文书行政运作理规
(试行)
广州市绿茵阁发展限公司
2003年11月
1 总
11 目
行政运作规范化文书理制度化增进信息沟通文件处理质量效率特制定规
12 范围
121 规称文书指办公室部门外界文书（包含快件）关系企业（含公司部）部门间（含餐厅）文书部门呈董事总裁执委会文书收（发）文档全部程办理控制
122 公开发行书籍杂志报纸册子调查资料类印刷品复印誊印物品理处置受规定约束
13 类划分
文书机密程度划分三类：
131 机密文书
1311绝密：文书中包含着绝密机重事项
1312秘密：保密程度仅次前种绝密文书
1313外密：外部公司透露文书
1314亲启：指定公司指定员透露文书
132 普通文书机密文件外文书
133 紧急文书：需立发送文书
2 行文
21 行文类
211 函：机关团体公司行号私关系企业间行文格式通公函处理(格式见附1)
212 部备忘录：公司部部门间行文（格式见附2）
213 签呈：级级请示报告时（日常工作范围外预算外事项）般分旨说明办法等组成（格式见附3）
214 会议记录：级会议记录（格式见附4）
215 司法文书司法部门规定程序实施
22 行文名义署名
221 外正式行文般公司名义董事长总裁署名
222 外般行文公司部行文办部门第负责署名
23 文书字号制定文书制作
231 文书字号制定
2311 外行文字号：[例] ××公司：（×××）外字第○○○号（×××年号○○○流水号）
2312 行文部门外行文：[例]（×××）×字第○○○号（×字部门缩写）
2313 收文：[例]（×××）收字第○○○号
232 文书制作
2321 纸规格
制作文书纸特殊情况原采A4纸
2322 文件格式
21行文类特殊规定外原采通常横排格式
2323 文体
全部文书般采书面文体采标准简体文字草拟文书华文行楷正式文书宋体文字字体根容量适调整
2324 字句
文书简单明文体记述避免艰涩词句
2325 复印
机密文书未认擅制作复印副特必情况必须注明包括正复印少份送部门等等
3 承办理部门
31 总收发部门
公司部门外界部文书收发行政部统办理
32 理部门
行政部公司文书（外部）处理理部门行政部应指定员负责文书核稿收发拆封（明确收件姓名）登记分文稽催校监印转呈档等事宜文书未规定处理者行政部受理
4 办会办部门
文书容涉业务办部门该文书办部门涉部门时部门该业务会办部门
5 文书处理
51 处理原
文书处理基原准确时明确文书处理责者
511 成文原
重交涉必须形成文书文字记录谓成文原特殊情况允许形成文件必须事追记形成备忘记录
512 特例
重事项者通电话会面等简单形式处理事宜需事处理结果点记录
513 防止拖延
5131原文书处理夜必须天处理完毕重事项异常事项须立部门作出报告必情况部门取联系寻求帮助
5132 班节假日达文书班第时间相关责必须处理完毕
52 处理手续
521 果文书中涉事项部门关必须取部门联系达成致意见行事
522 具体处理时果认必请部门作出配合部门提供配合需定时间种情况应事先征方意见便妥善处理
6 文书收取
61 达公司文书行政部统接受普通文书全部行政部开启开封编文书收件编号注明收取日期收文登记簿（见附5）做登记送交关部门关员文书事必须签名领取文书
62 极普通文书没涉特事项文书简化登记手续
63 绝密文书亲启文书必须直接送交事者文书事者开封处置
7 文书发送交接
71 全部文书发送（外界部）行政部统负责特殊情况（合法律文）发送交接相应部门担须报送行政部登记备案
72 机密文书必须加封封口加盖机密文书印章封面注明机密类紧急文书须加盖紧急文书印章行政部须立发送
73 转交面呈送交重文书必须封面注明转交面呈字样分表示专职传递员外第三者转交接受者情况留文书嘱咐指定传递者面呈交文书必须指定传递者面呈交文书
74 设立信文书接受处理程中部门（餐厅）需常传递文书行政部设立信巡回传递类文书信行政部外勤员担
75 填写发送登记簿发送文书均需填写发文登记簿（见附6）面呈文书必须备注栏中注明送交程点
76 文书交接必须交接双方签名确认部门第负责担该部门文书发送交接行政部送达文书时第负责时次级签收视送达文书签收单（见附7）
8 踪
行政部登记文书应进行踪责督促关部门处理文书中指定事项防止文书处理延迟停顿权关责者拖延原作出说明
9 存档
91 行政部年度重部门整理编号文件进行汇总分类装订存档
92 档案理相关制度执行
10 印章理
101 种类
1011公章：公司机构登记公司印鉴
1012 部门章：部门仅限执委会事部财务部设立印章部门设立印章
1013 特定业务专印章：现金卷章证复印件途印章等
