XX学院
档案理制度
目录
第章 档案理总
第二章 档案理科工作职责
第三章 档案立卷档流程图
第四章 档案库房理制度
第五章 档案安全保密制度
第六章 档案利制度
第七章 档案鉴定销毁制度
第八章 教学档案理实施细
第九章 毕业生档案理办法
档案理科
X年X月X日
第章 档案理总
规范学院档案理工作提高档案理水效保护利档案根中华民国档案法相关法律法规结合院实际特制定办法
档范围
1单位工作活动中直接形成反映单位工作活动具定保存价值文字图表声等种形式载体材料均属单位档案档范围（详见附件1）
2档文件材料包括纸质材料相应声电子等文件材料（光盘片等）声电子类文件材料作纸质材料副纸质文件材料档
3学院名义获种证书奖牌奖杯锦旗等校际交流中具保存价值实物档案
二档求
1单位切实加强单位档工作理兼职档案员切实履行职责做单位档材料收集整理移交工作保证档文件材料完整齐全时移交单位应档材料
2产生文件材料涉部门办部门负责档相关部门协助提供材料
3重请示类文件材料已答复须提供相关批复材料部门关报表名册图册等已装订符合装订求册（）单位移交
4档文件材料应原件复印件原档符合档案档求文件材料必须求整理方移交
5档材料必须完整单位档案员整理程中逐卷（件）检查缺页漏项
6档声实物档案须标明事（事件）时间点物档电子档案须标明纸质档案相符标题时间刻录光盘（式3份）
三档程序
1档验收档案移交时交接双方面检查档案室工作员立卷档求进行验收符合求请档部门求整理合格办理移交手续
2移交手续档单位移交档案材料时必须根移交类型填写相应档案移交（接收）目录表（详见附件2）目录表式2份交接双方签字加盖单位印章档单位留存1份档案室留存1份备查
3档时间学院单位年3月中旬10月中旬学期产生文件材料档
四档案理
1档案理员收档案先予分类日期先逐件排列
2档案理员收档案时间序编写目录作档案扉页便查阅
3档案理员学期档工作结束统计现存档案情况数量报院领导审阅
五档案调阅制度
1档案资料属学院部限级文件未许调阅外外传
2院单位工作需调阅档案需办理XX职业学院档案调（查）阅申请单（详见附件3）
3阅档案者文件圈划涂改增删容允许阅单位存档材料
4阅档案期限超3天期需应办理续手续
5档案理员档案应详细检查核误办理注销发现损坏丢失等情况应立追查报关部门时查处
六
1根国家法规行业规章档案具定保期限超保期限档案实体予销毁电子档案超保期限予删
2档案实体销毁电子档案删需档案理员填写XX职业学院超期档案销毁申请单（详见附件4）立卷部门领导签字院长办公室审核院长批准方销毁删
第二章 档案理科工作职责
认真贯彻执行国家档案法项档案工作规章制度遵守工作纪律学院规章制度
二热爱档案工作忠职守热情服务团结协作加强职业道德修养树立良职业形象
三做档案接收工作严格履行交接手续案卷质量关确保接收档案完整准确组卷装订符合求接收案卷时做分类编目工作案卷时架做档案保保护工作时录入软件
四严格履行档案阅制度做档案阅利工作掌握档案利情况全院教学项工作服务
五做兼职档案员业务指导业务培训工作监督检查指导文件材料形成整理立卷档工作
六编辑档案参考资料编制检索工具开发档案信息资源
七执行保密制度遵守保密纪律杜绝档案泄密问题
八做库房防潮防虫防虫霉防火防盗防鼠防光防尘等八防工作确保档案安全
九做档案门类统计鉴定销毁工作期档案提出鉴定销毁意见
十完成领导交办工作务
第三章 档案立卷档流程图
兼职档案员档文件材料档案理相关规范求进行排列组卷
兼职档案员根学院档案档范围保期限时形成文件（含电子文件）分门类妥善保填写文件封套
档案案卷移交机档案科印移交表（式两份）双方移交清单签字存份拷贝移交表全文电子版机档案科
案卷符合规范
机档案科联系档业务指导
机档案科工作员立卷部门进行业务指导
填写XX学院档案材料档交接表
机档案科工作员提出案卷调整意见兼职档案员进行案卷调整
案卷符合规范
第四章 档案库房理制度
档案库房保存学院档案重应防盗防光防高温防火防潮防尘防鼠防虫等安全措施确保档案安全实行档案库房科学理特制订制度
1档案入库必须认真检查案卷质量清点数目时进行登记架入库
2档案存放密级保期限分保珍贵档案专门保
3库房安置温湿度记录仪天两次定时测记根气候温湿度情况时通风开关湿机库房温湿度应控制温度1424℃相湿度4560间
4库房严禁吸烟严禁明火严禁存放易燃易爆物品定期检查消防器材电路电器设备时消隐患
5档案柜架置放驱虫防霉药剂建立定期检查虫霉制度发现虫霉时处理
6库房采白炽灯明窗户应装防光窗帘防止强光射
7常进行清扫保持库房清洁尘
8学期结束前案卷进行总清点
9严格执行档案阅制度学期结束前催回出档案
10非档案室工作员意进入库房档案员进出库房手关门窗电灯
11天班前应关闭库房门窗切断水电源确保档案安全
第五章 档案安全保密制度
做档案安全保密工作根中华民国保守国家秘密法级关档案保密规定特制定制度
1严格执行XX学院档案库房理制度非档案员进入库房工作室
2严格执行关档案接收理阅制度认真履行登记签字手续
3属密级档案登记编目时必须登记备注栏盖机密绝密字样密级档案必须单独存放保密室专理
4公务活动中形成应档文件资料者损毁丢失学校档案者违反规定泄密档案容造成良果者档案法保密法关条款处罚
5阅档学院阅档室未批准员私档案携带出档案室意复印摘抄档案
