关机关公文格式调研报告
公文格式规范化办公动化客观求充分发挥公文作维护公文严肃性权威性必条件标准规范公文格式仅利公文撰拟制作利公文处理理档查阅利具积极作2012年4月16日中中央办公厅国务院办公厅关印发政机关公文处理工作条例通知（中办发〔2012〕14号）行政机关公文格式做出严格规定求规范公文格式提高公文质量起作公文没严格求做存意性造成公文格式规范严重影响公文严肃性公正性影响公文质量效必须引起高度重视
公文格式中常出现规范现象
（）发文字号标准规范发文字号重作分类存档方便查阅具特区分意义旦设置具定范围唯性独性条例规定发文字号发文机关代字年份序号组成实际工作中单位机关简称直接作机关代字致文号太长联合行文时出现发文字号单位发文字号年份圆括号（）括入规范六角括号〔〕字号字体3号标宋体字楷体黑体公文违反发文字号序号编虚位（编001）加第字规定出现×发〔×〕OO×发×发〔×〕第×号等规范格式
（二）公文标题规范条例规定：公文标题发文机关名称公文题文种组成公文标题应准确简概括公文容标明公文种类般应标明发文机关单位规范做法：标题中标明发文机关二标题滥符号标题中种标点符号较逗号顿号书名号等
（三）引文号规范条例规定：引公文应先引标题引发文字号求引公文准确意简化二完整注意排列序单位公文中前倒置先引文号引标题引文号引标题引标题引文号书写应注意必须发文字号素圆括号括入标注形式出现例×办发〔20×〕12号文关×通知引文号方法符合规定正确引方式应关×通知（×办发〔20×〕12号）
（四）结构层次序数规范条例第二十五条第（九）项规定：公文中数字成文日期部分结构层次序数词词组惯语缩略语具修辞色彩句中作词素数字必须汉字外应阿拉伯数字规范结构层次序数求第层第二层（二）第三层1第四层（1）中常出现问题：层次序颠倒位序数位序数倒置二层次跳成（）1等
（五）成文日期标识规范常出现问题：未汉字年月日标全阿拉伯数字表达年份成文日期标成2o×年2月1日O写0零二五年写成×年等三标注位置太低太高印章距正文太远盖压正文四拟文日期作成文日期五修改日期送签日期作成文日期六联合行文办机关签发日期作成文日期
（六）印章加盖规范印章公文制发机关公文负责证必须规范便常出现规范现象加盖印章规定行政公文会议纪外必须加盖印章正式公文盖印二印章盖符合求歪斜盖正文三印章未居中压成文时间盖印距正文太远四单机关制发公文落款处署制发机关名称印章盖公文制发机关名称位置
（七）附件标注规范表现：附件正文间隔附件顶格标识二批转转发印发容作附件处理三附件说明附件标题致附件序号汉语数字标识附件名称加标点符号五附件附注区分清印发文件时附件附注全作附件导致关系确认错误
（八）附注标注规范附注注释说明公文中区域便说明种事项数单位格式容解起常常放正文求应成立日期行空2字加括号标项
（九）抄送机关标识域规范抄送机关标识域标识送机关外需执行知晓公文机关机关公文已送级机关时抄送该部门领导抄送标识域常出现抄报顶格标识抄送回行时抄送齐名称加句号等规范问题
（十）公文中表格规范公文表格页码混文字页页码放置表格单双页码表头排放意规定横排表格单页码应置表左角双页码应置表左角单页码表头订口边双页码表头切口边实际工作中常常混淆
（十）版记规范常出现规范做法：没版记部门公文格式相规范没版记二版记位置三批转转发印发容附件前篇公文分成两部分四画版记三条黑色反线五印发机关印发日期等项目顶格印左空少印发日期混成文日期汉语数字标识
（十二）发文机关标识规范条例规定发文机关标识发文机关全称规范化简称加文件组成特定公文标识发文机关全称规范化简称机关发文机关标识统规范行文没留指示域批示域符合规定二行文行文行文版头三未红头正式发文形式白纸制发公文种种严重削弱公文权威性严肃性
二影响公文格式规范原
（）受传统观念影响然新条例已出台年单位公文格式袭年做法新条例规定：级机关重行文应时抄送直接级机关抄报抄送统改抄送日常公文处理程中发现取消抄报统抄送容易事机关单位示领导机关尊重惯延抄报
（二）思想认识位公文办理员公文格式重性认识够公文处理员办理公文程中责心强新条例熟悉公文格式规范化意义作宣传力度够单位领导公文重性认识够解公文处理规范求部门领导重视公文格式甚直接干涉领导意图办理公文
