第三章 哈佛理
会议准备
会务准备
席应控制会议增进实效谈控制理学界句脍灸口名言供作参考：控制便避免丧失控制避免召开会议丧失控制席应开会前做妥准备工作般性会议言开会前准备工作少包括列八项：
(1)会议目标设定
(2)会者选择
(3)会议时间选择
(4)会议点选择
(5)会议场布置
(6)议程指定
(7)会议通知派发
(8)开会前审查
□ 会议目标设定
决定召开会议第项重准备工作便设定会议目标良会议目标应符合四项求：
1会议目标必须书面列明
许会议持规划会议时候没必目标写出常说已目标记脑中时常想起否诉诸文字会产生实质差实种似非断书面方式写会议目标产生三种处：第助目标涵澄清第二书面目标较容易遗忘第三目标种类繁时书面写较容易调间潜矛盾
2会议目标必须切合实际
谓切合实际指具实现会议目标必须切合实际句话意味会议目标应该容易实现事实种轻易够实现目标目标追求者具真正挑战性说会议目标应具相挑战性应该实现
3会议目标必须具体衡量
含糊笼统目标极难充作行动指南例某单位感该单位产品良率高决定开会研讨降低产品良率方案会议目标认探讨降低产品良率该目标肯定难充作会者提供意见指南没具体指出产品良率应降低少应长时间达结果会议目标改订探讨十月底前令产品良率目前5降低3述缺点复存
4会议目标表明必须应实现什非应做什
应做什席位应实现什成果位席位目标远成果位目标样具实效例会议目标订员工宣传新告假程序时席会宣科番草草事会议目标订令员工解新告假程序
席关心员工新告假程序否已真正解
□ 会员选择
会议目标设定紧接着便决定会选席原应考虑邀请列两类士会：
1实现会议目标潜贡献
会议然目标实现导席决定会者选际应优先考虑便邀请实现会议目标潜贡献参意味非出席会议席时会议前约见征求意见样做免出席会议
2够参会议获处
参会议固然助会议功发挥席意邀请参会议开会结果通知
席难分辩否应该邀请士采取宁邀请排斥原邀请参加免遗漏
需特留意会者数宜太理三：
(1)会议成非常昂贵没必出席列席士量参加
(2)定会议时间会者数位会者均参机会减少
(3)会者数沟通趋困难例会者3时候沟通渠道6会者增4沟通渠道增12会者增8沟通渠道增56余类推沟通渠道越会者信息掌握力越低
般理者公认较理想会数5～7样数沟通致发生困难会者普遍拥较参机会会数甚譬20席视实际需采取分组讨方式处理种议案
名员工次参加企业会议会公司受某方面损失实济学求份邀请必须建设性作假非必须参加会议时间方面公司作贡献没兴趣出席者会造成妨碍
位参加会议作资源资源利应需益善间拥挤堪房间参加会议者泄气实现目
资源处理部门会者责技认然假定目公司目致希会议东西会议持确定会议目标
企业会议成干群体必须互相影响完成某项工作单纯问谁应参加问什参加面请考虑素：
(1)参加会议程度涉会议行动果
(2)中心议题专门知识方面否确需贡献
(3)前种情况没验者涉议题物否特殊关系(例代表某特殊利益组)
(4)级位否适合组(级职员司起参加时候心理常会然影响反应质量真实性)
(5)假做决议否做(应属种缺乏完整全面知识适权威)(6)否具行政法律责进行审查决定
(7)帮助会议开成功通抵制已知意见形成均势提出偏倚客观见解发挥评者媒介者作
(8)职责否会者重复
(9)某种理出席否会妨碍会议总体成效
(10)否时间工作量素会者安心参加全部会议心
□ 出席应提前解事项
1交通
(1)谁预定飞机票公司
(2)果预定找谁否负责姓名便电话接线员听知道
(3)应计划什时候达
(4)预定飞机票时截止
(5)飞机场会议场否提供交通工具谁提供
(6)果提供交通工具行安排交通
2会议场——住室
(1)果样否挑选室友生住便结识朋友
(2)否指定禁止吸烟房间(许场现种房间)吸烟室友
(3)健身俱乐部游泳池高尔夫球场网球场娱乐设施
(4)否须备体育具
3衣服
(1)会议场设施门厅餐室否衣着规定
