企业电子档案理台建设方案
目录
建设背景 3
二 建设目标容 3
三 建设方案 4
（） 企业电子档案理系统建设方案 4
第节 系统理 4
第二节 档案收集 6
第三节 档案整理 8
第四节 档案理 10
第五节 档案利 10
第六节 档案阅 11
第七节 审批流理 12
（二） 企业档案数资源建设方案 12
第节 工作容 12
第二节 工作标准 13
（三）应存储体系建设方案 15
建设背景
什档案？档案项社会活动中直接形成种形式具保存价值原始记录着国家济飞速发展已然迎数时代越越重视信息越越重视档案越越重视档案保存利档案信息化发展
国早2000年全国档案工作会议已提出：力加强档案信息化建设年里发布全国档案信息化建设实施纲电子公文档理办法关加强档案信息资源开发利工作意见数字档案馆建设指南数字档案室建设指南等系列文件
2017年9月国家档案局正式发布企业数字档案馆（室）建设指南企业档案企业生产营理活动真实记录企业形资产证形资产组成素越越企业开始懂档案重性懂档案信息化价值纷纷加入建设企业数字化档案馆（室）队伍档案中
二 建设目标容
（）建设目标
通企业数字档案馆（室）建设实现企业档案工作提质增效创新发展全面提升档案理开发享服务力促进企业提高理水增强核心竞争力企业持续健康发展提供力支撑
（二）建设容
1建设企业电子档案理台系统
企业数字档案馆（室）档案理业务流程固化电子档案理系统中实现数字档案资源动化理档案收存通信息技术手段实现
2建设企业档案数资源库
通企业类信息系统中形成电子文件档纸质等传统载体档案进行数字化加工数字形式存储种档案信息应电子档案理系统中
3 建设应存储体系
企业电子档案理系统建设需网络环境扫描设备服务器存储应软件等基础设施实现系统建设中应存储建设缺少环
三 建设方案
（） 企业电子档案理系统建设方案
第节 系统理
） 系统登录
1户名密码登录
防止关员进入系统文件数访问系统户进行身份验证系统户密码验证果验明合法户接受进入系统相关业务访问果验证合格该户会拒系统门外系统针户密码实行加密
2角色界面划分
登陆显示门户根户角色显示
3登录痕迹
系统户次登录时间IP会记录
二） 户理
户信息支持友NC系统户信息步需提供接口规范
户档案终理利者效理户档案安全起关键作系统提供角色户理方式系统支持新建系统户信息户信息进行修改删等操作查询户信息包括户角色等
1角色
拥定数量权限包含户(实现权限继承)角色户继承角色权限户属角色中角色包括户权限级低户具体权限
2户
权限拥者体
系统提供默认角色：超级理员根需添加修改角色通角色户体系完成户分组分类赋予档案权限时提供更加灵活方便设置
三） 角色功理
档案具保密性权限理保证档案利保证相关密级档案受访问限制权限体系建立通超级理员身份赋予非档案户档案利权限
权限根户角色分配分四权限体系：
1功权限
功权限完成档案员档案业务权限设置例录入删统计等功权限
2档案权限
档案权限建立档案利户具体档案库著录项条目原文查权限条目原文权限包括读写目录读目录读原文读写原文禁读原文时定义具体著录项权限
受控文件户设置档案文件状态受控类文件参加权限体系户必须通阅审批机制进行浏览
开放文件户设置档案文件状态开放类文件参加权限体系户直接进行浏览
记录集原文集权限定义利受更加严格权限控制
3文件权限
文件权限赋予户档案文件操作权限
4网站权限
网站权限赋予户利台栏目访问权限
四） 部门理
提供限次层次部门设置设置部门排列序
五） 岗位理
定义岗位名称户设置相应岗位
六） 桌面
包含：
公告通知板块
代办事项板块
系统消息提醒板块
系统设置板块
七） 公告理
1添加公司公告指定行编辑公告容
2选择公告读者指定发送需发送
第二节 档案收集
） 档案目录
户根档案类型定义限层级树形目录结构实现档案集中存储
1档案库理体系
提供灵活档案库理体系户定义级档案室理体系定义级错层档案类理体系适应变档案理业务档案理制度更新
（1）级档案理方式
档案理分散档案室理集中控制合成级完全根实际情况定
（2）级层次档案类理
根需档案类进行定制形成级错层次档案类完全根实际情况实行维护档案库类理
2维护档案库理方式
（1）种模版供选择
系统初期需构筑档案著录项集报表等需花费量时间系统提供种模版供选择户选择行业相关模版直接利者根需调整利种模版基础做简单修改理方式缩短户时间缩难度
（2）著录项灵活定制
已模版户定制档案库根户惯档案库著录项程度著录项灵活定制进行增加修改删移位理户需常著录项意动醒目常位置方便户操作
（3）种数展现方式供选择
户处理档案数时候查调整数常系统提供种数展现方式表格式查方式卡片式查方式条目列表4种模式供户选择全部展现记录新记录展现方式分页展现方式样户档案条目进行快速定位处理