6阅密级档案必须关领导批准保密室阅读档案员私摘抄传播具部保密性档案容
7需销毁档案材料必须鉴定准意销毁档案
8节假日加强档案安全保密工作检查时催回出档案材料未架入库档案材料须放入箱柜
9档案处理销毁必须鉴定报校领导批准XX学院档案鉴定销毁制度进行办理
第六章 档案利制度
更发挥学院档案教学科研项理工作中作提高档案利率保证档案安全保密特制定制度
1校二级单位工作需利学院类档案利密级档案需院领导批准
2校师生员工持效证件利开放档案利非开放档案需领导批准
3外单位组织持单位介绍信办理关手续利开放档案学院校友等持效证件办理关手续利开放档案档案律外
4利档案通办公动化系统进行直接档案室必须求申请填写登记表注明利目求确工作需必须出者档案出时间般超星期期尚需继续者应办理续手续
5档案室员应时催出档案时检查档案否完整
6利者必须确保档案安全保密完整转涂改污损撕页增删遗失发现述情况档案法关规定严肃处理
第七章 档案鉴定销毁制度
档案鉴定档案理项重工作做档案鉴定工作够保证档案室藏优化保证利者提供优质服务档案鉴定工作正常进行特制定制度
1档案鉴定销毁工作学院综合档案室负责组织综合档案室应调查研究基础制订档案鉴定计划类档案3～5年进行次档案价值鉴定相应修改档范围保期限
2已满保期限档案时组织鉴定编制销毁档案清册学院鉴定组负责鉴定具体工作
3档案鉴定组分院长保密委员会审计处档案容涉业务部门负责鉴定具体工作
4档案鉴定组采逐卷逐件审查直接鉴定法年度项目成套档案材料基础分工进行初鉴集体审查期档案提出鉴定销毁意见保期限已满鉴定尚需保留档案填写延长保期限鉴定重新确定新保期限
5确定销毁档案逐卷逐件编制档案销毁清册式两份撰写鉴定报告鉴定组成员均须鉴定销毁意见签字然报院领导审批
6院领导审批意销毁档案档案剔账注明已销毁标明清单编号销毁时间
7销毁档案时综合档案室审计处派员送造纸厂进行现场监销销毁清册签字销毁记录关文件材料存档（放入全宗卷）备查
8鉴定工作结束档案部门应时做档案整理检索工具调整等善处理工作
第八章 教学档案理实施细
进步加强专科教学档案理充分发挥教学档案学校教学活动教学理教学研究等项工作中作提高教学档案质量科学理水逐步实现教学档案理工作标准化规范化科学化现代化结合院实际特制定办法
教学档案理基原
1．教学理教学实践等教学活动中直接形成具保存价值文字图表声载体等材料均属教学档案
2．教学档案教学理重组成部分衡量学校教学理水教学质量重标志应实行三纳入四步作考核教学质量理水标准三纳入纳入教学计划规划纳入教学理制度中纳入级理员岗位职责中四步：达教学务提出教学文件材料档求步检查教学工作检查教学文件材料形成积累情况步评审鉴定教学质量教材毕业文优秀教学成果审查检收档案材料步级评审材料教师晋升档案部门出具档证明步
3．教学档案工作实行统领导分级理教务处学院（部）明确分档案工作负责配备相应专职兼职档案理员统理部门教学档案学校规定做部门教学材料收集立卷工作定期学校档案室移交
4．档教学材料必须学校社会前长远具参考价值证作遵循然形成规律保持机联系符合教学理教学实践活动成套性特点保证系统完整准确
5．教学档案保存年限档案材料保存价值分永久保存长期保存短期保存时保存四类永久保存类保存期50年长期保存类保存期50年短期保存类保存期15年时保存类保存期6年确定保存期般原：
（1）教学程教学改革教学研究等方面具长远利价值教学档案应永久保存
（2）定时期具利价值教学档案应长期保存短期保存
（3）现阶段具利价值教学档案作时保存
（4）介两种保存期限间教学档案保存期限律长
（5）工作中形成种具体文件档案应先档案分类规定中预定保存期进行理应定期进行清理决定终保存期类终确定永久保存长期保存档案材料应时移交学校档案室预定保存期结束时种档案必须首先专清理确定否解保存状态
二科教学档案形成理
学校统领导协调教学档案学校教务处学院（部）教研室实验室（中心）分级分工负责理
1．教学档案实行三级理
第级：院级理教学工作中形成种具长远参考证价值教学档案应相关规定时关档案移交学校档案室统保开发利
第二级：二级单位理规定移交学校档案室档案外学校教务处学校院办公室学院（部）教学理工作中形成学校教学理工作定时期保存价值档案相关职处室学院保开发利
第三级：基层组织理级部门移交档案外部门科室学院（部）教研室实验室（中心）教学工作中形成学校教学工作现阶段保存价值档案科室教研室实验室（中心）保利
2．单位应设立教学档案专柜做防火防盗防晒防潮防尘防蛀等工作
3．单位布置工作时应时教师工作员布置档范围档时间检查教学工作进度时检查档案收集整理情况总结工作时档案收集整理档情况作中项容验收工作时时验收档案
单位档案理员工作中时收集积累教学档案材料定期整理求时移交档案科学规范安全保存档案
4．单位建立档案阅制度设立档案登记时催出档案需续者重新办理阅手续逾期者应进行必说服教育批评责令阅档案调离单位退休员办理手续前必须清档案
5．单位档案理员工作变动时首先做档案交接工作检查验收方办理工作变动手续新档案理员岗单位应时通知学校档案室
三教学档案档流程组卷
（）形成积累
1．学校教学理部门学院（部）实验室（中心）组织教学程中注重形成积累教学材料落实项工作中
2．岗位员积累教学文件材料定期整理
3．教学档案理文件般档份重教学文件原稿外根实际情况配加副
