机关公文写作基础处理规
公文功
()公文涵义特点
公务文书公务文件简称公文法定机关社会组织公务活动中行职权实施理制作具法定效规范体式书面文字材料(包括电报)传达贯彻国家路线方针政策发布行政法规规章施行行政措施指示答复问题指导布置商洽工作报告情况交流验重工具
公文分类
公务文书身性质范围国现行公务文书分两类
1通文书
(1)法定公文
(2)事务文书
2专文书
财文书司法文书科技文书军事文书等等
公文特点
1法定性
2政策性
3实性
4时效性
5规范性
(二)公文作(功)
1决策领导作(作)
2强制执行处理作
3证作
4公务联系沟通作
5宣传教育作
二公文文体结构格式稿
()公文文体
公文文体指公文表达方式属应文体般应文具身特殊属性
1公文规定现代汉语书面形式(白话文)作必须符号系统
2公文兼说明叙述议三种表达方式
(二)公文结构
公文结构指公文组织结构具规范性相确定性
公文般秘密等级保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发标题送机关正文附件说明成文日期印章附注附件题词抄送机关印发机关印发日期等部分组成
(三)公文格式(重点容)
公文格式指组成公文部分文字符号载体(纸张等)排列规定
1公文纸技术指标
公文纸般纸张定量60gm2～80gm2胶版印刷纸复印纸纸张白度**～**横耐折度≥15次透明度≥**pH值75～95
2公文纸幅面版面尺寸
(1)公文纸幅面尺寸公文纸般采国际标准A4型(210mm×297mm)
(2)公文页边版心尺寸
公文纸天头(白边)37mm±1mm
公文纸订口(左白边)28mm±1mm
版心尺寸156mm×225mm(含页码)
A4型公文纸页边版心尺寸
3公文中图文颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均黑色
4排版规格印制装订求
(1)排版规格文字符号左右次横写横排正文3号仿宋字般面排22行行排***字
(2)制版求版面干净底灰字迹清楚断划尺寸标准版心斜误差超1mm
(3)印刷求双面印刷页码套正两面误差超2mm印品着墨实均匀字面花白断划
(4)装订求公文应左侧装订掉页骑马订订订位两钉钉锯外订眼距书芯14处允许误差±4mm订钉锯书脊间距离3mm～5mm
5公文中素标识规
组成公文素分眉首体版记三部分
(1)眉首
公文份数序号阿拉伯数码顶格标识版心左角第1行
秘密等级保密期限标识秘密等级3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1字
行行公文首页格式
报公文首页版式
紧急程度紧急文件特急急件紧急电报特提特急加急急标识紧急程度3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1行需时标识秘密等级紧急程度秘密等级顶格标识版心右角第1行紧急程度顶格标识版心右角第2行
发文机关标识发文机关全称规范化简称面加文件组成特定公文标识发文机关全称规范化简称发文机关标识边缘版心边缘25mm(信函30mm命令20mm)报公文发文机关标识边缘版心边缘80mm发文机关标识推荐标宋体字红色标识字号发文机关醒目美观原酌定等22mm×15mm联合行文时应办机关名称前文件二字置发文机关名称右侧居中排布联合行文机关必须保证公文首页显示正文行政机关间联合行文标注办机关发文字号
发文字号发文机关代字年份序号组成发文机关标识空2行3号仿宋体字居中排布年份序号阿拉伯数码标识年份应标全称(1995简写成9520**写成04)六角中括号〔〕括入序号编虚位(1编001)加第字
注意直角中括号茂××[20**]10号括号茂××(20**)10号规范
发文字号4mm处印条版心等宽红色反线
签发报公文需标识签发姓名行排列发文字号右侧发文字号居左空1字签发姓名居右空1字签发3号仿宋体字签发标全角号号3号楷体字标识签发姓名签发(会签)办单位签发姓名置第1行签发姓名第2行起办单位签发姓名发文机关序次排移红色反线应发文字号签发姓名处行红色反线距离4mm
(2)体
公文标题红色反线空2行2号标宋体字(常见公文标题般加粗)分行行居中排布回行时做词意完整排列称间距恰
送机关标题空1行左侧顶格3号仿宋体字标识回行时顶格送机关名称标全角号送机关名称公文首页显示正文时应送机关名称移版记中题词抄送标识方法抄送
公文正文送机关名称行然段左空2字回行顶格数字年份回行(阿拉伯数字年份分成两行)
附件公文附件正文行左空2字3号仿宋体字标识附件标全角号名称附件序号阿拉伯数码(附件1×××××)附件名称加标点符号附件应公文正文起装订附件左角第1行顶格标识附件序号时标识序号附件序号名称前标识应致附件公文正文起装订应附件左角第1行顶格标识公文发文序号标识附件(带序号)
