- 1. 基层主管的基本技能和要求讲师:宁文革
时间:2002/8/Ahttp://www.kcf.com.cn立木取信 言行一致
- 2. 主要内容前言
工作前先装备好你的思考能力
了解你的职务
完成你的指派工作
如何进行你的工作
基层主管的四大职责
基层主管的基础守则
有效的报告方法
结语-知己、知彼、整合
- 3. 一 前言
- 4. 二 工作前先装备好你的思考能力以科学方式进行工作
明确你的工作目标
收集事实资料
依事实做判断
计划
执行
检讨
秉持强烈的「目的意识」及「问题意识」
任何小事都不要疏忽了创意
- 5. 三 了解你的职务对自己的职务充分了解
责任
权限
义务
了解你工作的前手与后手
- 6. 四 完成你的指派工作-1命令接受方法
主管呼叫你的名字时
用有朝气的声音立刻回答
不要闷声不响地走向主管
不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答
带着你的记事本,以便随时记下主管的指示
- 7. 四 完成你的指派工作-2命令接受方法
记下主管交办事项的重点
MEMO具有核对功能
日后工作进行中,可根据Memo记录主管所提示的注意事项、协调事项,检查你工作状况
可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生
- 8. 四 完成你的指派工作-3命令接受方法
理解命令的内容
不清楚的地方,询问清楚为止
尽量以具体化的方式,向主管确认命令内容
要让主管把话讲完,再提出意见或疑问
- 9. 6WWhat-指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态
When-指什么时候要完成,工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作
Where-泛指各项活动发生的场所
Who-指完成命令要接触或关连到的对象,如担当者、责任者、参与者
Why-指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做
Which-指各种选择可能及优先顺位,Which能让我们思考保持更多弹性,同时也让我们知道什么事情可以选择,也提醒我们必须决定我们的选择
- 10. 3HHow-指方法、手段、如何做
How many-指需要多大、多少,以计量方式,让事情更具体化
How much-指预算、费用
- 11. 五 如何进行你的工作了解二个类型的工作目标
应达成状态的工作目标
应达成状态的目标,是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标,企业内的各个员工必须完成的目标。
- 12. 五 如何进行你的工作解决问题的工作目标
解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生,使我们的目标与现状产生差距、或和我们的预想与期望不一样,因此必须采取一些解决问题的手段去克服问题,使问题消失不再发生。
- 13. 评估问题性质的两个步骤问题的优先顺位
紧急性-不管问题的大小,必须立刻解决
重要性-一些重要的问题,未必是很紧急的
妥当性-指解决问题的目标本身是否妥当
区分问题的类别
发生型问题-指现状与目标或标准已发生差距
谋求改善型问题-是指现有的目标或标准往上提升
潜在型问题-是我们预测未来环境的更动,可能会带给我们那些问题
面对目标的态度
- 14. 以PDCA完成达成目标的手顺PDCAAPCDAPCDAPCD改善后的水准水准提升水准提升目前的水准
- 15. 程序化在做计划时,若能把握住工作的顺序、步骤,相信你对你的工作能做出有效率的计划,这种依工作的顺序、步骤做成的计划,谓之「程序化」
- 16. 程序化计划的五个步骤Why-明确了解工作进行的目的及理由,为什么要做?
What-确定要做哪些事项?
Who-谁来做?明确责任者及协助者
When-什么时候完成?
How to-明确如何进行及进行的顺序步骤?
