五公司文书理制度
（）总
第条 确保文书事务正常利进行促进提高组织理工作效率特制定制度
第二条 谓文书指业务工作公文报告会议决议规定合书专利许证书电报种账簿图表参考书等切业务书公文
第三条 全部文书公司收藏私占
第四条 必须严格保守文书机密
第五条 文书列点处置办理：
1．重事宜指示请示汇报报告传达答复等等律文书形式进行文书处置必须准确迅速原必须明确责
2．紧急状况口头电话形式处置事项事必须文书形式记录
第六条 文书理原规定：
1．文书收发领取寄送原总公司总务部负责
2．分公司分支机构文书理文书理细做出规定
（二）文书收发
第七条 达文书全部文书部门接收列点处置：
1．般文书予启封分送部门
2．私文书必开启直接送收信
3．分送部门文书差错必须立退回总务部
（三）文书处理
第八条 文书机密程度分类：
1．绝密指极重关员泄漏容文书
2．秘密指次重涉容公司外关员透露文书
表237 表格登记单
图 表
名 称
联
数
填制单位
移 送
单 位
功
容
性
质
印制日期
数
量
表格编号
月量
1．产品
2
理室
存生部
产品说明
产品说明
规格订定
产品
2．工程分析表
2
工程分析
工程标准
3．品检标准
2
品检组
品检标准
领退料名称
数量
4．领退料单
3
领料
存会计生
领料证
领退料名称
数量
证
5．原物料库存卡
1
仓库
——
物料理
原物料耗状况
账卡
6．耗月报表
3
存会计生
账
控制
原物料耗状况
月报
7．库存月报表
3
原物料库存记录
8．制造通知单
7
生
存业务生产部
派工
制造说明原物料说明
发工
9．生产进度表
7
生产进度
10．生产状况表
1
存
程序控制
细步进度
产量控制
工作表
11．完工报告单
2
存理室
计算成
原物料工时品质记录
批报告
12．品检日报表
2
品
存生
品检状况
批品检状况
日报
13．品检记录表
1
存
工作表
3．机密指宜公司外员透露容文书
4．普通指非机密文书果附调查问卷类重东西
5．传阅指公司部传阅传达文书
第九条 普通文书处理原：
1．部门理级负责文书进行审阅回答批办必处理者指定属文书进行具体处理
2．果遇重异常事项必须时级取联系级指示办理
3．种关联事项必须部门商议方予处置
第十条 机密文书处理原：
1．机密文书原责者事者行处理
2．指名亲启文书原应封面注明文书涉事项点发
文者姓名发文者封缄
3．达指名亲启文书原信封指名开启擅启封果某职务权代件指名者受条规定约束
第十条 文书阅览原
1．某文书阅览阅览者必须签字表示已阅览完毕必文书空白处填写阅览意见转交文书
2．必部门传阅文书必须附传阅登记簿传阅登记
簿规定栏目填写终交文书
第十二条 部门关文书处理意见果存分歧文书部门出面进行协商果协商致报请示级领导级裁决
（四）请示审批
第十三条 请示审批公司营项重程序公司营重事项必须请示获董事会总裁常务董事审查裁决公文批复方实行
第十四条 须请示审批事项：
1．职务重事安排
2．种制度性规定变更
3．重契约缔结解变更
4．诉讼行
5．政府机构关种重请示回执申请等等
6．土建筑物事务权利购买转
7．额馈赠谢礼宣传广告费开支
8．分支机构增减升降
9．预算决算事宜
10．款贷款贷银行开设变更
11．重高额物品采购急需物品转廉价出售
12．定期定期刊物发刊修改废费开支修订
13．关公司营重计划企划
14．述未涉重事项
第十五条 请示审批者分公司理标准确定
第十六条 请示审批提案文书必须进行仔细斟酌便利实施
第十七条 请示审批事项必须提案文书方式呈交总部果事情紧急允许直接非文书形式请示事必须快撰写请示提案文书报
