公司办公动化理规定
公司办公动化理规定
1 目
强化公司办公动化系统理确保系统功效运行信息时处理反馈电子公文准确规范安全时进行处理提高工作效率
2 适范围
规定适公司部单位解放销商服务站办公动化系统理
3 术语定义
电子公文：电子公文指企业理程中形成具行政效力规范体式计算机处理拷贝存储现代数通信技术传递公务文书：（决定决议指示请示批复通知通告通报报告会议纪专题会议纪公函等）文秘资源网
4 职责
41公司办公室公司办公动化系统理部门公司办公动化系统理负责定期检查指导评价考核公司办公动化系统运转保密情况
42公司电算室保证公司办公动化系统正常运行系统维护部门公司办公动化系统否正常运行负责负责永久保留信息备份工作
43力资源开发室负责员流动户变更信息时提供
44网络室解放销商办公动化系统理部门解放销商办公动化系统理负责定期检查指导评价考核解放销商办公动化系统运转保密情况
45服务理部解放服务站办公动化系统理部门解放服务站办公动化系统理负责定期检查指导评价考核解放服务站办公动化系统运转保密情况
5 理求
51 电子公文理规定
511 电子公文纸质公文关系
5111部门须指定专负责办公系统理纸质公文办理程序处理电子公文
5112电子公文行文关系纸质公文行文关系相
5113特殊注明外电子公文纸质公文具等行政效力电子公文加印鉴
5114电子公文公文素纸质公文基致包括：公文版头秘密等级发文字号签发公文标题送机关正文附件说明成文日期题词抄报抄送机关附件等
5114电子公文办理分收文发文办理工作流程纸质公文工作流程基相
512机操作员必须熟记户代码口令保守秘密系统中事工作关活动系统毕应时退出该系统机员调离工作岗位应时通知办公室电算调整业务流程更改户设置非办公系统中注册员机操作浏览
513 机密级（含机密级）文件篇幅较长转发附件纸质方式发送形成简说明进入业务流程批复工作办公系统中进行
514 员工作日80083016001630期间察办事宜签署意见
515国家秘密级（含秘密级）集团公司机密级秘密公文电子公文形式网传递
516部门收电子公文必复制成份（发文机关批准复制成份）纸质公文应需复制成纸质公文右角加盖复制专章（电子公文复制专章图样附）注明复制单位日期份数然继续办理程序收相纸质公文应作备份存档
517 电子公文处理存储必须采专计算机存储设备收电子公文员负责理确保关设备安全
518 电子公文介质[硬（软）磁盘磁带光盘等]应列求理：
5181 电子公文介质保存等纸质公文保存
5182 电子公文介质维护维修公司电算室负责
5183 电子公文介质销毁等纸质公文销毁须进行登记两监销确保漏销丢失
519户认证理
5191户密码方式：户首次登陆时系统强制更改密码日常求隔1月修改户密码
5192建议系统采电子身份认证卡确保系统安全
5110户理
51101户重新审核：现oa户部门列表户部门领导签字确认
51102新户申请程序：新增户填写新增(变更)户表（附）部门领导签字力资源开发室盖章确认电算室创建户
51103户权限变更：户权限特殊需时请填写户权限变更表（附）
51104户变更：员流动时力资源开发室填写户新增（变更）表（附）提供电算室电算室户变更属部门
51105户注销：员调离退休退养离职时力资源开发室填写户注销表（附）提供电算室电算室注销户
5111户组理
51111户群组重新审核：群组名称群组成员列出部门重新审核
51112新户组申请程序：部门填写户新增（变更）表（附）电算室协商创建
51113户组日常理：户组电算室进行日常维护
51114户组信息发布：方便查询户组包含成员电算室隔月通知公告中发布户组信息
5112功模块理模块单位指定专模块中文档进行维护
5113系统操作求
51131求天早8：00开oa办公系统班时触发钮形成信息部门专理考勤挂勾
51132班期间隔时查次新信息
51133模块理单位负责时更新信息
5114信息理求
51141电子邮件系统：求常清理保证邮件占空间100m
51142通知公告留言板：文档保留月时间超期电算室文档进行删
51143公文理委工作食堂理：办公室文档进行维护
51144政策法规济责制：企办文档进行定期维护
51145信息发布信息收集：指定部门专负责维护
