辽宁省档案局文件
辽档 〔
2017
〕
7
号
辽宁省档案局关印发 辽宁省档文件
整理实施细 通知
市档案局省 (中)直单位档案部门
贯彻中华民国档案行业标准 档文件整理规
(
DA
T22
—
2015
)进步规范档文件整理方法
提高档案理信息化水结合省工作实际重新修
订 辽宁省档文件整理实施细现印发请
结合区部门实际贯彻落实
辽宁省档案局
2017
年
6
月
30
日
—
1
—
辽宁省档文件整理实施细
第章
总
第条
根中华民国档案行业标准档文件
整理规(
DA
T22
—
2015
)求结合辽宁省工作实际
现修订辽宁省档文件整理实施细(简称细)
第二条
细指档文件指立档单位
职活动中形成办理完毕应作文书档案保存文件
材料包括纸质电子文件材料
第三条
细规定档文件件单位进行
分类排列编号编目等 (纸质档文件包括修整装
订装盒排架电子文件包括格式转换元数收集
档数包组织存储等)具体整理方法
第四条
档文件整理应遵循文件形成规律保持
文件间机联系区分价值便保利确保
齐全完整准确符合文档体化理求便计算机理
计算机辅助理保证纸质文件电子文件整理协调统
第二章
实施范围
第五条
细适辽宁省级政机关社会
—
2
—
团体社会组织
第六条
企事业单位关群工作行政理营
理生产技术理等档文件材料整理工作参考
细执行
第三章
档文件整理组织工作
第七条
立档单位工作中形成具保存价值文
件材料均文书处理部门业务部门时收集齐全进行
整理定期单位档案部门档
第八条
立档单位根 机关文件材料档范围文
书档案保期限规定(国家档案局令第
8
号)关档案
理求结合实际制定单位文件材料档范围文书
档案保期限
第九条
承担档文件整理工作部门员应严格遵
单位文件材料档范围文书档案保期限关规定
做文件材料时收集整理工作办安全保
第四章
档文件分类
第十条
档文件分类指全宗档文件实体分
类包括选择分类方法制定分类方案文件类等工作
立档单位应档文件进行科学分类全宗应保持分类
方案致性稳定性
—
3
—
第十条
档文件原采年度—保期限—机构
(问题)等方法进行分类规模较公文办理程序适
机构 (问题)分类立档单位采年度—保期限等
方法进行分类
第十二条
年度分类指文件形成年度分
类文件签发日期 (落款日期)文件属年度
()跨年度形成文件分类般应文件签发日期
准视情况作处理计划总结预算统计报
表表彰先进法规性文件等容涉年度文件统
文件签发日期判定属年度跨年度形成会议文件
入闭幕年跨年度办理文件入办结年形成年度法
考证时年度档年度附注项加说明
(二)专门年度单位 (教学单位等)形成文件
应专门年度进行分类
(三)文件没标注日期需分析文件容制成
材料格式字体种标识考证推断文件准确
日期似日期年度合理类
第十三条
保期限分类指文件划定保
期限分类
第十四条
机构分类指根文件形成承办机构
档文件进行分类采机构分类法原机构设
置类机构名称类名采机构分类法时采
—
4
—
问题分类法
()业务部门起草立档单位办公厅 (室)名
义发文果容属该部门职责业务范围应入负
责起草文件机构
(二)涉部门形成档文件般应入文件
办部门
(三)立档单位设置时机构般应机构
样设类形成档文件入该类保存果时机构
该立档单位某部机构合署办公该机构常设机
构形成文件入该部机构类中
第十五条
问题分类指文件容反映问
题档文件进行分类采问题分类法类互相包
含问题类类名原应根设机构职性质
设置允许文种设类更 通知类文件类
等设类采问题分类法时采机构分类法
第五章
档文件整理装订
第十六条
档文件件单位进行整理般份
文件件事紧密联系相关文件件
列文件文实体装订时件
()文件正定稿 (包括法律法规等重文件历
次修改稿)件
—
5
—
(二)正文附件原件 (果附件容正文
重件数较件)
(三)原件复制件手抄稿件
(四)转发文转发文件
(五)文件处理单发文稿纸相关文件件
(六)文复文 (请示批复报告批示函复
函等)般独立成件件
(七)简报周报等材料期件