（三）公文审核关严公文处理程序规范未建立健全公文处理规章制度规范化理程序特审核关制度够完善致公文制作规范单位未形成统公文格式实践中公文制作者草拟公文时发挥守规审核原性细负责领导签发时碍情面忙事务常常忽视公文格式审核关督查避免导致公文中出现规范问题
（四）公文员素质提高公文处理员未系统培训学懂公文格式公文处理方面规章制度太解公文印制规熟悉需全面提高公文处理员整体素质
三规范公文格式策
（）加强领导提高思想认识规范公文格式防止格式意性维护规范体式进步提高公文处理效率推动机关正常工作开展着十分重意义级领导机关工作员高度认识规范公文格式重意义级加强公文处理工作领导仅明确分领导安排业务精责心强文秘员专职事公文审核办公室工作员带头学公文知识模范遵守提高认识增强做公文格式规范化工作觉性
（二）健全制度规范办文程序建立行效理制度保证公文格式规范化重措施公文处理环节关公文起草审核审批拟办校印刷等必须建立严格制度规范明确环节权限责严格公文处理流程实现公文处理工作规范化制度化科学化
（三）加强学提高员素质全面提高公文办理员素质规范公文格式项基础性建设提高认识思想重视公文格式规范化工作事公文办理员抱着高度负责态度精益求精精神增强事业心责感二加强身建设注重理学善挤时间刻苦钻研掌握必基础知识精深专业知识熟悉公文处理方面知识提高业务水三加强员队伍培养培养熟悉公文处理规定理素养文字功底公文处理员四办公室设立公文处理公文审核专门岗位专职员专门负责公文审核关员五保持公文处理员相关稳定性
（四）加强督查保证公文质量行政机关加强级机关单位公文处理工作指导监督检查公文处理程中强化审核监督环节制定严格办文程序公文处理中做级审核层层关严格规定求加强公文格式规范化理指导维护公文严肃性权威性定期组织业务培训学交流学鉴验做法开展研讨交流活动断提高公文处理员思想素质业务水定期组织公文处理质量检查设立考核考评奖惩制度断提高公文质量
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公文格式规范化办公动化客观求充分发挥公文作维护公文严肃性权威性必条件标准规范公文格式仅利公文撰拟制作利公文处理理档查阅利具积极作2012年4月16日中中央办公厅国务院办公厅关印发政机关公文处理工作条例通知（中办发〔2012〕14号）行政机关公文格式做出严格规定求规范公文格式提高公文质量起作公文没严格求做存意性造成公文格式规范严重影响公文严肃性公正性影响公文质量效必须引起高度重视
公文格式中常出现规范现象
（）发文字号标准规范发文字号重作分类存档方便查阅具特区分意义旦设置具定范围唯性独性条例规定发文字号发文机关代字年份序号组成实际工作中单位机关简称直接作机关代字致文号太长联合行文时出现发文字号单位发文字号年份圆括号（）括入规范六角括号〔〕字号字体3号标宋体字楷体黑体公文违反发文字号序号编虚位（编001）加第字规定出现×发〔×〕OO×发×发〔×〕第×号等规范格式
（二）公文标题规范条例规定：公文标题发文机关名称公文题文种组成公文标题应准确简概括公文容标明公文种类般应标明发文机关单位规范做法：标题中标明发文机关二标题滥符号标题中种标点符号较逗号顿号书名号等
（三）引文号规范条例规定：引公文应先引标题引发文字号求引公文准确意简化二完整注意排列序单位公文中前倒置先引文号引标题引文号引标题引标题引文号书写应注意必须发文字号素圆括号括入标注形式出现例×办发〔20×〕12号文关×通知引文号方法符合规定正确引方式应关×通知（×办发〔20×〕12号）
（四）结构层次序数规范条例第二十五条第（九）项规定：公文中数字成文日期部分结构层次序数词词组惯语缩略语具修辞色彩句中作词素数字必须汉字外应阿拉伯数字规范结构层次序数求第层第二层（二）第三层1第四层（1）中常出现问题：层次序颠倒位序数位序数倒置二层次跳成（）1等
（五）成文日期标识规范常出现问题：未汉字年月日标全阿拉伯数字表达年份成文日期标成2o×年2月1日O写0零二五年写成×年等三标注位置太低太高印章距正文太远盖压正文四拟文日期作成文日期五修改日期送签日期作成文日期六联合行文办机关签发日期作成文日期
