公司文秘档案理制度
公司文秘档案理制度 1目作 公司文秘档案资料公司行政办公营活动中缺少素加强文秘档案理理工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定制度 2理职责 21行政理部公司文秘档案口理部门负责文秘档案理制度贯彻部门执行检查加强文秘档案室业务领导工作实务指导 22部门负责部门部档案资料应专兼样应执行制度规定项条款求 23文秘档案室公司文秘档案专机构行政理部领导理职责： 231制定参制定关文秘档案理方面规章制度 232协助行政理部长职部门文件资料档理指导监督 233负责永久行文秘档案关档案机构移交工作 234总结验改善工作方法提高理技工作效率公司文秘档案资料够充分利营服务产生收益 3档资料范围容 31计划性文件资料 包括公司战略规划营计划职部门工作规划计划 32批示性文件材料 包括公司类标准指标计划指标考核标准技术标准等公司理层生产营中类命令工作指示调度记录等 33法规性文件 包括政府行业级制定颁发种需公司贯彻执行规定求标准等文件公司部制定类规章制度 34公司重决议 包括公司股东会董事会监事会总理办公会议重行政办公会议形成文件会议材料会议记录等 35总结性文件 包括公司营活动中年度季度月度工作总结属单位工作总结单项性种总结报告 36证性材料 包括公司职部门营活动中形成类原始记录证台帐等产量记录质量记录设备保养维护记录材料源消耗等产品销售合书协议书等原始记录文 37汇报性材料 包括公司级单位汇报材料统计报表财务报表等公司领导外部公场发言发布类文书资料等 38劳资事资料 包括公司事命事调整认识考勤引进培训考核工资核定记录等相关资料 39调研性资料 包括市场调研开发调研行业竞争手资料供应商销商资料公司部策划方案技术济证材料等 310声制品资料 包括营活动中文化活动中员工外学考察时外单位提供声形式记录公司营活动产生作种资料 311证件性文书资料 包括法营业执土许证产品检疫证卫生许证出口许证产品质量认证类荣誉牌匾证书资产资料汽车房屋建筑等批文证 312馈赠行资料 包括级领导名友协作单位提供赠送题词书画文献资料纪念意义种工艺制品等 4文件资料立卷档 41档案收集 411属制度第三条涵盖文件资料均应档统理部门应做资料分类立卷次年元月底整理档会计档类年度终结财务部门编造清册两年档次 412银行票财务部立卷留存类报表（应收帐报表销售报表等）报相关领导阅专回收刻销毁财务部立卷留存 413业务货计划函等业务传真资料业务部立卷留存 414类外文件资料总理办公室负责立卷留存部文件原部门传阅总理办公室回收立卷留存 415公司员工应注意时收集种信息资料时汇总部门档案理员员工公外出参观学考察参加种会议回公司应相关资料全部移交档案理员 42立卷档时间 421已办理完毕具保存价值种文件资料均应三日递交办公室立卷档 422某专门文件驻分散外业务单位文件方便日常工作立卷档时间根实际情况适延长 43立卷档求 431部门兼职档案员规定档时间整理审定完毕文秘档案资料递交文秘档案室立卷档 432移交档案填写移交清单移交清单式两份双方签字执份 433档文件资料必须完整真实准确请示批复印底稿正文附件必须起 434立卷时应编制案卷目录文件作者标题日期等项目填写清楚概括简洁拟写案卷标题案卷容表达出装订整齐牢固然填写备考表注明保期限 435填写案卷律炭素黑水钢笔毛笔禁止圆珠笔铅笔字迹应清楚准确 436立卷应单位形成文件根文件形成特点保持文件间历史联系适顾文件保存价值案卷正确反映企业生产活动状况面貌 437立卷应类问题结合特征方法组卷密切联系文件组合起 438立卷应级文件公司文件（请示批复外）保期限文件年限分开立卷 439立卷档发现需立卷文件资料立卷原进行插卷 4310文件组成案卷卷文件应定规律进行排列系统反映问题做查找方便 4311种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等）档必须条件保持完损 