成文时间领导签发时间准联合行文般办机关首先签署意见协办单位次会签般复印件会签成文时间签发机关领导签发日期准电报发出日期准
标法汉字年月日标全零写○成文时间标识位置见
公文生效标识公文会议纪电报形式发出外应加盖印章行政机关联合行文简化手续提高效率办单位加盖印章联合发公文发文机关应加盖印章
A单发文印章
单机关制发公文落款处署发文机关名称标识成文时间成文时间右空4字加盖印章应距正文2mm～4mm端正居中压成文时间印章红色
公文末页版式
B联合行文印章两种情况
联合行文需加盖两印章时应成文时间拉开左右空7字办机关印章前两印章均压成文时间印章红色采种加盖印章方式保证印章排列整齐两印章间相交相切相距超3mm
联合行文需加盖3印章时防止出现空白印章应发文机关名称(简称)排发文时间正文间办机关印章前排排3印章两端超出版心排余两印章均居中排布印章间互相交相切排印章右空2字标识成文时间
联合行文末页公文版式
特殊情况说明公文排版剩空白处容印章位置时应采取调整行距字距措施加解决务印章正文处面采取标识页正文方法解决
附注公文附注3号仿宋体字居左空2号字加圆括号标识成文时间行(件发县团级传达全体员)请示应附注处注明联系姓名电话
(3)版记
题词公文应标注题词行文级机关求标注题词题词3号黑体字居左顶格标识标全角号词目3号标宋体字词目间空1字
抄送抄送机关指送机关外需执行知晓公文机关应全称者规范化简称统称公文抄送题词行左空1字3号仿宋体字标识抄送标全角号回行时号抄送机关齐抄送机关标句号送机关移题词标识方法抄送机关
版记示意图
印发机关印发时间位抄送机关(抄送机关题词)占1行位置3号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间公文付印日期准阿拉伯数码标识
版记中反线版记中素均加条反线宽度版心
版记位置版记应置公文页版记素置行
印刷份数格式没明文规定根约定俗成般条反线行3号仿宋体字置括号右空1字
6页码
4号半角白体阿拉伯数码标识置版心边缘行数码左右放条4号字线字线距离版心边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页空白页页标识页码
7公文中表格
公文需附表横排A4纸型表格应页码放横表左侧单页码置表左角双页码置表左角单页码表头订口边双页码表头切口边
公文需附A3纸型表格(表)页A3纸型表格时封三封四(放分送放页码)空白A3纸型表格贴封三前应贴文件页(封四)
8公文特定格式
信函式格式发文机关名称边缘距页边距离30mm推荐标宋体字字号发文机关酌定发文机关全称4mm处条武文线(粗细)距页边20mm处条文武线(细粗)两条线长均170mm行居中排***字(首页显示页码)发文机关名称双线均印红色(发文字号置武文线行版心右边缘顶格标识需标识秘密等级紧急程度置武文线行版心左边缘顶格标识)
信函式格式便笺头较
命令格式命令标识发文机关名称加命令令组成红色标宋体字字号发文机关酌定命令标识边缘距版心边缘20mm边缘空2行居中标识令号令号空2行标识正文正文行右空4字标识签发签名章签名章左空2字标识签发职务联合发布命令令签发职务应标识全称签发签名章行右空2字标识成文时间分送机关标识方法抄送机关素参相关素说明
命令
(令)格式
会议纪格式会议纪标识××××××会议纪组成红色标宋体字字号发文机关酌定会议纪加盖印章
(四)公文稿
文稿文合称稿
文稿起草文件程中形成历次稿子包括草稿定稿草稿形成先序分初稿二稿三稿等途分修改稿修正稿讨稿征求意见稿送审稿报批稿等定稿称正稿原稿底稿印刷文件标准日工作查考证
文分正副存暂行(试行)种文字文
三常公文文种选
公文文种公文名称表明公文性质适范围作者职权限制发公文目求等行政机关13种公文
()命令
(令)
适关法律公布行政法规规章宣布施行重强制性行政措施嘉奖关单位员类公布令免令授勋令嘉奖令指挥令否决令通缉令特赦令戒严令动员令通令手令等
命令
(令)般标题(包括发文机关事文种)发文字号正文签发日期等部分
(二)决定
适重事项者重行动做出安排奖惩关单位员变更者撤销级机关适决定事项决定分法性决定重事项决定机构事决定具体工作决定
决定般标题(包括发文机关事文种)受文单位正文发文机关日期等部分国务院关授予巴金民作家荣誉称号决定
(三)公告
适国外宣布重事项者法定事项发文机关级较高(省部级机关)发布方式般张贴通通讯社电台报刊等
中华民国国家发展改革委员会公告20**年第5号
(四)通告
适公布社会关方面应遵守者周知事项注意通告写成通知公告通告范围公告种机关单位发布通告容时具专门性(银行交通方面)事项般化发布方式种样张贴报刊电台发布报纸发布省略日期报纸日期
