关全市开展档案工作规范化理实施意见
区（市）档案局市直部门企事业单位：
进步提升全市机关企事业单位档案工作规范化制度化信息化水切实推进市档案事业科学化发展研究决定全市档案工作实施规范化理具体意见：
重意义
档案国家重信息资源档案事业作国家项事业重组成部分济社会发展中具代作档案理项基础性工作质量水体现单位部门整体工作质量水年部门单位档案意识逐步增强档案工作更加重视软硬件建设加强档案整理规范化程度幅度提高取显著成效新形势求相适应方单位档案员队伍稳定制度健全投入位档时整理规范门类齐全保安全问题效解决必市项事业发展带损失部门单位定充分认识档案规范化理重性高度命感责感切实加强档案规范化建设确保完整记录市改革发展历程服务转型升级济文化融合发展局
二容
（）组织领导制度建设
1档案理组织
（1）遵国家档案法规求设立档案工作理机构负责单位系统直属单位档案工作进行指导监督检查建立健全档案监督理网络科学效监运行机制
（2）加强组织领导全面贯彻落实国家关档案工作法律法规规范技术标准严禁档案理违法违纪行
（3）档案工作纳入单位领导工作员岗位职责纳入项工作流程纳入年度目标考核业务工作部署检查奖惩
（4）接受级档案行政理部门级业务部门监督指导规定时限完成重活动档案登记档案统计年报政务公开信息报送档案进馆等档案业务工作
2档案工作员
（1）配备单位档案工作规范化理相适应专（兼）职档案员档案工作员应具备相应档案专业知识理属国家档案工作员应持证岗档案工作员保持相稳定
（2）加强档案业务学必须定期参加档案业务知识岗位技培训
3档案工作费
档案工作费纳入年度预算配备必设施设备满足档文件规范整理档案安全保档案信息化建设服务利等业务需
4档案工作制度
（1）档案工作制度融入单位制度建设体系工作制度机衔接档案工作开展提供保障
（2）建立完备档案工作制度包括文件材料档档案整理保保密鉴定销毁统计利库房理离岗交接清点等制度
（3）国家档案局8号令10号令等法规求制定完善单位文件材料档范围档案保期限表报级档案行政理部门审核实施
（4）建立档案工作奖励责追究制度
（二）档案资源建设
1档案资源前端控制
（1）严格执行文件材料档制度国家规定应整理档文件材料做应应收收
（2）根单位文件材料档范围源头加强种门类种载体档案资料收集维护档案资源齐全完整准确系统
（3）单位档案机构法规制度应档文件形成程形成质量原始属性法律效标识等进行动态监确保档文件材料真实性原始性完整性
（4）文件形成部门负责承办活动（项目）单位负责档文件质量第责者文件档前应文件齐全完整准确真实整理规范情况进行审查签署档质量审查意见
2电子文件档理
（1）电子文件档理工作纳入电子政务办公动化等信息化建设总体规划步建设
（2）国家关电子文件理规定做电子文件档整理保移交等工作
3重活动（事件）重点工程重科研项目档案理
（1）办承办单位重活动（事件）重点工程重科研项目情况时通知级档案行政理部门时山东省重活动档案理办法（省政府令第247号）**市委办公室**市政府办公室关加强全市重活动档案理工作意见（室字[2014]9号）国家重建设项目文件档求档案整理规范（DA／T282002）科学技术研究课题档案理规范（DA／T21992）等关求做档案收集整理保移交工作
（2）县级民政府确定重点建设项目重点科学技术研究项目档案应级档案行政理部门关部门验收
4档案征集
根需社会单位退休调离员征集档案资料
5档案集中统理
档案机构集中统理单位全部档案业务部门基层单位保存业务专门档案建立档案理台账目录档文件数量纳入档案统计范围实体保信息利状况进行动态监
6档案移交进馆
单位应规定时级国家综合档案馆移交列入进馆范围档案
（三）档案信息化建设
1建设规划
（1）参数字档案室（馆）建设指南制定档案信息化建设规划推进数字档案室（馆）建设统筹协调数字档案室单位电子业务系统国家综合档案馆关系实现文档体化馆室体化理
（2）托单位信息化建设成果统筹规划设计建设档案信息化基础设施包括网络基础设施系统硬件基础软件安全保障系统终端辅助设备等