4312声档案摄录必须详细记录事时间点物背景摄录者档声资料必须原版原件清晰完整 5文秘档案阅 51文秘档案供企业利般外情况特殊外单位需须持介绍信公司领导批准查阅密级档案 52部门工作员直接查阅属部门业务工作范围文秘档案资料需查阅非部门重文件密级档案须公司领导原形成档案部门领导批准方阅 53文秘档案阅者应负责档案完整完私影印复印翻印擅拆散调换抽取污损加注标语转违纪酌情处罚 54珍贵易损档案应制成复制品提供复制采取复印片重印副摘录等方式复制文件应仔细校原稿误注明档案编号然提供必复制件加盖公章示复制件会误 55必时档案室应提供档案出具证明证明材料写应仔细校审查加盖档案室印章效档案室证明材料证明某事档案记载某事结档案理员擅档案资料作解释结 56文秘档案般出档案室特殊情况作短期外十天必须关领导批准办理阅手续延期阅时间须办理续手续逾期者档案理员时催 57阅文秘档案须妥善保遗失根档案价值数量报公司领导批准责令赔偿切损失 6文秘档案保密求 61档案理员阅利档案员树立高度责心加强保密意识双方做保密工作 62档案分般档案密级档案两类档案密级分绝密机密秘密三级 63密级档案许档案室翻阅许带离室密级档案复制时需公司办公室副总领导批准 64密级档案限档员利需办公室副总级领导批准 65已保密期限档案请相关部门领导办公室鉴定解密解密档案作般档案理时提供利 66外参观员统负责接答复问题办理需材料 67档案理员丢失擅提供泄漏档案机密应根情节轻重予纪律处分直法追究刑事责 68企业职工工作员调离企业时需档案室求整理已形成文件材料退档案档案室审查误签字调离档案理员调离应办公室监督办理档案交接方调离 7超期档案销毁 71超保存期限档案档案理员登记造册办公室档案形成部门领导鉴定报分副总批准规定销毁 72批准销毁档案单独存放半年验证确保留价值时行销毁免误毁 73销毁文件必须指定点进行指派专监销严禁销毁文件作作废纸出售文件销毁监销应销毁注册签字
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公司文秘档案理制度 1目作 公司文秘档案资料公司行政办公营活动中缺少素加强文秘档案理理工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定制度 2理职责 21行政理部公司文秘档案口理部门负责文秘档案理制度贯彻部门执行检查加强文秘档案室业务领导工作实务指导 22部门负责部门部档案资料应专兼样应执行制度规定项条款求 23文秘档案室公司文秘档案专机构行政理部领导理职责： 231制定参制定关文秘档案理方面规章制度 232协助行政理部长职部门文件资料档理指导监督 233负责永久行文秘档案关档案机构移交工作 234总结验改善工作方法提高理技工作效率公司文秘档案资料够充分利营服务产生收益 3档资料范围容 31计划性文件资料 包括公司战略规划营计划职部门工作规划计划 32批示性文件材料 包括公司类标准指标计划指标考核标准技术标准等公司理层生产营中类命令工作指示调度记录等 33法规性文件 包括政府行业级制定颁发种需公司贯彻执行规定求标准等文件公司部制定类规章制度 34公司重决议 包括公司股东会董事会监事会总理办公会议重行政办公会议形成文件会议材料会议记录等 35总结性文件 包括公司营活动中年度季度月度工作总结属单位工作总结单项性种总结报告 36证性材料 包括公司职部门营活动中形成类原始记录证台帐等产量记录质量记录设备保养维护记录材料源消耗等产品销售合书协议书等原始记录文 37汇报性材料 包括公司级单位汇报材料统计报表财务报表等公司领导外部公场发言发布类文书资料等 38劳资事资料 包括公司事命事调整认识考勤引进培训考核工资核定记录等相关资料 39调研性资料 包括市场调研开发调研行业竞争手资料供应商销商资料公司部策划方案技术济证材料等 310声制品资料 包括营活动中文化活动中员工外学考察时外单位提供声形式记录公司营活动产生作种资料 311证件性文书资料 