第十二章广告公司事务理
章提：
会议理
信息理
办公环境
第节会议理
会议目种类
广告公司会议便解决公司问题形成计划引起讨交流信息召开
公司会议明确目
开会前考虑问题：
会议达什目标？
果开会会导致什结果？
开完会判断成功失败？
传播角度会议解决问题：
会议会者种明确暗示参加者会分子会议题关会议讨事宜关
会议会者提供解机会
会议会者产生约束力
会议分四类：
1 先知性
2 建设性
3 执行性
4 立法性
二会议出席数应注意事项
会议议程中问题：
出席会议
会议中该提什问题
会议出席数：
般4～7理想
10勉强 20太
应该会者数减低
果开会数实少会议席试试面种办法
(1)事先分析议程项目否项出席者关果席重新安排便部分会者中途退出
(2)问否会分作两会
(3)事先两部门意见做成结届时推出名代表会中提出
会议议程表：
议程表会议进行帮助
议程表项仔细分析编列
议程表简单暧昧漫目增列
议程表项告知性
项须讨甚做成决议
会者知道项决议中应该扮演什角色
议程表应会议前两三天分发早容易遗失
议程表项议案排列次序重
会议中应注意事项：
(1)会议前半部通常半部更活力创造力
(2)议案会者意见致
(3)会议中时琐细似迫切问题消耗太时间致忽略外 然迫切影响极深远问题
(4)会议什时候开始什时候结束议程表注明
(5)原事先分发会议记录参考资料
(6)果需印制某文件供做讨参考务必力求简明扼
(7)果议案会中讨出头绪事前必须仔细思考
三评估会议成功标准
会议评估标准：
第标准理层关心介入程度否显著
第二标准理层广告公司否认真计划
第三标准理层否清晰表达员工现状关心
第四标准会议结束否更信息参知情满足感 第五标准会议结束否清晰行动步骤
第六标准会议点容活动安排否十分妥贴
第七标准客户否介入客户出席取决会议题
表：评估广告公司理会议标准
1 理层关心介入
2 理层计划——公司目标
3理层否知道谁否关心
4否公司发生什事满意答复
5[ZK()会议结束参加者否行动步骤时间安排务责
6会议场活动(会议体育社交)否安排
7客户参加
第二节信息理
信息建立
广告公司首先应该建立基关市场客户媒介知识储备
助广告公司建立计划明确目
助客户做出营销广告建议
广告公司应收集现客户关市场产品媒介信息
助公司制定品牌策略营销规划广告建议
广告作业流程部分
公司潜客户产业客户信息收集建立客户档案
助公司作业组解潜客户新业务成功保障
客户档案建立目两：
作培训员工教材
作公司业绩展示潜客户
国广告公司欠缺三方面：
理制度
运作模式
验积累
二信息保存
公司信息种形式保存：
(1) 电脑保存
特点：保存信息量便分类查找占空间
注意事项：信息时备份免机器障损害储备信息
(2)录（音）带保存
(3)缩影保存
优点：
快速动微缩原始文件摄影资料缩软片贮存适处
利阅读机迅速检出需资料
免计算机录入苦
具备节省空间利保护查阅迅速保密性强等
缺点：成甚高
(4)案卷保存
传统普遍方法
纸原料案卷限期加挑选保存
案卷保存段时间失效价值
加妥善处理仅占空间增加成
查找理便
(5)公司数库
应完整客户关系系统业务流程系统公司理系统
运客户开发客户服务
公司数库应专理
三案卷处理步骤
案卷循环程包括三阶段：
① 时
② 储藏备需
③ 销毁永
没价值文件应开始予存档
档案卷定期加清理
销毁丧失时效已保存价值文件
移转永久保存价值未丧失时效旧文件花费低廉储藏区
公司处理案卷时应先编造清册
处置案卷计划目标：保留仅需保留案卷
第步找出案卷评估案卷通常称步骤编造清册
决定：
① 类型案卷应存档
② 存档案卷数量
③ 存储点
④ 存储文件保年限
⑤ 决定永久保存文件前先做调查根调查资料评估案卷价值
评估案卷价值应考虑问题：
案卷全部存档必？
案卷保留档案柜时间需久？
保留储藏区案卷否适？
第二步决定案卷保存年限
案卷控制者法律顾问税务顾问案卷理协定
案卷理者次决定保年限
案卷重程度分成四类：
① 非必案卷：类案卷包括重记录例行调查通告等
② 案卷：类案卷指效期超月具短暂时效般信件
③ 重案卷：案卷登载信息通常五六年长期价值
首先存放办公室手边资料参考
转移花费低廉储藏旧卷区
：发票帐单财务报告书等
④ 案卷：永久保留案卷存放档案柜永销毁
公司成立合法文件
