型会议承办工作手册（初稿）
目 录
会议前组织工作准备： 2
（）会议发起： 2
（二）会议组织机构： 2
（三）会议分工责： 2
二会议承办体流程： 2
（）会议前期工作： 2
1参会客联系函达情况工作 2
2参会资料准备 3
3会议场考察落实工作 3
4参会资料制作落实工作 3
5参会物品情况落实工作 4
6参会员车情况落实工作 4
7财务预算整理报公司领导审批 4
8拟定参会客详细接安排计划 4
9会议现场工作安排 4
10会议现场外工作安排 5
11公司员仪容仪表求 6
（二）会议中工作： 6
1检查工作 6
2迎接工作 6
3公司领导会面工作 7
4会场工作 7
5散会工作 7
（三）会工作： 8
1送机送站参会客户工作安排 8
2宾馆门口迎送参会客安排 8
3结账工作 8
4联系参会客安否工作 9
5会公司部总结会 9
6会资料整理 9
7制作参会员名册 9
8资料名册存档送达 9
会议前组织工作准备：
（）会议发起：
会议发起会议前七天公司领导提交举办会议目容时间点求等书面申请
（二）会议组织机构：
公司领导层研究确定承办会议组织机构明确会议责领导组织机构公司参加会议员
会议组织机构般设：总指挥会务勤组会务外勤组资料组组成员般会议题相关单位派出必时全公司选调明确特殊情况会议期间组成员应会议工作第首工作
（三）会议分工责：
总指挥组织召开会议筹备工作分工会明确组职责求指定组负责（组长）组组长召开组分工会项工作落实
二会议承办体流程：
（）会议前期工作：
会议整体流程列工作进行落实天组工作情况时准确会议总指挥汇报
1参会客联系函达情况落实
1．1参会客函文格式起草提前五天函达参会客
1．2会议前两天落实参会客情况
121客数
122客身份
123客性
124重客俗
125客联系方式
126参会客方协调
客身份整理序正式报告会议总指挥
1．3会议前两天落实参会客达机场车站具体情况
131坐飞机达班次时间员
132坐火车达车次时间员
133坐班车达终点站时间员
134行开车员情况
客达时间整理序正式报告会议总指挥
1．4会议总指挥指定专负责参会客保持联络落实路途情况半天汇报总指挥重参会客需时汇报
2参会资料准备
2．1落实客情况规定格式会议前两天制作秩序册（初稿）
2．2会议容会议前三天起草完成开幕辞
2．3会议安排会议前三天起草完成会议讲话
2．4会议容安排会议前三天制作完成会议演示资料
2．5会议容会议前三天准备完成产品相关资料（审签署）
2．6会议总指挥组织员述材料进行统筹协调送公司相关领导部门审定
2．7会议资料组规定时间完成述定稿资料统制作
3会议场考察落实作出预算报告
3．1会议规模求预选宾馆入住条件进行考察会议前三天书面汇报会议总指挥
3．2 会议求预选会议场进行考察会议前三天书面汇报会议总指挥
3．3考察预选宾馆预选会议场进行考察时服务情况进行落实
3．4考察预选宾馆预选会议场进行考察时周围环境进行考察
3．5考察预选宾馆预选会议场进行考察时交通情况进行考察
4参会资料制作落实作出预算报告
货三家原会议前三天书面汇报：
4．1资料制作周期
4．2资料制作样式
4．3资料制作费
5参会物品情况落实作出预算报告
货三家原会议前三天书面汇报：
5．1制作横幅样式费时间
5．2酒水饮料等价格
5．3参会客礼品样式价格
5．4会议品（文件袋笔软皮）样式价格
5．5相应发票情况
6参会员车情况落实作出费报告
会议日程安排会议前三天书面汇报：
6．1车型车况
6．2租费
7进行财务预算整理报公司领导审批
7．1会议总指挥组织评定汇报情况
7．2会议总指挥指定会议财务专评定情况进行财务预算整理
7．3会议前三天报公司领导审批
7．4公司领导评审通指定专财务部协商时领出会议专款
7．5会议总指挥制定会议财务款制度
8拟定参会客详细接安排计划
会议前两日会议总指挥组织会议时间序面工作进行详细计划：
8．1参会客陪员住宿安排
8．2参会客餐饮安排
8．3参会客行程安排
8．4会议结束活动安排
8．5会议前中陪员安排
8．6参会客接站工作安排
8．7会议期间客协调工作
8．8突发事件应急处理工作员
9会议现场工作安排
