会务服务方案
会务服务政府物业理特色服务机关日常工作中重服务容司三年实际服务程中结合司验行政办事中心会议厦实际形成性化酒店式全天候立体式服务模式搭建客户服务中心信息发布指挥调度中枢·会议服务部安全理部环境理部工程技术部区域客户服务助理司职会务服务模式单位提供含会标制作会场布置名牌
印花卉租摆礼仪服务体综合会务服务行政办事中心会议厦会务服务客户服务热线协调导指挥部门分工具体执行
员配置素质求
会务理服务机构设置方案
()总原
事设岗精干高效原
(二)会务理服务机构设置方案
1理组织架构
理组织架构图：
2组织架构图说明
(1)**物业公司：全面监督指导行政办事中心会议厦物业项目客户服务理工作
(2)物业服务中心：行政办事中心会议厦项目现场总负责部门负责具
体事务
（3)客户服务部：具体实施计划落实务检查
(4)堂理：负责楼栋现场服务协调沟通组织实施
(5)信息处理中心：负责会议室预定调配会议组办单位接项服务求组织实施：收集汇总反馈进类服务信息编制日服务通知周业务简报
(6)会议服务中心：具体会议服务班音控服务班组成具体实施会议接现场服务音响系统保养维养现场音响服务普通办公室领导办公室室清洁服务
三会议服务员配备
()员配置原
事设岗精干高效原
(二)会议服务理员配备图：
行政办事中心会议厦会务服务配置数：60(1堂理3信息处理中心6音控服务4会议服务中心46)
服务员配置数：
(三)员配备说明
客户服务部统筹协调项客户服务事项现场总整项目客户服务理工作进行计划安排现场监督品质检查遇重事项级报告责客户服务部设三操作部门分三楼栋堂理信息处理中心会议服务中心该部门员编制60形成部门总协调楼栋堂理相辅助信息处理中心台支持会议服务中心前台服务会议服务新格局
分专设东楼西楼会议厦堂理(楼客户服务兼)负责区域
项现场服务业务协调：专设7编制信息处理中心负责全盘信息处理进新设会议服务中心专司种类型会议现场服务办公室清洁服务进行优势整合更加专业技客户提供优质服务
(四)清洁理员配备情况览表
序
号
岗位架构素
质求
配置数
职责范围
1
客户服务
(专科学历2年政府物业理验)
1
统筹协调项客户服务事项现场总整
项目客户服务理工作进行计划安排现场监督
品质检查遇重事项级报告责
2
堂理
(专科学历两年业历)
3
负责区域项现场服务业务协调
3
信息处理中心
6
负责会议室预定调配会议组办单位
接项服务求组织实施收集汇总反馈进类服务信息编制日服务通知
周业务简报
4
会务服务班
(高中学
历重会务服
务员专)
46
负责类型会议现场室服务具体实施
5
音控服务班
(中技中
级操作证)
4
负责项目音响系统维护音响服务具体实施
二理点：
l专业化酒店式服务
行政办事中心会议厦物业服务中心成立专职会务服务组专业提供会务服务会务服务组服务员公司具丰富会务服务验专业士负责进行会务服务员须通符合**BI行规范服务技服务礼仪服务技巧等容专业培训考核选派骨干力量接受星级酒店培训引导接礼仪迎宾会场服务等方面始终保持较高专业水准时司甲方充分沟通基础建立套严格规范会务服务操作细指导服务员操作行确保行政办事中心会议厦会务服务质量
2 性化全天候服务
会务服务中形灵动追求境界幕工作讲究细节周全标准化基础性化服务保证机关会务服务质量关键
会务眼务员根会议性质会场条件制宜布鬣会场．席台布置桌椅摆放数量会员座方位卫生间吸烟处应急处理水果茶叶水纸盒求．灯光音响细致入微观察．作专业服务员必须具备技技巧会议调严肃轻松工作布置联谊交流会务服务员应准确握努力营造相适应氛围时会务服务员长期实
践中·通专业培训具备识领导身份宾身份基判断力技巧掌握会领导惯基性格爱工作求服务更加体舒适进退余形中创造舒适宽松方便会议环境
长期政府物业服务时间中理解适应机关工作紧凑性突发性机性规律服务求中寻找服务规律适应提供相应配套服务全天候立体式作业基求会务服务员服务员求象训练素纪律部队专业互相配合．招战时刻准备着
3 保密教育
机关会议具保密性质物业工作员特会务服务员具备良操作技外必须具备良职业道德保密意识基理中实行授权保密理制度
**物业员招聘时实行基业资格工作历基调查时重岗位实行担保制度须员工户口公安机关出具犯罪记录证明文件确保员工素质符合求交接员司样加强方面理时接触定政府机密信息会务服务员实行授权岗保密教育制度司会议举办方机关事务理局保持沟通解会议求项信息坚决执行
4 三级检查确认制度
会务服务重性必须确保会议进行畅会务服务前实行三级会务检查确认会务服务组长提前二时进行级检查确认(确认会议安排否调整)环境提前时进行二级检查确认(级确认工作安排准备情况进行确认)服务热线提前半时进行检查确认(核实前两级确认相关部门协调配合情况进行确认)实行三级会务检查确认制度效杜绝漏洞疏忽确保会务服务取良效果
三会务工作理求：
()负责领导办公室服务工作
(二)负责区领导机关类会务安排服务时机关事务理局办公室通报会务安排情况
(三)负责会议登记提前确认工作确保会议期召开：
(四)负责会议召开单位出席数召集领导职务决定会议采取相应服务措施：
(五)负责安排工作员会议室进行布置保障会议室整洁舒适
(六)负责会议进行期间巡查时处理突发事件确保会议利进行
(七)日常会务工作
l型会议会务工作
(1)服务员必须注意仪表穿工作服戴工作牌提前30分钟岗
(2)岗首先检查灯光空调影视音响设备否正常发现异常时领导报告
(3)仔细做会议室桌子凳子等清洁卫生工作保证舒适整洁会议环境
(4)提前消毒茶杯摆放准备茶叶开水提前15分钟会议室门外面带笑容站等迎接参会员
(5)参会员进入会场服务员应举止方递茶水隔15分钟加茶水次
(6)服务工作细致周服务中做三轻(走路轻讲话轻动作轻)：
(7)会务服务中心负责必须场监督服务员工作巡视会议室准备情况会议进行情况便突发事情时时应
(8)会议快结束时服务员会议室门外站准备欢送参会员：
(9)会议结束时做茶杯会议室清洁卫生工作关灯音响空调门窗等
2中型重会议会务工作
(1)客户服务部接中型重会议通知作出详会务安排时机关事务理局办公室汇报
(2)客户服务部根会议需提前天准备横幅作相关协调工作：
(3)提前天会议室进行全面检查应会议办单位保持联系座位数名位牌会标等进行核时应影视音响设备灯光花卉摆设茶水茶杯准备卫生情况进出通道进行检查求达标会议室进行封闭理准关员进入会场(会议室)
(4)服务员必须注意仪表穿工作服戴工作牌提前1时岗
(5)仔细做会议室桌子凳子等清洁卫生工作保证舒适整洁会议环境
(6)提前消毒茶杯摆放准备茶叶开水提前15分钟会议室门外面带笑容站等迎接参会员
(5)参会员进入会场服务员应举止方递茶水隔15分钟加茶水次牢记领导饮茶水惯便做性化服务
(6)领导事交应动热情走前询问时办领导交事情服务工作细致周服务中做三轻(走路轻讲话轻动作轻)：
（7)会务部部长必须场监督会务T作员情况巡视会议室准备情况会议进行情况便育突发事情时时应：
(8)会议快结束时．服务员会议室门外站准备欢送参会员
(9)会议结束时做茶杯会议室清洁卫生工作关灯音响空调门宙等．
