某沙锅餐饮理公司采购理手册
目 录
第章 总 1
第二章 采购组织 2
第三章 采购计划 3
第四章 采购执行 5
第五章 采购结算 9
第六章 采购成控制 11
第七章 供应商理 13
第八章 采购招标理 16
第九章 附 20
采购理流程 21
第章 总
目
加强x沙锅餐饮理（北京）限责公司（简称公司）采购理规范采购工作保障营活动正常持续供应加速资金周转降低采购成特制定手册
适范围
手册适公司营需种材料设备公司办公品劳保品采购(非特说明列物资统称采购物品)需通协作厂商完成种成品半成品材料加工非特说明采购物品外协加工产品统称采购物品
手册适员：采购部店部单店中心厨房财务部综合办监察办等涉公司采购业务员工
手册理方法
采购部负责组织年次手册修订工作采购部签订发行采购部拥手册解释权
综合办负责手册发放更换回收理工作制作手册领记录
保密求
注意作手册保密工作应适范围发放采购部中心厨房财务部综合办监事处店理领完整手册员领相关作业部分应领者签订保密协议
手册更新
年度容调整补充文件形式发布补充文件求进行编号理发放范围发放回收理手册理相
手册年更新次年度更新时应年度补充文件分类手册章节
第二章 采购组织
公司采购理实行集中统采购单店零星采购外部门员单独进行采购
部门职责：(需根重新确定组织结构调整)
() 需求单位：负责根营需求填写需求计划采购申请相应价格建议参供应商甄选负责质量合格采购物品外协产品评审提出处理方案负责采购物品外协产品程中发生问题关信息时反馈采购部
(二) 店部：负责根店需求计划库存情况等填写物品采购申请负责采购物品外协产品验收存储发放负责采购物品外协产品质量检测负责供应商生产工艺产品质量评估供应商质量保证体系考核参采购物品外协产品程质量监督质量问题处理参供应商甄选参采购价格审核
(三) 采购部：负责制定采购计划采购活动具体实施采购物品外协产品市场行情供应商情况进行踪调查建立采购物品外协产品价格信息库建立采购物品外协产品质量记录负责供应商理负责采购物品外协产品交货协调负责采购物品外协产品质量问题解决退货索赔负责采购款项结算支付
(四) 监事处：负责采购全程监督审察包括采购计划签订采购合质量验收结帐付款等采购程环节监控
(五) 财务部：负责采购计划采购预算审核采购物品外协产品付款证审核
a) 采购计划
第条 采购计划制订
采购计划应根营计划店部汇总店日常营需求计划部门采购申请年度预算库存情况公司资金供应情况等确定营急需物品应优先考虑
第二条 采购计划种类
根采购物品应分制订年度采购计划月度采购计划日采购计划
（） 年度采购计划根公司年度营计划市场信息需求信息进行充分分析收集基础年历史数预测制订该计划制订年度财务预算
（二） 月度采购计划年度采购计划进行分解基础月实际采购情况库存情况月度需求预测市场行情制订月采购计划该计划制订月度资金计划
（三） 日采购计划月度采购计划进行分解基础店部单店日营需物品汇总审核制订
第三条 店日常营需求计划
店根天营情况物品日常消耗情况库存情况店部报送天需求计划包括天销售产品种配料次性消耗物品等
第四条 采购申请提出审批权限
采购申请应注明物品名称数量需求日期参考价格途技术求供应厂商（参考）交货期送货方式等种物品采购申请应部门提出：
() 工程项目需公司采购材料设备等项目负责根合设计务书作预算结合工程进度编制材料设备采购清单（称材料表 ）作采购申请部门负责授权审核报开发副总审批
(二) 日常营需原材料辅助材料产成品（包括外协产品）包装材料低值易耗品等店部根营需求加工求提出采购申请部门负责授权审核报营副总审批
(三) 工具配件器皿劳保品量检具等部门月初提出采购申请
部门负责授权审核公司领导审批
(四) 营办公等需件设备工具（属固定资产投资类）部门年初编制固定资产采购申请公司总理审批
(五) 普通办公品劳保品等综合办根部门需求统提出年度月度采购申请部门负责授权审核总理审批
(六) 库房理员根日常领料情况库存情况提出常备料采购申请店部理审批
(七) 研究开发需原料辅助材料工具器皿设备等技术中心根需求时间提出月度日采购申请部门负责授权审核报营运副总审批
(八) 类物品年度预算外超年度预算应公司总理审批
(九) 部门负责授权审核部门采购申请时应检查请购单容否准确完整完整错误应予纠正
(十) 审批采购申请表采购部审核汇总审核容包括采购申请栏填写否清楚否符合项目合容否预算范围否相关负责审批签字否审批范围等
第五条 采购计划理
() 采购计划采购部根审批采购申请制订日采购计划采购部理批准执行月度采购计划报请营运副总批准执行年度采购计划需报请公司总理审批
(二) 采购计划应时报送财务部审核利公司资金安排
(三) 采购部理应审查部门申请采购物品否现库存满足代物品现库存满足申请采购物品列入采购计划中
(四) 采购计划法需日期办妥采购申请单必须时通知请购部门
(五) 物品需求单位申请采购物品需变更撤销时必须立通知采购部时根实际情况更改采购计划
(六) 未列入采购计划物品进行采购确属急需物品应填写紧急采购申请表部门负责审批公司营运副总核准列入采购范围
b) 采购执行
第六条 采购作业执行
采购作业采购部根批准采购计划组织实施采购应择优择廉择原严格采购计划质量时进行采购
第七条 采购方式选择
采购员应采购物品外协产品分采取种方式进行采购：定点供应商长期议价采购价采购招标采购
属定点供应商供货范围物品价值少直接定点供应商处采购定点供应商供货范围物品需采招标采购价采购
() 定点供应商长期供货物品范畴：
效降低采购成达规模采购保证采购物品质量稳定性标准消耗较常物品应量采定点供应商长期议价供货方式：
² 生鲜类：包括猪牛羊肉鸡鸭鱼海鲜蛋常蔬菜等
² 干货类：种肉食海鲜木耳蘑菇等
² 粮油种调料等
² 饮料类
² 营加工器材类包装材料消耗品
² 熟食凉菜类委托外加工产品
(二) 招标采购物品范畴：
1 次采购金额超金额宗材料设备：
² 进口材料设备 ≥5万元
² 国产检测仪表 ≥3万元
² 计算机显示器附件≥5万元
² 电子类产品 ≥1万元
