进出口贸易作业标准化手册
□ 组织系统
详见组织系统图1821
图1821 组织系统图
□ 业务流程
1新产品开发(样品收集)
2客户开发
3客户询价(电报信件电报处理)
4报价
5订单确认
6开立境订单
7生产督促L／C催开
8出货
9押汇(出货通知)
10付款
□ 业务处理细
1新产品开发(样品收集)
(1)业务科取新样品应填写产品卡(附表1822)写明资料：
①时编号
②品名规格包装
③制造厂商名称址电话负责联络工厂产量规模
④开发成
⑤预估生产成
⑥制造商报价
⑦销售象区
⑧预估售价
⑨预估毛利
(2)业务科周业务汇报时前项新产品提出讨逐项评估开发价值分ABC三类A类极具开发价值B类开发价值C类开发价值
(3)评估列AB类产品赋予正式产品编号列入产品档样品拍存档样品存放样品室产品卡写明存放位置评估列C类产品产品卡列入次品档样品存放次品室
(4)业务科月现产品选择时产品月第周业务汇报时提出检查评定已开发价值者产品卡列入次品档样品移入次品室
(5)新产品时编号六位数字分代表填写产品卡时年月日1995年6月10日开发产品时编号950610日开发数种新产品第七位数英文字母序编号旧产品淘汰列入次品档淘汰编号原新产品时编号相
(6)①产品档正式编号七位数字第位数代表……第二位数代表……第三四五六位数代表序号第七位数填AB分代表A类产品B类产品
②第位数填1代表 第位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客户开发：
(1)业务科月周业务汇报时提报月客户开发计划计划容包括：
①制作公司简介产品目录(注明交货期限付款条件)
②产品市场研究分析客户资料收集
③介绍新产品(邮寄新产品目录)
④刊登广告邮寄开发信
⑤
(2)客户开发应选择A类产品配合季节性需求
(3)研讨定案客户开发计划应业务科列入月营业计划(附表1823)职责列入工作计划(附表1824)
3客户询价(电报信件电话处理)
(1)业务收客户询价电报信件应加盖收文戳记填收文日期电信容文件空栏填具处理意见文意处理情况登记收文簿(附件4)原文呈理核阅理批示容回函回电回函回电意填入收文簿回函回电副存客户档(附表1826)
(2)处理中电报信件存办卷时查阅催办已处理电报信件客户入客户档文适空栏时签办单(附表1827)粘附处理
(3)客户电报限日回电客户信件理指示期限外限三日回函
(4)接客户电话应通话容记入电话记录(附表1828)呈理批阅指示处理电话记录式两联处理程序电报信件处理完成第联序入电话记录档第二联客户入客户档
4报价：
(1)业务科接客户询价电报信件应立客户需求指派员洽询厂商挑选产品ITEM呈理核报价单(附表1829)必时修剪样品片贴报价单
(2)报价单式两联第联寄客户第二联存客户档
5订单确认：
(1)业务科接客户订单订单容填成交卡(附表18210)交专业员厂商确认买价交货期SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18211)S／C式五联第二三联寄客户第四联存业务科办卷第五联存客户档订购品名数量单价金额交货期生产厂商填入客户档
6开立境订单：
(1) 业务科S／C成交卡开立境订货单(附表18212)
(2) 订货单式四联第联交售方存查第二联存业务科办卷第三联交专专业
员协调厂商填写生产验货进度表第四联交售方签认存厂商档订购品名数量厂价交货期等记入厂商档
(3)业务科S／C订货单填写产品表
7．生产督促催开L／C：
(1)业务科专业员生产验货进度表进行督促填写实际生产进度周业务会报时提出报告必时现场取样携回核验
(2)业务科笔S／C订L／C开立日期催开L／C
(3)收客户开L／C应立核交易容否相符原S／C容符应求客户修改L／C协调厂商修改订货单容修改订货单处理程序开立境订单相
8．出货：
(1)出货前业务科联络船公司确定船期填写装船预计表时联络专业员确定装柜日期点通知拖车公司货柜拖指定点备装柜
(2)装船预计表式三联第联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O)第二联业务科存查第三联交专业员验货
(3)装柜完成专业员立回报种货品实际出货数量箱号净重毛重材数退税方式业务科通知报关行修改通知报关行该笔出口押汇银行工厂退税清表晚须结关前日寄达公司汇送报关行退税清表须中文誊写
