收
发
文
理
制
度
制作
审核
复核
批准
时间
规范理公司收发文工作确保文件够时承达提高文件处理效率特制订制度
收文处理程序
收文处理程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文件档
1收文登记
外部送达公司文件包括级文种传真信函等文件资料律前台文员负责签收根文件容进行登记（附件）填写文处理卡（详见附件二）报行政部负责阅批分流
2文件拟办意见
行政部负责前台文员报送文件提出拟办意见
3文件阅批
收文行政部负责阅批前台文员应拟办意见时送呈公司相关领导部门阅批阅批文件应3日签批退回行政部紧急文件应日批退回
4文件承办
文件承办部门须遵领导阅批意见办理规定期限时办理完毕涉两部门承办公文应办部门相关部门协商办理需报请级领导批准事项承办部门提出办理意见代拟文稿交行政部负责签发报
5文件档
文件统行政部档
二收文传阅工作求
1文件资料行政部委派专负责登记保注重收文工作时效性做规范化制度化
2传递文件资料须遵循先领导部门先行政部办部门原
3需急办理文件前台文员应优先完成收文程序第时间呈报相关领导领导批示急办文件关部门优先办理处理结果呈报相关领导
4文件转交时办理交接手续移交接收均收文簿签字登记分清责
5部门承办文件资料妥善保丢失时档
6收文均须行政部登记编号（编号原详见附件三）保存文件正外出开会带回文件汇报传达工作应时交行政部登记编号传阅滞存
7严格执行保密规定重文件资料意放置私带公场
三发文处理程序
公司发出切文件材料统称发文发文流程包括拟稿核稿校签发编号印制盖章封发档等环节
1拟稿
公司日常事务性文件行政部文员负责拟稿部门发文部门负责拟稿特殊性求文件公司领导指定拟稿
2核稿
核稿公文起草成形交领导审批前行政部办公室文件承办部门负责相关求草稿观点文字体式容等进行全面审核
3校
校文件制发程中重环节行政部项重工作职责坚持三校制度校起草者进行二校核稿员进行三校部门负责进行校时文件定稿基准进行认真仔细校连标点符号放住文件制发关
4签发(详见附件四)
公司名义发文时必须公司总理签发职部门部门发文部门负责签发文件领导签发成定稿
5编号(详见附件六)
文稿公司领导签发进行编号登记防止发文混乱编号应公文格式规定方法编排般包括发文代字发文年号该年度发文序号三部分组成
6印制
签发文稿进行印制印制程中必须做：
1）必须签发定稿忠原稿意改动确需改动报签发批准
2）注意排版艺术版面安排美观方赏心悦目
3）注意保密文印员便翻阅文稿印制底板清祥废页理防止泄密
7盖章
印制公文加盖印章公文生效取信证印做端正清晰位置恰
8封发
发放文件时必须建立发文登记簿（详见附件五）严格履行收文签字手续求收文单位填写文件签收表（详见附件六）保证文件发放出差错
9档
发文处理工作道工序制成文件连草稿发文审批卡传阅卡起收集起档案理求整理档
收文流程图
发文流程图
附件
收 文 登 记 表
文件名称
发件单位
收文文件号
份数
档编号
收文日期
附件二
文 处 理 卡
文
单 位
收文号
已
发
份数
收文时间
文件号
行政部拟
办意
见
分领导意见
常务副总意见
总理意见
处理情况
注：领导签批时请中性笔钢笔（蓝黑碳素墨水）签署姓名时间便存档
附件三：
收 文 编 号 原
外文件编号原：
例：2012年3月10日收份外文件编号：RNW120310001
流水号
收文日期
外文件代码W
公司代码RN
公司部文件编号原：
例：2012年3月12日发布份部文件编号：RNN120312001
流水号
收文日期
部文件代码N
公司代码RN
附件四
发 文 审 批 表
文件名称：
文件编号：
附件：
抄送：
承办部门：
拟稿：
核稿：
校：
编号印制：
签发：
备注：
注：领导签批时请中性笔钢笔（蓝黑碳素墨水）签署姓名时间便存档
附件五
发 文 登 记 表
序号
文件号
文件名称
备注
附件六
公司称呼发文编号等规范发文范例
公司部称呼：
****科技限公司简称**科技
说明：公司部包括时电话传真文件制度等方面
二公司发文编号：
****科技限公司——简称：**科技——代码RN
**科技〔2012〕1号 公司外发文
**科技函〔2012〕1号 公司外发函
**科技行〔2012〕1号 行政发文
**科技财〔2012〕1号 财务发文
说明：
公司外发文指公司级部门政府单位事业单位级单位通知请示公告意见等求附件标准形式予发文
公司外发函指公司业务合作伙伴级单位间正式工作函求附件标准形式予发文
公司发文分：行政发文事发文财务发文行政发文指公司部日常通知公告等文件事发文指公司关事免事调动事政策规定通知等财务发文指公司关财务政策求等通知行政事财务发文需严格附件标准形式予发文统加盖公司公章
公司发文办部门拟稿行政部审核定稿印交行政部加盖公章外发文式两份（收文单位增加份数相应增加）份行政部存档办部门送达收文单位方签收签收单需交行政部保公司部发文式份求公司公示周原件行政部统存档