(五)通知
适批转级机关公文转发级机关相隶属机关公文传达求级机关办理需关单位周知者执行事项免员
通知属发布知文告针象特定范围般限关单位关员限知性公文发布方式部印发张贴公开张贴公开发表电台报刊
通知种类
1发布性通知发布法规规章
2批转性通知批转转发文件
3事项性通知告知某事项会议通知等重会议通知属正式公文标题写明什单位召开什会议通知编发文号般会议通知属日常事务文书标题写通知二字编发文号
4免通知关香港特行政区政府荫培等2职务免通知
5指示性通知级机关指示认容宜命令指示发布通知发布
(六)通报
适表彰先进批评错误传达重精神者情况通报限机关体系部属限知性公文通知相非部署批评表扬通报重情况
通报三种
1表彰性通报表扬事正文应包括事实意义表彰决定希求等容表扬先进典型介绍先进验正文应包括事迹验决定等容国务院关表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作通报
2批评性通报批评事正文包括情况原决定(包括防止办法)批评坏典型通报清楚情况介绍合理果分析正确指示决定般附件国务院办公厅关浙江省兰溪市非法成立金融机构引发挤兑事件通报
3情况通报传达重情况机关知道事项情况分析提求中广东省委广东省民政府关全省林业检查情况通报
(七)议案
适级民政府法律程序级民代表会民代表会常务委员会提请审议事项格式包括标题(发文机关事文种省略)原事项结语(提请审议字样结尾)国务院关提请审议中华民国劳动法(草案)议案
(八)报告
适级机关汇报工作反映情况答复级机关询问包括情况报告工作报告答复报告格式包括标题原事项结语(特报告专报告字样结尾)关农村中学教育收费专项检查情况报告
(九)请示
适级机关请求指示批准
写作请示必须符合规文事单头请示越级请示抄送级机关请示报告字眼作标题
请示格式包括标题原事项求(结尾)标题般事文种构成原应理具体明白事项应具体需少钱少等结尾应写请示请批复请示请审批等专公文术语
请示应附注处注明联系姓名电话
(十)批复
适答复级机关请示事项批复必须针请示予答复
格式求
1标题写成关×××批复者×××关×××批复国务院关意广东省设立茂名市茂港区批复(国函〔20**〕11号)
2原应类似省关茂名市设置茂港区请示(粤府〔20**〕38号)收悉局关报信宜市第*中学扩建项目行性研究报告请示(信计字〔20**〕132号)收悉作原
3批复事项表明批复态度意见
关批示批复相直接关批示机关领导文件处理批意见应该写批示单时批文头空白处般简单意中肯送×××志阅处等单独行文容起草批复通知等公文时批示发文批示文发写法开头必写关文批示外基批复相
(十)意见
适重问题提出见解处理办法
意见行文行文行文
作行文应请示性公文程序求办理须级批转提意见涉部门职权范围事项办部门应动关部门协商取致意见方行文分歧办部门负责应出面协调取致意见时办部门列明方理提出建设性意见关部门会签报请级机关决定级机关应级机关报送意见作出处理予答复
作行文文中贯彻执行明确求级机关应遵执行明确求级机关参执行
作行文提出意见供方参考
格式求
1标题般采发文机关+事+文种模式中中央国务院关做20**年农业农村工作意见
2原讲明发布意见背景根
3事具体工作指导办法措施
4结尾般提出求
(十二)函
适相隶属机关间商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项函作文种文种样具制发机关权限决定法律效力函商洽函问答函审批函答复函
函格式(信函式格式中提)书信体相郑重公务定格式语体讲礼貌亢卑命令口吻粗暴语气
格式
1函头印名头发函纸单编发函号发文字号中加函字函号武文线行版心右边缘顶格标识
(注意文号函字定函国务院批复国函字样)
2标题两种写法机关+事+复函象+文种事+文种文种写明函复函标题函号空行居中标识
3款受函机关领导
4正文发函体开头提出问题说明什事针根什体表示求商洽什告知什请求什方做什结尾求时答复体礼貌语请力协助盼准予××荷意请函复盼复早日函告等复函批复类似说明根什函发复函表明态度结尾般特函复作结束语
(十三)会议纪
适记载传达会议情况议定事项会议纪加盖印章
会议纪会议整情况结果简记形成文章作会议种文件属议决性公文会议文件重会议决议决定等公文郑重发布议决问题较般会议采会议纪形式呈达公诸报端
1例会办公会议纪
机关研究日常工作日常事务会议体固定时间相固定出席者市长办公会局务办公会等类会议纪办成长期类似简报会议纪版头标识××××××会议纪组成红色标宋体字字号发文机关酌定期数版头行中间处标明第×期红色反线左标编者××××办公室编右标日期正文容包括时间点持出席列席会议议决事项
2专题性型会议纪