9．押汇(出货通知)：
(1)结关三日业务科报关行取提单押汇文件L／C条款核相符呈理签名送银行办理押汇时追踪押汇程序确定银行已拨款通知银行取回结汇证实书海关签放输出许证(CBC)第六联交会计影存办卷
(2)笔货品出口业务科出口容套出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)式三联第联(正)份完整出口文件副寄客户第二联(副)份完整出口文件副(包括L／CCBC第六联装船预计表第二联)存入出货文件档第三联(副)存入客户档
(3)业务科实际出口容分填入客户档产品档厂商档
1．付款：
(1)笔货品出口业务科结关三日收集厂商寄发货单销货发票专业员填具验收记录装船预计表第三联核误送会计
(2)会计复核业务科转付款证确定该笔出口已押汇入帐开立付款传票呈理核示开立结关11天支票支付货款付款证加盖付讫戳记
进出口贸易作业标准化手册
□ 准备工作
营业助理复查次该客户面交代离京电函应办工作否已完成未完成应速办妥
1营业助理客户寄拟台仿制原样品需准备(Cｏｕｎｔｅｒ Sａｍｐｌｅ)报价确认样品印刷盒纸套标纸标头陈列箱说明书等资料应立准备齐全问题解决应立理请示处理
2营业助理需准备客户欲购项目新报价满足客户订购需
3营业助理应客户需代订饭店房间京前天应饭店联络误
4营业助理须通知装押助理迟客户京前日备妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇ ｏｒｄｅｒ ｌｉｓｔ)
5需采购部关科长配合准备工作者营业助理应联系协调妥善客户京应预告公司日期
□ 客户日工作
1需机场迎接营业部助理应总务科协调安排接机事宜应飞机抵达前2时航空公司机场办事处联络班机确定达时间必须提早5分钟抵达机场饭店客接公司
2客户需赴工厂察营业助理应事先工厂联络安排行程
3客户需游览名胜古迹营业助理应事先安排观光行程
□ 客户公司日
1赴机场饭店接客户前营业助理应关资料档案样品等置业务洽谈室
2客户需饮料食品等营业助理应通知样品室关员准备
3需采购部关科长备询时营业助理应事先通知命
□ 客户接洽业务
1营业部理助理陪客户挑选样品
2客户挑选兴趣产品营业助理应立记录详细资料产品编码规格包装明细材数工厂价格必关科长协调报价客户系C＆FCIF条件采购者应计算拟报单位数量运费该产品客户前购买者应记录前次厂价卖价
3客户洽谈中报价客户特求规格形态尺寸厚度结构材料颜色包装质量订购数量等营业助理均应详细列入记录必时画该产品草图
4客户日未决定采购须数日继续洽谈时营业助理应挑选出样品留条嘱咐样品室关员暂保留业务洽谈室架子免次洽谈时重复挑选(保留期限超星期)
5客户予洽谈已洽商完毕样品营业助理应立嘱咐样品室关员原处
6客户询问应查核答复时答复应客户说明原告时答复
7客户洽谈中客户交代工作应次洽谈前完成
□ 整理O／C报价单
1应客户需洽谈中兴趣产品营业助理采购关科长协调整理报价单理核阅出交客户
2客户订购产品营业助理应客户离公司日限期O／C单项总价全部总价底稿整理妥呈理核阅O／C需份数加二份系C
＆FCIF时O／C材数予出
3营业助理应立核O／C否底稿相符错误行修改确实误然抽出份O／C请示理开境订单连境订单装运联交装押助理
4寄境外信件O／C切文件须营业助理核寄出份理签名处旁签名日期送交理发出报关文件营业助理结关前行核单价数量必须日完成
□ 开境订单时
营业助理应时常查核存O／C快请理会关采购科长发出境订单存档O／C资料卡Pｒｉｃｅ Lｉｓｔ注明承制工厂厂价境订单号码日期
1订单唛头采列方式：
(1)刻章
(2)字
(3)营业助理书写清楚
2境订单数量价格包装规格唛头变更时发出订单更改通知原境订单留底联装订起
3系境订单改开工厂应境订单留底联验货联装运联注明订单系原订单××号重开原订单作废存档O／C联资料卡Pｒｉｃｅ Lｉｓｔ更改境订单号码日期承制厂商名称价格工厂联签回联绝注明该订单系重开立装运联直接交装押助理
4原境订单系改开家工厂时须特编号举例：
KR－1021 (改开订单号码)
K－1021 (原订单号码)
5需熏蒸货外箱定洞应订单特注明告知工厂
6系纺织品订单应订单注明需办qｕｏｔａ出口
7印刷品清款时务必附样品付款
8订单ITEMUS＄5000营业部科长时定科长签字寄出科长急寄出订单营业部行决定订单否科长签准寄出未科长签字订单采购科长应协助出货催货营业部负责