（4）灵活定义关联档案库
档案库档案库间关系重案卷关联案卷卷文件理档案起直接效理系统提供灵活定义关联档案库根需定义档案库间关联实现档案间关系灵活性
二） 目录权限控制
限制户级档案权限档案级包括：公开秘密机密绝密控制属档案权限包括：编辑编辑属属属部门
三） 档案数建立
录入档案员基常操作增加录入灵活性方便性提高档案理员工作效率提供灵活数录入方式：列表式行录入卡片式录入录入控制功
录入条目位置拉选择等影响档案工作效率系统提供定义录入框位置定义录入参常字段须录入需数字典选择定义值保期限等系统提供户保期限实体分类维护功
录入程中时候会造成条记录重复系统提供录入携带功方便户录入条目时候需录入重复值直接携带减少录入时间(条条功)
档案字段必录项目果忘记录入会造成数完整系统提供控制录入功关键录入项目设置必录样户会遗漏录入项目系统通格式化录入编码功保证户输入容规范化旦户没录入录入错系统会友提示户重新输入正确
更方便户录入系统录入项目做革新定义录入项目缺省值 定义数增长方式方便户增长数录入项定义约束著录保证录入数规范
档案条目列表系统提供EXCEL操作方式户意选择单元格复制剪切容单元格中选中单元格容存格式外部文件
性化分组定义提供户定义层次分组查方式
系统提供七种批量处理功：字符位置换字符容换插入字符合著录项批量添加记录换序列字符格式化
四） 档案电子化
扫描原始档案文件传系统中实现纸质档案电子化电子化档案文件直接传档案理系统应目录中
五） 电子文件档案收集
1支持电子文件传档案系统
2支持OANC系统wordpdf等格式文件数时流转入档案系统
六） 音视频文件档案收集
1建立视音频条目原文件收录系统重视频容进行关键词著录
2支持导入音频MP3MP4流格式文件
3支持导入视频MEPGRMVBAVI等流格式文件
4支持导入文件进行关键词设置
七） 档案收集进度监控
1档案担实时监控督导部门档案收集情况确保档案完整性
2支持达邮件提醒催促档案收集进度情况
第三节 档案整理
） 档案整理
1文件整理支持撤件调件插件系统批量整理
档案收集进入系统形成档案进行整理档档案整理分两种方式种传统立卷种文件整理方式
（1）档文件整理
已收集录入档案进行文件档选择档案档案目标库档案需档案里形成档文件档时根求定义档号规动生成档号支持预档处理流程流程户定义
（2）文件文件整理
已文件档方式档文件重新进行调整包括整理断号撤件调整件号
（3）传统立卷
传统立卷方式档案进行立卷根求动生案卷级文件级记录户定义档号生成规支持预档处理流程流程户定义
（4）传统立卷档案调整
已传统立卷方式档档案案卷档案文件进行整理包括案卷整理案卷撤卷案卷调整文件整理文件撤件文件调整文件移卷页数转页号
2支持单文件操作支持文件批量操作
二） 档案保
1针档案类型档案产生部门系统动生成保期限分类号
2支持档案类型设定
3支持档案保期限规设定档案类型保期限应关系
4支持分类号规设定档案类型分类号应关系
三） 档案统计
通种统计模式进行档案数统计图形进行展现印
图形化统计支持EXCEL表导出印
规定求制作印出种档案统计报表档案利情况统计
1档案分类统计
单位名称年度档案类目录统计出保存档案单位类目录年年度档案统计项目单位年度档案全宗号类号目录号案卷号年度累计类累计
2单位档案统计
单位名称档案类统计出保存档案单位全部档案统计项目单位档案类年增加年减少实数逐年累计数
3全档案统计
统计出计算存储全档案数档案保存单位类年度统计出年度档案数逐年累计档案数形成年度档案统计报表
第四节 档案理
） 档案利统计
档案利者档案利时间利次数利目进行利统计利利时间利次数利目等等
档案利情况统计
年度查阅档案保存单位统计出年度档案利情况统计统计项目：查档次数(查档单位数)查阅档案数利效果(利目工作调研等)数字统计项目档案查询阅登记动累计产生必单独录入信息
二） 档案库房理
图形化方式模拟展示实体库房密集架档案柜布局实体档案摆放情况支持仓库布局档案柜基础数维护
三） 档案关键词理
系统录入时动生成关键词够全面反映档案容支持关键词规设定
第五节 档案利
） 档案检索
（1）OCR识：
检索户常查询浏览档案必须求快速方便检索助提高户效率系统提供样方便检索方式方便户庞档案里快速检索需档案
（2）复合检索
档案条目项目类型检索起麻烦户根种条件查询档案条目复合检索样检索方式户选择录入项目设置条件查询检索项目固定意档案条目中提取检索条件样包括：等等包含包含左（右）包含空非空等高级检索条件样户准确档案中检索需档案
（3）跨库检索
