房产公司档案理制度
档案理制度
第章 总
第条 加强公司档案系统理实现档案理规范化制度化更公司 项工作服务根档案法公司关规定结合公司实际情况特制订办法
第二条 公司部门子公司工作活动中形成具查考利价值文件材料必 须规定定期总公司机档案室移交集中理部门单位已
第二章 档案理体制
第三条 公司档案工作实行统领导分级保分级查阅原中级理指 公司综合部统筹理综合部指定专职员负责二级理指部门档案资料理工 作部门指定员专(兼)职部门档案理工作综合部派驻专职员协助理 第四条 公司档案理分散集中
1公司财务关资料财务部保总理许综合部视情况保存财务理 方面文件资料复印件
2关事方面资料综合部事专员保
3属工程项目方面资料工程部保季度末档案清单交综合部档案 理员备案留底中属政府专业部门审批图纸批文批件律交综合部档 保部门视情况保留复印件工程项目竣工档案备案半月档案移交 综合部档案室统保
4设计部负责工程图纸资料时保月初第工作日综合部档案室移交 月已办结资料属机密级资料应办结立移交设计图纸原稿制作份 数根合约定实际需报请分领导批准
5营销中心外签定广告策划合应签署完毕时综合部档案理员移 交部门视情况保存复印件月初综合部档案室移交已办结关月市场调 查报告项目策划广告销售策划方案方面资料
6销售合档案理销售员合签署完毕第时间综合部档案理员 移交份售楼合编号永久保存房局办完手续合加盖备案章(揭贷款需 加盖预抵押章)日移交份售楼合网备案单明码标价书份综合部档案室保中网备案单明码标价书应原合编号永久保存公司客户交付房产 综合部档案室应盖备案章售楼合移交客户服务中心办理产权证终 合移交房局
7招标中心第时间签署完毕外济合移交综合部档案理员保部 门视情况保存复印件合执行完毕相关签证单移交财务部保存 8方面重资料综合部档案室直接档保公司外签订济合原 公司应保留两份原件财务处综合部保存份特殊情况份原件时财务部 保存原件综合部保存复印件(售楼合外)
9部门综合部档案室移交档案时应时移交相关文件电子文档档范围外 请示报告计划总结重资料复印件等部门行保
10子公司事业部负责单位档案理属机密级档案应事件办理完毕 2工作日移交综合部档案室统保单位视情况保留复印件
第五条 部门单位形成文件材料原部门负责立卷档综合部档案理 员责二级档案理工作进行监督指导 年二级档案理进行次检查验收 第六条 部门综合部档案室移交档案时严格履行移交手续资料理员应保持相 稳定员变动应时通知综合部档案室工作变动离职时应办文件材料 接办员交接清楚离职
第三章 档案 档范围
第七条 反映公司工作活动具查考利价值公文图纸合技术资料簿 册图表报表证声电脑盘片荣誉实物等种门类种载体档案均属档范围 1部门(含部门)种计划方案规划种重决议总结报告种 重通知通报种公文会议纪事记
2种工程图纸签证单联络函设计变更通知书等工程资料
3类工程检测鉴定报告
4种协议书合书种技术资料种设备档案说明书
5公司年初财务预算报告年终财务报告种财会报表原始证帐册理方 面文件材料
6公司种审计报告资产评估报告
7公司种理规章制度事档案
8公司种注册登记证件政府批文种法律证公证文件
9公司种电子图纸图表保存价值电子文档
10公司重奠基庆典新闻发布会等仪式具重价值社会活动营 销策划广告片录音录电子文件等声信息资料
11公司发展事记公司总理亲起草修改重文稿
12国家关行业发展政策法律法规等文件级部门单位文等 13需档重文件
第四章 档案档立卷
第八条 档案形成程中 办员应时关文字材料图样进行系统收集整理 遗漏丢失确保全部资料够真实完整齐全档案室移交档项工作 部门参办理工作中形成文件材料办部门员负责收集
第九条 档材料文字须铅印胶印油印蓝黑墨水碳素墨水书写 圆珠笔铅笔泡沫笔红色墨水纯蓝墨水复写纸书写般复印件代原件存档 第十条 属档范围文件办部门资料员应规定时间原件时档单 位私留存办部门视实际需留存复印件特殊案件业务处理需原稿 须办部门保者应综合部负责意妥保存综合部复印件档办部门 原稿毕应送综合部档换回复印件