9工厂催货(包括配件印刷品)切成败责营业助理负责装押助理协助催货
第二部分
进出口贸易作业标准化手册(第二部分)
须确认样品印刷品
1境订单载样品印刷盒纸套标纸标头境外客户确认通立公司印妥表格寄交工厂关外务员留底份交装押签收原境订单装运联登记交回营业助理留存电话通知工厂应补寄正式通知便安排出货
2客户正式确认通样品应通知关外务员科长明确规格便验货
□ 验货
1非专案订单订购数量外务员忙碌区偏远法前承制厂商验货承制厂商质量差外务员决定出货时外务员电函通知营业助理应请示理处理
2营业助理解决重问题须前工厂时应填出差申请表返回公司出差报告表总务科请领差旅费
3订单验货联均理中心直接寄交外务员便协助催货助理需仓库验货行找装运联留底联
□ 申请境外()佣金赔偿
1营业助理填妥申请书送呈理总理签名核准送交押汇科长赔偿须扣工厂者表注明填写扣款单份交会计份交稽核份交采购科长份留底便工厂清款时扣系亲交京客户须备妥收护影送交会计制单(申请书四联中份留底)
2支付境外佣金时必须：
(1)境外公司订佣金点支付契约影印交会计
(2)支付前方公司信指定某携带该公司开立收京支领
3押汇长收境外汇款支出申请单送交关会计签收份份交稽核
□ 样品处理
1出货样品：营业助理必须取切实负责验货误予行保予补样
2收工厂新样品呈阅理应附厂商住址电话负责姓名价格资料送采购部关科长编资料
3承办助理收新样品应速送采购部获订单奖金
4秘密样品(专利卖专门客户)便陈列样品室订单样品函科长栏应改填理名
5需资料中心出样品时应填写样品外申请单连彩色片呈总理核准方出
6陈列印刷盒承办助理出货SAMPLE注明陈列字样先交理中心销案理中心送交承办助理保
□ 注销境订单
1营业助理装押助理签收营业部订单货款支付核准单须详细核单价数量扣款事项作付款记录交理中心核误签名呈阅理原境订单留底予注销
2退关税退货税工厂未结关前清款律保留50％(包括送仓库货)工厂急需货款应先开保证票
□ 接O／C境订单
装押助理收营业助理转O／C境订单时应核O／C境订单包装数量否完全相符发生错误疑问时应立营业助理协调请示理处理
□ 签收L／C影
1押汇科长收L／C影印份送交营业理签收转交营业助理核阅存档O／C登记L／C号码S／DV／D金额交装押助理(Vａｌｉｄｉｔｙ ｏｆ ｄｅｌｉｖｅｒｙ)
2L／C发生问题：
(1)收L／C时须先核总金额数量单价否正确
(2)收L／C天时距效日少30天须理提出
(3)通常L／C分批分批须理提出
(4)直接船达港口需L／C否转船
需请示理必须特注意出口港指定天津
(5)核受益全名址错误
(6)核交易条件系FOBCIFC＆F否相符
(7)L／C容错字
(8)规定整批限装货柜特指定船公司
(9)客户数张L／C时须规定予合
(10)L／C直接境外客户寄未银行登记须请示理否送银行核签字否符合
(11)远期付款L／C应查利息否买方负担否应立请示理
(12)怪异字眼条款违常理者应立请示理
第三部分
进出口贸易作业标准化手册 (第三部分)
装船通知单
1境订单规定交货日期1月1半月前开始作业装押助理外勤员报告直接工厂联系填写装船通知单
送货柜场者：四联
第联：寄工厂装押助理写厂商信封交营业助理签字送收发
第二三联：
(1)寄关外务员第二联填妥确定出货日期
净重毛重体积未期交货原寄回理交装押助理协
调安排出货
(2)ITEM超美金5千元者第二联交关科长第三联寄
交交外务员
第四联：装押助理存查
货送仓库者：填送仓装船通知单二联
第联：寄工厂装押助理写厂商信封交营业助理签字送收发
第二联：装押助理存查
重订单未期交货填写重订单逾期追问单交关科长协助处理
2境订单规定收L／C通知生产者收L／C日发出装船
通知单注明L／C已收船期通常S／D期限前三星期宜(弹性应)(ｓｃｈｅｄｕｌｅ ｄｅｌｉｖｅｒｙ)
3境订单规定须等样品确实通生产者收客户确认回电时营业助理填写确认函交工厂留底联交关装押助理签收境订单装运联登记交回营业助理便安排船期
4出口美日区应济部商品检验局原料源加工处切结书空白数份填妥第联装船通知单寄工厂交外务员盖章填写寄回便济部商品检验局申请产证明书
5需确实注意出口货品否含须办退税进口零件协调报关行关工厂办理手续
□ 催货
1送货柜场装船通知单发出星期回音交货应立会营业助理工厂外勤业务员催货