档案库类文书档案科技档案等检索时候常需库里时检索跨库检索户方便档案库中快速检索提供方便户输入想条件选择库查询者直接检索系统动档案库里检索出户需档案
（4）目录检索
户利档案时候常需快速准确网找档案系统提供目录检索方式利档案快速找需档案户输入查找容关键字系统便会动档案库里找出相匹配档案样户查找档案缩范围检索档案准确系统支持关键字检索
二） 档案文件浏览
系统中集成office音频视频播放器等插件提供线浏览档案文件功
三） 档案授权
1电子档案浏览载印分离授权
2支持角色分配支持功权限分配
四）档案发布
档案信息发布支持信息发布支持消息分发
五）档案签批
签字审批提前档案理系统中申请支持配置审批流程支持邮件审批系统界面审批
第六节 档案阅
） 档案阅申请
系统中提出档案阅申请包括阅途阅档案类型（电子实体）阅时间否印载等求
理员记录次阅姓名阅文件关信息阅时间设置阅阅期限方面理已出文档进行理利催理检索期未文档利阅统计查阅已未文档情况工作员需样手工整理量阅卡计算机指定应日期便检索出日应文件信息阅情况通阅功提高工作员效率
实体阅登记表效果簿户定义报表时根阅目利次数进行统计户定义印统计表
二） 档案阅审批
根审批流节点进行档案阅审批审批阅需求进行修改包括阅时间印载等需求
三） 档案收回
电子档案阅期动收回实体档案阅期系统消息方式进行提醒
四） 实体档案出
实体档案出时通条码扫描方式进行
第七节 审批流理
） 定义审批流程
系统支持户根身需定义业务流流程数量节点户制定
二） 消息提醒
业务流进入节点系统动发送时消息节点响应办理
（二） 企业档案数资源建设方案
第节 工作容
1完成纸质档案整理档
2纸质档案转化成电子档案电脑中方便理检索查阅印利
3数备份
4工作完成出套适合公司档案理办法规定
第二节 工作标准
）纸质档案整理方案
国家档案法国家档案局整理10号令企业文件材料档范围档案保期限规定档文件整理规（DAT 222015）等相关规定方便档案提供利部门属单位行政收发文业务档案规范组合调整
1 原文件请示批复分开保现规范事件请示批复合件整理
2 原文件未分年代部门保期限保现规范文件年代部门保期限进行整理
3 原文件未加盖档章未袪钉现规范文件进行袪钉件文件锈钢钉固定加盖档章填写相关容
4 原文件未进行编码现规范件文件然序黑色碳素笔进行编码
5 原文件未装入正规档案盒利档案保护提供利现规范整理档案装入档案专档案盒中填写档案盒信息（全宗号年度保期限类目名称件号盒号等）
二）电子档案转化方案
电子档案转化需完成检索信息录入原文件扫描处理
1档案录入
档案数字化加工项目中数录入档案著录规中著录项求利系统中数录入功参档案实体盒单位逐盒逐件进行档案目录信息录入
（1）著录时应尊重原文便添加修改字符
（2）数字段中著录容时意增加空格
（3）标点符号统半角空心符号
2档案扫描
扫描时扫描页页码序档案资料进行扫描保证档案影文件扫描质量采彩色扫描分辨率采≧200dqi格式采JPEG
（1） 根档案幅面纸张状况选择相应扫描仪具体扫描操作员整理档案资料纸档案扫描处理工艺：
普通纸张：采高速扫描仪进行连续高速扫描
破损纸张：破损严重极整采板扫描仪完成
字迹较浅（铅笔字）：彩色扫描应调节扫描亮度度
（2） 扫描图必须完整偏斜出现扫描图片缺少页码字迹清晰等清晰度原件致漏扫扫
（3） 扫描完成份材料统保存图片格式JPEG
（4） 图文字清晰便清楚阅读
（5） 图正文区影响懂度杂质非正文区应留文字版面外暗影干扰信息应遵循影响懂度前提展现原貌
（6） 图尺寸应实际尺寸准
（7） 扫描程中出现偏斜图进行整体纠正数字图整体偏斜度超05度出现图部分倾斜扭曲影响阅读现象原始材料存部分倾斜页面中标题纠正准
（8） 处理图容必须完整纸质档案致图居中整洁美观
（9） 成品图页数必须材料页数致
（10） 材料必须分类编码原序摆放反方倒放
（11） 图片裁剪重保证原尺寸例
（12） 扫描时候材料必须摆放整齐折边扫描压边扫描
（13） 图片清时候适调节亮度度
（14） 图象文件命名：第层文件夹档号命名全宗号年度保期限类目名称第二层文件夹件号命名件号文件夹存储件扫描图片扫描图片然序命名
三）数备份方案
1通验收成品数进行备份保证数安全备份载体选择刻录光盘式两套进行备份
2备份数容扫描原件挂接成品
3数备份相应备份介质做标签便查找理
四）档案理规定办法
工作中根实际工作需档案安全规范角度电子档案完成公司制作档案理办法：档案收集档阅数存储等
（三）应存储体系建设方案
系统硬件设施选型首先考虑户实际应环境应需求次考虑作台硬件产品功性第三考虑国际国发展流行趋势第四考虑采取策略技术手段考虑项目投资概算专业技术员技术支持水应遵循原进行系统硬件选型：