(八)会议纪会议记录次件 (果次会议
研究问题件会议记录年整拆
次件)
(九)报 表名 册图 册 等 应 原 装 订 方 式 册
()件 (作文件附件时外)
(十)正翻译件中文文外文文应件
第十七条
档文件应件单位装订装订时正
前发文稿纸定稿正文前附件原件
前复制件手抄稿转发文前转发文
文复文件时复文前文结性材料
前性材料汉文文前少数民族文字文
中文前外文 (特殊规定外)文件处理
单前收文
第十八条
档文件装订前应符合求文件材
—
6
—
料进行修整档文件已破损应予修复字迹模糊
易退变应予复制保期限永久
30
年档文件
应易腐蚀易氧化金属塑料装订品 (精装装
等书式档案材料外)
第十九条
幅面文件应根实际情况
影响日效果前提进行折叠量减少折叠层次
折叠时应量位字迹间隙处减少文件受损便阅读
第二十条
装订采档案文件损材料方法
宜采棉线装订 (见图
31
图
32
)酸纸袋等
方式装订牢固做文件损页倒页压字装
订前应件页定方式齐采袋装袋文
件量致采左侧装订左侧齐采
左角装订左侧齐
第二十条
永久
30
年保纸质档文件般
应件单位编制页码页码图文页面码机号
耐久字迹材料 (特殊行业求外)逐页编制宜分
标注文件正面右角背面左角空白位置文件材料
已印制成册编页码拟编制页码文件原页码相
保持原页码变
第六章
档文件排列
第二十二条
档文件排列指分类方案低
—
7
—
级类目事结合时间重程度等排列会议材
料统计报表非诉讼案件刊物等成套性文件集中排列
第二十三条
事档文件排列文件形成
时间先序文件重程度排列
第二十四条
事档文件排列事
形成时间先序排列事重程度排列
事具属性排列
第二十五条
具保存价值未时档文件
应排列年保期限相应类档文件
排列相应类中某件档文件相关联文件
档文件目录备注中注明件
×
件事标
注相互参见号未档文件事某件档
文件装订起档文件目录原题名括号注明
第七章
档文件编号
第二十六条
档文件应分类方案排列序编写档
号档号编制应遵循唯性合理性稳定性扩充性简
单性原
第二十七条
档号结构宜全宗号—年度—保期
限—机构 (问 题)—件 号 位 代 码 间 —连
接
ZE197
—
2015
—永久—办公室—
0001
档号求编制
—
8
—
全宗号档案馆立档单位编制代号
年度指文件形成年度
4
位阿拉伯数字标注公元
纪年
2015
保期 限保 期 限 分 永 久定 期
30
年定 期
10
年分 永久
30
年
10
年标识
机构 (问题)指作分类方案类目机构 (问题)
名称 规 范 化 简 称 办 公 室 (综 合 类) 设 机 构
(问题)立档单位项空
件号单件档文件分类方案低级类目排
列序号
4
位阿拉伯数字标识足
4
位前面
0
补足
0015
第二十八条
档文件逐件编号文件首页端
右角空白处加盖档章填写相关容档章应压
盖字迹应收文章等重叠电子文件系统生成
档章样式条形码等形式档文件进行标识
第二十九条
档章应档号组成部分全宗号年
度保期限机构(问题)件号页数等项目作必备项
(见图
1
)中页数指件档文件效页数
第三十条
档章格式长
50mm
宽
22mm
分
6
格格端刻项目容字体宋体字字号六
号加盖档章应红色印泥填写档章项目时应
碳素墨水等符合档案保护求书写材料禁止圆
—
9
—
珠笔铅笔纯蓝墨水等耐久书写材料
第八章
档文件编目
第三十条
档文件编目档号序编制
档文件目录编目应准确详细便检索
档文件应逐件编目目录设置件号责者文号
题名日期密级页数备注等项目
页档文件目录右方标注 全宗号—年度—保
期限—机构 (问题)(见图
2
—
1
)
件号单件档文件分类方案低级类目排
列序号
1
开始编制
责者制发文件组织文件发文机关
署名者填写责者般应全称通简称
局部等简称联合发文般应责者实
抄录责者时录前三项立档单位责者必
须抄录领导讲话领导名义发布文件责
者填写领导姓名
文号文件制发机关发文字号文号般机关代
字年度序号三部分组成填写文号实抄录
省略没文号标识
