机关公文写作基础处理规
公文功
()公文涵义特点
公务文书公务文件简称公文法定机关社会组织公务活动中行职权实施理制作具法定效规范体式书面文字材料(包括电报)传达贯彻国家路线方针政策发布行政法规规章施行行政措施指示答复问题指导布置商洽工作报告情况交流验重工具
公文分类
公务文书身性质范围国现行公务文书分两类
1通文书
(1)法定公文
(2)事务文书
2专文书
财文书司法文书科技文书军事文书等等
公文特点
1法定性
2政策性
3实性
4时效性
5规范性
(二)公文作(功)
1决策领导作(作)
2强制执行处理作
3证作
4公务联系沟通作
5宣传教育作
二公文文体结构格式稿
()公文文体
公文文体指公文表达方式属应文体般应文具身特殊属性
1公文规定现代汉语书面形式(白话文)作必须符号系统
2公文兼说明叙述议三种表达方式
(二)公文结构
公文结构指公文组织结构具规范性相确定性
公文般秘密等级保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发标题送机关
正文附件说明成文日期印章附注附件题词抄送机关印发机关印发日期等部分组成
(三)公文格式(重点容)
公文格式指组成公文部分文字符号载体(纸张等)排列规定
1公文纸技术指标
公文纸般纸张定量60gm2～80gm2胶版印刷纸复印纸纸张白度85～90横耐折度≥15次透明度≥85ph值75～95
2公文纸幅面版面尺寸
(1)公文纸幅面尺寸公文纸般采国际标准a4型(210mm×297mm)
(2)公文页边版心尺寸
公文纸天头(白边)37mm±1mm
公文纸订口(左白边)28mm±1mm
版心尺寸156mm×225mm(含页码)
a4型公文纸页边版心尺寸
3公文中图文颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均黑色
4排版规格印制装订求
(1)排版规格文字符号左右次横写横排 正文3号仿宋字般面排22行行排28字
(2)制版求版面干净底灰字迹清楚断划尺寸标准版心斜误差超1mm
(3)印刷求双面印刷页码套正两面误差超2mm印品着墨实均匀字面花白断划
(4)装订求公文应左侧装订掉页骑马订订订位两钉钉锯外订眼距书芯14处允许误差±4mm订钉锯书脊间距离3mm～5mm
5公文中素标识规
组成公文素分眉首体版记三部分
(1)眉首
公文份数序号阿拉伯数码顶格标识版心左角第1行
秘密等级保密期限标识秘密等级3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1字
行行公文首页格式
报公文首页版式
紧急程度紧急文件特急急件紧急电报特提特急加急急标识紧急程度
3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1行需时标识秘密等级紧急程度秘密等级顶格标识版心右角第1行紧急程度顶格标识版心右角第2行
发文机关标识发文机关全称规范化简称面加文件组成特定公文标识发文机关全称规范化简称发文机关标识边缘版心边缘25mm(信函30mm命令20mm)报公文发文机关标识边缘版心边缘80mm发文机关标识推荐标宋体字红色标识字号发文机关醒目美观原酌定等22mm×15mm联合行文时应办机关名称前文件二字置发文机关名称右侧居中排布联合行文机关必须保证公文首页显示正文行政机关间联合行文标注办机关发文字号
发文字号发文机关代字年份序号组成发文机关标识空2行3号仿宋体字居中排布年份序号阿拉伯数码标识年份应标全称(1995简写成95XX写成04)六角中括号〔 〕括入序号编虚位(1编001)加第字
注意直角中括号茂××[XX]10号括号茂××(XX)10号规范
发文字号4mm处印条版心等宽红色反线
签发报公文需标识签发姓名行排列发文字号右侧发文字号居左空1字签发姓名居右空1字签发3号仿宋体字签发标全角号号3号楷体字标识签发姓名签发(会签)办单位签发姓名置第1行 签发姓名第2行起办单位签发姓名发文机关序次排移红色反线应发文字号签发姓名处行红色反线距离4mm
(2)体
公文标题红色反线空2行2号标宋体字(常见公文标题般加粗)分行行居中排布回行时做词意完整排列称间距恰
送机关标题空1行左侧顶格3号仿宋体字标识回行时顶格送机关名称标全角号送机关名称公文首页显示正文时应送机关名称移版记中题词抄送标识方法抄送
公文正文送机关名称行然段左空2字回行顶格数字年份回行(阿拉伯数字年份分成两行)