三部门代码
1****科技限公司
总办——ZJ 行政部——XZ 财务部——CW 采购部——CG 生产技术部——SC 安全保障部——AB 营销部——YX 质量理部——ZL
四会议纪
**科技—会—1001
指公司召开例会员工会
专题会议
**科技—专会—1001
专题会议指某专题召开会议会员根实际情况确定例会专题会议应分开存档
五合编号（行政部合编号例）
**科技：RNXZ201201001
说明：RNXZ201201001： 前两字公司代码第三字母部门代码2012年份年更换次01合签署月份001年分类合序号公司合必须采合编号
****科技限公司文件
**科技〔2012〕1号
关×××通知（请示公告通告意见）
×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
附件：1
2．
二○二年×月×日
题词：×× ×× 通知
抄送：××××××
****科技限公司 2012年×月××日印发
（印×份存档份）
****科技限公司文件
**科技函〔2012〕1号
关××××××××××函
×××××：
根司贵司2011年5月10日签订×××合第三条现×××××××××××××××××××××××××××××××××××
特函告请×××前复函
附件：1
2．
二○二年×月×日
题词：×× ×× 函
抄送：××××××
****科技限公司 2012年×月××日印发
（印×份存档份）
****科技限公司文件
**科技行〔2012〕1号
关××××××通知
×××××：
根国务院法定节假日规定结合公司实际情况公司研究决定×××××放假安排：
2012年×月×日—×日放假×天中××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
特通知
二○二年×月×日
题词：×× ×× 通知
抄送：××××××
****科技限公司 2010年×月×日印发
（印×份存档份）
文件签收表
编号：2012—
文件清单
文件名称
页数份数
文件编号
原复印件
收文单位
收文
签收栏：
已 年 月 日 时收述文件
签收公司（公章）：
签收：
时间： 年 月 日
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收
发
文
理
制
度
制作
审核
复核
批准
时间
规范理公司收发文工作确保文件够时承达提高文件处理效率特制订制度
收文处理程序
收文处理程序：收文登记→拟办意见→领导阅批→文件承办→文件档
1收文登记
外部送达公司文件包括级文种传真信函等文件资料律前台文员负责签收根文件容进行登记（附件）填写文处理卡（详见附件二）报行政部负责阅批分流
2文件拟办意见
行政部负责前台文员报送文件提出拟办意见
3文件阅批
收文行政部负责阅批前台文员应拟办意见时送呈公司相关领导部门阅批阅批文件应3日签批退回行政部紧急文件应日批退回
4文件承办
文件承办部门须遵领导阅批意见办理规定期限时办理完毕涉两部门承办公文应办部门相关部门协商办理需报请级领导批准事项承办部门提出办理意见代拟文稿交行政部负责签发报
5文件档
文件统行政部档
二收文传阅工作求
1文件资料行政部委派专负责登记保注重收文工作时效性做规范化制度化
2传递文件资料须遵循先领导部门先行政部办部门原
3需急办理文件前台文员应优先完成收文程序第时间呈报相关领导领导批示急办文件关部门优先办理处理结果呈报相关领导
4文件转交时办理交接手续移交接收均收文簿签字登记分清责
5部门承办文件资料妥善保丢失时档
6收文均须行政部登记编号（编号原详见附件三）保存文件正外出开会带回文件汇报传达工作应时交行政部登记编号传阅滞存
7严格执行保密规定重文件资料意放置私带公场
三发文处理程序
公司发出切文件材料统称发文发文流程包括拟稿核稿校签发编号印制盖章封发档等环节
1拟稿
公司日常事务性文件行政部文员负责拟稿部门发文部门负责拟稿特殊性求文件公司领导指定拟稿
2核稿
核稿公文起草成形交领导审批前行政部办公室文件承办部门负责相关求草稿观点文字体式容等进行全面审核
3校
校文件制发程中重环节行政部项重工作职责坚持三校制度校起草者进行二校核稿员进行三校部门负责进行校时文件定稿基准进行认真仔细校连标点符号放住文件制发关
4签发(详见附件四)
公司名义发文时必须公司总理签发职部门部门发文部门负责签发文件领导签发成定稿
5编号(详见附件六)
文稿公司领导签发进行编号登记防止发文混乱编号应公文格式规定方法编排般包括发文代字发文年号该年度发文序号三部分组成
6印制
签发文稿进行印制印制程中必须做：
1）必须签发定稿忠原稿意改动确需改动报签发批准
2）注意排版艺术版面安排美观方赏心悦目
