WPS表格操作指引书

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WPS 表格操作指引书
北京金山办公软件限公司
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1 办公数录入规范技巧1
11 快捷键1
12 数填充 1
13 定义序列 2
14 数格式设置 3
15 中文写 4
2 智显示非法错误数5
21 重复值限制录入 5
22 高亮显示重复项 5
23 删重复项 6
3 精美报表格式阅读工具7
31 报表格式工具 7
32 阅读模式 7
33 护眼模式 8
34 夜间模式 9
35 数阅读 10
36 编辑栏折叠 10
4 公式函数 11
41 公式11
42 函数13
43 常统计函数 13
44 逻辑函数 14
45 日期函数 14
46 文函数 15
47 查找函数 15
48 常公式(繁体版功）16
5 数排序17
51 关键字排序 17
52 改变 WPS 排序规进行定义排序18
6 提高数约束力20
61 日期数值文限定 20
62 制作特定数选定拉框 22
7 数透视表透数23
71 生成数透视表 23
72 数透视表字段设置 25
8 轻松制作数图表26
81 商业图表类型场景26
82 快速增加图表元素更改图表布局27
83 快速美化图片 28
84 组合图制作 29
85 常商务图表规范 29
9 数保护31
91 表格文件保护 31
92 工作表保护 31
93 单元格保护 32
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1 办公数录入规范技巧
11 快捷键
功描述：通表格快捷键操作录入数时提高速度掌握快速录入方法技巧
Ctrl+Tab切换工作簿
Ctrl+Shift+Tab切换工作簿
Tab选定区域中左右移动
Shift+Tab选定区域中右左移动
Ctrl+D填充
Ctrl+R右填充
Alt+方键显示清单前列中数值拉列表
Ctrl+输入日期
Ctrl+Shift+输入时间
Alt+ SUM 函数插入动求公式
Ctrl+Enter前输入项填充选定单元格区域
Ctrl+Z撤消次操作
Alt+Enter单元格换行
12 数填充
功描述：动填充功完成智录入快速输入部分数效提高输入效率
操作步骤：选中数单元格鼠标移动数单元格右角鼠标指针变成十字星
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鼠标左键拖拽鼠标
着Ctrl拉填充效果改复制填充数
13 定义序列
功描述：速通拖拉填充柄方式产生时常序列
操作步骤：WPS 表格选项定义序列新序列录入常序列添加确定
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14 数格式设置
功描述：单元格设置格式属性 12 种类分常规数值货币会计专
日期时间百分分数科学记数文特殊定义
操作步骤：选中数单元格右击鼠标选中设置单元格格式
第 4 页 36 页
15 中文写
功描述：财务工作中常需写金额数字转换成中文写金额填写发
票员工填写差旅费报销证等利 WPS 表格单元格数字格式轻松实现
操作步骤：选中金额数单元格右击鼠标选中设置单元格格式特殊民币写
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2 智显示非法错误数
21 重复值限制录入
功描述：录入数时常会遇数重复通 WPS 重复项功轻松
限制重复值录入
操作步骤：选择单元格区域数选项卡拒绝录入重复项确定
22 高亮显示重复项
功描述：查报表时通 WPS 表格中重复项功快速查找高亮显示重复项
操作步骤：选择单元格区域数选项卡高亮显示重复项确定
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23 删重复项
功描述：快速某列重复值删掉仅保留
操作步骤：选择单元格区域数选项卡删重复项确定
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3 精美报表格式阅读工具
31 报表格式工具
功描述：键套精美格式方便阅读
操作步骤：选择数表表格样式选项卡选择样式
32 阅读模式
功描述：进行复杂数表格阅读查找等工作时阅读模式效防止数阅读
串行方便数评标查阅
操作步骤：状态栏阅读模式
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33 护眼模式
功描述：长时间进行复杂数表格阅读查找等工作时护眼模式保护户眼镜
易疲惫
操作步骤：状态栏护眼模式
第 9 页 36 页
34 夜间模式
功描述：灯光较暗环境进行数表格阅读查找等工作时夜间模式表格调暗保
护户眼镜易疲惫
操作步骤：状态栏夜间模式
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35 数阅读