包括法营业执土许证产品检疫证卫生许证出口许证产品质量认证类荣誉牌匾证书资产资料汽车房屋建筑等批文证 312馈赠行资料 包括级领导名友协作单位提供赠送题词书画文献资料纪念意义种工艺制品等 4文件资料立卷档 41档案收集 411属制度第三条涵盖文件资料均应档统理部门应做资料分类立卷次年元月底整理档会计档类年度终结财务部门编造清册两年档次 412银行票财务部立卷留存类报表（应收帐报表销售报表等）报相关领导阅专回收刻销毁财务部立卷留存 413业务货计划函等业务传真资料业务部立卷留存 414类外文件资料总理办公室负责立卷留存部文件原部门传阅总理办公室回收立卷留存 415公司员工应注意时收集种信息资料时汇总部门档案理员员工公外出参观学考察参加种会议回公司应相关资料全部移交档案理员 42立卷档时间 421已办理完毕具保存价值种文件资料均应三日递交办公室立卷档 422某专门文件驻分散外业务单位文件方便日常工作立卷档时间根实际情况适延长 43立卷档求 431部门兼职档案员规定档时间整理审定完毕文秘档案资料递交文秘档案室立卷档 432移交档案填写移交清单移交清单式两份双方签字执份 433档文件资料必须完整真实准确请示批复印底稿正文附件必须起 434立卷时应编制案卷目录文件作者标题日期等项目填写清楚概括简洁拟写案卷标题案卷容表达出装订整齐牢固然填写备考表注明保期限 435填写案卷律炭素黑水钢笔毛笔禁止圆珠笔铅笔字迹应清楚准确 436立卷应单位形成文件根文件形成特点保持文件间历史联系适顾文件保存价值案卷正确反映企业生产活动状况面貌 437立卷应类问题结合特征方法组卷密切联系文件组合起 438立卷应级文件公司文件（请示批复外）保期限文件年限分开立卷 439立卷档发现需立卷文件资料立卷原进行插卷 4310文件组成案卷卷文件应定规律进行排列系统反映问题做查找方便 4311种实物档案（奖品奖杯锦旗奖章证书牌匾馈赠品等）档必须条件保持完损 4312声档案摄录必须详细记录事时间点物背景摄录者档声资料必须原版原件清晰完整 5文秘档案阅 51文秘档案供企业利般外情况特殊外单位需须持介绍信公司领导批准查阅密级档案 52部门工作员直接查阅属部门业务工作范围文秘档案资料需查阅非部门重文件密级档案须公司领导原形成档案部门领导批准方阅 53文秘档案阅者应负责档案完整完私影印复印翻印擅拆散调换抽取污损加注标语转违纪酌情处罚 54珍贵易损档案应制成复制品提供复制采取复印片重印副摘录等方式复制文件应仔细校原稿误注明档案编号然提供必复制件加盖公章示复制件会误 55必时档案室应提供档案出具证明证明材料写应仔细校审查加盖档案室印章效档案室证明材料证明某事档案记载某事结档案理员擅档案资料作解释结 56文秘档案般出档案室特殊情况作短期外十天必须关领导批准办理阅手续延期阅时间须办理续手续逾期者档案理员时催 57阅文秘档案须妥善保遗失根档案价值数量报公司领导批准责令赔偿切损失 6文秘档案保密求 61档案理员阅利档案员树立高度责心加强保密意识双方做保密工作 62档案分般档案密级档案两类档案密级分绝密机密秘密三级 63密级档案许档案室翻阅许带离室密级档案复制时需公司办公室副总领导批准 64密级档案限档员利需办公室副总级领导批准 65已保密期限档案请相关部门领导办公室鉴定解密解密档案作般档案理时提供利 66外参观员统负责接答复问题办理需材料 67档案理员丢失擅提供泄漏档案机密应根情节轻重予纪律处分直法追究刑事责 68企业职工工作员调离企业时需档案室求整理已形成文件材料退档案档案室审查误签字调离档案理员调离应办公室监督办理档案交接方调离 7超期档案销毁 71超保存期限档案档案理员登记造册办公室档案形成部门领导鉴定报分副总批准规定销毁 72批准销毁档案单独存放半年验证确保留价值时行销毁免误毁 73销毁文件必须指定点进行指派专监销严禁销毁文件作作废纸出售文件销毁监销应销毁注册签字
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