(10)安全理部会议期间应加强机关事务理局保卫科联系防止关员进入会场扰乱会议应注意会议期间电设备工作情况防止事产生保证走火通道餐通紧急情况应服务员场进行疏导
四行政办事中心会议服务流程
1目
更弛协助行政办事中心部门做项会议服务工作明确部岗位工作职责规范操作流程
2．范围
适行政办事中心会务服务
3．职责
31部门理全面监督会议参观接工作流程：
32分理助理负责协调踪会务参观接前期准备工作：
33客户服务中心
A．负责受理类会议参观信息填写行政中心会议服务通知单交会务部负责安排落实踪服务程
B．中心负责需天班前客服中心负责两天会议室预定信息邮件复印形式报机关事务局指定部门／(目前行政事务科叶敏杰先生处)
C．根会议组织方求联系落实会议水(水需提前填写会议采购通知单交物业服务中心采购员进行相关品采购)花会标等代购事宜：
D．会根会议准备中产生费额制作行政中心会议费清单附发票交会议组织方报销
34技术保障部负责灯光影音空调设备调试工作
35安全部负责会场周边警戒控制噪音闲杂员出入引导车辆进出停放工作
36会务部负责会场布置会中服务会现场清理等工作
37清洁绿化部负责会议接前部位参观路线范围清洁
4．会议／接保密规定
4．I甲方会务／接容外界透露信息
42会务／接中产生录音录象文件资料会务／接结束第时间交会议办单位机关事务理局处理
43甲方保密求会务接甲方求执仃
5．会议场分类求
51根行政办事中心类会议场特点现类会议场分ABC三类
52分类求：
A类(40座型接室座谈式会议室)：会议办单位需少提前时致电客户服务中心(TEL：2830444)提出会议求客户服务中心值班员需明确会议时间需会议室会议题会数会场布置组织单位联系等信息记录行政中心会议服务通知单交会务部相关负责进行会议准备 (类会议信息需提前告知机关事务理局)
B类(150座课堂式会议室)会议办单位需少提前半天致电客户服务中心(TEL2830444)提出会议求客户服务中心值班员需明确会议时间需会议室会议题会数会场布置组织单位联系等信息记录行政中心会议服务通知单交会务部相关负责进行会议准备 (类会议信息需提前告知机关事务理局)
C类：戏院式会议厅(楼203会议厅电视电话会议室楼楼功厅北楼500会议厅)会议办单位需少提前天机关事务局申报会议办单位机关事务局提出申请填写租会议室申请表客服中心机关事务局租会议室申请表传真件求进行会议安排确认确保会议室重复安排时间衔接合理：
会场求型喷画特殊会场布置客服中心应第时间通知机关事务局求会议办方会场布置方案送机关事务局审批方安排施工
u 客服中心应会议办方确定服务求服务容填写行政中心会议服务通知单通知相关部门进行准备
u 根会议求机关事务局免费提供席台绿色背景植物时摆放
u 特说明：物业服务中心提供鲜花会标饮水电池等代购代订服务
6．方法程控制
61客户服务中心(项目理专员)：
611电话预定
办公单位通电话进行会议预定时客服中心值班员(专员)应求会议组织方明确：
A会议时间 B．会议点 C．会议组织单位 D．联系／电话 E．会议题
F．服务求(含：会标饮水鲜花录音铭牌签台麦克风指引标识席台摆位)等根求填写行政中心会议服务通知单代订代购服务机关事务局租会议室中请表传真件代订求通知物业服务中心相关部门进行准备时需会议服务环节进行进时掌握服务动态
代订代购项目：瓶装水会标鲜花录音带指示标识(喷绘)复印等
612口头(书面)预定
A办公单位直接物业服务中心相关员进行口头书面预定时接洽员需时做相关记录根书面求补填写行政中心会议服务通知单时交客户服务中心进行通知落实
B东西楼客服助理接工作员会议预定应第时间通知客服中心客服中心统填写行政中心会议服务通知单发布会议信息通知相关责进行服务东西楼客服助理负责全程进
C．客服中心接东西楼会议信息时求流程安排外应第时间通知相关楼栋客服助理进(会议厦客服助理安排中心记录信息进行发布)
62工程技术部：
接获会议通知应根会议通知中设备方面求提前设备进行检查调试灯光音响区域明录音空调设备
属C类会议流程进行：
1)空调设备
技术员会议前两时开启相关会议室空调风柜会议前时开启空调设备视具
体情况提前开启必区域通道视会场数温度加开机水泵
2)会场明设施
会议开始前时开启场灯
3)舞台灯光音响设备
A)严格会议办方求进行调试股技术求灯光开启太强太弱
B)严格会议办方求稳固摆放麦克风设备开机程序开启音响设备逐调试麦克风音量力求均衡反馈声嘈杂音
C)根会议办方求准备录音带录音设备会议容全程进行录音做
标识
4)准备工作完成需时情况反馈客户服务中心客户服务中心办相关员进行检查核实
63安全部：
接获会议通知根求提前时开启相关区域门锁(详见会议厅室理规定责范围电源包括：堂电梯厅等安排员会议区域进行巡查时制止噪音闲杂员进出
属C类会议流程进行：
1)岗位设置
原岗位基础根会议通知求少提前半时增设相关警卫岗位
2)标识指引
协助客服负责摆放员指引标识车位导标识
3)现场控制
根会议办方求控制员出入现场消防安全情况进行全面监控
4)准备工作完成．需时情况反馈客户服务中心客户服务中心办相关员进行检查核实
64会务部：
接获会议通知时客户服务中心领取行政中心会议服务通知单根求进行准备
属C类会议流程进行准备：
1)现场布置
接获会议通知根通知求提前组织员清洁相关区域根会议办方求提前布置会场
2)物资准备
根会议数提前准备热水瓶茶壶(两)茶叶烟灰盅纸巾纸杯托盘毛巾(两条)等会务品视会议接数办方求摆放瓶装饮水水果等
3)会务准备
会议开始前会务员提前1时场准备茶水摆杯子宾场斟茶
4)准备工作完成需时情况反馈客户服务中心客户服务中心办相关员进行检查核实
7．记录表格
DGWY(行政中心)G04F1行政中心会议服务通知单
DGWY(行政中心)G04F2会议采购通知单
DGWY(行政中心)G04F3会议费清单
五会议厦会议服务流程
1．目
规范会议厦会议服务接满足会议组织方求提升会议接服务效率水限度提高客户满意度
2．适范围
行政中心会议厦会议服务
3．职权职责
31部门理分理助理会议厦会议服务接进行指导整会议服务加督察负责部门间统筹协调
32会议厦客服助理负责会议服务接洽报批通知会场布置现场指挥会费追缴具体协调会议期间安全部会务部技术部清洁分包方分工协作务安排次会议服务进行总结持续改进
33技术保障部负责会议前灯光音响空调等设备调试运行会议组织方求提供技术支持现场维护确保项设备正常工作
34安全理部负责外围指引(外围交警须提供车辆指引服务)门岗查验现场巡查车库指引紧急事件处理全面负责会议期间安全保卫工作
35会务部负责会议前会场布置会议准备会议期间服务会清理工作
36清洁分包方全面负责会场清洁卫生周边区域清洁清扫花草养护卫生清理工作
4会议厦会议场分类途说明
41会场
接4501200型会议晚会等
42二楼报告厅
接100—450报告会议学会议讨会议等
43席团会议厅
定接政协常委会议
44新闻发布会场
接30—100中型会议