第十条 种实物档案(奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等)档必须 原件保持完损声档案必须详细记录事时间 点物背景摄 录者档声资料必须原版原件清晰完整
第十二条 避免档档案遗漏混乱档案理员认真核档档案名称份数 原件复印件等情况设立档案档签收列明档案名称份数必说明办理签收手 续移交清单式二份双方签字执份
第十三条 立卷应部门结合特征方法组卷密切联系文件组合 起请示批复印底稿正文附件必须立起文件视情况加盖密级印鉴保 期限文件年限分开立卷
第十四条 立卷时应编制案卷目录文件标题日期单位部门等项目填写清楚概括简洁拟案卷标题案卷容表达出填写备考表注明保期限案卷装订整 齐牢固金属物
第五章 档案分类编号
第十五条 档案理员应根档范围档文件进行分类整理电脑登记编号备份 档建立检索目录提高档案利率保证档案理工作利进行
第十六条 档案分类编号规见附表
第六章 档案保工作
第十七条 公司部子公司应存放档案专门库房库房须具备防盗防水渍防 潮防虫蛀防尘防鼠害防高温防强光等安全条件门窗应结实牢固部门根保存 档案数量设置存放档案箱柜
第十八条 档资料进行登记编制档目录完善检索工具便提供利根公 司档案分类规档案进行科学分类编号分卷装订成册保条理次分明存 放科学库存档案必须图物相符帐物相符
第十九条 档案理员时检查档案卷宗容发现问题应时报综合部负责 重问题应时报总理熟悉负责档案资料解利者需求掌握利规律 常清理档案柜卫生做堆放杂乱整洁序醒目易找
第二十条 档案理员做档案流失防护工作妥善保谨防丢失意转 事涂改容档案柜库房钥匙身携带严禁关员进入档案室非档案 理员许档案室逗留严格遵守档案安全保密制度档案机密容做守 口瓶严守职责传播泄露容
第二十条 档案发生泄密损毁丢失时根公司造成损失规定 关责进行处罚
第七章 档案保期限密级
第二十二条 根档案容源时间程度名称等方面鉴档案价值 确定保期限密级
第二十三条 保期限
文件保存期限政府关法令公司规章特定者外列规定办理
1永久保存(1)公司章程 (2)股东名簿 (3)组织规程办事细 (4)董事会股东 会纪录 (5)财务报表 (6)政府机关核准文件 (7)动产权状债权证 (8)工程 设计图 (9) 规章制度 (10) 核定须永久保存文书
2 10年保存(1)预算决算书类 (2)会计证 (3)事业计划资料 (4)核定须 保存 10年文书
3 5年保存(1)期满解合约 (2)核定保存 5年文书
4 1年保存结案长期保存必者
第二十四条 档案密级
公司档案文书分绝密机密密普通四等级档案性质容划分密级 界定档案调阅权限
1绝密文书含相关政府批文会计证财务报表资金合相关财务文 件济组织合作合核定绝密文书
2机密文书含公司类济合事档案客户档案设计方案图纸预决 算书公司章程股东会董事会会议纪(决议)动产权债权证重工 作计划重会议纪
3密文件含公司效证件项办理资料单位函件
4普通文件含部门工作联系单公司部发文公司宣传资料部门项活 动中形成具参考价值文件材料
第八章 档案阅理办法
第二十五条 需阅公司档案者均须填写档案调阅单调阅权限档案密级 级领导签批方调阅
第二十六条 阅档案密级领导签批
公司部门工作需阅部门业务档案须部门领导批准机密级档案必 须总理批准方阅
阅非部门业务档案须分领导批准机密级档案必须总理批准许方阅
阅公司事财务档案须总理批准方阅
第二十七条 阅档案必须严格履行登记手续档案理员档案调阅审批单 阅调出需档案记录档案阅信息阅档案者应爱护档案确保档案完整性 擅涂改勾画剪裁抽取拆散损毁确工作需摘抄复制须综合部负责批 准档案进行检查清点检查误方办理注销手续 发现遗失损坏应 时报告领导逾期者档案理员时催
第二十八条 公司档案供公司员工调阅天时查阅般出档案室 特殊情况综合部负责批准短期外普通档案阅期七天密级档案三天 机密级档案许外 必须档案理员监督查阅 特殊情形欲延长调阅期限 应调阅程序重新办理情况特殊外部员须出具单位书面证明总理批准方 查阅密级档案