1网络环境构建保证系统数安全数传输畅通
2扫描设备选择考虑功技术参数先进操作简单高效
3服务器选择考虑系统数安全运行高速稳定
4存储设备选择考虑备份策略完整未数增量扩容
5考虑现投资保护充分考虑设计原基础需着重考虑已设备投资
6品牌方面考虑现流品牌性未国产品牌换性保证系统数移植性推荐国产品牌
）网络环境选择
系统应建立独立安全畅通网络整套系统统网络机房安全防护中心机房应部署防火墙防病毒网关入侵检测设备等网络安全设备网络访问应配备相应安全防护系统保证系统数安全
二）影扫描设备
影扫描设备支撑系统进行电子档案采集硬件设备应满足求：
Ø 工作状态单页采集时间超10s
Ø 连续扫描速度应低分钟15页
Ø 分辨率低200dpi
Ø 支持SCSIUSBIEEE 1394等接口
Ø 支持JPEG图片输出格式
参数型号见表1：
设备类型
技术参数
高拍仪
扫描设备
产品型号M1360
扫描类型双台扫描：ADF动送稿扫描 + 板扫描
扫描技术双面彩色光敏传感器（CIS）
光学分辨率600 DPI
光源LED
扫描模式黑白灰阶彩色三种扫描输出
扫描区域ADF：216 x 356mm（A4加长）
ADF：50 x 635 mm
板：216×297mm（A4）
扫描速度30ppm60ipm (A4黑白模式300dpi)
30ppm60ipm (A4灰度模式300dpi)
30ppm60ipm (A4彩色模式300dpi)
板：A4幅面200dpi黑白灰度彩色5秒
日扫描量建议2000张
ADF容量 50张（80克标准印纸）
输出文件格式支持jpg页tiff页pdf格式
重张检测超声波重张检测长度重张检测
影特性TWAIN驱动带智化处理完美页面扫描功动纠偏动裁剪时扫描稿件黑白灰度彩色三种影输出
接口方式高速USB20 接口
驱动接口TWAIN Driver
支持系统WinXPWin2KVistaWin7
机附赠配件机提供USB20接口线ADF分纸垫片
机附赠软件Winmage Capture Tool
耗材零件送稿器分纸垫片进纸滚轮
选附件
工作环境温度：摄氏10°35°相湿度：10－85％
噪声干扰机：<45dB中：<50dB
电源规格输入：100－240V5060HZ 输出：24V1A
功率<20瓦
外观尺寸21365mm x 285mm x 5172 mm (HxWxD)
整机重量5 Kg
产品认证中国（CCC）RoHS
保修产品保修期年送修
表1
三）应存储选择
1参数型号
参数型号见表2：
设备类型
技术参数
服务器
国产品牌企业级2U机架式2颗Intel Xeon E52620CPU四核处理器32GB存（4*8GBDDR2）5*600G硬盘（35英寸SAS15000rpm）千兆太网控制器网卡4RAID5卡（数传输率 6GbsRAID 0151050JBOD模式接口Serial SATASAS）
磁盘阵列
双控制器8GB缓存机接口支持NASFCiSCSI接口标配4机接口（扩展8）4端磁盘连接接口*600G硬盘（35英寸SAS15000rpm）支持RAID0110 5 6更先进虚拟RAID技术配置热插拔冗余电源支持流操作系统AIXHP_UXSolarisWindowsLinux等相应台支持软件支持基阵列数快克隆技术支持快方式克隆技术
服务器操作系统
windows2008 server 企业版windows XP LinuxUnix
数库
Oracle 10G11G 企业版25户
表2
2硬盘容量选型
存储容量选择根未档案电子化加工量少定义基计算方法：
库存档案X份年新增档案Y份份档案Z页计算电子化扫描彩色jpg格式300dpi参数扫描图片900KB页
硬盘容量XxZx900KB页+n年xYxZx900KB页
磁盘阵列RAID流选型RAID5RAID10RAID5种存储性数安全存储成兼顾存储解决方案RAID磁盘空间利率高存储成相较低目前运较种解决方案RAID5磁盘利率（N1）NN阵列硬盘数量RAID10种高安全性高投入存储解决方案高性高安全性优势相应硬盘容量利率较低CPU率较高容量利率50外50作镜备份提供数恢复户根身实际需决定RAID选型里推荐高性价RIAD5作存储解决方案
综存储硬盘容量选择考虑库存档案未增量档案电子化选择RAID技术硬盘消耗
文档容仅供参考果您需解决具体问题建议您详细咨询相关领域专业士
连恒智科技发展限公司