(2)公司理部门求会议期间种程度遵守礼节拘礼节
(3)娱乐活动精致装饰宴会宴会否需特衣着
4会议
(1)否应携带卷宗顾客记录
(2)会前否须完成务
□ 会议时间选择
席选择会议时间时首先应该考虑便时间令获取充分准备方便作息时间种作法表示席位中心席然会议成败系关键性物选择会议时间时然应适合时间优先考虑种实事求作法次席应该考虑方便会者出席时间会者喜爱时间会者会议时间满会议目标实现势必遭受利影响
会议时间必须包括起止时间验显示绝数会议列明开始时间结束时间样作法两种严重缺陷：
(1)会者法会工作预作规划
2)会议效率势必降低然没终止时间时结束会议拖三时结束幸应验帕金森定律——工作延伸便填满供完成工作时间避免述两种缺陷场会议必须列明结束时间必须时间准备结束算会议——譬说解决问题会议——难确切握结束时间
席少应指明会议约会时间结束
避免会议分冗长理者意会议安排距午餐某种活动班前久举行种考虑采取方法
场会议底应时久致法数理者均意超半时限般保持注意力集中时间长概超半时
(概说明数电影放映时间半时左右)会议中探讨极严肃极困难题场会议时间超时宜说场会议长两时旦议案会议时间相应延长须注意：场会议时间超半时中途应腾出干时间作休息
想提醒：例席坚守原定时间持会议宁择时间开会应轻易找代持重会议更特遵守原
□ 会议点选择
许事会议规划时方便——席方便会者方便作选择开会点样做妥方便选择开会点诸种考虑会议点选择少应顾列七条件：
(1)场必须空档供
(2)场必须够便容纳会者视听器材认均位会者拥15米2空间算理想
(3)必须拥包括桌椅适家具会议时间愈长桌椅愈应令会者感舒服应该令会者舒服心开会步
(4)必须拥充足明通风设备
(5)必须免声音电话访客等干扰防会者分心
(6)必须令席会者致方便
(7)成必须低廉
七条件中前四视会议点必备条件缺三条件相互突法时具备例节省开支令会者致方便席会议点定会者办公室附会议点太接办公室会会议进行中常电话访客干扰外会者常会议进行中伺机进出会场反说令会者专心开会席遂会议点改远离会者办公方会议点遥远令会者感便令会议成提高许理者会议点选择样认：般性会议时较短会议原应会者办公室附召开特重会议时较长会议应选择远离会者办公室方召开
1选择点
条件相情况果会期短佳会址数参加者旅途短方果会期较长旅途远商业中心常方重
越越机构发觉机构外会址增加会议成功机会企业报告说样化会议点激发兴趣常规功增加新方面会议便利服务工作安排项目提供更广泛范围
2考虑利会议中心
子解决许勤问题办法会议中心开会(混淆会议中心会中心者般)会议中心概念十年中已臻完美现开两百会议方
美国典型会议中心康涅狄格州南贝里哈里森会议中心种专家讨会专题讨会里开二天均参加数20～100会议长达年前需预定设施先进水会议中心度周末方备二十间会议室间二十三千方英尺等座位十二二百二十五等安排成剧场式教室式宴会厅式讨会式
典型中心座落没城市汽车飞机行交通干扰方种中心般包括供会议充足房间旅馆咖啡馆餐馆安排全套会议服务项目包括餐客房会议室便笺铅笔标准视听器材咖啡供应供娱乐设施等
注意：会议持新手行家会发觉良会议中心事减少许计划难题种中心适合型会议估计持需减轻肩负许细节收加起时费定更高会议中心国已雨春笋般兴起新中心继续开办中心位城市附老房子里仔细选择
3早提前预定
计划开始时预定点——必暂时性样做百利弊开会点早预定受欢迎开会点时常提前五年预定围绕供场设施设计方案物色完全适合定方案设施容易
初步寻找场通邮件进行条件提供求细节概拟议日期招标应包括列项：
(1)活动般安排(附前类似活动方案助场理部门参考)
(2)开会场求——分圆桌讨组群众会陈列区宴会等提出求说明项占具体时间参加数等
(3)简述拟议社交活动
(4)说明否需特殊场设备伙食员条件
(5)套房单房间双房间需干说明会者住宿天数
