型会议座次图等表
动生成系统
目录
座次图动生成模块 4
二桌牌动批量生成模块 11
三合影站位图动生成模块 14
四宴请座次图动生成模块 16
五系统优越性 19
型会议座次图等表
动生成系统
机关企业办公室说组织会议常性工作参加数较会议中座次图编排关键环节事先组织参会员座次安排方面参会者均匀分布会场避免会场处太拥挤太稀疏方面遵价值观座次序参会员感心安维护会议严肃性必条件
传统方法排座次先画张空表然逐填入名程中反复掂量谁前谁断调整修改数情况参会员序中间左右两边折返发散安排遇增加减少参会员—怕调整需推倒重次仅会议求序摆放桌牌制发出席证组织相餐类似排座次图工作量翻倍言述项工作时间紧压力苦差事单位言量员精力深陷会议排座次类琐碎事务利提升群众中形象更符合中央反四风精神
文介绍方法实现三功:1参会员名单基确定时
动生成座次图2参会员名单变化时动更新座次图3动生成座次图相配套合影站位图宴请餐图批量序动生成桌牌参会员名单变化动调整简言明确参会员名单名序会议需数证表卡动生成动调整会务准备工作变轻松容
座次图动生成模块
()原理
传统方法原理 文介绍方法原理
座次图动生成模块原理概括成位置—编号—名参会员会场里座位进行编号相编号名座位建立应联系名够动填写相编号应会场座位中方法建立座次图数字编号核心素助EXCEL软件拥数字处理优势提升速度准确性
(二)步骤
现代举例容易恰准确文虚拟水浒传中梁山108位汉开招安会例子介绍座次图制作准备工作:开EXCEL文件左角三选项卡分改名员名单数字布局图座次图然开始三步骤:
第步员名单选项卡中收录参加会议员定规前次编号(见图1)里说规然类型单位略般职级高低身份尊卑前排列级致固定排列序部电话员名册等梁山108汉第71回挖出石碣碑排序
序排列请领导审阅目遇序名出错特殊原需提前放等情况时较容易调整然重新编号般情况编号纯数字遇发言领奖等特殊情况时单独变编号发1发2……外员数字排列
图1
图1
★请注意:姓名两字时(宋江)两字中间加1空格2空格
★例中请特留意:编号A列姓名B列 徐宁编号18号阮七编号31号
第二步数字布局图选项卡中画出会场座位摆放图具体摆排排道会场条件会议求定定规座位进行编号(见图2)编号请领导目认编号手填更找规律公式批量填写
图2
图2
例中6排排18中间道(左边9右边9)
般规律第排道右边1号左边2号然左右面发散展开全部编号分布B4T9长方形区域
★请注意:数字布局图员名单两表中编号格式相容应系统核心设置
★例中请特留意:18位置第1排左1B4单元格31 第2排右7R5单元格
第三步座次图选项卡中数字布局图容完全复制掉中编号原编号区域(B4T9)VLOOKUP函数定义公式首先左角B4单元格输入容:
VLOOKUP(数字布局图B4员名单AB20)
回车键单元格会动出现两字徐宁B4T9范围单元格必外定义函数公式点击B4单元格鼠标悬停单元格右角约1秒会出现+符号请住鼠标左键放右拖拽便完成第排函数公式定义鼠标然松手拖拽便完成6排函数公式定义
进行必格式调整表容需座次图(图3)
图3
谓必格式调整包括:1单元格文字竖行排列(右键设置单元格格式齐—文字方—竖)2原先道位置(K4K9)容清空表格边框变色填充颜色变色3 B4T9区域字体进行调整果四字名缩字号确保完全显示
★请注意:1定义公式时AB中表示绝引便写2函数定义函数编辑器(图4)逐找参数避免手工输入容易出错
lookup_value:查找值
table_array:查找数表格范围
col_index_num:右查找列数
range_lookup:查找类型般0
图4
★例中请特留意:徐宁位置第1排左1B4单元格数字布局图选项卡中B4单元格中容 18员名单选项卡中编号18徐宁样阮七位置R5单元格数字布局图选项卡中R5单元格中容 31员名单选项卡中编号31阮七
查宋江李逵等等