第十八条 请示提案文书容包括标题正文理说明附录提案文书应式份分送关部门业务部门出版部门总务部门财务部门等等
第十九条 请示提案文书必须编号注明起草者请示者属分支机构部门签名盖章
第二十条 请示审批容旦级认做出决定请示提案书（副）代批复返回请示部门予执行
第二十条 请示提案原总务部保
（五）文书制作
第二十二条 文书制度领：
1．文书必须简明扼事议语言措辞力求准确规范
2．起草文书理包括起中间交涉程加证明必须做出交代必时附相关资料文件
3．必须明确起草文书责者署请示审批提案者姓名
4．请示提案文书进行修改时修改者必须认真审阅原件修改必须署名
第二十三条 文书起草必须征意明确决定进行文书起草文书化程结果文书草案必须
予保存
第二十四条 重文书必须公证正式文书形成前掌握附具价值证证明文件
第二十五条 文书署名列规定进行：
1．公司文书果般文书需署名果单纯报文书者涉部门容重文书需部门署名果重文书责范围总裁副总裁常务董事署名者署关部门姓名职务
2．外文书合书责状政府许申请书回执公告等重文书律署总裁职务姓名果总裁委托事项指名责者署名列规定外文书署分公司分支机构职务姓名
第二十六条 文书盖章列点进行：
1．正必须加盖文书署名者印章副加盖署名者部门印章
2．果文书署名者加盖职务代理者印章加盖具体执行者印章代种情况文书存档前必须加盖署名者印章
3．部门公司名义起草文书旁侧加盖关责者印章
第二十七条 总裁公司印章列原：
1．必加盖总裁公司印章时必须填写委托申请书属部门认加盖印章总务部门提出
2．总务部审核签名盖章批准申请必需请示总裁
3．需总裁签字情况手续前
4．总务部批准印章保员处加盖公司印章
5．带公司字样总裁职务字样印章须意直接印章保员申请加盖
（六）文书发送
第二十八条 需邮寄专递交文书列点进行发送必时须文秘室回复回执调查报告受条规定限制
1．文书封面必须明确写清发送接收单位单位址收件姓名注明快递邮寄面呈转交等字样
2．公司部文书原作封缄
第二十九条 部门邮寄文书必须发送前发信登记邮资明细账做登记填写
表238 表格请印申请单
请印单位
表格名称
途
联数分送单位
式 联第1联：
第2联
第3联
请印日期
需日期
表格编号
表格格式
旧格式印刷品 附样印刷
现存量
请印数量
月耗量
年度
需校否
需 否
（七）文书整理保存
第三十条 文书容进行整理分两类保类尚未完结文书类档文书
第三十条 全部完结文书分属部门文件机密程度整理编号保存年限进行整理编辑文书保存簿做登记档保存
第三十二条 制度规定动产权利书合书公文特许专利等特重文书总务部填写重文书目录予保存
第三十三条 分公司分支机构文书分两类类特重文书直接保存类般文书留存部门保
第三十四条 文书保存年限：
1．永久保存文书包括章程股东会董事会议事记录重制度性规定重契约书协议书登记注册文书股票关系书类重诉讼关系文书重政府许证书关公司历史文书决算书重文书
2．保存十年文书包括请求审批提案文书事命文书奖金工资津贴关文书财务会计账簿传票会计分析报表永久保存外重文书
3．保存五年文书指需保存十年次重文书
4．保存年文书指关紧者时性文书果调查报告原件部门负责确定保存年限
第三十五条 全部重机密文书律存放保险柜带锁文件柜中
第三十六条 保存期满没必继续保存决定填写废理日期予销毁机文书律焚烧方式销毁
第三十七条 果职务部门划分发生变更者做出调整必须关登记簿注明变更调整理变更调整结果
第三十八条 必须做重文件阅登记工作注明日期切阅必须出具阅证
第三十九条 制度难执行时须总务部联系文书做出裁定
第四十条 制度颁布日起实施
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（）总