会议前日面工作完成会场工作负责进行检查结果时汇总汇报总指挥
9．1参会客陪员工作员房间
911房间情况落实
912房间钥匙统领取做出相应标示
913制作房间员入住空表格
914会议秩序册送参会客户房间
915水果鲜花送参会客户房间
9．2会场布置会场设备调试
921会场座椅摆放整齐布局合理
922会场横幅悬挂整齐标示粘贴牢固
923会场投影仪幕布调试误
924会场麦克风音响调试误（保密会议线麦克风）
925会议讲演电脑资料联机调试误
926会场灯光开关电源插板落实
927会场印机纸张落实联机调试误
928会议现场录音设备器材落实调试误
929会议场指引标示落实
9．3会议物品资料场分装整理
931会议物品指定规放位置
932会议物品时购买分装整理
933会议资料进行标示盖图章
934会议物品（文件袋笔软皮）检查误分装入袋
935会议产品资料分装入袋做发放员编号表格
9．4参会客桌牌会议牌制作
941会议总指挥参会客座次进行排定
942核实桌牌名字误规定摆放整齐
943参会员数量制作相应会议牌（蓝底黑字员姓名）
944公司会议员制作相应会议牌（黄底黑字员姓名）
9．5会议程摄影相安排
951员确定
952重时刻摄影相确定
953合影留念场确认
9．6会议车安排
961确定参会客车辆场时间
962确定参会客车辆行走路线
963确认接机接站车辆时间员
10会议现场外工作安排
会议前日面工作完成外场工作负责进行检查结果时汇总汇报总指挥
10．1试验设备调试参观生产现场布置工作
10．2参观期间路线制定讲解员试验员准备工作
10．3会议物品采购工作
10．4公司员设备资料物品运送会议现场
10．5会议期间天气情况物品准备
10．6药品准备
10．7会议期间道路通行情况
11公司员仪容仪表求
（二）会议中工作：
会议期间天晚会议组组长情况会议总指挥进行汇报会议总指挥求做出第2天工作安排
1检查工作
会场工作组组长时面工作进行检查根情况时安排：
1．1公司员设备资料物品情况
1．2会议水果酒水物品礼品购买分装整理情况
1．3会议室情况
131会议烟烟灰缸火机落实会议前30分钟摆放位
132会议矿泉水落实会议前30分钟摆放位
133会议茶水茶杯落实会议前30分钟准备
1．4会议车摄影相员落实通知情况
1．5参会客接机接站工作安排情况
2迎接工作
2．1接机接站参会客户工作安排
211参会客户机场火车站进行时间排序
212落实接客司机车辆
213定达宾馆门口迎接准确时间
2．2宾馆门口迎接参会客安排
221司机接客情况时通知会议总指挥
222总指挥根参会客达宾馆时间指定负责安排公司员门口迎接
223负责公司员进行分工安排指定迎接客员门口服务员登记服务员
224负责时保持会议总指挥联系知客达宾馆前十五分钟通知公司员门口等侯准备迎客工作
225准备客房间钥匙房间员入住表格车辆客情况落实工作
226司机车开宾馆门口门口服务员车门拉开站立旁客车时迎送员前迎接问候引领客登记服务员处
227登记服务员进行客身份确认发放房间钥匙引领客房间
2．3方协调员沟通落实客情况
231实参会数
232参会客情况
233参会客身体状况
234参会客求
3公司领导会面工作
3．1公司领导参会客会面安排
3．2参会客入住走访交流工作
4会场工作
4．1会议资料位检查
411会议演示资料
412产品资料
413秩序册中会议议程表
414发言辞稿
415投影指示激光笔
4．2会议现场秩序员工作安排
421会议现场总调度员指定
422会议持安排
423会议发言序安排
424会议答辩员序安排
425会议现场服务员安排
4．3会议场外员工作安排
431会议水准备
432会议物品准备
433会场服务员沟通协调工作
434会场交务
435偶发事件
4．4资料协助员安排
441投影资料协助
442文件修改印工作协助
4．5会议全程记录员安排
451会议现场文字书记员
452会议现场录音记录员
4．6会议全程摄影相员安排
5散会工作
5．1参会客餐准备安排
511会议前制定会餐安排餐点进行落实
512菜单进行落实
513餐客座位排序落实
514会议结束前30分钟餐部门联系确认情况
