文件控制程序1
第 1 页14 页＃＃＃＃＃＃＃＃＃公司
理体系文件QJHG20211A2021
代：
标题：文件控制程序实施日期：2021年2月28日1 目
质量关文件制（修）订审核批准收发存档等控制确保相关场获效版文件
2 范围
适质量手册程序文件理规定类产品技术文件适外文件表格记录等文件控制
3 术语缩略语
31 术语
外文件——厂非厂制定质量关文件（产品国家标准等）
部门级文件——指仅某部门部文件
32 缩略语
4相关文件
记录控制程序
5职责
类文件阶段职责见表：
批准＃＃＃审核＃＃＃起草＃＃＃
日期2021218 日期202128 日期202121
第 2 页14 页
注：★表示必须会签体系文件
☆表示根需决定否会签体系文件
产品技术文件中岗位操作法生产车间起草生产部审核生产副总批准6程序
61文件编写
611起草部门指定工作员列求起草：
a) 文稿格式章节编排符合附录A
b) 容满足公司质量活动需求具操作性
c) 满足GBT190012021标准求
612成稿填写文件会签表明确文件印刷数量发放范围应确保质量起重
影响场相应文件部门负责审查签字文稿报组织会签部门
613质量手册程序文件必须会签文件种类文件阶段职责表规定权限组织会签部门签署否会签意见组织实施
614根会签意见需退回修改时文稿起草部门修改返回组织会签部门
62文件审核批准
621组织会签部门文稿文件会签表送审核批准审核批准意文稿文件会签表签字
622起草部门负责会签审核批准列求重点审核：
a)容符合GBT19001：2021标准求
b)够满足企业质量活动需
c)具操作性
d)职责明确工作接口清楚
第 3 页14 页
e)文件发放范围印刷数量等明确
签字文件充分性适宜性行性逐级负责批准负终责
63文件编码
文件编码组织会签部门负责进行编码编码原：
a)质量手册编码：QJHG1+版代码（：ABC等）年代号2021年发布
A版手册QJHG1A2021
b)程序文件编码：QJHG2+部门代码+该部门程序文件产生流水号+版代码（：
ABC等）年代号2021年生产部发布第1程序文件QJHG20211A2021
注：部门代码：综合办01生产部02质检部03营销部04
生产车间05
c)理规定类编码：QJHG3+部门代码+该部门理文件产生流水号+版代码
（：ABC等）年代号2021年营销部发布第3理文件QJHG30403A2021换版改QJHG30403B2021
d)产品技术文件编码：采国家标准引原编码企业标准技术监督局注册
原编码规定：QJHJ+部门代码+二位技术文件流水号+版代码（：
ABC等+年代号生产车间第产品工艺规定：QJHJ0601A2021e)部门级文件编码：QJHG4+部门代码+该部门级文件产生流水号+版代码（：
ABC等+年代号
f)记录编码：相应文件编码+两位该文件产生记录流水号
64文件印刷
641起草部门负责印刷校装订装订连文件会签表文稿正交发文部门
65文件发放
651发文部门文件台帐登记发放文件（包括外文件）名称编号数量等
652发文部门份受控文件副首页加盖受控文件印章编发文号发放
第 4 页14 页
文件受控印章发文号（三位阿拉伯数字表示）样式：
公司级部门级
653文件规定发放范围实行逐级发放发文部门文件理员文件发放部门接收发文部门文件发放记录签字接收
654接收部门文件理员接收文件部门文件台帐登记登记发放填写文件发放记录
655发放时发起草部门份非受控文件加盖参考文件印章作更改笔记踪更改回收
656次性文件（生产计划工艺变更通知单等）审核批准发放
66文件档
需档文件发文部门文件正副两份文件会签表暂存需交综合办档年年底交综合办存档需交综合办档文件发文部门存正（部门级文件正存）
67文件理
671文件复印复制发文部门批准程序65规定执行
672张贴悬挂文件发文部门批准张贴悬挂应正保持致具追溯性
673部门文件妥善保准涂画准作未批准更改破损严重发文部门旧换新注销旧号记录新号
674文件持者岗位变动该文件时交回部门文件理员转发接岗员
675发文部门综合办权检查监督部门文件理情况发现问题时处理
68 文件更改
681文件更改分手写杠改换页两种方式
682起草部门填写文件更改通知单原组织会签部门签署意见原审核批
第 5 页14 页准岗位审核批准指定岗位审核批准时起草部门提供相应背景资料供审核批准参考
683手写杠改时文件更改通知单批准起草部门印刷然交发文部门原文件发放程序发放持者实施更改原文钢笔杠掉规定容更改更改条文左方右方空白处注明更改标识R×填写更改状态栏文件更改通知单装文件
684换页更改时文件更改通知单批准发文部门更改通知单容印刷新页印刷新页时更改页方加更改标识R×更改通知单编号发文部门保存更改通知单新页原文件发放程序发放收回旧页持者实施换页填写更改状态栏文件理员更改时更改状态栏文件理员填写