权审核书
房租契约
股东会议报告等
第三步提供清洁干燥成低安全储藏区
案卷存储应准备索引方法便迅速调出文件索引容
包括分类题名称箱子号码等
卷盒贴标签
步案卷转移
指公司时档案柜非时档案柜非时档案柜储藏区转移活动
公司文件案卷应时间时转移
档案柜四抽屉
公司非必案卷应永存档立刻销毁
案卷暂存特档案柜段时间销毁
第三节办公环境
创造性劳动安静整洁舒适办公环境
提高工作效率提高作业水准相重影响
办公环境吸引潜员工潜客户重素
办公厅布置原程序
公司办公环境布置考虑素：
(1)采间办公厅光线通风监督沟通样干办公室效果更
(2)公司门口应设接处
(3)员工桌子增进美观员工感相互等
(4)办公厅采直线称布置避免称弯曲成角度排列
(5)公司座位应部属座位易观察工作场发生事情
(6)然光应员工桌子左方斜方
(7) 办公厅应采屏风挡墙易架设意重排
(8)应预留充分空间备工作负荷需
(9)公司应会议室休息处作休息交谈吃午餐处
(10)未变化应加预测防备布置容易改变适应
公司布置环境时：
先部门业务工作容性质加考察分析
次根工作需决定需家俱桌椅等
根步骤结果加研究计划绘制办公厅座位布置图图布置
二办公厅布置素
()光线
1光亮
充分光线办公厅环境重素
光线光量工作性质员工活动场应
草拟设计工作光量高
次审计会计抄写制表等较需眼力工作
次私办公室般函件处理会议室活动室等普遍较易见工作
活动档案室接室楼梯间盥洗室服务点等较便工作
2光源
办公厅光线源包括然光荧光灯电灯泡
然光益心理健康
荧光灯相低成提供量明
支40瓦荧光明40瓦灯泡两倍
48英寸荧光约10倍电灯泡明
荧光灯设备部分电力产生光线发生热量称冷光
光线分散光柔影弱称影光
电灯造光线重源
3光线系统基设计
五种设计：
① 直接光
② 半直接光
③ 间接光
④ 半间接光
⑤ 直接间接光
直接光90％～100％光线直接发光体射工作点
半直接光60％～90％光线直接射工作点余10％～40％光线射天花板天花板反射工作点
间接光90％～100％光线直接射天花板天花板反射工作点
半间接光60％～90％光线射天花板反射余10％～40％光线直接射
直接间接光光线40％～60％射天花板天花板墙壁反射余光线 直接射工作点
采半间接光直接间接光较优良
良光线约占办公厅总工作成2％
良光线占总工作成05％
仅增加15％获舒适准确精神满足等等优点
提供适光线提高生产力10％～15％
(二)颜色
1．办公厅颜色调节
颜色会影响类情绪意识思想
某颜色某适感觉
外颜色相反效果
颜色心情放松颜色令感觉郁闷
颜色加速心智活动颜色降低心智活动
黄色橙色红色称暖色
蓝色紫色绿色称冷色
2．颜色选择
颜色采纳原建议：
(1)普通办公厅：天花板宜白色面员工墙壁宜冷色墙壁颜色宜暖色浅黄色墙壁颜色应注意互相调
(2)会议室：淡色中性颜色佳
(3)会客室：欢愉中性颜色佳
(4)走廊：宜明亮颜色缺少然光线
(5)休息室男宜蓝色女宜淡红色
(6)私办公室：深鲜艳颜色视偏定
(7)室贮藏室：宜具高度反射光线颜色
(三)音乐
播放音乐显示益处工作包括：
档案
收发
字
接
孔查等
音乐选播轻快古典音乐节奏轻快音乐
(四)空气
1 空气调节
空气调节控制办公厅中空气温度流通湿度清洁四基素
2 温度湿度通风
办公厅温度维持摄氏21％～25℃宜
湿度会影响舒适效率
理想办公厅相湿度40％～60％
相湿度20％办公厅空气太干燥
相湿度 70％空气太潮湿
通风标准时约需2 000立方米空气
(五)声音
(1) 减少排声音源：
字机计算机底置毡垫
办公厅设备底置橡皮垫
套机器防声橱
档案柜门桌子椅子涂适润滑剂
减少必谈话
养成低谈惯
(2) 设办公厅安静处：
远离街道车辆行
避免办公厅直接暴露声音太拥挤处
(3)余办公厅应声源隔离：
发出音响设备置单独房间
集中发生源分散置办公厅处
(4)办公厅板天花板墙壁采吸音物质：
板采毯吸收声音
窗帘吸收声音
天花板墙壁采孔纤维状矿物瓦
(5)窗户宜两层玻璃市街声音太嘈杂时窗口关闭
(6)办公机具置金属墙前减少回音
(7)工作流程布置座位减少返走动声
(8)接宾宜专设会客室免谈话影响办公
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会议理