2退税资料寄回公司时应先告知工厂填写承办姓名否常助理家工厂货退税资料误传发生工厂退税麻烦
□ 收仓库送进货单
1装押助理收进货单应立核列唛头数量包装情况否境订单符合需更正刻通知仓储科长处理
2收进货单需通知助理前仓库验货制订营业部订单货款支付核准单 3未通知送货柜场擅送仓库应扣运费
□ 签订S／O
1出货明细表境订单装运联示约材数计算体积重量
2拟装运船公司报关行查询否确实签S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇ ｏｒｄｅｒ)
3船期提前延应立工厂联系务必配合
4S／O时须查核否张均漏应立补免报关行船公司重浪费时间
5签S／O时间应提早星期两星期事先电话船公司联络订船位
6装整台货柜时货物实际重量超船公司规定重量超时应立请示理处理
□ 结关前
1仓库装货柜出货者应提前出货明细表份交仓储科科长便送货(货未尚未验货应明细表注明)
2仓库出卡车者须结关前二天出货明细表交押汇科长便时通知卡车货未尚未验货必须明细表注明
3须密切注意仓库出货时间车号唛头数量送货点等确定时应立通知报关行
4船期结关前日确定出货明细表正确项目数量出货配件印刷工厂须出货明细表注明
5Pａｃｋｉｎｇ Lｉｓｔ六份中三份抬头改成Iｎｖｏｉｃｅ注明家工厂正确全名统编号发票号码交营业助理核阅填写出口登记四联第二联(财务)连Pａｃｋｉｎｇ Lｉｓｔ三份Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押汇科长盖章连退税资料交报关行份交会计科长中份Iｎｖｏｉｃｅ行留底
6出口登记列规定送件日期预计入帐日期应填写结关七天延误应写原
7送货天早必须联络工厂确定出货时间卡车号码达时间等确定时立通知报关行
8结关天没工厂确定够出货握者须立修改资料勿该货报关
9货未时间送达发生海关费规费应记录签订单支付核准单时填应扣数目注意清款时扣
10装押助理日结关货须算货确实达报关完毕班
11装押助理必须进货柜场货确实已送达误制营业部订单货款支付核准单
12工厂出货发票定开送货天日期配件分批出货需次出货
(送货)开天发票延迟送货日期
13工厂货未结关前已送达货柜场需退货物税关税者清款时律暂时保留50％货款支付核准单注明点
第四部分
进出口贸易作业标准化手册（范例A）(第四部分)
结关
1装押助理须查询报关行船公司货否确实出口误确实误出口明细表份交承办会计份送理中心营业部订单货款支付核准单交营业助理
2催CBC必须确实结关次日取非错单出口者须时催报关行迟须星期取否须理报备
3CBC达办理济部产证明书须附Iｎｖｏｉｃｅ份工厂已盖章原料料加工切结书份CBC副份送交报关行便办理产证明
4B／L前须S／O留底正确误份交报关行便船公司B／L时核
5收B／L时立刻核材数运费容错误否符合(Bｉll ｏｆ ｌａｎｄｉｎｇ)
6B／L须预付运费应会营业助理填妥营业部杂费支付核准单交关会计理争取时间装押助理签名送会计付款事会计送理副理助理补签
7押汇文件备妥文件齐全全套押汇文件加出货明细表IｎｖｏｉｃｅB／L份连出口登记第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长必文件转送银行押汇出口登记第三联押汇科长转送稽核时间结关日起超七天延误需写原须扣理薪金处罚装押助理
8押准文件存档联寄交客户联营业助理呈阅理分寄出存档联注明档交收发中心
9押汇科长收结汇证书连信汇回条出货明细表IｎｖｏｉｃｅB／L份送交关会计
□ OOL
视客户理需装押助理应办客户会营业助理OOL三份份装押助理留存两份转交营业助理留存份份呈阅理
□ 收仓库存货周报表
仓储科须周午十时半前仓库存货周报表送交行政助理行政助理午前送交装押助理装押助理收须填妥L／C期限栏装船日期栏核数量唛头厂商误交营业助理核周二中午班前交理转交行政助理仓库存货周报表错误时须立刻电话仓储科长联系查明
□ 申请Lｏｃａｌ L／C
1押汇科长取表填妥送理总理签名核准交汇科长申请开发信状申请书须注明开家工厂手续费否工厂扣
2押汇时Lｏｃａｌ L／C影份需送交科长
□ 货完全出清时
1境订单装运联货完全出清时行销毁
2L／C影货完全出清时应立交汇科长定期焚毁
□ 核签报关费
1核唛头件数否误出口登记留底联注销出口登记报关费栏登记该批报关费免报关行重复清款
2报关费超出规定费时应签请理核准
