物业档案理
1 档案编号
1 公司编号
重庆日月物业理限公司 编号：RYW
2 部门编号
1） 理部 编号：GL
2) 质部 编号：ZG
3) 财务部 编号：CW
3理部属部门编号
1）客户服务中心 编号：KF
2) 工程部 编号：GC
3）保安部 编号：BA
4年份编号
引年份序号——2000200012002······
5档案编号举例
1） 重庆日月物业理限公司编号：
×××——××——××××——×××
档案编号
类编号
部门编号
理部属部门编号
2）理属部门编号
×××——××——××××——×××
物业理公司编号
部门编号
类编号
档案编号
2 档案分类
1 区分全宗
问题分类法划分全宗分八类
1） 业档案包括：
a) 物品领登记表
b) 物业服务合
c) 签署承诺书
d) 签署房屋交接书
e) 业家庭情况登记表
f) 车辆情况登记表
g) 签署房屋说明书质量保证书
h) 入住验房表
i) 装修申请登记表
j) 装修协议
k) 装修完工验收表
l) 装修图纸装修施工队资料装修应提交资料
m) 应保存业资料
2） 工程档案包括：
a) 物业产权资料（项目开发批准报告规划许证投资许证土合建设工程开工许证红线图等）
b) 综合竣工验收资料（竣工图套建设工程竣工验收报告建设工程竣工验收备案登记证消防验收意见书防雷工程验收合格证供水供电供气合电梯准证等）
c) 施工设计资料（质报告全套设计图纸图纸会审记录设计变更通知单工程预决算报告书重会议记录隐蔽工程验收记录会影响理原始记录等）
d) 应保存工程资料
3） 设备档案包括：
a) 设备台帐
b) 设备合格证
c) 设备说明书
d) 设备安装调试报告
e) 保修卡保修协议
f) 设备运行记录
g) 设备维修保养记录
h) 设备理制度
i) 设备更新改造记录
j) 应保存记录资料
4） 物业理运作档案包括：
a) 物业接记录
b) 外营记录
c) 质量体系文件
d) 物业日常理文件
e) 部门运作相关记录
f) 业违章投诉报修处理记录
g) 回访满意调查记录
h) 偿服务记录
i) 社区文化记录
j) 会议记录
k) 相关运作记录
5） 文书档案包括：
a) 日常文件
b) 日常外文件
6） 合档案包括：
a) 采购合
b) 种营合
c) 物业接种合
d) 保险类合
e) 类合
7） 员工事档案包括：
a) 员工求职登记表
b) 员工入职登记表
c) 员工离职登记表
d) 员工处罚奖励晋级登记表
e) 员工相关复印件
f) 应保存记录
8） 财务档案包括：
a) 固定资产类资料
b) 类报表
c) 物费收费台帐
d) 偿服务费收费台帐
e) 代收代缴费记录
f) 财务应保存记录
2 全宗档案分类原
3 档案形成特点规律出发符合档案形成实际情况保持档案间历史联系应具思想性科学性排性伸宿性
3 立卷编制目录
1 立卷
单份文件相互间联系价值组成案卷档案理员分类法档案盒档案袋文件夹档案分立卷
1） 档案盒档案袋文件夹标贴标签
2） 档案标贴般组织机构名称组成文字＋编号
3） 需档资料属类入档序存放相应档案盒档案袋文件夹
2 编制目录
1） 档案理员档案盒档案袋文件夹首页准备活页档案目录
2） 份档案档时均需该份档案登记档案目录（容包括：序号文件编号文件标题页数发文单位发文日期接收日期档编号备注等项目）中便查阅
4 档案保期限
1 档案保期限分永久保定期保两类
2 部门负责应根部门工作情况部门关标准作业规程档案保存价值进行鉴定标注
5 档案保
1 档案保工作务
1） 便查阅
2） 保证档案安全
3） 防止档案损坏
4） 采取修复技术延长档案寿命
2 档案保责部门
1） 客户中心收费员保财务档案
2） 理办保物业运作档案（公司部分含质量体系文件）公司设备档案工程档案文书（公司部分）合档案员工事档案
3） 工程部保工程档案区物业设备设施档案