515会议结束前10分钟确认凉菜均已桌酒水饮料位
5．2安排落实引领客餐厅员
5．3引领客餐厅
5．4方协调员进行沟通确认
541参会客返程时间方式
542参会客求
5．5餐休息安排
5．6安排
561参会客返程票务落实
562参会客否旅游活动安排
563晚餐晚活动安排
（三）会工作：
1送机送站参会客户工作安排
11参会客户机场火车站进行时间排序
12离开客进行合理安排落实送客司机车辆
13定达宾馆门口迎等准确时间
2宾馆门口迎送参会客安排
21总指挥根参会客离开时间安排公司员门口迎送指定负责
22负责员进行分工安排指定迎送客员门口服务员门外服务员
23负责客离开前十分钟通知公司送员门口等侯准备送客礼物
24客时迎送员前迎接员面带微笑门口迎送员拉开门等候司机车开门口门外员车门拉开等候
25客门口时员齐声说欢迎客坐车集体挥手道
3结账工作
31会议财务专会议期间费进行记账
32客离开房间前房卡费进行核实
33宾馆餐馆等员进行账
34结清费审核票面
4联系参会客安否工作
41参加会议客进行分类细分落实客户联系员
42根客户离开时间坐交通工具参会客户达目1时进行电话联系确认安否
43联系结果时会议总指挥汇报
5会公司部总结会
51会议总指挥指定时间会议情况组织开总结会
52会议总指挥持邀请公司领导出席
53会议总指挥会议情况进行书面汇报
54会议记录会议中参会客提出问题进行书面汇报
55组负责书面汇报组会议期间工作情况
56会议期间负责财务负责会议期间费情况公司领导进行书面汇报
57会议中领导汇报工作进行点评进行工作安排
58公司文员进行总结会议会议记录
6会资料整理
61现会议资料包括总结会议记录进行分类
62整理会议资料进行编号
63答复客户提出问题时间节点完成
7制作参会员名册
次参加会议客客资料做成名册
8资料名册存档送达
81会议资料进行存档理
82客户求回复资料时间节点完成审核没问题时发客户
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型会议承办工作手册（初稿）
目 录
会议前组织工作准备： 2
（）会议发起： 2
（二）会议组织机构： 2
（三）会议分工责： 2
二会议承办体流程： 2
（）会议前期工作： 2
1参会客联系函达情况工作 2
2参会资料准备 3
3会议场考察落实工作 3
4参会资料制作落实工作 3
5参会物品情况落实工作 4
6参会员车情况落实工作 4
7财务预算整理报公司领导审批 4
8拟定参会客详细接安排计划 4
9会议现场工作安排 4
10会议现场外工作安排 5
11公司员仪容仪表求 6
（二）会议中工作： 6
1检查工作 6
2迎接工作 6
3公司领导会面工作 7
4会场工作 7
5散会工作 7
（三）会工作： 8
1送机送站参会客户工作安排 8
2宾馆门口迎送参会客安排 8
3结账工作 8
4联系参会客安否工作 9
5会公司部总结会 9
6会资料整理 9
7制作参会员名册 9
8资料名册存档送达 9
会议前组织工作准备：
（）会议发起：
会议发起会议前七天公司领导提交举办会议目容时间点求等书面申请
（二）会议组织机构：
公司领导层研究确定承办会议组织机构明确会议责领导组织机构公司参加会议员
会议组织机构般设：总指挥会务勤组会务外勤组资料组组成员般会议题相关单位派出必时全公司选调明确特殊情况会议期间组成员应会议工作第首工作
（三）会议分工责：
总指挥组织召开会议筹备工作分工会明确组职责求指定组负责（组长）组组长召开组分工会项工作落实
二会议承办体流程：
（）会议前期工作：
会议整体流程列工作进行落实天组工作情况时准确会议总指挥汇报
1参会客联系函达情况落实
1．1参会客函文格式起草提前五天函达参会客
1．2会议前两天落实参会客情况
121客数
122客身份
123客性
124重客俗
125客联系方式
126参会客方协调
客身份整理序正式报告会议总指挥
1．3会议前两天落实参会客达机场车站具体情况
131坐飞机达班次时间员
132坐火车达车次时间员
133坐班车达终点站时间员
134行开车员情况
客达时间整理序正式报告会议总指挥