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□ 组织系统
详见组织系统图1821
图1821 组织系统图
□ 业务流程
1新产品开发(样品收集)
2客户开发
3客户询价(电报信件电报处理)
4报价
5订单确认
6开立境订单
7生产督促L／C催开
8出货
9押汇(出货通知)
10付款
□ 业务处理细
1新产品开发(样品收集)
(1)业务科取新样品应填写产品卡(附表1822)写明资料：
①时编号
②品名规格包装
③制造厂商名称址电话负责联络工厂产量规模
④开发成
⑤预估生产成
⑥制造商报价
⑦销售象区
⑧预估售价
⑨预估毛利
(2)业务科周业务汇报时前项新产品提出讨逐项评估开发价值分ABC三类A类极具开发价值B类开发价值C类开发价值
(3)评估列AB类产品赋予正式产品编号列入产品档样品拍存档样品存放样品室产品卡写明存放位置评估列C类产品产品卡列入次品档样品存放次品室
(4)业务科月现产品选择时产品月第周业务汇报时提出检查评定已开发价值者产品卡列入次品档样品移入次品室
(5)新产品时编号六位数字分代表填写产品卡时年月日1995年6月10日开发产品时编号950610日开发数种新产品第七位数英文字母序编号旧产品淘汰列入次品档淘汰编号原新产品时编号相
(6)①产品档正式编号七位数字第位数代表……第二位数代表……第三四五六位数代表序号第七位数填AB分代表A类产品B类产品
②第位数填1代表 第位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客户开发：
(1)业务科月周业务汇报时提报月客户开发计划计划容包括：
①制作公司简介产品目录(注明交货期限付款条件)
②产品市场研究分析客户资料收集
③介绍新产品(邮寄新产品目录)
④刊登广告邮寄开发信
⑤
(2)客户开发应选择A类产品配合季节性需求
(3)研讨定案客户开发计划应业务科列入月营业计划(附表1823)职责列入工作计划(附表1824)
3客户询价(电报信件电话处理)
(1)业务收客户询价电报信件应加盖收文戳记填收文日期电信容文件空栏填具处理意见文意处理情况登记收文簿(附件4)原文呈理核阅理批示容回函回电回函回电意填入收文簿回函回电副存客户档(附表1826)
(2)处理中电报信件存办卷时查阅催办已处理电报信件客户入客户档文适空栏时签办单(附表1827)粘附处理
(3)客户电报限日回电客户信件理指示期限外限三日回函
(4)接客户电话应通话容记入电话记录(附表1828)呈理批阅指示处理电话记录式两联处理程序电报信件处理完成第联序入电话记录档第二联客户入客户档
4报价：
(1)业务科接客户询价电报信件应立客户需求指派员洽询厂商挑选产品ITEM呈理核报价单(附表1829)必时修剪样品片贴报价单
(2)报价单式两联第联寄客户第二联存客户档
5订单确认：
(1)业务科接客户订单订单容填成交卡(附表18210)交专业员厂商确认买价交货期SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18211)S／C式五联第二三联寄客户第四联存业务科办卷第五联存客户档订购品名数量单价金额交货期生产厂商填入客户档
6开立境订单：
(1) 业务科S／C成交卡开立境订货单(附表18212)
(2) 订货单式四联第联交售方存查第二联存业务科办卷第三联交专专业
员协调厂商填写生产验货进度表第四联交售方签认存厂商档订购品名数量厂价交货期等记入厂商档
(3)业务科S／C订货单填写产品表
7．生产督促催开L／C：
(1)业务科专业员生产验货进度表进行督促填写实际生产进度周业务会报时提出报告必时现场取样携回核验
(2)业务科笔S／C订L／C开立日期催开L／C
(3)收客户开L／C应立核交易容否相符原S／C容符应求客户修改L／C协调厂商修改订货单容修改订货单处理程序开立境订单相
8．出货：
(1)出货前业务科联络船公司确定船期填写装船预计表时联络专业员确定装柜日期点通知拖车公司货柜拖指定点备装柜
(2)装船预计表式三联第联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O)第二联业务科存查第三联交专业员验货