附件公文附件正文行左空2字3号仿宋体字标识附件标全角号名称附件序号阿拉伯数码(附件1×××××)附件名称加标点符号附件应公文正文起装订附件左角第1行顶格标识附件序号时标识序号附件序号名称前标识应致附件公文正文起装订应附件左角第1行顶格标识公文发文序号标识附件(带序号)
成文时间领导签发时间准联合行文般办机关首先签署意见协办单位次会签般复印件会签成文时间签发机关领导签发日期准电报发出日期准
标法汉字年月日标全零写○成文时间标识位置见
公文生效标识公文会议纪电报形式发出外应加盖印章行政机关联合行文
简化手续提高效率办单位加盖印章联合发公文发文机关应加盖印章
a单发文印章
单机关制发公文落款处署发文机关名称标识成文时间成文时间右空4字加盖印章应距正文2mm～4mm端正居中压成文时间印章红色
公文末页版式
b联合行文印章 两种情况
联合行文需加盖两印章时应成文时间拉开左右空7字办机关印章前两印章均压成文时间印章红色采种加盖印章方式保证印章排列整齐两印章间相交相切相距超3mm
联合行文需加盖3印章时防止出现空白印章应发文机关名称(简称)排发文时间正文间办机关印章前排排3印章两端超出版心排余两印章均居中排布印章间互相交相切排印章右空2字标识成文时间
联合行文末页公文版式
特殊情况说明公文排版剩空白处容印章位置时应采取调整行距字距措施加解决务印章正文处面采取标识页正文方法解决
附注公文附注3号仿宋体字居左空2号字加圆括号标识成文时间行(件发县团级传达全体员)请示应附注处注明联系姓名电话
(3)版记
题词公文应标注题词行文级机关求标注题词题词3号黑体字居左顶格标识标全角号词目3号标宋体字词目间空1字
抄送抄送机关指送机关外需执行知晓公文机关应全称者规范化简称统称公文抄送题词行左空1字3号仿宋体字标识抄送标全角号回行时号抄送机关齐抄送机关标句号送机关移题词标识方法抄送机关
版记示意图
印发机关印发时间位抄送机关(抄送机关题词)占1行位置3号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间公文付印日期准阿拉伯数码标识
版记中反线版记中素均加条反线宽度版心
版记位置版记应置公文页版记素置行
印刷份数格式没
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公文功
()公文涵义特点
公务文书公务文件简称公文法定机关社会组织公务活动中行职权实施理制作具法定效规范体式书面文字材料(包括电报)传达贯彻国家路线方针政策发布行政法规规章施行行政措施指示答复问题指导布置商洽工作报告情况交流验重工具
公文分类
公务文书身性质范围国现行公务文书分两类
1通文书
(1)法定公文
(2)事务文书
2专文书
财文书司法文书科技文书军事文书等等
公文特点
1法定性
2政策性
3实性
4时效性
5规范性
(二)公文作(功)
1决策领导作(作)
2强制执行处理作
3证作
4公务联系沟通作
5宣传教育作
二公文文体结构格式稿
()公文文体
公文文体指公文表达方式属应文体般应文具身特殊属性
1公文规定现代汉语书面形式(白话文)作必须符号系统
2公文兼说明叙述议三种表达方式
(二)公文结构
公文结构指公文组织结构具规范性相确定性
公文般秘密等级保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发标题送机关
正文附件说明成文日期印章附注附件题词抄送机关印发机关印发日期等部分组成
(三)公文格式(重点容)
公文格式指组成公文部分文字符号载体(纸张等)排列规定
1公文纸技术指标
公文纸般纸张定量60gm2～80gm2胶版印刷纸复印纸纸张白度85～90横耐折度≥15次透明度≥85ph值75～95
2公文纸幅面版面尺寸
(1)公文纸幅面尺寸公文纸般采国际标准a4型(210mm×297mm)
(2)公文页边版心尺寸
公文纸天头(白边)37mm±1mm
公文纸订口(左白边)28mm±1mm
版心尺寸156mm×225mm(含页码)
a4型公文纸页边版心尺寸
3公文中图文颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均黑色
4排版规格印制装订求
(1)排版规格文字符号左右次横写横排 正文3号仿宋字般面排22行行排28字
(2)制版求版面干净底灰字迹清楚断划尺寸标准版心斜误差超1mm
(3)印刷求双面印刷页码套正两面误差超2mm印品着墨实均匀字面花白断划
