XXX档案理制度
（试行）
第章 总
第条 规范公司档案理效保护利档案根中华民国档案法中华民国档案法实施办法企业档案理规定结合公司实际制定制度
第二条 制度中称公司档案指公司项建筑施工营运行理活动中形成国家社会公司保存价值文字数图样图表声等形式文件记录
第二章 档案理机构职责
第三条 公司设立档案室负责全公司档案理属综合办公室领导综合办公室配专职档案理员公司部室应兼职档案理员
第四条 专兼职档案理员岗位职责：
（）公司综合办公室专职档案理员负责督促检查协助部室做文件资料形成积累整理立卷档工作部室兼职档案理员负责部门单位资料档工作检查验收档文件资料否完整准确系统否符合质量求定期公司档案室移交资料
（二）做类档案收集整理鉴定登记保统计编研开发利等工作熟悉保档案情况
（三）保护档案安全做九防工作库藏档案应常进行检查达贯标求发现问题时报告采取效保护措施
（四）负责建立健全完善档案理制度
（五）负责编制种检索工具做档案阅催工作
（六）遵守保密制度未批准利职权擅扩档案利范围泄露档案机密容确保档案机密安全
（七）兼职档案理员受部门单位领导时业务受公司综合办公室指导监督
第三章 档案理求
第五条 文件档基求
（）文件资料运转遵循生产营活动文书处理程序
（二）项理工作中形成文件资料公司职部室业务范围指定关员负责积累时整理档
（三）档文件资料必须完整层次分明符合形成规律
（四）档文件资料必须准确反映企业生产营理等项活动真实容历史程
（五）档电子文件应相应纸质文件资料档保存
（六） 文件资料般档份重利频繁专门需适增加份数
第六条 档案档号编制
（）档号编制原：档号存取档案代号排架反映公司档案分类体系物理位置必须符合唯性合理性稳定性求适应计算机理
（二）档号编制方法：
部室行档案进行编号档参考综合办公室档号编制方法（例：综合办公室档案假设分2类分支部文件类行政文件类支部文件类01代码综合办公室支部文件命名：部门单位拼音首字母+类号年度保期限件号案卷号序号：DZB012020300001）
第七条 档案保期限：根国家档案部门规定公司实际情况档案保期限般分永久（50年）长期（1650年）短期（15年）三种
（）文书档案保期限参关机关档案保期规定执行
（二）工程档案保期限参建设工程文件档规范执行
（三）事档案会计档案参国家事财政制度相关规定执行
第八条 档范围
（）公司部室生产营理等活动中直接形成具保存价值种文字图表声特殊载体等形式档案资料
（二）会计档案包括会计证会计报表会计帐簿等
（三）工程档案包括竣工验收资料设计图纸等类具法律效力文件合协议证明等
（四）集团领导外出参加重会议培训具保存价值资料文件
（五）反映公司生产营重社会活动新闻宣传等具保存价值声资料
第九条 种文件资料档时间
（）纸质文书档案（包括电子文档）次年四月份前档
（二）类合档案签署盖章应时档
（三）工程档案文件材料完整准确进行鉴定验收保证工程档案完整档工程项目竣工验收时应文件资料收齐整理档外购设备机资料设备验收合格档
（四）会计档案财务部门年立卷保两年会计档案保员编制移交清册交集团档案室统理
（五）类声资料职部室档案兼职员收集整理年档案室移交档集团档案室统理
第十条 档案阅规定
（）保护档案机密利者阅利范围关档案查阅部室资料负责审批意查阅非部门资料领导综合办公室负责审批意方查阅
（二）尚未整理零散文件般予阅公司档案室查阅档案外单位员必须持单位介绍信领导办公室负责审批意方查阅
（三）阅者必须爱护档案文件作记号涂改抽页插页
（四）禁止阅者接档案方吸烟喝水防损
坏档案
（五）档案般出档案室确特殊原需出必须办理审批手续填写档案阅登记表（附件2）方约定时间出室外约定时间般超周
（六）外档案数量控制应档案完整保密负完全责
（七）技术档案生产营等重档案复印必须领导审批档案理员手复印者私复印
（八）档案阅者调离公司退休离职时必须全部档案档案理员签字方办理相关手续
第十条 档案保密规定
（）档案理员必须履行国家项保密制度严格遵守保密纪律
（二）保密档案理利密级变更解密必须国家关法律行政法规规定办理
（三）未批准利职权擅扩档案利范围泄露档案机密容确保档案机密安全
（四）类秘密文件图纸需复制时必须审批权限关部门负责批准复制中页废页时销毁特投标程中复制营业执资质证书等妥善处理严防失散
（五）携带秘密文件图纸参观浏览探亲访友确工作需必须领导批准两携带严禁带入该项工作关场