51146永久保留信息电算室负责备份
51147重信息理部门已备份
52销商电子公文理规定
521家销商户名专理户名密码两知晓避免员调动登录
522机员调离工作岗位新操作员应时更改户设置
523机操作员必须熟记户名密码保守秘密
524机操作员系统中事工作关活动系统毕应时退出该系统
525许ie浏览器设置成表单动提示密码
526机员邮件系统中户群发邮件发现作劣迹记入销商综合考评
527员日登录系统少保证早晚次时汽贸易总公司关信息通知相关员
53服务商电子公文理规定
531外公文进行登记处理收文流程中处理例：汽网公文服务通报月报审核通知形式文件等服务站资料员负责理流程
532服务站部制定公文需流程办理档发文流程中办理服务站资料员负责理流程
533信息采编种媒体采集种相关信息筛选整理编辑形成种题刊物进行发布例：质量信息反馈重质量问题汇报户信息索赔申请市场信息等持汽贸易公司颁发培训岗证服务理鉴定员资料员负责
534公服务服务站提供资料服务资料容服务理部整理更新供查询
5341服务系统通讯录供服务站贸易公司电算室负责
5342服务信息通报月报审核信息月服务理部进行编写供服务站查
5343资料理涉日常工作需享方面资料例：新车型信息产品改进信息零部件信息障编码保标准等服务理部负责
5344电子公告板发布类公信息通知等服务站均发布
535直接发送电子邮件范围信息沟通
536关磁盘机规定
5361外单位带回拷回购回磁盘必须关服务站站长意服务站计算机理员作病毒检查方机
5362外单位员服务站机时带磁盘必须服务站站长意作病毒检查确认病毒方机
5363发现病毒时操作者擅处理须服务站计算机理负责查明原责成专处理
6相关文件
（）
7相关记录保存期
71新增(变更)户表 保存期限 五年
72户权限变更表 保存期限 五年
73户注销表 保存期限 五年
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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公司办公动化理规定
1 目
强化公司办公动化系统理确保系统功效运行信息时处理反馈电子公文准确规范安全时进行处理提高工作效率
2 适范围
规定适公司部单位解放销商服务站办公动化系统理
3 术语定义
电子公文：电子公文指企业理程中形成具行政效力规范体式计算机处理拷贝存储现代数通信技术传递公务文书：（决定决议指示请示批复通知通告通报报告会议纪专题会议纪公函等）文秘资源网
4 职责
41公司办公室公司办公动化系统理部门公司办公动化系统理负责定期检查指导评价考核公司办公动化系统运转保密情况
42公司电算室保证公司办公动化系统正常运行系统维护部门公司办公动化系统否正常运行负责负责永久保留信息备份工作
43力资源开发室负责员流动户变更信息时提供
44网络室解放销商办公动化系统理部门解放销商办公动化系统理负责定期检查指导评价考核解放销商办公动化系统运转保密情况
45服务理部解放服务站办公动化系统理部门解放服务站办公动化系统理负责定期检查指导评价考核解放服务站办公动化系统运转保密情况
5 理求
51 电子公文理规定
511 电子公文纸质公文关系
5111部门须指定专负责办公系统理纸质公文办理程序处理电子公文
5112电子公文行文关系纸质公文行文关系相
5113特殊注明外电子公文纸质公文具等行政效力电子公文加印鉴
5114电子公文公文素纸质公文基致包括：公文版头秘密等级发文字号签发公文标题送机关正文附件说明成文日期题词抄报抄送机关附件等
5114电子公文办理分收文发文办理工作流程纸质公文工作流程基相
512机操作员必须熟记户代码口令保守秘密系统中事工作关活动系统毕应时退出该系统机员调离工作岗位应时通知办公室电算调整业务流程更改户设置非办公系统中注册员机操作浏览
513 机密级（含机密级）文件篇幅较长转发附件纸质方式发送形成简说明进入业务流程批复工作办公系统中进行
514 员工作日80083016001630期间察办事宜签署意见
515国家秘密级（含秘密级）集团公司机密级秘密公文电子公文形式网传递
