- 1. 财务部
- 2. 费用报销流程
- 3. 报销部门:绿然源/泽宁等(XX部)
日期:20xx年0x月0x日
报销项目:0x月0x日采购xxx
摘要:20XX年0X月0X日-0X月0X日采购费用等签字流程:报销人签字→部门负责人签字→复核签字(罗际承)→会计主管签字(冯艳旭)→副总签字(李总)→总经理签字(吴总)→出纳签字(郭窈君)
注:涉及出入库的,报销人还应请库管人员在入库单上签字备注:部门负责人签字/其他备注事项领导审批:总经理签字/副总签字
- 4. 费用报销注意事项: 一、报销项目写概括,如办公费、采购费、车辆费等,摘要要写明详细,如2020年1月3日采购办公桌椅181元、2020年3月24日车辆加油费2000元等;二、费用报销需自己走相应流程,最后交到出纳处;三、大小写金额书写规范,员工涉及借款的部分,应在原借款处写明借款金额,应退(补)款金额;四、费用报销后的原始凭证,应有签字或盖章,如收据、发票等。
- 5. 借/付款单填写要求
- 6. 日期:20XX年0X月0X日
出借单位或姓名:XX
借款事由:20XX年0X月0X日XX费用备用金
借款金额:大小写填写规范一致
借款单位或姓名:银行卡收款人名称
签字流程:借款人(XX)→会计(罗际承)→审核(冯艳旭)→副总签字(李总)→总经理签字(吴总)→出纳(郭窈君
- 7. 日期:20XX年0X月0X日
收款单位或姓名:系统中供应商名称(姓名),如建国粮油(余建国)
付款事由:20XX年0X月0X日-0X月0X日货款
付款金额:大小写填写规范一致
付款单位或姓名/开户行/账号:①首选四川农信银行卡、其次四大行银行卡、其它银行必须明确开户地址和开户行支行②收款单位或姓名须和银行卡收款人一致
签字流程:申请人(XX)→会计(罗际承)→审核(冯艳旭)→副总签字(李总)→总经理签字(吴总)→出纳(郭窈君)
注:供应商付款必须先将销售清单交由库管,请库管打印入库单,并签字后再交给会计(罗际承)进行对账结算
- 8. 付款单注意事项:
一、付款单所需附件:原始销售单据(供应商提供)、入库单(库管打印并签字)、采购结算单(会计罗际承核对打印)、增值税发票(要求供应商尽量提供增值税专用发票);
二、付款单责任划分:申请人或代申请人填写付款单的采购人员(对所有原始票据的真实性、准确性和支付对象负责)、库管(对入库总金额的真实性、准确性负责)、会计(对支付金额的真实性、准确性负责)、财务主管(对支付对象、票据真实性、金额准确性、支付合理性负责);
三、除采购蔬菜须用遂宁市泽宁农业开发有限公司付款单,采购其他干杂、肉类等须用四川绿然源物流有限公司付款单;四、预付款仍用付款单填写,所需附件:申购单、采购合同。
- 9. 发货单归集
- 10. 发货单归集流程:
客服下单→划价人员核价→系统中生成采购订单→库管打印发货单→根据发货单分拣→配送人员根据发货单核对发货商品数量→客户验收商品后签单→配送人员将发货单交于库管人员→库管人员根据发货单上实际验收商品数量金额修改系统订单下账→库管人员将发货单分单位整理后交由会计(贺银)处
发货单归集注意事项:
一、核价人员在系统中将发货单价格修改无误,并备注已定价;
二、库房打印发货单尽量保持大小一致;
三、配送人员在客户验收时更改的数量、单价需第一时间将情况及时反馈给库管,库管则须及时更改系统数据,需重新打印发货单的应及时打印并交由配送人员给客户补签;
四、库管须在发货单收回后两天内必须下账;
五、发货单必须保证有且至少有两联(首选白联),特殊单位除外,客户有入库单的应及时拿回交于库房,发货单应保持完整性;
六、交于相关配送人员的增值税发票及相关票据,需及时交于客户并拍照反馈。
- 11. 其它事项
- 12.
一、采购人员报销采购费用或供应商款项时,①应分时段报销,如报销5月13日-5月24日采购费用,应将该时段所有采购订单费用拿来报销,不能选取该时段某几个订单进行报销;②分供应商报销,如一张报销单应只报采购员名下或者某供应商名下的采购订单费用;
二、供应商下单人员应合理分供应商、客户下单,如采购员已付款的采购订单,应录入到采购员名下,采购员未付款的采购订单,则应分别录入供应商名下;
三、采购员报销采购费用,必须使用原始票据(采购单据白联),复印的原始票据一概不认;
四、采购人员应每月上报财务部采购预算;
五、库房人员应每天对库房蔬菜进行盘点,每周对干杂粮油类进行盘点、月末对所有库存商品进行盘点,并将盘点数据整理汇总成电子档后发给会计罗际承,会计人员对盘点情况进行抽盘复核;
六、配送中心所有人员对自己负责辖区内的固定资产进行汇总(固定资产名称、型号、数量),办公室梁巧与财务部人员汇总相关数据,核实无误后,对固定资产进行编号,落实固定资产的使用人/使用部门,建立固定资产卡片张,并每半年对固定资产进行盘点;
七、配送人员每周五圈出油卡备用金,报油卡余额。
- 13. 谢谢