45分组会议室(包括贵宾室休息室)
接30型会议接见会议等
5程方法控制
51会议厦客服助理
511接机关事务局会务服务通知会议厦客服助理应积极筹备应合理安排组织单位相关会场参观
512机关事务局许会议厦客服助理应详细说明该会场布置功费情况方提供服务项目．组织单位该会场全面解
513机关事务局书面确认意会议厦客服助理应天知悉会议组织方该会议名称组织单位数会议时问点联系联系电话等信息记录会议信息记录表(见附表)
514机关事务局批准行确定会议会议厦客服助理应时会议组织方联系该次会议技术安全会务清洁代办服务等具体求进行解详细记录会议厦会议服务通知单(见附表二)
515会议厦客服助理制作完会议厦会议服务通知单应少提前2天通知安全技术会务清洁部门部门接通知·应马组织力物力作前期准备工作特殊情况部门应会议前l天准备绪
516会议开始前会议厦客服助理应会议现场周边区域检查部门工作完成情况未达会议厦会议服务通知单列求应通知相关部门员立整
改关情况告知部门
517会议期间会议厦客服助理应负责现场监控巡查协调时处理现场急发事件·属重事件应时报部门理分理助理通知部门
518会议结束会议厦客服助理应统筹会场现场清理工作发现遗失物品
应时组织单位事取联系时制作会议厦会议费确认单(见
附表三)转组织单位责签字确认便事追缴会议费
52技术保障部
521收会议厦会议服务通知单应根通知中技术保障方面求提前设备进行检查调试灯光音响区域明录音空调设备
522设备项操作流程：
1)空调设备
a技术员应会议前1天作空调设备检修工作确保空调设备够正常运行
b会议天应少提前1时开启空调风柜空调机组视具体情况提前开启必区域通道
c会议进行中应全程踪温控保证室温适中包括会场休息室周边道等区域
d会议结束关闭空调系统设备进行例行检修
2)会场明设施
516会议开始前会议厦客服助理应会议现场周边区域检查部门工作完成情况未达会议厦会议服务通知单列求应通知相关部门员立整改关情况告知部门
517会议期间会议厦客服助理应负责现场监控巡查协调时处理现场急发事件属重事件应时报部门理分理助理通知部门
518会议结束会议厦客服助理应统筹会场现场清理工作发现遗失物品应时组织单位事取联系时制作会议厦会议费确认单(见附表三)转组织单位责签字确认便事追缴会议费
52技术保障部
521收会议厦会议服务通知单应根通知中技术保障方面求提前设备进行检查调试灯光音响区域明录音空调设备
522设备项操作流程：
1)空调设备
a技术员应会议前1天作空调设备检修工作确保空调设备够正常运行
b会议天应少提前1时开启空调风柜空调机组视具体情况提前开启必区域通道
c会议进行中应全程踪温控保证室温适中包括会场休息室周边道等区域
d会议结束关闭空调系统设备进行例行检修
2)会场明设施
a技术员应会议前l天检查会场入口出口场道天顶等区域明否正常：
b会议天应提前l时开启相关区域灯光
c会议结束负责关闭灯
3)会场灯光音响设备
a技术员应会议前1天调试灯光音响设备发现障应时排更换
b技术员应严格会议组织方求进行调试配合会议组织方技术员进行设备调试注意灯光扭转方避免破坏周边舞台设施．避免幕布烤焦现象发生
c严格会议组织方求摆放麦克风设备设备开机程序开启音响系统逐调试麦克风音量力求均衡反馈声嘈杂音保证设会议期间正常(时更换电池)
d根会议组织方求准备录音带录音设备会议容全程进行录音做
标识会根会议方求录音带进行保存移交
e准备工作完成需时情况反馈会议厦消防控制中心会议厦消防控制中心值班员进行检查核实
523会议结束设备技术员应统计次会议技术物资损耗情况报会议厦客服助理·会议厦客服助理汇总物资损耗计费该次会议费中
53安全理部
531收会议通知．应根求提前1时开启相关区域门锁责范围电源包括：堂电梯厅会场等作业标准：
1)岗位设置
原岗位基础根会议通知求少提前半时增设相关警卫岗位包括正门岗东门岗会场口岗会场机动岗巡查岗车库岗车库指引岗
2)标识指引
协助摆放会场指引标识车位导标识
3)现场控制
根会议组织方求控制员出入岗位查验现场消防安全情况进行全面监控
4)准备工作完成需时情况反馈会议厦消防控制中心消防控制中心班员进行检查核实
5)会议结束应马封闭会议现场检查现场否物品文件资料遗漏关情况时报消防控制中心会议厦客服助理
54会务部
541作业标准流程分：
A会议厦会场：
接通知仓库领取相关会议需物资
会议前1时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开
会议席摆水：
会议前天矿泉水摆楼会议席桌面实际参会数摆放楼座水放置座椅扶手处(会议组织方求摆水摆某部分求摆放)会场席台滤茶水
会议前天摆放会议签台签台般摆放正门厅两侧具体摆放方式摆放点会议组织方求进行(签台求布置桌布围裙)会议开始前天摆放公区域烟灰盅
需摆放烟灰盅区域包括正门东门三服务台楼会场入口处附会场两侧洗手间附烟灰盅活动长条桌摆放张长条桌摆放三会议进行中服务台会务员负责更换服务台台员负责检查会议区域洗手间纸巾准备情况准备席台茶水具(席台未安排座位席办方未求供应茶水准备)会议开始前天茶水具摆放舞台两侧准备长条桌物资包括水杯杯垫开水瓶泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓(物品准备数量根会数定)物资准备席台两侧时茶水台
会议前时摆放席台茶杯杯垫仔细检查水杯没破损茶垢
会场般连贵宾室休息室起贵宾室服务流程见第五部分分组讨厅贵宾室休息室服务流程
9)会议开始前1时礼仪岗负责引导员岗：
10)会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡：
11)会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
12)会议中加茶般30分钟加次需根现场实际情况灵活掌握
13)会议结柬：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表：
14)清点会务物资
15)会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员黄色表示需楼座需增加会务员)日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
B会议厦报告厅：
1)接通知仓库领取相关会议物资
2)提前1时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开
3)会议水
会议前天应会议组织方求矿泉水放置报告厅座椅扶手处
会议前天摆放签台签台般摆放二楼报告厅旁厅具体摆放方式摆放点会议组织方求进行
公区域摆放烟灰盅
烟灰盅摆放区域包括报告厅侧面休息处茶会员较报告厅周围摆活动长条桌桌摆放3烟灰盅会议进行中会务员时更换检查会议区域洗手间纸巾准备情况：
席台茶水具：