(3)装柜完成专业员立回报种货品实际出货数量箱号净重毛重材数退税方式业务科通知报关行修改通知报关行该笔出口押汇银行工厂退税清表晚须结关前日寄达公司汇送报关行退税清表须中文誊写
9．押汇(出货通知)：
(1)结关三日业务科报关行取提单押汇文件L／C条款核相符呈理签名送银行办理押汇时追踪押汇程序确定银行已拨款通知银行取回结汇证实书海关签放输出许证(CBC)第六联交会计影存办卷
(2)笔货品出口业务科出口容套出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)式三联第联(正)份完整出口文件副寄客户第二联(副)份完整出口文件副(包括L／CCBC第六联装船预计表第二联)存入出货文件档第三联(副)存入客户档
(3)业务科实际出口容分填入客户档产品档厂商档
1．付款：
(1)笔货品出口业务科结关三日收集厂商寄发货单销货发票专业员填具验收记录装船预计表第三联核误送会计
(2)会计复核业务科转付款证确定该笔出口已押汇入帐开立付款传票呈理核示开立结关11天支票支付货款付款证加盖付讫戳记
进出口贸易作业标准化手册
□ 准备工作
营业助理复查次该客户面交代离京电函应办工作否已完成未完成应速办妥
1营业助理客户寄拟台仿制原样品需准备(Cｏｕｎｔｅｒ Sａｍｐｌｅ)报价确认样品印刷盒纸套标纸标头陈列箱说明书等资料应立准备齐全问题解决应立理请示处理
2营业助理需准备客户欲购项目新报价满足客户订购需
3营业助理应客户需代订饭店房间京前天应饭店联络误
4营业助理须通知装押助理迟客户京前日备妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇ ｏｒｄｅｒ ｌｉｓｔ)
5需采购部关科长配合准备工作者营业助理应联系协调妥善客户京应预告公司日期
□ 客户日工作
1需机场迎接营业部助理应总务科协调安排接机事宜应飞机抵达前2时航空公司机场办事处联络班机确定达时间必须提早5分钟抵达机场饭店客接公司
2客户需赴工厂察营业助理应事先工厂联络安排行程
3客户需游览名胜古迹营业助理应事先安排观光行程
□ 客户公司日
1赴机场饭店接客户前营业助理应关资料档案样品等置业务洽谈室
2客户需饮料食品等营业助理应通知样品室关员准备
3需采购部关科长备询时营业助理应事先通知命
□ 客户接洽业务
1营业部理助理陪客户挑选样品
2客户挑选兴趣产品营业助理应立记录详细资料产品编码规格包装明细材数工厂价格必关科长协调报价客户系C＆FCIF条件采购者应计算拟报单位数量运费该产品客户前购买者应记录前次厂价卖价
3客户洽谈中报价客户特求规格形态尺寸厚度结构材料颜色包装质量订购数量等营业助理均应详细列入记录必时画该产品草图
4客户日未决定采购须数日继续洽谈时营业助理应挑选出样品留条嘱咐样品室关员暂保留业务洽谈室架子免次洽谈时重复挑选(保留期限超星期)
5客户予洽谈已洽商完毕样品营业助理应立嘱咐样品室关员原处
6客户询问应查核答复时答复应客户说明原告时答复
7客户洽谈中客户交代工作应次洽谈前完成
□ 整理O／C报价单
1应客户需洽谈中兴趣产品营业助理采购关科长协调整理报价单理核阅出交客户
2客户订购产品营业助理应客户离公司日限期O／C单项总价全部总价底稿整理妥呈理核阅O／C需份数加二份系C
＆FCIF时O／C材数予出
3营业助理应立核O／C否底稿相符错误行修改确实误然抽出份O／C请示理开境订单连境订单装运联交装押助理
4寄境外信件O／C切文件须营业助理核寄出份理签名处旁签名日期送交理发出报关文件营业助理结关前行核单价数量必须日完成
□ 开境订单时
营业助理应时常查核存O／C快请理会关采购科长发出境订单存档O／C资料卡Pｒｉｃｅ Lｉｓｔ注明承制工厂厂价境订单号码日期
1订单唛头采列方式：
(1)刻章
(2)字
(3)营业助理书写清楚
2境订单数量价格包装规格唛头变更时发出订单更改通知原境订单留底联装订起
3系境订单改开工厂应境订单留底联验货联装运联注明订单系原订单××号重开原订单作废存档O／C联资料卡Pｒｉｃｅ Lｉｓｔ更改境订单号码日期承制厂商名称价格工厂联签回联绝注明该订单系重开立装运联直接交装押助理
4原境订单系改开家工厂时须特编号举例：
KR－1021 (改开订单号码)
K－1021 (原订单号码)
5需熏蒸货外箱定洞应订单特注明告知工厂
6系纺织品订单应订单注明需办qｕｏｔａ出口
7印刷品清款时务必附样品付款
