某物业理公司制度汇编档案理制度
编制手册目予公司级员工工作参考尤指导公司办公文件档案理手册容基公司环境条件实际施行细节允许作局部变动公司指示定
手册容：
公司档案理制度 二公司档案保
档案理规定
1 公司物业工程档案资料规定(包括代理)负责监督保理处文员专职文件存档注记工作
2 关验收档案图业住户资料理制度合约附件设备设施档案保养制度财务报告员工事资料等档案求集中存档文件柜求锁未许动
3 档案资料必须公司规定求存档做图袋文夹报告类文件编目录索引档案类文件存档文件清单编号目录
4 档案目录存档文件清单季度报公司备案
5 档案历调职离时应公司接者办理移交手续确认前方离
6 档案日常需常局部应复印备份原件存放档案中意
7 工作需阅复印专局部档案资料需书面确认违反作泄密处理
8 公司定期巡查述规定提求落实情况符合求保责作适处分
9 档案资料保导致遗失泄密理重影响损害公司利益公司视情节轻重追究事责保存追究法律责权利
二理保密规定
1 理处工作范围公司部资料业户单元理处员工资料载通讯址联系 购租合约金额特条款公司部情况业户情况等均属工作保密范围
2 业户员工资料统存放理处办公室文件柜中理处秘书专负责备注记录存档等工作周审核工作员未许禁止查阅
3 理处文件柜备钥匙保秘书需告假时指定授权士方代执行事务
4 工作需放置办公室监控中心接处业户联系 员工联系 址等必须隐蔽放置张贴显眼处外泄
5 公司制定类规章制度工作指引理处统保高级理员级员阅(须办理阅手续)次限时周实行阅目指引员工工作员工培训严禁形式抄袭复印
6 理处发布类通知通告应限定时效时收回
7 员工应具维护隐私权利法律意识动公司户保守秘密士正常探行应坚决拒绝理处报告
8 员工执行保密规定致公司业户理员工利益受良侵害公司员工守关规定重处分事承导致全部法律责
档案理
档案资料
1 验收档案
1) 土建设备安装竣工资料(图纸设备资料)
2) 设施设备质检消防劳动局公安音理等部门验收合格文件
3) 机电设备保养合约
4) 公区域设施设备验收记录(理公司)
5) 公区域设施设备移交记录(开展商承包商理公司)
6) 单元验收移交记录(承包商业理公司)
2 二次装修档案
1) 户单元二次装修图审批手续
2) 二次装修期间理处监督检查资料
3 住户资料
1) 业入伙情况记录
2) 业(租户)情况登记(包括名称单元号联系建筑面积交接单入伙时间租期限等)
4 理文汇编
1) 理合理公约户手册等统装订成册
2) 类理规章制度装修规定等
3) 项理分包合约
5 设备维修保养类
1) 类设施设备专门维修保养制度应急措施
2) 类设施设备独立维修档案日常巡检维修记录
3) 部位变配电间监控中心等应工作日记交接班记录巡视记录员进出记录
4) 理处户维修报修单维修应回访记录
6 设施设备检测类
1) 变配电间供电部门定期电气测试报告记录
2) 生活水箱定期清洗消毒存记录清洗卫生部门水质检测报告清洗工作应效体检证明
3) 消防泵道应定期试机换水记录烟感温感探头应定期测试工作记录
4) 设施设备检测记录资料
7 理处运作类
1) 理处正式文件应电脑印操作规定电脑档号存档目录记录
2) 理费收缴情况
3) 理费财务报告
4) 物业理处运作报告
Ø 理处会议记录(包括部开展商业委员会)
Ø 理处值班记录
Ø 保安值班记录
Ø 设备值班巡检记录
Ø 理工作方案报告
Ø 工程设备理方案报告
Ø 理处信函
Ø 户报修投诉处理记录
Ø 承包商维修保养工作情况记录
二档案存档求
资料容
文档名称
存档求
目录索引
1 土建设备安装竣工资料
竣工图资料
图纸档案盒(蓝色)
数量：类建立
张图纸名称索引
2 设施设备质检消防等部门验收文件
审验文件
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
设施设备单项设索引
3 机电设备保养合约
设备保养合约
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
设施设备单项设索引
4 公区域设备设备验收记录
公区域验收记录
图纸档案盒
数量：量定
区域设备名称设索引
5 公区域设备移交记录
公区域移交记录
图纸档案盒
数量：量定
区域设备名称设索引
6 单元验收移交记录
单元验收移交记录
图纸档案盒
数量：量定
单元设目录索引
7 户单元二次装修图审批手续
二次装修审批记录
图纸档案盒
数量：量定
单元设目录索引
8 二次装修监督检查资料
二次装修监督记录
图纸档案盒
数量：量定
单元设目录索引
入伙情况记录
入伙情况记录
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
月作报表作索引
10 业住户租户情况记录
业户情况记录
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
序存档作索引
11 理合约公约户手册汇编
理文汇编
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
文分类索引
12理规章制度装修规定
规章制度汇编
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
文分类索引
13理分包合约
理公包合约
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
14设施设备维修保养制度应急措施
维修保养制度
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
15设施设备维修档案
设备维修档案
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
16设施设备检测记录
设备检测记录
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
17理财务报告
财务报告
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
月报告存放作索引
18理费收缴情况记录
理费收缴记录
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
19理报告
理报告
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
文档香网(httpswwwxiangdangnet)户传