种会议纪体规格标题正文文尾构成
标题两种写法种简括标明议决问题然副题写明什单位什性质会议纪种严肃朴实写种会议纪目然西藏工作座谈会纪广东福建两省座谈会纪等标题面注明日期
文尾公开发布外作文件发布送达公文求注明送抄送发送范围
机关公文国家行政机关公文较
汉字
规定阿拉伯数字
成文日期
右角信函武文线左边
份号方(首页左角)
密级位置
文件特急急件电报特提特急加急急标右角信函标武文线行左边
文件特急加急电报特急加急急
紧急程度
13种命令
(令)决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪
14种决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪
种类
A4型
16开型A4型
纸规格
国家行政机关公文处理办法
中国产机关公文处理条例
处理
国家行政机关公文
机关公文
国家行政机关公文种类中没条例规定家会疑问刚讲命令
(令)格式时温家宝签署国务院令第375号公布工伤保险条例黄华华签署广东省民政府令第81号发布广东省计算机信息系统安全保护理规定行政机关条例规定实作命令
(令)附件发
四公文写作基求
公文种特殊文章必须遵诸文通字观点材料统层次分明结构合理等文章写作通外公文写作应遵循基求
()合法
(二)求实
(三)合体
(四)简明
(五)严谨
(六)准确
(七)规范
(八)完整
(九)清晰
五行文规
()遵守行文规客观必性
加强文件传递程控制文件行文方正确传递速度合理保证文件够准确快捷效达目机关间相互行文法规循维护正常行文秩序防止行文紊乱精简公文简化手续提高机关工作效率
(二)行文规容
1根机关间工作关系准确行文机关间工作关系四种类型
(1)领导领导关系
(2)指导指导关系
(3)行关系
(4)相隶属关系
机关间工作关系决定公文传递方
处领导指导位级机关领导指导级机关送行文
领导指导级机关应级领导指导机关送行文
具行关系相隶属关系机关间相互送行文
2选择适宜行文方式般越级行文
3正确选择送机关抄送机关
列情况抄送
(1)请示报时级机关抄送
(2)接受抄送机关机关抄送
(3)公文办理关机关律抄送
4坚持政分开原
5联合行文时作者应级机关
6行文前必须关问题协商致
7严格控制公文数量简化行文手续
(三)行政机关公文行文规
1行文应确必注重效
2行文关系根隶属关系职权范围确定般越级请示报告
3政府部门部门职权相互行文级政府相关业务部门行文函形式商洽工作询问答复问题审批事项外般级政府正式行文部门设机构办公厅
(室)外外正式行文
4级政府级政府部门级政府部门级政府联合行文政府级委军队机关联合行文政府部门相应组织军队机关联合行文政府部门级民团体具行政职事业单位联合行文
5属部门职权范围事务应部门行行文联合行文联合行文应明确办部门须政府审批事项政府意部门行文文中应注明政府意
6属部门职权范围具体问题应直接报送部门处理
7拟制公文涉部门职权范围事项办部门应动关部门协商取致意见方行文分歧办部门负责应出面协调取致时办部门列明方理提出建设性意见关部门会签报请级机关协调裁定
部门间关问题未协商致行文擅行文级机关应责令纠正撤销
8级机关者系统重行文应时抄送直接级机关
9请示应文事般写送机关需时送机关应抄送形式抄送级机关报告夹带请示事项
10级机关负责直接交办事项外机关名义级机关负责报送请示意见报告
11受双重领导机关级机关行文应写明送机关抄送机关级机关受双重领导级机关行文必时应抄送级机关
六公文写作语言运
()公文语言特点
语言公文基素特殊应领域应目公文语言具定特点庄重准确朴实精炼严谨规范
(二)公文词语选择
1认真辨析词语准确含义词语意义符合客观实际
2注意分辨词语感情色彩正确表达作者立场观点
3注意词语声音语调语义影响提高表达效果
4注意词语间正确搭配遵循语言法
5注意公文具体场合词语风格求维护公文严肃性强制执行性
6注意针公文具体收受象特点选词放矢便理解执行
7注意根公文中涉事物特殊性质选词获鲜明直接表达效果
8注意根文需选词维护公文完整效性
9注意词语规范性提高公文沟通效果扩展沟通范围
(三)公文语句组织
1公文语句基求
(1)含义明确清晰完整便准确理解歧义
(2)句子充分搭配
(3)句子成分完整
(4)语序安排妥
(5)合事理合逻辑规律
(6)句式部结构合规范力争佳表达效果
2语序安排
公文中准确安排语序注意四点
(1)尊重语序惯性
(2)事理逻辑性
(3)语序强制性
(4)语序选择性
3句式选择
(1)谓句非谓句谓句频率高
(2)动句动句公文中两种句子兼
(3)长句短句公文中短句较
(4)完全句省略句完全句省略般语
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公文功