会议开始时时茶水具摆放二楼7号化妆间物资包括水杯杯垫开水瓶泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶毛巾碟水桶垃圾篓： (具体物资准备数量根席台数定)席台茶杯杯垫：提前时完成仔细检查水杯没破损茶垢：报告厅般连报告厅休息室起报告厅休息室服务流程见分姐讨厅贵宾室休息室服务流程：
会议开始前时礼仪员岗
会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡
开始倒茶：席台员座开始茶(装8分杯足够)倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
会议中加茶般30分钟加次需根现场实际情况灵活掌握
会议结束：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表：
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)
日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
C会议厦席团会议厅：
接通知仓库领取相关会议物资
提前1时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开
会议水准：
席团会议厅全部滤茶水座位摆放装满滤茶水保温瓶
会议开始前天摆放签台签台般摆放二楼席团会议厅门口右侧(玻璃门台阶)会议组织方特殊求作灵活变动
公区域摆放烟灰盅会员需席团会议厅门口右侧准备茶水具面(玻璃门外)摆活动长条桌桌摆放3烟灰盅会议开始前天茶水具准备开始烧开水物资包括水杯杯垫暖水壶泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓推车 (具体物资数量根会员数定)会议开始前时完成摆放茶杯杯垫摆放已装茶水暖水壶仔细检查水杯没破损茶垢
席团会议厅般连秘书室起秘书室提前时门开检查清洁卫生时作茶水服务准备秘书室提前准备5张折叠椅
会议开始前1时岗礼仪员岗
会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡
会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀
释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
会议程中需加茶正门需服务员时准备提供服务
会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)
日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
茶水准备
D会议厦新闻发布厅：
接通知仓库领取相关会议物资：
2)提前时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开：
会议水准备：
新闻发布厅水般两种方式：第种席台提供滤茶水座位席发放矿泉水第二种全部席位提供滤茶水
果采第种方式会务员需存会议开始前_天时矿泉水摆放新闻发布厅
窿椅扶手处席台茶水提前15分种泡席台员座茶果全部席位
茶水会务员需求提前准备茶水具
议开始前天摆放签台：签台般摆放新闻发布厅门口右侧(墙摆放)
会议组织方特殊求作灵活变动
公区区域摆放烟灰盅：
会员需新闻发布厅门外两侧摆活动长条桌桌摆放3烟灰盅：
准备茶水具
会议开始前天茶水具准备开始烧开水物资包括水杯杯垫泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓：．
会议开始前时完成摆放茶杯杯垫仔细检查水杯没破损茶垢：
席团会议厅般连秘书室起秘书室提前时门开检查清洁卫生时作茶水服务准备秘书室提前准备5张折叠椅：
礼仪员岗会议开始前1时岗：
会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡：
会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
会议程中隔30分钟加次茶
会议结束：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)
日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
E会议厦分组讨厅贵宾室休息室：
接通知仓库领取相长会议物资：
提前时空调调合适温度(22度左右)提前时室门窗灯开会议开始前30分钟窗关闭：
检查室卫生情况：
会议水准备：全部提供滤茶水：
公区区域摆放烟灰盅分组讨厅楼层公休息区会议开始前半时摆放烟灰盅纸巾盒张茶摆放2烟灰盅盒纸巾会议进行程中分组讨厅服务员时清理
准备茶水具
会议开始前天茶水具准备开始烧开水物资包括水杯杯垫泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓
议开始前时完成摆放茶杯杯垫仔细检查水杯没破损茶垢
会议开始前时检查会议区域洗手间卫生纸巾放置情况时处理：
礼仪员岗：会议开始前1时岗
会议开始前十五分钟开始泡茶：茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡
室会务员全部准备工作完成门口迎接会员
开始倒茶：会员进入会议室开始倒(茶装8分杯足够)倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水：
会议程中隔30分钟加次茶
会议结束：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
542茶水序：
A正式会(特指设置席台会议)：先席台会议席前排排总体原茶
B圆桌讨厅会议
1)部会议领导集中坐起先领导茶然时针逆时针方茶果没明显界限级高领导开始时针逆时针方茶具体方领导座位决定
2)访单位会议果宾分开先客果宾混坐级高客开始．时针方逆时针方茶具体方领导座位决定
3)分承包方会议果甲乙方分开先甲方乙方果甲乙方混坐甲方级高领导开始时针方逆时针方茶具体方领导座位决定
55环境理部
551部门接会议通知应组织员会议前1天做规定区域清洁卫生
552清洁区域应包括厅厅会场途路线
会场休息室洗手间等面门窗板毯桌椅扶手席台茶沙发花盆垃圾筒等应加清理
553会议结束应组织清洁员清理会议现场
包括垃圾袋饮水瓶花草废纸废物等发现顾客遗失物品文件资料等应时报消防控制中心会议厦客服助理
56质量记录表格
DGWY(行政中心)G—05F1 会议厦会议信息记录表
DGWY(行政中心)G—05F2 会议厦会议服务通知单
DGWY(行政中心)G05F3 会议厦会议费确认单
— END —