2数字资源
（1）建立档案目录数库全文数库媒体数库形成文书片录音录科技专业等门类电子档案传统载体档案数字化副等数字档案资源
（2）存量数字化增量电子化原开展传统载体档案数字化电子文件档符合纸质档案数字化技术规范（DAT312005）文书类电子文件元数方案（DAT462009）版式电子文件长期保存格式需求（DAT472009）等标准求
3应系统
（1）数字档案室理系统应集成理门类数字档案资源具备门类理接收采集分类编目检索利鉴定统计等业务理功身份认证权限理审计踪电子签名等安全理功符合电子文件理系统通功求（GBT 291942012）
（2）数字档案室理系统应单位电子业务系统衔接动接收采集业务系统电子文件元数应国家综合档案馆衔接标准移交电子档案
4信息安全
（1）信息系统安全等级保护工作求配备必信息安全设备建立信息安全理制度采取信息安全技术策略保障信息系统安全
（2）定期备份数字档案资源建立数恢复机制保障数字档案资源安全
（四）档案安全保障
1档案库房工作房
（1）档案库房建筑设计参执行档案馆建筑设计规范（JGJ252010）档案馆建设标准（建标1032008）求
（2）档案库房业务技术房阅览室办公室满足档案工作需
（3）档案库房达防火防水防潮防虫鼠防光防尘防盗防害气体防磁求库房温湿度控制符合国家规定
2档案设施设备配备
（1）档案办公设备配备信息化理需服务器计算机印机复印机扫描仪光盘刻录机相机录音录等设备
（2）档案保护设备国家规定配备完善消防安保温度湿度控制容灾备份应急电源等档案安全设施设备
（3)档案装具配备数量充足符合国家标准卷皮卷盒档案橱架
3库房安全理
（1）员档案出入库登记容准确时定期进行库房安全检查发现问题整改位
（2）档案员离职调动工作时应严格执行档案交接制度档案理台账统计报表检索目录清点种载体档案库存办理档案交接手续
4档案安全理
（1）完善防物防技防联防体系档案安全制度执行效
（2）健全档案信息数安全理机制电子档案数容灾理重档案异质异备份等安全保障措施确保档案信息安全
（3）完善档案开放利审核鉴定机制应开放档案拟网公开档案信息审慎进行划控鉴定
（4）力开展纸质档案数字化工作时破损档案进行抢救修复
（5）制定档案灾害应急处置预案常组织演练培训提高危机事件发生时相关责预案序处置力
（五）档案服务利
1档案整理
严格国家关标准整理种门类种载体档案做分类科学排列序保期限确定准确档号编制规范
2目录编制
文书档案编制档文件目录专题目录文号索引等检索工具门类档案根相应规范求编制检索工具著录规文书类电子文件元数方案（DAT462009）等求建立目录数库实现计算机检索
3建立全宗卷
全宗卷规范（DA／T122012）建立全宗卷材料齐全整理规范
4档案利
（1)档案查阅
时高效领导部门提供档案阅服务严格阅登记利效果反馈登记编印档案利效果实例汇编
（2）档案编研
编写续编全宗指南编写单位组织革年度事记年鉴编制档案资料汇编开发整合档案信息资源领导决策单位工作社会需求提供优质档案信息服务
（3）通举办档案展览编辑出版图书制作档案音制品等角度形式开展档案文化传播
（4）积极实施档案信息资源享实现开放档案信息资源远程利
三工作求
单位切实提高认识思想高度重视档案规范化理工作加强领导责认真分析握单位档案工作存薄弱环节采取效措施投入必力财力物力夯实档案工作基础提高档案工作理水市档案局落实情况定期进行督促检查档案理规范化工作做较单位命名**市档案工作规范化理单位
市档案局国家局省局关求制定规范化理细单位行
申报年9月底前级档案行政理部门提出申报市档案局年12月进行命名通报
附件：1**市档案工作规范化理细
2**市档案工作规范化理单位申报表
**市档案局
20**年3月31日
附件1
**市档案工作规范化理细
项目
容
细
组
织
领
导
制
度
建
设
1档案组织理
建立档案工作设立档案工作机构建立健全科学效档案工作理体制理网络