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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企业电子档案理台建设方案
目录
建设背景 3
二 建设目标容 3
三 建设方案 4
（） 企业电子档案理系统建设方案 4
第节 系统理 4
第二节 档案收集 6
第三节 档案整理 8
第四节 档案理 10
第五节 档案利 10
第六节 档案阅 11
第七节 审批流理 12
（二） 企业档案数资源建设方案 12
第节 工作容 12
第二节 工作标准 13
（三）应存储体系建设方案 15
建设背景
什档案？档案项社会活动中直接形成种形式具保存价值原始记录着国家济飞速发展已然迎数时代越越重视信息越越重视档案越越重视档案保存利档案信息化发展
国早2000年全国档案工作会议已提出：力加强档案信息化建设年里发布全国档案信息化建设实施纲电子公文档理办法关加强档案信息资源开发利工作意见数字档案馆建设指南数字档案室建设指南等系列文件
2017年9月国家档案局正式发布企业数字档案馆（室）建设指南企业档案企业生产营理活动真实记录企业形资产证形资产组成素越越企业开始懂档案重性懂档案信息化价值纷纷加入建设企业数字化档案馆（室）队伍档案中
二 建设目标容
（）建设目标
通企业数字档案馆（室）建设实现企业档案工作提质增效创新发展全面提升档案理开发享服务力促进企业提高理水增强核心竞争力企业持续健康发展提供力支撑
（二）建设容
1建设企业电子档案理台系统
企业数字档案馆（室）档案理业务流程固化电子档案理系统中实现数字档案资源动化理档案收存通信息技术手段实现
2建设企业档案数资源库
通企业类信息系统中形成电子文件档纸质等传统载体档案进行数字化加工数字形式存储种档案信息应电子档案理系统中
3 建设应存储体系
企业电子档案理系统建设需网络环境扫描设备服务器存储应软件等基础设施实现系统建设中应存储建设缺少环
三 建设方案
（） 企业电子档案理系统建设方案
第节 系统理
） 系统登录
1户名密码登录
防止关员进入系统文件数访问系统户进行身份验证系统户密码验证果验明合法户接受进入系统相关业务访问果验证合格该户会拒系统门外系统针户密码实行加密
2角色界面划分
登陆显示门户根户角色显示
3登录痕迹
系统户次登录时间IP会记录
二） 户理
户信息支持友NC系统户信息步需提供接口规范
户档案终理利者效理户档案安全起关键作系统提供角色户理方式系统支持新建系统户信息户信息进行修改删等操作查询户信息包括户角色等
1角色
拥定数量权限包含户(实现权限继承)角色户继承角色权限户属角色中角色包括户权限级低户具体权限
2户
权限拥者体
系统提供默认角色：超级理员根需添加修改角色通角色户体系完成户分组分类赋予档案权限时提供更加灵活方便设置
三） 角色功理
档案具保密性权限理保证档案利保证相关密级档案受访问限制权限体系建立通超级理员身份赋予非档案户档案利权限
权限根户角色分配分四权限体系：
1功权限
功权限完成档案员档案业务权限设置例录入删统计等功权限
2档案权限
档案权限建立档案利户具体档案库著录项条目原文查权限条目原文权限包括读写目录读目录读原文读写原文禁读原文时定义具体著录项权限
受控文件户设置档案文件状态受控类文件参加权限体系户必须通阅审批机制进行浏览
开放文件户设置档案文件状态开放类文件参加权限体系户直接进行浏览
记录集原文集权限定义利受更加严格权限控制
3文件权限
文件权限赋予户档案文件操作权限
4网站权限
网站权限赋予户利台栏目访问权限
四） 部门理
提供限次层次部门设置设置部门排列序
五） 岗位理
定义岗位名称户设置相应岗位
六） 桌面
包含：
公告通知板块
代办事项板块
系统消息提醒板块
系统设置板块
七） 公告理
1添加公司公告指定行编辑公告容
2选择公告读者指定发送需发送
第二节 档案收集
） 档案目录
户根档案类型定义限层级树形目录结构实现档案集中存储
1档案库理体系
提供灵活档案库理体系户定义级档案室理体系定义级错层档案类理体系适应变档案理业务档案理制度更新
（1）级档案理方式
档案理分散档案室理集中控制合成级完全根实际情况定
（2）级层次档案类理
根需档案类进行定制形成级错层次档案类完全根实际情况实行维护档案库类理
2维护档案库理方式
（1）种模版供选择
系统初期需构筑档案著录项集报表等需花费量时间系统提供种模版供选择户选择行业相关模版直接利者根需调整利种模版基础做简单修改理方式缩短户时间缩难度
（2）著录项灵活定制
已模版户定制档案库根户惯档案库著录项程度著录项灵活定制进行增加修改删移位理户需常著录项意动醒目常位置方便户操作
（3）种数展现方式供选择