（二）整理组卷
1．学校实行教学文件材料形成部门立卷档原部门整理立卷
2．根教学材料形成规律保持机联系便利查考原进行组卷原相容材料组成卷便利容文件材料数量时分组成干卷卷超200页根文件材料联系单位文件较少者容分组成卷软皮装订般超40页
3．卷密分文件材料正件前附件印件前定稿批复前请示求排列
4．卷材料律拆金属物右侧底边齐左侧线绳装订破损文件材料应进行修补文中密分插图片等应贴入文字材料
5．序编排页号单面双面文字均应面编写页号页号位置非装订线侧角
6．卷文件目录案卷封面项目求录入学校档案系统
7．档教学材料必须字迹工整（黑色水笔书写）格式统签字盖章手续完备
（三）档验收
1．档案需移交时交接双方必须面验收检查文件材料否完整齐全排列书写否符合求标题否贴切符合求者接收员应拒绝接收限期改正补交
2．填写移交目录式两份详细注明检查移交接收姓名交接时间双方持份
3．学校规定学校档案室移交档案
四教学档案档容保存期限
教学档案包括教学文件教务实践教学考试学籍质量理教学改革建设成果等学院等二级单位应列范围进行档理教学基层组织教学档案档范围二级单位负责制定实施细具体情况表：
序号
分 类 容
预定保
存期限
保存单位
综 合
01
级学校文件级教育行政部门达指令性指导性文件学校制定发关教学教学理种材料
永久
档案室教务处学院
02
职处室发种教学文件
长期
教务处学院
03
工作计划总结教学理制度
永久
档案室教务处学院
04
级请示级批复部门函件
永久
档案室教务处
05
教务处发文件
长期
教务处学院
06
种会议材料等
长期
教务处学院
教学改革建设
01
科专业历史革年度专业览表
永久
档案室教务处学院
02
新专业筹建申报建设关材料
永久
档案室教务处学院
03
专业（学科）建设相关材料（包括规划申请书批文评估等）
永久
档案室教务处学院
04
专业培养方案证报告培养方案变更申请表
永久
档案室教务处学院
05
品牌专业材料
长期
教务处学院
06
重点建设课程材料（含立项评估结果文件等）
永久
档案室教务处学院
07
专业课程教学纲
永久
档案室教务处学院
08
精品课程媒体课件建设材料
长期
教务处学院
09
双语教学课程建设相关材料（规划申报书学生问卷调查表座谈会记录听课记录课程结等）
长期
教务处学院
10
教学容方法手段改革考试容方法手段改革相关材料
长期
教务处学院
11
级教改立项结题材料
长期
教务处学院
12
教学成果奖材料
长期
档案室教务处学院
13
教学竞赛评优获奖材料
长期
档案室教务处学院
14
学生参加科研工作情况公开发表文发明创作数模竞赛学科竞赛获奖情况统计表（届统计）获奖文件证书复印件
长期
档案室教务处学院
学籍信息理
01
学生学籍异动情况汇总
永久
档案室教务处学院
02
学生违纪处分奖励文件相关材料
长期
档案室教务处学院
校办
03
校学生名册数统计表
永久
档案室教务处学院
04
学生信息表
长期
教务处学院
05
成绩总表
永久
毕业前教务处学院毕业档案室
06
毕业生授学士学位名单
永久
毕业前教务处
毕业档案室
07
毕业生名单
长期
毕业前教务处
毕业档案室
08
学生毕业资格审查学位授予资格审查毕业生学历电子注册等材料
长期
教务处学院
教学运行理
01
学期课表实验课表重修课表公选修课课表
长期
教务处学院
02
学期教学执行计划校历
永久
档案室教务处学院
03
教学日历
长期
学院
04
调停课备案表
长期
教务处学院
05
学期考试安排表
长期
教务处学院
06
学期教师科教学工作量登记表汇总表
长期
教务处学院
07
学期初学期中学期末教学检查材料汇总
长期
教务处学院
08
教材建设理方面相关文件
永久
档案室教务处学院
09
教材样书库书目览表
永久
教务处学院
10
专业培养方案规定课程选教材情况
长期
教务处学院
11
教材建设情况（含教材建设规划措施教材立项资助情况编教材获奖情况统计等）
长期
教务处学院
考试理
01
学期考试试卷原卷（AB卷）
长期
教务处
02
公选课补考学生试卷
学生考试三年
学院
03
学期学生考试试卷试卷分析
学生离校两年
学院
04
试卷（试题）库
长期
学院
05
学英语四六级考试计算机等级考试材料
学生离校两年
档案室教务处
实教学（含工程训练电子实认识实社会实践课程设计毕业实等）
01
实教学关规章制度
永久
档案室教务处学院
02
实纲实计划
永久
档案室教务处学院
03
实务书
学生离校两年
学院
04
实学生名单分组表指导教师名单
学生离校两年
学院
05
学生实报告考核表教师实总结
学生离校两年
学院
06
校外教学实基协议书
长期
学院
实验教学
01
实践教学理规章制度级文件项检查材料
永久
档案室教务处
02
实验室建立批文建设规划（方案）工作计划总结
永久
档案室教务处学院
03
国家级省级校级实验教学示范中心建设申报材料
长期
教务处学院
04
实验室种报统计报表
长期
教务处学院
05
实验项目开出变更实验容革新相关材料
长期
教务处学院
06
实验教学纲实验教材实验指导书
永久
档案室教务处学院
07
实验指导教师备课教案（含试讲试做报告试讲材料）
长期
学院
08
实验室开放记录
长期
学院
09