² 常工具办公品劳保品耗材等 ≥1万元
2 工程装修项目中需公司采购材料关键设备等
3 年供应商处累计采购金额超5万元某类物品
(三) 价采购物品范畴：
定点供应商供货范围符合招标采购条件物品外采购三家(包括三家)供应商报价加较选择性价优者予订购
第八条 采购询价发出
采购员采购计划列材料清单参考采购物品外协产品市场行情公司相关员信息提供采购历史记录厂商提供价格资料等种渠道价格信息采购物品外协产品供应商进行充分询价议价
() 采购员询价议价程中必须供应商提供足够信息供应商利报价信息包括采购物品外协产品品名质量求数量服务交货期交货方式点付款办法等素
(二) 询价方式应采书面询价求供应商提供签字盖章报价单采电话询价方式应获采购部理批准
(三) 采购员应求供应商接询价资料少７天书信电子邮件传真形式反馈报价意（供应商拒绝报价应询价资料退公司）询价资料寄出供应商没答复采购员应电话电子邮件供应商联系问清情况(收询价资料否？)
(四) 询价程中供应商求采购物品外协产品容技术求规范等作进步澄清采购员应该协调相关员快作出答复供应商条件作出适报价
(五) 类规格产品询价应三家供应商价格资料时应建立采购询价价台帐台帐容包括：物品名称型号规格技术参数分承包方单位名称企业性质质量保证体系价格运杂费综合分析说明价
第九条 询价资料整理
() 采购员接供应商报价评审报价完整性准确性解报价详细构成需时应通会议电话沟通弄清供应商报价时应整理收询价资料备查
(二) 供应商报价物品请购物品略属代品者采购员应请购单详细注明相关信息报采购部理部门请购部门意备案
(三) 采购员应确定初始目标价利进行轮谈判（3–4轮）轮谈判目标价格重新确定轮谈判程中果需求供应商成细分方式次报价
第十条 采购价格台建立
采购部信息理员应采购资料时收集数分门类整理出套完整价格台（采购价格台）根情况时更新充实备相关员选
价格台应包含容：
（） 材料（设备）名称
（二） 规格型号
（三） 技术指标
（四） 价格区间
（五） 厂家（供应商）
（六） 索引
第十条 采购价格核准：
() 招标采购物品价格评标组决定质量服务标准付款方式送货方式等相情况价格低者中标分歧较公司领导公司总理决定
(二) 供应商长期报价采购物品外协产品事先议定价格范围采购部理核准超出议定价格范围外根超出价格少分报公司领导公司总理审批
(三) 价采购物品次采购金额5000元采购部理审批次采购金额5000元采购部理审核呈公司领导总理批准
第十二条 订购
() 供应商采购价格确定采购部统供应商订购发出订购单签订采购合
(二) 订购程中实行执行采购价格核准采购价格差异时采购员应采购价格核准审批程序进行重新审批紧急情况直接报请营业副总审批
(三) 属列特殊情况实行委托采购
1 特殊材料物品采购部法进行采购时公司领导审批委托业务部门进行采购应严格执行办法相关规定
2 属单店零星采购物品范围月度采购金额累计300元委托单店行采购店部负责监督单店采购否严格执行办法相关规定
(四) 需预付定金长期需原材料营物品等采购金额（ ）元附带条件采购活动应供应商签订采购合
1 采购员代表公司签订采购合必须公司总理授权
2 采购员负责根规范合范起草合文报采购部理审批签署意见必时监察部应参合文起草
3 监察部负责合法律条款进行审查签署意见
4 完成审查修改采购合应报营运副总审核签署意见呈公司总理批准加盖公司合专章
5 签字盖章生效采购合应分送财务部验收单位监事处等存档备查
第十三条 交货验收
（） 订购采购员应采购合公司营计划供应商交货进行稽催协调确保期交货法约定交货期交货时应时通知请购部门列入重点催办项目
（二） 交货时般物品库员负责验收包括品质数量验收特殊物品单位质检员负责品质验收库员仅负责数量验收品质符应立予退回数量符应验收报告中注明求限期补足退款库员验货方办理入库手续
（三） 供应商直接配送单店加工现场物品供应商根采购部发出配送指令直接指定点送货收货负责物品验收确认否订购单采购申请单列容致时验收单送交采购部财务部办理记帐付款手续
第十四条 进度控制事务联系
() 采购执行程中采购部应询价订购交货三阶段负责采购作业制定进度计划进行进度控制未进度完成采购作业时应撰写异常原预定完成日期领导审批转送请购部门便采取应措施
(二) 采购物品外协产品中出现问题采购员应负责联系供货商处理关质量问题解决退换货索赔等事宜
(三) 外协产品生产加工程中相关业务部门应负责提供外协产品品质求负责加工单位技术支持质量监督
c) 采购结算
第十五条 采购付款
() 采购款项须采购合规定订购单约定时间采购部统支付
(二) 库房单店等收货单位接收货物入库应时根入库单填写入库清单报送采购部财务部采购部财务部应根天入库清单分建立应付帐款台帐供应商配送方应定期(根合确定结算期月周)收货清单采购部核应付帐款帐目双方核误采购部申请付款
(三) 采购部根收货单位递交收货清单结算单订货合核误统制订结算计划结算计划采购部核算员根订购合时间求供应商重性采购物资时间公司现资金情况等制订分清轻重缓急结算计划采购部理审核营运副总审批
(四) 采购部根结算计划资金申请程序(见财务理手册)财务部申请款财务部负责根资金计划审批出款项款支付货款挪采购部行保存资金应支付款项时财务部支取款付
(五) 供应商配送方支付货款时采购部核算员应合收货清单等仔细复核预付货款应收帐款等全部债权起清理结算防止重复付款
第十六条 报销
采购员支付采购货款应财务规定报销程序时办理报销手续报销单应附购货发票采购计划单验收入库单采购部理审批
第十七条 应付帐款理
采购部核算员负责采购应付帐款理设立应付帐款台帐定期编制客户帐单发送方单位月核次妥善保存帐记录长期客户重点客户金额定起点客户应视情况客户名称设置专宗保相关业务合提货证收付款设置备查登记簿逐笔记录预付款已付款余款等情况
第十八条 公司单店结算
() 供应商配送方直接单店送货单店应时已签字发货清单分报送采购部财务部采购部供应商结算财务部登记应付帐款时该单店帐户登记该项应收帐款(公司单店应收款)
