会议六功
1．传达公司营理念公司目标协调致
召开会议传达公司营理念统员工步调改进公司缺失公司够更时通会议集思广益家意见统起成公司遵循方样众志成城快目标变现实
2．传达决策者信念
决策者信念通会议传达公司年开始派发红利员工根位员工完成项指标少领导者种激励策略样信念需利会议隆重推出充分吸引员工激发员工工作热情
3．集思广益解决问题危机
集思广益解决问题危机会议重功公司突然陷入困境面没策领导时间出合理方案时需家坐起召开会议贡献想法设法解决公司面危机开会化危机转机存重原
4．脑力激荡寻求创意突破营盲点
会议功第四点脑力激荡开发富创意营理念拥良生产线员配备产品公司果没足够创新意识然称公司会议产生创意良场通效会议进行头脑风暴断激发出良创意
5．检讨改进缺失
会议功第五点全面检讨改进公司缺失果公司年业绩路滑马召开会议家讨滑原：产品够销费没效控制者员配备问题通会议原列举出然编列成册做出分析通分析结果检讨改进公司关缺失
6．达成告知功
达成告知会议功年公司业绩目标达亿营业额通会议目标清晰准确传达相关部门号召家加快生产脚步争取时完成务样传达信息布告栏公布效果显更郑重
会议进行前注意点
1．否定开会
般说定召开会议少应该符合列条件中：
Æ需进行信息交换
令部门部部门间工作配合默契需召开会议进行信息交换时客观全面解情况出合实际结需部门许员起交换方面搜集信息时应开会外果需激发出具创造性批评性意见寻找分析解决问题做出决策时样需开会
Æ需整合意见
作包含着许体团队成整体需整合部意见众接受决定计划构想者重新整合众混乱观念确保问题致理解时需开会外果需某问题快获方反应需全面推动加快已延迟工作需开会
Æ涉方面工作安排
果决策实施时涉部门员时然需召开会议说家明确目前面问题处理涉部门事问题处理知道什应负责需部门负责问题安排涉部门员工作情况均需召开会议取效果
2．会议议程太冗长
Æ安排会议议程
会议议程轨道令会议预定方步骤计划进行般说会议议程定模式数会议议程需包括席开场白介绍基情况发言讨问题整合意见出结会议结束等部分
会议议程般包括容外根实际需会议议程进行添加删减会议结束时需领导发言会议议题情况席代介绍等视时具体情况定
Æ种会议长度
议程确定定根会议类型握会议长度般说日常例会需30～90分钟时性会议中短期会议长度30分钟中期会议长度30～120分钟长期会议长度1天
3．开会点安排
开会点选择切合会议容形式注意会议预算会议规模室温灯光噪声等种素需确保会者舒适度会者感适方会会议带良效果
公司部会议般公司举行类型会议举行点公司例会需固定会议场间独立宽敞明亮房间里面必布置设备公司高层办会议时公司部场公司间会议根会议举行目选择点型会议特较正式会议场求会议高少点供选择会议中心公建筑高校会堂等
4．确定合适开会时间
日常例会选择周二周四8：00～11：0014：00～16：00举行时例会选择会者感方便时间果会议安排11：00召开特注意严格控制会议时间样会影响会者正常安排
外紧急会议召开时间选择般遵守越快越原会议召开时间安排根会者情况进行求切会者
5．邀请适合参会议象
适合参会议员应该符合条件：
Æ利议题讨
会议议题关应会者首条件会者包括讨题目直接关联提供专业独家信息讨更效率
Æ利会议利进行
会者包括利会议利进行会议协调作缺代表着某团体群体利益等
Æ利召集者意愿
召集者意愿会议召开决定性素利召集者意愿然会者理想选
三标准确定会者名单般标准然时特场合标准三标准基础标准应确定名单时首先执行
6．辅助器材搭配
公司会议室需长期应配常辅助器材电子设备：
首先明设备采光效果电灯明度应低办公室明度次扩音设备般三四均匀分布会议室扩音器功率会议室相适应扩音设备提高发言者传递信息效率样帮助席发言者场面混乱时候控制局势者投影设备般包括电脑投影器投影幕相关传导线等投影器移动型投影幕前2～4米处安装包括视听设备然现投影设备般代视听设备果条件允许应套视听设备包括电视机ＤＶＤ影碟机功放机音箱等
决定开会日期应注意事项
已确定召开会议接做确定召开会议准确时间确定会议时间考察事项表1－1示样需参加会议准时出现会场会议利进行
表1－1 决定开会日期时应注意事项
决定开会日期时应注意事项
1
开会时间碰外宾访公司出货期假日等特殊时期
2
应考虑出席者工作状况代理
3
辅助器材源
4
谁负责联络
5
席会议记录员等相关员编派
6
会议进行时间预计久
面表1－1中点进行说明：
1．确定惟联络
确定惟联络员始终联系千万天负责联系明天换外样会接通知搞清底部门通知开会
2．确定席
会议召集者参会议高领导议题关系紧密现场控制力较强方面代表均接受中选定合适会议席
3．确定会议记录者
会议记录者具备倾听互动发表意见力具良组织综合较力会议程中会议记录者义务适时帮助会者系统陈述意见遵议程进行讨
开会场选择
会议场利营造会议气氛会议进程利进行提供种种方便合适会议场容易导致会者分心利会议务利完成
开会前做关会议场切准备工作会议成功保证准备包括确定会议期间场出现会议进行半忽然通知继续情况会议场定具备较隔音设施否会身处闹市区根法集中精神开会舒适宽敞采光通风良会场利会者放松心情集中注意力利激发会者创意