实验员科研项目发表文获奖情况等材料
长期
学院
10
实验室专职员岗位日志实验员岗位职责考核培训记录实验研究计划等
长期
学院
11
实验室仪器设备清单制仪器设备仪器设备损坏丢失赔偿情况维修情况外记录等
长期
学院
12
学生实验登记
学生离校两年
学院
13
学生实验理考试试卷操作测试记录实验成绩实验教学学生问卷调查表等材料
学生离校两年
学院
14
教学仪器情况登记
仪器报废
学院
毕业设计（文）
01
毕业设计（文）相关理规定
永久
档案室教务处学院
02
历届学生毕业设计（文）选题指导教师名单成绩评定汇总表
长期
教务处学院
03
毕业设计（文）资料（包括务书开题报告文献综述答辩中期检查文文等）
学生离校两年
学院
04
优秀毕业设计（文）资料
长期
教务处学院
05
毕业设计（文）工作计划总结
长期
学院
06
毕业设计（文）选题分析质量分析报告
学生离校两年
教务处学院
07
毕业设计（文）工作安排表检查材料
学生离校两年
教务处学院
08
毕业答辩安排表毕业答辩记录毕业设计（文）答辩总结
学生离校两年
学院
教学质量理
01
级教学理规章制度
永久
档案室教务处学院
02
级职处室发种教学检查评估文件
长期
教务处学院
03
学校学院年度教学工作总结期中教学检查计划总结材料等
长期
教务处学院
04
教学质量监控体学院
长期
教务处学院
05
学校系理规章制度实施细
永久
档案室教务处学院
06
学院类教学理员岗位设置职责
永久
档案室教务处学院
07
教学事处理记录相关材料
长期
教务处学院
08
类员听课记录分析反馈材料
长期
教务处学院
09
师生关教学工作意见处理反馈材料
长期
教务处学院
10
教师授课质量评估材料
长期
教务处学院
11
教师教学工作教学效果评价材料教师奖惩情况教师进修培训学情况
长期
教务处学院
12
教学档案检查材料
长期
档案室教务处学院
13
试卷检查评估分析等材料
长期
教务处学院
14
实践性教学检查材料
长期
教务处学院
15
毕业设计（文）检查材料
四年
教务处学院
16
专业建设评估材料
永久
档案室教务处学院
17
课程建设评估材料
永久
档案室教务处学院
18
教材建设评估材料
永久
档案室教务处学院
19
教学方法手段改革检查材料
长期
教务处学院
20
媒体教学检查材料
长期
教务处学院
21
教学工作检查材料
长期
教务处学院
01
特色教学工作资料
长期
教务处学院
第九章 毕业生档案理办法
毕业生档案理工作学校重基础工作做毕业生档案材料收集档理工作实现学生档案理工作规范化制度化更学生工作服务特制订办法
学生档案理职责
1学生工作处负责制定完善毕业生档案理办法
2招生业办公室负责毕业生改派缓派工作
3校档案室负责暂毕业毕业生档案保存续手续办理
4校档案室负责规定时间接收转寄毕业生档案
4校档案室负责新生档案核查毕业生档案整理档案安全保工作
二毕业生档案档范围
相关规定毕业生档材料包括：高校毕业生登记表毕业生学业成绩表电子学籍卡优秀毕业生评审表受处分学生处分材料（已提出书面申请取消处分获批准者材料放入档案）入(团)材料报证存根（白色联）高考原始档案高考招生名册复印件（加盖学校公章）专升应包括专科档案
三毕业生档案理办法
（）校生档案理办法
1年秋季新生入校月学籍科求核实新生档案材料核实误完成建档
2学生校期间档案班级单位校档案室室保
（二）中途离校学生档案理办法
中途某种原继续学校学完成学业学生学生提出书面带申请连学校退学文件学生身份证复印件交二级学院审核校档案室存档档案密封交学生带离
（三）应届毕业生档案理办法
1毕业生档案属机材料省（市）社厅（局）求档案转寄须通中国邮政邮寄专送达毕业生带
2毕业前已落实业单位升学毕业生档案毕业生离校周通中国邮政寄送档案接收部门毕业生报务必时相关部门查询档案否达档案未达应时学档案室联系
3参加学生服务西部计划毕业生档案省（市）社厅（局）规定毕业生档案暂时存放校档案室服务期满相关规定签发报证转出档案
4确定暂毕业学生档案校档案室保取毕业资格档案规定转出
5毕业前考取研究生需提前调档学院审核档案密封录取学校调档函原件转业指导中心通中国邮政邮寄
6教务处确定暂毕业学生档案存放业指导中心档案室毕业生取毕业资格报证址通中国邮政邮寄学生档案
四毕业生档案理工作求
1档案容完整短缺遗漏
2档案容实档案材料明细相应栏方框划√
3便查找铅笔档案袋封面右角注明学号姓名
4毕业生档案装袋学院认真审核密封封条启封处加盖学院总支公章
5爱护档案查阅时准档案划圈涂抹批注删改未批准复制
6查阅阅档案时需履行阅手续学生工作处领导审批方查阅
7校工作员工作需需查阅毕业生档案阅时需严格履行阅手续阅爱护档案原件时
8外单位员政审需查阅调毕业生档案时必须持单位介绍信
9档案室工作员必须严格遵守保密制度意档案容泄露
10未学校学生工作处意意阅毕业生档案
11档案室属机密重闲进入档案室准会客聊天严格杜绝类事发生
12做防火防水防潮防盗防害生物防尘防光防高温等工作定期检查保情况确保档案安全做丢失霉变虫蛀差错
五制度学生工作处负责解释发布日起执行
XX学院
20XX年X月X日
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XX学院