(二) 公司单店配送货物配送单位应时配送清单报送财务部财务部根该货物成(包括采购货物身价格税金运费加工损耗成等)单店帐户登记相应应收帐款
(三) 单店应月25日公司财务部月核物品调拔帐款编制调节表双方签章确认时结清债权债务帐务
d) 采购成控制
第十九条 采购成控制关键点
物品身采购价格物品运输配送费物品存储费存储程中发生损耗采购物品占资金利息费采购成构成部分针采购成构成素采购成控制关键点包括方面：
² 确定优采购价格
² 确定合理采购订货量
² 确定佳采购物品配送方式
第二十条 优采购价格确定
() 采种采购形式：包括招标采购供应商长期定点采购价采购等通种采购形式找出成低采购形式组合达降低采购成目
(二) 决定合适采购价格：通科学价格决定步骤降低采购价格采购成决定合适价格般步骤：
1 渠道询价方面收集解市场行情包括市场高价低价般价格等
2 价：分析供应商提供材料规格品质求性等建立价标准
3 行估价：成立估价组采购理员技术员财务员组成估算出较准确底价资料
4 议价：根底价资料市场行情采购量付款期长短等素供应商议定出合理价格
第二十条 合理采购订货量确定
采购订货量确定直接影响存货缺货成采购物品存储费采购资金占利息费存货损失成等确定合理采购订货量控制采购成关键环节合理采购订货量制定包括步骤：
存货信息收集存货信息分析确定安全库存确定合理订货量
() 存货信息收集：
1 店部库员单店日应填写物品库存日报表反映部门现存货物资名称单价现存货储存位置储存区域分布状况等信息时信息报送采购部
2 采购部应求供应商第三方物流库房保员通传真电子邮件等方式时提供已订货物资未达存货日报表
(二) 存货信息分析：
店部库员负责种存货信息进行综合汇总结合盘点实际情况存货量进行修订建立公司采购配送理信息系统保证采购部供应商第三方物流业务部门单店等时获准确存货信息
(三) 确定安全库存量
1 安全库存量确定店部调度员负责制订
2 采购部根部门采购申请制定采购计划时应充分研究期采购历史记录期营计划基础协助店部调度员确定佳安全库存
3 安全库存量应充分考虑保持正常营活动需存货量防止缺货造成营活动中断引起济损失
4 根物品采购时间货源紧缺程度等安全存货量确定根历史验估计数学模型测算等方法确定般情况安全存货量计算公式确定：安全存货量＝某期间量－历史期量
(四) 确定合理订货量
采购部员制订采购计划时应充分分析现存货量（包括供应商第三方物流未达存货）货源情况订货需时间订货求批量货物运输达时间等素结合种货物安全存货量确定佳订货量订货时点
第二十二条 佳物品运输配送方式确定
物品运输配送方式直接影响物品运输成费包装成费等采购员订购程中应求供应商提供述项成详细清单财务部相关员合作述成作出分析选择佳物品运输配送方式提出降低成建议
e) 供应商理
第二十三条 供应商信息收集调查
供应商信息收集调查采购部负责店部物品请购部门部门等负责提供供应商信息推荐合格供应商
（） 欲公司建立供应关系符合条件者应填写供应商调查表作选择供应厂商参考供应商调查表交采购部审核存档备查果供应商生产营条件发生变化应求供应商时该表进行补充修改
（二） 采购部应组织相关员时调查供应商动态产品质量供应商调查表年复查次解供应商动态时变动情况更正原资料容
（三） 次供货结束店部部门等应提供供应商供货实绩采购部负责供应商业绩记供应商理档案作评审供应商业绩资料
第二十四条 选择供应商原方法
招标采购物品长期定点供应商(非外协产品)选择参采购招标理中规定执行外协产品价采购物品供应商选择采购部汇总初选合格评审考察通供应商名单提供相关分析资料原进行选择：
（） 等条件价格质量优先
（二） 等条件信誉实力优先
（三） 等条件服务优先
（四） 等条件厂家先原 (供应商级选择序：厂家—总代理—区域代理—指定分销商—销商)
（五） 等条件先外原
第二十五条 供应商评审
供应商评审选择采购部负责组织店部中心厨房技术中心单店物品请购部门部门等关员参加
（） 供应商评审般应供应商调查表供应商报送相关资料分析基础进行必时采购部负责组织店部中心厨房技术中心单店物品请购部门部门供应方进行实调查工艺技术质量控制供货力等写出调查报告
（二） 重度产品应进行层次评审考察评审考察方式程度视产品特点实际需确定
（三） 申请免做潜供应商评审采购员需递交潜供应商情况调查表书面免审报副总审批
（四） 供应商评审层次周期
1 时采购供应商采购部应供应商营资格进行审核报采购部理审批
2 长期采购供应商采购部应营资格信誉服务采购标质量等审核审核通认定合格供应商资格报副总审批年复审次
3 正合作长期采购供应商采购部应少季度进行次考评工作根考评结果分配期采购例采购部理审核报营运副总审批供应商名录应断更新注意发展增加供应商
第二十六条 合格供应商须具备条件
（） 合法营资格
1． 营业执复印件(已办理年度年检)
2． 税务登记证复印件(已办理年度年检)
3． 企业法代码证书（体营外）
4． 商标注册证明（体营外）
5． 代理销商代理销许（授权书）
6． 银行开户行资料
7． 食品生产企业许证食品卫生许证卫生防疫检测报告进口商品卫生许证
8． 药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许证药品生产企业合格证产品生产许号
（二） 符合公司质量安全环保规定
（三） 具产品交付力
（四） 价格满足公司求
（五） 质量满足公司求
（六） 公司营物品供应商应满足紧急需求力
（七） 设备外协加工供应商应售服务保障
第二十七条 供应商业绩考评
（） 采购部应组织相关部门定期考核评估供应商确保采购产品质量供应支持服务济指标等满足公司相关规定求
（二） 供应商批供货采购部应根质量检验提供项数建立供应商质量档案定期报营运副总份
（三） 采购部应时考评结果通知供应商考评合格者应督促提出相应改进措施改进措施改善结果记录案
（四） 采购物品程中发生质量问题采购合执行程中供应商违约时相关部门应通知供应商时解决信息反馈采购部采购部供应商提出警告时根问题严重程度寻求法律解决途径