场理部门初步函商时限求列项：供场价格表面图预定会点时数财务细节磋商终预定场应亲视察建筑物准面图住亲视察实际结构装置
4彻底视察开会场
会理会议物质安排负责应视察拟议中会议场适核细目应包括列项：
(1)检查考虑中全部会议室场认两房间样检查房间物质条件发现合适明通风方便休息室妨碍安静通道出口恰场分配问题果怀疑房间否容纳会议求座位数字坚持试摆核容量
(2)意抽查单房间双房间套房设备特警惕谓二等设备旅馆客分社会参加会议检查家具床铺质量全面清洁情况
(3)检查登记会议理勤便进客寻找便达会议点加锁储藏处
(4)检查膳食供应求提供种菜单没旅馆员陪检查餐厅般伙食注意服务质量员工态度
(5)假指定房间层楼须检查电梯服务情况参加者会议室否会发生困难造成延迟会议停顿
(6)检查服务项目营业时间社交娱乐活动费
(7)确定会场社区间交通停车便利
5签订书面合
会议会已成许旅馆会议中心重收入源渴获业务渴满意型会议方面谈判：房租宴会费会议场宣传邮件量细节讨价价
旦谈妥切细节极重口头协议变成书面形式分详列项具体安排终合协议应包括细节：
(1)确定全部会议场包括房间名称供时间餐桌座位安排视听器材设备图表应草签附协议书
(2)确定保证客房间数房费表——果美国式——包括伙食服务应列入开会团体数达离日期房租起算退租日期受约束客房退房日期
(3)确定旅馆提供免费商品服务(例会议室布置特装饰欢迎会音乐酒飞机场接机特娱乐活动工作员伙食电影放映员额外员)
(4)确定费安排包括餐整理房间女工侍者员拟议费费率者房间全部帐单增加定百分作服务费
(5)确定特殊安装改装增加特员服务设施明确开支样负担
(6)确定预定开票手续包括单位宾客承担财务责限度
(7)建立信贷列明应参加者直接收取费
(8)指定取消预定单位收费段时间期限
协议细节——细微——写成书面合重性样强调分着会期应常场理部门保持联系员旅馆装修变更会议计划产生重影响密切联络会处
6选定点时间重性
没时间点会议佳集会说佳时间佳点确定家方便时间应安排前参加者联系意安排会议参加者便种情况者正常工作者会议身会遭损失日时间机警程度精神集中程度会影响：班开会容易身心疲倦计划突饭立开会正赶感受力低时候
记住拖长开会时间导致效果递减鼓励创造性思维目会议尤
般说少开会开会开足够会含义取决实目会议目协调检查时定期安排时召开：重项目阶段天开会恰
7会议室
会议效果常常受会议点物质享受影响办公点然易利点定助达会议目选择会议点应包括素评估：
(1)理想会址绝数会者说应该旅程短(受级影响忽视众便利)
(2)首先考虑没扰噪音分心素许业务会议安排远离办公室方摆脱日常事务达集中注意力会议目说适通风装置空气流通明度音响效果温度调节促成效会议气氛必少条件
(3)会者座椅舒适程度注意力持续时间间明显相互关系假会议点租应检查里设施器材便圆桌会议参加者器材数会议处样重应该精神振奋设施
□ 会议议程拟定
顾名思义议程会议程序表议程涵盖足实现会议目种议案外尚包括会者姓名会议时间会议点等项目
席编排议程时候遵守两原：
(1)议案轻重缓急编排处理先次序说越紧事项越应排议程前端处理越紧事项越应排议程端处理样做处便：算预定会议时间法全部议案处理完毕起码较紧议案已处理较紧议案择时间处理入次会议中予处理
(2)议案应预估需处理时间明白标示出假样做席某参关某特定议案讨说假议程中明示点分点分分配探讨某议案席意某迟(令某涉议案讨前分钟进入会场)意某早退(令某涉议案讨离开会场)样做显然节省会者时间会场秩序免受干扰席限度容许迟早退
持会议时准备议程种坏惯议程仅够规范会议容足约束沟通次序沟通节奏旦会议欠缺议程会议容势必确定沟通次序势必杂乱沟通节奏势必太快太慢换句话说欠缺议程会议注定具实效改变种良惯机构应考虑采取政策性声明严格求拟妥议程准许开会
会者会议早作准备——包括心理准备实质准备——议程应会议通知事先发会者