述巧合VLOOKUP函数动名编号位置联系起VLOOKUP函数会数字布局图相位置数字编号媒介找员名单应名搬运函数定义位置VLOOKUP函数工作机制系统核心知识
(三)VLOOKUP函数运作机制
VLOOKUPEXCEL软件中查找引类函数格式:
f(x)VLOOKUP(查找值查找数表格范围右查找列数0)
座次图B4单元格位置动填入徐宁设置面函数公式:
图5
函数种公式规计算机执行者座次图第1排左1(软件中B4单元格)定义图列函数公式时系列指令排队交计算机完成(见图6箭头走):
1首先VLOOKUP函数求计算机数字布局图中查相位置(第1排左1B4单元格)数字查结果数字18
2然VLOOKUP函数外表员名单A列B列区域圈出吩咐计算机携带刚刚找数字18着区域左边列(A列)搜寻结果第19行中间找VLOOKUP函数命令计算机脚步停里命(命位置单元格A
19)
3接着VLOOKUP函数求计算机员名单表A19单元格起点右挪第2列达宝藏B19单元格宝藏两字:徐 宁
4VLOOKUP函数命令计算机搜寻徐 宁两字搬运函数出生方位座次图第二排左边B4单元格
5推广通拖拽方式座次图单元格建立函数公式完成全图名填充创建座次图务完成
图6
二桌牌动批量生成模块
座次图密切相关会议桌牌目前手工录入速度慢易录错外容易员调整变化相脱节时节约会量前旧桌牌(足新制)样做核翻找工作量新制桌牌旧桌牌字体格式纸张颜色明显差文介绍桌牌动批量生成模块托座次图生成系统建二者步生成步调整座次图布局整排桌牌序批量印出制作方法:
()建立桌牌选项卡(图12)A1:B1单元格合输入第1排A列A2开始单元格两合1单元格合出19A2:A3合A4:A5合……A38:A39合B列样办理(快速合方法:选中A2:A39复制点击B2右键粘贴)
选中A2:A39单元格右键—设置单元格格式—齐—方—负90度选中B2:B39单元格右键—设置单元格格式—齐—方—90度实现桌牌文字背背
(二)选中A2A3合单元格定义VLOOKUP函数:
VLOOKUP(A1座次图ATROW()2+1 0)
函数A1指A1单元格容第1排座次图AT指座次图中A列T列容前排座次图名排号范围(图3)ROW()算单元格行号函数A2单元格ROW()等2ROW()2+12
图12
函数含义:带着A1格容(第1排)座次图选项卡A列找A4单元格找第1排然起点右挪第2列中容(徐宁)搬
(三)选中A2单元格拖拽生成整排桌牌(单面)
★A4:A5单元格说两单元格合计算机默认A4单元格A1座次图AT进行绝引设置A4:A5单元格拖拽生成公式VLOOKUP(A1座次图ATROW()2+10)ROW()2+1变化A4说ROW()4ROW()2+13函数计算结果座次图选项卡A4单元格起点右挪第3列结果张清理A4:A5单元格结果武松次朱仝柴进呼延灼……直A38:A39杨志
图3
(三)桌牌选项卡(图12)B2单元格输入公式A2拖拽B列面桌牌A列桌牌容相格式背背印出着A列B列间间隔线折插入塑料卡中形成双面桌牌(图13左侧图)
(四)A2:B39桌牌容区域设印区域调整行列适应桌牌塑料卡合理设置单元格边框实线利印裁切翻折样会场整排桌牌序批量印出
(五)A1单元格第1排次手动改第2排第3排……会动生成排参会员桌牌(图13)印程非常迅速200桌牌6分钟生成印完毕
图13
桌牌名函数着员名单座次图路径动生成员名单误桌牌名必定正确
桌牌座次图排左右序印出会场摆放会异常利
★桌牌生成两单元格EXCEL中单元格行高409磅12厘米桌牌宽度14厘米左右占两单元格7厘米确保桌牌尺寸
★关row()函数说明:row()函数求取单元格行号函数row()值会着单元格A39单元格输入row()结果39F88单元格输入row()结果88row()函数着列方批量生成公式方面重作时常某数例桌牌生成中2胸卡生成模块例子中5样做桌牌占2行胸卡占5行通占行数算出第桌牌第胸卡row()函数通手动方式生成公式工作量会较增加容易出错
三合影站位图动生成模块