功描述：数字分隔符中文显示出便户眼出位数单位尤适合
财务员例：1123456789 WPS 表格状态栏中显示：11 亿 2345 万 6789
操作步骤：状态栏右击勾选带中文单位分隔
36 编辑栏折叠
功描述：单元格容时编辑栏会呈行显示时会导致编辑栏方单元格
遮挡编辑框折叠功解决问题便单元格阅读编辑
操作步骤：点击编辑栏方双箭头编辑栏进行缩放选择
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4 公式函数
41 公式
功描述：公式工作表中数进行分析计算等式助分析工作表中数
公式工作表中数值进行加减等运算公式包括元素：
运算符单元格引位置数值工作表函数名称果工作表单元格中输入公式
编辑栏中输入元素组合
操作步骤： WPS 表格中西文等号开头数系统判定公式公式工
作表中数进行运算表达式公式中包含单元格址数值常量函数等运
算符连接成具体说公式通常部分组成：
 ：西文等号表示输入公式数（字体统）
 数值：阿拉伯数字 0~9 构成参运算数者包含某数值单
元格址
 参数：公式函数引数
 ( )：圆括号设置运算优先序
 运算符：连接数 WPS 表格中运算符分算术运算符
较（逻辑）运算符字符串运算符 3 类功见图
类 运算符 功 备 注
算术运算符
+ （加号） 加法运算 运算序数学运算惯例处
理：括号里表达式优先计算
先加减级运
（减号） 减法运算
* （号） 法运算
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类 运算符 功 备 注
算左右次执行 （号） 法运算
百分
^ （方） 方运算
较运算符
等
较运算符较两数
出真假两逻
辑值符合条件时 True
（真）否 False（假）
通常构建条件表达式
>
<
> 等
< 等
<> 等
字符串运算符 & 连接字符串
单元格中字符串合
成字符串(例：WPS&
表格WPS 表格
引运算符
(号) 区域运算符
产生包括两引间
单元格引（例：A1：
A3表示引 A1 A3 单元格
间区域）
(逗号) 联合运算符
引合引
（例：SUM（A1：A3B1：B5）
表示两单元格区域
集）
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类 运算符 功 备 注
(空格) 交叉运算符
产生两引单元格
引（例： A1：A3 A2：
B5）表示两单元格
区域交集）
42 函数
功描述：操作更简便WPS 表格公式定义函数户需定语
法函数
操作步骤：调函数语法样基形式：函数名（参数 1参数 2参数
3……）
43 常统计函数
1．SUMIF 函数：条件求
语法参数说明：（区域条件求区域）
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2．COUNTIF 函数：条件计数
语法参数说明：（区域条件）
3．SUMIFS 函数：条件求
语法参数说明：（求区域区域 1条件 1区域 2条件 2区域 3条件 3）
4．COUNTIFS 函数：条件计数
语法参数说明：（区域 1条件 1区域 2条件 2区域 3条件 3）
44 逻辑函数
1．AND 函数：条件成立返回 TRUE否返回 FALSE
语法参数说明：（条件 1条件 2）
2．OR 函数：条件成立返回 FALSE成立返回 TRUE
语法参数说明：（条件 1条件 2）
3．IF 函数：判断条件否满足果满足返回值否返回值
语法参数说明：（条件条件满足返回值条件满足返回值）
45 日期函数
1．DATE 函数：组合日期
语法参数说明：（年月日）
2．TODAY 函数：返回前日期
语法参数说明：（）没参数
3．DATEDIF 函数：计算两日期相距年月日
语法参数说明：（开始日期结束日期计算单位）
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46 文函数
1．LEN 函数：返回字符数
语法参数说明：（字符串）
2．LEFT 函数：字符串左边开始取字符
语法参数说明：（字符串取字符数）
3．RIGHT 函数：字符串右边开始取字符
语法参数说明：（字符串取字符数）
4．MID 函数：字符串指定位置取字符
语法参数说明：（字符串第字符开始取字符数）
47 查找函数
1．VLOOKUP 函数：数匹配
语法参数说明：（查找值数表列序数0）
2．MATCH 函数：返回指定容指定区域名次
语法参数说明：（查找值数表0）
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48 常公式(繁体版功）
功描述：WPS 表格中常公式导力简化公式操作轻松完成复杂计算
操作步骤：公式选项卡插入函数常公式
身份证提取生日
税计算
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5 数排序
51 关键字排序