（六）印章加盖规范印章公文制发机关公文负责证必须规范便常出现规范现象加盖印章规定行政公文会议纪外必须加盖印章正式公文盖印二印章盖符合求歪斜盖正文三印章未居中压成文时间盖印距正文太远四单机关制发公文落款处署制发机关名称印章盖公文制发机关名称位置
（七）附件标注规范表现：附件正文间隔附件顶格标识二批转转发印发容作附件处理三附件说明附件标题致附件序号汉语数字标识附件名称加标点符号五附件附注区分清印发文件时附件附注全作附件导致关系确认错误
（八）附注标注规范附注注释说明公文中区域便说明种事项数单位格式容解起常常放正文求应成立日期行空2字加括号标项
（九）抄送机关标识域规范抄送机关标识域标识送机关外需执行知晓公文机关机关公文已送级机关时抄送该部门领导抄送标识域常出现抄报顶格标识抄送回行时抄送齐名称加句号等规范问题
（十）公文中表格规范公文表格页码混文字页页码放置表格单双页码表头排放意规定横排表格单页码应置表左角双页码应置表左角单页码表头订口边双页码表头切口边实际工作中常常混淆
（十）版记规范常出现规范做法：没版记部门公文格式相规范没版记二版记位置三批转转发印发容附件前篇公文分成两部分四画版记三条黑色反线五印发机关印发日期等项目顶格印左空少印发日期混成文日期汉语数字标识
（十二）发文机关标识规范条例规定发文机关标识发文机关全称规范化简称加文件组成特定公文标识发文机关全称规范化简称机关发文机关标识统规范行文没留指示域批示域符合规定二行文行文行文版头三未红头正式发文形式白纸制发公文种种严重削弱公文权威性严肃性
二影响公文格式规范原
（）受传统观念影响然新条例已出台年单位公文格式袭年做法新条例规定：级机关重行文应时抄送直接级机关抄报抄送统改抄送日常公文处理程中发现取消抄报统抄送容易事机关单位示领导机关尊重惯延抄报
（二）思想认识位公文办理员公文格式重性认识够公文处理员办理公文程中责心强新条例熟悉公文格式规范化意义作宣传力度够单位领导公文重性认识够解公文处理规范求部门领导重视公文格式甚直接干涉领导意图办理公文
（三）公文审核关严公文处理程序规范未建立健全公文处理规章制度规范化理程序特审核关制度够完善致公文制作规范单位未形成统公文格式实践中公文制作者草拟公文时发挥守规审核原性细负责领导签发时碍情面忙事务常常忽视公文格式审核关督查避免导致公文中出现规范问题
（四）公文员素质提高公文处理员未系统培训学懂公文格式公文处理方面规章制度太解公文印制规熟悉需全面提高公文处理员整体素质
三规范公文格式策
（）加强领导提高思想认识规范公文格式防止格式意性维护规范体式进步提高公文处理效率推动机关正常工作开展着十分重意义级领导机关工作员高度认识规范公文格式重意义级加强公文处理工作领导仅明确分领导安排业务精责心强文秘员专职事公文审核办公室工作员带头学公文知识模范遵守提高认识增强做公文格式规范化工作觉性
（二）健全制度规范办文程序建立行效理制度保证公文格式规范化重措施公文处理环节关公文起草审核审批拟办校印刷等必须建立严格制度规范明确环节权限责严格公文处理流程实现公文处理工作规范化制度化科学化
（三）加强学提高员素质全面提高公文办理员素质规范公文格式项基础性建设提高认识思想重视公文格式规范化工作事公文办理员抱着高度负责态度精益求精精神增强事业心责感二加强身建设注重理学善挤时间刻苦钻研掌握必基础知识精深专业知识熟悉公文处理方面知识提高业务水三加强员队伍培养培养熟悉公文处理规定理素养文字功底公文处理员四办公室设立公文处理公文审核专门岗位专职员专门负责公文审核关员五保持公文处理员相关稳定性
（四）加强督查保证公文质量行政机关加强级机关单位公文处理工作指导监督检查公文处理程中强化审核监督环节制定严格办文程序公文处理中做级审核层层关严格规定求加强公文格式规范化理指导维护公文严肃性权威性定期组织业务培训学交流学鉴验做法开展研讨交流活动断提高公文处理员思想素质业务水定期组织公文处理质量检查设立考核考评奖惩制度断提高公文质量
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