- 1. 公 文 写 作 培 训
- 2. 第一部分 公文介绍
- 3. 一、公文的含义和特点公文是国家机关、社会团体、企事业单位,用于行政管理,具有法定效力和规范体式的文体。简称“文件”。
公文具有:政策性、权威性、规范性三大特点
二、公文的种类命令、决定、公告、通告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议记要
- 4. 三、公文的作用指导工作,传达意图
联系工作,交流情况
请示工作,答复问题
总结工作,推广经验
记载工作,积累史料
- 5. 根据发文对象可分为以上三类上行文——下级单位向上级单位呈送的公文
如:请示、报告、意见等
平行文——平级单位或不相隶属单位之间的相互往来的公文
如:通知、议案、函等
下行文——上级单位向下级单位的发送的公文
如:命令、决定、决议、指示、公告、通告、通知、
通报、批复、意见等
泛行文——面向社会,没有特定的主送机关和行文方向的公文
如:公告、公报等
- 6. 第二部分 常用公文写作要领
- 7. 请 示添加标题报 告通 知涵总结
- 8. 一、请示的写法
请示:适用于向上级请求指示、批准(上行文)。
请示的特点
呈请性
求复性
超前性
单一性
- 9. 请示的标准结构
一般包括标题、主送机关、正文、落款和日期几部分
1、标题:(关于***的请示)
①发文机关 + 事由 + 文种
《公安部民航部关于简化购买国内飞机票手续问题的请示》
② 事由 + 文种
《关于建立中国工程院有关问题的请示》
- 10. 2、主送机关:
只有一个,即直接上级机关
3、正文:
一般由请示缘由、请示事项、结语三部分组成
① 请示缘由
说明请示的原因,突出请示的必要性和迫切性
② 请示事项
是请求上级机关批准或指示的具体事项
③ 结语
提出批复请求
常用表达方式 “以上请示,请批复(审批)”
“以上请示如无不妥,请批准”
或“妥否,请批复”
- 11. 请示应注意的事项
1、一事一请示 贻误工作“理由”部分简明扼要
2、一般不能越级请示
3、主要内容在正文中表述 要有倾向性意见,且具可操作性
4、不能同时上报下发
5、不要事后请示。必须事前行文
6、理由充分 要求合理 语言简明 语气得体
- 12. 案例:
关于购置办公用品的请示
尊敬的××领导:
为进一步加强各企业之间的沟通和配合,提高工作效率,…………急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品,总预算约21万元……。 妥否,请批示。 附:各种办公设备明细表
**部
二〇一七年八月十日
- 13. 二、报告的写法
报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复
上级机关的询问
特点:
1、内容的汇报性
2、语言的陈述性
3、行文的单向性,下级机关向上级机关单向文
4、成文的事后性,“事前请示、事后报告”
5、双向的沟通性
- 14. 类型
汇报工作报告:汇报例行工作,成绩经验,问题教训,
今后打算,上级交办的事项完成情况等;
反映情况报告:报告特殊、重大、突发事件等;
答复询问报告:被动行文,答复上级机关询问事项。
- 15. 结构
标题+主送机关+正文+落款+成文日期
1、标题:
① 发文机关 + 事由 + 文种
《水利部关于加强防洪工作的报告》
② 事由 + 文种
《关于加强素质教育的报告》
★ 报告一般不已文种“报告”单独做标题
2、主送机关: 只有一个直接上级机关
- 16. 2、正文:
报告缘由:写明报告的目的、根据、意义或原因。
报告事项: 说明具体情况、总结成功经验、指出存在问题、
提出解决办法、改进措施及今后的工作设想
①汇报工作报告:例行工作,成绩经验,问题教训,上级交
办的事项的完成情况,进度等;
②反映情况报告:事件的原因、经过、结果、性质和建议等;
③答复询问报告:答题式的回复,问什么答什么。
- 17. 3、结尾:
请审核
请查收
已上报告如无不当请批转有关单位执行
特此报告
★ 不宜写 已上报告,请指示
4、落款:
发文机关名称、成文日期、印章
- 18. 报告应注意的事项
主题要新颖
报告不能夹带请示事项
陈述事实时要尽量做到叙述简明扼要
观点的表达要精炼清晰
语言要简洁朴实
报告的格式比较简单
- 19. 三、通知的写法
通知:适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行事项,批转、转发公文。
通知是发文数量最多、使用频率最高的一个文种
通知的特点
多样性
发布性
指示性
转文性
- 20. 类型:
事务性通知 开会通知、放假通知、缴费通知
批转性通知
转发性通知
指示性通知
任免性通知
发布性通知
- 21. 通知的写作 一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成
1.标题:
① 发文机关 + 事由 + 文种
《国务院办公厅关于严禁用公费变相出国旅游的通知》
② 事由 + 文种
《关于印发<规范国有土地租赁若干意见>的通知》(国
土资发[1999]222号);
③仅写“通知” 两字。
2.主送机关:发文对象比较广,因此主送机关较多
- 22. 3.正文:
通知缘由
通知事项
执行要求
4.落款:
发文行政机关印章和成文日期。
- 23. 开头要先写制发本通知的因由、根据或者目的和意义,然 后用过渡词语转入主体部分。
主体要写明要求受文者应遵守什么或贯彻什么。
结尾一般多注明贯彻落实本通知的时间要求、希望等,用语因通知内容而异,如:“请参照执行”、“希遵照办理”等。
- 24. ******关于举办****活动的通知 (召开) (会议)
各********:
为了……,根据……,拟将举办(组织)一次*****活动(会议),现将有关事项通知如下:
一、……
二、……
三、……
特此通知。
********(章)
****年**月**日
- 25. 四、函的写法
函:适用于与平级部门或外单位进行协商、联络(平行文)。
适用范围及分类:
1、适用于不相隶属单位之间商洽工作(商洽函)
2、适用于同单位各部门之间工作联系(联系函)
