限公司
COLTD
******************************************
程 序 文 件
文 件 名： 形成文件信息控制程序
文件编号： QP008
版 ： A0
页 数： 7页
生效日期：
编制日期：
审核日期：
批准日期：
修 改 记 录
序号
更改日期
更改容
版号
1 目
品质系统产品关文件制定修改发行废止等均遵循确保现场均新效版防止误失效作废文件
2 范围
21产品质量质量理体系关文件
211 包括部文件外部文件
212 包括纸张（包括片）电子媒体（软盘硬盘光盘等）标准样品等形式存文件
3权责
31制定单位权责工作需提出发行变更作废文件申请需程序执行
32文员负责规范公司文件制系统制单位文件发行编号更新收回销毁建立项制记录表储存文件资料
4 文件资料理程
41质量理体系文件理流程图
程序
文件资料理流程图
程描述
执行者
审批者
表单
1
提出申请
开 始
根会议结果理改善需求部门需求提出文件需求申请
文件需求部门
文件需求部门
口头进行
2
审批
否
部门理该文件必性进行评审
部门理
总理
部门理
口头进行
3
编写文件
根实际情况编写具体文件容
文件需求部门
文件编写部门
文件正
4
文件审批
否
文件编写部门总理审核文件具体容审批
总理
部门理
总理
部门理
审批完成文件
5
文件编号版号新增变更
审批完成文件进行统编号
文员
NA
审批完成文件
6
盖受控章发放
文员文件加盖受控文件章发放相应部门
文员
NA
形成文件信息清单
7
回收旧文件盖作废章
文员旧文件进行回收加盖作废保留章
文件需求
部门
文员
NA
文件发放回收记录表
8
文件理
结束
销毁作废文件
文员文件进行理根文件规定旧文件正加盖作废保留章留底
文员
NA
文件发放回收记录表
42 外文件理流程图
程
序
外文件理流程图
程描述
执行者
审批者
表单
1
外文件接收
开 始
文件需求部门外文件审批提交文员
文件需求部门
文件需求部门
原始外文件
2
审核
否
文员外文件性质进行评估
文员
文员
确认外文件性质
3
存底
保留
文件编号标识登记
外文件进行统编号标识登记
文员
文员
形成文件信息清单(外）
4
文件发放
文员外文件统进行发放签收
文员
NA
文件发放回收记录表
5
评审
否
文员年文件充分性效性适宜性外文件进行评审
文员
文员
NA
6
继续留
档结束
回收
文员已失效期外文件进行回收加盖作废保留章存档
文员
NA
文件发放回收记录表
43 补充容
431 文件审批权限说明
文件类型
具体说明
审核权限
批准权限
程序文件
规定某项活动程必途径
部门理
总理
支持性文件
公司营活动项辅助制度
部门
部门理
技术性文件
描述产品技术信息种文件
相关部门
部门理
部门手册
描述部门相关职位详细说明
相关部门
部门理
作业指导书
描述工序职位程指导
相关部门
部门理
质量记录
记录某项活动程结果
相关部门
部门
432 文件资料分类
文件名称包括范围
受控状态
程序文件
公司完全受控
支持性文件包括：设备操作规程作业指导书检验标准技术资料部门手册理规定等
公司完全受控
质量记录（种表格）果作成长期效表格列受控表格否非受控表格
公司局部受控
外文件：公司类国家国际标准客户提供技术文件客户定单等均受控文件类通知型短期非受控文件
公司局部受控
433 文件资料编写规定
4331 文件资料编号原
a程序文件编号：
QP —
流水号（001002003……）
文件类代号(QP代表程序文件）
b 支持性文件质量记录编号：
SOPMS— —
流水号（001002003……）
编写文件部门代号（见部门代号表）
文件类代号（SOP代表支持性文件MS代表质量记录）
部门编号：
部门
营销部
生产技术部（生产）
品部
生产技术部（技术）
研发部
力资源部
总理室
采购部
财务部
代号
SA
MD
QC
TD
RD
HR
GM
PR
AD
4332 文件受控标识
a 受控文件原件背面盖蓝色受控文件章保存复印件发放前加盖红色受控文件章注明受控号
b 作废文件盖红色作废文件章作参考资料保存加盖红色作废文件章
c 需作废保留文件原稿特殊情况文件少保存三年记录少保存年
5 相关文件
6 相关记录
61形成文件信息清单
62文件发放回收记录表