（六）坚持做节假日保密检查工作出秘密文件图纸必须全部追回入库
第十二条 档案保护修复
档案出现轻微破损字迹褪变扩散载体材料变质时时修复修复种材料例纸张胶水粘合剂等加固材料档案制成材料产生副作修复保持文件原貌种加固材料逆档案修复情况记录档案员擅修改补充档案容
第十三条 档案鉴定销毁规定
（）档案室应档案保密期限定期直接鉴定法档案进行鉴定准确判足档案存毁
（二）档案销毁鉴定应填写档案鉴定销毁登记表（附件3）公司领导综合办公室持档案室会关业务部门组成鉴定组逐卷逐件容源时间等全面综合分析提出档案鉴定销毁延期保存意见统进行科技档案鉴定工作应公司总工程师领导档案员关科技员组成鉴定组进行提出鉴定销毁意见
（三）失保存价值档案鉴定组进行逐鉴定档案室登记造册公司分领导提出申请公司分领导核准批复方进行销毁
（四）销毁档案监销监销前认真清点核两送指定点监销保证全部销毁防止档案遗失泄密监销员销毁清册签字永久保存禁止擅销毁档案
（五）销毁档案销毁负责销毁程中监销负责记录动手销毁档案
（六）销毁清册应时档
第十四条 档案统计
档案统计工作必须档案理项工作步进行级档案理部门须档案收进移出整理利等方面数量变化进行认真统计填写档案情况统计表（附件4）
第十五条 档案应急预案理
（）发现档案灾害均第时间报告综合办公室采取力救措施
（二）预警性灾害（震防汛气象公安消防等灾害理部门发出预警二档案理安全隐患直接危档案安全灾情）综合办公室应该发布预警通知组织安全隐患排查发现危档案安全灾情立整改
（三）已发生灾害应迅速组织力量展开救通救已解决灾害应做善维修位工作解决灾害应立申请外援（110119）时报级理部门核实灾情立转移档案做抢救保护工作灾害解决应做善维修位工作
（四）查明灾害原追究责形成整改报告进步做总结改进形成总结报告报级理部门时综合办公室存档
第十六条 档案信息化建设
（）档案信息化促进提升档案理现代化水必然求目档案信息资源准确方便快捷提供查询公开档案信息资源享满足档案利需求
（二）数字化成果系统发布坚持谁线谁负责原须线公开发布档案目录全文信息进行线前鉴定审查针利象开放权限
（三）公司部室应认真集团统规划部署力推进档案信息化工作
第十七条 档案库房理
（）库房阅览室档案室荣誉室分开设置非理员进入库房
（二）制作档案室面图柜架消防器材位置图等
（三）档案库房坚固足够面积柜架根需采取九防措施：防火防盗防尘防虫防鼠防晒防潮（控制45％60％）防霉防高温（温度应控制住1424摄氏度）
（四）档案室档案保状况年进行次普查发现问题时汇报采取措施整改保证档案完整损绝安全
第十八条 档案理责追究
（）单位部门文件资料形成积累整理档工作列入生产技术营等项理程序工作计划明确部门职责范围关员岗位责制责未落实企业造成损失追究负责关员责
（二）档案理员擅扩档案利范围视档案价值密级予5005000元罚款已公司造成济损失损失1030进行处罚
（三）理善造成档案丟失损毁视档案价值损毁程度处罚条款予处理
（四）工程竣工验收资料应时档否扣关责终考核阶段中济兑现
（五）应档拒绝档责予500元罚款勒令档案档
（六）涂改抽换伪造盗窃隐匿擅销毁档案直接责者纪法进行处理
第四章 附
第十九条 制度印发日起实行部室制订相应档案理细办法
第二十条 制度综合办公室负责解释
附件1：档案案卷移交目录
附件2：档案阅登记表
附件3：档案鉴定销毁登记表
附件4：档案情况统计表
附件1
档案案卷移交目录
单位部门：
序号
档案类
档案号
案卷标题
起止日期
页数
套数
保期限
备注
移交： 移交部门单位负责： 接收： 接收部门负责： 年 月 日
备注：移交部门应审查移交档案完整性负责
附件2
档案阅登记表
序号
档案类
档案号
案卷标题
阅途
阅部门
阅
出时间
档案理
时间
档案状态
档案理
备注
附件3
档案鉴定销毁登记表
序号
档案类
档案号
案卷标题
容摘
入档起止时间
保期限
档案情况
备注
档案鉴定步骤方法
档案鉴定结果销毁意见
（档案鉴定组）
分领导
意见结
销毁
监销
销毁点
销毁方式
销毁日期
附件4
档案情况统计表
单位部门名称：
序号
档案类
档案数量
备注
永久
长期
短期
合计
填表： 填表日期：
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（试行）