102 印章核定制发
1021 董事局印章余均执行委员会核定
1022 印章制发行政部统负责
103印章盖
1031 公章外签定合外报送材料必须加盖公章须场合
1032 事章财务章公司外处理事财务事务例出具事证明财务证明等情况般应量减少公章部门章
1033 事章财务章分事部财务部保公章执委会印章行政保印章保员须印信作理检查设立印信登记表拓具印模样序装订成册利理
1034 加盖公章须公司执委会签名
104 印章缴销遗失
1041 废旧撤销遗失寻回印章行政部登记造册酌情予保存截角销毁销毁时应少两名监销员场
1042 印章遗失时须立执委会呈报采取补救措施
11 实施修改
111 特殊情况规定难办时须执委会联系执委会行政部领导裁定
112 规定执委会通实施修改
113 规定2003年12月3日起施行
附1：
致×××函
——副标题
×××公司机关团体等行号：
（正文）
行文名义（公司部门）
署名（签章）
日期
附2：
广州市绿茵阁发展限公司
部备忘录
致： 档案号：
： 页 次： 页第 页
副抄：
题目： 日 期： 年 月 日
（签发部门）：
（签 发 ）：
日 期： 年 月 日
附3：
广州市绿茵阁发展限公司
签 呈
档案号
版
旨
说明
办法
会办部门意见
董事长
总裁
副总裁
财务部
会办部门
行政部
力资源部
部门理
部门
签办
年 月 日
附4：
广州市绿茵阁发展限公司
×××会议记录
日期
时间
点
持
记录
档案号
会
会议议题
会议记录副抄
序号
会议事项
提议
责部门
进
计划完成日期
备注
1
2
3
补充说明：
附5：
收文登记
收文
件单位（部门）
事
份数
附件
密级
签收
备注
日期
档案号
附6：
发文登记
发文
收件单位（部门）
联系
容
附件
密级
签收
备注
日期
档案号
附7
广州市绿茵阁发展限公司
文书签收
文书档案号：
题目：
签发部门
签发
签收部门
签收
日期
备注
董事局
□
执委会
□
营运部
□
市场部
□
企业发展部
□
加盟理部
□
工程部
□
财务部
□
电脑部
□
物流生产部
□
财务部
□
力资源部
□
培训部
□
行政部
□
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文书行政运作理规
(试行)
广州市绿茵阁发展限公司
2003年11月
1 总
11 目
行政运作规范化文书理制度化增进信息沟通文件处理质量效率特制定规
12 范围
121 规称文书指办公室部门外界文书（包含快件）关系企业（含公司部）部门间（含餐厅）文书部门呈董事总裁执委会文书收（发）文档全部程办理控制
122 公开发行书籍杂志报纸册子调查资料类印刷品复印誊印物品理处置受规定约束
13 类划分
文书机密程度划分三类：
131 机密文书
1311绝密：文书中包含着绝密机重事项
1312秘密：保密程度仅次前种绝密文书
1313外密：外部公司透露文书
1314亲启：指定公司指定员透露文书
132 普通文书机密文件外文书
133 紧急文书：需立发送文书
2 行文
21 行文类
211 函：机关团体公司行号私关系企业间行文格式通公函处理(格式见附1)
212 部备忘录：公司部部门间行文（格式见附2）
213 签呈：级级请示报告时（日常工作范围外预算外事项）般分旨说明办法等组成（格式见附3）
214 会议记录：级会议记录（格式见附4）
215 司法文书司法部门规定程序实施
22 行文名义署名
221 外正式行文般公司名义董事长总裁署名
222 外般行文公司部行文办部门第负责署名
23 文书字号制定文书制作
231 文书字号制定
2311 外行文字号：[例] ××公司：（×××）外字第○○○号（×××年号○○○流水号）
2312 行文部门外行文：[例]（×××）×字第○○○号（×字部门缩写）
2313 收文：[例]（×××）收字第○○○号
232 文书制作
2321 纸规格
制作文书纸特殊情况原采A4纸
2322 文件格式
21行文类特殊规定外原采通常横排格式
2323 文体
全部文书般采书面文体采标准简体文字草拟文书华文行楷正式文书宋体文字字体根容量适调整
2324 字句
文书简单明文体记述避免艰涩词句
2325 复印
机密文书未认擅制作复印副特必情况必须注明包括正复印少份送部门等等
3 承办理部门
31 总收发部门
公司部门外界部文书收发行政部统办理
32 理部门
行政部公司文书（外部）处理理部门行政部应指定员负责文书核稿收发拆封（明确收件姓名）登记分文稽催校监印转呈档等事宜文书未规定处理者行政部受理