表1－2 开会场选择
开会场选择
1
会议时间场
2
隔音效果良
3
会场须舒适宽敞
4
采光通风良
5
没干扰源
6
窗帘放投影资料时清楚
7
安静嘈杂空调良
8
插座电源白板麦克风等齐全
总言开会场定选安静合适场必须具备足够空间必须配备必需辅助器材样会议成功保驾护航
道具视听器材准备
开会日期开会场确定接做道具视听器材准备工作具体准备物品表1－3示物品准备齐全保证会议利进行
表1－3 道具视听器材准备
道具视听器材准备
1
桌椅名牌免洗杯饮料
2
黑白板万笔粉笔板擦
3
签簿名册原子笔
4
投影机幻灯机电池录音带镭射指示器指示棒
5
白纸目录议程会议资料产品
面表1－3中点进行说明：
1．签簿名册原子笔
准备签簿举行会议时必少项工作名册外应准备原子笔会者参加会议时候会忘记带笔等做记录时候会产生必麻烦仅事先准备原子笔保证充足供应
举行会议前必须准备开会员名册簿需发表意见时席名册点点会者公开发表意见建议充分体现会议公开性开会时名册
2．会议议程相关资料
会议议程确定定准备议程相关辅助资料例讨财务问题时会涉收支结算表需会前表影印出会者手份等讨关收支结算表时家通表适时查关数错样保证议程准确性会议达预期效果
检
请帮助会议组织者选择合适会议长度：
会议Ａ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
会议Ｂ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
会议Ｃ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
会议Ｄ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
见参考答案1－1
讲结
传达公司营理念整合家意见传达决策者信念集思广益解决问题脑力激荡寻求创意突破营盲点检讨改进缺失达成告知功会议六功
想会议六功充分发挥做点：首先确定会议召开必性会议举行点时间会议议程会者名单次解决定开会日期时应注意事项次做开会场选择做道具视听器材准备
着济全球化加速发展国国间界限越越少跨国济已势趋着跨国企业增跨国会议位日渐重许企业国接外宾机会相应越越跨国会议成企业展现身涵新舞台想安排次成功跨国会议需两方面入手：
会前准备
安排接员
跨国会议般会议相特殊性会者国家会员间存障碍语言沟通障碍没语言沟通然法形成令双方甚方满意决议跨国会议接员显非常重
跨国会议接员分两种司职承担着整会议沟通协调工作
1．般性服务事项接员
负责般性服务事项接员普通接员普通接员必须熟悉国语言国际礼仪承担般性引导工作通身服务外宾陌生环境中感觉亲切舒适
2．专业口译员
专业口译员必须非常擅长外语流利外语外宾进行时交流具重素质精通相关专业术语够准确实现两种甚种语言相互转换保证双方济利益
会场布置
会场布置符合国际标准体现出国特色海报例边外宾国家语言边国语言样双剑合壁相信烘托出种良合作气氛
跨国会议中桌椅排列公司部会议排列样会议桌般马蹄状座位安排右左辅门口位置安排公司员外宾安排会议席旁边示尊贵型会议会场门口处应接处签处会场两边工作台提供材料饮水果需进行录会场中央偏前放置摄影机外注意安全出口畅通卫生间位置提示
接外宾细节
想举行令外宾印象深刻跨国会议首先做工作搜集关外宾生活惯种种信息充分解国家风土情生活禁忌样放矢理效安排会议相关事宜外宾中国行充满愉快记忆侧面促进交易成功
1．外宾生活惯
外宾生活惯包含许方面容里重点介绍饮料食物禁忌
Æ饮料
饮料生活必需品国家生活环境拥饮料惯英国美国喜欢喝咖啡咖啡相英国更喜欢饮茶喜欢喝午茶尤红茶日喜欢喝茶喜欢茶种乌龙茶
般外国喝矿泉水例高喜欢喝质感较强矿泉水尤较注重矿泉水品牌果外宾准备矿泉水选择国际较认品牌
Æ食物禁忌
接外宾解国饮食禁忌例：日吃鸽子韩国特喜欢吃泡菜三餐中惟泡菜缺少回教徒吃猪肉吃鳞骨海鲜：乌贼水母海参等天教徒吃面包时点特禁忌餐包倒放着倒放尊重表现
2．迎宾准备
Æ鲜花选择
迎接外宾鲜花缺物种花花语送花外宾会挑选合适花种果接位欧美女性千万送鲜红玫瑰玫瑰传递爱意送百合花者菊花许国家两种花专门吊唁场合黄玫瑰适合送外宾花语绝交传递友谊会议接员解关花知识样送出合适鲜花
Æ胸花佩戴
外宾佩戴胸花讲究果男士佩戴胸花充分利男士西装胸口袋花梗口袋插进样会损坏方西装衣料女士佩戴胸花时非非常厚面料般千万便戳洞夏天女士佩戴胸花时胸前免倒挂花女性肩部
Æ接机牌装饰
机场迎接外宾需块接机牌接机牌作引导宾引导接机牌成展现公司文化窗口
外宾留美第印象定接机牌进行定装饰常见白纸板彩色纸板缤纷靓丽色彩醒目热情非常适合迎宾外纸板清晰相关语言写出宾名字接机牌进行性化装饰接机牌半段悬挂两铃铛旅客出时轻轻摇晃牌子铃铛发出细碎悦耳声音容易吸引旅客注意力效缩短寻找时间带宾客愉悦感觉
3．途报喜报忧
机场目会规划较区会未规划方规划较区国家重建设项目方力宣扬果未规划方较脏乱方避重轻带直阐述：脏方脏成样子……俗话说家丑外扬负面消息必太招摇
4．安排外宾住宿
Æ营造良住宿氛围
