文件资料理办法
办法文件资料收发审批档保进行具体规定
文件档范围
1 类文件资料技术质量部档理：
（1） 涉公司开发营工程理等技术性文件资料质量理体系方面文件资料
（2） 涉公司外签订济合技术建议书投标书种协议等
（3） 述文件涉审批审批文件修订版
2 类文件资料综合办档理：
（1） 公司业务活动中收文件函件等
（2） 公司发布规章制度理办法等
（3） 外文件回复文件
（4） 部门工作中公司领导提交请示报告批件等
3 类文件资料部门档理：
（1） 部门专业文件资料相关文档
（2） 部门提交请示报告批示复印件
4 外签订济合技术质量部财务部均留原件档
二 文件收发传发报批
公司文件资料收发传发报批综合办统负责详见文件收发流程图文件处理单
三 文件编号规定
1 综合办文件收发时统进行编号登记便理
2 编号格式：威奥特X字[XXXX]第Y号
X表示文件源部门开——技术开发部支——技术支持部 市——市场部工——工程部——力资源部综——综合办质——质量部企——企发部财——财务部
Y表示文件编号发文发放序进行流水编号发文修改文件部门序进行流水编号
[XXXX]—表示年号20022003
四 文件资料移交
部门移交文件时应办理移交手续交接均专负责填写移交文件清单见附表
五 规章制度理办法报批发
部门制定规章制度理办法征求公司相关部门意见通填写建议处理表规章制度理办法填写建议处理表连电子版起交综合办综合办规章制度理办法附建议处理表报公司领导审批审批意综合办发相关部门未获批准综合办公司领导签署意见反馈相关部门综合办保留原始批件做记录
六 文件理机构职责
1 公司技术资料理技术质量专负责
2 公司收发文件项规章制度发布综合办专负责
3 部门质量员应负责收集整理保部门文档资料移交相关文件资料
七 文件保制度
1 技术质量部综合办应存放资料专门文件柜具备防火防潮防虫等安全条件
2 档文件进行分类登记
3 文档理员熟悉负责文档资料解者需求
4 文件类确定文件保期限年年终进行整理销毁具体销毁工作见文件销毁流程图
（1） 技术性资料合协议等保期10年
（2） 文档性资料保期5年
（3） 明确规定保存期文档规定
5 涉行业标准技术规范等方面文件资料应盖受控文件章已期文件资料盖作废文件章报批予销毁
6 严格遵守文件安全保密制度做文件流失防护工作
7 文件理员定时检查文件专柜核件数发现异常盗丢失等情况时公司领导反映妥善处理
8 根公司实际情况新项目（例：建议书投标书合等）求项目完成应时档项目周期较长建议部门3周现文件档
八 文件保密级
文件级分两级：机密般
文件保密级文件制作部门确定技术质量部综合办审核
九档案阅制度
1 属公司机密档案未许外外传
2 阅文档资料属机密需公司总理副总理批准
3 阅档案必须履行登记签收手续
4 出档案材料时间超两周必时续期档案理员催需长期出须技术质量部审核报副总理总理批准
5 调阅阅档案者必须妥善保档案意转摘抄复印拆卸损污文件时保证档案材料完整损否追究事责
6 出档案资料保慎丢失时时追查报告技术质量部时予处理
7 发生档案损坏丢失事件系造成公司根情况严重程度带果追究关员责公司奖惩条例予相应处罚
文 件 处 理 表
时间：200 年 月 日
文部门
文件名称
办部门领导意见：
领导批示：
办公室拟办意见：
处理结果：
XX科技限公司
外公文处理表
收文时间：200 年 月 日
文单位
原文文号
收文文号
领导批示：
办公室拟办意见：
办部门领导意见：
处理结果：
送出时间
退回时间
阅者签名
传 阅
送出时间
退回时间
阅者签名
文件（存）档移交单
序号
文 件 名 称
拟制
日期
文 件 形 式
保密级
备 注
书面
电子版
高级
般
移交： 收文：
文件发放流程
需修改返回
需修改返回
发文：
报发
撰稿
（部门）
审核签字
（综合办公室）
签发
（总理）
编号印盖章
（综合办公室）
相关部门
档
（综合办公室）
（技术质量部）
原件返
收文：
编号登记
(综合办公室)室)
阅批
(总理)
转发 (综合办公室）
处理注明结果(相关部门)
文
档
（综合办公室）
（技术质量部）
文件销毁流程
需保存
文件理员(期文件)
（直接级）
审核签字
（直接级）
文件理员
(销毁)
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办法文件资料收发审批档保进行具体规定