（五） 采购员定期整理供应商考评结果考评结果供应商划分优秀供应商伙伴供应商普通供应商合格供应商等类型进行理普通供应商予警告限期改正合格供应商必须予更换
第二十八条 建立供应商档案：
采购部负责建立供应商档案店部中心厨房予配合选定供应商必须详供应商档案
供应商档案包括：供应商调查表供应商审批表供应商质量档案供应商提供合格证明价格表相关资料
第二十九条 供应商档案采购部信息理员负责理未采购部理允许便查阅
f) 采购招标理
第三十条 招标理容：
符合第 条规定物品采购长期定点供应商选择均需实行招标理
第三十条 招标理工作采购部负责组织店部物品请购部门财务部监事处等部门参
第三十二条 招标程序
（） 招标前采购计划审批权限公司领导提交招标报告报告具体容应包括：招标容招标方式分标方案招标计划安排投标资质（资格）条件评标方法评标组组建方案开标评标工作具体安排等
（二） 编制招标文件
（三） 发布招标信息（招标公告投标邀请书）发售资格预审文件
（四） 规定日期接受潜投标编制资格预审文件
（五） 组织潜投标资格预审文件进行审核
（六） 资格预审合格潜投标发售招标文件
（七） 接受投标招标文件关问题求澄清函件问题进行澄清书面通知潜投标
（八） 组织成立评标组采购部组长单位组成员中标结果确定前保密
（九） 规定时间点接受符合招标文件求投标文件
（十） 组织开标评标会
（十） 评标组推荐中标候选中确定中标
（十二） 发中标通知书中标结果通知投标
（十三） 进行合谈判中标订立书面合
第三十三条 招标采购分公开招标采购邀请招标采购采邀请招标方式应采购报告中予注明
第三十四条 采公开招标方式项目应相关媒介发布招标公告公告应载明公司名称址招标项目性质数量实施点时间获取招标文件办法等事宜发布招标公告发售资格预审文件招标文件时间间隔般少10日招标公告限制潜投标数量
采邀请招标方式应3投标资格法组织发出投标邀请书
第三十五条 采购部应组织相关部门投标进行资格审查提出资格审查报告参审员签字存档备查
资格审查合格者参加投标
第三十六条 招标文件制作发出
() 招标文件容包括：
1． 招标公告投标邀请书
2． 投标须知包括容： 招标项目概况 招标项目名称规格型号数量批次运输方式交货点交货时间验收方式关招标文件澄清修改规定 投标须提供关资格资信证明文件格式容求 投标报价求报价编制方式须报价单时提供资料标底确定方法评标标准方法中标原 投标文件编制求密封方式报送份数递交投标文件方式点截止时间投标进行联系员姓名址电话号码电子邮件 投标保证金金额交付方式开标时间安排点投标效期限
3． 合条件（通条款专条款）
4． 技术规定规范（标准）
5． 货物量采购报价清单
6． 安装调试员培训容
7． 需说明事项
(二) 制度规定必须进行招标项目招标文件开始发出日起投标提交投标文件截止日止短应少１0日
(三) 招标文件应制作成确定售价
第三十七条 投标应招标文件求编写投标文件招标文件规定投标截止时间前密封送达采购部投标截止时间前投标撤回已递交投标文件进行更正补充应符合招标文件求
第三十八条 投标递交投标文件时应递交投标保证金（视情况定）公司中标签订合5工作日应退投标保证金
第三十九条 开标
（） 开标采购部持邀请投标参加
（二） 开标应招标文件中确定时间点进行开标员少持监标开标唱标记录组成述员开标负责
（三） 列情况投标文件拒绝效标处理：
1． 投标文件密封符合招标文件求
2． 逾期送达
3． 投标法定代表授权代表未参加开标会议
4． 未招标文件规定加盖单位公章法定代表（授权）签字（印鉴）
5． 招标文件规定标明投标名称投标文件标明投标名称透露投标名称标记
6． 未招标文件求编写字迹模糊导致法确认关键技术方案关键工期关键质量保证措施投标价格
7． 未规定交纳投标保证金
8． 超出招标文件规定违反国家关规定
9． 投标提供虚假资料
第四十条 评标
（） 评标工作评标组负责成员数五单数技术性强招标应邀请关专家参加
（二） 评标组成员投标利害关系
（三） 评标组成员名单招标结果确定前应保密
（四） 项目中投标评标标准方法必须相
（五） 评标标准分技术标准商务标准般包含容：投标价格评标价格质量标准质量理措施组织供应计划售服务投标业绩资信财务状况
（六） 评标组评审认投标文件符合招标文件求时否决投标采购部应重新组织招标已参加次投标单位重新参加投标应收取招标文件费
（七） 评标组应进行秘密评审泄露评审程中标候选推荐情况评标关情况
（八） 评标组招标文件确定评标标准方法投标文件进行评审确定中标候选推荐序
（九） 评标程中评标组求投标投标文件中含义明确容采取书面方式作出必澄清说明超出投标文件范围改变投标文件实质性容
（十） 评标组完成评标应采购部提交评标报告评标组三分二成员意情况通评标报告评标组成员必须评标报告签字意见应明确记载签字方作评标报告附件
第四十条 中标
（） 评标组评审合格投标中排序推荐中标候选
（二） 中标投标应符合列条件：
2． 够限度满足招标文件中规定项综合评价标准
3． 够满足招标文件实质性求评审投标价格低
（三） 公司授权评标组直接确定中标公司理办公会公司领导根评标组提出书面评标报告推荐中标候选序确定中标
（四） 中标确定招标组织应招标文件规定效期书面口头形式通知中标中标结果通知未中标投标
（五） 中标通知发出日起１0日采购部中标应招标文件中标投标文件订立书面合采购部中标行订立背离招标文件实质性容协议
（六） 确定中标拒绝签订合时公司理办公会讨决定确定候补中标签订合
g) 附
第四十二条 手册拟定修改公司采购部负责公司总理审核批准执行
第四十三条 手册公司采购部负责解释
第四十四条 手册公布日起实施
采购理流程
采购计划制订流程
订购流程
采购物品入库检验流程
采购物品领取流程
采购价格台制订流程
采购付款结算流程
新供应商选择流程
供应商理流程
采购招标流程
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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某沙锅餐饮理公司采购理手册