功描述：排序常数整理方法WPS 排序功提供时满足 3 关键
字排序效果
操作步骤：选择排序区域数选项卡排序选择关键字字段排序效果
排序规说明：关键字排序中次关键字作更进步排序图
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关键字容相时继续相工资进步次关键字进行排序
52 改变 WPS 排序规进行定义排序
功描述： WPS 表格中默认排序包括数字英文拼音字母序等
时候户需超出述范围某特殊规律排序例公司职位高低学历高
低等
操作步骤：创建定义序列（创建方法请参文 13 定义序列）数选项卡排
序次序定义排序次序选择序列次序拉菜单
第 19 页 36 页
第 20 页 36 页
6 提高数约束力
61 日期数值文限定
功描述：数效性单元格单元格区域输入数容数量限制符
合条件数允许输入符合条件数禁止输入样系统检查
数正确效性避免错误数录入
操作步骤：选择单元格区域数选项卡效性选择限制种类限制条件
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输入错误值时表格回弹出报错窗口图：
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62 制作特定数选定拉框
功描述：数效性中通限制类型中序列制作特定数选定拉框仅限制规
范录入数时录表快速录入指定数
操作步骤：选择单元格数选项卡效性序列手动录入选取单元格数
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7 数透视表透数
71 生成数透视表
功描述：WPS 表格数透视表种建立 WPS 表格数基础复杂数
进行分类汇总分析交互交叉制表报表数透视表通数视角显示数
数进行较揭示分析数转化成意义信息
操作步骤：选择报表意数单元格插入选项卡数透视表拖动字段
数透视表区域中
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务窗格里字段列表中拖动字段数透视表区域中页区域区域数
字区域进行数分析图：
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72 数透视表字段设置
功描述：数透视表数值字段默认计算方式求求外数透视表提
供种计算方式：计数值值
操作步骤：选择数字单元格数透视表工具字段设置选择计算方式
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8 轻松制作数图表
81 商业图表类型场景
功描述： WPS 提供种图表中找适图表类型种图表更表达
观点通 WPS 图表中实时预览窗口快速套适合数图表
操作步骤：选择数插入选项卡图表实时预览窗口
第 27 页 36 页
82 快速增加图表元素更改图表布局
功描述：增加删更改图表元素（例：标题图例网格线数标签等）
操作步骤：选中图表图表元素钮勾选
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83 快速美化图片
功描述：通 WPS 提供图表样式快速美化图表修改图表样式
操作步骤：选中图表图表样式钮选中
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84 组合图制作
功描述：通图表类型组合图制作双轴图复杂图表
操作步骤：选择数插入选项卡图表组合图设置系列图表类型设置次坐标
85 常商务图表规范
功描述：美观专业图表会报告显更严谨更容易获客户 BOSS 信
粗糙图表会专业素质产生疑虑
操作步骤：双击需修改元素
 饼图
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 数太保持五项超出五项复合饼图
 饼图饼图分离
 建议图例
 量标签线果切忌凌乱
 推荐边框白色边框线图表较切割感
 柱形图
 数序列相颜色
 建议倾斜标签
 坐标轴般刻度 0 开始
 建议柱子间间距柱子宽度
 折线图
 折线线型相粗
 线条般超五条
 建议倾斜标签
 坐标轴般刻度 0 开始时
第 31 页 36 页
9 数保护
91 表格文件保护
功描述：数第重保护通密码保护原始文件限制进步修改
操作步骤：存加密
92 工作表保护
功描述：数第二重保护通密码保护表格数阅读修改
操作步骤：审阅选项卡保护工作表输入密码勾选锁定单元格勾选未
锁定单元格
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93 单元格保护
功描述：数第三重保护通密码保护部分容阅读修改部分单元
格修改例需保护设置公式单元格修改单元格正常录入数
操作步骤：选定需锁定单元格单元格集合审阅选项卡锁定单元格保护工
作表输入密码勾选未锁定单元格

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