户处理档案数时候查调整数常系统提供种数展现方式表格式查方式卡片式查方式条目列表4种模式供户选择全部展现记录新记录展现方式分页展现方式样户档案条目进行快速定位处理
（4）灵活定义关联档案库
档案库档案库间关系重案卷关联案卷卷文件理档案起直接效理系统提供灵活定义关联档案库根需定义档案库间关联实现档案间关系灵活性
二） 目录权限控制
限制户级档案权限档案级包括：公开秘密机密绝密控制属档案权限包括：编辑编辑属属属部门
三） 档案数建立
录入档案员基常操作增加录入灵活性方便性提高档案理员工作效率提供灵活数录入方式：列表式行录入卡片式录入录入控制功
录入条目位置拉选择等影响档案工作效率系统提供定义录入框位置定义录入参常字段须录入需数字典选择定义值保期限等系统提供户保期限实体分类维护功
录入程中时候会造成条记录重复系统提供录入携带功方便户录入条目时候需录入重复值直接携带减少录入时间(条条功)
档案字段必录项目果忘记录入会造成数完整系统提供控制录入功关键录入项目设置必录样户会遗漏录入项目系统通格式化录入编码功保证户输入容规范化旦户没录入录入错系统会友提示户重新输入正确
更方便户录入系统录入项目做革新定义录入项目缺省值 定义数增长方式方便户增长数录入项定义约束著录保证录入数规范
档案条目列表系统提供EXCEL操作方式户意选择单元格复制剪切容单元格中选中单元格容存格式外部文件
性化分组定义提供户定义层次分组查方式
系统提供七种批量处理功：字符位置换字符容换插入字符合著录项批量添加记录换序列字符格式化
四） 档案电子化
扫描原始档案文件传系统中实现纸质档案电子化电子化档案文件直接传档案理系统应目录中
五） 电子文件档案收集
1支持电子文件传档案系统
2支持OANC系统wordpdf等格式文件数时流转入档案系统
六） 音视频文件档案收集
1建立视音频条目原文件收录系统重视频容进行关键词著录
2支持导入音频MP3MP4流格式文件
3支持导入视频MEPGRMVBAVI等流格式文件
4支持导入文件进行关键词设置
七） 档案收集进度监控
1档案担实时监控督导部门档案收集情况确保档案完整性
2支持达邮件提醒催促档案收集进度情况
第三节 档案整理
） 档案整理
1文件整理支持撤件调件插件系统批量整理
档案收集进入系统形成档案进行整理档档案整理分两种方式种传统立卷种文件整理方式
（1）档文件整理
已收集录入档案进行文件档选择档案档案目标库档案需档案里形成档文件档时根求定义档号规动生成档号支持预档处理流程流程户定义
（2）文件文件整理
已文件档方式档文件重新进行调整包括整理断号撤件调整件号
（3）传统立卷
传统立卷方式档案进行立卷根求动生案卷级文件级记录户定义档号生成规支持预档处理流程流程户定义
（4）传统立卷档案调整
已传统立卷方式档档案案卷档案文件进行整理包括案卷整理案卷撤卷案卷调整文件整理文件撤件文件调整文件移卷页数转页号
2支持单文件操作支持文件批量操作
二） 档案保
1针档案类型档案产生部门系统动生成保期限分类号
2支持档案类型设定
3支持档案保期限规设定档案类型保期限应关系
4支持分类号规设定档案类型分类号应关系
三） 档案统计
通种统计模式进行档案数统计图形进行展现印
图形化统计支持EXCEL表导出印
规定求制作印出种档案统计报表档案利情况统计
1档案分类统计
单位名称年度档案类目录统计出保存档案单位类目录年年度档案统计项目单位年度档案全宗号类号目录号案卷号年度累计类累计
2单位档案统计
单位名称档案类统计出保存档案单位全部档案统计项目单位档案类年增加年减少实数逐年累计数
3全档案统计
统计出计算存储全档案数档案保存单位类年度统计出年度档案数逐年累计档案数形成年度档案统计报表
第四节 档案理
） 档案利统计
档案利者档案利时间利次数利目进行利统计利利时间利次数利目等等
档案利情况统计
年度查阅档案保存单位统计出年度档案利情况统计统计项目：查档次数(查档单位数)查阅档案数利效果(利目工作调研等)数字统计项目档案查询阅登记动累计产生必单独录入信息
二） 档案库房理
图形化方式模拟展示实体库房密集架档案柜布局实体档案摆放情况支持仓库布局档案柜基础数维护
三） 档案关键词理
系统录入时动生成关键词够全面反映档案容支持关键词规设定
第五节 档案利
） 档案检索
（1）OCR识：
检索户常查询浏览档案必须求快速方便检索助提高户效率系统提供样方便检索方式方便户庞档案里快速检索需档案
（2）复合检索
档案条目项目类型检索起麻烦户根种条件查询档案条目复合检索样检索方式户选择录入项目设置条件查询检索项目固定意档案条目中提取检索条件样包括：等等包含包含左（右）包含空非空等高级检索条件样户准确档案中检索需档案