信息理
办公环境
第节会议理
会议目种类
广告公司会议便解决公司问题形成计划引起讨交流信息召开
公司会议明确目
开会前考虑问题：
会议达什目标？
果开会会导致什结果？
开完会判断成功失败？
传播角度会议解决问题：
会议会者种明确暗示参加者会分子会议题关会议讨事宜关
会议会者提供解机会
会议会者产生约束力
会议分四类：
1 先知性
2 建设性
3 执行性
4 立法性
二会议出席数应注意事项
会议议程中问题：
出席会议
会议中该提什问题
会议出席数：
般4～7理想
10勉强 20太
应该会者数减低
果开会数实少会议席试试面种办法
(1)事先分析议程项目否项出席者关果席重新安排便部分会者中途退出
(2)问否会分作两会
(3)事先两部门意见做成结届时推出名代表会中提出
会议议程表：
议程表会议进行帮助
议程表项仔细分析编列
议程表简单暧昧漫目增列
议程表项告知性
项须讨甚做成决议
会者知道项决议中应该扮演什角色
议程表应会议前两三天分发早容易遗失
议程表项议案排列次序重
会议中应注意事项：
(1)会议前半部通常半部更活力创造力
(2)议案会者意见致
(3)会议中时琐细似迫切问题消耗太时间致忽略外 然迫切影响极深远问题
(4)会议什时候开始什时候结束议程表注明
(5)原事先分发会议记录参考资料
(6)果需印制某文件供做讨参考务必力求简明扼
(7)果议案会中讨出头绪事前必须仔细思考
三评估会议成功标准
会议评估标准：
第标准理层关心介入程度否显著
第二标准理层广告公司否认真计划
第三标准理层否清晰表达员工现状关心
第四标准会议结束否更信息参知情满足感 第五标准会议结束否清晰行动步骤
第六标准会议点容活动安排否十分妥贴
第七标准客户否介入客户出席取决会议题
表：评估广告公司理会议标准
1 理层关心介入
2 理层计划——公司目标
3理层否知道谁否关心
4否公司发生什事满意答复
5[ZK()会议结束参加者否行动步骤时间安排务责
6会议场活动(会议体育社交)否安排
7客户参加
第二节信息理
信息建立
广告公司首先应该建立基关市场客户媒介知识储备
助广告公司建立计划明确目
助客户做出营销广告建议
广告公司应收集现客户关市场产品媒介信息
助公司制定品牌策略营销规划广告建议
广告作业流程部分
公司潜客户产业客户信息收集建立客户档案
助公司作业组解潜客户新业务成功保障
客户档案建立目两：
作培训员工教材
作公司业绩展示潜客户
国广告公司欠缺三方面：
理制度
运作模式
验积累
二信息保存
公司信息种形式保存：
(1) 电脑保存
特点：保存信息量便分类查找占空间
注意事项：信息时备份免机器障损害储备信息
(2)录（音）带保存
(3)缩影保存
优点：
快速动微缩原始文件摄影资料缩软片贮存适处
利阅读机迅速检出需资料
免计算机录入苦
具备节省空间利保护查阅迅速保密性强等
缺点：成甚高
(4)案卷保存
传统普遍方法
纸原料案卷限期加挑选保存
案卷保存段时间失效价值
加妥善处理仅占空间增加成
查找理便
(5)公司数库
应完整客户关系系统业务流程系统公司理系统
运客户开发客户服务
公司数库应专理
三案卷处理步骤
案卷循环程包括三阶段：
① 时
② 储藏备需
③ 销毁永
没价值文件应开始予存档
档案卷定期加清理
销毁丧失时效已保存价值文件
移转永久保存价值未丧失时效旧文件花费低廉储藏区
公司处理案卷时应先编造清册
处置案卷计划目标：保留仅需保留案卷
第步找出案卷评估案卷通常称步骤编造清册
决定：
① 类型案卷应存档
② 存档案卷数量
③ 存储点
④ 存储文件保年限
⑤ 决定永久保存文件前先做调查根调查资料评估案卷价值
评估案卷价值应考虑问题：
案卷全部存档必？
案卷保留档案柜时间需久？
保留储藏区案卷否适？
第二步决定案卷保存年限
案卷控制者法律顾问税务顾问案卷理协定
案卷理者次决定保年限
案卷重程度分成四类：
① 非必案卷：类案卷包括重记录例行调查通告等
② 案卷：类案卷指效期超月具短暂时效般信件
③ 重案卷：案卷登载信息通常五六年长期价值
首先存放办公室手边资料参考
转移花费低廉储藏旧卷区
：发票帐单财务报告书等
④ 案卷：永久保留案卷存放档案柜永销毁
公司成立合法文件
权审核书
房租契约