题名文件标题文件题名原应实抄录文件没
题名题名规范全面反映文件容应根文
—
01
—
件容重新拟写补充题名新拟写补充题名外加
〔〕号题名拟写求
()会议记录题名拟写应写明议题会议时间
容
总结计划题名拟写应录入作者具体容时
间
×××2016
年安全工作计划
(二)简报题名拟写会议简报录入会议名称简报
名称期号工作简报应根容拟定综合性揭示部
分容题名
(三)报表题名拟写应件单位写明报表
容时间涉写明具体员
(四)事免处分材料题名拟写文件涉
员全部录入录入员单位关员
日期文件形成时间
8
位阿拉伯数字标注年月
日
20150415
月日数字回行填写填
两行
2015
0415
密级文件密级文件实际标识情况填写
页数件档文件页面总数
备注注释档文件需补充说明情况缺损修
改移出销毁插入文件等
—
11
—
第三十二条
档文件目录推荐系统生成电子
表格进行编制目录数库结构应遵 辽宁省文书档案目
录数库结构交换格式 (试行)相关求采手工填
写档文件目录单位应耐久书写材料目录表格
封面采
A4
幅面 (
297mm×210mm
)档文件目录原
采竖式档文件目录置盒文件前面
第三十三条
档文件目录编制档文件目录采
年度保期限编制
2015
年档文件目录永久
30
年
10
年分装订成册文件较少单位保
期限年度编制档文件目录
第三十四条
档文件目录保存电子版外应印
装订成册装订成册档文件目录应编制封面封面设置
全宗号全宗名称年度保期限等项目(见图
2
—
2
)中全
宗名称立档单位名称填写时应全称规范化简称
第九章
档文件装盒
第三十五条
档案盒档文件装具应采酸纸
制作封面应标明立档单位全宗名称 (全称规范化简
称)档案盒外形尺寸
310mm×220mm
(长
×
宽)盒
脊厚度根需设置
20mm
30mm
40mm
等 (见
图
4
)
第三十六条
档文件件号序装入档案盒填写
—
21
—
档案盒封面盒脊备考表项目
第三十七条
装盒时应分类方案年度
保期限机构(问题)文件件号序装入盒
干盒保期限—年度分类单位保
期限年度文件件号序装入盒干盒
第三十八条
档案盒应根摆放方式盒脊背
底边设置全宗号年度保期限机构 (问题)起止
件号盒号等必备项 (见图
5
—
1
图
5
—
2
)
第三十九条
起止件号填写盒档文件第份
份件号起件号填写格止件号填写格盒
号档案盒排列序号档案移交进馆时进馆求
编制方便档案室理铅笔编制盒号保期
限档案盒排流水号
第四十条
备考表置盒文件采
A4
幅面
(
297mm×210mm
)项目包括盒文件情况说明整理
整理日期检查检查日期 (见图
6
)
盒文件情况说明填写盒文件缺损修改补充
移出销毁等情况
整理负责整理档文件员手写签名
整理日期档文件整理完成日期
检查负责检查档文件整理质量员手写签名
检查日期档文件检查完毕日期
—
31
—
第十章
排
架
第四十条
档文件整理完毕装盒架排列方法
应单位档文件分类方案致排架方法应避免频繁倒
架
第四十二条
库房排架时首先根保期限年
形成档案机构(问题)序列次架便实体理
第十章
档电子文件整理
第四十三条
档电子文件分类排列编号编
目应符合 细相关规定
第四十四条
档电子文件格式转换元数收集
档数包组织存储等整理求参 数字档案室建设
指南(
2014
年)
GB
T 18894
DA
T 48
DA
T 38
等标
准执行
第四十五条
档电子文件整理应符合数字档案
室建设指南(
2014
年)
GB
T 18894
等标准应系统
第十二章
附
第四十六条
细辽宁省档案局负责解释
第四十七条
细
2018
年
1
月
1
日起施行
原 细废止
—
41
—
附
件
—
51
—
—
61
—
—
71
—
—
81
—
—
91
—
辽 宁 省 档 案 局 办 公 室
2017
年
6
月
30
日印发
—
02
—
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辽档 〔