3、询问或答复问题 (问答函)
- 26. 函的格式
1、标题:事由+文种
“**公司关于调用办公物资的联系函”
2、函件编号(部门+年份+数字 如:hr2012001)
3、正文:开头+主体+结尾
函的要求
1、对于同级单位,大胆用函。
2、根据不同的收文单位和要办的事情,采用不同的语气和结尾方式。
3、商洽函和问答函必须有回复函,并在其中注明原函编号(如:贵公司hr2012001 号函已收悉,现答复如下)。
- 27. 案例:
贵州国台酒业公司关于对新员工开展技能培训的商洽函
编号:DC2012001
西南交通大学:
我公司近期招聘了20名新员工,为了使其能够尽快胜任工作,将在近期对新员工进行物流专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验,特此邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下:
一、培训内容:现代物流管理基础、运输管理实务、仓储配送管理、物流成本管理。
二、培训时间:定于2017年12月10日—12日,训期3天。
三、培训地点:贵州国台酒业有限公司四楼大会议室。
联系人:国台酒业公司人力资源部
联系电话:0851-22***** 150********(经理)
特此函询,盼尽速回音。
二〇一七年十二月一日
- 28. 西南交通大学关于《贵州国台酒业公司关于对新员工开展
技能培训的商洽函》的复函
编号:XJ2012001
贵州国台酒业有限公司:
贵公司DC2012001号函已收悉,经我院商讨研究,现答复如下:
我院校接受贵公司的邀请,并已做好相关准备,培训导师定于2017年12月9日到达贵公司,望予以接待。
联系方式:王老师(博士,研究生导师)139**********
附:培训方案及课时安排
二〇一七年十二月三日
- 29. 五、总结的写法定义:总结是在实施计划或完成任务后,对已做工作进行概括及
评估的文书。
按内容分,有学习总结、工作总结、思想总结等
按时间分,有年度总结、季度总结、月份总结等
特点:1)回顾性: 回顾已经
2)经验性;
作用:下情上达和提高自身、积累经验。
分类:根据行文目的的不同,分两大类: 1)综合性总结:关系全局的总结;
2)专题性总结:就一个方面、一项工作,甚至一个问题进行
总结。
文种:属于“陈述性公文”
- 30. 单击此处添加标题标题:“事由+文种”即:“关于xxxx的总结”
抬头: 上级单位名称、
正文: 计划(工作)完成情况和经验总结,
存在问题及改进措施、建议。
结束语:“特此报告”
落款:行文单位名称、日期;
- 31. 1)回顾要实事求是,数据说话。
2)经验教训要着眼未来,有指导作用。
3)纲目要清晰,文风要平实。标题:常见有单行标题和双行标题两类。正文:两种写法A.“分层展开式”:是一种纵式结构,其内容和排列顺序通常是这样的:总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。
B.“纲目带动式”:是一种横式结构,采用夹叙夹议的写法,以议论为纲目,带动具体材料的陈述,内容的几个层次之间是并列关系。 写好总结三要诀
- 32. 第三部分 常用公文写作要领
- 33. 一、确立为别人而写的原则
拟文的直接目标是“四好”:
好读、好懂、好记、好执行
让你自己明白很重要,但让读者明白更重要
公文“四宜”:宜短、宜实、宜准、宜平
- 34. 二、掌握公文写作的“三步曲”
第一步:开头。交代发文的背景、依据、目的,为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。
第二步:主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。
第三步:结尾。宜寥寥几笔、谨慎用字。
- 35. 三、层次分明、不重复
段落之间分界清晰,一个段落重点阐述一个方面,提行后阐述另一个方面,但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证,也就是文章的中心思想。
不重复原则:
每个问题只在文章中讲述一次,且讲透,不在其它地方再讲
- 36. 四、注意逻辑、顺序
表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯
采用直叙法,不要用倒叙法和插叙法
注意相互依存关系
- 37. 五、不犯语法错误
主语、谓语、宾语齐全
正确运用标点符号
不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来
- 38. 六、紧凑连贯
能用一句话表达清楚的,绝不用两句话
尽量用一个主语把后面的语言串起来
语句、段落之间要有连贯性
- 39. 七、力求简洁
一份公文只解决一个问题
“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”
在报告和请示中,不要向上级大讲方针政策
尽量用简短的句子
- 40. 八、准确明了
标题要高度概括全文主旨
内容复杂、篇幅较长的公文,正文要分段描述
直接表述事由或要求,不要转弯抹角
观点明确,不要用模棱两可、易生歧义的词句
- 41. 九、公文格式具体要求
页面设置
页边距:上:2.0cm 下:2.0cm 左:2.7cm 右:2.7cm
无页眉无页脚
页码:普通阿拉伯数字、页面底端右侧
正文格式
标题字体:宋体二号字加粗
正文字体:仿宋_GB2312三号字
段落格式:单倍行距,提行空两格
- 42. 序号的运用
第一层 一、 二、 三 、
第二层 (一)(二)(三)
第三层 1、 2、 3、
第四层 (1) (2) (3)
第五层 ① ② ③
数字的用法
公文标题、引用文件名中有日期的,必须用大写数字(如:二〇一二年年度总结报告);公文最后的落款日期必须用大写数字(如:二〇一二年七月十四日);正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字。
- 43. 十、充分利用一切工具
1、利用模版
2、利用积累
3、请教他人
- 44. 谢谢大家