目 录
第章 总 1
第二章 采购组织 2
第三章 采购计划 3
第四章 采购执行 5
第五章 采购结算 9
第六章 采购成控制 11
第七章 供应商理 13
第八章 采购招标理 16
第九章 附 20
采购理流程 21
第章 总
目
加强x沙锅餐饮理（北京）限责公司（简称公司）采购理规范采购工作保障营活动正常持续供应加速资金周转降低采购成特制定手册
适范围
手册适公司营需种材料设备公司办公品劳保品采购(非特说明列物资统称采购物品)需通协作厂商完成种成品半成品材料加工非特说明采购物品外协加工产品统称采购物品
手册适员：采购部店部单店中心厨房财务部综合办监察办等涉公司采购业务员工
手册理方法
采购部负责组织年次手册修订工作采购部签订发行采购部拥手册解释权
综合办负责手册发放更换回收理工作制作手册领记录
保密求
注意作手册保密工作应适范围发放采购部中心厨房财务部综合办监事处店理领完整手册员领相关作业部分应领者签订保密协议
手册更新
年度容调整补充文件形式发布补充文件求进行编号理发放范围发放回收理手册理相
手册年更新次年度更新时应年度补充文件分类手册章节
第二章 采购组织
公司采购理实行集中统采购单店零星采购外部门员单独进行采购
部门职责：(需根重新确定组织结构调整)
() 需求单位：负责根营需求填写需求计划采购申请相应价格建议参供应商甄选负责质量合格采购物品外协产品评审提出处理方案负责采购物品外协产品程中发生问题关信息时反馈采购部
(二) 店部：负责根店需求计划库存情况等填写物品采购申请负责采购物品外协产品验收存储发放负责采购物品外协产品质量检测负责供应商生产工艺产品质量评估供应商质量保证体系考核参采购物品外协产品程质量监督质量问题处理参供应商甄选参采购价格审核
(三) 采购部：负责制定采购计划采购活动具体实施采购物品外协产品市场行情供应商情况进行踪调查建立采购物品外协产品价格信息库建立采购物品外协产品质量记录负责供应商理负责采购物品外协产品交货协调负责采购物品外协产品质量问题解决退货索赔负责采购款项结算支付
(四) 监事处：负责采购全程监督审察包括采购计划签订采购合质量验收结帐付款等采购程环节监控
(五) 财务部：负责采购计划采购预算审核采购物品外协产品付款证审核
a) 采购计划
第条 采购计划制订
采购计划应根营计划店部汇总店日常营需求计划部门采购申请年度预算库存情况公司资金供应情况等确定营急需物品应优先考虑
第二条 采购计划种类
根采购物品应分制订年度采购计划月度采购计划日采购计划
（） 年度采购计划根公司年度营计划市场信息需求信息进行充分分析收集基础年历史数预测制订该计划制订年度财务预算
（二） 月度采购计划年度采购计划进行分解基础月实际采购情况库存情况月度需求预测市场行情制订月采购计划该计划制订月度资金计划
（三） 日采购计划月度采购计划进行分解基础店部单店日营需物品汇总审核制订
第三条 店日常营需求计划
店根天营情况物品日常消耗情况库存情况店部报送天需求计划包括天销售产品种配料次性消耗物品等
第四条 采购申请提出审批权限
采购申请应注明物品名称数量需求日期参考价格途技术求供应厂商（参考）交货期送货方式等种物品采购申请应部门提出：
() 工程项目需公司采购材料设备等项目负责根合设计务书作预算结合工程进度编制材料设备采购清单（称材料表 ）作采购申请部门负责授权审核报开发副总审批
(二) 日常营需原材料辅助材料产成品（包括外协产品）包装材料低值易耗品等店部根营需求加工求提出采购申请部门负责授权审核报营副总审批
(三) 工具配件器皿劳保品量检具等部门月初提出采购申请
部门负责授权审核公司领导审批
(四) 营办公等需件设备工具（属固定资产投资类）部门年初编制固定资产采购申请公司总理审批
(五) 普通办公品劳保品等综合办根部门需求统提出年度月度采购申请部门负责授权审核总理审批
(六) 库房理员根日常领料情况库存情况提出常备料采购申请店部理审批
(七) 研究开发需原料辅助材料工具器皿设备等技术中心根需求时间提出月度日采购申请部门负责授权审核报营运副总审批
(八) 类物品年度预算外超年度预算应公司总理审批
(九) 部门负责授权审核部门采购申请时应检查请购单容否准确完整完整错误应予纠正
(十) 审批采购申请表采购部审核汇总审核容包括采购申请栏填写否清楚否符合项目合容否预算范围否相关负责审批签字否审批范围等
第五条 采购计划理
() 采购计划采购部根审批采购申请制订日采购计划采购部理批准执行月度采购计划报请营运副总批准执行年度采购计划需报请公司总理审批
(二) 采购计划应时报送财务部审核利公司资金安排
(三) 采购部理应审查部门申请采购物品否现库存满足代物品现库存满足申请采购物品列入采购计划中
(四) 采购计划法需日期办妥采购申请单必须时通知请购部门
(五) 物品需求单位申请采购物品需变更撤销时必须立通知采购部时根实际情况更改采购计划
(六) 未列入采购计划物品进行采购确属急需物品应填写紧急采购申请表部门负责审批公司营运副总核准列入采购范围
b) 采购执行
第六条 采购作业执行
采购作业采购部根批准采购计划组织实施采购应择优择廉择原严格采购计划质量时进行采购
第七条 采购方式选择
采购员应采购物品外协产品分采取种方式进行采购：定点供应商长期议价采购价采购招标采购
属定点供应商供货范围物品价值少直接定点供应商处采购定点供应商供货范围物品需采招标采购价采购
() 定点供应商长期供货物品范畴：
效降低采购成达规模采购保证采购物品质量稳定性标准消耗较常物品应量采定点供应商长期议价供货方式：
² 生鲜类：包括猪牛羊肉鸡鸭鱼海鲜蛋常蔬菜等
² 干货类：种肉食海鲜木耳蘑菇等
² 粮油种调料等
² 饮料类
² 营加工器材类包装材料消耗品
² 熟食凉菜类委托外加工产品
(二) 招标采购物品范畴：
1 次采购金额超金额宗材料设备：
² 进口材料设备 ≥5万元
² 国产检测仪表 ≥3万元
² 计算机显示器附件≥5万元
