资 料
7 公 司 属 物 业 理 处 运 作 类 ：
1) 公 司 物 业 理 处 正 式 文 件 应 电 脑 印 操 作 规 定 电 脑 档 号 存 档 目 录 记 录
2) 公 司 理 费 收 缴 情 况
3) 公 司 理 费 财 务 报 告
4) 公 司 物 业 理 处 运 作 报 告
公 司 物 业 理 处 会 议 记 录 (包 括 部 会 议 发 展 商 业 委 员 会 会 议)
* 公 司 物 业 理 处 值 班 记 录
* 保 安 值 班 记 录
* 设 备 值 班 巡 检 记 录
* 理 工 作 计 划 报 告
* 工 程 设 备 理 计 划 报 告
* 公 司 物 业 理 处 信 函
* 户 报 修 投 诉 处 理 记 录
* 承 包 商 维 修 保 养 工 作 情 况 记 录
二 物 业 理 公 司 档 案 存 档 求
资 料 容
文 档 名 称
存 档 求
目 录 索 引
1 土建设备安装竣工资 料
物业理公司竣工图资料
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张图纸名称索引
2 楼设施设备质检 消防等部门验收文件
物业理公司审验文件
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中
设施设备单项设索引
3 机电设备保养合约
物业理公司设备保养合约
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设施设备单项设索引
4 公区域设备设备验收记录
物业理公司公区域验收记录
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区域设备名称设索引
物业理公司公区域移交记录
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物业理公司入伙情况记录
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10楼业住户租 户情况记录
物业理公司业户情况记录
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物业理公司理文汇编
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规定
物业理公司规章制 度汇编
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13理分包合约
物业理公司理分包合约
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14设施设备维修保养制 度应急措施
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15设施设备维修档案
物业理公司设备维修档案
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