然非会议需正式议程会者少应事前解便做准备议事日程受尊重忽视理部门利程度成正
书面议程重处：会议领导者集会目标写成书面议程助会议目具体化样议程会议定轨道进行持集中精力处理参加会议员彼间相互影响
拟定议程责通常落会议领导肩般参加创造事情愿意予支持提前参参加会议拟定议程问题更清楚面助鼓励会者参加建议：
(1)讨问题求早思考
①问题解决处理起行通
②显易见危险
③讨问题结果意味着什
(2)果时间允许参加会议者建议合暂定议程里提前分发征求补充意见
(3)提前会者简明介绍会议目求做具体工作例抽样调查员工意见汇集统计数字搜集背景资料
会议常野心计划开始注定失败面制定实际行目标建议：
(4)话议程话题限制题范围助容进行时必须参加企业会议数减少假议程中题分安排两会进行
(5)假题间没关系力求少安排话题会者感兴趣问题转兴趣高问题始终全神贯注困难
(6)设法议程话题限制讨项目辅需量准备次项目
(7)某特殊(势力)理员心爱项目列入议程
(8)提前分发项议程话题附件节省开会时间样确定：项会讨话题会前已会者简明介绍种利前会议记录实际行方法
(9)议程表明会议开长时间会者知道会议允许超时间会更加积极
(10)非常争议极复杂组完全熟悉话题安排充分时间
(11)记住注意力持续时间限度位实业家说效会议般持续时会议进行半时接效果递减界线
(12)假会议必需开两时应安排中间休息时间
(13)假留出会交谈娱乐时间
□ 会议通知派发
会议召集常常送发适会议通知头痛疏忽造成太匆促决定召开会议致欠缺足够时间作妥善斟酌造成
份良会议通知容少应包括列五项：
(1)开会时间(包括日期起止时间)
(2)开会点开会点非会者熟悉应附确切位置图交通路线图
(3)会议目标
(4)会者须事先准备事项
(5)会者姓名
般会议通知开会前星期寄会者手中现代安排种活动时半提早星期作规划星期时间概足做开会前种准备工作超星期会议通知较容易遗忘必发出超星期会议通知时开会前两三天设法会者提醒开会时间非紧急会议否发出短星期会议通知太匆促通知令会者作会前准备工作容易令觉会议召集作呼物
□ 会场布置
布置会议场应考虑会议性质会数少例提供信息会议里数众设桌子戏院式安排设桌子教室式安排较理想解决问题会议里假数理想安排位会者均环绕桌子坐样方便进行项沟通培训会议里数令会者坐马蹄型桌子外圈样便会者席间沟通便会者会者间交流数众会者分成干组组聚桌子周围种安排处方便分组讨综合讨
座位编排会议成效高低具密切关系座位安排外布置场时须注意项：
(1)应先决定准准会场吸烟准吸烟应准备烟灰缸准吸烟烟灰缸会场中出现外会场中张贴准吸烟标志文字会数众时实际需座位区分吸烟区非吸烟区
(2)会者间彼熟悉应考虑否事先准备姓名卡片
(3)准备视听器材黑板(白板)白报纸甚幻灯机投影机放映机等应该视般会议基工具特注意：幻灯机投射机放映机投谢出文字图形应全部会者清楚应准备绪便时启
(4)非较长会议(超半时会议)否量提供茶点防会者分心
(5)议程甚短需作记录时考虑采取站立方式开会
会议规划详会议准备工作周全开会前会场作审视会功亏篑墨飞法中具警惕性：假事情出纰漏定会出纰漏应该出纰漏时候出纰漏基开会前半时时亲派会场审视四件事否作：
(1)座位否原定计划编排
(2)视听器材否准备妥果幻灯机投影机焦距否已事先调整妥放映机焦距音量等否已调妥麦克风声音效果否事先已调幻灯机投影机放映机否已备妥额外灯泡场助手否懂视听器材作简单维修工作(3)会议关资料否齐全包括准备会中派发资料姓名卡片张纸
铅等等
(4)必时候致电会者提醒开会时间点特会议通知已发出久情况开会前提醒功夫颇产生实效
许业务会议中途搁浅物质舒适影响思考倾听果会议室没外部干扰噪音空气流通温度控制适思维发挥作理想会议室应该座位拥挤视线听清楚明明亮耀眼种综合环境条件想象难找
桌椅发言讲台实际布置仅取决开会数取决会议目：
