会议承办代理合（范例）
甲方：
乙方：
友协商甲乙双方乙方承办代理甲方_________会议事宜达成协议双方遵守执行
甲方办_________会议全部交乙方承办会议点_______________________
会议时间____年____月____日____年____月____日会场_______________________
二乙方提供会议服务：
1礼仪接
2会议交通
3会场布置
4会议餐饮安排
5会议秩序维持
6会议秘书服务
7会议代表住宿安排
8会务考察安排夜间娱乐支持
9返程票务服务站场接送
10财务协助
■项服务分叙：
1礼仪接
乙方提供____名礼仪姐汽车站火车站机场分安排____名礼仪设立标识(甲方提供企业行业标识乙方制作)引导甲方员报道安排商务车辆前榻酒店榻酒店堂设立专接台(乙方负责设立)乙方提供名工作员协助甲方会务组员进行代表签房间安排发放会议指南(甲乙双方拟定)告知代表会议注意事项编制会议名录礼仪工作时间____月____日____时____月____日____时榻酒店接员工作时间____月____日____时____月____日____时乙方提供条接热线电话热线电话开通□国长途□国际长途费酒店商务电话收费记入甲方会议支出――非甲方工作员许乙方员热线电话
2会议名录制作求：
开____________色印刷文纸张________纸封面________制作____份单价________交货时间____月____日前
会议名录资料求____月____日前________格式传________________网站
3会议发言材料制作：
开____________色印刷文纸张________纸封面________制作____份单价________交货时间____月____日前
■会议交通
1站场接送
根实际需乙方必须___月___日___时___月___日___时安排辆座空调巴士7座面包车___辆5座轿车___辆_________机场(汽车站火车站)先集合统运输方式安排会代表前榻酒店双方意费运输趟次结算结算标准见表果甲方原预订车辆空驶甲方巴_____元面包车_____元轿车_____元结算交通工具运行命令甲方发出行驶单签字
送站场费述约定双方应___月___日前确认需送站场名单甲方应该协议签署前告知乙方部分费分摊方法(会务组支付者支付)甲方确认：
列员会务组承担送站场费外均承担
者：甲方确认会员送站场费会务组承担者全部会员送站场费均承担
甲方确认：需会议期间提前送离员具体时间___月___日___时车标准___座______车
2会务交通
乙方必须___月___日___时___月___日___时安排___辆___座空调巴士7座面包车___
辆5座轿车___辆_________酒店接送会务员会场甲方(者乙方)负责通知集合需坐商务车员车行程(返单程选择)
___月___日___时___月___日___时安排___辆___座空调巴士7座面包车___辆5座轿车___辆_________酒店接送会务员晚会宴会现场(点：_____________________________________)车行程(返单程选择)
乙方___月___日___时___月___日___时提供______吨货车______辆负责运输会议材料行程____________包括装卸费合计______元
■会场布置
乙方应__月__日前预订______________________会场__月__日__点前甲方求完成布置：
1席台求鲜花____盆____色毯绒布持台席台设____席位背景____________材料投影帘求(____×____)投影仪求____流明配备激光指示笔(者伸缩式教鞭)线线麦克风____席台配置茶水杯(者瓶装矿泉水)侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时饮水机)席台配备电工名会务服务姐名双方确认：投影仪(甲方带乙方提供甲方租赁第三方提供)甲方带时乙方仅义务提供技术支持负责保证仪器正常工作双方确认投影仪租赁价格____元天茶水提供服务员支持包含会场租赁成中
2会场布置乙方必须__月__日__点前完成会场布置――u型课堂式围桌型剧院式等供
选择安排席位少____中前排布置需__________排间距____厘米会场安排固定摄影点____需提供饮水机____台提供型会晤室____会晤室摆设桌椅少____套会场悬挂横幅____条容____________________________________会场外提供资料样品展示台____双方确认：展示台全新制作租赁规格____×____×____单价____元饮水机乙方免费提供饮水甲方提供(乙方代办)