516部门收电子公文必复制成份（发文机关批准复制成份）纸质公文应需复制成纸质公文右角加盖复制专章（电子公文复制专章图样附）注明复制单位日期份数然继续办理程序收相纸质公文应作备份存档
517 电子公文处理存储必须采专计算机存储设备收电子公文员负责理确保关设备安全
518 电子公文介质[硬（软）磁盘磁带光盘等]应列求理：
5181 电子公文介质保存等纸质公文保存
5182 电子公文介质维护维修公司电算室负责
5183 电子公文介质销毁等纸质公文销毁须进行登记两监销确保漏销丢失
519户认证理
5191户密码方式：户首次登陆时系统强制更改密码日常求隔1月修改户密码
5192建议系统采电子身份认证卡确保系统安全
5110户理
51101户重新审核：现oa户部门列表户部门领导签字确认
51102新户申请程序：新增户填写新增(变更)户表（附）部门领导签字力资源开发室盖章确认电算室创建户
51103户权限变更：户权限特殊需时请填写户权限变更表（附）
51104户变更：员流动时力资源开发室填写户新增（变更）表（附）提供电算室电算室户变更属部门
51105户注销：员调离退休退养离职时力资源开发室填写户注销表（附）提供电算室电算室注销户
5111户组理
51111户群组重新审核：群组名称群组成员列出部门重新审核
51112新户组申请程序：部门填写户新增（变更）表（附）电算室协商创建
51113户组日常理：户组电算室进行日常维护
51114户组信息发布：方便查询户组包含成员电算室隔月通知公告中发布户组信息
5112功模块理模块单位指定专模块中文档进行维护
5113系统操作求
51131求天早8：00开oa办公系统班时触发钮形成信息部门专理考勤挂勾
51132班期间隔时查次新信息
51133模块理单位负责时更新信息
5114信息理求
51141电子邮件系统：求常清理保证邮件占空间100m
51142通知公告留言板：文档保留月时间超期电算室文档进行删
51143公文理委工作食堂理：办公室文档进行维护
51144政策法规济责制：企办文档进行定期维护
51145信息发布信息收集：指定部门专负责维护
51146永久保留信息电算室负责备份
51147重信息理部门已备份
52销商电子公文理规定
521家销商户名专理户名密码两知晓避免员调动登录
522机员调离工作岗位新操作员应时更改户设置
523机操作员必须熟记户名密码保守秘密
524机操作员系统中事工作关活动系统毕应时退出该系统
525许ie浏览器设置成表单动提示密码
526机员邮件系统中户群发邮件发现作劣迹记入销商综合考评
527员日登录系统少保证早晚次时汽贸易总公司关信息通知相关员
53服务商电子公文理规定
531外公文进行登记处理收文流程中处理例：汽网公文服务通报月报审核通知形式文件等服务站资料员负责理流程
532服务站部制定公文需流程办理档发文流程中办理服务站资料员负责理流程
533信息采编种媒体采集种相关信息筛选整理编辑形成种题刊物进行发布例：质量信息反馈重质量问题汇报户信息索赔申请市场信息等持汽贸易公司颁发培训岗证服务理鉴定员资料员负责
534公服务服务站提供资料服务资料容服务理部整理更新供查询
5341服务系统通讯录供服务站贸易公司电算室负责
5342服务信息通报月报审核信息月服务理部进行编写供服务站查
5343资料理涉日常工作需享方面资料例：新车型信息产品改进信息零部件信息障编码保标准等服务理部负责
5344电子公告板发布类公信息通知等服务站均发布
535直接发送电子邮件范围信息沟通
536关磁盘机规定
5361外单位带回拷回购回磁盘必须关服务站站长意服务站计算机理员作病毒检查方机
5362外单位员服务站机时带磁盘必须服务站站长意作病毒检查确认病毒方机
5363发现病毒时操作者擅处理须服务站计算机理负责查明原责成专处理
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（）
7相关记录保存期
71新增(变更)户表 保存期限 五年
72户权限变更表 保存期限 五年
73户注销表 保存期限 五年
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