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会务服务政府物业理特色服务机关日常工作中重服务容司三年实际服务程中结合司验行政办事中心会议厦实际形成性化酒店式全天候立体式服务模式搭建客户服务中心信息发布指挥调度中枢·会议服务部安全理部环境理部工程技术部区域客户服务助理司职会务服务模式单位提供含会标制作会场布置名牌
印花卉租摆礼仪服务体综合会务服务行政办事中心会议厦会务服务客户服务热线协调导指挥部门分工具体执行
员配置素质求
会务理服务机构设置方案
()总原
事设岗精干高效原
(二)会务理服务机构设置方案
1理组织架构
理组织架构图：
2组织架构图说明
(1)**物业公司：全面监督指导行政办事中心会议厦物业项目客户服务理工作
(2)物业服务中心：行政办事中心会议厦项目现场总负责部门负责具
体事务
（3)客户服务部：具体实施计划落实务检查
(4)堂理：负责楼栋现场服务协调沟通组织实施
(5)信息处理中心：负责会议室预定调配会议组办单位接项服务求组织实施：收集汇总反馈进类服务信息编制日服务通知周业务简报
(6)会议服务中心：具体会议服务班音控服务班组成具体实施会议接现场服务音响系统保养维养现场音响服务普通办公室领导办公室室清洁服务
三会议服务员配备
()员配置原
事设岗精干高效原
(二)会议服务理员配备图：
行政办事中心会议厦会务服务配置数：60(1堂理3信息处理中心6音控服务4会议服务中心46)
服务员配置数：
(三)员配备说明
客户服务部统筹协调项客户服务事项现场总整项目客户服务理工作进行计划安排现场监督品质检查遇重事项级报告责客户服务部设三操作部门分三楼栋堂理信息处理中心会议服务中心该部门员编制60形成部门总协调楼栋堂理相辅助信息处理中心台支持会议服务中心前台服务会议服务新格局
分专设东楼西楼会议厦堂理(楼客户服务兼)负责区域
项现场服务业务协调：专设7编制信息处理中心负责全盘信息处理进新设会议服务中心专司种类型会议现场服务办公室清洁服务进行优势整合更加专业技客户提供优质服务
(四)清洁理员配备情况览表
序
号
岗位架构素
质求
配置数
职责范围
1
客户服务
(专科学历2年政府物业理验)
1
统筹协调项客户服务事项现场总整
项目客户服务理工作进行计划安排现场监督
品质检查遇重事项级报告责
2
堂理
(专科学历两年业历)
3
负责区域项现场服务业务协调
3
信息处理中心
6
负责会议室预定调配会议组办单位
接项服务求组织实施收集汇总反馈进类服务信息编制日服务通知
周业务简报
4
会务服务班
(高中学
历重会务服
务员专)
46
负责类型会议现场室服务具体实施
5
音控服务班
(中技中
级操作证)
4
负责项目音响系统维护音响服务具体实施
二理点：
l专业化酒店式服务
行政办事中心会议厦物业服务中心成立专职会务服务组专业提供会务服务会务服务组服务员公司具丰富会务服务验专业士负责进行会务服务员须通符合**BI行规范服务技服务礼仪服务技巧等容专业培训考核选派骨干力量接受星级酒店培训引导接礼仪迎宾会场服务等方面始终保持较高专业水准时司甲方充分沟通基础建立套严格规范会务服务操作细指导服务员操作行确保行政办事中心会议厦会务服务质量
2 性化全天候服务
会务服务中形灵动追求境界幕工作讲究细节周全标准化基础性化服务保证机关会务服务质量关键
会务眼务员根会议性质会场条件制宜布鬣会场．席台布置桌椅摆放数量会员座方位卫生间吸烟处应急处理水果茶叶水纸盒求．灯光音响细致入微观察．作专业服务员必须具备技技巧会议调严肃轻松工作布置联谊交流会务服务员应准确握努力营造相适应氛围时会务服务员长期实
践中·通专业培训具备识领导身份宾身份基判断力技巧掌握会领导惯基性格爱工作求服务更加体舒适进退余形中创造舒适宽松方便会议环境
长期政府物业服务时间中理解适应机关工作紧凑性突发性机性规律服务求中寻找服务规律适应提供相应配套服务全天候立体式作业基求会务服务员服务员求象训练素纪律部队专业互相配合．招战时刻准备着
3 保密教育
机关会议具保密性质物业工作员特会务服务员具备良操作技外必须具备良职业道德保密意识基理中实行授权保密理制度
**物业员招聘时实行基业资格工作历基调查时重岗位实行担保制度须员工户口公安机关出具犯罪记录证明文件确保员工素质符合求交接员司样加强方面理时接触定政府机密信息会务服务员实行授权岗保密教育制度司会议举办方机关事务理局保持沟通解会议求项信息坚决执行
4 三级检查确认制度
会务服务重性必须确保会议进行畅会务服务前实行三级会务检查确认会务服务组长提前二时进行级检查确认(确认会议安排否调整)环境提前时进行二级检查确认(级确认工作安排准备情况进行确认)服务热线提前半时进行检查确认(核实前两级确认相关部门协调配合情况进行确认)实行三级会务检查确认制度效杜绝漏洞疏忽确保会务服务取良效果
三会务工作理求：
()负责领导办公室服务工作
(二)负责区领导机关类会务安排服务时机关事务理局办公室通报会务安排情况
(三)负责会议登记提前确认工作确保会议期召开：
(四)负责会议召开单位出席数召集领导职务决定会议采取相应服务措施：
(五)负责安排工作员会议室进行布置保障会议室整洁舒适
(六)负责会议进行期间巡查时处理突发事件确保会议利进行
(七)日常会务工作
l型会议会务工作
(1)服务员必须注意仪表穿工作服戴工作牌提前30分钟岗
(2)岗首先检查灯光空调影视音响设备否正常发现异常时领导报告
(3)仔细做会议室桌子凳子等清洁卫生工作保证舒适整洁会议环境
(4)提前消毒茶杯摆放准备茶叶开水提前15分钟会议室门外面带笑容站等迎接参会员
(5)参会员进入会场服务员应举止方递茶水隔15分钟加茶水次
(6)服务工作细致周服务中做三轻(走路轻讲话轻动作轻)：
(7)会务服务中心负责必须场监督服务员工作巡视会议室准备情况会议进行情况便突发事情时时应
(8)会议快结束时服务员会议室门外站准备欢送参会员：
(9)会议结束时做茶杯会议室清洁卫生工作关灯音响空调门窗等
2中型重会议会务工作
(1)客户服务部接中型重会议通知作出详会务安排时机关事务理局办公室汇报
(2)客户服务部根会议需提前天准备横幅作相关协调工作：
(3)提前天会议室进行全面检查应会议办单位保持联系座位数名位牌会标等进行核时应影视音响设备灯光花卉摆设茶水茶杯准备卫生情况进出通道进行检查求达标会议室进行封闭理准关员进入会场(会议室)
(4)服务员必须注意仪表穿工作服戴工作牌提前1时岗
(5)仔细做会议室桌子凳子等清洁卫生工作保证舒适整洁会议环境
(6)提前消毒茶杯摆放准备茶叶开水提前15分钟会议室门外面带笑容站等迎接参会员
(5)参会员进入会场服务员应举止方递茶水隔15分钟加茶水次牢记领导饮茶水惯便做性化服务
(6)领导事交应动热情走前询问时办领导交事情服务工作细致周服务中做三轻(走路轻讲话轻动作轻)：
（7)会务部部长必须场监督会务T作员情况巡视会议室准备情况会议进行情况便育突发事情时时应：
(8)会议快结束时．服务员会议室门外站准备欢送参会员