3氛围支持乙方应__月__日__点前完成____气球条幅悬挂条幅容(__________________)规格____米×____米拱形气模____规格______×______会场外摆放花篮____时__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(容甲方提供)
会场布置氛围支持费总计：____________元
4声翻译系统乙方必须__月__日__前调试声翻译系统提供____声道翻译(语种__________)__月__日__前甲方应发言致领域特点告诉口译员告诉口译员发言者国致语言惯乙方提供口译员必须__月__日__前熟悉需翻译专业领域作声翻译时错误率超2％甲方发言者语速超____节字分钟
声翻译支持费总计：____________元
■餐饮安排
双方确认会议期间会员餐点____________酒店____________餐厅____________餐厅中中餐餐数少___次西餐餐数少___次穆斯林餐少___次早餐餐标___元正餐(中餐晚餐)餐标___元宴会餐餐标___
元早餐正餐宴会餐(包括西餐穆斯林餐)食物见附件(菜谱)会议提供餐饮含酒水(者含酒水)时间___月___日___餐___月___日___餐止中___月___日___餐宴会餐会议员_________证件(者餐卡)餐早餐形式助餐(者团餐)正餐围桌式(者助餐)团餐具体餐时间乙方制作水牌告知甲方会员
商务考察旅程餐计
■宴会餐商务酒会求
时间：___月___日___时___月___日___时
规模：
容：
(1)助餐围桌宴会
(2)演讲系统
(3)娱乐节目
(4)服务交通
餐饮费总计：______元
■服务安排
■会议秩序维持
便保密会议正常举行双方确认___月___日___月___日____________会议室设立___位工作员工作员甲方乙方负责指定委派职责核查进入会场员身份进入会场员律______证件进入项服务费______元免费
会议秘书服务
双方确认会议期间乙方甲方提供数服务：
(1)速记员___名工作时间___
(2)翻译员___名工作时间___中英文___________名日文___________名德文___________名
(3)会务勤杂员______名工作时间______
(4)保健医生______名工作时间______
(5)摄影师______名工作时间录制媒介______规格______期编辑乙方甲方完成
(6)旅行顾问______名工作时间______
(7)签约司仪(礼仪)___名工作时间______
(8)――指示牌制作___块容_______________放置点_______________
会议秘书服务费计______元
■会务考察安排夜间娱乐安排
1会务考察双方确认会议期间甲方会员进行商务考察线路行程：
线路1
d1：
d2：
数：______
线路2
d1：
d2：
数：
总数：______
车辆求：
乙方提供旅行责保险专业导游陪
费：
2夜间娱乐安排
双方确认会议期间甲方员举办类酒会者联谊会话乙方负责代理安排部分费甲方统支付者参加员直接支付
具体方案见附件
■返程票务服务站场接送
双方确认甲方员返程事宜会务组织统安排会员行支付乙方提供返程票务代理服务(签会场酒店堂提供咨询预定处时间___月___日___时___月___日时)：
1机票明折明扣收取服务费免费送票榻酒店
2火车票票面价格位收取40元服务费免费送票榻酒店
3高速巴士票面价格免服务费免费送票榻酒店
4船票票面价格免服务费免费送票榻酒店
乙方提供站场欢送服务：(时间___月___日___时___月___日___时)
■住宿安排
双方确认甲方预订客房数计______间中_________饭店______级标准间______间(______元间)商务套间___间(______元间)行政套间___间(______元间)_________饭店______级标准间______间(______元间)商务套间___间(___元间)行政套间___间(______元间)
基会数定机动性双方约定乙方预留___间客房___月___日___时中标间___间套房___间截___月___日___时甲方实际房果低预订预订客房数量结算超实际结算(预订总量10％范围)乙方承诺超部分预订价格计算___月___日___时实际房计算
房时间___月___日___月___日___时超___月___日___时果甲方员需继续客房提前通知乙方乙方酒店交涉量(保证)协议价格结算
双方确认乙方必须___月___日___时前获酒店预定房间钥匙牌甲方指定名录登记分派房间时完成入住登记
■财务咨询
■财务协助(条款非次性收取会务费组织机构适)
双方确认甲方会员签时乙方提供___名财务员协助甲方收取会务费提供验钞设备协助甲方员统计核实相关应收费
■协助乙方网络发布会议预告信息制作回执表单供甲方相关员载填制时指派固定员统计回执信息定期甲方报告项服务免费提供
三双方确认预定服务属撤销约定双方签字盖章甲方条款支付预订金日起协议立生效甲方协议生效___工作日支付民币______元作预订金