股东会议报告等
第三步提供清洁干燥成低安全储藏区
案卷存储应准备索引方法便迅速调出文件索引容
包括分类题名称箱子号码等
卷盒贴标签
步案卷转移
指公司时档案柜非时档案柜非时档案柜储藏区转移活动
公司文件案卷应时间时转移
档案柜四抽屉
公司非必案卷应永存档立刻销毁
案卷暂存特档案柜段时间销毁
第三节办公环境
创造性劳动安静整洁舒适办公环境
提高工作效率提高作业水准相重影响
办公环境吸引潜员工潜客户重素
办公厅布置原程序
公司办公环境布置考虑素：
(1)采间办公厅光线通风监督沟通样干办公室效果更
(2)公司门口应设接处
(3)员工桌子增进美观员工感相互等
(4)办公厅采直线称布置避免称弯曲成角度排列
(5)公司座位应部属座位易观察工作场发生事情
(6)然光应员工桌子左方斜方
(7) 办公厅应采屏风挡墙易架设意重排
(8)应预留充分空间备工作负荷需
(9)公司应会议室休息处作休息交谈吃午餐处
(10)未变化应加预测防备布置容易改变适应
公司布置环境时：
先部门业务工作容性质加考察分析
次根工作需决定需家俱桌椅等
根步骤结果加研究计划绘制办公厅座位布置图图布置
二办公厅布置素
()光线
1光亮
充分光线办公厅环境重素
光线光量工作性质员工活动场应
草拟设计工作光量高
次审计会计抄写制表等较需眼力工作
次私办公室般函件处理会议室活动室等普遍较易见工作
活动档案室接室楼梯间盥洗室服务点等较便工作
2光源
办公厅光线源包括然光荧光灯电灯泡
然光益心理健康
荧光灯相低成提供量明
支40瓦荧光明40瓦灯泡两倍
48英寸荧光约10倍电灯泡明
荧光灯设备部分电力产生光线发生热量称冷光
光线分散光柔影弱称影光
电灯造光线重源
3光线系统基设计
五种设计：
① 直接光
② 半直接光
③ 间接光
④ 半间接光
⑤ 直接间接光
直接光90％～100％光线直接发光体射工作点
半直接光60％～90％光线直接射工作点余10％～40％光线射天花板天花板反射工作点
间接光90％～100％光线直接射天花板天花板反射工作点
半间接光60％～90％光线射天花板反射余10％～40％光线直接射
直接间接光光线40％～60％射天花板天花板墙壁反射余光线 直接射工作点
采半间接光直接间接光较优良
良光线约占办公厅总工作成2％
良光线占总工作成05％
仅增加15％获舒适准确精神满足等等优点
提供适光线提高生产力10％～15％
(二)颜色
1．办公厅颜色调节
颜色会影响类情绪意识思想
某颜色某适感觉
外颜色相反效果
颜色心情放松颜色令感觉郁闷
颜色加速心智活动颜色降低心智活动
黄色橙色红色称暖色
蓝色紫色绿色称冷色
2．颜色选择
颜色采纳原建议：
(1)普通办公厅：天花板宜白色面员工墙壁宜冷色墙壁颜色宜暖色浅黄色墙壁颜色应注意互相调
(2)会议室：淡色中性颜色佳
(3)会客室：欢愉中性颜色佳
(4)走廊：宜明亮颜色缺少然光线
(5)休息室男宜蓝色女宜淡红色
(6)私办公室：深鲜艳颜色视偏定
(7)室贮藏室：宜具高度反射光线颜色
(三)音乐
播放音乐显示益处工作包括：
档案
收发
字
接
孔查等
音乐选播轻快古典音乐节奏轻快音乐
(四)空气
1 空气调节
空气调节控制办公厅中空气温度流通湿度清洁四基素
2 温度湿度通风
办公厅温度维持摄氏21％～25℃宜
湿度会影响舒适效率
理想办公厅相湿度40％～60％
相湿度20％办公厅空气太干燥
相湿度 70％空气太潮湿
通风标准时约需2 000立方米空气
(五)声音
(1) 减少排声音源：
字机计算机底置毡垫
办公厅设备底置橡皮垫
套机器防声橱
档案柜门桌子椅子涂适润滑剂
减少必谈话
养成低谈惯
(2) 设办公厅安静处：
远离街道车辆行
避免办公厅直接暴露声音太拥挤处
(3)余办公厅应声源隔离：
发出音响设备置单独房间
集中发生源分散置办公厅处
(4)办公厅板天花板墙壁采吸音物质：
板采毯吸收声音
窗帘吸收声音
天花板墙壁采孔纤维状矿物瓦
(5)窗户宜两层玻璃市街声音太嘈杂时窗口关闭
(6)办公机具置金属墙前减少回音
(7)工作流程布置座位减少返走动声
(8)接宾宜专设会客室免谈话影响办公
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