1．4会议总指挥指定专负责参会客保持联络落实路途情况半天汇报总指挥重参会客需时汇报
2参会资料准备
2．1落实客情况规定格式会议前两天制作秩序册（初稿）
2．2会议容会议前三天起草完成开幕辞
2．3会议安排会议前三天起草完成会议讲话
2．4会议容安排会议前三天制作完成会议演示资料
2．5会议容会议前三天准备完成产品相关资料（审签署）
2．6会议总指挥组织员述材料进行统筹协调送公司相关领导部门审定
2．7会议资料组规定时间完成述定稿资料统制作
3会议场考察落实作出预算报告
3．1会议规模求预选宾馆入住条件进行考察会议前三天书面汇报会议总指挥
3．2 会议求预选会议场进行考察会议前三天书面汇报会议总指挥
3．3考察预选宾馆预选会议场进行考察时服务情况进行落实
3．4考察预选宾馆预选会议场进行考察时周围环境进行考察
3．5考察预选宾馆预选会议场进行考察时交通情况进行考察
4参会资料制作落实作出预算报告
货三家原会议前三天书面汇报：
4．1资料制作周期
4．2资料制作样式
4．3资料制作费
5参会物品情况落实作出预算报告
货三家原会议前三天书面汇报：
5．1制作横幅样式费时间
5．2酒水饮料等价格
5．3参会客礼品样式价格
5．4会议品（文件袋笔软皮）样式价格
5．5相应发票情况
6参会员车情况落实作出费报告
会议日程安排会议前三天书面汇报：
6．1车型车况
6．2租费
7进行财务预算整理报公司领导审批
7．1会议总指挥组织评定汇报情况
7．2会议总指挥指定会议财务专评定情况进行财务预算整理
7．3会议前三天报公司领导审批
7．4公司领导评审通指定专财务部协商时领出会议专款
7．5会议总指挥制定会议财务款制度
8拟定参会客详细接安排计划
会议前两日会议总指挥组织会议时间序面工作进行详细计划：
8．1参会客陪员住宿安排
8．2参会客餐饮安排
8．3参会客行程安排
8．4会议结束活动安排
8．5会议前中陪员安排
8．6参会客接站工作安排
8．7会议期间客协调工作
8．8突发事件应急处理工作员
9会议现场工作安排
会议前日面工作完成会场工作负责进行检查结果时汇总汇报总指挥
9．1参会客陪员工作员房间
911房间情况落实
912房间钥匙统领取做出相应标示
913制作房间员入住空表格
914会议秩序册送参会客户房间
915水果鲜花送参会客户房间
9．2会场布置会场设备调试
921会场座椅摆放整齐布局合理
922会场横幅悬挂整齐标示粘贴牢固
923会场投影仪幕布调试误
924会场麦克风音响调试误（保密会议线麦克风）
925会议讲演电脑资料联机调试误
926会场灯光开关电源插板落实
927会场印机纸张落实联机调试误
928会议现场录音设备器材落实调试误
929会议场指引标示落实
9．3会议物品资料场分装整理
931会议物品指定规放位置
932会议物品时购买分装整理
933会议资料进行标示盖图章
934会议物品（文件袋笔软皮）检查误分装入袋
935会议产品资料分装入袋做发放员编号表格
9．4参会客桌牌会议牌制作
941会议总指挥参会客座次进行排定
942核实桌牌名字误规定摆放整齐
943参会员数量制作相应会议牌（蓝底黑字员姓名）
944公司会议员制作相应会议牌（黄底黑字员姓名）
9．5会议程摄影相安排
951员确定
952重时刻摄影相确定
953合影留念场确认
9．6会议车安排
961确定参会客车辆场时间
962确定参会客车辆行走路线
963确认接机接站车辆时间员
10会议现场外工作安排
会议前日面工作完成外场工作负责进行检查结果时汇总汇报总指挥
10．1试验设备调试参观生产现场布置工作
10．2参观期间路线制定讲解员试验员准备工作
10．3会议物品采购工作
10．4公司员设备资料物品运送会议现场
10．5会议期间天气情况物品准备
10．6药品准备
10．7会议期间道路通行情况
11公司员仪容仪表求
（二）会议中工作：
会议期间天晚会议组组长情况会议总指挥进行汇报会议总指挥求做出第2天工作安排
1检查工作
会场工作组组长时面工作进行检查根情况时安排：
1．1公司员设备资料物品情况
1．2会议水果酒水物品礼品购买分装整理情况