第章 总
第条 规范公司档案理效保护利档案根中华民国档案法中华民国档案法实施办法企业档案理规定结合公司实际制定制度
第二条 制度中称公司档案指公司项建筑施工营运行理活动中形成国家社会公司保存价值文字数图样图表声等形式文件记录
第二章 档案理机构职责
第三条 公司设立档案室负责全公司档案理属综合办公室领导综合办公室配专职档案理员公司部室应兼职档案理员
第四条 专兼职档案理员岗位职责：
（）公司综合办公室专职档案理员负责督促检查协助部室做文件资料形成积累整理立卷档工作部室兼职档案理员负责部门单位资料档工作检查验收档文件资料否完整准确系统否符合质量求定期公司档案室移交资料
（二）做类档案收集整理鉴定登记保统计编研开发利等工作熟悉保档案情况
（三）保护档案安全做九防工作库藏档案应常进行检查达贯标求发现问题时报告采取效保护措施
（四）负责建立健全完善档案理制度
（五）负责编制种检索工具做档案阅催工作
（六）遵守保密制度未批准利职权擅扩档案利范围泄露档案机密容确保档案机密安全
（七）兼职档案理员受部门单位领导时业务受公司综合办公室指导监督
第三章 档案理求
第五条 文件档基求
（）文件资料运转遵循生产营活动文书处理程序
（二）项理工作中形成文件资料公司职部室业务范围指定关员负责积累时整理档
（三）档文件资料必须完整层次分明符合形成规律
（四）档文件资料必须准确反映企业生产营理等项活动真实容历史程
（五）档电子文件应相应纸质文件资料档保存
（六） 文件资料般档份重利频繁专门需适增加份数
第六条 档案档号编制
（）档号编制原：档号存取档案代号排架反映公司档案分类体系物理位置必须符合唯性合理性稳定性求适应计算机理
（二）档号编制方法：
部室行档案进行编号档参考综合办公室档号编制方法（例：综合办公室档案假设分2类分支部文件类行政文件类支部文件类01代码综合办公室支部文件命名：部门单位拼音首字母+类号年度保期限件号案卷号序号：DZB012020300001）
第七条 档案保期限：根国家档案部门规定公司实际情况档案保期限般分永久（50年）长期（1650年）短期（15年）三种
（）文书档案保期限参关机关档案保期规定执行
（二）工程档案保期限参建设工程文件档规范执行
（三）事档案会计档案参国家事财政制度相关规定执行
第八条 档范围
（）公司部室生产营理等活动中直接形成具保存价值种文字图表声特殊载体等形式档案资料
（二）会计档案包括会计证会计报表会计帐簿等
（三）工程档案包括竣工验收资料设计图纸等类具法律效力文件合协议证明等
（四）集团领导外出参加重会议培训具保存价值资料文件
（五）反映公司生产营重社会活动新闻宣传等具保存价值声资料
第九条 种文件资料档时间
（）纸质文书档案（包括电子文档）次年四月份前档
（二）类合档案签署盖章应时档
（三）工程档案文件材料完整准确进行鉴定验收保证工程档案完整档工程项目竣工验收时应文件资料收齐整理档外购设备机资料设备验收合格档
（四）会计档案财务部门年立卷保两年会计档案保员编制移交清册交集团档案室统理
（五）类声资料职部室档案兼职员收集整理年档案室移交档集团档案室统理
第十条 档案阅规定
（）保护档案机密利者阅利范围关档案查阅部室资料负责审批意查阅非部门资料领导综合办公室负责审批意方查阅
（二）尚未整理零散文件般予阅公司档案室查阅档案外单位员必须持单位介绍信领导办公室负责审批意方查阅
（三）阅者必须爱护档案文件作记号涂改抽页插页
（四）禁止阅者接档案方吸烟喝水防损
坏档案
（五）档案般出档案室确特殊原需出必须办理审批手续填写档案阅登记表（附件2）方约定时间出室外约定时间般超周
（六）外档案数量控制应档案完整保密负完全责
（七）技术档案生产营等重档案复印必须领导审批档案理员手复印者私复印
（八）档案阅者调离公司退休离职时必须全部档案档案理员签字方办理相关手续
第十条 档案保密规定
（）档案理员必须履行国家项保密制度严格遵守保密纪律
（二）保密档案理利密级变更解密必须国家关法律行政法规规定办理
（三）未批准利职权擅扩档案利范围泄露档案机密容确保档案机密安全
（四）类秘密文件图纸需复制时必须审批权限关部门负责批准复制中页废页时销毁特投标程中复制营业执资质证书等妥善处理严防失散
（五）携带秘密文件图纸参观浏览探亲访友确工作需必须领导批准两携带严禁带入该项工作关场