()公文涵义特点
公务文书公务文件简称公文法定机关社会组织公务活动中行职权实施理制作具法定效规范体式书面文字材料(包括电报)传达贯彻国家路线方针政策发布行政法规规章施行行政措施指示答复问题指导布置商洽工作报告情况交流验重工具
公文分类
公务文书身性质范围国现行公务文书分两类
1通文书
(1)法定公文
(2)事务文书
2专文书
财文书司法文书科技文书军事文书等等
公文特点
1法定性
2政策性
3实性
4时效性
5规范性
(二)公文作(功)
1决策领导作(作)
2强制执行处理作
3证作
4公务联系沟通作
5宣传教育作
二公文文体结构格式稿
()公文文体
公文文体指公文表达方式属应文体般应文具身特殊属性
1公文规定现代汉语书面形式(白话文)作必须符号系统
2公文兼说明叙述议三种表达方式
(二)公文结构
公文结构指公文组织结构具规范性相确定性
公文般秘密等级保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发标题送机关正文附件说明成文日期印章附注附件题词抄送机关印发机关印发日期等部分组成
(三)公文格式(重点容)
公文格式指组成公文部分文字符号载体(纸张等)排列规定
1公文纸技术指标
公文纸般纸张定量60gm2～80gm2胶版印刷纸复印纸纸张白度**～**横耐折度≥15次透明度≥**pH值75～95
2公文纸幅面版面尺寸
(1)公文纸幅面尺寸公文纸般采国际标准A4型(210mm×297mm)
(2)公文页边版心尺寸
公文纸天头(白边)37mm±1mm
公文纸订口(左白边)28mm±1mm
版心尺寸156mm×225mm(含页码)
A4型公文纸页边版心尺寸
3公文中图文颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均黑色
4排版规格印制装订求
(1)排版规格文字符号左右次横写横排正文3号仿宋字般面排22行行排***字
(2)制版求版面干净底灰字迹清楚断划尺寸标准版心斜误差超1mm
(3)印刷求双面印刷页码套正两面误差超2mm印品着墨实均匀字面花白断划
(4)装订求公文应左侧装订掉页骑马订订订位两钉钉锯外订眼距书芯14处允许误差±4mm订钉锯书脊间距离3mm～5mm
5公文中素标识规
组成公文素分眉首体版记三部分
(1)眉首
公文份数序号阿拉伯数码顶格标识版心左角第1行
秘密等级保密期限标识秘密等级3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1字
行行公文首页格式
报公文首页版式
紧急程度紧急文件特急急件紧急电报特提特急加急急标识紧急程度3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1行需时标识秘密等级紧急程度秘密等级顶格标识版心右角第1行紧急程度顶格标识版心右角第2行
发文机关标识发文机关全称规范化简称面加文件组成特定公文标识发文机关全称规范化简称发文机关标识边缘版心边缘25mm(信函30mm命令20mm)报公文发文机关标识边缘版心边缘80mm发文机关标识推荐标宋体字红色标识字号发文机关醒目美观原酌定等22mm×15mm联合行文时应办机关名称前文件二字置发文机关名称右侧居中排布联合行文机关必须保证公文首页显示正文行政机关间联合行文标注办机关发文字号
发文字号发文机关代字年份序号组成发文机关标识空2行3号仿宋体字居中排布年份序号阿拉伯数码标识年份应标全称(1995简写成9520**写成04)六角中括号〔〕括入序号编虚位(1编001)加第字
注意直角中括号茂××[20**]10号括号茂××(20**)10号规范
发文字号4mm处印条版心等宽红色反线
签发报公文需标识签发姓名行排列发文字号右侧发文字号居左空1字签发姓名居右空1字签发3号仿宋体字签发标全角号号3号楷体字标识签发姓名签发(会签)办单位签发姓名置第1行签发姓名第2行起办单位签发姓名发文机关序次排移红色反线应发文字号签发姓名处行红色反线距离4mm
(2)体
公文标题红色反线空2行2号标宋体字(常见公文标题般加粗)分行行居中排布回行时做词意完整排列称间距恰
送机关标题空1行左侧顶格3号仿宋体字标识回行时顶格送机关名称标全角号送机关名称公文首页显示正文时应送机关名称移版记中题词抄送标识方法抄送
公文正文送机关名称行然段左空2字回行顶格数字年份回行(阿拉伯数字年份分成两行)
附件公文附件正文行左空2字3号仿宋体字标识附件标全角号名称附件序号阿拉伯数码(附件1×××××)附件名称加标点符号附件应公文正文起装订附件左角第1行顶格标识附件序号时标识序号附件序号名称前标识应致附件公文正文起装订应附件左角第1行顶格标识公文发文序号标识附件(带序号)
