财务档案理制度
1 目
加强财务理水规范财务档案理工作提高财务部工作效率配合公司整体营运作特制定制度
2 适范围制度适公司总部
3 术语定义
31财务档案：财务档案专业档案种济活动历史记录济效果综合反映开展济活动进行济分析研究重参考资料
32原始证：原始证济业务发生时业务办员直接取者填制表明某项济业务已发生完成情况明确关济责种证
33记账证记账证济业务性质加类确定会计分录登记会计账薄证
34会计账簿：指会计证全面连续记录单位济业务量分散数资料进行类整理逐步加工成会计信息簿籍
35财务报告：指反映会计实体财务状况营成果总结性书面文件
4 职责
5 工作求
51财务档案分类分会计核算档案财务理档案档案资料
511会计核算档案
5111会计证：包括原始证记账证会计证
5112会计帐簿：包括日记帐明细帐总帐种辅助帐
5113财务报告：包括会计报表附表财务情况说明书等会计报表包括月季年度会计报表附注
5114会计电算化资料：包括历年财务帐簿刻录光盘磁带等 512财务理档案
5121预算资料：包括公司总部属公司编制报季度半年度年度预算预算执行情况表公司职部门年度费预算表
5122财务分析报告：包括公司总部属公司编制报季度半年度年度财务分析报告
5123投资分析报告：指公司财务部编制相关领导审核认项目投资分析报告
5124财务制度文：包括公司财务部制订公司董事会行政办公会议通类财务制度文属公司根公司财务部指导求制订属公司董事会通类财务制度文
5125___：包括相关领导审阅签字认定财务例会___税收筹划组___类专题___
513档案资料
5131合文件：包括银行贷款合相关董事会决议财产保险合财务相关类济合
5132属公司报报告：包括资金申请报告调整预算报告等类相关报告
5133： 包括查帐报告验资报告利润分配方案董事会决议章程公司基础资料财务部发文等公司财务活动关类档案资料 ___档案理工作 ___档案收集档
5211财务档案分类进行收集档档档案进行编号填制财务档案保清册财务档案负责登记
5212会计核算档案严格会计档案理办法规定定期收集整理档做资料完整安全保密入档时存入序
5___部门属公司编制报预算资料财务分析报告属公
司提交财务部类请示报告应确认加盖相关公司公章相关领导签字进行档
5214投资分析报告___等财务员编制文件须相关领导审阅签字进行档
5215银行款合财产保险合等财务活动相关济合须确认合双方法代表合签字加盖公章贴加足额印花税进行档须董事会通重合需附加相关董事会决议
5216财务制度文公司章程文财务部发类文件应该加盖公司公章财务部门印章档附加相关文件流转单领导审批意见相关董事会决议
5217档案档参档案理办法达档条件档 5218应移交档案室档档案文件留存副复印件档移交档案室 522财务档案保
5221加强财务档案保建立财务(会计)档案柜档案柜必须久耐牢固安全
5222财务档案应设立专门点保种类档时间编号等素分柜存放
5___财务档案保实施统理财务部设置兼职档案理员岗位负责已立卷登记财务档案保工作
5___档案存放点应注意防火防潮防污防窃防蛀
5225会计核算档案严格会计档案理办法规定期限保存财务档案永久性保存档案
5226会计档案清点检查年进行次检查档案完整阅情况安排情况保期满应处理档案发现问题应时采取措施进行处理 523财务档案调阅
5231财务员工作需调阅财务档案时必须序时原处 5___公司员调阅财务档案财务部总理意外单位员调阅财务档案加盖单位公章申请书财务部总理审核报公司总裁批准
5233会计档案原件原外特殊情况需外外长期限超三天
5234调阅财务档案须填写财务档案调阅登记簿需复印财务部总理意进行登记查阅程中档案理员离开现场
5234调阅员案卷中勾划涂抹抄录调阅关容
524财务档案销毁
5___保期满财务档案应财务部门提出销毁意见会档案理部门鉴定严格审查规定销毁档案应编造会计档案销毁清册领导审查批准销毁档案销毁时应财会部门档案部门派员监销监销员销毁档案前应认真进行清点核销毁清册签名盖章销毁清册式二份分档案财会部门保留