安排工作员者请饭店代准备鲜花水果男宾准备瓶洋酒女宾包装精美盒巧克力桌附张短笺祝（）中国段时间美回忆告知桌点心份心意外宾敢享外房间气味重建议量外宾房间里摆放香水百合类花材外宾推开房门时候感受股清香带天心情房间阳窗外景致
Æ提供相关资料
外宾选择舒适住宿环境准备资料身边服务员行程饭店情况等指掌产生宾感觉
图2－1 外宾提供相关资料
正图2－1示接员资料外宾资料夹中第份资料份资料包括接员姓名片联系方式专长等第二份资料会议期间具体行程安排第天干什第二天干什等等天行程介绍清清楚楚行程中包括拜会点旅游点简介活动时间长短探访相关友等时间安排第三份资料外宾住饭店资料份资料注明饭店种消费场点中应包括张中文外文书写饭店位置卡外宾外出迷路时求助够准备张简便形图外宾够方便解酒店周围商业设施方便外宾生活
Æ兼顾外宾家眷
外宾家眷陪忘外安排轻松趣文化行程参观博物馆民俗村等活动女性家眷般喜欢采购外宾国具国特色商品通常较感兴趣例外宾中国带采购中国丝绸民间工艺品等
5．派送礼物
外宾中国参加跨国会议办公司般送外宾合宜礼物方面表现出中国企业客情方面加强感情联系
赠送外宾礼物握两原：首先体现国传统次弘扬国国粹谓礼轻情义重送礼切忌送太重易碎物品较合适礼物竹制品手工艺品中国结印章等物品中国特色较鲜明富含情义根国民礼物喜赠送礼品日喜欢洋酒腌制食品包装精美蜡烛台欧美士说错选择
检
跨国会议前接外宾需做准备工作请标准检测贵公司次接外宾时工作准备情况：
相关资料准备情况
接员资料
□已解决 □未
外宾饮食喜资料
□已解决 □未
编写新闻稿
□已解决 □未
准备行程表
□已解决 □未
般业务安排
安排茶点饮食
□已解决 □未
登记安排
□已解决 □未
宣传袋
□已解决 □未
视听设备
□已解决 □未
翻译服务
□已解决 □未
保卫员停车场
□已解决 □未
接工作
□已解决 □未
果解决率≥80说明贵公司准备工作较充分
果解决率≤80您次努力
讲结
跨国会议会议礼仪接礼仪餐桌礼仪等等国际礼仪皆须涉猎吸收礼走遍天
想举行令外宾印象深刻跨国会议首先做工作搜集关外宾生活惯种种信息通信息充分解国家风土情生活禁忌样放矢理效安排会议相关事宜
跨国会议接员分两种种负责般性服务事项接员普通接员种非常专业口译员司职承担着整会议沟通协调工作
开会应态度
1．开会前针题提出见解
参会议需考虑提出具建设性意见够开会前针题见解整理出做胸成竹
需注意适时候适方式贡献创意轮发言时直接正面提出法观点引申提出法综合观点提出法意观点针观点提出意见设问形式提出法
2．出席者视仁分
出席会议会者应该视仁私问题提意见概否决开会目集思广益解决问题制造问题会者彼尊重公私分明绝存私心出席者视仁分样达开会目
3．受利害感情影响
明确责外保持良心态会者说样重谓良心态开放心态开放心态参加会议会减少抱怨摩擦收获会增反果带着抵触情绪参加会议参加会议会成种痛苦参加会议受利害感情影响
4．事喜区
参加会议做事容纳会者意见认真考虑意见需会者宽广胸怀时时抱着样信念：参加会议必然会议较烦安某恶带入会议讨中会应做事事牵扯适发表观点
5．服众决议
开会时果家致表决通某项决议般情况反意见私保留会议中定服众决议会议强调正集体力量奉行少数服数原点位会者谨记心
6．通力合作期短时间完成工作
意见采纳时千万意气事抱着反正意见采纳吧心态种做法非利会议利进行利发展
通力合作期短时间圆满完成工作会议精髓意见否定时检讨身动家拢探讨意见缺失里样家起快完成工作
出席者应遵守礼节
会者礼节
1．尊重会议整体功
出席者应该尊重会议整体功会议中关问题众提出会议议程关话题话题出现会误导会议方影响会议正常进行会导致会议决议法时达成
外切记会议沟通交流场求存异场果出现文明行参会议说羞耻事应该极力避免
2．遵守会议规定
开会时发言行动严格遵守会议规定会议没进行第二项议程讨擅举手提出：觉第二条样种行明显违背会议议程规定
谓欲速达实序行事效率高样短时间解决问题定认真遵守会议规定
3．出席者彼尊重
出席者相互尊重会议进行中会议外资料更工作没完成部分会议中继续进行保证桌面议程关参考资料应该带进会者种尊重
4．关掉通讯器材
参加会议时关掉通讯器材带电脑进入会议室电脑中容必须会议关绝允许带电脑进网聊天游戏试想果会者手机开着电脑游戏聊天会议严肃性存？会议身意义？席威严？
5．发言征询席许
开会发言会者义务履行项义务时注意章行事需发言时请举手示意先征询会议席许然进行发言会议席会议持理者整会议议程均调控中充分尊重会议席先做沟通非常利会议利进行
6．便离席走动电话
谓安旦会议正式开始会者便离席会议议题毫兴趣耐着性子认真开会会议中便离席走动电话容易扰乱会场秩序会分散会议席注意力行严格禁止认真参会议乱走乱动会者素质种体现充分反映出会者会议会者尊重
7．便断讲话
会者没理解发言者意思者等发言者说完问题频频提出问题断讲话种行常会发言会议席置十分尴尬境方面出礼貌碍情面发言中断谈话回答直率提问时次重复观点方面样作法会会议拖入断重复陷阱会议目标法完成
克服频频发问倾简单方面注意倾听原造成听清发言方面太清楚方先记录便会解者抓住重点发言者讲话告段落时进行提问
席职责
1．协调气氛