- 17. 以问题解决程序找出问题的真正原因
找出解决问题的重点对策
订出问题解决的行动计划
- 18. 问题解决的九个步骤1. 明确的目标、标准
知道自己想要达成的目的或状态,你才能发现有什么问题
2. 发现问题点
积极地秉持你的问题意识及改善意识
掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点
特别问题的种类:如与目标、标准规格的差异,策略执行不能达到预期的效果,外在环境变化所引起的
- 19. 问题解决的九个步骤3. 要因分析
辨别问题的现象与产生现象的原因
针对问题点,找出真正的原因
整理归纳各项原因
找出几项最重要的原因
- 20. 问题解决的九个步骤4. 确定要解决的问题
根据要因分析,发现要解决的课题很多,如无法同时解决,就要选出几项重要的课题解决
有些要因来自客观的环境,不是凭自己主观的力量就能消除要因,例如:汇率、利率、关税的变动。
- 21. 问题解决的九个步骤5. 拟定对策
思考出针对要因的解决问题点的对策
针对客观环境产生的要因,找出减低影响或规避的方法
提出多项对策,以便选择最适合的因应之道
- 22. 问题解决的九个步骤6. 做出行动计划
明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序
7. 执行行动计划
注意执行时,是否确实依据行动计划的内容进行
随时了解实施的状况
- 23. 问题解决的九个步骤8. 效果确认
调查执行的结果,是否能有效地将问题解决
若问题仍无法解决,要调查执行行动计划是否有偏差
9. 标准化
订定标准化作业的方式,要能简单、浅显易懂,每个人都能够实施
宣导标准化作业方式,让每个人都能遵守
- 24. 六 基层主管的四大职责执行任务
品质管理
交期管理
成本管理
生产管理
安全管理
士气管理
- 25. 六 基层主管的四大职责改善问题
做好人际
培育部属
- 26. 七 基层主管的基础守则比上司期待的工作成果做得好
一定在指定的期限完成工作
工作时间集中精神,专心工作
- 27. 七 基层主管的基础守则懂得提升工作效能与效率的方法
依工作的重要性,决定完成工作的优先顺序
依工作的重要性,决定投入工作的时间
同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行
不断思考是否更有效率的工作方法
请教有经验的老前辈
备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息,当做工作的参考
随时订出完成工作的期限
准备好必要的工具、材料、器材
避免用过大的手段,达成较小的目的造成浪费
避免用过小的手段,达成较大的目的螳臂挡车
- 28. 七 基层主管的基础守则要有防止错误的警觉心
使用一些未经确认的资讯
工作上的专业知识或技巧不充分
疲倦、不能集中心力
情绪低潮、不稳定
连络错误、协调不足
把一知半解当做全部知道
不注意、草率、马虎
成见、专断
无责任感、推脱责任
不遵守作业规定
- 29. 七 基层主管的基础守则做好整理、整顿、清洁
秉持工作的改善意识
简单化
代替化
统合化
分散化
废止化
- 30. 七 基层主管的基础守则养成节省费用的习惯
合理的使用电话
有效率的使用办公用具及事务机器
节省电费、水费
不要不当加班
做好避免不良品的措施
做好机械、维护,并正常操作机器
做好预算、控制预算
要有成本意识
爱惜公司的资产
- 31. 八 有效的报告方法报告的对象
报告的时机
做好计划时
中间报告
紧急报告
工作完成时
- 32. 八 有效的报告方法报告的原则
口头报告原则
先说结论-a.结论 b.经过 c.理由
简洁、正确
事实与主观的感想、臆测需区别
不要遗漏重点
成功、失败都要明言
- 33. 八 有效的报告方法报告的原则
书面报告的原则
遣词用语要简单易懂
标题清楚
尽量用图表、数字说明
报告顺序要合逻辑
利用添附资料说明
- 34. 九 结语-知己、知彼、整合信赖你的部属
相信自己有无限的潜能
显露你的企图心
支持上司或组织所订目标
订定目标,应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量
因人而有不同的激励方式
容许无心、隐恶扬善
- 35. 十 附件科学的步骤进行工作
彻底完成职务的CHECK POINTS
接受命令的CHECK POINTS
工作进行的CHECK POINTS
工作程序化计划表
问题解决九步骤
防止不良现象的查核要点一览表
生产作业现场巡查表
向主管报告的CHECK POINTS