53附
531属公司根制度关规定结合具体情况制定相应财务档案理制度
___制度财务部制定负责解释
___制度行政办公会审议通实施
___支持性文件
61会计档案理办法
7相关记录表格
财务档案理制度（二）
目
根财政部国家档案局___会计档案理办法__通知规定加强公司财务会计档案科学理建立健全会计档案理制度保证会计档案妥善序存放方便查阅严防毁损散失泄密完善财务档案理工作特制定制度
二适范围：
制度财务部档案理预算计划制度等文件材料执行文书档案理规定适制度 三理职责
财务部负责档案整理编号档调阅阅等财务会计档案安全完整保密负责应入库保资料应时入库纳入理
四会计档案范围
包含会计证会计账簿会计报告会计核算资料等四部分 1会计证类：原始证记帐证汇总证会计证 2会计账簿类：总帐明细帐日记帐固定资产卡片辅助帐簿会计帐簿
3财务报告类：包括月度季度年度财务报告会计报表附表附注文字说明财务报告
4类：银行存款余额调节表银行帐单应保存会计核算专业资料会计档案移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册关电子数相应软件资料
五会计档案理
1会计档案整理立卷：会计年度终会计资料进行整理立卷会计档案整理般采三统办法：分类标准统档案形成统理求统分门类卷序编号
1)分类标准统般财务会计资料分成类账簿二类证三类报表四类文字资料
2)档案形成统案册封面档案卡夹存放柜存放序列统 3)理求统建立财务会计资料档案簿会计资料档案目录会计证装订成册报表文字资料分类立卷零星资料年度排序汇编装订成册 2会计证装订
会计证月装订次年分月妥善保档会计证装订前应准备工作：
1)分类整理序排列检查日数编号否齐全 2)证汇总日期集确定装订成册数
3)摘证金属物张页附件折叠成记账证避开装订线翻阅保持数字完整
4)整理检查证序号颠倒重新排列发现缺号查明原检查附件否漏缺：领料单入库单否附齐全 5)记账证关员印章否齐全 6)会计证装订时求：
a装订时缩占部位记账证附件保持显露面便事查阅
证外面加封面封面纸尚牛皮纸印制封面规格略附记账证
C装订证厚度般3厘米装订牢固美观方 7)会计证装订注意事项
a封面填写证种类起止号码证张数会计员装订员签章
封面编卷号编号序入柜显露处标明证种类编号便调阅
3会计账簿装订
种会计账簿年度结账跨年账簿外账簿应时整理立卷账簿装订基求：
1)首先账簿启表页数核账户否相符账页数否齐全序号排列否连续
2)然会计账簿封面账簿启表账户目录该账簿页数序排列账页会计账簿装订封底序装订活页账簿装订求：
a保留已账页账页数填写齐全空白页撤掉账夹加封面封底装订成册
栏式活页账三栏式活页账数量金额式活页账等混装应类业务类账页装订起
3)账封面填写账目种类编卷号会计员装订(办)签章
4)账簿装订求
a会计账簿应牢固整折角缺角错页掉页现象 b封面应齐全整注明属年度账簿名称编号编号年编编号序总账现金日记账银行存款日记账分户明细账
c会计账簿保期限分编制卷号总账类明细账辅助账全年序编制卷号 4会计档案移交档
1)年形成会计档案财务部档求负责整理立卷装订成册
编制会计档案保清册会计年度终暂会计部门保年期满会计部门编制移交清册移交单位档案部门统保
2)移交档案部门保会计档案原应该保持原卷册封装需拆封重新整理档案部门应会财务部办拆封整理分清责 5会计档案保
1)会计档案保期限分永久定期两类定期保期限分___年___年___年___年___年___类(详见附表)保期限会计年度终第天算起
2)会计档案室求应选择干燥防水方远离易燃品堆放周围应备防火器材室应常保持清洁卫生防虫蛀防鼠咬保持通风透光适空间通道查阅方防止潮湿
3)会计档案应放专铁皮档案柜里序码放整齐便查找 4)设置档登记簿档案目录登记簿档案阅记簿严防毁坏损失散失泄密
5)电子计算机进行会计核算应保存印出纸质会计档案磁盘光盘等磁性介质保存会计档案应报财政局备案会计电算化档案保注意防盗防磁等安全措施 6会计档案阅