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文 件 名： 形成文件信息控制程序
文件编号： QP008
版 ： A0
页 数： 7页
生效日期：
编制日期：
审核日期：
批准日期：
修 改 记 录
序号
更改日期
更改容
版号
1 目
品质系统产品关文件制定修改发行废止等均遵循确保现场均新效版防止误失效作废文件
2 范围
21产品质量质量理体系关文件
211 包括部文件外部文件
212 包括纸张（包括片）电子媒体（软盘硬盘光盘等）标准样品等形式存文件
3权责
31制定单位权责工作需提出发行变更作废文件申请需程序执行
32文员负责规范公司文件制系统制单位文件发行编号更新收回销毁建立项制记录表储存文件资料
4 文件资料理程
41质量理体系文件理流程图
程序
文件资料理流程图
程描述
执行者
审批者
表单
1
提出申请
开 始
根会议结果理改善需求部门需求提出文件需求申请
文件需求部门
文件需求部门
口头进行
2
审批
否
部门理该文件必性进行评审
部门理
总理
部门理
口头进行
3
编写文件
根实际情况编写具体文件容
文件需求部门
文件编写部门
文件正
4
文件审批
否
文件编写部门总理审核文件具体容审批
总理
部门理
总理
部门理
审批完成文件
5
文件编号版号新增变更
审批完成文件进行统编号
文员
NA
审批完成文件
6
盖受控章发放
文员文件加盖受控文件章发放相应部门
文员
NA
形成文件信息清单
7
回收旧文件盖作废章
文员旧文件进行回收加盖作废保留章
文件需求
部门
文员
NA
文件发放回收记录表
8
文件理
结束
销毁作废文件
文员文件进行理根文件规定旧文件正加盖作废保留章留底
文员
NA
文件发放回收记录表
42 外文件理流程图
程
序
外文件理流程图
程描述
执行者
审批者
表单
1
外文件接收
开 始
文件需求部门外文件审批提交文员
文件需求部门
文件需求部门
原始外文件
2
审核
否
文员外文件性质进行评估
文员
文员
确认外文件性质
3
存底
保留
文件编号标识登记
外文件进行统编号标识登记
文员
文员
形成文件信息清单(外）
4
文件发放
文员外文件统进行发放签收
文员
NA
文件发放回收记录表
5
评审
否
文员年文件充分性效性适宜性外文件进行评审
文员
文员
NA
6
继续留
档结束
回收
文员已失效期外文件进行回收加盖作废保留章存档
文员
NA
文件发放回收记录表
43 补充容
431 文件审批权限说明
文件类型
具体说明
审核权限
批准权限
程序文件
规定某项活动程必途径
部门理
总理
支持性文件
公司营活动项辅助制度
部门
部门理
技术性文件
描述产品技术信息种文件
相关部门
部门理
部门手册
描述部门相关职位详细说明
相关部门
部门理
作业指导书
描述工序职位程指导
相关部门
部门理
质量记录
记录某项活动程结果
相关部门
部门
432 文件资料分类
文件名称包括范围
受控状态
程序文件
公司完全受控
支持性文件包括：设备操作规程作业指导书检验标准技术资料部门手册理规定等
公司完全受控
质量记录（种表格）果作成长期效表格列受控表格否非受控表格
公司局部受控
外文件：公司类国家国际标准客户提供技术文件客户定单等均受控文件类通知型短期非受控文件
公司局部受控
433 文件资料编写规定
4331 文件资料编号原
a程序文件编号：
QP —
流水号（001002003……）
文件类代号(QP代表程序文件）
b 支持性文件质量记录编号：
SOPMS— —
流水号（001002003……）
编写文件部门代号（见部门代号表）
文件类代号（SOP代表支持性文件MS代表质量记录）
部门编号：
部门
营销部
生产技术部（生产）
品部
生产技术部（技术）
研发部
力资源部
总理室
采购部
财务部
代号
SA
MD
QC
TD
RD
HR
GM
PR
AD
4332 文件受控标识
a 受控文件原件背面盖蓝色受控文件章保存复印件发放前加盖红色受控文件章注明受控号
b 作废文件盖红色作废文件章作参考资料保存加盖红色作废文件章
c 需作废保留文件原稿特殊情况文件少保存三年记录少保存年
5 相关文件
6 相关记录
61形成文件信息清单
62文件发放回收记录表
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