席角色群体中位领导双重结合位会议席明确认识会议中保证会者达发挥出现某原造成部分会者议题讨情绪冷淡情况时会议席时采取措施激励会者会议气氛活跃起
2．引导会议方
席职责讨离题倾尤发言者意见太偏激时够引导家情绪趋冷静寻找契机早纠正偏差争取会员发言者愉快接受数会议存离题现象常见问题会议席应定处理验方法时效处理会议节省量时间会者精力
3．化解突
会者身行化解意见突创造高效率会议会件难事必话席应公开处理互相突意见极力避免引起会者间立席化解突前应该持相反意见两方分清楚解提出折中方案应
4．效结束会议
结束会议般步骤包括：判断结束会议时机简短报告次会议决定宣布会议结束会者次表示感谢会者退场安排
显然已出决议完成预定目标会议结束没出决议会议参时情况判断宣布会议结束前需次会议决定简短会者进行报告表现会议决定公开透明会议结束时会议席应全体会者表示感谢果会者数较需会者退场次序进行安排
检
根参会议验果开会时遇情况认应该应正确行？
1．提出观点遭反
□立反驳 □予理睬
□礼貌提醒话说完 □请求席维持会场秩序
2．反观点时身攻击语句
□反唇相讥 □予理睬
□提醒注意礼貌 □继续议题讨
3．然会议中感兴趣议题似会议席反议题通
□继续准备 □放弃准备
□寻找盟 □会前请示会议席阅览
4．想会提出观点未受会议席示意
□擅站起提出 □保持沉默
□暂时压等次申请发言 □等会会议席提出
见参考答案3－1
讲结
外表美丽时候尊重遵守礼仪种美丽位参加会议说展现美面仅留良印象更效推进会议进行
会议导素参加会议抱着正确态度态度包括积极贡献创意出席者视仁分受利害感情牵动事喜区服众决议通力合作期短时间完成工作
质询礼节
质询会议项重容般情况会者遇质询时总会显较紧张甚害怕实质询完全种理行存会议议题更加明确会议更容易达成致位会者解掌握质询礼节会明白应该种技巧正确应质询会成怕事
1．时提出两问题
质询意味着提出问题质询第礼节时提出两问题目前确实许问题次提出问题提问样质询者集中思路回答问题利解答心中疑问
果次提出问题时间会令方知措更利解决问题提问方式表现出方问题身尊重种礼貌表现
2．质询两分钟说完
会议席提前做会议项议程时间段分配专门留出定时间供会者提出质询事先明文规定位提问者必须提问两分钟完成空出更时间提问者回答
事先做时间分配质询环节恐怕会省略掉冗长会议会会者丧失提问兴趣果质询时间长会拖延会议进程
3．避免回答
回答问题时说应简短说明回答简洁明理针见血指出某某提案什什外回答问题直截量婉转留余棍子死说觉会影响公司某项目认采方案会更
4．重复提出样质询
开会时重复提出样问题表现样问题已提出会厌烦提出次种行实属余明智提问题已失问意义应该构思问题种重复提问会占会议时间影响提问实损利
5．勿声理问话坚持见
少数服数会议规中条强调种集体声音压制声音果意见绝数想法相左试着接受家意见坚持见
果意见认脸色难甚会议中喊闹仅事补会会者觉没风度气量狭甚会处处树敌处孤立境应民意
司仪角色扮演
司仪协助会议席控制会议职责读议程唱名提醒席会议重点进行议题时会开口部分时间席讲话称职司仪应该喧宾夺抢走席光彩家司职令会议开声色名合格会议司仪应具备九特性：
1．具专业知识
司仪职位勇尝试准备优秀司仪容易迈理阶层司仪具备相关专业知识培养元化智慧样公司重视司仪绝单纯简单服务员会议重组成部分没扎实专业知识作盾法会议中理辅助席工作选司仪
参会议席司仪群众扮演角色家通力合作会议开善美
2．清楚定位
身名司仪定定位清醒认识样开会时做职工作司仪协助会议席掌控会议适补充提醒席司仪职责切记喧宾夺
发现会议席讲话超预定时间落痕迹方式然提醒席写张纸条放席桌席忘记会议某议题合适语言提醒席席起五分钟前提议题补充？样尊重席提出议题
3．注意着装
司仪必须注意着装司仪基求会议席外吸引家注意力司仪体着装更体现良气质见顿生尊重喜爱情着装体势必会议严肃性功发挥折扣会者甚会怀疑组织者眼光力司仪定认真着装
4．充满活力
会议进行中会议席外引注目焦点司仪宣读会议章程时司仪面表情呆木鸡会者心情会受良影响会议气氛会变死气沉沉更会影响会议利进行司仪员宣布会议点时定充满活力活力感染会者会议轻松环境中利进行
5．具应急力会缓气氛
红花绿叶配果说会议席朵红花司仪愧绿叶二者相辅相成关系司仪具备较强应急力席验足危慌乱时司仪立挺身出灵活应帮席圆场司仪具调节气氛力会者席发生争执僵持时候司仪善两句幽默话语缓会场紧张气氛
6．适肢体语言
肢体语言作起般语言显更生动力司仪会适肢体语言充分调动会者情绪调节会议气氛果始终味宣科恐怕难会议开适语言搭配适肢体语言效协助席会议利进行
检
请实填写表
般会议中您否处理会议质询？ □ 否□
质询程中点做？ □ 否□
1
时提出两问题
□ 否□
2
质询两分钟说完
□ 否□
3
避免回答应简短说明
□ 否□
4
重复提出样质询
□ 否□
5
勿声理问话坚持见
□ 否□
讲结
质询会议项重容存会议议题更加明确会议会方更容易达成致位会者解掌握质询礼仪会明白应该质询避免质询中尴尬
司仪勇尝试准备会议程中职责协助会议席控制会议具体说读议程唱名提醒席会议点担司仪必须具扎实专业知识明确定位充满活力保证会议利进行
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1．传达公司营理念公司目标协调致
