八公司文书处理制度
（）总
第条 范围
公司文书处理均制度执行特殊情况应急处理事须制度补齐关手续
第二条 定义
制度指文书包括容：
1．高层决策文书基层达文件
2．部门会议文书转阅文件
3．合书证券证书劳动协议书
4．志愿书违约收文公文专利证明注册登记文书
5．收支预算决算书账票证种明细表种规定计划书
6．书信电报命书意见书
7．种报告种统计表
中12项文书处理原会议决定处理
第三条 类划分
述文书机密程度划分类：
1．机密文书
（1）绝密
（2）秘密
（3）保密
2．普通文书机密文书外文书
3．文书公开发行书籍杂志报纸调查资料类印刷品复印誊写物品
第四条 适原
（二）文书收发
第五条 收发
达公司文书原总务部者行规定部门接受文书列原处置送发：
1．普通文书全部接受部门开启开封启封时编文书收发编号注明收发日期文书登记簿作登记接受部门者指定文书保员送交关部门关员文书事必须签名盖章领取文书涉特事项文书简化登记手续
2．绝密文书亲启文书必须直接送交事者文书事者开封处置
第六条 制度时间外处理
1．值班员够判定紧急重文书者直接写公司高层领导文书应立通知秘书室次重文书需通知收发室指示处理
2．达文书值班员必须作登记第工作日早晨转交收发室
第七条 收发决定
文书接受转交登记领取事宜必须收发室做出决定指示
第八条 设立信
文书接受处理程中部门间常需相互传递文书文书档案室设名信回传递类文书
（三）文书处理
第九条 处理原
文书处理基原准确时明确文书处理责者
第十条 成文原
重交涉必须形成文书形成记录情况特殊必须事追忆形成备忘录
第十条 特例
重事项者通电话会面等简单形式处理事项需事处理结果点记录
第十二条 处理手续
领取文书部门列规定时予处理
1．重事项者异常事项应立部门做出报告逐级请示必情况必须部门取联系等候级指示处理文书中涉关事项
2．果文书中涉事项部门关必须部门取联系达成致意见行事
3．具体处理时果认必请部门做出配合部门提供配合需定时间种情况应事先征方意见
4．果事情涉两部门难判断部门出面持时应听取部门处理意见
第十三条 防止拖延
文书档案部门责督促关部门处理文书指定事项防止文书处理延迟停顿发生延迟停顿现象应立交文书档案部门处理
第十四条 重文书保
机绝密文书重文件必须存放带锁档案文件柜中予严格保
文件柜存放必须选择发生意外时够安全迅速转移出放容易发现醒目位置
（四）文书制作
第十五条 纸规格
制作文书纸特殊情况外原采规格
第十六条 字句
文书应简单明文体记述采标准简体汉字避免艰涩词句
第十七条 文体
全部文书律采书面文体
第十八条 复印
绝密文书未认擅制作复印副特必情况必须注明包括正复印少份送部门等等
第十九条 署名
文书发送转交时必须列求署名特殊情况专项指示情况外
1．代表公司名义缔结合书公文公司公告政府机构提交报告全部署名董事会代表
2．外广告宣传采公司名称
3．外文书署相关业务部门名称部门理职务姓名
重文书需署办姓名
（五）文书整理
第二十条 编写符号
种文书必须整理求编写符号表示文书类符号编辑数字符号文书排序便检索
第二十条 文书符号编号列规定：
1．表示部门名称符号部门名称第汉字制造部门工艺室制工表示
2．文书类直接绝密密等字样表示
3．种文书先序然数排序编号
4．文书名称文书追加组然数隔开制工密0015001编号年度更新
第二十二条 填写文书登记簿
文书符号编号必须填写文书登记簿
第二十三条 整理
文书处理完结文书符号编号进行编辑整理部分没必查询翻阅类进行类需常查阅文书文书处理已结束文书效没终结需单独整理
第二十四条 保
文书整理量重文件直接送总务部门保少量重文书定期限责部门妥善保
（六）文书送发交接
第二十五条 部门
全部文书发送交接总务部负责特殊情况公司文书送发交接相应部门负责
第二十六条 绝密亲启文书
绝密亲启文书必须加封封面加盖转交邮寄面呈
字样印章
第二十七条 转交邮寄予面呈
送交重文书必须封面加盖转交邮寄面呈字样印章分表示专职传递员外员转交书信接受者情况留文书嘱咐指定传递者面呈交文书通邮寄传递文书必须指定传递者面呈交文书
第二十八条 填写送发登记簿
送发文书转交邮寄面呈分填写送发登记簿
面呈文书必须相应备注栏目注明送交程点领取文书事签名盖章
（七）文书存档废
第二十九条 存档
公司总部行政室文书整理符号编号进行编辑档
第三十条 编辑
行政室年度重部门整理编号文书进行汇总分编装订成册存入档案会计文书会计年度编辑成册太重文书必文书类编辑需年度汇集成册
第三十条 分编标准
存档文书部门文书符号独立分编成册
第三十二条 保存期限
保存期限列规定确定：
1．永久保存属规指令决议诉讼重契约证书统计会计文书员工事劳资文书永久保存文书
2．保存十年类似永久保存文件性质没必永久保存文书合议书志愿书违约书公文复命书报告书重信函等等保存十年
3．保存五年保存期编辑日起算次重没必保存十年文书保存五年
第三十三条 废
保存期满者保存期没必继续保存文书应时予废销毁废必须关部门合议报总裁认文秘室执行
果废没疑义应刻予废销毁
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（）总
