管理性文件控制程序




集团公司程序文件 QGZT0102—1997










理性文件控制程序














19970525发布 19970601实施
集团公司发布

集团公司理性文件控制程序
1 目适范围
便质量体系中理性文件进行控制确保体系良运行单位理性文件效版特制定程序
程序适集团公司质量体系运行中受控种理性文件
2 相公文件
QGZT01031997理性文件编写规定
QGZT01021997理性文件编号规定
3 目标原
通实施程序体系更加完善保证文件处受控公司理规范化制度化
文件控制原效运
4 职责
41企办负责理性文件统口理包括文件文件登记编号发放回收存档
42办公室负责协助企办文件发放
43公司部门负责设立专门资料员文件理
5 理容
51文件编写审批
511质量手册程序文件理者代表组织编写质量手册理者代表审核总裁批准程序文件职部门负责会审总裁批准
512理性文件企办组织编写文件编写参理标准编写规定部门级工作文件部门负责批准公司级理性文件企办审核总裁批准
52文件发放
522文件发放前资料员根集团公司特点制订文件发放<领>规定
表具体规定发放部门员数量部门负责审批资料员严格发放规定发放文件
523文件发放时应文件页加盖发放编号否受控印章资料员发放文件登记发放登记表部门手签字件文件应规定号便追溯
524列三种情况时文件单位（）需填写文件领申请表（表号：ZT质11）文件理部门负责审批资料员523条规定发放单位（）意文件复印
a发放规定中没求发放
b发放数量发放规定标
c领取遗失
525文件文件破损严重影响时应文件理部门办理更换手续交回破损文件补发新文件新文件分发原文件分发号资料员破损文件销毁
53文件回收
531列情况时原文件应收回：
a原文件现已修订更加
b生产性文件次发行
c单位合撤消调离
532资料员收回效文件规定重新发放价值文件应盖作废印章55条规定时销毁
533回收文件资料员验收发放登记表（表号：ZT质12）签字写明回收日期
54文件更改挽版
541程序文件更改时提出提出部门负责填写体系文件更改通知注明更改原更改情况需更改条文右边写更改标记更改标记加圆写英文字母表示（例：＠）相关部门负责审核总裁批准
542程序文件条文更改次次更改阅读理解困难采换页更改换页该页修订码序号递增例：00填01
543质量手册般采换页更改方法
544理性文件更改541条执行
545质量体系文件更改文件结构发生变化集团营环境产品结构理体制发生较变化时相应文件应予挽版挽版版号英文字母序递增例：A版改办B版
55文件销毁
551文件销毁象条件
a符合541条ab两条规定文件
b清理鉴定确属法保价值文件
c已超保期限文件
552文件销毁程序
5521符合销毁条件文件资料员填写销毁清单（表号：ZT质13）部门负责批准方销毁
5522资料员签字手续齐全销毁清单负责执行销毁销毁时应部门负责部门负责指定参加监销销毁参加销毁资料员监销员应销毁清单签字注明销毁日期
5523销毁文件应时接收登记册注销
56理性文件编号QGZT01021997理标准编号规定执行
57文件理
571文件拟制审核批准原版文件交资料员填写档登记表进行档
572需时阅文件员须文件理部门负责批准方阅原版文件律外防止文件丢失损坏
573资料员应常文件效性进行检查问题文件时处理
58外部文件控制
581外文件需直接采须文件理部门负责审批房客应
582发放成员企业文件须负责审批发放予523条规定发放
59公司（厂）职部应相应文件效版
6 质量记录
①文件发放规定
②文件发放记录
③文件领申请
④文件销毁记录
⑤文件更改记录

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