召开会议传达公司营理念统员工步调改进公司缺失公司够更时通会议集思广益家意见统起成公司遵循方样众志成城快目标变现实
2．传达决策者信念
决策者信念通会议传达公司年开始派发红利员工根位员工完成项指标少领导者种激励策略样信念需利会议隆重推出充分吸引员工激发员工工作热情
3．集思广益解决问题危机
集思广益解决问题危机会议重功公司突然陷入困境面没策领导时间出合理方案时需家坐起召开会议贡献想法设法解决公司面危机开会化危机转机存重原
4．脑力激荡寻求创意突破营盲点
会议功第四点脑力激荡开发富创意营理念拥良生产线员配备产品公司果没足够创新意识然称公司会议产生创意良场通效会议进行头脑风暴断激发出良创意
5．检讨改进缺失
会议功第五点全面检讨改进公司缺失果公司年业绩路滑马召开会议家讨滑原：产品够销费没效控制者员配备问题通会议原列举出然编列成册做出分析通分析结果检讨改进公司关缺失
6．达成告知功
达成告知会议功年公司业绩目标达亿营业额通会议目标清晰准确传达相关部门号召家加快生产脚步争取时完成务样传达信息布告栏公布效果显更郑重
会议进行前注意点
1．否定开会
般说定召开会议少应该符合列条件中：
Æ需进行信息交换
令部门部部门间工作配合默契需召开会议进行信息交换时客观全面解情况出合实际结需部门许员起交换方面搜集信息时应开会外果需激发出具创造性批评性意见寻找分析解决问题做出决策时样需开会
Æ需整合意见
作包含着许体团队成整体需整合部意见众接受决定计划构想者重新整合众混乱观念确保问题致理解时需开会外果需某问题快获方反应需全面推动加快已延迟工作需开会
Æ涉方面工作安排
果决策实施时涉部门员时然需召开会议说家明确目前面问题处理涉部门事问题处理知道什应负责需部门负责问题安排涉部门员工作情况均需召开会议取效果
2．会议议程太冗长
Æ安排会议议程
会议议程轨道令会议预定方步骤计划进行般说会议议程定模式数会议议程需包括席开场白介绍基情况发言讨问题整合意见出结会议结束等部分
会议议程般包括容外根实际需会议议程进行添加删减会议结束时需领导发言会议议题情况席代介绍等视时具体情况定
Æ种会议长度
议程确定定根会议类型握会议长度般说日常例会需30～90分钟时性会议中短期会议长度30分钟中期会议长度30～120分钟长期会议长度1天
3．开会点安排
开会点选择切合会议容形式注意会议预算会议规模室温灯光噪声等种素需确保会者舒适度会者感适方会会议带良效果
公司部会议般公司举行类型会议举行点公司例会需固定会议场间独立宽敞明亮房间里面必布置设备公司高层办会议时公司部场公司间会议根会议举行目选择点型会议特较正式会议场求会议高少点供选择会议中心公建筑高校会堂等
4．确定合适开会时间
日常例会选择周二周四8：00～11：0014：00～16：00举行时例会选择会者感方便时间果会议安排11：00召开特注意严格控制会议时间样会影响会者正常安排
外紧急会议召开时间选择般遵守越快越原会议召开时间安排根会者情况进行求切会者
5．邀请适合参会议象
适合参会议员应该符合条件：
Æ利议题讨
会议议题关应会者首条件会者包括讨题目直接关联提供专业独家信息讨更效率
Æ利会议利进行
会者包括利会议利进行会议协调作缺代表着某团体群体利益等
Æ利召集者意愿
召集者意愿会议召开决定性素利召集者意愿然会者理想选
三标准确定会者名单般标准然时特场合标准三标准基础标准应确定名单时首先执行
6．辅助器材搭配
公司会议室需长期应配常辅助器材电子设备：
首先明设备采光效果电灯明度应低办公室明度次扩音设备般三四均匀分布会议室扩音器功率会议室相适应扩音设备提高发言者传递信息效率样帮助席发言者场面混乱时候控制局势者投影设备般包括电脑投影器投影幕相关传导线等投影器移动型投影幕前2～4米处安装包括视听设备然现投影设备般代视听设备果条件允许应套视听设备包括电视机ＤＶＤ影碟机功放机音箱等
决定开会日期应注意事项
已确定召开会议接做确定召开会议准确时间确定会议时间考察事项表1－1示样需参加会议准时出现会场会议利进行
表1－1 决定开会日期时应注意事项
决定开会日期时应注意事项
1
开会时间碰外宾访公司出货期假日等特殊时期
2
应考虑出席者工作状况代理
3
辅助器材源
4
谁负责联络
5
席会议记录员等相关员编派
6
会议进行时间预计久
面表1－1中点进行说明：
1．确定惟联络
确定惟联络员始终联系千万天负责联系明天换外样会接通知搞清底部门通知开会
2．确定席
会议召集者参会议高领导议题关系紧密现场控制力较强方面代表均接受中选定合适会议席
3．确定会议记录者
会议记录者具备倾听互动发表意见力具良组织综合较力会议程中会议记录者义务适时帮助会者系统陈述意见遵议程进行讨
开会场选择
会议场利营造会议气氛会议进程利进行提供种种方便合适会议场容易导致会者分心利会议务利完成
开会前做关会议场切准备工作会议成功保证准备包括确定会议期间场出现会议进行半忽然通知继续情况会议场定具备较隔音设施否会身处闹市区根法集中精神开会舒适宽敞采光通风良会场利会者放松心情集中注意力利激发会者创意