档案理制度
目录
第章 档案理总
第二章 档案理科工作职责
第三章 档案立卷档流程图
第四章 档案库房理制度
第五章 档案安全保密制度
第六章 档案利制度
第七章 档案鉴定销毁制度
第八章 教学档案理实施细
第九章 毕业生档案理办法
档案理科
X年X月X日
第章 档案理总
规范学院档案理工作提高档案理水效保护利档案根中华民国档案法相关法律法规结合院实际特制定办法
档范围
1单位工作活动中直接形成反映单位工作活动具定保存价值文字图表声等种形式载体材料均属单位档案档范围（详见附件1）
2档文件材料包括纸质材料相应声电子等文件材料（光盘片等）声电子类文件材料作纸质材料副纸质文件材料档
3学院名义获种证书奖牌奖杯锦旗等校际交流中具保存价值实物档案
二档求
1单位切实加强单位档工作理兼职档案员切实履行职责做单位档材料收集整理移交工作保证档文件材料完整齐全时移交单位应档材料
2产生文件材料涉部门办部门负责档相关部门协助提供材料
3重请示类文件材料已答复须提供相关批复材料部门关报表名册图册等已装订符合装订求册（）单位移交
4档文件材料应原件复印件原档符合档案档求文件材料必须求整理方移交
5档材料必须完整单位档案员整理程中逐卷（件）检查缺页漏项
6档声实物档案须标明事（事件）时间点物档电子档案须标明纸质档案相符标题时间刻录光盘（式3份）
三档程序
1档验收档案移交时交接双方面检查档案室工作员立卷档求进行验收符合求请档部门求整理合格办理移交手续
2移交手续档单位移交档案材料时必须根移交类型填写相应档案移交（接收）目录表（详见附件2）目录表式2份交接双方签字加盖单位印章档单位留存1份档案室留存1份备查
3档时间学院单位年3月中旬10月中旬学期产生文件材料档
四档案理
1档案理员收档案先予分类日期先逐件排列
2档案理员收档案时间序编写目录作档案扉页便查阅
3档案理员学期档工作结束统计现存档案情况数量报院领导审阅
五档案调阅制度
1档案资料属学院部限级文件未许调阅外外传
2院单位工作需调阅档案需办理XX职业学院档案调（查）阅申请单（详见附件3）
3阅档案者文件圈划涂改增删容允许阅单位存档材料
4阅档案期限超3天期需应办理续手续
5档案理员档案应详细检查核误办理注销发现损坏丢失等情况应立追查报关部门时查处
六
1根国家法规行业规章档案具定保期限超保期限档案实体予销毁电子档案超保期限予删
2档案实体销毁电子档案删需档案理员填写XX职业学院超期档案销毁申请单（详见附件4）立卷部门领导签字院长办公室审核院长批准方销毁删
第二章 档案理科工作职责
认真贯彻执行国家档案法项档案工作规章制度遵守工作纪律学院规章制度
二热爱档案工作忠职守热情服务团结协作加强职业道德修养树立良职业形象
三做档案接收工作严格履行交接手续案卷质量关确保接收档案完整准确组卷装订符合求接收案卷时做分类编目工作案卷时架做档案保保护工作时录入软件
四严格履行档案阅制度做档案阅利工作掌握档案利情况全院教学项工作服务
五做兼职档案员业务指导业务培训工作监督检查指导文件材料形成整理立卷档工作
六编辑档案参考资料编制检索工具开发档案信息资源
七执行保密制度遵守保密纪律杜绝档案泄密问题
八做库房防潮防虫防虫霉防火防盗防鼠防光防尘等八防工作确保档案安全
九做档案门类统计鉴定销毁工作期档案提出鉴定销毁意见
十完成领导交办工作务
第三章 档案立卷档流程图
兼职档案员档文件材料档案理相关规范求进行排列组卷
兼职档案员根学院档案档范围保期限时形成文件（含电子文件）分门类妥善保填写文件封套
档案案卷移交机档案科印移交表（式两份）双方移交清单签字存份拷贝移交表全文电子版机档案科
案卷符合规范
机档案科联系档业务指导
机档案科工作员立卷部门进行业务指导
填写XX学院档案材料档交接表
机档案科工作员提出案卷调整意见兼职档案员进行案卷调整
案卷符合规范
第四章 档案库房理制度
档案库房保存学院档案重应防盗防光防高温防火防潮防尘防鼠防虫等安全措施确保档案安全实行档案库房科学理特制订制度
1档案入库必须认真检查案卷质量清点数目时进行登记架入库
2档案存放密级保期限分保珍贵档案专门保
3库房安置温湿度记录仪天两次定时测记根气候温湿度情况时通风开关湿机库房温湿度应控制温度1424℃相湿度4560间
4库房严禁吸烟严禁明火严禁存放易燃易爆物品定期检查消防器材电路电器设备时消隐患
5档案柜架置放驱虫防霉药剂建立定期检查虫霉制度发现虫霉时处理
6库房采白炽灯明窗户应装防光窗帘防止强光射
7常进行清扫保持库房清洁尘
8学期结束前案卷进行总清点
9严格执行档案阅制度学期结束前催回出档案
10非档案室工作员意进入库房档案员进出库房手关门窗电灯
11天班前应关闭库房门窗切断水电源确保档案安全
第五章 档案安全保密制度
做档案安全保密工作根中华民国保守国家秘密法级关档案保密规定特制定制度
1严格执行XX学院档案库房理制度非档案员进入库房工作室
2严格执行关档案接收理阅制度认真履行登记签字手续
3属密级档案登记编目时必须登记备注栏盖机密绝密字样密级档案必须单独存放保密室专理
4公务活动中形成应档文件资料者损毁丢失学校档案者违反规定泄密档案容造成良果者档案法保密法关条款处罚
5阅档学院阅档室未批准员私档案携带出档案室意复印摘抄档案