（3）跨库检索
档案库类文书档案科技档案等检索时候常需库里时检索跨库检索户方便档案库中快速检索提供方便户输入想条件选择库查询者直接检索系统动档案库里检索出户需档案
（4）目录检索
户利档案时候常需快速准确网找档案系统提供目录检索方式利档案快速找需档案户输入查找容关键字系统便会动档案库里找出相匹配档案样户查找档案缩范围检索档案准确系统支持关键字检索
二） 档案文件浏览
系统中集成office音频视频播放器等插件提供线浏览档案文件功
三） 档案授权
1电子档案浏览载印分离授权
2支持角色分配支持功权限分配
四）档案发布
档案信息发布支持信息发布支持消息分发
五）档案签批
签字审批提前档案理系统中申请支持配置审批流程支持邮件审批系统界面审批
第六节 档案阅
） 档案阅申请
系统中提出档案阅申请包括阅途阅档案类型（电子实体）阅时间否印载等求
理员记录次阅姓名阅文件关信息阅时间设置阅阅期限方面理已出文档进行理利催理检索期未文档利阅统计查阅已未文档情况工作员需样手工整理量阅卡计算机指定应日期便检索出日应文件信息阅情况通阅功提高工作员效率
实体阅登记表效果簿户定义报表时根阅目利次数进行统计户定义印统计表
二） 档案阅审批
根审批流节点进行档案阅审批审批阅需求进行修改包括阅时间印载等需求
三） 档案收回
电子档案阅期动收回实体档案阅期系统消息方式进行提醒
四） 实体档案出
实体档案出时通条码扫描方式进行
第七节 审批流理
） 定义审批流程
系统支持户根身需定义业务流流程数量节点户制定
二） 消息提醒
业务流进入节点系统动发送时消息节点响应办理
（二） 企业档案数资源建设方案
第节 工作容
1完成纸质档案整理档
2纸质档案转化成电子档案电脑中方便理检索查阅印利
3数备份
4工作完成出套适合公司档案理办法规定
第二节 工作标准
）纸质档案整理方案
国家档案法国家档案局整理10号令企业文件材料档范围档案保期限规定档文件整理规（DAT 222015）等相关规定方便档案提供利部门属单位行政收发文业务档案规范组合调整
1 原文件请示批复分开保现规范事件请示批复合件整理
2 原文件未分年代部门保期限保现规范文件年代部门保期限进行整理
3 原文件未加盖档章未袪钉现规范文件进行袪钉件文件锈钢钉固定加盖档章填写相关容
4 原文件未进行编码现规范件文件然序黑色碳素笔进行编码
5 原文件未装入正规档案盒利档案保护提供利现规范整理档案装入档案专档案盒中填写档案盒信息（全宗号年度保期限类目名称件号盒号等）
二）电子档案转化方案
电子档案转化需完成检索信息录入原文件扫描处理
1档案录入
档案数字化加工项目中数录入档案著录规中著录项求利系统中数录入功参档案实体盒单位逐盒逐件进行档案目录信息录入
（1）著录时应尊重原文便添加修改字符
（2）数字段中著录容时意增加空格
（3）标点符号统半角空心符号
2档案扫描
扫描时扫描页页码序档案资料进行扫描保证档案影文件扫描质量采彩色扫描分辨率采≧200dqi格式采JPEG
（1） 根档案幅面纸张状况选择相应扫描仪具体扫描操作员整理档案资料纸档案扫描处理工艺：
普通纸张：采高速扫描仪进行连续高速扫描
破损纸张：破损严重极整采板扫描仪完成
字迹较浅（铅笔字）：彩色扫描应调节扫描亮度度
（2） 扫描图必须完整偏斜出现扫描图片缺少页码字迹清晰等清晰度原件致漏扫扫
（3） 扫描完成份材料统保存图片格式JPEG
（4） 图文字清晰便清楚阅读
（5） 图正文区影响懂度杂质非正文区应留文字版面外暗影干扰信息应遵循影响懂度前提展现原貌
（6） 图尺寸应实际尺寸准
（7） 扫描程中出现偏斜图进行整体纠正数字图整体偏斜度超05度出现图部分倾斜扭曲影响阅读现象原始材料存部分倾斜页面中标题纠正准
（8） 处理图容必须完整纸质档案致图居中整洁美观
（9） 成品图页数必须材料页数致
（10） 材料必须分类编码原序摆放反方倒放
（11） 图片裁剪重保证原尺寸例
（12） 扫描时候材料必须摆放整齐折边扫描压边扫描
（13） 图片清时候适调节亮度度
（14） 图象文件命名：第层文件夹档号命名全宗号年度保期限类目名称第二层文件夹件号命名件号文件夹存储件扫描图片扫描图片然序命名
三）数备份方案
1通验收成品数进行备份保证数安全备份载体选择刻录光盘式两套进行备份
2备份数容扫描原件挂接成品
3数备份相应备份介质做标签便查找理
四）档案理规定办法
工作中根实际工作需档案安全规范角度电子档案完成公司制作档案理办法：档案收集档阅数存储等
（三）应存储体系建设方案