表1－2 开会场选择
开会场选择
1
会议时间场
2
隔音效果良
3
会场须舒适宽敞
4
采光通风良
5
没干扰源
6
窗帘放投影资料时清楚
7
安静嘈杂空调良
8
插座电源白板麦克风等齐全
总言开会场定选安静合适场必须具备足够空间必须配备必需辅助器材样会议成功保驾护航
道具视听器材准备
开会日期开会场确定接做道具视听器材准备工作具体准备物品表1－3示物品准备齐全保证会议利进行
表1－3 道具视听器材准备
道具视听器材准备
1
桌椅名牌免洗杯饮料
2
黑白板万笔粉笔板擦
3
签簿名册原子笔
4
投影机幻灯机电池录音带镭射指示器指示棒
5
白纸目录议程会议资料产品
面表1－3中点进行说明：
1．签簿名册原子笔
准备签簿举行会议时必少项工作名册外应准备原子笔会者参加会议时候会忘记带笔等做记录时候会产生必麻烦仅事先准备原子笔保证充足供应
举行会议前必须准备开会员名册簿需发表意见时席名册点点会者公开发表意见建议充分体现会议公开性开会时名册
2．会议议程相关资料
会议议程确定定准备议程相关辅助资料例讨财务问题时会涉收支结算表需会前表影印出会者手份等讨关收支结算表时家通表适时查关数错样保证议程准确性会议达预期效果
检
请帮助会议组织者选择合适会议长度：
会议Ａ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
会议Ｂ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
会议Ｃ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
会议Ｄ：
□30分钟 □30－90分钟 □30－120分钟
□天 □天
见参考答案1－1
讲结
传达公司营理念整合家意见传达决策者信念集思广益解决问题脑力激荡寻求创意突破营盲点检讨改进缺失达成告知功会议六功
想会议六功充分发挥做点：首先确定会议召开必性会议举行点时间会议议程会者名单次解决定开会日期时应注意事项次做开会场选择做道具视听器材准备
着济全球化加速发展国国间界限越越少跨国济已势趋着跨国企业增跨国会议位日渐重许企业国接外宾机会相应越越跨国会议成企业展现身涵新舞台想安排次成功跨国会议需两方面入手：
会前准备
安排接员
跨国会议般会议相特殊性会者国家会员间存障碍语言沟通障碍没语言沟通然法形成令双方甚方满意决议跨国会议接员显非常重
跨国会议接员分两种司职承担着整会议沟通协调工作
1．般性服务事项接员
负责般性服务事项接员普通接员普通接员必须熟悉国语言国际礼仪承担般性引导工作通身服务外宾陌生环境中感觉亲切舒适
2．专业口译员
专业口译员必须非常擅长外语流利外语外宾进行时交流具重素质精通相关专业术语够准确实现两种甚种语言相互转换保证双方济利益
会场布置
会场布置符合国际标准体现出国特色海报例边外宾国家语言边国语言样双剑合壁相信烘托出种良合作气氛
跨国会议中桌椅排列公司部会议排列样会议桌般马蹄状座位安排右左辅门口位置安排公司员外宾安排会议席旁边示尊贵型会议会场门口处应接处签处会场两边工作台提供材料饮水果需进行录会场中央偏前放置摄影机外注意安全出口畅通卫生间位置提示
接外宾细节
想举行令外宾印象深刻跨国会议首先做工作搜集关外宾生活惯种种信息充分解国家风土情生活禁忌样放矢理效安排会议相关事宜外宾中国行充满愉快记忆侧面促进交易成功
1．外宾生活惯
外宾生活惯包含许方面容里重点介绍饮料食物禁忌
Æ饮料
饮料生活必需品国家生活环境拥饮料惯英国美国喜欢喝咖啡咖啡相英国更喜欢饮茶喜欢喝午茶尤红茶日喜欢喝茶喜欢茶种乌龙茶
般外国喝矿泉水例高喜欢喝质感较强矿泉水尤较注重矿泉水品牌果外宾准备矿泉水选择国际较认品牌
Æ食物禁忌
接外宾解国饮食禁忌例：日吃鸽子韩国特喜欢吃泡菜三餐中惟泡菜缺少回教徒吃猪肉吃鳞骨海鲜：乌贼水母海参等天教徒吃面包时点特禁忌餐包倒放着倒放尊重表现
2．迎宾准备
Æ鲜花选择
迎接外宾鲜花缺物种花花语送花外宾会挑选合适花种果接位欧美女性千万送鲜红玫瑰玫瑰传递爱意送百合花者菊花许国家两种花专门吊唁场合黄玫瑰适合送外宾花语绝交传递友谊会议接员解关花知识样送出合适鲜花
Æ胸花佩戴
外宾佩戴胸花讲究果男士佩戴胸花充分利男士西装胸口袋花梗口袋插进样会损坏方西装衣料女士佩戴胸花时非非常厚面料般千万便戳洞夏天女士佩戴胸花时胸前免倒挂花女性肩部
Æ接机牌装饰
机场迎接外宾需块接机牌接机牌作引导宾引导接机牌成展现公司文化窗口
外宾留美第印象定接机牌进行定装饰常见白纸板彩色纸板缤纷靓丽色彩醒目热情非常适合迎宾外纸板清晰相关语言写出宾名字接机牌进行性化装饰接机牌半段悬挂两铃铛旅客出时轻轻摇晃牌子铃铛发出细碎悦耳声音容易吸引旅客注意力效缩短寻找时间带宾客愉悦感觉
3．途报喜报忧
机场目会规划较区会未规划方规划较区国家重建设项目方力宣扬果未规划方较脏乱方避重轻带直阐述：脏方脏成样子……俗话说家丑外扬负面消息必太招摇
4．安排外宾住宿
Æ营造良住宿氛围