1)会计档案公司原出公司员需档案资料登记报批档案理员陪翻阅者复印
2)外部阅会计档案时应持单位正式介绍信会计员公司领导批准方办理阅手续档案部门建立健全会计档案查阅复制登记制度
3)阅手续：阅应认真填写档案阅登记簿阅姓名日期数量容期等情况登记清楚
4)阅会计档案员案卷中乱画标记拆散原卷册涂改抽
换携带外出复制原件(特殊情况须领导批准方携带外出复制原件) 7会计档案销毁
保期满会计档案程序进行销毁：
1)会计档案保期满需销毁时档案部门提出销毁意见会财务部门鉴定编制会计档案销毁清册(注明名称卷号册数起止年度档案编号应保期限已保期限销毁时间等容)公司总理审批签署意见报请级单位批准方予销毁
2)销毁会计档案时档案部门财务部派员监销销毁前清点销毁会计档案销毁办应会计档案销毁清册签名盖章注明已销毁字样销毁日期示负责时监销情况写出书面报告式两份份报公司领导份入档案备查
3)会计档案保期满未结清债权债务原始证涉未事项原始证销毁应单独抽出行立卷档案部门保未事项完结时止单独抽出立卷会计档案应会计档案销毁清单会计档案保清册中列明
4)建设期间会计档案销毁 六制度解释权公司财务部
附表会计档案保期限表
编制日期： 审核日期： 批准日期：
财务档案理制度（三）
第条 根财政部国家档案局___会计档案理办法__通知规定加强公司会计档案理保证会计档案妥善保序存放方便查阅严防毁损散失泄密特制定制度
第二条 会计档案指会计证会计账簿财务报告等会计核算专业材料记录反映单位济业务重史料证具体包括：
会计证类：原始证记账证汇总证会计证
二会计账簿类：总账明细账日记账固定资产卡片辅助账簿会计账簿
三财务报告类：月度季度年度财务报告包括会计报表附表附注文字说明财务报告
四类：银行存款余额调节表银行账单应保存会计核算专业资料会计档案移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册
第三条 年形成会计档案财务部档求负责整理立卷装订成册编制会计档案保清册
年形成会计档案会计年度终暂财务部保年期满应财务部编制移交清册移交单位档案部门统保
二移交档案部门保会计档案原应保持原卷册封装重拆封重新整理档案部门应会财务部办员拆封整理分清责
第四条 财务部档案部门保存会计档案出特殊需总理批准提供查阅复制办理登记手续查阅复制会计档案员严禁会计档案涂画拆封抽换
档案部门建立健全会计档案查阅复制登记制度
二会计档案保期限分永久定期两类定期保期限分___年___年___年___年___年___类
三会计档案保期限会计年度终第天算起
第五条 办法规定会计档案保期限低保期限类档案保办法附表列期限执行
第六条 保期满会计档案第七条规定情形外程序销毁：
单位档案部门会财务部提出销毁意见编制会计档案销毁清册列明销毁会计档案名称卷号册数起止年度档案编号应保期限已保期限销毁时间等容
二总理会计档案销毁清册签署意见
三销毁会计档案时档案部门财务部派员监销
四监销销毁会计档案前会计档案销毁清册列容清点核销毁会计档案销毁应会计档案销毁清册签名盖章监销情况报告总理
第七条 保期满未结清债权债务原始证涉未事项原始证销毁应单独抽出立卷保未事项完结时止单独抽出立卷会计档案应会计档案销毁清册会计档案保清册中列明正项目建设期间建设单位保期满会计档案销毁
第八条 电子计算机进行会计核算应保存印出纸质会计档案磁盘光盘等磁性介质保存会计档案应报财政局备案
第九条 建设单位项目建设期间形成会计档案应办理竣工结算移交建设项目接受单位规定办理交接手续
第十条 单位间交接会计档案交接双方应办理会计档案交接手续移交会计档案单位应编制会计档案移交清册列明应移交会计档案名称卷号册数起止年度档案编号应保期限已保期限等容
交接会计档案时交接双方应会计档案移交清册列容逐项交接交接双方单位负责负责监交交接完毕交接双方办监交应会计档案移交清册签名盖章
第十条 预算计划制度等文件材料应执行文书档案理规定适办法 制度解释权公司财务部
附表：会计档案保期限表
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1 目