■变更核算原
1甲方确认非发生种情况否甲方存撤销变更协议理――果撤销变更乙方权求甲方支付撤销变更乙方造成预期损失：
a战争政治事件
b甲方进入破产程序
c甲方实体进入重组变更程序
d政策法律变化导致会议举行
2甲方预定期间变更会议时间变更通知必须预定期限前___天抵达乙方乙方接甲方通知应___工作日(□传真□电邮□公函)方式回执确认甲方接乙方确认文件表示甲乙双方会议时间变更达成致双方间协议会议日期外余作变更
3乙方服务变更非发生情形否乙方权变更服务――
a乙方签约游服务商出现法律规定破产停业者力抗拒服务中止事件时乙方更换游服务商满足甲方求
b会议点出现重然灾害(包括急性传染病)
c会议点出现重政治事件(包括政府征会议场)
果述原乙方求变更服务赔偿甲方服务变更导致预期损失出现条款列事项时乙方应该第时间书面形式通报甲方甲方收通知作出变更预案供甲方选择――乙方保证变更服务应低原协议水准
基友合作精神变更事宜双方意协商解决时双方约定：
d甲方变更取消会议应协议生效会议正式举办前工作日前通知乙方乙方已支付成外(甲方预付款项中抵扣足部分乙方权求甲方补足余部分乙方意返甲方)乙方放弃预定收益索赔
e甲方变更取消会议决定果会议前___日通知乙方甲方应赔付乙方预期利益______％退回预付金
f甲方变更取消会议决定果会议前___日通知乙方甲方应赔付乙方预期利益100％退回预付金
g乙方非条款原求改变服务者取消会议举办前___日通知甲方必须全额退甲方预付款
h乙方非条款原求改变服务者取消会议举办前___日通知甲方退甲方预付款外必须赔付甲方协议总金额_________日前通知甲方乙方必须全额赔付
4双方约定协议规定服务费核算原
a住宿餐饮车辆――协议标准结算基理解原允许实际费总量浮5％果甲方需服务低预定95％95％结算高95％实际服务费结算
b协议规定服务总量外乙方意协议标准提供服务预留空间超总量5％(指单项服务)甲方果需超预定服务5％范围享受协议标准超部分乙方量保证提供协议标准服务
c双方确认服务费___月___日前甲乙双方核算认甲方保证次性款项支付乙方――果超约定期限乙方权求甲方支付滞纳金――标准总量05％日计算
5仲裁双方约定果协议执行出现争议首先协商解决果协商解决双方申请仲裁解决仲裁点
6生效协议双方签章甲方提供规定预付金生效
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甲方：
乙方：
友协商甲乙双方乙方承办代理甲方_________会议事宜达成协议双方遵守执行
甲方办_________会议全部交乙方承办会议点_______________________
会议时间____年____月____日____年____月____日会场_______________________
二乙方提供会议服务：
1礼仪接
2会议交通
3会场布置
4会议餐饮安排
5会议秩序维持
6会议秘书服务
7会议代表住宿安排
8会务考察安排夜间娱乐支持
9返程票务服务站场接送
10财务协助
■项服务分叙：
1礼仪接
乙方提供____名礼仪姐汽车站火车站机场分安排____名礼仪设立标识(甲方提供企业行业标识乙方制作)引导甲方员报道安排商务车辆前榻酒店榻酒店堂设立专接台(乙方负责设立)乙方提供名工作员协助甲方会务组员进行代表签房间安排发放会议指南(甲乙双方拟定)告知代表会议注意事项编制会议名录礼仪工作时间____月____日____时____月____日____时榻酒店接员工作时间____月____日____时____月____日____时乙方提供条接热线电话热线电话开通□国长途□国际长途费酒店商务电话收费记入甲方会议支出――非甲方工作员许乙方员热线电话
2会议名录制作求：
开____________色印刷文纸张________纸封面________制作____份单价________交货时间____月____日前
会议名录资料求____月____日前________格式传________________网站
3会议发言材料制作：
开____________色印刷文纸张________纸封面________制作____份单价________交货时间____月____日前
■会议交通
1站场接送
根实际需乙方必须___月___日___时___月___日___时安排辆座空调巴士7座面包车___辆5座轿车___辆_________机场(汽车站火车站)先集合统运输方式安排会代表前榻酒店双方意费运输趟次结算结算标准见表果甲方原预订车辆空驶甲方巴_____元面包车_____元轿车_____元结算交通工具运行命令甲方发出行驶单签字
送站场费述约定双方应___月___日前确认需送站场名单甲方应该协议签署前告知乙方部分费分摊方法(会务组支付者支付)甲方确认：
列员会务组承担送站场费外均承担
者：甲方确认会员送站场费会务组承担者全部会员送站场费均承担