3）注意保密文印员便翻阅文稿印制底板清祥废页理防止泄密
7盖章
印制公文加盖印章公文生效取信证印做端正清晰位置恰
8封发
发放文件时必须建立发文登记簿（详见附件五）严格履行收文签字手续求收文单位填写文件签收表（详见附件六）保证文件发放出差错
9档
发文处理工作道工序制成文件连草稿发文审批卡传阅卡起收集起档案理求整理档
收文流程图
发文流程图
附件
收 文 登 记 表
文件名称
发件单位
收文文件号
份数
档编号
收文日期
附件二
文 处 理 卡
文
单 位
收文号
已
发
份数
收文时间
文件号
行政部拟
办意
见
分领导意见
常务副总意见
总理意见
处理情况
注：领导签批时请中性笔钢笔（蓝黑碳素墨水）签署姓名时间便存档
附件三：
收 文 编 号 原
外文件编号原：
例：2012年3月10日收份外文件编号：RNW120310001
流水号
收文日期
外文件代码W
公司代码RN
公司部文件编号原：
例：2012年3月12日发布份部文件编号：RNN120312001
流水号
收文日期
部文件代码N
公司代码RN
附件四
发 文 审 批 表
文件名称：
文件编号：
附件：
抄送：
承办部门：
拟稿：
核稿：
校：
编号印制：
签发：
备注：
注：领导签批时请中性笔钢笔（蓝黑碳素墨水）签署姓名时间便存档
附件五
发 文 登 记 表
序号
文件号
文件名称
备注
附件六
公司称呼发文编号等规范发文范例
公司部称呼：
****科技限公司简称**科技
说明：公司部包括时电话传真文件制度等方面
二公司发文编号：
****科技限公司——简称：**科技——代码RN
**科技〔2012〕1号 公司外发文
**科技函〔2012〕1号 公司外发函
**科技行〔2012〕1号 行政发文
**科技财〔2012〕1号 财务发文
说明：
公司外发文指公司级部门政府单位事业单位级单位通知请示公告意见等求附件标准形式予发文
公司外发函指公司业务合作伙伴级单位间正式工作函求附件标准形式予发文
公司发文分：行政发文事发文财务发文行政发文指公司部日常通知公告等文件事发文指公司关事免事调动事政策规定通知等财务发文指公司关财务政策求等通知行政事财务发文需严格附件标准形式予发文统加盖公司公章
公司发文办部门拟稿行政部审核定稿印交行政部加盖公章外发文式两份（收文单位增加份数相应增加）份行政部存档办部门送达收文单位方签收签收单需交行政部保公司部发文式份求公司公示周原件行政部统存档
三部门代码
1****科技限公司
总办——ZJ 行政部——XZ 财务部——CW 采购部——CG 生产技术部——SC 安全保障部——AB 营销部——YX 质量理部——ZL
四会议纪
**科技—会—1001
指公司召开例会员工会
专题会议
**科技—专会—1001
专题会议指某专题召开会议会员根实际情况确定例会专题会议应分开存档
五合编号（行政部合编号例）
**科技：RNXZ201201001
说明：RNXZ201201001： 前两字公司代码第三字母部门代码2012年份年更换次01合签署月份001年分类合序号公司合必须采合编号
****科技限公司文件
**科技〔2012〕1号
关×××通知（请示公告通告意见）
×××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
附件：1
2．
二○二年×月×日
题词：×× ×× 通知
抄送：××××××
****科技限公司 2012年×月××日印发
（印×份存档份）
****科技限公司文件
**科技函〔2012〕1号
关××××××××××函
×××××：
根司贵司2011年5月10日签订×××合第三条现×××××××××××××××××××××××××××××××××××
特函告请×××前复函
附件：1
2．
二○二年×月×日
题词：×× ×× 函
抄送：××××××
****科技限公司 2012年×月××日印发
（印×份存档份）
****科技限公司文件
**科技行〔2012〕1号
关××××××通知
×××××：
根国务院法定节假日规定结合公司实际情况公司研究决定×××××放假安排：
2012年×月×日—×日放假×天中××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
特通知
二○二年×月×日
题词：×× ×× 通知
抄送：××××××
****科技限公司 2010年×月×日印发
（印×份存档份）
文件签收表
编号：2012—
文件清单
文件名称
页数份数
文件编号
原复印件
收文单位
收文
签收栏：
已 年 月 日 时收述文件
签收公司（公章）：
签收：
时间： 年 月 日
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