第二十九条 阅档案须妥善保遗失根档案价值数量报公司领导批准 责令赔偿损失阅者必须严守公司机密绝档案资料容外泄泄漏机密 公司造成损失者规定进行处罚直追究法律责职员调离公司时 需档案室求整理已形成文件材料退档案档案室审查误签字调离
第九章 档案销毁
第三十条 综合部档案室年公司档案进行次清理清必保存资料破损 褪色资料进行修补复制
第三十条 已失作已超保期限档案资料综合部负责档案形成部 门理鉴定报分领导审核总理批准进行登记造册规定予销毁
第三十二条 销毁时二监销清册签字销毁清册永久保存销毁档案 须碎纸机焚烧方式严禁销毁文件作作废纸出售
第十章 罚
第三十三条 列行视情节轻重予 100元5000元罚款处理构成犯罪 法追究刑事责
1毁损丢失擅销毁公司档案
2擅外界提供抄摘公司档案
3涂改伪造档案
4未时报档理善档案理者
5未手续办理阅外带者越级查阅者 (档案理者罚 )
6泄露公司档案机密者
第十章 附
第三十四条 制度综合部负责解释补充公司总理批准执行
第三十五条 子公司应根制度结合单位实际情况制订具体实施细
档案分类编号规表
档案编号解释说明
GY01 J JH 2008 001 08 08 01 26
(公司) (类) (细目名称) (年份) (编号) (月) (日) (件号) (页数)
GY01 X F XS 200800108080126
(公司) (类) (细目名称) (子目名称)
GY01 G T JG GYGC 08 00108080126
(公司) (类) (细目名称) (子目名称) (项目名称 ) (年份)
GY01 G T SG GYGC 08 SD 0010808012605 (公司) (类) (细目名称) (子目名称) (项目名称 ) (年份) (子目细分) (楼号)
年份编号新年 001号编起销售合根项目分住宅商业序列 编号关某幢楼具体资料视情况编号加楼号 财务理档案编号两 分段财务部根会计档案理办法行编号
全宗号GY01 ××产 GY02 ××物业 GY03 商业运营部
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档案理制度
第章 总
第条 加强公司档案系统理实现档案理规范化制度化更公司 项工作服务根档案法公司关规定结合公司实际情况特制订办法
第二条 公司部门子公司工作活动中形成具查考利价值文件材料必 须规定定期总公司机档案室移交集中理部门单位已
第二章 档案理体制
第三条 公司档案工作实行统领导分级保分级查阅原中级理指 公司综合部统筹理综合部指定专职员负责二级理指部门档案资料理工 作部门指定员专(兼)职部门档案理工作综合部派驻专职员协助理 第四条 公司档案理分散集中
1公司财务关资料财务部保总理许综合部视情况保存财务理 方面文件资料复印件
2关事方面资料综合部事专员保
3属工程项目方面资料工程部保季度末档案清单交综合部档案 理员备案留底中属政府专业部门审批图纸批文批件律交综合部档 保部门视情况保留复印件工程项目竣工档案备案半月档案移交 综合部档案室统保
4设计部负责工程图纸资料时保月初第工作日综合部档案室移交 月已办结资料属机密级资料应办结立移交设计图纸原稿制作份 数根合约定实际需报请分领导批准
5营销中心外签定广告策划合应签署完毕时综合部档案理员移 交部门视情况保存复印件月初综合部档案室移交已办结关月市场调 查报告项目策划广告销售策划方案方面资料
6销售合档案理销售员合签署完毕第时间综合部档案理员 移交份售楼合编号永久保存房局办完手续合加盖备案章(揭贷款需 加盖预抵押章)日移交份售楼合网备案单明码标价书份综合部档案室保中网备案单明码标价书应原合编号永久保存公司客户交付房产 综合部档案室应盖备案章售楼合移交客户服务中心办理产权证终 合移交房局
7招标中心第时间签署完毕外济合移交综合部档案理员保部 门视情况保存复印件合执行完毕相关签证单移交财务部保存 8方面重资料综合部档案室直接档保公司外签订济合原 公司应保留两份原件财务处综合部保存份特殊情况份原件时财务部 保存原件综合部保存复印件(售楼合外)
9部门综合部档案室移交档案时应时移交相关文件电子文档档范围外 请示报告计划总结重资料复印件等部门行保