系统硬件设施选型首先考虑户实际应环境应需求次考虑作台硬件产品功性第三考虑国际国发展流行趋势第四考虑采取策略技术手段考虑项目投资概算专业技术员技术支持水应遵循原进行系统硬件选型：
1网络环境构建保证系统数安全数传输畅通
2扫描设备选择考虑功技术参数先进操作简单高效
3服务器选择考虑系统数安全运行高速稳定
4存储设备选择考虑备份策略完整未数增量扩容
5考虑现投资保护充分考虑设计原基础需着重考虑已设备投资
6品牌方面考虑现流品牌性未国产品牌换性保证系统数移植性推荐国产品牌
）网络环境选择
系统应建立独立安全畅通网络整套系统统网络机房安全防护中心机房应部署防火墙防病毒网关入侵检测设备等网络安全设备网络访问应配备相应安全防护系统保证系统数安全
二）影扫描设备
影扫描设备支撑系统进行电子档案采集硬件设备应满足求：
Ø 工作状态单页采集时间超10s
Ø 连续扫描速度应低分钟15页
Ø 分辨率低200dpi
Ø 支持SCSIUSBIEEE 1394等接口
Ø 支持JPEG图片输出格式
参数型号见表1：
设备类型
技术参数
高拍仪
扫描设备
产品型号M1360
扫描类型双台扫描：ADF动送稿扫描 + 板扫描
扫描技术双面彩色光敏传感器（CIS）
光学分辨率600 DPI
光源LED
扫描模式黑白灰阶彩色三种扫描输出
扫描区域ADF：216 x 356mm（A4加长）
ADF：50 x 635 mm
板：216×297mm（A4）
扫描速度30ppm60ipm (A4黑白模式300dpi)
30ppm60ipm (A4灰度模式300dpi)
30ppm60ipm (A4彩色模式300dpi)
板：A4幅面200dpi黑白灰度彩色5秒
日扫描量建议2000张
ADF容量 50张（80克标准印纸）
输出文件格式支持jpg页tiff页pdf格式
重张检测超声波重张检测长度重张检测
影特性TWAIN驱动带智化处理完美页面扫描功动纠偏动裁剪时扫描稿件黑白灰度彩色三种影输出
接口方式高速USB20 接口
驱动接口TWAIN Driver
支持系统WinXPWin2KVistaWin7
机附赠配件机提供USB20接口线ADF分纸垫片
机附赠软件Winmage Capture Tool
耗材零件送稿器分纸垫片进纸滚轮
选附件
工作环境温度：摄氏10°35°相湿度：10－85％
噪声干扰机：<45dB中：<50dB
电源规格输入：100－240V5060HZ 输出：24V1A
功率<20瓦
外观尺寸21365mm x 285mm x 5172 mm (HxWxD)
整机重量5 Kg
产品认证中国（CCC）RoHS
保修产品保修期年送修
表1
三）应存储选择
1参数型号
参数型号见表2：
设备类型
技术参数
服务器
国产品牌企业级2U机架式2颗Intel Xeon E52620CPU四核处理器32GB存（4*8GBDDR2）5*600G硬盘（35英寸SAS15000rpm）千兆太网控制器网卡4RAID5卡（数传输率 6GbsRAID 0151050JBOD模式接口Serial SATASAS）
磁盘阵列
双控制器8GB缓存机接口支持NASFCiSCSI接口标配4机接口（扩展8）4端磁盘连接接口*600G硬盘（35英寸SAS15000rpm）支持RAID0110 5 6更先进虚拟RAID技术配置热插拔冗余电源支持流操作系统AIXHP_UXSolarisWindowsLinux等相应台支持软件支持基阵列数快克隆技术支持快方式克隆技术
服务器操作系统
windows2008 server 企业版windows XP LinuxUnix
数库
Oracle 10G11G 企业版25户
表2
2硬盘容量选型
存储容量选择根未档案电子化加工量少定义基计算方法：
库存档案X份年新增档案Y份份档案Z页计算电子化扫描彩色jpg格式300dpi参数扫描图片900KB页
硬盘容量XxZx900KB页+n年xYxZx900KB页
磁盘阵列RAID流选型RAID5RAID10RAID5种存储性数安全存储成兼顾存储解决方案RAID磁盘空间利率高存储成相较低目前运较种解决方案RAID5磁盘利率（N1）NN阵列硬盘数量RAID10种高安全性高投入存储解决方案高性高安全性优势相应硬盘容量利率较低CPU率较高容量利率50外50作镜备份提供数恢复户根身实际需决定RAID选型里推荐高性价RIAD5作存储解决方案
综存储硬盘容量选择考虑库存档案未增量档案电子化选择RAID技术硬盘消耗
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