安排工作员者请饭店代准备鲜花水果男宾准备瓶洋酒女宾包装精美盒巧克力桌附张短笺祝（）中国段时间美回忆告知桌点心份心意外宾敢享外房间气味重建议量外宾房间里摆放香水百合类花材外宾推开房门时候感受股清香带天心情房间阳窗外景致
Æ提供相关资料
外宾选择舒适住宿环境准备资料身边服务员行程饭店情况等指掌产生宾感觉
图2－1 外宾提供相关资料
正图2－1示接员资料外宾资料夹中第份资料份资料包括接员姓名片联系方式专长等第二份资料会议期间具体行程安排第天干什第二天干什等等天行程介绍清清楚楚行程中包括拜会点旅游点简介活动时间长短探访相关友等时间安排第三份资料外宾住饭店资料份资料注明饭店种消费场点中应包括张中文外文书写饭店位置卡外宾外出迷路时求助够准备张简便形图外宾够方便解酒店周围商业设施方便外宾生活
Æ兼顾外宾家眷
外宾家眷陪忘外安排轻松趣文化行程参观博物馆民俗村等活动女性家眷般喜欢采购外宾国具国特色商品通常较感兴趣例外宾中国带采购中国丝绸民间工艺品等
5．派送礼物
外宾中国参加跨国会议办公司般送外宾合宜礼物方面表现出中国企业客情方面加强感情联系
赠送外宾礼物握两原：首先体现国传统次弘扬国国粹谓礼轻情义重送礼切忌送太重易碎物品较合适礼物竹制品手工艺品中国结印章等物品中国特色较鲜明富含情义根国民礼物喜赠送礼品日喜欢洋酒腌制食品包装精美蜡烛台欧美士说错选择
检
跨国会议前接外宾需做准备工作请标准检测贵公司次接外宾时工作准备情况：
相关资料准备情况
接员资料
□已解决 □未
外宾饮食喜资料
□已解决 □未
编写新闻稿
□已解决 □未
准备行程表
□已解决 □未
般业务安排
安排茶点饮食
□已解决 □未
登记安排
□已解决 □未
宣传袋
□已解决 □未
视听设备
□已解决 □未
翻译服务
□已解决 □未
保卫员停车场
□已解决 □未
接工作
□已解决 □未
果解决率≥80说明贵公司准备工作较充分
果解决率≤80您次努力
讲结
跨国会议会议礼仪接礼仪餐桌礼仪等等国际礼仪皆须涉猎吸收礼走遍天
想举行令外宾印象深刻跨国会议首先做工作搜集关外宾生活惯种种信息通信息充分解国家风土情生活禁忌样放矢理效安排会议相关事宜
跨国会议接员分两种种负责般性服务事项接员普通接员种非常专业口译员司职承担着整会议沟通协调工作
开会应态度
1．开会前针题提出见解
参会议需考虑提出具建设性意见够开会前针题见解整理出做胸成竹
需注意适时候适方式贡献创意轮发言时直接正面提出法观点引申提出法综合观点提出法意观点针观点提出意见设问形式提出法
2．出席者视仁分
出席会议会者应该视仁私问题提意见概否决开会目集思广益解决问题制造问题会者彼尊重公私分明绝存私心出席者视仁分样达开会目
3．受利害感情影响
明确责外保持良心态会者说样重谓良心态开放心态开放心态参加会议会减少抱怨摩擦收获会增反果带着抵触情绪参加会议参加会议会成种痛苦参加会议受利害感情影响
4．事喜区
参加会议做事容纳会者意见认真考虑意见需会者宽广胸怀时时抱着样信念：参加会议必然会议较烦安某恶带入会议讨中会应做事事牵扯适发表观点
5．服众决议
开会时果家致表决通某项决议般情况反意见私保留会议中定服众决议会议强调正集体力量奉行少数服数原点位会者谨记心
6．通力合作期短时间完成工作
意见采纳时千万意气事抱着反正意见采纳吧心态种做法非利会议利进行利发展
通力合作期短时间圆满完成工作会议精髓意见否定时检讨身动家拢探讨意见缺失里样家起快完成工作
出席者应遵守礼节
会者礼节
1．尊重会议整体功
出席者应该尊重会议整体功会议中关问题众提出会议议程关话题话题出现会误导会议方影响会议正常进行会导致会议决议法时达成
外切记会议沟通交流场求存异场果出现文明行参会议说羞耻事应该极力避免
2．遵守会议规定
开会时发言行动严格遵守会议规定会议没进行第二项议程讨擅举手提出：觉第二条样种行明显违背会议议程规定
谓欲速达实序行事效率高样短时间解决问题定认真遵守会议规定
3．出席者彼尊重
出席者相互尊重会议进行中会议外资料更工作没完成部分会议中继续进行保证桌面议程关参考资料应该带进会者种尊重
4．关掉通讯器材
参加会议时关掉通讯器材带电脑进入会议室电脑中容必须会议关绝允许带电脑进网聊天游戏试想果会者手机开着电脑游戏聊天会议严肃性存？会议身意义？席威严？
5．发言征询席许
开会发言会者义务履行项义务时注意章行事需发言时请举手示意先征询会议席许然进行发言会议席会议持理者整会议议程均调控中充分尊重会议席先做沟通非常利会议利进行
6．便离席走动电话
谓安旦会议正式开始会者便离席会议议题毫兴趣耐着性子认真开会会议中便离席走动电话容易扰乱会场秩序会分散会议席注意力行严格禁止认真参会议乱走乱动会者素质种体现充分反映出会者会议会者尊重
7．便断讲话
会者没理解发言者意思者等发言者说完问题频频提出问题断讲话种行常会发言会议席置十分尴尬境方面出礼貌碍情面发言中断谈话回答直率提问时次重复观点方面样作法会会议拖入断重复陷阱会议目标法完成
克服频频发问倾简单方面注意倾听原造成听清发言方面太清楚方先记录便会解者抓住重点发言者讲话告段落时进行提问
席职责
1．协调气氛
席角色群体中位领导双重结合位会议席明确认识会议中保证会者达发挥出现某原造成部分会者议题讨情绪冷淡情况时会议席时采取措施激励会者会议气氛活跃起