成文时间领导签发时间准联合行文般办机关首先签署意见协办单位次会签般复印件会签成文时间签发机关领导签发日期准电报发出日期准
标法汉字年月日标全零写○成文时间标识位置见
公文生效标识公文会议纪电报形式发出外应加盖印章行政机关联合行文简化手续提高效率办单位加盖印章联合发公文发文机关应加盖印章
A单发文印章
单机关制发公文落款处署发文机关名称标识成文时间成文时间右空4字加盖印章应距正文2mm～4mm端正居中压成文时间印章红色
公文末页版式
B联合行文印章两种情况
联合行文需加盖两印章时应成文时间拉开左右空7字办机关印章前两印章均压成文时间印章红色采种加盖印章方式保证印章排列整齐两印章间相交相切相距超3mm
联合行文需加盖3印章时防止出现空白印章应发文机关名称(简称)排发文时间正文间办机关印章前排排3印章两端超出版心排余两印章均居中排布印章间互相交相切排印章右空2字标识成文时间
联合行文末页公文版式
特殊情况说明公文排版剩空白处容印章位置时应采取调整行距字距措施加解决务印章正文处面采取标识页正文方法解决
附注公文附注3号仿宋体字居左空2号字加圆括号标识成文时间行(件发县团级传达全体员)请示应附注处注明联系姓名电话
(3)版记
题词公文应标注题词行文级机关求标注题词题词3号黑体字居左顶格标识标全角号词目3号标宋体字词目间空1字
抄送抄送机关指送机关外需执行知晓公文机关应全称者规范化简称统称公文抄送题词行左空1字3号仿宋体字标识抄送标全角号回行时号抄送机关齐抄送机关标句号送机关移题词标识方法抄送机关
版记示意图
印发机关印发时间位抄送机关(抄送机关题词)占1行位置3号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间公文付印日期准阿拉伯数码标识
版记中反线版记中素均加条反线宽度版心
版记位置版记应置公文页版记素置行
印刷份数格式没明文规定根约定俗成般条反线行3号仿宋体字置括号右空1字
6页码
4号半角白体阿拉伯数码标识置版心边缘行数码左右放条4号字线字线距离版心边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页空白页页标识页码
7公文中表格
公文需附表横排A4纸型表格应页码放横表左侧单页码置表左角双页码置表左角单页码表头订口边双页码表头切口边
公文需附A3纸型表格(表)页A3纸型表格时封三封四(放分送放页码)空白A3纸型表格贴封三前应贴文件页(封四)
8公文特定格式
信函式格式发文机关名称边缘距页边距离30mm推荐标宋体字字号发文机关酌定发文机关全称4mm处条武文线(粗细)距页边20mm处条文武线(细粗)两条线长均170mm行居中排***字(首页显示页码)发文机关名称双线均印红色(发文字号置武文线行版心右边缘顶格标识需标识秘密等级紧急程度置武文线行版心左边缘顶格标识)
信函式格式便笺头较
命令格式命令标识发文机关名称加命令令组成红色标宋体字字号发文机关酌定命令标识边缘距版心边缘20mm边缘空2行居中标识令号令号空2行标识正文正文行右空4字标识签发签名章签名章左空2字标识签发职务联合发布命令令签发职务应标识全称签发签名章行右空2字标识成文时间分送机关标识方法抄送机关素参相关素说明
命令
(令)格式
会议纪格式会议纪标识××××××会议纪组成红色标宋体字字号发文机关酌定会议纪加盖印章
(四)公文稿
文稿文合称稿
文稿起草文件程中形成历次稿子包括草稿定稿草稿形成先序分初稿二稿三稿等途分修改稿修正稿讨稿征求意见稿送审稿报批稿等定稿称正稿原稿底稿印刷文件标准日工作查考证
文分正副存暂行(试行)种文字文
三常公文文种选
公文文种公文名称表明公文性质适范围作者职权限制发公文目求等行政机关13种公文
()命令
(令)
适关法律公布行政法规规章宣布施行重强制性行政措施嘉奖关单位员类公布令免令授勋令嘉奖令指挥令否决令通缉令特赦令戒严令动员令通令手令等
命令
(令)般标题(包括发文机关事文种)发文字号正文签发日期等部分
(二)决定
适重事项者重行动做出安排奖惩关单位员变更者撤销级机关适决定事项决定分法性决定重事项决定机构事决定具体工作决定
决定般标题(包括发文机关事文种)受文单位正文发文机关日期等部分国务院关授予巴金民作家荣誉称号决定
(三)公告
适国外宣布重事项者法定事项发文机关级较高(省部级机关)发布方式般张贴通通讯社电台报刊等
中华民国国家发展改革委员会公告20**年第5号
(四)通告
适公布社会关方面应遵守者周知事项注意通告写成通知公告通告范围公告种机关单位发布通告容时具专门性(银行交通方面)事项般化发布方式种样张贴报刊电台发布报纸发布省略日期报纸日期