8订单ITEMUS＄5000营业部科长时定科长签字寄出科长急寄出订单营业部行决定订单否科长签准寄出未科长签字订单采购科长应协助出货催货营业部负责
9工厂催货(包括配件印刷品)切成败责营业助理负责装押助理协助催货
第二部分
进出口贸易作业标准化手册(第二部分)
须确认样品印刷品
1境订单载样品印刷盒纸套标纸标头境外客户确认通立公司印妥表格寄交工厂关外务员留底份交装押签收原境订单装运联登记交回营业助理留存电话通知工厂应补寄正式通知便安排出货
2客户正式确认通样品应通知关外务员科长明确规格便验货
□ 验货
1非专案订单订购数量外务员忙碌区偏远法前承制厂商验货承制厂商质量差外务员决定出货时外务员电函通知营业助理应请示理处理
2营业助理解决重问题须前工厂时应填出差申请表返回公司出差报告表总务科请领差旅费
3订单验货联均理中心直接寄交外务员便协助催货助理需仓库验货行找装运联留底联
□ 申请境外()佣金赔偿
1营业助理填妥申请书送呈理总理签名核准送交押汇科长赔偿须扣工厂者表注明填写扣款单份交会计份交稽核份交采购科长份留底便工厂清款时扣系亲交京客户须备妥收护影送交会计制单(申请书四联中份留底)
2支付境外佣金时必须：
(1)境外公司订佣金点支付契约影印交会计
(2)支付前方公司信指定某携带该公司开立收京支领
3押汇长收境外汇款支出申请单送交关会计签收份份交稽核
□ 样品处理
1出货样品：营业助理必须取切实负责验货误予行保予补样
2收工厂新样品呈阅理应附厂商住址电话负责姓名价格资料送采购部关科长编资料
3承办助理收新样品应速送采购部获订单奖金
4秘密样品(专利卖专门客户)便陈列样品室订单样品函科长栏应改填理名
5需资料中心出样品时应填写样品外申请单连彩色片呈总理核准方出
6陈列印刷盒承办助理出货SAMPLE注明陈列字样先交理中心销案理中心送交承办助理保
□ 注销境订单
1营业助理装押助理签收营业部订单货款支付核准单须详细核单价数量扣款事项作付款记录交理中心核误签名呈阅理原境订单留底予注销
2退关税退货税工厂未结关前清款律保留50％(包括送仓库货)工厂急需货款应先开保证票
□ 接O／C境订单
装押助理收营业助理转O／C境订单时应核O／C境订单包装数量否完全相符发生错误疑问时应立营业助理协调请示理处理
□ 签收L／C影
1押汇科长收L／C影印份送交营业理签收转交营业助理核阅存档O／C登记L／C号码S／DV／D金额交装押助理(Vａｌｉｄｉｔｙ ｏｆ ｄｅｌｉｖｅｒｙ)
2L／C发生问题：
(1)收L／C时须先核总金额数量单价否正确
(2)收L／C天时距效日少30天须理提出
(3)通常L／C分批分批须理提出
(4)直接船达港口需L／C否转船
需请示理必须特注意出口港指定天津
(5)核受益全名址错误
(6)核交易条件系FOBCIFC＆F否相符
(7)L／C容错字
(8)规定整批限装货柜特指定船公司
(9)客户数张L／C时须规定予合
(10)L／C直接境外客户寄未银行登记须请示理否送银行核签字否符合
(11)远期付款L／C应查利息否买方负担否应立请示理
(12)怪异字眼条款违常理者应立请示理
第三部分
进出口贸易作业标准化手册 (第三部分)
装船通知单
1境订单规定交货日期1月1半月前开始作业装押助理外勤员报告直接工厂联系填写装船通知单
送货柜场者：四联
第联：寄工厂装押助理写厂商信封交营业助理签字送收发
第二三联：
(1)寄关外务员第二联填妥确定出货日期
净重毛重体积未期交货原寄回理交装押助理协
调安排出货
(2)ITEM超美金5千元者第二联交关科长第三联寄
交交外务员
第四联：装押助理存查
货送仓库者：填送仓装船通知单二联
第联：寄工厂装押助理写厂商信封交营业助理签字送收发
第二联：装押助理存查
重订单未期交货填写重订单逾期追问单交关科长协助处理
2境订单规定收L／C通知生产者收L／C日发出装船
通知单注明L／C已收船期通常S／D期限前三星期宜(弹性应)(ｓｃｈｅｄｕｌｅ ｄｅｌｉｖｅｒｙ)
3境订单规定须等样品确实通生产者收客户确认回电时营业助理填写确认函交工厂留底联交关装押助理签收境订单装运联登记交回营业助理便安排船期
4出口美日区应济部商品检验局原料源加工处切结书空白数份填妥第联装船通知单寄工厂交外务员盖章填写寄回便济部商品检验局申请产证明书
5需确实注意出口货品否含须办退税进口零件协调报关行关工厂办理手续
□ 催货