² 电子类产品 ≥1万元
² 常工具办公品劳保品耗材等 ≥1万元
2 工程装修项目中需公司采购材料关键设备等
3 年供应商处累计采购金额超5万元某类物品
(三) 价采购物品范畴：
定点供应商供货范围符合招标采购条件物品外采购三家(包括三家)供应商报价加较选择性价优者予订购
第八条 采购询价发出
采购员采购计划列材料清单参考采购物品外协产品市场行情公司相关员信息提供采购历史记录厂商提供价格资料等种渠道价格信息采购物品外协产品供应商进行充分询价议价
() 采购员询价议价程中必须供应商提供足够信息供应商利报价信息包括采购物品外协产品品名质量求数量服务交货期交货方式点付款办法等素
(二) 询价方式应采书面询价求供应商提供签字盖章报价单采电话询价方式应获采购部理批准
(三) 采购员应求供应商接询价资料少７天书信电子邮件传真形式反馈报价意（供应商拒绝报价应询价资料退公司）询价资料寄出供应商没答复采购员应电话电子邮件供应商联系问清情况(收询价资料否？)
(四) 询价程中供应商求采购物品外协产品容技术求规范等作进步澄清采购员应该协调相关员快作出答复供应商条件作出适报价
(五) 类规格产品询价应三家供应商价格资料时应建立采购询价价台帐台帐容包括：物品名称型号规格技术参数分承包方单位名称企业性质质量保证体系价格运杂费综合分析说明价
第九条 询价资料整理
() 采购员接供应商报价评审报价完整性准确性解报价详细构成需时应通会议电话沟通弄清供应商报价时应整理收询价资料备查
(二) 供应商报价物品请购物品略属代品者采购员应请购单详细注明相关信息报采购部理部门请购部门意备案
(三) 采购员应确定初始目标价利进行轮谈判（3–4轮）轮谈判目标价格重新确定轮谈判程中果需求供应商成细分方式次报价
第十条 采购价格台建立
采购部信息理员应采购资料时收集数分门类整理出套完整价格台（采购价格台）根情况时更新充实备相关员选
价格台应包含容：
（） 材料（设备）名称
（二） 规格型号
（三） 技术指标
（四） 价格区间
（五） 厂家（供应商）
（六） 索引
第十条 采购价格核准：
() 招标采购物品价格评标组决定质量服务标准付款方式送货方式等相情况价格低者中标分歧较公司领导公司总理决定
(二) 供应商长期报价采购物品外协产品事先议定价格范围采购部理核准超出议定价格范围外根超出价格少分报公司领导公司总理审批
(三) 价采购物品次采购金额5000元采购部理审批次采购金额5000元采购部理审核呈公司领导总理批准
第十二条 订购
() 供应商采购价格确定采购部统供应商订购发出订购单签订采购合
(二) 订购程中实行执行采购价格核准采购价格差异时采购员应采购价格核准审批程序进行重新审批紧急情况直接报请营业副总审批
(三) 属列特殊情况实行委托采购
1 特殊材料物品采购部法进行采购时公司领导审批委托业务部门进行采购应严格执行办法相关规定
2 属单店零星采购物品范围月度采购金额累计300元委托单店行采购店部负责监督单店采购否严格执行办法相关规定
(四) 需预付定金长期需原材料营物品等采购金额（ ）元附带条件采购活动应供应商签订采购合
1 采购员代表公司签订采购合必须公司总理授权
2 采购员负责根规范合范起草合文报采购部理审批签署意见必时监察部应参合文起草
3 监察部负责合法律条款进行审查签署意见
4 完成审查修改采购合应报营运副总审核签署意见呈公司总理批准加盖公司合专章
5 签字盖章生效采购合应分送财务部验收单位监事处等存档备查
第十三条 交货验收
（） 订购采购员应采购合公司营计划供应商交货进行稽催协调确保期交货法约定交货期交货时应时通知请购部门列入重点催办项目
（二） 交货时般物品库员负责验收包括品质数量验收特殊物品单位质检员负责品质验收库员仅负责数量验收品质符应立予退回数量符应验收报告中注明求限期补足退款库员验货方办理入库手续
（三） 供应商直接配送单店加工现场物品供应商根采购部发出配送指令直接指定点送货收货负责物品验收确认否订购单采购申请单列容致时验收单送交采购部财务部办理记帐付款手续
第十四条 进度控制事务联系
() 采购执行程中采购部应询价订购交货三阶段负责采购作业制定进度计划进行进度控制未进度完成采购作业时应撰写异常原预定完成日期领导审批转送请购部门便采取应措施
(二) 采购物品外协产品中出现问题采购员应负责联系供货商处理关质量问题解决退换货索赔等事宜
(三) 外协产品生产加工程中相关业务部门应负责提供外协产品品质求负责加工单位技术支持质量监督
c) 采购结算
第十五条 采购付款
() 采购款项须采购合规定订购单约定时间采购部统支付
(二) 库房单店等收货单位接收货物入库应时根入库单填写入库清单报送采购部财务部采购部财务部应根天入库清单分建立应付帐款台帐供应商配送方应定期(根合确定结算期月周)收货清单采购部核应付帐款帐目双方核误采购部申请付款
(三) 采购部根收货单位递交收货清单结算单订货合核误统制订结算计划结算计划采购部核算员根订购合时间求供应商重性采购物资时间公司现资金情况等制订分清轻重缓急结算计划采购部理审核营运副总审批
(四) 采购部根结算计划资金申请程序(见财务理手册)财务部申请款财务部负责根资金计划审批出款项款支付货款挪采购部行保存资金应支付款项时财务部支取款付
(五) 供应商配送方支付货款时采购部核算员应合收货清单等仔细复核预付货款应收帐款等全部债权起清理结算防止重复付款
第十六条 报销
采购员支付采购货款应财务规定报销程序时办理报销手续报销单应附购货发票采购计划单验收入库单采购部理审批
第十七条 应付帐款理
采购部核算员负责采购应付帐款理设立应付帐款台帐定期编制客户帐单发送方单位月核次妥善保存帐记录长期客户重点客户金额定起点客户应视情况客户名称设置专宗保相关业务合提货证收付款设置备查登记簿逐笔记录预付款已付款余款等情况
第十八条 公司单店结算
() 供应商配送方直接单店送货单店应时已签字发货清单分报送采购部财务部采购部供应商结算财务部登记应付帐款时该单店帐户登记该项应收帐款(公司单店应收款)