10子公司事业部负责单位档案理属机密级档案应事件办理完毕 2工作日移交综合部档案室统保单位视情况保留复印件
第五条 部门单位形成文件材料原部门负责立卷档综合部档案理 员责二级档案理工作进行监督指导 年二级档案理进行次检查验收 第六条 部门综合部档案室移交档案时严格履行移交手续资料理员应保持相 稳定员变动应时通知综合部档案室工作变动离职时应办文件材料 接办员交接清楚离职
第三章 档案 档范围
第七条 反映公司工作活动具查考利价值公文图纸合技术资料簿 册图表报表证声电脑盘片荣誉实物等种门类种载体档案均属档范围 1部门(含部门)种计划方案规划种重决议总结报告种 重通知通报种公文会议纪事记
2种工程图纸签证单联络函设计变更通知书等工程资料
3类工程检测鉴定报告
4种协议书合书种技术资料种设备档案说明书
5公司年初财务预算报告年终财务报告种财会报表原始证帐册理方 面文件材料
6公司种审计报告资产评估报告
7公司种理规章制度事档案
8公司种注册登记证件政府批文种法律证公证文件
9公司种电子图纸图表保存价值电子文档
10公司重奠基庆典新闻发布会等仪式具重价值社会活动营 销策划广告片录音录电子文件等声信息资料
11公司发展事记公司总理亲起草修改重文稿
12国家关行业发展政策法律法规等文件级部门单位文等 13需档重文件
第四章 档案档立卷
第八条 档案形成程中 办员应时关文字材料图样进行系统收集整理 遗漏丢失确保全部资料够真实完整齐全档案室移交档项工作 部门参办理工作中形成文件材料办部门员负责收集
第九条 档材料文字须铅印胶印油印蓝黑墨水碳素墨水书写 圆珠笔铅笔泡沫笔红色墨水纯蓝墨水复写纸书写般复印件代原件存档 第十条 属档范围文件办部门资料员应规定时间原件时档单 位私留存办部门视实际需留存复印件特殊案件业务处理需原稿 须办部门保者应综合部负责意妥保存综合部复印件档办部门 原稿毕应送综合部档换回复印件
第十条 种实物档案(奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等)档必须 原件保持完损声档案必须详细记录事时间 点物背景摄 录者档声资料必须原版原件清晰完整
第十二条 避免档档案遗漏混乱档案理员认真核档档案名称份数 原件复印件等情况设立档案档签收列明档案名称份数必说明办理签收手 续移交清单式二份双方签字执份
第十三条 立卷应部门结合特征方法组卷密切联系文件组合 起请示批复印底稿正文附件必须立起文件视情况加盖密级印鉴保 期限文件年限分开立卷
第十四条 立卷时应编制案卷目录文件标题日期单位部门等项目填写清楚概括简洁拟案卷标题案卷容表达出填写备考表注明保期限案卷装订整 齐牢固金属物
第五章 档案分类编号
第十五条 档案理员应根档范围档文件进行分类整理电脑登记编号备份 档建立检索目录提高档案利率保证档案理工作利进行
第十六条 档案分类编号规见附表
第六章 档案保工作
第十七条 公司部子公司应存放档案专门库房库房须具备防盗防水渍防 潮防虫蛀防尘防鼠害防高温防强光等安全条件门窗应结实牢固部门根保存 档案数量设置存放档案箱柜
第十八条 档资料进行登记编制档目录完善检索工具便提供利根公 司档案分类规档案进行科学分类编号分卷装订成册保条理次分明存 放科学库存档案必须图物相符帐物相符
第十九条 档案理员时检查档案卷宗容发现问题应时报综合部负责 重问题应时报总理熟悉负责档案资料解利者需求掌握利规律 常清理档案柜卫生做堆放杂乱整洁序醒目易找
第二十条 档案理员做档案流失防护工作妥善保谨防丢失意转 事涂改容档案柜库房钥匙身携带严禁关员进入档案室非档案 理员许档案室逗留严格遵守档案安全保密制度档案机密容做守 口瓶严守职责传播泄露容
第二十条 档案发生泄密损毁丢失时根公司造成损失规定 关责进行处罚
第七章 档案保期限密级
第二十二条 根档案容源时间程度名称等方面鉴档案价值 确定保期限密级
第二十三条 保期限
文件保存期限政府关法令公司规章特定者外列规定办理