第条 确保文书事务正常利进行促进提高组织理工作效率特制定制度
第二条 谓文书指业务工作公文报告会议决议规定合书专利许证书电报种账簿图表参考书等切业务书公文
第三条 全部文书公司收藏私占
第四条 必须严格保守文书机密
第五条 文书列点处置办理：
1．重事宜指示请示汇报报告传达答复等等律文书形式进行文书处置必须准确迅速原必须明确责
2．紧急状况口头电话形式处置事项事必须文书形式记录
第六条 文书理原规定：
1．文书收发领取寄送原总公司总务部负责
2．分公司分支机构文书理文书理细做出规定
（二）文书收发
第七条 达文书全部文书部门接收列点处置：
1．般文书予启封分送部门
2．私文书必开启直接送收信
3．分送部门文书差错必须立退回总务部
（三）文书处理
第八条 文书机密程度分类：
1．绝密指极重关员泄漏容文书
2．秘密指次重涉容公司外关员透露文书
表237 表格登记单
图 表
名 称
联
数
填制单位
移 送
单 位
功
容
性
质
印制日期
数
量
表格编号
月量
1．产品
2
理室
存生部
产品说明
产品说明
规格订定
产品
2．工程分析表
2
工程分析
工程标准
3．品检标准
2
品检组
品检标准
领退料名称
数量
4．领退料单
3
领料
存会计生
领料证
领退料名称
数量
证
5．原物料库存卡
1
仓库
——
物料理
原物料耗状况
账卡
6．耗月报表
3
存会计生
账
控制
原物料耗状况
月报
7．库存月报表
3
原物料库存记录
8．制造通知单
7
生
存业务生产部
派工
制造说明原物料说明
发工
9．生产进度表
7
生产进度
10．生产状况表
1
存
程序控制
细步进度
产量控制
工作表
11．完工报告单
2
存理室
计算成
原物料工时品质记录
批报告
12．品检日报表
2
品
存生
品检状况
批品检状况
日报
13．品检记录表
1
存
工作表
3．机密指宜公司外员透露容文书
4．普通指非机密文书果附调查问卷类重东西
5．传阅指公司部传阅传达文书
第九条 普通文书处理原：
1．部门理级负责文书进行审阅回答批办必处理者指定属文书进行具体处理
2．果遇重异常事项必须时级取联系级指示办理
3．种关联事项必须部门商议方予处置
第十条 机密文书处理原：
1．机密文书原责者事者行处理
2．指名亲启文书原应封面注明文书涉事项点发
文者姓名发文者封缄
3．达指名亲启文书原信封指名开启擅启封果某职务权代件指名者受条规定约束
第十条 文书阅览原
1．某文书阅览阅览者必须签字表示已阅览完毕必文书空白处填写阅览意见转交文书
2．必部门传阅文书必须附传阅登记簿传阅登记
簿规定栏目填写终交文书
第十二条 部门关文书处理意见果存分歧文书部门出面进行协商果协商致报请示级领导级裁决
（四）请示审批
第十三条 请示审批公司营项重程序公司营重事项必须请示获董事会总裁常务董事审查裁决公文批复方实行
第十四条 须请示审批事项：
1．职务重事安排
2．种制度性规定变更
3．重契约缔结解变更
4．诉讼行
5．政府机构关种重请示回执申请等等
6．土建筑物事务权利购买转
7．额馈赠谢礼宣传广告费开支
8．分支机构增减升降
9．预算决算事宜
10．款贷款贷银行开设变更
11．重高额物品采购急需物品转廉价出售
12．定期定期刊物发刊修改废费开支修订
13．关公司营重计划企划
14．述未涉重事项
第十五条 请示审批者分公司理标准确定
第十六条 请示审批提案文书必须进行仔细斟酌便利实施
第十七条 请示审批事项必须提案文书方式呈交总部果事情紧急允许直接非文书形式请示事必须快撰写请示提案文书报