1．3会议室情况
131会议烟烟灰缸火机落实会议前30分钟摆放位
132会议矿泉水落实会议前30分钟摆放位
133会议茶水茶杯落实会议前30分钟准备
1．4会议车摄影相员落实通知情况
1．5参会客接机接站工作安排情况
2迎接工作
2．1接机接站参会客户工作安排
211参会客户机场火车站进行时间排序
212落实接客司机车辆
213定达宾馆门口迎接准确时间
2．2宾馆门口迎接参会客安排
221司机接客情况时通知会议总指挥
222总指挥根参会客达宾馆时间指定负责安排公司员门口迎接
223负责公司员进行分工安排指定迎接客员门口服务员登记服务员
224负责时保持会议总指挥联系知客达宾馆前十五分钟通知公司员门口等侯准备迎客工作
225准备客房间钥匙房间员入住表格车辆客情况落实工作
226司机车开宾馆门口门口服务员车门拉开站立旁客车时迎送员前迎接问候引领客登记服务员处
227登记服务员进行客身份确认发放房间钥匙引领客房间
2．3方协调员沟通落实客情况
231实参会数
232参会客情况
233参会客身体状况
234参会客求
3公司领导会面工作
3．1公司领导参会客会面安排
3．2参会客入住走访交流工作
4会场工作
4．1会议资料位检查
411会议演示资料
412产品资料
413秩序册中会议议程表
414发言辞稿
415投影指示激光笔
4．2会议现场秩序员工作安排
421会议现场总调度员指定
422会议持安排
423会议发言序安排
424会议答辩员序安排
425会议现场服务员安排
4．3会议场外员工作安排
431会议水准备
432会议物品准备
433会场服务员沟通协调工作
434会场交务
435偶发事件
4．4资料协助员安排
441投影资料协助
442文件修改印工作协助
4．5会议全程记录员安排
451会议现场文字书记员
452会议现场录音记录员
4．6会议全程摄影相员安排
5散会工作
5．1参会客餐准备安排
511会议前制定会餐安排餐点进行落实
512菜单进行落实
513餐客座位排序落实
514会议结束前30分钟餐部门联系确认情况
515会议结束前10分钟确认凉菜均已桌酒水饮料位
5．2安排落实引领客餐厅员
5．3引领客餐厅
5．4方协调员进行沟通确认
541参会客返程时间方式
542参会客求
5．5餐休息安排
5．6安排
561参会客返程票务落实
562参会客否旅游活动安排
563晚餐晚活动安排
（三）会工作：
1送机送站参会客户工作安排
11参会客户机场火车站进行时间排序
12离开客进行合理安排落实送客司机车辆
13定达宾馆门口迎等准确时间
2宾馆门口迎送参会客安排
21总指挥根参会客离开时间安排公司员门口迎送指定负责
22负责员进行分工安排指定迎送客员门口服务员门外服务员
23负责客离开前十分钟通知公司送员门口等侯准备送客礼物
24客时迎送员前迎接员面带微笑门口迎送员拉开门等候司机车开门口门外员车门拉开等候
25客门口时员齐声说欢迎客坐车集体挥手道
3结账工作
31会议财务专会议期间费进行记账
32客离开房间前房卡费进行核实
33宾馆餐馆等员进行账
34结清费审核票面
4联系参会客安否工作
41参加会议客进行分类细分落实客户联系员
42根客户离开时间坐交通工具参会客户达目1时进行电话联系确认安否
43联系结果时会议总指挥汇报
5会公司部总结会
51会议总指挥指定时间会议情况组织开总结会
52会议总指挥持邀请公司领导出席
53会议总指挥会议情况进行书面汇报
54会议记录会议中参会客提出问题进行书面汇报
55组负责书面汇报组会议期间工作情况
56会议期间负责财务负责会议期间费情况公司领导进行书面汇报
57会议中领导汇报工作进行点评进行工作安排
58公司文员进行总结会议会议记录
6会资料整理
61现会议资料包括总结会议记录进行分类
62整理会议资料进行编号
63答复客户提出问题时间节点完成
7制作参会员名册
次参加会议客客资料做成名册
8资料名册存档送达
81会议资料进行存档理
82客户求回复资料时间节点完成审核没问题时发客户
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