2017
〕
7
号
辽宁省档案局关印发 辽宁省档文件
整理实施细 通知
市档案局省 (中)直单位档案部门
贯彻中华民国档案行业标准 档文件整理规
(
DA
T22
—
2015
)进步规范档文件整理方法
提高档案理信息化水结合省工作实际重新修
订 辽宁省档文件整理实施细现印发请
结合区部门实际贯彻落实
辽宁省档案局
2017
年
6
月
30
日
—
1
—
辽宁省档文件整理实施细
第章
总
第条
根中华民国档案行业标准档文件
整理规(
DA
T22
—
2015
)求结合辽宁省工作实际
现修订辽宁省档文件整理实施细(简称细)
第二条
细指档文件指立档单位
职活动中形成办理完毕应作文书档案保存文件
材料包括纸质电子文件材料
第三条
细规定档文件件单位进行
分类排列编号编目等 (纸质档文件包括修整装
订装盒排架电子文件包括格式转换元数收集
档数包组织存储等)具体整理方法
第四条
档文件整理应遵循文件形成规律保持
文件间机联系区分价值便保利确保
齐全完整准确符合文档体化理求便计算机理
计算机辅助理保证纸质文件电子文件整理协调统
第二章
实施范围
第五条
细适辽宁省级政机关社会
—
2
—
团体社会组织
第六条
企事业单位关群工作行政理营
理生产技术理等档文件材料整理工作参考
细执行
第三章
档文件整理组织工作
第七条
立档单位工作中形成具保存价值文
件材料均文书处理部门业务部门时收集齐全进行
整理定期单位档案部门档
第八条
立档单位根 机关文件材料档范围文
书档案保期限规定(国家档案局令第
8
号)关档案
理求结合实际制定单位文件材料档范围文书
档案保期限
第九条
承担档文件整理工作部门员应严格遵
单位文件材料档范围文书档案保期限关规定
做文件材料时收集整理工作办安全保
第四章
档文件分类
第十条
档文件分类指全宗档文件实体分
类包括选择分类方法制定分类方案文件类等工作
立档单位应档文件进行科学分类全宗应保持分类
方案致性稳定性
—
3
—
第十条
档文件原采年度—保期限—机构
(问题)等方法进行分类规模较公文办理程序适
机构 (问题)分类立档单位采年度—保期限等
方法进行分类
第十二条
年度分类指文件形成年度分
类文件签发日期 (落款日期)文件属年度
()跨年度形成文件分类般应文件签发日期
准视情况作处理计划总结预算统计报
表表彰先进法规性文件等容涉年度文件统
文件签发日期判定属年度跨年度形成会议文件
入闭幕年跨年度办理文件入办结年形成年度法
考证时年度档年度附注项加说明
(二)专门年度单位 (教学单位等)形成文件
应专门年度进行分类
(三)文件没标注日期需分析文件容制成
材料格式字体种标识考证推断文件准确
日期似日期年度合理类
第十三条
保期限分类指文件划定保
期限分类
第十四条
机构分类指根文件形成承办机构
档文件进行分类采机构分类法原机构设
置类机构名称类名采机构分类法时采
—
4
—
问题分类法
()业务部门起草立档单位办公厅 (室)名
义发文果容属该部门职责业务范围应入负
责起草文件机构
(二)涉部门形成档文件般应入文件
办部门
(三)立档单位设置时机构般应机构
样设类形成档文件入该类保存果时机构
该立档单位某部机构合署办公该机构常设机
构形成文件入该部机构类中
第十五条
问题分类指文件容反映问
题档文件进行分类采问题分类法类互相包
含问题类类名原应根设机构职性质
设置允许文种设类更 通知类文件类
等设类采问题分类法时采机构分类法
第五章
档文件整理装订
第十六条
档文件件单位进行整理般份
文件件事紧密联系相关文件件
列文件文实体装订时件
()文件正定稿 (包括法律法规等重文件历
次修改稿)件
—
5
—
(二)正文附件原件 (果附件容正文
重件数较件)
(三)原件复制件手抄稿件
(四)转发文转发文件
(五)文件处理单发文稿纸相关文件件
(六)文复文 (请示批复报告批示函复
函等)般独立成件件
(七)简报周报等材料期件