（六）坚持做节假日保密检查工作出秘密文件图纸必须全部追回入库
第十二条 档案保护修复
档案出现轻微破损字迹褪变扩散载体材料变质时时修复修复种材料例纸张胶水粘合剂等加固材料档案制成材料产生副作修复保持文件原貌种加固材料逆档案修复情况记录档案员擅修改补充档案容
第十三条 档案鉴定销毁规定
（）档案室应档案保密期限定期直接鉴定法档案进行鉴定准确判足档案存毁
（二）档案销毁鉴定应填写档案鉴定销毁登记表（附件3）公司领导综合办公室持档案室会关业务部门组成鉴定组逐卷逐件容源时间等全面综合分析提出档案鉴定销毁延期保存意见统进行科技档案鉴定工作应公司总工程师领导档案员关科技员组成鉴定组进行提出鉴定销毁意见
（三）失保存价值档案鉴定组进行逐鉴定档案室登记造册公司分领导提出申请公司分领导核准批复方进行销毁
（四）销毁档案监销监销前认真清点核两送指定点监销保证全部销毁防止档案遗失泄密监销员销毁清册签字永久保存禁止擅销毁档案
（五）销毁档案销毁负责销毁程中监销负责记录动手销毁档案
（六）销毁清册应时档
第十四条 档案统计
档案统计工作必须档案理项工作步进行级档案理部门须档案收进移出整理利等方面数量变化进行认真统计填写档案情况统计表（附件4）
第十五条 档案应急预案理
（）发现档案灾害均第时间报告综合办公室采取力救措施
（二）预警性灾害（震防汛气象公安消防等灾害理部门发出预警二档案理安全隐患直接危档案安全灾情）综合办公室应该发布预警通知组织安全隐患排查发现危档案安全灾情立整改
（三）已发生灾害应迅速组织力量展开救通救已解决灾害应做善维修位工作解决灾害应立申请外援（110119）时报级理部门核实灾情立转移档案做抢救保护工作灾害解决应做善维修位工作
（四）查明灾害原追究责形成整改报告进步做总结改进形成总结报告报级理部门时综合办公室存档
第十六条 档案信息化建设
（）档案信息化促进提升档案理现代化水必然求目档案信息资源准确方便快捷提供查询公开档案信息资源享满足档案利需求
（二）数字化成果系统发布坚持谁线谁负责原须线公开发布档案目录全文信息进行线前鉴定审查针利象开放权限
（三）公司部室应认真集团统规划部署力推进档案信息化工作
第十七条 档案库房理
（）库房阅览室档案室荣誉室分开设置非理员进入库房
（二）制作档案室面图柜架消防器材位置图等
（三）档案库房坚固足够面积柜架根需采取九防措施：防火防盗防尘防虫防鼠防晒防潮（控制45％60％）防霉防高温（温度应控制住1424摄氏度）
（四）档案室档案保状况年进行次普查发现问题时汇报采取措施整改保证档案完整损绝安全
第十八条 档案理责追究
（）单位部门文件资料形成积累整理档工作列入生产技术营等项理程序工作计划明确部门职责范围关员岗位责制责未落实企业造成损失追究负责关员责
（二）档案理员擅扩档案利范围视档案价值密级予5005000元罚款已公司造成济损失损失1030进行处罚
（三）理善造成档案丟失损毁视档案价值损毁程度处罚条款予处理
（四）工程竣工验收资料应时档否扣关责终考核阶段中济兑现
（五）应档拒绝档责予500元罚款勒令档案档
（六）涂改抽换伪造盗窃隐匿擅销毁档案直接责者纪法进行处理
第四章 附
第十九条 制度印发日起实行部室制订相应档案理细办法
第二十条 制度综合办公室负责解释
附件1：档案案卷移交目录
附件2：档案阅登记表
附件3：档案鉴定销毁登记表
附件4：档案情况统计表
附件1
档案案卷移交目录
单位部门：
序号
档案类
档案号
案卷标题
起止日期
页数
套数
保期限
备注
移交： 移交部门单位负责： 接收： 接收部门负责： 年 月 日
备注：移交部门应审查移交档案完整性负责
附件2
档案阅登记表
序号
档案类
档案号
案卷标题
阅途
阅部门
阅
出时间
档案理
时间
档案状态
档案理
备注
附件3
档案鉴定销毁登记表
序号
档案类
档案号
案卷标题
容摘
入档起止时间
保期限
档案情况
备注
档案鉴定步骤方法
档案鉴定结果销毁意见
（档案鉴定组）
分领导
意见结
销毁
监销
销毁点
销毁方式
销毁日期
附件4
档案情况统计表
单位部门名称：
序号
档案类
档案数量
备注
永久
长期
短期
合计
填表： 填表日期：
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