会议组织参会员合影留念留相时间般短加快组织速度事前制发张合影站位图必合影站位图动生成调整原理制作步骤座次图基相(VLOOKUP函数)两表合张员名单制作程分两步骤:
()合影数字布局图(图16)建立合影数字布局图选项卡根需数场等素绘制合影座位数字布局图需注意2点:1求前排员交错站立求相邻两
单元格进行合2席台领导参加相前排中间位置专门留出
图16
(二)生成合影站位图(图17)建立合影站位图选项卡合影数字布局图选项卡容复制粘贴相位置数字清设定部分格式排列(右键设置单元格格式—齐—方选文)
生成座次图方法VLOOKUP函数合影数字布局图相位置数字编号媒介找员名单应名
搬运函数定义位置具体做法B2单元格输入:
VLOOKUP(合影数字布局图B2员名单AB20)函数计算结果段景住然拖拽方式量复制函数公式迅速生成合影站位图
合影站位图设计名索引具体做法参见前文签索引表制作方法
名员名单中动生成员名单出现变化时合影站位图会动调整
合影站位图效果:
图17
四宴请座次图动生成模块
会议出现重礼仪性宴请宴请座次编排非常复杂宴请
座次图动生成模块遵循前会议座次图合影站位图创建思路然先制作餐桌数字布局图然容复制粘贴新宴请座次图选项卡利VLOOKUP函数员名单中抓取名方法创设餐安排员名单步更新 民会堂国庆招会类超正式宴会提高百倍效率
()批量生成餐数字布局图
建立餐桌数字布局图选项卡首先A1AC22区域画张桌子数字布局图圆桌边12座位(图18)
图18
1左角第1桌手动填写第1桌实起标示桌号1C1:D1单元格中创设公式数字单独放起
2桌子中心第1桌公式生成M11:P12单元格合输入A1放中间较醒目
3该桌12座位数字利公式动生成公式:
1号座位:N2单元格:(C11)*12+1结果1
2号座位:F4单元格:(C11)*12+2结果2
3号座位:V4单元格:(C11)*12+3结果3
4号座位:C8单元格:(C11)*12+4结果4
类推……设完全部12座位公式
4设置完复制A1AC22区域区域粘贴然更改桌左角桌号快速生成十桌百桌餐数字布局图
(二)批量生成宴请座次图
1建立宴请座次图选项卡(图19)餐桌数字布局图全部容复制
图19
2A1AC22区域(第1桌)首座N2单元格输入VLOOKUP(餐桌数字布局图N2员名单AB20)结果宋 江
图19
3复制N2单元格容点击2号座位(F4单元格)右键—选择性粘贴—公式相N2单元格公式复制粘贴公式参数着公式单元格位置变化变化实际公式容相VLOOKUP(餐桌数字布局图 F4员名单AB20) 结果卢俊义重复步骤3号4号座位选择性粘贴公式分
吴关胜…完成第桌设置
4设置完复制A1AC22区域继续选择性粘贴公式快速生成十桌百桌宴请座图
宴请座图效果:
五系统优越性
显然文采位置—编号—名办法绕圈传统办法感惯试次会发现文介绍方法优越性:
1输入名工作量减少制作员名单时需EXCEL友界面输入次名外修改调整需次输入名效率提升数字布局图座次图等表格公式然需定义设中单元格函数鼠标拖拽方式完成单元格设定毫费事
2领导审核关更容易参会员名单数字布局图形象清晰报请领导提前介入审核提供条件领导确定原座次图调整性减少特标注单位职务等容员名单领导丰富验容易发现姓名错误序混乱丢漏员等问题排座次准确性提升
3期修改调整更迅速旦出现原方面调整更改数字布局图数字编号规更改座次图等模块中名会动调整出现时增加减少情况时员名单中增加减少然刷新次数字编号动更新EXCEL软件特殊功数字批量修改通拖拽鼠标键搞定座次图等模块进行动更新瞬间完成快速调整实现关键
4学熟练掌握更容易座次图动生成系统独立开发程序EXCEL软件种技巧应组合数机关工作员迅速学会熟练根会场制作出性化符合单位实际情况座次图模板较容易进行功拓展基结构修改
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