(9)会议结束时做茶杯会议室清洁卫生工作关灯音响空调门宙等．
(10)安全理部会议期间应加强机关事务理局保卫科联系防止关员进入会场扰乱会议应注意会议期间电设备工作情况防止事产生保证走火通道餐通紧急情况应服务员场进行疏导
四行政办事中心会议服务流程
1目
更弛协助行政办事中心部门做项会议服务工作明确部岗位工作职责规范操作流程
2．范围
适行政办事中心会务服务
3．职责
31部门理全面监督会议参观接工作流程：
32分理助理负责协调踪会务参观接前期准备工作：
33客户服务中心
A．负责受理类会议参观信息填写行政中心会议服务通知单交会务部负责安排落实踪服务程
B．中心负责需天班前客服中心负责两天会议室预定信息邮件复印形式报机关事务局指定部门／(目前行政事务科叶敏杰先生处)
C．根会议组织方求联系落实会议水(水需提前填写会议采购通知单交物业服务中心采购员进行相关品采购)花会标等代购事宜：
D．会根会议准备中产生费额制作行政中心会议费清单附发票交会议组织方报销
34技术保障部负责灯光影音空调设备调试工作
35安全部负责会场周边警戒控制噪音闲杂员出入引导车辆进出停放工作
36会务部负责会场布置会中服务会现场清理等工作
37清洁绿化部负责会议接前部位参观路线范围清洁
4．会议／接保密规定
4．I甲方会务／接容外界透露信息
42会务／接中产生录音录象文件资料会务／接结束第时间交会议办单位机关事务理局处理
43甲方保密求会务接甲方求执仃
5．会议场分类求
51根行政办事中心类会议场特点现类会议场分ABC三类
52分类求：
A类(40座型接室座谈式会议室)：会议办单位需少提前时致电客户服务中心(TEL：2830444)提出会议求客户服务中心值班员需明确会议时间需会议室会议题会数会场布置组织单位联系等信息记录行政中心会议服务通知单交会务部相关负责进行会议准备 (类会议信息需提前告知机关事务理局)
B类(150座课堂式会议室)会议办单位需少提前半天致电客户服务中心(TEL2830444)提出会议求客户服务中心值班员需明确会议时间需会议室会议题会数会场布置组织单位联系等信息记录行政中心会议服务通知单交会务部相关负责进行会议准备 (类会议信息需提前告知机关事务理局)
C类：戏院式会议厅(楼203会议厅电视电话会议室楼楼功厅北楼500会议厅)会议办单位需少提前天机关事务局申报会议办单位机关事务局提出申请填写租会议室申请表客服中心机关事务局租会议室申请表传真件求进行会议安排确认确保会议室重复安排时间衔接合理：
会场求型喷画特殊会场布置客服中心应第时间通知机关事务局求会议办方会场布置方案送机关事务局审批方安排施工
u 客服中心应会议办方确定服务求服务容填写行政中心会议服务通知单通知相关部门进行准备
u 根会议求机关事务局免费提供席台绿色背景植物时摆放
u 特说明：物业服务中心提供鲜花会标饮水电池等代购代订服务
6．方法程控制
61客户服务中心(项目理专员)：
611电话预定
办公单位通电话进行会议预定时客服中心值班员(专员)应求会议组织方明确：
A会议时间 B．会议点 C．会议组织单位 D．联系／电话 E．会议题
F．服务求(含：会标饮水鲜花录音铭牌签台麦克风指引标识席台摆位)等根求填写行政中心会议服务通知单代订代购服务机关事务局租会议室中请表传真件代订求通知物业服务中心相关部门进行准备时需会议服务环节进行进时掌握服务动态
代订代购项目：瓶装水会标鲜花录音带指示标识(喷绘)复印等
612口头(书面)预定
A办公单位直接物业服务中心相关员进行口头书面预定时接洽员需时做相关记录根书面求补填写行政中心会议服务通知单时交客户服务中心进行通知落实
B东西楼客服助理接工作员会议预定应第时间通知客服中心客服中心统填写行政中心会议服务通知单发布会议信息通知相关责进行服务东西楼客服助理负责全程进
C．客服中心接东西楼会议信息时求流程安排外应第时间通知相关楼栋客服助理进(会议厦客服助理安排中心记录信息进行发布)
62工程技术部：
接获会议通知应根会议通知中设备方面求提前设备进行检查调试灯光音响区域明录音空调设备
属C类会议流程进行：
1)空调设备
技术员会议前两时开启相关会议室空调风柜会议前时开启空调设备视具
体情况提前开启必区域通道视会场数温度加开机水泵
2)会场明设施
会议开始前时开启场灯
3)舞台灯光音响设备
A)严格会议办方求进行调试股技术求灯光开启太强太弱
B)严格会议办方求稳固摆放麦克风设备开机程序开启音响设备逐调试麦克风音量力求均衡反馈声嘈杂音
C)根会议办方求准备录音带录音设备会议容全程进行录音做
标识
4)准备工作完成需时情况反馈客户服务中心客户服务中心办相关员进行检查核实
63安全部：
接获会议通知根求提前时开启相关区域门锁(详见会议厅室理规定责范围电源包括：堂电梯厅等安排员会议区域进行巡查时制止噪音闲杂员进出
属C类会议流程进行：
1)岗位设置
原岗位基础根会议通知求少提前半时增设相关警卫岗位
2)标识指引
协助客服负责摆放员指引标识车位导标识
3)现场控制
根会议办方求控制员出入现场消防安全情况进行全面监控
4)准备工作完成．需时情况反馈客户服务中心客户服务中心办相关员进行检查核实
64会务部：
接获会议通知时客户服务中心领取行政中心会议服务通知单根求进行准备
属C类会议流程进行准备：
1)现场布置
接获会议通知根通知求提前组织员清洁相关区域根会议办方求提前布置会场
2)物资准备
根会议数提前准备热水瓶茶壶(两)茶叶烟灰盅纸巾纸杯托盘毛巾(两条)等会务品视会议接数办方求摆放瓶装饮水水果等
3)会务准备
会议开始前会务员提前1时场准备茶水摆杯子宾场斟茶
4)准备工作完成需时情况反馈客户服务中心客户服务中心办相关员进行检查核实
7．记录表格
DGWY(行政中心)G04F1行政中心会议服务通知单
DGWY(行政中心)G04F2会议采购通知单
DGWY(行政中心)G04F3会议费清单
五会议厦会议服务流程
1．目
规范会议厦会议服务接满足会议组织方求提升会议接服务效率水限度提高客户满意度
2．适范围
行政中心会议厦会议服务
3．职权职责
31部门理分理助理会议厦会议服务接进行指导整会议服务加督察负责部门间统筹协调
32会议厦客服助理负责会议服务接洽报批通知会场布置现场指挥会费追缴具体协调会议期间安全部会务部技术部清洁分包方分工协作务安排次会议服务进行总结持续改进
33技术保障部负责会议前灯光音响空调等设备调试运行会议组织方求提供技术支持现场维护确保项设备正常工作
34安全理部负责外围指引(外围交警须提供车辆指引服务)门岗查验现场巡查车库指引紧急事件处理全面负责会议期间安全保卫工作
35会务部负责会议前会场布置会议准备会议期间服务会清理工作
36清洁分包方全面负责会场清洁卫生周边区域清洁清扫花草养护卫生清理工作
4会议厦会议场分类途说明
41会场
接4501200型会议晚会等
42二楼报告厅
接100—450报告会议学会议讨会议等
43席团会议厅
定接政协常委会议