6阅密级档案必须关领导批准保密室阅读档案员私摘抄传播具部保密性档案容
7需销毁档案材料必须鉴定准意销毁档案
8节假日加强档案安全保密工作检查时催回出档案材料未架入库档案材料须放入箱柜
9档案处理销毁必须鉴定报校领导批准XX学院档案鉴定销毁制度进行办理
第六章 档案利制度
更发挥学院档案教学科研项理工作中作提高档案利率保证档案安全保密特制定制度
1校二级单位工作需利学院类档案利密级档案需院领导批准
2校师生员工持效证件利开放档案利非开放档案需领导批准
3外单位组织持单位介绍信办理关手续利开放档案学院校友等持效证件办理关手续利开放档案档案律外
4利档案通办公动化系统进行直接档案室必须求申请填写登记表注明利目求确工作需必须出者档案出时间般超星期期尚需继续者应办理续手续
5档案室员应时催出档案时检查档案否完整
6利者必须确保档案安全保密完整转涂改污损撕页增删遗失发现述情况档案法关规定严肃处理
第七章 档案鉴定销毁制度
档案鉴定档案理项重工作做档案鉴定工作够保证档案室藏优化保证利者提供优质服务档案鉴定工作正常进行特制定制度
1档案鉴定销毁工作学院综合档案室负责组织综合档案室应调查研究基础制订档案鉴定计划类档案3～5年进行次档案价值鉴定相应修改档范围保期限
2已满保期限档案时组织鉴定编制销毁档案清册学院鉴定组负责鉴定具体工作
3档案鉴定组分院长保密委员会审计处档案容涉业务部门负责鉴定具体工作
4档案鉴定组采逐卷逐件审查直接鉴定法年度项目成套档案材料基础分工进行初鉴集体审查期档案提出鉴定销毁意见保期限已满鉴定尚需保留档案填写延长保期限鉴定重新确定新保期限
5确定销毁档案逐卷逐件编制档案销毁清册式两份撰写鉴定报告鉴定组成员均须鉴定销毁意见签字然报院领导审批
6院领导审批意销毁档案档案剔账注明已销毁标明清单编号销毁时间
7销毁档案时综合档案室审计处派员送造纸厂进行现场监销销毁清册签字销毁记录关文件材料存档（放入全宗卷）备查
8鉴定工作结束档案部门应时做档案整理检索工具调整等善处理工作
第八章 教学档案理实施细
进步加强专科教学档案理充分发挥教学档案学校教学活动教学理教学研究等项工作中作提高教学档案质量科学理水逐步实现教学档案理工作标准化规范化科学化现代化结合院实际特制定办法
教学档案理基原
1．教学理教学实践等教学活动中直接形成具保存价值文字图表声载体等材料均属教学档案
2．教学档案教学理重组成部分衡量学校教学理水教学质量重标志应实行三纳入四步作考核教学质量理水标准三纳入纳入教学计划规划纳入教学理制度中纳入级理员岗位职责中四步：达教学务提出教学文件材料档求步检查教学工作检查教学文件材料形成积累情况步评审鉴定教学质量教材毕业文优秀教学成果审查检收档案材料步级评审材料教师晋升档案部门出具档证明步
3．教学档案工作实行统领导分级理教务处学院（部）明确分档案工作负责配备相应专职兼职档案理员统理部门教学档案学校规定做部门教学材料收集立卷工作定期学校档案室移交
4．档教学材料必须学校社会前长远具参考价值证作遵循然形成规律保持机联系符合教学理教学实践活动成套性特点保证系统完整准确
5．教学档案保存年限档案材料保存价值分永久保存长期保存短期保存时保存四类永久保存类保存期50年长期保存类保存期50年短期保存类保存期15年时保存类保存期6年确定保存期般原：
（1）教学程教学改革教学研究等方面具长远利价值教学档案应永久保存
（2）定时期具利价值教学档案应长期保存短期保存
（3）现阶段具利价值教学档案作时保存
（4）介两种保存期限间教学档案保存期限律长
（5）工作中形成种具体文件档案应先档案分类规定中预定保存期进行理应定期进行清理决定终保存期类终确定永久保存长期保存档案材料应时移交学校档案室预定保存期结束时种档案必须首先专清理确定否解保存状态
二科教学档案形成理
学校统领导协调教学档案学校教务处学院（部）教研室实验室（中心）分级分工负责理
1．教学档案实行三级理
第级：院级理教学工作中形成种具长远参考证价值教学档案应相关规定时关档案移交学校档案室统保开发利
第二级：二级单位理规定移交学校档案室档案外学校教务处学校院办公室学院（部）教学理工作中形成学校教学理工作定时期保存价值档案相关职处室学院保开发利
第三级：基层组织理级部门移交档案外部门科室学院（部）教研室实验室（中心）教学工作中形成学校教学工作现阶段保存价值档案科室教研室实验室（中心）保利
2．单位应设立教学档案专柜做防火防盗防晒防潮防尘防蛀等工作
3．单位布置工作时应时教师工作员布置档范围档时间检查教学工作进度时检查档案收集整理情况总结工作时档案收集整理档情况作中项容验收工作时时验收档案
单位档案理员工作中时收集积累教学档案材料定期整理求时移交档案科学规范安全保存档案
4．单位建立档案阅制度设立档案登记时催出档案需续者重新办理阅手续逾期者应进行必说服教育批评责令阅档案调离单位退休员办理手续前必须清档案
5．单位档案理员工作变动时首先做档案交接工作检查验收方办理工作变动手续新档案理员岗单位应时通知学校档案室
三教学档案档流程组卷
（）形成积累
1．学校教学理部门学院（部）实验室（中心）组织教学程中注重形成积累教学材料落实项工作中
2．岗位员积累教学文件材料定期整理
3．教学档案理文件般档份重教学文件原稿外根实际情况配加副