拍卖会：座位安排求全部听众清楚喊话手中东西种会议处独断独行需等反应组讨座位布置采述两种形式：
(1)剧场式选现成礼堂椅子排成行行开会时间长短关重知道剧院备舒适座位难期观众集中注意力超两半时
包括中间休息半时
(2)教室式果需作记录者超两时会带写字板椅子布置成排桌子两张2米桌子适工作安放玻璃杯饮水瓶烟灰缸——果需话(记住吸烟者吸烟者分开坐)桌桌间保持适距离便开会时座椅搬动参加者走动
解决问题会培训会：类会求参加者彼见见持展示种会求负担领导座位安排便鼓励参组讨具高度领导力成功领导二十五讨组数权威士意七十二组效果佳参加者团坐桌旁舒适座位布置建议三种方式：
(1)圆桌式——组限八需黑板展示品种形式处参加者彼清楚桌子定圆桌张长方形桌持坐桌子头便黑板展示品坐桌子头稍利
(2)马蹄形式——U字形普遍形式种形式需三张三张桌子排成U字形持坐离U字型端稍远第四张桌子
十二会说种形式座位布置需间6米×9米房间
(3)V字形式——U字形差唯实际行解决方法种斜排列更清楚清持展示品坐成直行参加者彼清楚
讨会：参加者彼认识讨会效果会更果参加者彼陌生持参加者易见名牌
果方案求分开次会分讨组次会议持发言书面提出特殊求负责物质安排汇制核清单详细列明次会议需家具设备提供发言份便核实清单房间备妥仔细检查
□ 会议座位安排
般走进餐厅音乐厅戏院球场会刻意选择利位置奇怪走进教室会议室会选择极利位置教室量坐远离讲台位置便置身教师视野外会议室半选择令席会者忽视存死角带
般会样重视会议室座位呢理概二：第参会议半解会议事业底重会议作日常工作部分第二认置身显眼处较安全较舒服严重错误前文中已说会议说服接受意见种场合令获取成功途径会议室座位应审慎选择列原供参考采行：
(1)切忌选择令忽视存位置应选择容易令——特令席——见方令见引注意引入注意受认知受认知发挥影响力假会议桌长方形坐面席会议桌端坐接席左右两边便增加席沟通机会会议桌带双翼长方形桌子席坐长方形边中央应选择双翼末端位置样位置通桌面席交谈必通会者头部席交谈会议桌方形圆形应坐面席位置
(2)常观察席会议中举动假席咨询邻座者意见惯争取扮演顾问角色位置增加席影响力
(3)会议场合顶头司坐席间位置极端利席果方发问顶头司势必抢走答复机会应调整位置坐顶头司面席话机会会顶头司垄断二顶头司发言作补充时全场视线集中顶头司唱增加会者影响力
(4)会议桌摆置投影机放映机等视听器材坐该等器材免令位置贬低该等器材
(5)想会场中选择利位置切记：迟
(6)选择利位置点必须时留心：千万坐席位置
二 设备准备
□ 视听器材
会议应效果果列入引起视觉听觉兴趣东西成更
弗兰克位保健品厂市场营销理工作员会议提出许建议意见少办艾德厂位市场销理成绩较弗兰克问老前辈什会样
老前辈说：投入说说已提出般意见想法具体建设艾德提供数字图表
位生产理反复告诫工危险化学品时遵循安全操作规程听话弄受化学品损伤变形手相片次安全会议出示相片明白
两家企顾问公司竞争家企业业务家放幻灯片说明服务家台形象放映屏幕电脑展现图表
——显示客户商业战略潜利益第二家企顾问公司更印象笔业务
位包装设备厂服务理告诉服务代理员许顾客安装新型机械提防种模糊呼呼转动声许代理没注意种声音结果没做预防性检修致发生代价高机器损坏服务理变聪明录音带录呼呼转动声音职工会放音现服务代理确切知道应该注意听什声音
1视听器材利沟通
假会议讲话未理解考虑视听器材吧简单图表改变局面
破伦垮台岁月里许法国相信失败认果真相白定破伦骗投降流放拒绝承认破伦年光辉胜利会犯错误位查尔士·约瑟夫·迈纳德法国工程师知道破伦犯严重错误试图揭穿关位帝完美缺神话
没相信话创作视觉形象形象张图条够活动穿国家黑色谱带组成右转动时谱带宽度表示理位置部队数九月破伦进入洗劫空莫斯科时军队10万——宽谱带表示撤退时黑色谱带西路动(图面日期温度相连接)移波兰时黑色谱带狭怜表示蹒跚撤退帝国军队剩1万生破伦战术错误——导致军队步步惨败——生动表现出视觉形象认没佳统计图表理员企业教训明显沟通困难重时加点额外东西——图解片种视听器材帮助说明分析解释视听答辩