685工艺性时调整执行生产部达工艺变更通知单工艺变更通知单技术副总批准
686文件更改通知单正文件存档
687存档文件更改文件更改通知单附文件
688没更改状态栏文件采取换版处理
69 文件换版
文件次更改文件适需进行幅度更改时进行换版换版程序新文件形成程序执行
610文件回收销毁
6101作废文件发文部门原发放渠道回收文件台帐文件发放记录注销需留存参考文件文件发放部门负责批准文件首页加盖参考文件章文件发放记录登记留存
6102回收文件（包括旧页）破损文件应销毁文件发文部门填写文件销毁单发文部门负责批准销毁
611计算机软件
计算机软件理需份文件备份两份软盘作标识需注意保存备份文件新版注意保存场磁场
612外文件
第 6 页14 页
6121外文件综合办口理接级部门外文件综合办需登记文件台帐分析针需分发外文件分发前分副总理批准程序646569610执行
6122综合办负责年3月底公司外文件进行查新确认现行效版确保部门效版文件
7 附录
附录A 文件格式章节安排
附录1文件会签表
附录2文件台帐
附录3文件发放记录表
附录4文件更改通知单
附录5文件销毁单
第7 页14 页附录A 文件格式章节安排
首页：
第 1 页N 页（四号字）＃＃＃＃＃＃＃＃＃限公司（四号字）
理体系文件（文件编码）（四号字）
代：（五号字）
标题：（文件名称）（四号字）实施日期：年月日（五号字）1 目
2 范围
3 术语缩略语
31 术语
32 缩略语
4 相关文件
批准审核起草
日期日期日期
第8 页14 页
续页：
第M 页N 页
5 职责
51
52
521
522
6 程序
61
62
621
622
7附录
附录AB代表附录文件
附录123代表附录记录
第9 页14 页附录1 文件会签表
年月日QJHG2021101
注：意见请附页
第10 页14 页
附录2 文件台帐
QJHG2021102
第11 页14 页附录3 文件发放记录
QJHG2021103
第12 页14 页
附录4 文件更改通知单
年月日QJHG2021104
第13 页14 页附录5 文件销毁单
QJHG2021104
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理体系文件QJHG20211A2021
代：
标题：文件控制程序实施日期：2021年2月28日1 目
质量关文件制（修）订审核批准收发存档等控制确保相关场获效版文件
2 范围
适质量手册程序文件理规定类产品技术文件适外文件表格记录等文件控制
3 术语缩略语
31 术语
外文件——厂非厂制定质量关文件（产品国家标准等）
部门级文件——指仅某部门部文件
32 缩略语
4相关文件
记录控制程序
5职责
类文件阶段职责见表：
批准＃＃＃审核＃＃＃起草＃＃＃
日期2021218 日期202128 日期202121
第 2 页14 页
注：★表示必须会签体系文件
☆表示根需决定否会签体系文件
产品技术文件中岗位操作法生产车间起草生产部审核生产副总批准6程序
61文件编写
611起草部门指定工作员列求起草：
a) 文稿格式章节编排符合附录A
b) 容满足公司质量活动需求具操作性
c) 满足GBT190012021标准求
612成稿填写文件会签表明确文件印刷数量发放范围应确保质量起重
影响场相应文件部门负责审查签字文稿报组织会签部门
613质量手册程序文件必须会签文件种类文件阶段职责表规定权限组织会签部门签署否会签意见组织实施
614根会签意见需退回修改时文稿起草部门修改返回组织会签部门
62文件审核批准
621组织会签部门文稿文件会签表送审核批准审核批准意文稿文件会签表签字
622起草部门负责会签审核批准列求重点审核：
a)容符合GBT19001：2021标准求
b)够满足企业质量活动需
c)具操作性
d)职责明确工作接口清楚
第 3 页14 页
e)文件发放范围印刷数量等明确
签字文件充分性适宜性行性逐级负责批准负终责
63文件编码
文件编码组织会签部门负责进行编码编码原：
a)质量手册编码：QJHG1+版代码（：ABC等）年代号2021年发布
A版手册QJHG1A2021
b)程序文件编码：QJHG2+部门代码+该部门程序文件产生流水号+版代码（：
ABC等）年代号2021年生产部发布第1程序文件QJHG20211A2021
注：部门代码：综合办01生产部02质检部03营销部04
生产车间05
c)理规定类编码：QJHG3+部门代码+该部门理文件产生流水号+版代码
（：ABC等）年代号2021年营销部发布第3理文件QJHG30403A2021换版改QJHG30403B2021
d)产品技术文件编码：采国家标准引原编码企业标准技术监督局注册
原编码规定：QJHJ+部门代码+二位技术文件流水号+版代码（：