44新闻发布会场
接30—100中型会议
45分组会议室(包括贵宾室休息室)
接30型会议接见会议等
5程方法控制
51会议厦客服助理
511接机关事务局会务服务通知会议厦客服助理应积极筹备应合理安排组织单位相关会场参观
512机关事务局许会议厦客服助理应详细说明该会场布置功费情况方提供服务项目．组织单位该会场全面解
513机关事务局书面确认意会议厦客服助理应天知悉会议组织方该会议名称组织单位数会议时问点联系联系电话等信息记录会议信息记录表(见附表)
514机关事务局批准行确定会议会议厦客服助理应时会议组织方联系该次会议技术安全会务清洁代办服务等具体求进行解详细记录会议厦会议服务通知单(见附表二)
515会议厦客服助理制作完会议厦会议服务通知单应少提前2天通知安全技术会务清洁部门部门接通知·应马组织力物力作前期准备工作特殊情况部门应会议前l天准备绪
516会议开始前会议厦客服助理应会议现场周边区域检查部门工作完成情况未达会议厦会议服务通知单列求应通知相关部门员立整
改关情况告知部门
517会议期间会议厦客服助理应负责现场监控巡查协调时处理现场急发事件·属重事件应时报部门理分理助理通知部门
518会议结束会议厦客服助理应统筹会场现场清理工作发现遗失物品
应时组织单位事取联系时制作会议厦会议费确认单(见
附表三)转组织单位责签字确认便事追缴会议费
52技术保障部
521收会议厦会议服务通知单应根通知中技术保障方面求提前设备进行检查调试灯光音响区域明录音空调设备
522设备项操作流程：
1)空调设备
a技术员应会议前1天作空调设备检修工作确保空调设备够正常运行
b会议天应少提前1时开启空调风柜空调机组视具体情况提前开启必区域通道
c会议进行中应全程踪温控保证室温适中包括会场休息室周边道等区域
d会议结束关闭空调系统设备进行例行检修
2)会场明设施
516会议开始前会议厦客服助理应会议现场周边区域检查部门工作完成情况未达会议厦会议服务通知单列求应通知相关部门员立整改关情况告知部门
517会议期间会议厦客服助理应负责现场监控巡查协调时处理现场急发事件属重事件应时报部门理分理助理通知部门
518会议结束会议厦客服助理应统筹会场现场清理工作发现遗失物品应时组织单位事取联系时制作会议厦会议费确认单(见附表三)转组织单位责签字确认便事追缴会议费
52技术保障部
521收会议厦会议服务通知单应根通知中技术保障方面求提前设备进行检查调试灯光音响区域明录音空调设备
522设备项操作流程：
1)空调设备
a技术员应会议前1天作空调设备检修工作确保空调设备够正常运行
b会议天应少提前1时开启空调风柜空调机组视具体情况提前开启必区域通道
c会议进行中应全程踪温控保证室温适中包括会场休息室周边道等区域
d会议结束关闭空调系统设备进行例行检修
2)会场明设施
a技术员应会议前l天检查会场入口出口场道天顶等区域明否正常：
b会议天应提前l时开启相关区域灯光
c会议结束负责关闭灯
3)会场灯光音响设备
a技术员应会议前1天调试灯光音响设备发现障应时排更换
b技术员应严格会议组织方求进行调试配合会议组织方技术员进行设备调试注意灯光扭转方避免破坏周边舞台设施．避免幕布烤焦现象发生
c严格会议组织方求摆放麦克风设备设备开机程序开启音响系统逐调试麦克风音量力求均衡反馈声嘈杂音保证设会议期间正常(时更换电池)
d根会议组织方求准备录音带录音设备会议容全程进行录音做
标识会根会议方求录音带进行保存移交
e准备工作完成需时情况反馈会议厦消防控制中心会议厦消防控制中心值班员进行检查核实
523会议结束设备技术员应统计次会议技术物资损耗情况报会议厦客服助理·会议厦客服助理汇总物资损耗计费该次会议费中
53安全理部
531收会议通知．应根求提前1时开启相关区域门锁责范围电源包括：堂电梯厅会场等作业标准：
1)岗位设置
原岗位基础根会议通知求少提前半时增设相关警卫岗位包括正门岗东门岗会场口岗会场机动岗巡查岗车库岗车库指引岗
2)标识指引
协助摆放会场指引标识车位导标识
3)现场控制
根会议组织方求控制员出入岗位查验现场消防安全情况进行全面监控
4)准备工作完成需时情况反馈会议厦消防控制中心消防控制中心班员进行检查核实
5)会议结束应马封闭会议现场检查现场否物品文件资料遗漏关情况时报消防控制中心会议厦客服助理
54会务部
541作业标准流程分：
A会议厦会场：
接通知仓库领取相关会议需物资
会议前1时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开
会议席摆水：
会议前天矿泉水摆楼会议席桌面实际参会数摆放楼座水放置座椅扶手处(会议组织方求摆水摆某部分求摆放)会场席台滤茶水
会议前天摆放会议签台签台般摆放正门厅两侧具体摆放方式摆放点会议组织方求进行(签台求布置桌布围裙)会议开始前天摆放公区域烟灰盅
需摆放烟灰盅区域包括正门东门三服务台楼会场入口处附会场两侧洗手间附烟灰盅活动长条桌摆放张长条桌摆放三会议进行中服务台会务员负责更换服务台台员负责检查会议区域洗手间纸巾准备情况准备席台茶水具(席台未安排座位席办方未求供应茶水准备)会议开始前天茶水具摆放舞台两侧准备长条桌物资包括水杯杯垫开水瓶泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓(物品准备数量根会数定)物资准备席台两侧时茶水台
会议前时摆放席台茶杯杯垫仔细检查水杯没破损茶垢
会场般连贵宾室休息室起贵宾室服务流程见第五部分分组讨厅贵宾室休息室服务流程
9)会议开始前1时礼仪岗负责引导员岗：
10)会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡：
11)会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
12)会议中加茶般30分钟加次需根现场实际情况灵活掌握
13)会议结柬：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表：
14)清点会务物资
15)会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员黄色表示需楼座需增加会务员)日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
B会议厦报告厅：
1)接通知仓库领取相关会议物资
2)提前1时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开
3)会议水
会议前天应会议组织方求矿泉水放置报告厅座椅扶手处
会议前天摆放签台签台般摆放二楼报告厅旁厅具体摆放方式摆放点会议组织方求进行
公区域摆放烟灰盅
烟灰盅摆放区域包括报告厅侧面休息处茶会员较报告厅周围摆活动长条桌桌摆放3烟灰盅会议进行中会务员时更换检查会议区域洗手间纸巾准备情况：
席台茶水具：