会议言语外东西理解包括事实数字文件会帮助会分散注意力单独阅读文件翻动图表幻灯片录象带视听器材目光听力时间集中思考问题视听形象产生更深刻更持久印象研究表明感官摄入越越理解记忆重视传达点写黑板事实仅仅高声说事实印象深刻线型柱型圆型图表象征性说明事实幻灯片显示数字文字更牢固印记忆中彩色形象黑白形象博更注意图书片电影够传达文字图表传达真实印象
刺激感官方式越——阅读听说话观察象征性典型观情景倾听声音等——产生影响越作会议取成种方式仅仅讲话够
2量供选择视听器材
范围断扩低技术高技术视听媒体扩影响实现目标
(1)黑板
(2)翻动图表
(3)幻灯片电影胶片
(4)投影机
(5)录带电影
(6)电子黑板
(7)电脑传送电视演出
(8)
电脑越越生产幻灯片电视影包括电脑动画电视影影带移动式装置携带顾客作视听表演
专业供应源外行创作想视听项目
3视听器材
(1)媒体团体相配予听众观众印象适中理办公室会晤言标准翻动图表甚旅馆舞厅里团体十九英寸电脑屏幕放影足传送正确图外想确保视听器材产生感性反应作否视力听力弱清听
二五组八二分英寸宣传性册子型翻动图表适录音带电影搭配放映装置适移动标准程度控制器直观器材适数极少组清屏幕放入时信息显示种业务情况
5～15团体介绍新战略重成果型翻动图表硬纸板图表高架放映机放映图适中型团体放映屏幕显示幻灯片电脑胶片电影果电视够录象带合坐会议室排检查清包括标题数字细节
果绘制图表电子黑板黑板纸架种装置复制分发
100团体高架幻灯片电影胶片电影博注意屏幕必须足清楚必须麦克风良扩音系统型团体里果想回馈交流选灯亮着媒体高架幻灯片
熄灯媒体电影动消极观众起作极集体商业展览集会会专业开发媒体展示产生影响
宣传册子果适数少集体册子子散发出顾翻阅注意容次分发种配合讲容起阅读者页涂色作标记装套里指点查阅
(2)选择适合开会场媒体某环境合视听器材环境合甚根合
会议室办公室里什行
顾客会议选运输视听器材赖绝安静作投影荧幕墙壁等条件翻动图表万失备装荧幕电影装置具清晰监视荧幕移动式电脑果想放映电影高架幻灯片须带荧幕
旅馆会堂开会选标准媒体省带设备麻烦数单位诸图表架高架放映机黑板等设备果想特殊东西激起听众赞扬媒体展出电脑放映图等备器材装配调试充分时间听众厌烦莫糊里糊涂放映者操着设备
(3)选择适合会议目标媒体会议求变动会议求注意会议求回馈选定视听器材帮助妨碍
果想说明加深印象选择高度声化媒体电影幻灯片电影胶片录放机
果想说服宣传选控制转换变动媒体电影胶片翻动图表保持思路控制然准备输入时转换式媒体诸空白画板纸写硬纸板问题等
果想培养训练动媒体诸电影录带慢慢研究表明知识技亲身参成例果想解决问题设计程式变动必少备直观图外黑板空白图表纸份笔记电子黑板带放映装置电脑工作会议选择
□ 会务物品
做切物品手头应会前早部分供应品运出纸箱拴张存货理清单面写发运日期时间发运点保险号码识标志事先应会议点商妥工作员达前接收储存运送物品纸箱均应清楚标明某年某月某日某某公司会掌般运企业外面会址物品：
(1)公司名衔普通信纸白信纸信封特印制物品
(2)标准字纸
(3)横格便条纸
(4)标准特纸夹
(5)便笺簿(数量应足供应登记者)
(6)削尖铅笔(数量应足供应登记者)
(7)开支帐目表订购单旅行申请格式
(8)公司电话簿
(9)公司理部门花名册址(10)公司部便笺信封
(11)硬纸夹
(12)剪刀
(13)钉书器钉书钉
(14)尺
(15)工具箱榔头老虎钳铁钉头钉工具
(16)绳线
(17)铁丝
(18)延长电线
(19)透明胶带
(20)空白登记表格关材料
(21)会议证章证章套
(22)粉笔
(23)奇异笔
(24)黑板架张空白报纸