(4)装订求公文应左侧装订掉页骑马订订订位两钉钉锯外订眼距书芯14处允许误差±4mm订钉锯书脊间距离3mm～5mm
5公文中素标识规
组成公文素分眉首体版记三部分
(1)眉首
公文份数序号阿拉伯数码顶格标识版心左角第1行
秘密等级保密期限标识秘密等级3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1字
行行公文首页格式
报公文首页版式
紧急程度紧急文件特急急件紧急电报特提特急加急急标识紧急程度
3号黑体字顶格标识版心右角第1行两字间空1行需时标识秘密等级紧急程度秘密等级顶格标识版心右角第1行紧急程度顶格标识版心右角第2行
发文机关标识发文机关全称规范化简称面加文件组成特定公文标识发文机关全称规范化简称发文机关标识边缘版心边缘25mm(信函30mm命令20mm)报公文发文机关标识边缘版心边缘80mm发文机关标识推荐标宋体字红色标识字号发文机关醒目美观原酌定等22mm×15mm联合行文时应办机关名称前文件二字置发文机关名称右侧居中排布联合行文机关必须保证公文首页显示正文行政机关间联合行文标注办机关发文字号
发文字号发文机关代字年份序号组成发文机关标识空2行3号仿宋体字居中排布年份序号阿拉伯数码标识年份应标全称(1995简写成95XX写成04)六角中括号〔 〕括入序号编虚位(1编001)加第字
注意直角中括号茂××[XX]10号括号茂××(XX)10号规范
发文字号4mm处印条版心等宽红色反线
签发报公文需标识签发姓名行排列发文字号右侧发文字号居左空1字签发姓名居右空1字签发3号仿宋体字签发标全角号号3号楷体字标识签发姓名签发(会签)办单位签发姓名置第1行 签发姓名第2行起办单位签发姓名发文机关序次排移红色反线应发文字号签发姓名处行红色反线距离4mm
(2)体
公文标题红色反线空2行2号标宋体字(常见公文标题般加粗)分行行居中排布回行时做词意完整排列称间距恰
送机关标题空1行左侧顶格3号仿宋体字标识回行时顶格送机关名称标全角号送机关名称公文首页显示正文时应送机关名称移版记中题词抄送标识方法抄送
公文正文送机关名称行然段左空2字回行顶格数字年份回行(阿拉伯数字年份分成两行)
附件公文附件正文行左空2字3号仿宋体字标识附件标全角号名称附件序号阿拉伯数码(附件1×××××)附件名称加标点符号附件应公文正文起装订附件左角第1行顶格标识附件序号时标识序号附件序号名称前标识应致附件公文正文起装订应附件左角第1行顶格标识公文发文序号标识附件(带序号)
成文时间领导签发时间准联合行文般办机关首先签署意见协办单位次会签般复印件会签成文时间签发机关领导签发日期准电报发出日期准
标法汉字年月日标全零写○成文时间标识位置见
公文生效标识公文会议纪电报形式发出外应加盖印章行政机关联合行文
简化手续提高效率办单位加盖印章联合发公文发文机关应加盖印章
a单发文印章
单机关制发公文落款处署发文机关名称标识成文时间成文时间右空4字加盖印章应距正文2mm～4mm端正居中压成文时间印章红色
公文末页版式
b联合行文印章 两种情况
联合行文需加盖两印章时应成文时间拉开左右空7字办机关印章前两印章均压成文时间印章红色采种加盖印章方式保证印章排列整齐两印章间相交相切相距超3mm
联合行文需加盖3印章时防止出现空白印章应发文机关名称(简称)排发文时间正文间办机关印章前排排3印章两端超出版心排余两印章均居中排布印章间互相交相切排印章右空2字标识成文时间
联合行文末页公文版式
特殊情况说明公文排版剩空白处容印章位置时应采取调整行距字距措施加解决务印章正文处面采取标识页正文方法解决
附注公文附注3号仿宋体字居左空2号字加圆括号标识成文时间行(件发县团级传达全体员)请示应附注处注明联系姓名电话
(3)版记
题词公文应标注题词行文级机关求标注题词题词3号黑体字居左顶格标识标全角号词目3号标宋体字词目间空1字
抄送抄送机关指送机关外需执行知晓公文机关应全称者规范化简称统称公文抄送题词行左空1字3号仿宋体字标识抄送标全角号回行时号抄送机关齐抄送机关标句号送机关移题词标识方法抄送机关
版记示意图
印发机关印发时间位抄送机关(抄送机关题词)占1行位置3号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间公文付印日期准阿拉伯数码标识
版记中反线版记中素均加条反线宽度版心
版记位置版记应置公文页版记素置行
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