4） 客户服务中心保业档案清洁绿化档案
5） 部门常部分档案原档
3 档案保程序
1） 职部门需保资料整理移交档案理员
2） 档案理员该资料登记档案目录中入相应案卷统编号
3） 档案理员定期档案目录输入电脑便查阅
4） 档案原保原件
6 档案密级
档案密级分三级：绝密机密普通
1） 绝密档案包括：合业档案公司重营理决策形成档案财务类档案盒属绝密档案
2） 机密档案包括：员工事档案质量体系文件重会议记录（纪）物业理运作档案属机密档案
3） 普通档案包括：设备档案运行维修记录工程档案工程图纸工作计划总结通报通知等普通性文件属绝密机密档案
7 档案查阅权限
1） 总理查阅公司档案
2） 副总理查阅分工作档案
3） 部门负责查阅该部门档案
4） 员根审批期限查阅关档案
8 档案查阅阅复制
1）查阅阅复制相关档案保员处文件查阅阅复制登记表中登记
2）权限正常手续签字办理
3）权限外机密级（含）档案必须办理审批手续部门档案部门负责批准副总理批准分档案总理批准档案
3）档案阅查阅复制必须规定时间完成逾期需办理延期手续
九档案销毁
1）超保存期限相关档案保负责编制编制销毁清单计划公司副总理总理审批销毁
2）审批超保存期限档案销毁必须指定3起销毁
3）监销员确认销毁误签字确认
9 附录
1）档案目录
2）档案查阅阅复制登记表
3）档案查阅阅复制审批表
4）档案销毁清单
档案目录
序号
文件编号
文件标题
页数
发文单位
发文日期
接收日期
档日期
备注
档案查阅阅复制登记表
序号
姓名
文件标题
档案编号
查阅时间
时间
阅签字
备注
档案查阅阅复制审批表
部门
姓名
职务
档文件名
阅理
否复制
否
时间
年 月 日 年 月 日
审批签字
档案销毁登记表
序号
文件编号
文件标题
页数
属部门
档日期
保日期
销毁日期
备注
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1 档案编号
1 公司编号
重庆日月物业理限公司 编号：RYW
2 部门编号
1） 理部 编号：GL
2) 质部 编号：ZG
3) 财务部 编号：CW
3理部属部门编号
1）客户服务中心 编号：KF
2) 工程部 编号：GC
3）保安部 编号：BA
4年份编号
引年份序号——2000200012002······
5档案编号举例
1） 重庆日月物业理限公司编号：
×××——××——××××——×××
档案编号
类编号
部门编号
理部属部门编号
2）理属部门编号
×××——××——××××——×××
物业理公司编号
部门编号
类编号
档案编号
2 档案分类
1 区分全宗
问题分类法划分全宗分八类
1） 业档案包括：
a) 物品领登记表
b) 物业服务合
c) 签署承诺书
d) 签署房屋交接书
e) 业家庭情况登记表
f) 车辆情况登记表
g) 签署房屋说明书质量保证书
h) 入住验房表
i) 装修申请登记表
j) 装修协议
k) 装修完工验收表
l) 装修图纸装修施工队资料装修应提交资料
m) 应保存业资料
2） 工程档案包括：
a) 物业产权资料（项目开发批准报告规划许证投资许证土合建设工程开工许证红线图等）
b) 综合竣工验收资料（竣工图套建设工程竣工验收报告建设工程竣工验收备案登记证消防验收意见书防雷工程验收合格证供水供电供气合电梯准证等）
c) 施工设计资料（质报告全套设计图纸图纸会审记录设计变更通知单工程预决算报告书重会议记录隐蔽工程验收记录会影响理原始记录等）
d) 应保存工程资料
3） 设备档案包括：
a) 设备台帐
b) 设备合格证
c) 设备说明书
d) 设备安装调试报告
e) 保修卡保修协议
f) 设备运行记录
g) 设备维修保养记录
h) 设备理制度
i) 设备更新改造记录
j) 应保存记录资料
4） 物业理运作档案包括：
a) 物业接记录
b) 外营记录
c) 质量体系文件