文件档范围
1 类文件资料技术质量部档理：
（1） 涉公司开发营工程理等技术性文件资料质量理体系方面文件资料
（2） 涉公司外签订济合技术建议书投标书种协议等
（3） 述文件涉审批审批文件修订版
2 类文件资料综合办档理：
（1） 公司业务活动中收文件函件等
（2） 公司发布规章制度理办法等
（3） 外文件回复文件
（4） 部门工作中公司领导提交请示报告批件等
3 类文件资料部门档理：
（1） 部门专业文件资料相关文档
（2） 部门提交请示报告批示复印件
4 外签订济合技术质量部财务部均留原件档
二 文件收发传发报批
公司文件资料收发传发报批综合办统负责详见文件收发流程图文件处理单
三 文件编号规定
1 综合办文件收发时统进行编号登记便理
2 编号格式：威奥特X字[XXXX]第Y号
X表示文件源部门开——技术开发部支——技术支持部 市——市场部工——工程部——力资源部综——综合办质——质量部企——企发部财——财务部
Y表示文件编号发文发放序进行流水编号发文修改文件部门序进行流水编号
[XXXX]—表示年号20022003
四 文件资料移交
部门移交文件时应办理移交手续交接均专负责填写移交文件清单见附表
五 规章制度理办法报批发
部门制定规章制度理办法征求公司相关部门意见通填写建议处理表规章制度理办法填写建议处理表连电子版起交综合办综合办规章制度理办法附建议处理表报公司领导审批审批意综合办发相关部门未获批准综合办公司领导签署意见反馈相关部门综合办保留原始批件做记录
六 文件理机构职责
1 公司技术资料理技术质量专负责
2 公司收发文件项规章制度发布综合办专负责
3 部门质量员应负责收集整理保部门文档资料移交相关文件资料
七 文件保制度
1 技术质量部综合办应存放资料专门文件柜具备防火防潮防虫等安全条件
2 档文件进行分类登记
3 文档理员熟悉负责文档资料解者需求
4 文件类确定文件保期限年年终进行整理销毁具体销毁工作见文件销毁流程图
（1） 技术性资料合协议等保期10年
（2） 文档性资料保期5年
（3） 明确规定保存期文档规定
5 涉行业标准技术规范等方面文件资料应盖受控文件章已期文件资料盖作废文件章报批予销毁
6 严格遵守文件安全保密制度做文件流失防护工作
7 文件理员定时检查文件专柜核件数发现异常盗丢失等情况时公司领导反映妥善处理
8 根公司实际情况新项目（例：建议书投标书合等）求项目完成应时档项目周期较长建议部门3周现文件档
八 文件保密级
文件级分两级：机密般
文件保密级文件制作部门确定技术质量部综合办审核
九档案阅制度
1 属公司机密档案未许外外传
2 阅文档资料属机密需公司总理副总理批准
3 阅档案必须履行登记签收手续
4 出档案材料时间超两周必时续期档案理员催需长期出须技术质量部审核报副总理总理批准
5 调阅阅档案者必须妥善保档案意转摘抄复印拆卸损污文件时保证档案材料完整损否追究事责
6 出档案资料保慎丢失时时追查报告技术质量部时予处理
7 发生档案损坏丢失事件系造成公司根情况严重程度带果追究关员责公司奖惩条例予相应处罚
文 件 处 理 表
时间：200 年 月 日
文部门
文件名称
办部门领导意见：
领导批示：
办公室拟办意见：
处理结果：
XX科技限公司
外公文处理表
收文时间：200 年 月 日
文单位
原文文号
收文文号
领导批示：
办公室拟办意见：
办部门领导意见：
处理结果：
送出时间
退回时间
阅者签名
传 阅
送出时间
退回时间
阅者签名
文件（存）档移交单
序号
文 件 名 称
拟制
日期
文 件 形 式
保密级
备 注
书面
电子版
高级
般
移交： 收文：
文件发放流程
需修改返回
需修改返回
发文：
报发
撰稿
（部门）
审核签字
（综合办公室）
签发
（总理）
编号印盖章
（综合办公室）
相关部门
档
（综合办公室）
（技术质量部）
原件返
收文：
编号登记
(综合办公室)室)
阅批
(总理)
转发 (综合办公室）
处理注明结果(相关部门)
文
档
（综合办公室）
（技术质量部）
文件销毁流程
需保存
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（直接级）
审核签字
（直接级）
文件理员
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