(二) 公司单店配送货物配送单位应时配送清单报送财务部财务部根该货物成(包括采购货物身价格税金运费加工损耗成等)单店帐户登记相应应收帐款
(三) 单店应月25日公司财务部月核物品调拔帐款编制调节表双方签章确认时结清债权债务帐务
d) 采购成控制
第十九条 采购成控制关键点
物品身采购价格物品运输配送费物品存储费存储程中发生损耗采购物品占资金利息费采购成构成部分针采购成构成素采购成控制关键点包括方面：
² 确定优采购价格
² 确定合理采购订货量
² 确定佳采购物品配送方式
第二十条 优采购价格确定
() 采种采购形式：包括招标采购供应商长期定点采购价采购等通种采购形式找出成低采购形式组合达降低采购成目
(二) 决定合适采购价格：通科学价格决定步骤降低采购价格采购成决定合适价格般步骤：
1 渠道询价方面收集解市场行情包括市场高价低价般价格等
2 价：分析供应商提供材料规格品质求性等建立价标准
3 行估价：成立估价组采购理员技术员财务员组成估算出较准确底价资料
4 议价：根底价资料市场行情采购量付款期长短等素供应商议定出合理价格
第二十条 合理采购订货量确定
采购订货量确定直接影响存货缺货成采购物品存储费采购资金占利息费存货损失成等确定合理采购订货量控制采购成关键环节合理采购订货量制定包括步骤：
存货信息收集存货信息分析确定安全库存确定合理订货量
() 存货信息收集：
1 店部库员单店日应填写物品库存日报表反映部门现存货物资名称单价现存货储存位置储存区域分布状况等信息时信息报送采购部
2 采购部应求供应商第三方物流库房保员通传真电子邮件等方式时提供已订货物资未达存货日报表
(二) 存货信息分析：
店部库员负责种存货信息进行综合汇总结合盘点实际情况存货量进行修订建立公司采购配送理信息系统保证采购部供应商第三方物流业务部门单店等时获准确存货信息
(三) 确定安全库存量
1 安全库存量确定店部调度员负责制订
2 采购部根部门采购申请制定采购计划时应充分研究期采购历史记录期营计划基础协助店部调度员确定佳安全库存
3 安全库存量应充分考虑保持正常营活动需存货量防止缺货造成营活动中断引起济损失
4 根物品采购时间货源紧缺程度等安全存货量确定根历史验估计数学模型测算等方法确定般情况安全存货量计算公式确定：安全存货量＝某期间量－历史期量
(四) 确定合理订货量
采购部员制订采购计划时应充分分析现存货量（包括供应商第三方物流未达存货）货源情况订货需时间订货求批量货物运输达时间等素结合种货物安全存货量确定佳订货量订货时点
第二十二条 佳物品运输配送方式确定
物品运输配送方式直接影响物品运输成费包装成费等采购员订购程中应求供应商提供述项成详细清单财务部相关员合作述成作出分析选择佳物品运输配送方式提出降低成建议
e) 供应商理
第二十三条 供应商信息收集调查
供应商信息收集调查采购部负责店部物品请购部门部门等负责提供供应商信息推荐合格供应商
（） 欲公司建立供应关系符合条件者应填写供应商调查表作选择供应厂商参考供应商调查表交采购部审核存档备查果供应商生产营条件发生变化应求供应商时该表进行补充修改
（二） 采购部应组织相关员时调查供应商动态产品质量供应商调查表年复查次解供应商动态时变动情况更正原资料容
（三） 次供货结束店部部门等应提供供应商供货实绩采购部负责供应商业绩记供应商理档案作评审供应商业绩资料
第二十四条 选择供应商原方法
招标采购物品长期定点供应商(非外协产品)选择参采购招标理中规定执行外协产品价采购物品供应商选择采购部汇总初选合格评审考察通供应商名单提供相关分析资料原进行选择：
（） 等条件价格质量优先
（二） 等条件信誉实力优先
（三） 等条件服务优先
（四） 等条件厂家先原 (供应商级选择序：厂家—总代理—区域代理—指定分销商—销商)
（五） 等条件先外原
第二十五条 供应商评审
供应商评审选择采购部负责组织店部中心厨房技术中心单店物品请购部门部门等关员参加
（） 供应商评审般应供应商调查表供应商报送相关资料分析基础进行必时采购部负责组织店部中心厨房技术中心单店物品请购部门部门供应方进行实调查工艺技术质量控制供货力等写出调查报告
（二） 重度产品应进行层次评审考察评审考察方式程度视产品特点实际需确定
（三） 申请免做潜供应商评审采购员需递交潜供应商情况调查表书面免审报副总审批
（四） 供应商评审层次周期
1 时采购供应商采购部应供应商营资格进行审核报采购部理审批
2 长期采购供应商采购部应营资格信誉服务采购标质量等审核审核通认定合格供应商资格报副总审批年复审次
3 正合作长期采购供应商采购部应少季度进行次考评工作根考评结果分配期采购例采购部理审核报营运副总审批供应商名录应断更新注意发展增加供应商
第二十六条 合格供应商须具备条件
（） 合法营资格
1． 营业执复印件(已办理年度年检)
2． 税务登记证复印件(已办理年度年检)
3． 企业法代码证书（体营外）
4． 商标注册证明（体营外）
5． 代理销商代理销许（授权书）
6． 银行开户行资料
7． 食品生产企业许证食品卫生许证卫生防疫检测报告进口商品卫生许证
8． 药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许证药品生产企业合格证产品生产许号
（二） 符合公司质量安全环保规定
（三） 具产品交付力
（四） 价格满足公司求
（五） 质量满足公司求
（六） 公司营物品供应商应满足紧急需求力
（七） 设备外协加工供应商应售服务保障
第二十七条 供应商业绩考评
（） 采购部应组织相关部门定期考核评估供应商确保采购产品质量供应支持服务济指标等满足公司相关规定求
（二） 供应商批供货采购部应根质量检验提供项数建立供应商质量档案定期报营运副总份
（三） 采购部应时考评结果通知供应商考评合格者应督促提出相应改进措施改进措施改善结果记录案
（四） 采购物品程中发生质量问题采购合执行程中供应商违约时相关部门应通知供应商时解决信息反馈采购部采购部供应商提出警告时根问题严重程度寻求法律解决途径