1送货柜场装船通知单发出星期回音交货应立会营业助理工厂外勤业务员催货
2退税资料寄回公司时应先告知工厂填写承办姓名否常助理家工厂货退税资料误传发生工厂退税麻烦
□ 收仓库送进货单
1装押助理收进货单应立核列唛头数量包装情况否境订单符合需更正刻通知仓储科长处理
2收进货单需通知助理前仓库验货制订营业部订单货款支付核准单 3未通知送货柜场擅送仓库应扣运费
□ 签订S／O
1出货明细表境订单装运联示约材数计算体积重量
2拟装运船公司报关行查询否确实签S／O(ｓｈｉｐｐｉｎｇ ｏｒｄｅｒ)
3船期提前延应立工厂联系务必配合
4S／O时须查核否张均漏应立补免报关行船公司重浪费时间
5签S／O时间应提早星期两星期事先电话船公司联络订船位
6装整台货柜时货物实际重量超船公司规定重量超时应立请示理处理
□ 结关前
1仓库装货柜出货者应提前出货明细表份交仓储科科长便送货(货未尚未验货应明细表注明)
2仓库出卡车者须结关前二天出货明细表交押汇科长便时通知卡车货未尚未验货必须明细表注明
3须密切注意仓库出货时间车号唛头数量送货点等确定时应立通知报关行
4船期结关前日确定出货明细表正确项目数量出货配件印刷工厂须出货明细表注明
5Pａｃｋｉｎｇ Lｉｓｔ六份中三份抬头改成Iｎｖｏｉｃｅ注明家工厂正确全名统编号发票号码交营业助理核阅填写出口登记四联第二联(财务)连Pａｃｋｉｎｇ Lｉｓｔ三份Iｎｖｏｉｃｅ二份送交押汇科长盖章连退税资料交报关行份交会计科长中份Iｎｖｏｉｃｅ行留底
6出口登记列规定送件日期预计入帐日期应填写结关七天延误应写原
7送货天早必须联络工厂确定出货时间卡车号码达时间等确定时立通知报关行
8结关天没工厂确定够出货握者须立修改资料勿该货报关
9货未时间送达发生海关费规费应记录签订单支付核准单时填应扣数目注意清款时扣
10装押助理日结关货须算货确实达报关完毕班
11装押助理必须进货柜场货确实已送达误制营业部订单货款支付核准单
12工厂出货发票定开送货天日期配件分批出货需次出货
(送货)开天发票延迟送货日期
13工厂货未结关前已送达货柜场需退货物税关税者清款时律暂时保留50％货款支付核准单注明点
第四部分
进出口贸易作业标准化手册（范例A）(第四部分)
结关
1装押助理须查询报关行船公司货否确实出口误确实误出口明细表份交承办会计份送理中心营业部订单货款支付核准单交营业助理
2催CBC必须确实结关次日取非错单出口者须时催报关行迟须星期取否须理报备
3CBC达办理济部产证明书须附Iｎｖｏｉｃｅ份工厂已盖章原料料加工切结书份CBC副份送交报关行便办理产证明
4B／L前须S／O留底正确误份交报关行便船公司B／L时核
5收B／L时立刻核材数运费容错误否符合(Bｉll ｏｆ ｌａｎｄｉｎｇ)
6B／L须预付运费应会营业助理填妥营业部杂费支付核准单交关会计理争取时间装押助理签名送会计付款事会计送理副理助理补签
7押汇文件备妥文件齐全全套押汇文件加出货明细表IｎｖｏｉｃｅB／L份连出口登记第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长必文件转送银行押汇出口登记第三联押汇科长转送稽核时间结关日起超七天延误需写原须扣理薪金处罚装押助理
8押准文件存档联寄交客户联营业助理呈阅理分寄出存档联注明档交收发中心
9押汇科长收结汇证书连信汇回条出货明细表IｎｖｏｉｃｅB／L份送交关会计
□ OOL
视客户理需装押助理应办客户会营业助理OOL三份份装押助理留存两份转交营业助理留存份份呈阅理
□ 收仓库存货周报表
仓储科须周午十时半前仓库存货周报表送交行政助理行政助理午前送交装押助理装押助理收须填妥L／C期限栏装船日期栏核数量唛头厂商误交营业助理核周二中午班前交理转交行政助理仓库存货周报表错误时须立刻电话仓储科长联系查明
□ 申请Lｏｃａｌ L／C
1押汇科长取表填妥送理总理签名核准交汇科长申请开发信状申请书须注明开家工厂手续费否工厂扣
2押汇时Lｏｃａｌ L／C影份需送交科长
□ 货完全出清时
1境订单装运联货完全出清时行销毁
2L／C影货完全出清时应立交汇科长定期焚毁
□ 核签报关费
1核唛头件数否误出口登记留底联注销出口登记报关费栏登记该批报关费免报关行重复清款
2报关费超出规定费时应签请理核准
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