(五)通知
适批转级机关公文转发级机关相隶属机关公文传达求级机关办理需关单位周知者执行事项免员
通知属发布知文告针象特定范围般限关单位关员限知性公文发布方式部印发张贴公开张贴公开发表电台报刊
通知种类
1发布性通知发布法规规章
2批转性通知批转转发文件
3事项性通知告知某事项会议通知等重会议通知属正式公文标题写明什单位召开什会议通知编发文号般会议通知属日常事务文书标题写通知二字编发文号
4免通知关香港特行政区政府荫培等2职务免通知
5指示性通知级机关指示认容宜命令指示发布通知发布
(六)通报
适表彰先进批评错误传达重精神者情况通报限机关体系部属限知性公文通知相非部署批评表扬通报重情况
通报三种
1表彰性通报表扬事正文应包括事实意义表彰决定希求等容表扬先进典型介绍先进验正文应包括事迹验决定等容国务院关表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作通报
2批评性通报批评事正文包括情况原决定(包括防止办法)批评坏典型通报清楚情况介绍合理果分析正确指示决定般附件国务院办公厅关浙江省兰溪市非法成立金融机构引发挤兑事件通报
3情况通报传达重情况机关知道事项情况分析提求中广东省委广东省民政府关全省林业检查情况通报
(七)议案
适级民政府法律程序级民代表会民代表会常务委员会提请审议事项格式包括标题(发文机关事文种省略)原事项结语(提请审议字样结尾)国务院关提请审议中华民国劳动法(草案)议案
(八)报告
适级机关汇报工作反映情况答复级机关询问包括情况报告工作报告答复报告格式包括标题原事项结语(特报告专报告字样结尾)关农村中学教育收费专项检查情况报告
(九)请示
适级机关请求指示批准
写作请示必须符合规文事单头请示越级请示抄送级机关请示报告字眼作标题
请示格式包括标题原事项求(结尾)标题般事文种构成原应理具体明白事项应具体需少钱少等结尾应写请示请批复请示请审批等专公文术语
请示应附注处注明联系姓名电话
(十)批复
适答复级机关请示事项批复必须针请示予答复
格式求
1标题写成关×××批复者×××关×××批复国务院关意广东省设立茂名市茂港区批复(国函〔20**〕11号)
2原应类似省关茂名市设置茂港区请示(粤府〔20**〕38号)收悉局关报信宜市第*中学扩建项目行性研究报告请示(信计字〔20**〕132号)收悉作原
3批复事项表明批复态度意见
关批示批复相直接关批示机关领导文件处理批意见应该写批示单时批文头空白处般简单意中肯送×××志阅处等单独行文容起草批复通知等公文时批示发文批示文发写法开头必写关文批示外基批复相
(十)意见
适重问题提出见解处理办法
意见行文行文行文
作行文应请示性公文程序求办理须级批转提意见涉部门职权范围事项办部门应动关部门协商取致意见方行文分歧办部门负责应出面协调取致意见时办部门列明方理提出建设性意见关部门会签报请级机关决定级机关应级机关报送意见作出处理予答复
作行文文中贯彻执行明确求级机关应遵执行明确求级机关参执行
作行文提出意见供方参考
格式求
1标题般采发文机关+事+文种模式中中央国务院关做20**年农业农村工作意见
2原讲明发布意见背景根
3事具体工作指导办法措施
4结尾般提出求
(十二)函
适相隶属机关间商洽工作询问答复问题请求批准答复审批事项函作文种文种样具制发机关权限决定法律效力函商洽函问答函审批函答复函
函格式(信函式格式中提)书信体相郑重公务定格式语体讲礼貌亢卑命令口吻粗暴语气
格式
1函头印名头发函纸单编发函号发文字号中加函字函号武文线行版心右边缘顶格标识
(注意文号函字定函国务院批复国函字样)
2标题两种写法机关+事+复函象+文种事+文种文种写明函复函标题函号空行居中标识
3款受函机关领导
4正文发函体开头提出问题说明什事针根什体表示求商洽什告知什请求什方做什结尾求时答复体礼貌语请力协助盼准予××荷意请函复盼复早日函告等复函批复类似说明根什函发复函表明态度结尾般特函复作结束语
(十三)会议纪
适记载传达会议情况议定事项会议纪加盖印章
会议纪会议整情况结果简记形成文章作会议种文件属议决性公文会议文件重会议决议决定等公文郑重发布议决问题较般会议采会议纪形式呈达公诸报端
1例会办公会议纪
机关研究日常工作日常事务会议体固定时间相固定出席者市长办公会局务办公会等类会议纪办成长期类似简报会议纪版头标识××××××会议纪组成红色标宋体字字号发文机关酌定期数版头行中间处标明第×期红色反线左标编者××××办公室编右标日期正文容包括时间点持出席列席会议议决事项
2专题性型会议纪
种会议纪体规格标题正文文尾构成