(八)会议纪会议记录次件 (果次会议
研究问题件会议记录年整拆
次件)
(九)报 表名 册图 册 等 应 原 装 订 方 式 册
()件 (作文件附件时外)
(十)正翻译件中文文外文文应件
第十七条
档文件应件单位装订装订时正
前发文稿纸定稿正文前附件原件
前复制件手抄稿转发文前转发文
文复文件时复文前文结性材料
前性材料汉文文前少数民族文字文
中文前外文 (特殊规定外)文件处理
单前收文
第十八条
档文件装订前应符合求文件材
—
6
—
料进行修整档文件已破损应予修复字迹模糊
易退变应予复制保期限永久
30
年档文件
应易腐蚀易氧化金属塑料装订品 (精装装
等书式档案材料外)
第十九条
幅面文件应根实际情况
影响日效果前提进行折叠量减少折叠层次
折叠时应量位字迹间隙处减少文件受损便阅读
第二十条
装订采档案文件损材料方法
宜采棉线装订 (见图
31
图
32
)酸纸袋等
方式装订牢固做文件损页倒页压字装
订前应件页定方式齐采袋装袋文
件量致采左侧装订左侧齐采
左角装订左侧齐
第二十条
永久
30
年保纸质档文件般
应件单位编制页码页码图文页面码机号
耐久字迹材料 (特殊行业求外)逐页编制宜分
标注文件正面右角背面左角空白位置文件材料
已印制成册编页码拟编制页码文件原页码相
保持原页码变
第六章
档文件排列
第二十二条
档文件排列指分类方案低
—
7
—
级类目事结合时间重程度等排列会议材
料统计报表非诉讼案件刊物等成套性文件集中排列
第二十三条
事档文件排列文件形成
时间先序文件重程度排列
第二十四条
事档文件排列事
形成时间先序排列事重程度排列
事具属性排列
第二十五条
具保存价值未时档文件
应排列年保期限相应类档文件
排列相应类中某件档文件相关联文件
档文件目录备注中注明件
×
件事标
注相互参见号未档文件事某件档
文件装订起档文件目录原题名括号注明
第七章
档文件编号
第二十六条
档文件应分类方案排列序编写档
号档号编制应遵循唯性合理性稳定性扩充性简
单性原
第二十七条
档号结构宜全宗号—年度—保期
限—机构 (问 题)—件 号 位 代 码 间 —连
接
ZE197
—
2015
—永久—办公室—
0001
档号求编制
—
8
—
全宗号档案馆立档单位编制代号
年度指文件形成年度
4
位阿拉伯数字标注公元
纪年
2015
保期 限保 期 限 分 永 久定 期
30
年定 期
10
年分 永久
30
年
10
年标识
机构 (问题)指作分类方案类目机构 (问题)
名称 规 范 化 简 称 办 公 室 (综 合 类) 设 机 构
(问题)立档单位项空
件号单件档文件分类方案低级类目排
列序号
4
位阿拉伯数字标识足
4
位前面
0
补足
0015
第二十八条
档文件逐件编号文件首页端
右角空白处加盖档章填写相关容档章应压
盖字迹应收文章等重叠电子文件系统生成
档章样式条形码等形式档文件进行标识
第二十九条
档章应档号组成部分全宗号年
度保期限机构(问题)件号页数等项目作必备项
(见图
1
)中页数指件档文件效页数
第三十条
档章格式长
50mm
宽
22mm
分
6
格格端刻项目容字体宋体字字号六
号加盖档章应红色印泥填写档章项目时应
碳素墨水等符合档案保护求书写材料禁止圆
—
9
—
珠笔铅笔纯蓝墨水等耐久书写材料
第八章
档文件编目
第三十条
档文件编目档号序编制
档文件目录编目应准确详细便检索
档文件应逐件编目目录设置件号责者文号
题名日期密级页数备注等项目
页档文件目录右方标注 全宗号—年度—保
期限—机构 (问题)(见图
2
—
1
)
件号单件档文件分类方案低级类目排
列序号
1
开始编制
责者制发文件组织文件发文机关
署名者填写责者般应全称通简称
局部等简称联合发文般应责者实
抄录责者时录前三项立档单位责者必
须抄录领导讲话领导名义发布文件责
者填写领导姓名
文号文件制发机关发文字号文号般机关代
字年度序号三部分组成填写文号实抄录
省略没文号标识