2．引导会议方
席职责讨离题倾尤发言者意见太偏激时够引导家情绪趋冷静寻找契机早纠正偏差争取会员发言者愉快接受数会议存离题现象常见问题会议席应定处理验方法时效处理会议节省量时间会者精力
3．化解突
会者身行化解意见突创造高效率会议会件难事必话席应公开处理互相突意见极力避免引起会者间立席化解突前应该持相反意见两方分清楚解提出折中方案应
4．效结束会议
结束会议般步骤包括：判断结束会议时机简短报告次会议决定宣布会议结束会者次表示感谢会者退场安排
显然已出决议完成预定目标会议结束没出决议会议参时情况判断宣布会议结束前需次会议决定简短会者进行报告表现会议决定公开透明会议结束时会议席应全体会者表示感谢果会者数较需会者退场次序进行安排
检
根参会议验果开会时遇情况认应该应正确行？
1．提出观点遭反
□立反驳 □予理睬
□礼貌提醒话说完 □请求席维持会场秩序
2．反观点时身攻击语句
□反唇相讥 □予理睬
□提醒注意礼貌 □继续议题讨
3．然会议中感兴趣议题似会议席反议题通
□继续准备 □放弃准备
□寻找盟 □会前请示会议席阅览
4．想会提出观点未受会议席示意
□擅站起提出 □保持沉默
□暂时压等次申请发言 □等会会议席提出
见参考答案3－1
讲结
外表美丽时候尊重遵守礼仪种美丽位参加会议说展现美面仅留良印象更效推进会议进行
会议导素参加会议抱着正确态度态度包括积极贡献创意出席者视仁分受利害感情牵动事喜区服众决议通力合作期短时间完成工作
质询礼节
质询会议项重容般情况会者遇质询时总会显较紧张甚害怕实质询完全种理行存会议议题更加明确会议更容易达成致位会者解掌握质询礼节会明白应该种技巧正确应质询会成怕事
1．时提出两问题
质询意味着提出问题质询第礼节时提出两问题目前确实许问题次提出问题提问样质询者集中思路回答问题利解答心中疑问
果次提出问题时间会令方知措更利解决问题提问方式表现出方问题身尊重种礼貌表现
2．质询两分钟说完
会议席提前做会议项议程时间段分配专门留出定时间供会者提出质询事先明文规定位提问者必须提问两分钟完成空出更时间提问者回答
事先做时间分配质询环节恐怕会省略掉冗长会议会会者丧失提问兴趣果质询时间长会拖延会议进程
3．避免回答
回答问题时说应简短说明回答简洁明理针见血指出某某提案什什外回答问题直截量婉转留余棍子死说觉会影响公司某项目认采方案会更
4．重复提出样质询
开会时重复提出样问题表现样问题已提出会厌烦提出次种行实属余明智提问题已失问意义应该构思问题种重复提问会占会议时间影响提问实损利
5．勿声理问话坚持见
少数服数会议规中条强调种集体声音压制声音果意见绝数想法相左试着接受家意见坚持见
果意见认脸色难甚会议中喊闹仅事补会会者觉没风度气量狭甚会处处树敌处孤立境应民意
司仪角色扮演
司仪协助会议席控制会议职责读议程唱名提醒席会议重点进行议题时会开口部分时间席讲话称职司仪应该喧宾夺抢走席光彩家司职令会议开声色名合格会议司仪应具备九特性：
1．具专业知识
司仪职位勇尝试准备优秀司仪容易迈理阶层司仪具备相关专业知识培养元化智慧样公司重视司仪绝单纯简单服务员会议重组成部分没扎实专业知识作盾法会议中理辅助席工作选司仪
参会议席司仪群众扮演角色家通力合作会议开善美
2．清楚定位
身名司仪定定位清醒认识样开会时做职工作司仪协助会议席掌控会议适补充提醒席司仪职责切记喧宾夺
发现会议席讲话超预定时间落痕迹方式然提醒席写张纸条放席桌席忘记会议某议题合适语言提醒席席起五分钟前提议题补充？样尊重席提出议题
3．注意着装
司仪必须注意着装司仪基求会议席外吸引家注意力司仪体着装更体现良气质见顿生尊重喜爱情着装体势必会议严肃性功发挥折扣会者甚会怀疑组织者眼光力司仪定认真着装
4．充满活力
会议进行中会议席外引注目焦点司仪宣读会议章程时司仪面表情呆木鸡会者心情会受良影响会议气氛会变死气沉沉更会影响会议利进行司仪员宣布会议点时定充满活力活力感染会者会议轻松环境中利进行
5．具应急力会缓气氛
红花绿叶配果说会议席朵红花司仪愧绿叶二者相辅相成关系司仪具备较强应急力席验足危慌乱时司仪立挺身出灵活应帮席圆场司仪具调节气氛力会者席发生争执僵持时候司仪善两句幽默话语缓会场紧张气氛
6．适肢体语言
肢体语言作起般语言显更生动力司仪会适肢体语言充分调动会者情绪调节会议气氛果始终味宣科恐怕难会议开适语言搭配适肢体语言效协助席会议利进行
检
请实填写表
般会议中您否处理会议质询？ □ 否□
质询程中点做？ □ 否□
1
时提出两问题
□ 否□
2
质询两分钟说完
□ 否□
3
避免回答应简短说明
□ 否□
4
重复提出样质询
□ 否□
5
勿声理问话坚持见
□ 否□
讲结
质询会议项重容存会议议题更加明确会议会方更容易达成致位会者解掌握质询礼仪会明白应该质询避免质询中尴尬
司仪勇尝试准备会议程中职责协助会议席控制会议具体说读议程唱名提醒席会议点担司仪必须具扎实专业知识明确定位充满活力保证会议利进行
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