（二）整理组卷
1．学校实行教学文件材料形成部门立卷档原部门整理立卷
2．根教学材料形成规律保持机联系便利查考原进行组卷原相容材料组成卷便利容文件材料数量时分组成干卷卷超200页根文件材料联系单位文件较少者容分组成卷软皮装订般超40页
3．卷密分文件材料正件前附件印件前定稿批复前请示求排列
4．卷材料律拆金属物右侧底边齐左侧线绳装订破损文件材料应进行修补文中密分插图片等应贴入文字材料
5．序编排页号单面双面文字均应面编写页号页号位置非装订线侧角
6．卷文件目录案卷封面项目求录入学校档案系统
7．档教学材料必须字迹工整（黑色水笔书写）格式统签字盖章手续完备
（三）档验收
1．档案需移交时交接双方必须面验收检查文件材料否完整齐全排列书写否符合求标题否贴切符合求者接收员应拒绝接收限期改正补交
2．填写移交目录式两份详细注明检查移交接收姓名交接时间双方持份
3．学校规定学校档案室移交档案
四教学档案档容保存期限
教学档案包括教学文件教务实践教学考试学籍质量理教学改革建设成果等学院等二级单位应列范围进行档理教学基层组织教学档案档范围二级单位负责制定实施细具体情况表：
序号
分 类 容
预定保
存期限
保存单位
综 合
01
级学校文件级教育行政部门达指令性指导性文件学校制定发关教学教学理种材料
永久
档案室教务处学院
02
职处室发种教学文件
长期
教务处学院
03
工作计划总结教学理制度
永久
档案室教务处学院
04
级请示级批复部门函件
永久
档案室教务处
05
教务处发文件
长期
教务处学院
06
种会议材料等
长期
教务处学院
教学改革建设
01
科专业历史革年度专业览表
永久
档案室教务处学院
02
新专业筹建申报建设关材料
永久
档案室教务处学院
03
专业（学科）建设相关材料（包括规划申请书批文评估等）
永久
档案室教务处学院
04
专业培养方案证报告培养方案变更申请表
永久
档案室教务处学院
05
品牌专业材料
长期
教务处学院
06
重点建设课程材料（含立项评估结果文件等）
永久
档案室教务处学院
07
专业课程教学纲
永久
档案室教务处学院
08
精品课程媒体课件建设材料
长期
教务处学院
09
双语教学课程建设相关材料（规划申报书学生问卷调查表座谈会记录听课记录课程结等）
长期
教务处学院
10
教学容方法手段改革考试容方法手段改革相关材料
长期
教务处学院
11
级教改立项结题材料
长期
教务处学院
12
教学成果奖材料
长期
档案室教务处学院
13
教学竞赛评优获奖材料
长期
档案室教务处学院
14
学生参加科研工作情况公开发表文发明创作数模竞赛学科竞赛获奖情况统计表（届统计）获奖文件证书复印件
长期
档案室教务处学院
学籍信息理
01
学生学籍异动情况汇总
永久
档案室教务处学院
02
学生违纪处分奖励文件相关材料
长期
档案室教务处学院
校办
03
校学生名册数统计表
永久
档案室教务处学院
04
学生信息表
长期
教务处学院
05
成绩总表
永久
毕业前教务处学院毕业档案室
06
毕业生授学士学位名单
永久
毕业前教务处
毕业档案室
07
毕业生名单
长期
毕业前教务处
毕业档案室
08
学生毕业资格审查学位授予资格审查毕业生学历电子注册等材料
长期
教务处学院
教学运行理
01
学期课表实验课表重修课表公选修课课表
长期
教务处学院
02
学期教学执行计划校历
永久
档案室教务处学院
03
教学日历
长期
学院
04
调停课备案表
长期
教务处学院
05
学期考试安排表
长期
教务处学院
06
学期教师科教学工作量登记表汇总表
长期
教务处学院
07
学期初学期中学期末教学检查材料汇总
长期
教务处学院
08
教材建设理方面相关文件
永久
档案室教务处学院
09
教材样书库书目览表
永久
教务处学院
10
专业培养方案规定课程选教材情况
长期
教务处学院
11
教材建设情况（含教材建设规划措施教材立项资助情况编教材获奖情况统计等）
长期
教务处学院
考试理
01
学期考试试卷原卷（AB卷）
长期
教务处
02
公选课补考学生试卷
学生考试三年
学院
03
学期学生考试试卷试卷分析
学生离校两年
学院
04
试卷（试题）库
长期
学院
05
学英语四六级考试计算机等级考试材料
学生离校两年
档案室教务处
实教学（含工程训练电子实认识实社会实践课程设计毕业实等）
01
实教学关规章制度
永久
档案室教务处学院
02
实纲实计划
永久
档案室教务处学院
03
实务书
学生离校两年
学院
04
实学生名单分组表指导教师名单
学生离校两年
学院
05
学生实报告考核表教师实总结
学生离校两年
学院
06
校外教学实基协议书
长期
学院
实验教学
01
实践教学理规章制度级文件项检查材料
永久
档案室教务处
02
实验室建立批文建设规划（方案）工作计划总结
永久
档案室教务处学院
03
国家级省级校级实验教学示范中心建设申报材料
长期
教务处学院
04
实验室种报统计报表
长期
教务处学院
05
实验项目开出变更实验容革新相关材料
长期
教务处学院
06
实验教学纲实验教材实验指导书
永久
档案室教务处学院
07
实验指导教师备课教案（含试讲试做报告试讲材料）
长期
学院
08
实验室开放记录
长期
学院
09