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编制手册目予公司级员工工作参考尤指导公司办公文件档案理手册容基公司环境条件实际施行细节允许作局部变动公司指示定
手册容：
公司档案理制度 二公司档案保
档案理规定
1 公司物业工程档案资料规定(包括代理)负责监督保理处文员专职文件存档注记工作
2 关验收档案图业住户资料理制度合约附件设备设施档案保养制度财务报告员工事资料等档案求集中存档文件柜求锁未许动
3 档案资料必须公司规定求存档做图袋文夹报告类文件编目录索引档案类文件存档文件清单编号目录
4 档案目录存档文件清单季度报公司备案
5 档案历调职离时应公司接者办理移交手续确认前方离
6 档案日常需常局部应复印备份原件存放档案中意
7 工作需阅复印专局部档案资料需书面确认违反作泄密处理
8 公司定期巡查述规定提求落实情况符合求保责作适处分
9 档案资料保导致遗失泄密理重影响损害公司利益公司视情节轻重追究事责保存追究法律责权利
二理保密规定
1 理处工作范围公司部资料业户单元理处员工资料载通讯址联系 购租合约金额特条款公司部情况业户情况等均属工作保密范围
2 业户员工资料统存放理处办公室文件柜中理处秘书专负责备注记录存档等工作周审核工作员未许禁止查阅
3 理处文件柜备钥匙保秘书需告假时指定授权士方代执行事务
4 工作需放置办公室监控中心接处业户联系 员工联系 址等必须隐蔽放置张贴显眼处外泄
5 公司制定类规章制度工作指引理处统保高级理员级员阅(须办理阅手续)次限时周实行阅目指引员工工作员工培训严禁形式抄袭复印
6 理处发布类通知通告应限定时效时收回
7 员工应具维护隐私权利法律意识动公司户保守秘密士正常探行应坚决拒绝理处报告
8 员工执行保密规定致公司业户理员工利益受良侵害公司员工守关规定重处分事承导致全部法律责
档案理
档案资料
1 验收档案
1) 土建设备安装竣工资料(图纸设备资料)
2) 设施设备质检消防劳动局公安音理等部门验收合格文件
3) 机电设备保养合约
4) 公区域设施设备验收记录(理公司)
5) 公区域设施设备移交记录(开展商承包商理公司)
6) 单元验收移交记录(承包商业理公司)
2 二次装修档案
1) 户单元二次装修图审批手续
2) 二次装修期间理处监督检查资料
3 住户资料
1) 业入伙情况记录
2) 业(租户)情况登记(包括名称单元号联系建筑面积交接单入伙时间租期限等)
4 理文汇编
1) 理合理公约户手册等统装订成册
2) 类理规章制度装修规定等
3) 项理分包合约
5 设备维修保养类
1) 类设施设备专门维修保养制度应急措施
2) 类设施设备独立维修档案日常巡检维修记录
3) 部位变配电间监控中心等应工作日记交接班记录巡视记录员进出记录
4) 理处户维修报修单维修应回访记录
6 设施设备检测类
1) 变配电间供电部门定期电气测试报告记录
2) 生活水箱定期清洗消毒存记录清洗卫生部门水质检测报告清洗工作应效体检证明
3) 消防泵道应定期试机换水记录烟感温感探头应定期测试工作记录
4) 设施设备检测记录资料
7 理处运作类
1) 理处正式文件应电脑印操作规定电脑档号存档目录记录
2) 理费收缴情况
3) 理费财务报告
4) 物业理处运作报告
Ø 理处会议记录(包括部开展商业委员会)
Ø 理处值班记录
Ø 保安值班记录
Ø 设备值班巡检记录
Ø 理工作方案报告
Ø 工程设备理方案报告
Ø 理处信函
Ø 户报修投诉处理记录
Ø 承包商维修保养工作情况记录
二档案存档求
资料容
文档名称
存档求
目录索引
1 土建设备安装竣工资料
竣工图资料
图纸档案盒(蓝色)
数量：类建立
张图纸名称索引
2 设施设备质检消防等部门验收文件
审验文件
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
设施设备单项设索引
3 机电设备保养合约
设备保养合约
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
设施设备单项设索引
4 公区域设备设备验收记录
公区域验收记录
图纸档案盒
数量：量定
区域设备名称设索引
5 公区域设备移交记录
公区域移交记录
图纸档案盒
数量：量定
区域设备名称设索引
6 单元验收移交记录
单元验收移交记录
图纸档案盒
数量：量定
单元设目录索引
7 户单元二次装修图审批手续
二次装修审批记录
图纸档案盒
数量：量定
单元设目录索引
8 二次装修监督检查资料
二次装修监督记录
图纸档案盒
数量：量定
单元设目录索引
入伙情况记录
入伙情况记录
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
月作报表作索引
10 业住户租户情况记录
业户情况记录
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
序存档作索引
11 理合约公约户手册汇编
理文汇编
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文分类索引
12理规章制度装修规定
规章制度汇编
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
文分类索引
13理分包合约
理公包合约
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
14设施设备维修保养制度应急措施
维修保养制度
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
15设施设备维修档案
设备维修档案
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中
16设施设备检测记录
设备检测记录
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17理财务报告
财务报告
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月报告存放作索引
18理费收缴情况记录
理费收缴记录
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19理报告
理报告
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