甲方确认：需会议期间提前送离员具体时间___月___日___时车标准___座______车
2会务交通
乙方必须___月___日___时___月___日___时安排___辆___座空调巴士7座面包车___
辆5座轿车___辆_________酒店接送会务员会场甲方(者乙方)负责通知集合需坐商务车员车行程(返单程选择)
___月___日___时___月___日___时安排___辆___座空调巴士7座面包车___辆5座轿车___辆_________酒店接送会务员晚会宴会现场(点：_____________________________________)车行程(返单程选择)
乙方___月___日___时___月___日___时提供______吨货车______辆负责运输会议材料行程____________包括装卸费合计______元
■会场布置
乙方应__月__日前预订______________________会场__月__日__点前甲方求完成布置：
1席台求鲜花____盆____色毯绒布持台席台设____席位背景____________材料投影帘求(____×____)投影仪求____流明配备激光指示笔(者伸缩式教鞭)线线麦克风____席台配置茶水杯(者瓶装矿泉水)侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时饮水机)席台配备电工名会务服务姐名双方确认：投影仪(甲方带乙方提供甲方租赁第三方提供)甲方带时乙方仅义务提供技术支持负责保证仪器正常工作双方确认投影仪租赁价格____元天茶水提供服务员支持包含会场租赁成中
2会场布置乙方必须__月__日__点前完成会场布置――u型课堂式围桌型剧院式等供
选择安排席位少____中前排布置需__________排间距____厘米会场安排固定摄影点____需提供饮水机____台提供型会晤室____会晤室摆设桌椅少____套会场悬挂横幅____条容____________________________________会场外提供资料样品展示台____双方确认：展示台全新制作租赁规格____×____×____单价____元饮水机乙方免费提供饮水甲方提供(乙方代办)
3氛围支持乙方应__月__日__点前完成____气球条幅悬挂条幅容(__________________)规格____米×____米拱形气模____规格______×______会场外摆放花篮____时__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(容甲方提供)
会场布置氛围支持费总计：____________元
4声翻译系统乙方必须__月__日__前调试声翻译系统提供____声道翻译(语种__________)__月__日__前甲方应发言致领域特点告诉口译员告诉口译员发言者国致语言惯乙方提供口译员必须__月__日__前熟悉需翻译专业领域作声翻译时错误率超2％甲方发言者语速超____节字分钟
声翻译支持费总计：____________元
■餐饮安排
双方确认会议期间会员餐点____________酒店____________餐厅____________餐厅中中餐餐数少___次西餐餐数少___次穆斯林餐少___次早餐餐标___元正餐(中餐晚餐)餐标___元宴会餐餐标___
元早餐正餐宴会餐(包括西餐穆斯林餐)食物见附件(菜谱)会议提供餐饮含酒水(者含酒水)时间___月___日___餐___月___日___餐止中___月___日___餐宴会餐会议员_________证件(者餐卡)餐早餐形式助餐(者团餐)正餐围桌式(者助餐)团餐具体餐时间乙方制作水牌告知甲方会员
商务考察旅程餐计
■宴会餐商务酒会求
时间：___月___日___时___月___日___时
规模：
容：
(1)助餐围桌宴会
(2)演讲系统
(3)娱乐节目
(4)服务交通
餐饮费总计：______元
■服务安排
■会议秩序维持
便保密会议正常举行双方确认___月___日___月___日____________会议室设立___位工作员工作员甲方乙方负责指定委派职责核查进入会场员身份进入会场员律______证件进入项服务费______元免费
会议秘书服务
双方确认会议期间乙方甲方提供数服务：
(1)速记员___名工作时间___
(2)翻译员___名工作时间___中英文___________名日文___________名德文___________名
(3)会务勤杂员______名工作时间______
(4)保健医生______名工作时间______
(5)摄影师______名工作时间录制媒介______规格______期编辑乙方甲方完成
(6)旅行顾问______名工作时间______
(7)签约司仪(礼仪)___名工作时间______