第十八条 请示提案文书容包括标题正文理说明附录提案文书应式份分送关部门业务部门出版部门总务部门财务部门等等
第十九条 请示提案文书必须编号注明起草者请示者属分支机构部门签名盖章
第二十条 请示审批容旦级认做出决定请示提案书（副）代批复返回请示部门予执行
第二十条 请示提案原总务部保
（五）文书制作
第二十二条 文书制度领：
1．文书必须简明扼事议语言措辞力求准确规范
2．起草文书理包括起中间交涉程加证明必须做出交代必时附相关资料文件
3．必须明确起草文书责者署请示审批提案者姓名
4．请示提案文书进行修改时修改者必须认真审阅原件修改必须署名
第二十三条 文书起草必须征意明确决定进行文书起草文书化程结果文书草案必须
予保存
第二十四条 重文书必须公证正式文书形成前掌握附具价值证证明文件
第二十五条 文书署名列规定进行：
1．公司文书果般文书需署名果单纯报文书者涉部门容重文书需部门署名果重文书责范围总裁副总裁常务董事署名者署关部门姓名职务
2．外文书合书责状政府许申请书回执公告等重文书律署总裁职务姓名果总裁委托事项指名责者署名列规定外文书署分公司分支机构职务姓名
第二十六条 文书盖章列点进行：
1．正必须加盖文书署名者印章副加盖署名者部门印章
2．果文书署名者加盖职务代理者印章加盖具体执行者印章代种情况文书存档前必须加盖署名者印章
3．部门公司名义起草文书旁侧加盖关责者印章
第二十七条 总裁公司印章列原：
1．必加盖总裁公司印章时必须填写委托申请书属部门认加盖印章总务部门提出
2．总务部审核签名盖章批准申请必需请示总裁
3．需总裁签字情况手续前
4．总务部批准印章保员处加盖公司印章
5．带公司字样总裁职务字样印章须意直接印章保员申请加盖
（六）文书发送
第二十八条 需邮寄专递交文书列点进行发送必时须文秘室回复回执调查报告受条规定限制
1．文书封面必须明确写清发送接收单位单位址收件姓名注明快递邮寄面呈转交等字样
2．公司部文书原作封缄
第二十九条 部门邮寄文书必须发送前发信登记邮资明细账做登记填写
表238 表格请印申请单
请印单位
表格名称
途
联数分送单位
式 联第1联：
第2联
第3联
请印日期
需日期
表格编号
表格格式
旧格式印刷品 附样印刷
现存量
请印数量
月耗量
年度
需校否
需 否
（七）文书整理保存
第三十条 文书容进行整理分两类保类尚未完结文书类档文书
第三十条 全部完结文书分属部门文件机密程度整理编号保存年限进行整理编辑文书保存簿做登记档保存
第三十二条 制度规定动产权利书合书公文特许专利等特重文书总务部填写重文书目录予保存
第三十三条 分公司分支机构文书分两类类特重文书直接保存类般文书留存部门保
第三十四条 文书保存年限：
1．永久保存文书包括章程股东会董事会议事记录重制度性规定重契约书协议书登记注册文书股票关系书类重诉讼关系文书重政府许证书关公司历史文书决算书重文书
2．保存十年文书包括请求审批提案文书事命文书奖金工资津贴关文书财务会计账簿传票会计分析报表永久保存外重文书
3．保存五年文书指需保存十年次重文书
4．保存年文书指关紧者时性文书果调查报告原件部门负责确定保存年限
第三十五条 全部重机密文书律存放保险柜带锁文件柜中
第三十六条 保存期满没必继续保存决定填写废理日期予销毁机文书律焚烧方式销毁
第三十七条 果职务部门划分发生变更者做出调整必须关登记簿注明变更调整理变更调整结果
第三十八条 必须做重文件阅登记工作注明日期切阅必须出具阅证
第三十九条 制度难执行时须总务部联系文书做出裁定
第四十条 制度颁布日起实施
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