d) 物业日常理文件
e) 部门运作相关记录
f) 业违章投诉报修处理记录
g) 回访满意调查记录
h) 偿服务记录
i) 社区文化记录
j) 会议记录
k) 相关运作记录
5） 文书档案包括：
a) 日常文件
b) 日常外文件
6） 合档案包括：
a) 采购合
b) 种营合
c) 物业接种合
d) 保险类合
e) 类合
7） 员工事档案包括：
a) 员工求职登记表
b) 员工入职登记表
c) 员工离职登记表
d) 员工处罚奖励晋级登记表
e) 员工相关复印件
f) 应保存记录
8） 财务档案包括：
a) 固定资产类资料
b) 类报表
c) 物费收费台帐
d) 偿服务费收费台帐
e) 代收代缴费记录
f) 财务应保存记录
2 全宗档案分类原
3 档案形成特点规律出发符合档案形成实际情况保持档案间历史联系应具思想性科学性排性伸宿性
3 立卷编制目录
1 立卷
单份文件相互间联系价值组成案卷档案理员分类法档案盒档案袋文件夹档案分立卷
1） 档案盒档案袋文件夹标贴标签
2） 档案标贴般组织机构名称组成文字＋编号
3） 需档资料属类入档序存放相应档案盒档案袋文件夹
2 编制目录
1） 档案理员档案盒档案袋文件夹首页准备活页档案目录
2） 份档案档时均需该份档案登记档案目录（容包括：序号文件编号文件标题页数发文单位发文日期接收日期档编号备注等项目）中便查阅
4 档案保期限
1 档案保期限分永久保定期保两类
2 部门负责应根部门工作情况部门关标准作业规程档案保存价值进行鉴定标注
5 档案保
1 档案保工作务
1） 便查阅
2） 保证档案安全
3） 防止档案损坏
4） 采取修复技术延长档案寿命
2 档案保责部门
1） 客户中心收费员保财务档案
2） 理办保物业运作档案（公司部分含质量体系文件）公司设备档案工程档案文书（公司部分）合档案员工事档案
3） 工程部保工程档案区物业设备设施档案
4） 客户服务中心保业档案清洁绿化档案
5） 部门常部分档案原档
3 档案保程序
1） 职部门需保资料整理移交档案理员
2） 档案理员该资料登记档案目录中入相应案卷统编号
3） 档案理员定期档案目录输入电脑便查阅
4） 档案原保原件
6 档案密级
档案密级分三级：绝密机密普通
1） 绝密档案包括：合业档案公司重营理决策形成档案财务类档案盒属绝密档案
2） 机密档案包括：员工事档案质量体系文件重会议记录（纪）物业理运作档案属机密档案
3） 普通档案包括：设备档案运行维修记录工程档案工程图纸工作计划总结通报通知等普通性文件属绝密机密档案
7 档案查阅权限
1） 总理查阅公司档案
2） 副总理查阅分工作档案
3） 部门负责查阅该部门档案
4） 员根审批期限查阅关档案
8 档案查阅阅复制
1）查阅阅复制相关档案保员处文件查阅阅复制登记表中登记
2）权限正常手续签字办理
3）权限外机密级（含）档案必须办理审批手续部门档案部门负责批准副总理批准分档案总理批准档案
3）档案阅查阅复制必须规定时间完成逾期需办理延期手续
九档案销毁
1）超保存期限相关档案保负责编制编制销毁清单计划公司副总理总理审批销毁
2）审批超保存期限档案销毁必须指定3起销毁
3）监销员确认销毁误签字确认
9 附录
1）档案目录
2）档案查阅阅复制登记表
3）档案查阅阅复制审批表
4）档案销毁清单
档案目录
序号
文件编号
文件标题
页数
发文单位
发文日期
接收日期
档日期
备注
档案查阅阅复制登记表
序号
姓名
文件标题
档案编号
查阅时间
时间
阅签字
备注
档案查阅阅复制审批表
部门
姓名
职务
档文件名
阅理
否复制
否
时间
年 月 日 年 月 日
审批签字
档案销毁登记表
序号
文件编号
文件标题
页数
属部门
档日期
保日期
销毁日期
备注
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