级分领导职责明确履职位
制定单位系统档案工作中长期规划单位工作中长期规划中档案工作容
结合单位系统实际情况三年制发转发档案业务理性文件严禁档案理违法违纪行
监督指导单位属单位档案工作措施力监督效
档案工作接受级档案行政理部门级业务部门监督指导规定时限完成重活动档案移交档案统计年报政府公开信息报送档案进馆档案业务工作
2档案工作员
档案机构配备符合档案业务理求专（兼）职档案工作员保持稳定
档案工作员应持证岗必须参加档案业务知识技培训
档案工作员市级市级正式刊物发表档案业务文章
3档案工作保障制度
档案工作列入项具体业务工作程序工作制度机衔接档案工作利开展提供保障建立档案工作奖励责追究制度
建立完善档案工作制度联系单位实际操作性强根需进行修改完善包括档案工作岗位责制文件材料档档案整理保保密鉴定销毁统计利库房理文件交接离岗交接清点设施设备维护制度数字化信息安全理重活动（重点建设项目重科研项目)档案理办法等
实际情况制定者转发专业档案理办法报级档案行政理部门备案
二
档
案
资
源
4档案集中统理门类齐全材料完整
综合档案室集中统理单位全部档案
项目
容
细
建
设
建立健全档案门类包括文书科技片录音录会计干部职工实物重活动档案政府公开信息资料等门类齐全
门类档案材料收集规范真实效齐全完整应
5介质文件档齐全
收集纸质档案外光介质磁介质银盐感光介质等载体形态档案材料
数标准收集门类档案电子文件数字副文件包括单位网页信息公务电子邮件单位公务社交媒体产生数字信息等
6档案征集
根实际情况社会系统单位关员征集档案资料（包括口述历史）已损毁丢失档案通征集复制补制进行补救
三
档
案
信
息
化
建
设
7信息化规划设施
统筹协调数字档案室单位电子文件形成部门国家综合档案馆关系实现文档体化馆室体化理
档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划统规划设计配备档案信息化基础设施设备
8数字资源
关标准收集整理单位数字信息建立种门类电子档案目录数库全文数库媒体数库专题数库等
9应系统
单位档案理系统符合国家电子文件理系统通功求级综合档案馆信息接收台接求移交电子档案电子目录等
10信息安全
定期检查非纸质载体读性确保数长期效性时备份档案数字信息建立数恢复机制保障数字信息安全开展重档案异质异备份
开展纸质档案数字化程中采取严格信息安全保障措施涉密档案严禁开展外包数字化
四
档
案
安
全
保
障
11档案房设施配备
档案库房阅览室办公室满足开展档案工作基需求
档案库房配备电子监控防盗报警器温湿度记录仪灭火器空调机湿机加湿器消毒灭菌机吸尘器符合标准光源遮光窗帘等档案保护设备实现 九防求
档案装具符合标准
12库房安全理
档案出入库登记容准确时库房温湿度记录完整规范定期开展库房安全检查库房安全检查记录总结发现问题应整改措施落实位
制作档案员离岗交接清点台账办理档案交接手续级档案行政理部门备案定期开展档案清点工作写出清点报告
制定档案灾害应急处理预案组织演练培训提高危机事件发生时相关责预案序处置力
五
档
案
服
务
利
13档案整理
严格国家标准整理种门类种载体档案做分类科学整理规范
项目
容
细
14检索工具
求编制种门类种载体档案检索工具
建立全宗卷材料齐全整理规范
**档案利
严格阅登记利效果反馈登记编制档案利效果实例汇编
编写单位事记年鉴等配合单位中心工作领导决策社会需求等编制优质档案编研材料
开展档案鉴定销毁档案解密开放工作
附件2
**市档案工作规范化理单位申报表
单位名称
申请测评
时 间
评
分
申请单位档案工作情况简介（超六百字）
（盖章）
年 月 日
表式二份
级档案行政理部门意见
（盖章）
年 月 日
测评结
（否通测评验收步努力方）
测评组组长：
年 月 日
档案行政理部门审批意见
（盖章）
年 月 日
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关全市开展档案工作规范化理实施意见