题名文件标题文件题名原应实抄录文件没
题名题名规范全面反映文件容应根文
—
01
—
件容重新拟写补充题名新拟写补充题名外加
〔〕号题名拟写求
()会议记录题名拟写应写明议题会议时间
容
总结计划题名拟写应录入作者具体容时
间
×××2016
年安全工作计划
(二)简报题名拟写会议简报录入会议名称简报
名称期号工作简报应根容拟定综合性揭示部
分容题名
(三)报表题名拟写应件单位写明报表
容时间涉写明具体员
(四)事免处分材料题名拟写文件涉
员全部录入录入员单位关员
日期文件形成时间
8
位阿拉伯数字标注年月
日
20150415
月日数字回行填写填
两行
2015
0415
密级文件密级文件实际标识情况填写
页数件档文件页面总数
备注注释档文件需补充说明情况缺损修
改移出销毁插入文件等
—
11
—
第三十二条
档文件目录推荐系统生成电子
表格进行编制目录数库结构应遵 辽宁省文书档案目
录数库结构交换格式 (试行)相关求采手工填
写档文件目录单位应耐久书写材料目录表格
封面采
A4
幅面 (
297mm×210mm
)档文件目录原
采竖式档文件目录置盒文件前面
第三十三条
档文件目录编制档文件目录采
年度保期限编制
2015
年档文件目录永久
30
年
10
年分装订成册文件较少单位保
期限年度编制档文件目录
第三十四条
档文件目录保存电子版外应印
装订成册装订成册档文件目录应编制封面封面设置
全宗号全宗名称年度保期限等项目(见图
2
—
2
)中全
宗名称立档单位名称填写时应全称规范化简称
第九章
档文件装盒
第三十五条
档案盒档文件装具应采酸纸
制作封面应标明立档单位全宗名称 (全称规范化简
称)档案盒外形尺寸
310mm×220mm
(长
×
宽)盒
脊厚度根需设置
20mm
30mm
40mm
等 (见
图
4
)
第三十六条
档文件件号序装入档案盒填写
—
21
—
档案盒封面盒脊备考表项目
第三十七条
装盒时应分类方案年度
保期限机构(问题)文件件号序装入盒
干盒保期限—年度分类单位保
期限年度文件件号序装入盒干盒
第三十八条
档案盒应根摆放方式盒脊背
底边设置全宗号年度保期限机构 (问题)起止
件号盒号等必备项 (见图
5
—
1
图
5
—
2
)
第三十九条
起止件号填写盒档文件第份
份件号起件号填写格止件号填写格盒
号档案盒排列序号档案移交进馆时进馆求
编制方便档案室理铅笔编制盒号保期
限档案盒排流水号
第四十条
备考表置盒文件采
A4
幅面
(
297mm×210mm
)项目包括盒文件情况说明整理
整理日期检查检查日期 (见图
6
)
盒文件情况说明填写盒文件缺损修改补充
移出销毁等情况
整理负责整理档文件员手写签名
整理日期档文件整理完成日期
检查负责检查档文件整理质量员手写签名
检查日期档文件检查完毕日期
—
31
—
第十章
排
架
第四十条
档文件整理完毕装盒架排列方法
应单位档文件分类方案致排架方法应避免频繁倒
架
第四十二条
库房排架时首先根保期限年
形成档案机构(问题)序列次架便实体理
第十章
档电子文件整理
第四十三条
档电子文件分类排列编号编
目应符合 细相关规定
第四十四条
档电子文件格式转换元数收集
档数包组织存储等整理求参 数字档案室建设
指南(
2014
年)
GB
T 18894
DA
T 48
DA
T 38
等标
准执行
第四十五条
档电子文件整理应符合数字档案
室建设指南(
2014
年)
GB
T 18894
等标准应系统
第十二章
附
第四十六条
细辽宁省档案局负责解释
第四十七条
细
2018
年
1
月
1
日起施行
原 细废止
—
41
—
附
件
—
51
—
—
61
—
—
71
—
—
81
—
—
91
—
辽 宁 省 档 案 局 办 公 室
2017
年
6
月
30
日印发
—
02
—
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