(8)――指示牌制作___块容_______________放置点_______________
会议秘书服务费计______元
■会务考察安排夜间娱乐安排
1会务考察双方确认会议期间甲方会员进行商务考察线路行程：
线路1
d1：
d2：
数：______
线路2
d1：
d2：
数：
总数：______
车辆求：
乙方提供旅行责保险专业导游陪
费：
2夜间娱乐安排
双方确认会议期间甲方员举办类酒会者联谊会话乙方负责代理安排部分费甲方统支付者参加员直接支付
具体方案见附件
■返程票务服务站场接送
双方确认甲方员返程事宜会务组织统安排会员行支付乙方提供返程票务代理服务(签会场酒店堂提供咨询预定处时间___月___日___时___月___日时)：
1机票明折明扣收取服务费免费送票榻酒店
2火车票票面价格位收取40元服务费免费送票榻酒店
3高速巴士票面价格免服务费免费送票榻酒店
4船票票面价格免服务费免费送票榻酒店
乙方提供站场欢送服务：(时间___月___日___时___月___日___时)
■住宿安排
双方确认甲方预订客房数计______间中_________饭店______级标准间______间(______元间)商务套间___间(______元间)行政套间___间(______元间)_________饭店______级标准间______间(______元间)商务套间___间(___元间)行政套间___间(______元间)
基会数定机动性双方约定乙方预留___间客房___月___日___时中标间___间套房___间截___月___日___时甲方实际房果低预订预订客房数量结算超实际结算(预订总量10％范围)乙方承诺超部分预订价格计算___月___日___时实际房计算
房时间___月___日___月___日___时超___月___日___时果甲方员需继续客房提前通知乙方乙方酒店交涉量(保证)协议价格结算
双方确认乙方必须___月___日___时前获酒店预定房间钥匙牌甲方指定名录登记分派房间时完成入住登记
■财务咨询
■财务协助(条款非次性收取会务费组织机构适)
双方确认甲方会员签时乙方提供___名财务员协助甲方收取会务费提供验钞设备协助甲方员统计核实相关应收费
■协助乙方网络发布会议预告信息制作回执表单供甲方相关员载填制时指派固定员统计回执信息定期甲方报告项服务免费提供
三双方确认预定服务属撤销约定双方签字盖章甲方条款支付预订金日起协议立生效甲方协议生效___工作日支付民币______元作预订金
■变更核算原
1甲方确认非发生种情况否甲方存撤销变更协议理――果撤销变更乙方权求甲方支付撤销变更乙方造成预期损失：
a战争政治事件
b甲方进入破产程序
c甲方实体进入重组变更程序
d政策法律变化导致会议举行
2甲方预定期间变更会议时间变更通知必须预定期限前___天抵达乙方乙方接甲方通知应___工作日(□传真□电邮□公函)方式回执确认甲方接乙方确认文件表示甲乙双方会议时间变更达成致双方间协议会议日期外余作变更
3乙方服务变更非发生情形否乙方权变更服务――
a乙方签约游服务商出现法律规定破产停业者力抗拒服务中止事件时乙方更换游服务商满足甲方求
b会议点出现重然灾害(包括急性传染病)
c会议点出现重政治事件(包括政府征会议场)
果述原乙方求变更服务赔偿甲方服务变更导致预期损失出现条款列事项时乙方应该第时间书面形式通报甲方甲方收通知作出变更预案供甲方选择――乙方保证变更服务应低原协议水准
基友合作精神变更事宜双方意协商解决时双方约定：
d甲方变更取消会议应协议生效会议正式举办前工作日前通知乙方乙方已支付成外(甲方预付款项中抵扣足部分乙方权求甲方补足余部分乙方意返甲方)乙方放弃预定收益索赔
e甲方变更取消会议决定果会议前___日通知乙方甲方应赔付乙方预期利益______％退回预付金
f甲方变更取消会议决定果会议前___日通知乙方甲方应赔付乙方预期利益100％退回预付金
g乙方非条款原求改变服务者取消会议举办前___日通知甲方必须全额退甲方预付款
h乙方非条款原求改变服务者取消会议举办前___日通知甲方退甲方预付款外必须赔付甲方协议总金额_________日前通知甲方乙方必须全额赔付
4双方约定协议规定服务费核算原
a住宿餐饮车辆――协议标准结算基理解原允许实际费总量浮5％果甲方需服务低预定95％95％结算高95％实际服务费结算
b协议规定服务总量外乙方意协议标准提供服务预留空间超总量5％(指单项服务)甲方果需超预定服务5％范围享受协议标准超部分乙方量保证提供协议标准服务
c双方确认服务费___月___日前甲乙双方核算认甲方保证次性款项支付乙方――果超约定期限乙方权求甲方支付滞纳金――标准总量05％日计算
5仲裁双方约定果协议执行出现争议首先协商解决果协商解决双方申请仲裁解决仲裁点
6生效协议双方签章甲方提供规定预付金生效
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