加强财务理水规范财务档案理工作提高财务部工作效率配合公司整体营运作特制定制度
2 适范围制度适公司总部
3 术语定义
31财务档案：财务档案专业档案种济活动历史记录济效果综合反映开展济活动进行济分析研究重参考资料
32原始证：原始证济业务发生时业务办员直接取者填制表明某项济业务已发生完成情况明确关济责种证
33记账证记账证济业务性质加类确定会计分录登记会计账薄证
34会计账簿：指会计证全面连续记录单位济业务量分散数资料进行类整理逐步加工成会计信息簿籍
35财务报告：指反映会计实体财务状况营成果总结性书面文件
4 职责
5 工作求
51财务档案分类分会计核算档案财务理档案档案资料
511会计核算档案
5111会计证：包括原始证记账证会计证
5112会计帐簿：包括日记帐明细帐总帐种辅助帐
5113财务报告：包括会计报表附表财务情况说明书等会计报表包括月季年度会计报表附注
5114会计电算化资料：包括历年财务帐簿刻录光盘磁带等 512财务理档案
5121预算资料：包括公司总部属公司编制报季度半年度年度预算预算执行情况表公司职部门年度费预算表
5122财务分析报告：包括公司总部属公司编制报季度半年度年度财务分析报告
5123投资分析报告：指公司财务部编制相关领导审核认项目投资分析报告
5124财务制度文：包括公司财务部制订公司董事会行政办公会议通类财务制度文属公司根公司财务部指导求制订属公司董事会通类财务制度文
5125___：包括相关领导审阅签字认定财务例会___税收筹划组___类专题___
513档案资料
5131合文件：包括银行贷款合相关董事会决议财产保险合财务相关类济合
5132属公司报报告：包括资金申请报告调整预算报告等类相关报告
5133： 包括查帐报告验资报告利润分配方案董事会决议章程公司基础资料财务部发文等公司财务活动关类档案资料 ___档案理工作 ___档案收集档
5211财务档案分类进行收集档档档案进行编号填制财务档案保清册财务档案负责登记
5212会计核算档案严格会计档案理办法规定定期收集整理档做资料完整安全保密入档时存入序
5___部门属公司编制报预算资料财务分析报告属公
司提交财务部类请示报告应确认加盖相关公司公章相关领导签字进行档
5214投资分析报告___等财务员编制文件须相关领导审阅签字进行档
5215银行款合财产保险合等财务活动相关济合须确认合双方法代表合签字加盖公章贴加足额印花税进行档须董事会通重合需附加相关董事会决议
5216财务制度文公司章程文财务部发类文件应该加盖公司公章财务部门印章档附加相关文件流转单领导审批意见相关董事会决议
5217档案档参档案理办法达档条件档 5218应移交档案室档档案文件留存副复印件档移交档案室 522财务档案保
5221加强财务档案保建立财务(会计)档案柜档案柜必须久耐牢固安全
5222财务档案应设立专门点保种类档时间编号等素分柜存放
5___财务档案保实施统理财务部设置兼职档案理员岗位负责已立卷登记财务档案保工作
5___档案存放点应注意防火防潮防污防窃防蛀
5225会计核算档案严格会计档案理办法规定期限保存财务档案永久性保存档案
5226会计档案清点检查年进行次检查档案完整阅情况安排情况保期满应处理档案发现问题应时采取措施进行处理 523财务档案调阅
5231财务员工作需调阅财务档案时必须序时原处 5___公司员调阅财务档案财务部总理意外单位员调阅财务档案加盖单位公章申请书财务部总理审核报公司总裁批准
5233会计档案原件原外特殊情况需外外长期限超三天
5234调阅财务档案须填写财务档案调阅登记簿需复印财务部总理意进行登记查阅程中档案理员离开现场
5234调阅员案卷中勾划涂抹抄录调阅关容
524财务档案销毁
5___保期满财务档案应财务部门提出销毁意见会档案理部门鉴定严格审查规定销毁档案应编造会计档案销毁清册领导审查批准销毁档案销毁时应财会部门档案部门派员监销监销员销毁档案前应认真进行清点核销毁清册签名盖章销毁清册式二份分档案财会部门保留