区（市）档案局市直部门企事业单位：
进步提升全市机关企事业单位档案工作规范化制度化信息化水切实推进市档案事业科学化发展研究决定全市档案工作实施规范化理具体意见：
重意义
档案国家重信息资源档案事业作国家项事业重组成部分济社会发展中具代作档案理项基础性工作质量水体现单位部门整体工作质量水年部门单位档案意识逐步增强档案工作更加重视软硬件建设加强档案整理规范化程度幅度提高取显著成效新形势求相适应方单位档案员队伍稳定制度健全投入位档时整理规范门类齐全保安全问题效解决必市项事业发展带损失部门单位定充分认识档案规范化理重性高度命感责感切实加强档案规范化建设确保完整记录市改革发展历程服务转型升级济文化融合发展局
二容
（）组织领导制度建设
1档案理组织
（1）遵国家档案法规求设立档案工作理机构负责单位系统直属单位档案工作进行指导监督检查建立健全档案监督理网络科学效监运行机制
（2）加强组织领导全面贯彻落实国家关档案工作法律法规规范技术标准严禁档案理违法违纪行
（3）档案工作纳入单位领导工作员岗位职责纳入项工作流程纳入年度目标考核业务工作部署检查奖惩
（4）接受级档案行政理部门级业务部门监督指导规定时限完成重活动档案登记档案统计年报政务公开信息报送档案进馆等档案业务工作
2档案工作员
（1）配备单位档案工作规范化理相适应专（兼）职档案员档案工作员应具备相应档案专业知识理属国家档案工作员应持证岗档案工作员保持相稳定
（2）加强档案业务学必须定期参加档案业务知识岗位技培训
3档案工作费
档案工作费纳入年度预算配备必设施设备满足档文件规范整理档案安全保档案信息化建设服务利等业务需
4档案工作制度
（1）档案工作制度融入单位制度建设体系工作制度机衔接档案工作开展提供保障
（2）建立完备档案工作制度包括文件材料档档案整理保保密鉴定销毁统计利库房理离岗交接清点等制度
（3）国家档案局8号令10号令等法规求制定完善单位文件材料档范围档案保期限表报级档案行政理部门审核实施
（4）建立档案工作奖励责追究制度
（二）档案资源建设
1档案资源前端控制
（1）严格执行文件材料档制度国家规定应整理档文件材料做应应收收
（2）根单位文件材料档范围源头加强种门类种载体档案资料收集维护档案资源齐全完整准确系统
（3）单位档案机构法规制度应档文件形成程形成质量原始属性法律效标识等进行动态监确保档文件材料真实性原始性完整性
（4）文件形成部门负责承办活动（项目）单位负责档文件质量第责者文件档前应文件齐全完整准确真实整理规范情况进行审查签署档质量审查意见
2电子文件档理
（1）电子文件档理工作纳入电子政务办公动化等信息化建设总体规划步建设
（2）国家关电子文件理规定做电子文件档整理保移交等工作
3重活动（事件）重点工程重科研项目档案理
（1）办承办单位重活动（事件）重点工程重科研项目情况时通知级档案行政理部门时山东省重活动档案理办法（省政府令第247号）**市委办公室**市政府办公室关加强全市重活动档案理工作意见（室字[2014]9号）国家重建设项目文件档求档案整理规范（DA／T282002）科学技术研究课题档案理规范（DA／T21992）等关求做档案收集整理保移交工作
（2）县级民政府确定重点建设项目重点科学技术研究项目档案应级档案行政理部门关部门验收
4档案征集
根需社会单位退休调离员征集档案资料
5档案集中统理
档案机构集中统理单位全部档案业务部门基层单位保存业务专门档案建立档案理台账目录档文件数量纳入档案统计范围实体保信息利状况进行动态监
6档案移交进馆
单位应规定时级国家综合档案馆移交列入进馆范围档案
（三）档案信息化建设
1建设规划
（1）参数字档案室（馆）建设指南制定档案信息化建设规划推进数字档案室（馆）建设统筹协调数字档案室单位电子业务系统国家综合档案馆关系实现文档体化馆室体化理
（2）托单位信息化建设成果统筹规划设计建设档案信息化基础设施包括网络基础设施系统硬件基础软件安全保障系统终端辅助设备等