1永久保存(1)公司章程 (2)股东名簿 (3)组织规程办事细 (4)董事会股东 会纪录 (5)财务报表 (6)政府机关核准文件 (7)动产权状债权证 (8)工程 设计图 (9) 规章制度 (10) 核定须永久保存文书
2 10年保存(1)预算决算书类 (2)会计证 (3)事业计划资料 (4)核定须 保存 10年文书
3 5年保存(1)期满解合约 (2)核定保存 5年文书
4 1年保存结案长期保存必者
第二十四条 档案密级
公司档案文书分绝密机密密普通四等级档案性质容划分密级 界定档案调阅权限
1绝密文书含相关政府批文会计证财务报表资金合相关财务文 件济组织合作合核定绝密文书
2机密文书含公司类济合事档案客户档案设计方案图纸预决 算书公司章程股东会董事会会议纪(决议)动产权债权证重工 作计划重会议纪
3密文件含公司效证件项办理资料单位函件
4普通文件含部门工作联系单公司部发文公司宣传资料部门项活 动中形成具参考价值文件材料
第八章 档案阅理办法
第二十五条 需阅公司档案者均须填写档案调阅单调阅权限档案密级 级领导签批方调阅
第二十六条 阅档案密级领导签批
公司部门工作需阅部门业务档案须部门领导批准机密级档案必 须总理批准方阅
阅非部门业务档案须分领导批准机密级档案必须总理批准许方阅
阅公司事财务档案须总理批准方阅
第二十七条 阅档案必须严格履行登记手续档案理员档案调阅审批单 阅调出需档案记录档案阅信息阅档案者应爱护档案确保档案完整性 擅涂改勾画剪裁抽取拆散损毁确工作需摘抄复制须综合部负责批 准档案进行检查清点检查误方办理注销手续 发现遗失损坏应 时报告领导逾期者档案理员时催
第二十八条 公司档案供公司员工调阅天时查阅般出档案室 特殊情况综合部负责批准短期外普通档案阅期七天密级档案三天 机密级档案许外 必须档案理员监督查阅 特殊情形欲延长调阅期限 应调阅程序重新办理情况特殊外部员须出具单位书面证明总理批准方 查阅密级档案
第二十九条 阅档案须妥善保遗失根档案价值数量报公司领导批准 责令赔偿损失阅者必须严守公司机密绝档案资料容外泄泄漏机密 公司造成损失者规定进行处罚直追究法律责职员调离公司时 需档案室求整理已形成文件材料退档案档案室审查误签字调离
第九章 档案销毁
第三十条 综合部档案室年公司档案进行次清理清必保存资料破损 褪色资料进行修补复制
第三十条 已失作已超保期限档案资料综合部负责档案形成部 门理鉴定报分领导审核总理批准进行登记造册规定予销毁
第三十二条 销毁时二监销清册签字销毁清册永久保存销毁档案 须碎纸机焚烧方式严禁销毁文件作作废纸出售
第十章 罚
第三十三条 列行视情节轻重予 100元5000元罚款处理构成犯罪 法追究刑事责
1毁损丢失擅销毁公司档案
2擅外界提供抄摘公司档案
3涂改伪造档案
4未时报档理善档案理者
5未手续办理阅外带者越级查阅者 (档案理者罚 )
6泄露公司档案机密者
第十章 附
第三十四条 制度综合部负责解释补充公司总理批准执行
第三十五条 子公司应根制度结合单位实际情况制订具体实施细
档案分类编号规表
档案编号解释说明
GY01 J JH 2008 001 08 08 01 26
(公司) (类) (细目名称) (年份) (编号) (月) (日) (件号) (页数)
GY01 X F XS 200800108080126
(公司) (类) (细目名称) (子目名称)
GY01 G T JG GYGC 08 00108080126
(公司) (类) (细目名称) (子目名称) (项目名称 ) (年份)
GY01 G T SG GYGC 08 SD 0010808012605 (公司) (类) (细目名称) (子目名称) (项目名称 ) (年份) (子目细分) (楼号)
年份编号新年 001号编起销售合根项目分住宅商业序列 编号关某幢楼具体资料视情况编号加楼号 财务理档案编号两 分段财务部根会计档案理办法行编号
全宗号GY01 ××产 GY02 ××物业 GY03 商业运营部
— END —
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