（五） 采购员定期整理供应商考评结果考评结果供应商划分优秀供应商伙伴供应商普通供应商合格供应商等类型进行理普通供应商予警告限期改正合格供应商必须予更换
第二十八条 建立供应商档案：
采购部负责建立供应商档案店部中心厨房予配合选定供应商必须详供应商档案
供应商档案包括：供应商调查表供应商审批表供应商质量档案供应商提供合格证明价格表相关资料
第二十九条 供应商档案采购部信息理员负责理未采购部理允许便查阅
f) 采购招标理
第三十条 招标理容：
符合第 条规定物品采购长期定点供应商选择均需实行招标理
第三十条 招标理工作采购部负责组织店部物品请购部门财务部监事处等部门参
第三十二条 招标程序
（） 招标前采购计划审批权限公司领导提交招标报告报告具体容应包括：招标容招标方式分标方案招标计划安排投标资质（资格）条件评标方法评标组组建方案开标评标工作具体安排等
（二） 编制招标文件
（三） 发布招标信息（招标公告投标邀请书）发售资格预审文件
（四） 规定日期接受潜投标编制资格预审文件
（五） 组织潜投标资格预审文件进行审核
（六） 资格预审合格潜投标发售招标文件
（七） 接受投标招标文件关问题求澄清函件问题进行澄清书面通知潜投标
（八） 组织成立评标组采购部组长单位组成员中标结果确定前保密
（九） 规定时间点接受符合招标文件求投标文件
（十） 组织开标评标会
（十） 评标组推荐中标候选中确定中标
（十二） 发中标通知书中标结果通知投标
（十三） 进行合谈判中标订立书面合
第三十三条 招标采购分公开招标采购邀请招标采购采邀请招标方式应采购报告中予注明
第三十四条 采公开招标方式项目应相关媒介发布招标公告公告应载明公司名称址招标项目性质数量实施点时间获取招标文件办法等事宜发布招标公告发售资格预审文件招标文件时间间隔般少10日招标公告限制潜投标数量
采邀请招标方式应3投标资格法组织发出投标邀请书
第三十五条 采购部应组织相关部门投标进行资格审查提出资格审查报告参审员签字存档备查
资格审查合格者参加投标
第三十六条 招标文件制作发出
() 招标文件容包括：
1． 招标公告投标邀请书
2． 投标须知包括容： 招标项目概况 招标项目名称规格型号数量批次运输方式交货点交货时间验收方式关招标文件澄清修改规定 投标须提供关资格资信证明文件格式容求 投标报价求报价编制方式须报价单时提供资料标底确定方法评标标准方法中标原 投标文件编制求密封方式报送份数递交投标文件方式点截止时间投标进行联系员姓名址电话号码电子邮件 投标保证金金额交付方式开标时间安排点投标效期限
3． 合条件（通条款专条款）
4． 技术规定规范（标准）
5． 货物量采购报价清单
6． 安装调试员培训容
7． 需说明事项
(二) 制度规定必须进行招标项目招标文件开始发出日起投标提交投标文件截止日止短应少１0日
(三) 招标文件应制作成确定售价
第三十七条 投标应招标文件求编写投标文件招标文件规定投标截止时间前密封送达采购部投标截止时间前投标撤回已递交投标文件进行更正补充应符合招标文件求
第三十八条 投标递交投标文件时应递交投标保证金（视情况定）公司中标签订合5工作日应退投标保证金
第三十九条 开标
（） 开标采购部持邀请投标参加
（二） 开标应招标文件中确定时间点进行开标员少持监标开标唱标记录组成述员开标负责
（三） 列情况投标文件拒绝效标处理：
1． 投标文件密封符合招标文件求
2． 逾期送达
3． 投标法定代表授权代表未参加开标会议
4． 未招标文件规定加盖单位公章法定代表（授权）签字（印鉴）
5． 招标文件规定标明投标名称投标文件标明投标名称透露投标名称标记
6． 未招标文件求编写字迹模糊导致法确认关键技术方案关键工期关键质量保证措施投标价格
7． 未规定交纳投标保证金
8． 超出招标文件规定违反国家关规定
9． 投标提供虚假资料
第四十条 评标
（） 评标工作评标组负责成员数五单数技术性强招标应邀请关专家参加
（二） 评标组成员投标利害关系
（三） 评标组成员名单招标结果确定前应保密
（四） 项目中投标评标标准方法必须相
（五） 评标标准分技术标准商务标准般包含容：投标价格评标价格质量标准质量理措施组织供应计划售服务投标业绩资信财务状况
（六） 评标组评审认投标文件符合招标文件求时否决投标采购部应重新组织招标已参加次投标单位重新参加投标应收取招标文件费
（七） 评标组应进行秘密评审泄露评审程中标候选推荐情况评标关情况
（八） 评标组招标文件确定评标标准方法投标文件进行评审确定中标候选推荐序
（九） 评标程中评标组求投标投标文件中含义明确容采取书面方式作出必澄清说明超出投标文件范围改变投标文件实质性容
（十） 评标组完成评标应采购部提交评标报告评标组三分二成员意情况通评标报告评标组成员必须评标报告签字意见应明确记载签字方作评标报告附件
第四十条 中标
（） 评标组评审合格投标中排序推荐中标候选
（二） 中标投标应符合列条件：
2． 够限度满足招标文件中规定项综合评价标准
3． 够满足招标文件实质性求评审投标价格低
（三） 公司授权评标组直接确定中标公司理办公会公司领导根评标组提出书面评标报告推荐中标候选序确定中标
（四） 中标确定招标组织应招标文件规定效期书面口头形式通知中标中标结果通知未中标投标
（五） 中标通知发出日起１0日采购部中标应招标文件中标投标文件订立书面合采购部中标行订立背离招标文件实质性容协议
（六） 确定中标拒绝签订合时公司理办公会讨决定确定候补中标签订合
g) 附
第四十二条 手册拟定修改公司采购部负责公司总理审核批准执行
第四十三条 手册公司采购部负责解释
第四十四条 手册公布日起实施
采购理流程
采购计划制订流程
订购流程
采购物品入库检验流程
采购物品领取流程
采购价格台制订流程
采购付款结算流程
新供应商选择流程
供应商理流程
采购招标流程
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