实验员科研项目发表文获奖情况等材料
长期
学院
10
实验室专职员岗位日志实验员岗位职责考核培训记录实验研究计划等
长期
学院
11
实验室仪器设备清单制仪器设备仪器设备损坏丢失赔偿情况维修情况外记录等
长期
学院
12
学生实验登记
学生离校两年
学院
13
学生实验理考试试卷操作测试记录实验成绩实验教学学生问卷调查表等材料
学生离校两年
学院
14
教学仪器情况登记
仪器报废
学院
毕业设计（文）
01
毕业设计（文）相关理规定
永久
档案室教务处学院
02
历届学生毕业设计（文）选题指导教师名单成绩评定汇总表
长期
教务处学院
03
毕业设计（文）资料（包括务书开题报告文献综述答辩中期检查文文等）
学生离校两年
学院
04
优秀毕业设计（文）资料
长期
教务处学院
05
毕业设计（文）工作计划总结
长期
学院
06
毕业设计（文）选题分析质量分析报告
学生离校两年
教务处学院
07
毕业设计（文）工作安排表检查材料
学生离校两年
教务处学院
08
毕业答辩安排表毕业答辩记录毕业设计（文）答辩总结
学生离校两年
学院
教学质量理
01
级教学理规章制度
永久
档案室教务处学院
02
级职处室发种教学检查评估文件
长期
教务处学院
03
学校学院年度教学工作总结期中教学检查计划总结材料等
长期
教务处学院
04
教学质量监控体学院
长期
教务处学院
05
学校系理规章制度实施细
永久
档案室教务处学院
06
学院类教学理员岗位设置职责
永久
档案室教务处学院
07
教学事处理记录相关材料
长期
教务处学院
08
类员听课记录分析反馈材料
长期
教务处学院
09
师生关教学工作意见处理反馈材料
长期
教务处学院
10
教师授课质量评估材料
长期
教务处学院
11
教师教学工作教学效果评价材料教师奖惩情况教师进修培训学情况
长期
教务处学院
12
教学档案检查材料
长期
档案室教务处学院
13
试卷检查评估分析等材料
长期
教务处学院
14
实践性教学检查材料
长期
教务处学院
15
毕业设计（文）检查材料
四年
教务处学院
16
专业建设评估材料
永久
档案室教务处学院
17
课程建设评估材料
永久
档案室教务处学院
18
教材建设评估材料
永久
档案室教务处学院
19
教学方法手段改革检查材料
长期
教务处学院
20
媒体教学检查材料
长期
教务处学院
21
教学工作检查材料
长期
教务处学院
01
特色教学工作资料
长期
教务处学院
第九章 毕业生档案理办法
毕业生档案理工作学校重基础工作做毕业生档案材料收集档理工作实现学生档案理工作规范化制度化更学生工作服务特制订办法
学生档案理职责
1学生工作处负责制定完善毕业生档案理办法
2招生业办公室负责毕业生改派缓派工作
3校档案室负责暂毕业毕业生档案保存续手续办理
4校档案室负责规定时间接收转寄毕业生档案
4校档案室负责新生档案核查毕业生档案整理档案安全保工作
二毕业生档案档范围
相关规定毕业生档材料包括：高校毕业生登记表毕业生学业成绩表电子学籍卡优秀毕业生评审表受处分学生处分材料（已提出书面申请取消处分获批准者材料放入档案）入(团)材料报证存根（白色联）高考原始档案高考招生名册复印件（加盖学校公章）专升应包括专科档案
三毕业生档案理办法
（）校生档案理办法
1年秋季新生入校月学籍科求核实新生档案材料核实误完成建档
2学生校期间档案班级单位校档案室室保
（二）中途离校学生档案理办法
中途某种原继续学校学完成学业学生学生提出书面带申请连学校退学文件学生身份证复印件交二级学院审核校档案室存档档案密封交学生带离
（三）应届毕业生档案理办法
1毕业生档案属机材料省（市）社厅（局）求档案转寄须通中国邮政邮寄专送达毕业生带
2毕业前已落实业单位升学毕业生档案毕业生离校周通中国邮政寄送档案接收部门毕业生报务必时相关部门查询档案否达档案未达应时学档案室联系
3参加学生服务西部计划毕业生档案省（市）社厅（局）规定毕业生档案暂时存放校档案室服务期满相关规定签发报证转出档案
4确定暂毕业学生档案校档案室保取毕业资格档案规定转出
5毕业前考取研究生需提前调档学院审核档案密封录取学校调档函原件转业指导中心通中国邮政邮寄
6教务处确定暂毕业学生档案存放业指导中心档案室毕业生取毕业资格报证址通中国邮政邮寄学生档案
四毕业生档案理工作求
1档案容完整短缺遗漏
2档案容实档案材料明细相应栏方框划√
3便查找铅笔档案袋封面右角注明学号姓名
4毕业生档案装袋学院认真审核密封封条启封处加盖学院总支公章
5爱护档案查阅时准档案划圈涂抹批注删改未批准复制
6查阅阅档案时需履行阅手续学生工作处领导审批方查阅
7校工作员工作需需查阅毕业生档案阅时需严格履行阅手续阅爱护档案原件时
8外单位员政审需查阅调毕业生档案时必须持单位介绍信
9档案室工作员必须严格遵守保密制度意档案容泄露
10未学校学生工作处意意阅毕业生档案
11档案室属机密重闲进入档案室准会客聊天严格杜绝类事发生
12做防火防水防潮防盗防害生物防尘防光防高温等工作定期检查保情况确保档案安全做丢失霉变虫蛀差错
五制度学生工作处负责解释发布日起执行
XX学院
20XX年X月X日
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