标题两种写法种简括标明议决问题然副题写明什单位什性质会议纪种严肃朴实写种会议纪目然西藏工作座谈会纪广东福建两省座谈会纪等标题面注明日期
文尾公开发布外作文件发布送达公文求注明送抄送发送范围
机关公文国家行政机关公文较
汉字
规定阿拉伯数字
成文日期
右角信函武文线左边
份号方(首页左角)
密级位置
文件特急急件电报特提特急加急急标右角信函标武文线行左边
文件特急加急电报特急加急急
紧急程度
13种命令
(令)决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪
14种决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪
种类
A4型
16开型A4型
纸规格
国家行政机关公文处理办法
中国产机关公文处理条例
处理
国家行政机关公文
机关公文
国家行政机关公文种类中没条例规定家会疑问刚讲命令
(令)格式时温家宝签署国务院令第375号公布工伤保险条例黄华华签署广东省民政府令第81号发布广东省计算机信息系统安全保护理规定行政机关条例规定实作命令
(令)附件发
四公文写作基求
公文种特殊文章必须遵诸文通字观点材料统层次分明结构合理等文章写作通外公文写作应遵循基求
()合法
(二)求实
(三)合体
(四)简明
(五)严谨
(六)准确
(七)规范
(八)完整
(九)清晰
五行文规
()遵守行文规客观必性
加强文件传递程控制文件行文方正确传递速度合理保证文件够准确快捷效达目机关间相互行文法规循维护正常行文秩序防止行文紊乱精简公文简化手续提高机关工作效率
(二)行文规容
1根机关间工作关系准确行文机关间工作关系四种类型
(1)领导领导关系
(2)指导指导关系
(3)行关系
(4)相隶属关系
机关间工作关系决定公文传递方
处领导指导位级机关领导指导级机关送行文
领导指导级机关应级领导指导机关送行文
具行关系相隶属关系机关间相互送行文
2选择适宜行文方式般越级行文
3正确选择送机关抄送机关
列情况抄送
(1)请示报时级机关抄送
(2)接受抄送机关机关抄送
(3)公文办理关机关律抄送
4坚持政分开原
5联合行文时作者应级机关
6行文前必须关问题协商致
7严格控制公文数量简化行文手续
(三)行政机关公文行文规
1行文应确必注重效
2行文关系根隶属关系职权范围确定般越级请示报告
3政府部门部门职权相互行文级政府相关业务部门行文函形式商洽工作询问答复问题审批事项外般级政府正式行文部门设机构办公厅
(室)外外正式行文
4级政府级政府部门级政府部门级政府联合行文政府级委军队机关联合行文政府部门相应组织军队机关联合行文政府部门级民团体具行政职事业单位联合行文
5属部门职权范围事务应部门行行文联合行文联合行文应明确办部门须政府审批事项政府意部门行文文中应注明政府意
6属部门职权范围具体问题应直接报送部门处理
7拟制公文涉部门职权范围事项办部门应动关部门协商取致意见方行文分歧办部门负责应出面协调取致时办部门列明方理提出建设性意见关部门会签报请级机关协调裁定
部门间关问题未协商致行文擅行文级机关应责令纠正撤销
8级机关者系统重行文应时抄送直接级机关
9请示应文事般写送机关需时送机关应抄送形式抄送级机关报告夹带请示事项
10级机关负责直接交办事项外机关名义级机关负责报送请示意见报告
11受双重领导机关级机关行文应写明送机关抄送机关级机关受双重领导级机关行文必时应抄送级机关
六公文写作语言运
()公文语言特点
语言公文基素特殊应领域应目公文语言具定特点庄重准确朴实精炼严谨规范
(二)公文词语选择
1认真辨析词语准确含义词语意义符合客观实际
2注意分辨词语感情色彩正确表达作者立场观点
3注意词语声音语调语义影响提高表达效果
4注意词语间正确搭配遵循语言法
5注意公文具体场合词语风格求维护公文严肃性强制执行性
6注意针公文具体收受象特点选词放矢便理解执行
7注意根公文中涉事物特殊性质选词获鲜明直接表达效果
8注意根文需选词维护公文完整效性
9注意词语规范性提高公文沟通效果扩展沟通范围
(三)公文语句组织
1公文语句基求
(1)含义明确清晰完整便准确理解歧义
(2)句子充分搭配
(3)句子成分完整
(4)语序安排妥
(5)合事理合逻辑规律
(6)句式部结构合规范力争佳表达效果
2语序安排
公文中准确安排语序注意四点
(1)尊重语序惯性
(2)事理逻辑性
(3)语序强制性
(4)语序选择性
3句式选择
(1)谓句非谓句谓句频率高
(2)动句动句公文中两种句子兼
(3)长句短句公文中短句较
(4)完全句省略句完全句省略般语
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