4 办会办部门
文书容涉业务办部门该文书办部门涉部门时部门该业务会办部门
5 文书处理
51 处理原
文书处理基原准确时明确文书处理责者
511 成文原
重交涉必须形成文书文字记录谓成文原特殊情况允许形成文件必须事追记形成备忘记录
512 特例
重事项者通电话会面等简单形式处理事宜需事处理结果点记录
513 防止拖延
5131原文书处理夜必须天处理完毕重事项异常事项须立部门作出报告必情况部门取联系寻求帮助
5132 班节假日达文书班第时间相关责必须处理完毕
52 处理手续
521 果文书中涉事项部门关必须取部门联系达成致意见行事
522 具体处理时果认必请部门作出配合部门提供配合需定时间种情况应事先征方意见便妥善处理
6 文书收取
61 达公司文书行政部统接受普通文书全部行政部开启开封编文书收件编号注明收取日期收文登记簿（见附5）做登记送交关部门关员文书事必须签名领取文书
62 极普通文书没涉特事项文书简化登记手续
63 绝密文书亲启文书必须直接送交事者文书事者开封处置
7 文书发送交接
71 全部文书发送（外界部）行政部统负责特殊情况（合法律文）发送交接相应部门担须报送行政部登记备案
72 机密文书必须加封封口加盖机密文书印章封面注明机密类紧急文书须加盖紧急文书印章行政部须立发送
73 转交面呈送交重文书必须封面注明转交面呈字样分表示专职传递员外第三者转交接受者情况留文书嘱咐指定传递者面呈交文书必须指定传递者面呈交文书
74 设立信文书接受处理程中部门（餐厅）需常传递文书行政部设立信巡回传递类文书信行政部外勤员担
75 填写发送登记簿发送文书均需填写发文登记簿（见附6）面呈文书必须备注栏中注明送交程点
76 文书交接必须交接双方签名确认部门第负责担该部门文书发送交接行政部送达文书时第负责时次级签收视送达文书签收单（见附7）
8 踪
行政部登记文书应进行踪责督促关部门处理文书中指定事项防止文书处理延迟停顿权关责者拖延原作出说明
9 存档
91 行政部年度重部门整理编号文件进行汇总分类装订存档
92 档案理相关制度执行
10 印章理
101 种类
1011公章：公司机构登记公司印鉴
1012 部门章：部门仅限执委会事部财务部设立印章部门设立印章
1013 特定业务专印章：现金卷章证复印件途印章等
102 印章核定制发
1021 董事局印章余均执行委员会核定
1022 印章制发行政部统负责
103印章盖
1031 公章外签定合外报送材料必须加盖公章须场合
1032 事章财务章公司外处理事财务事务例出具事证明财务证明等情况般应量减少公章部门章
1033 事章财务章分事部财务部保公章执委会印章行政保印章保员须印信作理检查设立印信登记表拓具印模样序装订成册利理
1034 加盖公章须公司执委会签名
104 印章缴销遗失
1041 废旧撤销遗失寻回印章行政部登记造册酌情予保存截角销毁销毁时应少两名监销员场
1042 印章遗失时须立执委会呈报采取补救措施
11 实施修改
111 特殊情况规定难办时须执委会联系执委会行政部领导裁定
112 规定执委会通实施修改
113 规定2003年12月3日起施行
附1：
致×××函
——副标题
×××公司机关团体等行号：
（正文）
行文名义（公司部门）
署名（签章）
日期
附2：
广州市绿茵阁发展限公司
部备忘录
致： 档案号：
： 页 次： 页第 页
副抄：
题目： 日 期： 年 月 日
（签发部门）：
（签 发 ）：
日 期： 年 月 日
附3：
广州市绿茵阁发展限公司
签 呈
档案号
版
旨
说明
办法
会办部门意见
董事长
总裁
副总裁
财务部
会办部门
行政部
力资源部
部门理
部门
签办
年 月 日
附4：
广州市绿茵阁发展限公司
×××会议记录
日期
时间
点
持
记录
档案号
会
会议议题
会议记录副抄
序号
会议事项
提议
责部门
进
计划完成日期
备注
1
2
3
补充说明：
附5：
收文登记
收文
件单位（部门）
事
份数
附件
密级
签收
备注
日期
档案号
附6：
发文登记
发文
收件单位（部门）
联系
容
附件
密级
签收
备注
日期
档案号
附7
广州市绿茵阁发展限公司
文书签收
文书档案号：
题目：
签发部门
签发
签收部门
签收
日期
备注
董事局
□
执委会
□
营运部
□
市场部
□
企业发展部
□
加盟理部
□
工程部
□
财务部
□
电脑部
□
物流生产部
□
财务部
□
力资源部
□
培训部
□
行政部
□
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