会议开始时时茶水具摆放二楼7号化妆间物资包括水杯杯垫开水瓶泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶毛巾碟水桶垃圾篓： (具体物资准备数量根席台数定)席台茶杯杯垫：提前时完成仔细检查水杯没破损茶垢：报告厅般连报告厅休息室起报告厅休息室服务流程见分姐讨厅贵宾室休息室服务流程：
会议开始前时礼仪员岗
会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡
开始倒茶：席台员座开始茶(装8分杯足够)倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
会议中加茶般30分钟加次需根现场实际情况灵活掌握
会议结束：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表：
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)
日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
C会议厦席团会议厅：
接通知仓库领取相关会议物资
提前1时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开
会议水准：
席团会议厅全部滤茶水座位摆放装满滤茶水保温瓶
会议开始前天摆放签台签台般摆放二楼席团会议厅门口右侧(玻璃门台阶)会议组织方特殊求作灵活变动
公区域摆放烟灰盅会员需席团会议厅门口右侧准备茶水具面(玻璃门外)摆活动长条桌桌摆放3烟灰盅会议开始前天茶水具准备开始烧开水物资包括水杯杯垫暖水壶泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓推车 (具体物资数量根会员数定)会议开始前时完成摆放茶杯杯垫摆放已装茶水暖水壶仔细检查水杯没破损茶垢
席团会议厅般连秘书室起秘书室提前时门开检查清洁卫生时作茶水服务准备秘书室提前准备5张折叠椅
会议开始前1时岗礼仪员岗
会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡
会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀
释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
会议程中需加茶正门需服务员时准备提供服务
会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)
日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
茶水准备
D会议厦新闻发布厅：
接通知仓库领取相关会议物资：
2)提前时空调调合适温度(22度左右)提前时会场门灯开：
会议水准备：
新闻发布厅水般两种方式：第种席台提供滤茶水座位席发放矿泉水第二种全部席位提供滤茶水
果采第种方式会务员需存会议开始前_天时矿泉水摆放新闻发布厅
窿椅扶手处席台茶水提前15分种泡席台员座茶果全部席位
茶水会务员需求提前准备茶水具
议开始前天摆放签台：签台般摆放新闻发布厅门口右侧(墙摆放)
会议组织方特殊求作灵活变动
公区区域摆放烟灰盅：
会员需新闻发布厅门外两侧摆活动长条桌桌摆放3烟灰盅：
准备茶水具
会议开始前天茶水具准备开始烧开水物资包括水杯杯垫泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓：．
会议开始前时完成摆放茶杯杯垫仔细检查水杯没破损茶垢：
席团会议厅般连秘书室起秘书室提前时门开检查清洁卫生时作茶水服务准备秘书室提前准备5张折叠椅：
礼仪员岗会议开始前1时岗：
会议开始前十五分钟开始泡茶茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡：
会议开始前五分钟开始倒茶(装8分杯足够)：倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水
会议程中隔30分钟加次茶
会议结束：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)
日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
E会议厦分组讨厅贵宾室休息室：
接通知仓库领取相长会议物资：
提前时空调调合适温度(22度左右)提前时室门窗灯开会议开始前30分钟窗关闭：
检查室卫生情况：
会议水准备：全部提供滤茶水：
公区区域摆放烟灰盅分组讨厅楼层公休息区会议开始前半时摆放烟灰盅纸巾盒张茶摆放2烟灰盅盒纸巾会议进行程中分组讨厅服务员时清理
准备茶水具
会议开始前天茶水具准备开始烧开水物资包括水杯杯垫泡茶壶托盘烟灰盅纸巾瓷壶白毛巾碟水桶垃圾篓
议开始前时完成摆放茶杯杯垫仔细检查水杯没破损茶垢
会议开始前时检查会议区域洗手间卫生纸巾放置情况时处理：
礼仪员岗：会议开始前1时岗
会议开始前十五分钟开始泡茶：茶叶放入茶壶(根茶叶种类确定量)进行清洗滤水然加入适量白开水浸泡
室会务员全部准备工作完成门口迎接会员
开始倒茶：会员进入会议室开始倒(茶装8分杯足够)倒茶时发现茶水浓应立加入白开水稀释参加会议员带杯子加茶水时应换壶加入白开水：
会议程中隔30分钟加次茶
会议结束：会员送走开始清理物资发现会员遗留物资时交会堂中心填写拾遗物品登记表
清点会务物资
会务员分布图：(红色代表着礼仪服会务员蓝色代表着普通会务服会务员)日常会议时门岗设根实际情况予灵活安排
542茶水序：
A正式会(特指设置席台会议)：先席台会议席前排排总体原茶
B圆桌讨厅会议
1)部会议领导集中坐起先领导茶然时针逆时针方茶果没明显界限级高领导开始时针逆时针方茶具体方领导座位决定
2)访单位会议果宾分开先客果宾混坐级高客开始．时针方逆时针方茶具体方领导座位决定
3)分承包方会议果甲乙方分开先甲方乙方果甲乙方混坐甲方级高领导开始时针方逆时针方茶具体方领导座位决定
55环境理部
551部门接会议通知应组织员会议前1天做规定区域清洁卫生
552清洁区域应包括厅厅会场途路线
会场休息室洗手间等面门窗板毯桌椅扶手席台茶沙发花盆垃圾筒等应加清理
553会议结束应组织清洁员清理会议现场
包括垃圾袋饮水瓶花草废纸废物等发现顾客遗失物品文件资料等应时报消防控制中心会议厦客服助理
56质量记录表格
DGWY(行政中心)G—05F1 会议厦会议信息记录表
DGWY(行政中心)G—05F2 会议厦会议服务通知单
DGWY(行政中心)G05F3 会议厦会议费确认单
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