ABC等+年代号生产车间第产品工艺规定：QJHJ0601A2021e)部门级文件编码：QJHG4+部门代码+该部门级文件产生流水号+版代码（：
ABC等+年代号
f)记录编码：相应文件编码+两位该文件产生记录流水号
64文件印刷
641起草部门负责印刷校装订装订连文件会签表文稿正交发文部门
65文件发放
651发文部门文件台帐登记发放文件（包括外文件）名称编号数量等
652发文部门份受控文件副首页加盖受控文件印章编发文号发放
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文件受控印章发文号（三位阿拉伯数字表示）样式：
公司级部门级
653文件规定发放范围实行逐级发放发文部门文件理员文件发放部门接收发文部门文件发放记录签字接收
654接收部门文件理员接收文件部门文件台帐登记登记发放填写文件发放记录
655发放时发起草部门份非受控文件加盖参考文件印章作更改笔记踪更改回收
656次性文件（生产计划工艺变更通知单等）审核批准发放
66文件档
需档文件发文部门文件正副两份文件会签表暂存需交综合办档年年底交综合办存档需交综合办档文件发文部门存正（部门级文件正存）
67文件理
671文件复印复制发文部门批准程序65规定执行
672张贴悬挂文件发文部门批准张贴悬挂应正保持致具追溯性
673部门文件妥善保准涂画准作未批准更改破损严重发文部门旧换新注销旧号记录新号
674文件持者岗位变动该文件时交回部门文件理员转发接岗员
675发文部门综合办权检查监督部门文件理情况发现问题时处理
68 文件更改
681文件更改分手写杠改换页两种方式
682起草部门填写文件更改通知单原组织会签部门签署意见原审核批
第 5 页14 页准岗位审核批准指定岗位审核批准时起草部门提供相应背景资料供审核批准参考
683手写杠改时文件更改通知单批准起草部门印刷然交发文部门原文件发放程序发放持者实施更改原文钢笔杠掉规定容更改更改条文左方右方空白处注明更改标识R×填写更改状态栏文件更改通知单装文件
684换页更改时文件更改通知单批准发文部门更改通知单容印刷新页印刷新页时更改页方加更改标识R×更改通知单编号发文部门保存更改通知单新页原文件发放程序发放收回旧页持者实施换页填写更改状态栏文件理员更改时更改状态栏文件理员填写
685工艺性时调整执行生产部达工艺变更通知单工艺变更通知单技术副总批准
686文件更改通知单正文件存档
687存档文件更改文件更改通知单附文件
688没更改状态栏文件采取换版处理
69 文件换版
文件次更改文件适需进行幅度更改时进行换版换版程序新文件形成程序执行
610文件回收销毁
6101作废文件发文部门原发放渠道回收文件台帐文件发放记录注销需留存参考文件文件发放部门负责批准文件首页加盖参考文件章文件发放记录登记留存
6102回收文件（包括旧页）破损文件应销毁文件发文部门填写文件销毁单发文部门负责批准销毁
611计算机软件
计算机软件理需份文件备份两份软盘作标识需注意保存备份文件新版注意保存场磁场
612外文件
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6121外文件综合办口理接级部门外文件综合办需登记文件台帐分析针需分发外文件分发前分副总理批准程序646569610执行
6122综合办负责年3月底公司外文件进行查新确认现行效版确保部门效版文件
7 附录
附录A 文件格式章节安排
附录1文件会签表
附录2文件台帐
附录3文件发放记录表
附录4文件更改通知单
附录5文件销毁单
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代：（五号字）
标题：（文件名称）（四号字）实施日期：年月日（五号字）1 目
2 范围
3 术语缩略语
31 术语
32 缩略语
4 相关文件
批准审核起草
日期日期日期
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续页：
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5 职责
51
52
521
522
6 程序
61
62
621
622
7附录
附录AB代表附录文件
附录123代表附录记录
第9 页14 页附录1 文件会签表
年月日QJHG2021101
注：意见请附页
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附录2 文件台帐
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附录4 文件更改通知单
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