2数字资源
（1）建立档案目录数库全文数库媒体数库形成文书片录音录科技专业等门类电子档案传统载体档案数字化副等数字档案资源
（2）存量数字化增量电子化原开展传统载体档案数字化电子文件档符合纸质档案数字化技术规范（DAT312005）文书类电子文件元数方案（DAT462009）版式电子文件长期保存格式需求（DAT472009）等标准求
3应系统
（1）数字档案室理系统应集成理门类数字档案资源具备门类理接收采集分类编目检索利鉴定统计等业务理功身份认证权限理审计踪电子签名等安全理功符合电子文件理系统通功求（GBT 291942012）
（2）数字档案室理系统应单位电子业务系统衔接动接收采集业务系统电子文件元数应国家综合档案馆衔接标准移交电子档案
4信息安全
（1）信息系统安全等级保护工作求配备必信息安全设备建立信息安全理制度采取信息安全技术策略保障信息系统安全
（2）定期备份数字档案资源建立数恢复机制保障数字档案资源安全
（四）档案安全保障
1档案库房工作房
（1）档案库房建筑设计参执行档案馆建筑设计规范（JGJ252010）档案馆建设标准（建标1032008）求
（2）档案库房业务技术房阅览室办公室满足档案工作需
（3）档案库房达防火防水防潮防虫鼠防光防尘防盗防害气体防磁求库房温湿度控制符合国家规定
2档案设施设备配备
（1）档案办公设备配备信息化理需服务器计算机印机复印机扫描仪光盘刻录机相机录音录等设备
（2）档案保护设备国家规定配备完善消防安保温度湿度控制容灾备份应急电源等档案安全设施设备
（3)档案装具配备数量充足符合国家标准卷皮卷盒档案橱架
3库房安全理
（1）员档案出入库登记容准确时定期进行库房安全检查发现问题整改位
（2）档案员离职调动工作时应严格执行档案交接制度档案理台账统计报表检索目录清点种载体档案库存办理档案交接手续
4档案安全理
（1）完善防物防技防联防体系档案安全制度执行效
（2）健全档案信息数安全理机制电子档案数容灾理重档案异质异备份等安全保障措施确保档案信息安全
（3）完善档案开放利审核鉴定机制应开放档案拟网公开档案信息审慎进行划控鉴定
（4）力开展纸质档案数字化工作时破损档案进行抢救修复
（5）制定档案灾害应急处置预案常组织演练培训提高危机事件发生时相关责预案序处置力
（五）档案服务利
1档案整理
严格国家关标准整理种门类种载体档案做分类科学排列序保期限确定准确档号编制规范
2目录编制
文书档案编制档文件目录专题目录文号索引等检索工具门类档案根相应规范求编制检索工具著录规文书类电子文件元数方案（DAT462009）等求建立目录数库实现计算机检索
3建立全宗卷
全宗卷规范（DA／T122012）建立全宗卷材料齐全整理规范
4档案利
（1)档案查阅
时高效领导部门提供档案阅服务严格阅登记利效果反馈登记编印档案利效果实例汇编
（2）档案编研
编写续编全宗指南编写单位组织革年度事记年鉴编制档案资料汇编开发整合档案信息资源领导决策单位工作社会需求提供优质档案信息服务
（3）通举办档案展览编辑出版图书制作档案音制品等角度形式开展档案文化传播
（4）积极实施档案信息资源享实现开放档案信息资源远程利
三工作求
单位切实提高认识思想高度重视档案规范化理工作加强领导责认真分析握单位档案工作存薄弱环节采取效措施投入必力财力物力夯实档案工作基础提高档案工作理水市档案局落实情况定期进行督促检查档案理规范化工作做较单位命名**市档案工作规范化理单位
市档案局国家局省局关求制定规范化理细单位行
申报年9月底前级档案行政理部门提出申报市档案局年12月进行命名通报
附件：1**市档案工作规范化理细
2**市档案工作规范化理单位申报表
**市档案局
20**年3月31日
附件1
**市档案工作规范化理细
项目
容
细
组
织
领
导
制
度
建
设
1档案组织理
建立档案工作设立档案工作机构建立健全科学效档案工作理体制理网络