第条 范围
公司文书处理均制度执行特殊情况应急处理事须制度补齐关手续
第二条 定义
制度指文书包括容：
1．高层决策文书基层达文件
2．部门会议文书转阅文件
3．合书证券证书劳动协议书
4．志愿书违约收文公文专利证明注册登记文书
5．收支预算决算书账票证种明细表种规定计划书
6．书信电报命书意见书
7．种报告种统计表
中12项文书处理原会议决定处理
第三条 类划分
述文书机密程度划分类：
1．机密文书
（1）绝密
（2）秘密
（3）保密
2．普通文书机密文书外文书
3．文书公开发行书籍杂志报纸调查资料类印刷品复印誊写物品
第四条 适原
（二）文书收发
第五条 收发
达公司文书原总务部者行规定部门接受文书列原处置送发：
1．普通文书全部接受部门开启开封启封时编文书收发编号注明收发日期文书登记簿作登记接受部门者指定文书保员送交关部门关员文书事必须签名盖章领取文书涉特事项文书简化登记手续
2．绝密文书亲启文书必须直接送交事者文书事者开封处置
第六条 制度时间外处理
1．值班员够判定紧急重文书者直接写公司高层领导文书应立通知秘书室次重文书需通知收发室指示处理
2．达文书值班员必须作登记第工作日早晨转交收发室
第七条 收发决定
文书接受转交登记领取事宜必须收发室做出决定指示
第八条 设立信
文书接受处理程中部门间常需相互传递文书文书档案室设名信回传递类文书
（三）文书处理
第九条 处理原
文书处理基原准确时明确文书处理责者
第十条 成文原
重交涉必须形成文书形成记录情况特殊必须事追忆形成备忘录
第十条 特例
重事项者通电话会面等简单形式处理事项需事处理结果点记录
第十二条 处理手续
领取文书部门列规定时予处理
1．重事项者异常事项应立部门做出报告逐级请示必情况必须部门取联系等候级指示处理文书中涉关事项
2．果文书中涉事项部门关必须部门取联系达成致意见行事
3．具体处理时果认必请部门做出配合部门提供配合需定时间种情况应事先征方意见
4．果事情涉两部门难判断部门出面持时应听取部门处理意见
第十三条 防止拖延
文书档案部门责督促关部门处理文书指定事项防止文书处理延迟停顿发生延迟停顿现象应立交文书档案部门处理
第十四条 重文书保
机绝密文书重文件必须存放带锁档案文件柜中予严格保
文件柜存放必须选择发生意外时够安全迅速转移出放容易发现醒目位置
（四）文书制作
第十五条 纸规格
制作文书纸特殊情况外原采规格
第十六条 字句
文书应简单明文体记述采标准简体汉字避免艰涩词句
第十七条 文体
全部文书律采书面文体
第十八条 复印
绝密文书未认擅制作复印副特必情况必须注明包括正复印少份送部门等等
第十九条 署名
文书发送转交时必须列求署名特殊情况专项指示情况外
1．代表公司名义缔结合书公文公司公告政府机构提交报告全部署名董事会代表
2．外广告宣传采公司名称
3．外文书署相关业务部门名称部门理职务姓名
重文书需署办姓名
（五）文书整理
第二十条 编写符号
种文书必须整理求编写符号表示文书类符号编辑数字符号文书排序便检索
第二十条 文书符号编号列规定：
1．表示部门名称符号部门名称第汉字制造部门工艺室制工表示
2．文书类直接绝密密等字样表示
3．种文书先序然数排序编号
4．文书名称文书追加组然数隔开制工密0015001编号年度更新
第二十二条 填写文书登记簿
文书符号编号必须填写文书登记簿
第二十三条 整理
文书处理完结文书符号编号进行编辑整理部分没必查询翻阅类进行类需常查阅文书文书处理已结束文书效没终结需单独整理
第二十四条 保
文书整理量重文件直接送总务部门保少量重文书定期限责部门妥善保
（六）文书送发交接
第二十五条 部门
全部文书发送交接总务部负责特殊情况公司文书送发交接相应部门负责
第二十六条 绝密亲启文书
绝密亲启文书必须加封封面加盖转交邮寄面呈
字样印章
第二十七条 转交邮寄予面呈
送交重文书必须封面加盖转交邮寄面呈字样印章分表示专职传递员外员转交书信接受者情况留文书嘱咐指定传递者面呈交文书通邮寄传递文书必须指定传递者面呈交文书
第二十八条 填写送发登记簿
送发文书转交邮寄面呈分填写送发登记簿
面呈文书必须相应备注栏目注明送交程点领取文书事签名盖章
（七）文书存档废
第二十九条 存档
公司总部行政室文书整理符号编号进行编辑档
第三十条 编辑
行政室年度重部门整理编号文书进行汇总分编装订成册存入档案会计文书会计年度编辑成册太重文书必文书类编辑需年度汇集成册
第三十条 分编标准
存档文书部门文书符号独立分编成册
第三十二条 保存期限
保存期限列规定确定：
1．永久保存属规指令决议诉讼重契约证书统计会计文书员工事劳资文书永久保存文书
2．保存十年类似永久保存文件性质没必永久保存文书合议书志愿书违约书公文复命书报告书重信函等等保存十年
3．保存五年保存期编辑日起算次重没必保存十年文书保存五年
第三十三条 废
保存期满者保存期没必继续保存文书应时予废销毁废必须关部门合议报总裁认文秘室执行
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