53附
531属公司根制度关规定结合具体情况制定相应财务档案理制度
___制度财务部制定负责解释
___制度行政办公会审议通实施
___支持性文件
61会计档案理办法
7相关记录表格
财务档案理制度（二）
目
根财政部国家档案局___会计档案理办法__通知规定加强公司财务会计档案科学理建立健全会计档案理制度保证会计档案妥善序存放方便查阅严防毁损散失泄密完善财务档案理工作特制定制度
二适范围：
制度财务部档案理预算计划制度等文件材料执行文书档案理规定适制度 三理职责
财务部负责档案整理编号档调阅阅等财务会计档案安全完整保密负责应入库保资料应时入库纳入理
四会计档案范围
包含会计证会计账簿会计报告会计核算资料等四部分 1会计证类：原始证记帐证汇总证会计证 2会计账簿类：总帐明细帐日记帐固定资产卡片辅助帐簿会计帐簿
3财务报告类：包括月度季度年度财务报告会计报表附表附注文字说明财务报告
4类：银行存款余额调节表银行帐单应保存会计核算专业资料会计档案移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册关电子数相应软件资料
五会计档案理
1会计档案整理立卷：会计年度终会计资料进行整理立卷会计档案整理般采三统办法：分类标准统档案形成统理求统分门类卷序编号
1)分类标准统般财务会计资料分成类账簿二类证三类报表四类文字资料
2)档案形成统案册封面档案卡夹存放柜存放序列统 3)理求统建立财务会计资料档案簿会计资料档案目录会计证装订成册报表文字资料分类立卷零星资料年度排序汇编装订成册 2会计证装订
会计证月装订次年分月妥善保档会计证装订前应准备工作：
1)分类整理序排列检查日数编号否齐全 2)证汇总日期集确定装订成册数
3)摘证金属物张页附件折叠成记账证避开装订线翻阅保持数字完整
4)整理检查证序号颠倒重新排列发现缺号查明原检查附件否漏缺：领料单入库单否附齐全 5)记账证关员印章否齐全 6)会计证装订时求：
a装订时缩占部位记账证附件保持显露面便事查阅
证外面加封面封面纸尚牛皮纸印制封面规格略附记账证
C装订证厚度般3厘米装订牢固美观方 7)会计证装订注意事项
a封面填写证种类起止号码证张数会计员装订员签章
封面编卷号编号序入柜显露处标明证种类编号便调阅
3会计账簿装订
种会计账簿年度结账跨年账簿外账簿应时整理立卷账簿装订基求：
1)首先账簿启表页数核账户否相符账页数否齐全序号排列否连续
2)然会计账簿封面账簿启表账户目录该账簿页数序排列账页会计账簿装订封底序装订活页账簿装订求：
a保留已账页账页数填写齐全空白页撤掉账夹加封面封底装订成册
栏式活页账三栏式活页账数量金额式活页账等混装应类业务类账页装订起
3)账封面填写账目种类编卷号会计员装订(办)签章
4)账簿装订求
a会计账簿应牢固整折角缺角错页掉页现象 b封面应齐全整注明属年度账簿名称编号编号年编编号序总账现金日记账银行存款日记账分户明细账
c会计账簿保期限分编制卷号总账类明细账辅助账全年序编制卷号 4会计档案移交档
1)年形成会计档案财务部档求负责整理立卷装订成册
编制会计档案保清册会计年度终暂会计部门保年期满会计部门编制移交清册移交单位档案部门统保
2)移交档案部门保会计档案原应该保持原卷册封装需拆封重新整理档案部门应会财务部办拆封整理分清责 5会计档案保
1)会计档案保期限分永久定期两类定期保期限分___年___年___年___年___年___类(详见附表)保期限会计年度终第天算起
2)会计档案室求应选择干燥防水方远离易燃品堆放周围应备防火器材室应常保持清洁卫生防虫蛀防鼠咬保持通风透光适空间通道查阅方防止潮湿
3)会计档案应放专铁皮档案柜里序码放整齐便查找 4)设置档登记簿档案目录登记簿档案阅记簿严防毁坏损失散失泄密
5)电子计算机进行会计核算应保存印出纸质会计档案磁盘光盘等磁性介质保存会计档案应报财政局备案会计电算化档案保注意防盗防磁等安全措施 6会计档案阅