级分领导职责明确履职位
制定单位系统档案工作中长期规划单位工作中长期规划中档案工作容
结合单位系统实际情况三年制发转发档案业务理性文件严禁档案理违法违纪行
监督指导单位属单位档案工作措施力监督效
档案工作接受级档案行政理部门级业务部门监督指导规定时限完成重活动档案移交档案统计年报政府公开信息报送档案进馆档案业务工作
2档案工作员
档案机构配备符合档案业务理求专（兼）职档案工作员保持稳定
档案工作员应持证岗必须参加档案业务知识技培训
档案工作员市级市级正式刊物发表档案业务文章
3档案工作保障制度
档案工作列入项具体业务工作程序工作制度机衔接档案工作利开展提供保障建立档案工作奖励责追究制度
建立完善档案工作制度联系单位实际操作性强根需进行修改完善包括档案工作岗位责制文件材料档档案整理保保密鉴定销毁统计利库房理文件交接离岗交接清点设施设备维护制度数字化信息安全理重活动（重点建设项目重科研项目)档案理办法等
实际情况制定者转发专业档案理办法报级档案行政理部门备案
二
档
案
资
源
4档案集中统理门类齐全材料完整
综合档案室集中统理单位全部档案
项目
容
细
建
设
建立健全档案门类包括文书科技片录音录会计干部职工实物重活动档案政府公开信息资料等门类齐全
门类档案材料收集规范真实效齐全完整应
5介质文件档齐全
收集纸质档案外光介质磁介质银盐感光介质等载体形态档案材料
数标准收集门类档案电子文件数字副文件包括单位网页信息公务电子邮件单位公务社交媒体产生数字信息等
6档案征集
根实际情况社会系统单位关员征集档案资料（包括口述历史）已损毁丢失档案通征集复制补制进行补救
三
档
案
信
息
化
建
设
7信息化规划设施
统筹协调数字档案室单位电子文件形成部门国家综合档案馆关系实现文档体化馆室体化理
档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划统规划设计配备档案信息化基础设施设备
8数字资源
关标准收集整理单位数字信息建立种门类电子档案目录数库全文数库媒体数库专题数库等
9应系统
单位档案理系统符合国家电子文件理系统通功求级综合档案馆信息接收台接求移交电子档案电子目录等
10信息安全
定期检查非纸质载体读性确保数长期效性时备份档案数字信息建立数恢复机制保障数字信息安全开展重档案异质异备份
开展纸质档案数字化程中采取严格信息安全保障措施涉密档案严禁开展外包数字化
四
档
案
安
全
保
障
11档案房设施配备
档案库房阅览室办公室满足开展档案工作基需求
档案库房配备电子监控防盗报警器温湿度记录仪灭火器空调机湿机加湿器消毒灭菌机吸尘器符合标准光源遮光窗帘等档案保护设备实现 九防求
档案装具符合标准
12库房安全理
档案出入库登记容准确时库房温湿度记录完整规范定期开展库房安全检查库房安全检查记录总结发现问题应整改措施落实位
制作档案员离岗交接清点台账办理档案交接手续级档案行政理部门备案定期开展档案清点工作写出清点报告
制定档案灾害应急处理预案组织演练培训提高危机事件发生时相关责预案序处置力
五
档
案
服
务
利
13档案整理
严格国家标准整理种门类种载体档案做分类科学整理规范
项目
容
细
14检索工具
求编制种门类种载体档案检索工具
建立全宗卷材料齐全整理规范
**档案利
严格阅登记利效果反馈登记编制档案利效果实例汇编
编写单位事记年鉴等配合单位中心工作领导决策社会需求等编制优质档案编研材料
开展档案鉴定销毁档案解密开放工作
附件2
**市档案工作规范化理单位申报表
单位名称
申请测评
时 间
评
分
申请单位档案工作情况简介（超六百字）
（盖章）
年 月 日
表式二份
级档案行政理部门意见
（盖章）
年 月 日
测评结
（否通测评验收步努力方）
测评组组长：
年 月 日
档案行政理部门审批意见
（盖章）
年 月 日
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