1)会计档案公司原出公司员需档案资料登记报批档案理员陪翻阅者复印
2)外部阅会计档案时应持单位正式介绍信会计员公司领导批准方办理阅手续档案部门建立健全会计档案查阅复制登记制度
3)阅手续：阅应认真填写档案阅登记簿阅姓名日期数量容期等情况登记清楚
4)阅会计档案员案卷中乱画标记拆散原卷册涂改抽
换携带外出复制原件(特殊情况须领导批准方携带外出复制原件) 7会计档案销毁
保期满会计档案程序进行销毁：
1)会计档案保期满需销毁时档案部门提出销毁意见会财务部门鉴定编制会计档案销毁清册(注明名称卷号册数起止年度档案编号应保期限已保期限销毁时间等容)公司总理审批签署意见报请级单位批准方予销毁
2)销毁会计档案时档案部门财务部派员监销销毁前清点销毁会计档案销毁办应会计档案销毁清册签名盖章注明已销毁字样销毁日期示负责时监销情况写出书面报告式两份份报公司领导份入档案备查
3)会计档案保期满未结清债权债务原始证涉未事项原始证销毁应单独抽出行立卷档案部门保未事项完结时止单独抽出立卷会计档案应会计档案销毁清单会计档案保清册中列明
4)建设期间会计档案销毁 六制度解释权公司财务部
附表会计档案保期限表
编制日期： 审核日期： 批准日期：
财务档案理制度（三）
第条 根财政部国家档案局___会计档案理办法__通知规定加强公司会计档案理保证会计档案妥善保序存放方便查阅严防毁损散失泄密特制定制度
第二条 会计档案指会计证会计账簿财务报告等会计核算专业材料记录反映单位济业务重史料证具体包括：
会计证类：原始证记账证汇总证会计证
二会计账簿类：总账明细账日记账固定资产卡片辅助账簿会计账簿
三财务报告类：月度季度年度财务报告包括会计报表附表附注文字说明财务报告
四类：银行存款余额调节表银行账单应保存会计核算专业资料会计档案移交清册会计档案保清册会计档案销毁清册
第三条 年形成会计档案财务部档求负责整理立卷装订成册编制会计档案保清册
年形成会计档案会计年度终暂财务部保年期满应财务部编制移交清册移交单位档案部门统保
二移交档案部门保会计档案原应保持原卷册封装重拆封重新整理档案部门应会财务部办员拆封整理分清责
第四条 财务部档案部门保存会计档案出特殊需总理批准提供查阅复制办理登记手续查阅复制会计档案员严禁会计档案涂画拆封抽换
档案部门建立健全会计档案查阅复制登记制度
二会计档案保期限分永久定期两类定期保期限分___年___年___年___年___年___类
三会计档案保期限会计年度终第天算起
第五条 办法规定会计档案保期限低保期限类档案保办法附表列期限执行
第六条 保期满会计档案第七条规定情形外程序销毁：
单位档案部门会财务部提出销毁意见编制会计档案销毁清册列明销毁会计档案名称卷号册数起止年度档案编号应保期限已保期限销毁时间等容
二总理会计档案销毁清册签署意见
三销毁会计档案时档案部门财务部派员监销
四监销销毁会计档案前会计档案销毁清册列容清点核销毁会计档案销毁应会计档案销毁清册签名盖章监销情况报告总理
第七条 保期满未结清债权债务原始证涉未事项原始证销毁应单独抽出立卷保未事项完结时止单独抽出立卷会计档案应会计档案销毁清册会计档案保清册中列明正项目建设期间建设单位保期满会计档案销毁
第八条 电子计算机进行会计核算应保存印出纸质会计档案磁盘光盘等磁性介质保存会计档案应报财政局备案
第九条 建设单位项目建设期间形成会计档案应办理竣工结算移交建设项目接受单位规定办理交接手续
第十条 单位间交接会计档案交接双方应办理会计档案交接手续移交会计档案单位应编制会计档案移交清册列明应移交会计档案名称卷号册数起止年度档案编号应保期限已保期限等容
交接会计档案时交接双方应会计档案移交清册列容逐项交接交接双方单位负责负责监交交接完毕交接双方办监交应会计档案移交清册签名盖章
第十条 预算计划制度等文件材料应执行文书档案理规定适办法 制度解释权公司财务部
附表：会计档案保期限表
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