开会场难觅设备：
(1)特号铅字字机
(2)幻灯机
(3)电影放映机
(4)复印机
(5)口述记录机
(6)摄影机(7)配音电影胶片放映机
(8)特制实物模型陈列品模型旗帜牌示旗子装饰品
(9)录放机
(10)电脑
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会议准备
会务准备
席应控制会议增进实效谈控制理学界句脍灸口名言供作参考：控制便避免丧失控制避免召开会议丧失控制席应开会前做妥准备工作般性会议言开会前准备工作少包括列八项：
(1)会议目标设定
(2)会者选择
(3)会议时间选择
(4)会议点选择
(5)会议场布置
(6)议程指定
(7)会议通知派发
(8)开会前审查
□ 会议目标设定
决定召开会议第项重准备工作便设定会议目标良会议目标应符合四项求：
1会议目标必须书面列明
许会议持规划会议时候没必目标写出常说已目标记脑中时常想起否诉诸文字会产生实质差实种似非断书面方式写会议目标产生三种处：第助目标涵澄清第二书面目标较容易遗忘第三目标种类繁时书面写较容易调间潜矛盾
2会议目标必须切合实际
谓切合实际指具实现会议目标必须切合实际句话意味会议目标应该容易实现事实种轻易够实现目标目标追求者具真正挑战性说会议目标应具相挑战性应该实现
3会议目标必须具体衡量
含糊笼统目标极难充作行动指南例某单位感该单位产品良率高决定开会研讨降低产品良率方案会议目标认探讨降低产品良率该目标肯定难充作会者提供意见指南没具体指出产品良率应降低少应长时间达结果会议目标改订探讨十月底前令产品良率目前5降低3述缺点复存
4会议目标表明必须应实现什非应做什
应做什席位应实现什成果位席位目标远成果位目标样具实效例会议目标订员工宣传新告假程序时席会宣科番草草事会议目标订令员工解新告假程序
席关心员工新告假程序否已真正解
□ 会员选择
会议目标设定紧接着便决定会选席原应考虑邀请列两类士会：
1实现会议目标潜贡献
会议然目标实现导席决定会者选际应优先考虑便邀请实现会议目标潜贡献参意味非出席会议席时会议前约见征求意见样做免出席会议
2够参会议获处
参会议固然助会议功发挥席意邀请参会议开会结果通知
席难分辩否应该邀请士采取宁邀请排斥原邀请参加免遗漏
需特留意会者数宜太理三：
(1)会议成非常昂贵没必出席列席士量参加
(2)定会议时间会者数位会者均参机会减少
(3)会者数沟通趋困难例会者3时候沟通渠道6会者增4沟通渠道增12会者增8沟通渠道增56余类推沟通渠道越会者信息掌握力越低
般理者公认较理想会数5～7样数沟通致发生困难会者普遍拥较参机会会数甚譬20席视实际需采取分组讨方式处理种议案
名员工次参加企业会议会公司受某方面损失实济学求份邀请必须建设性作假非必须参加会议时间方面公司作贡献没兴趣出席者会造成妨碍
位参加会议作资源资源利应需益善间拥挤堪房间参加会议者泄气实现目
资源处理部门会者责技认然假定目公司目致希会议东西会议持确定会议目标
企业会议成干群体必须互相影响完成某项工作单纯问谁应参加问什参加面请考虑素：
(1)参加会议程度涉会议行动果
(2)中心议题专门知识方面否确需贡献
(3)前种情况没验者涉议题物否特殊关系(例代表某特殊利益组)
(4)级位否适合组(级职员司起参加时候心理常会然影响反应质量真实性)
(5)假做决议否做(应属种缺乏完整全面知识适权威)(6)否具行政法律责进行审查决定
(7)帮助会议开成功通抵制已知意见形成均势提出偏倚客观见解发挥评者媒介者作
(8)职责否会者重复
(9)某种理出席否会妨碍会议总体成效
(10)否时间工作量素会者安心参加全部会议心
□ 出席应提前解事项
1交通
(1)谁预定飞机票公司
(2)果预定找谁否负责姓名便电话接线员听知道
(3)应计划什时候达
(4)预定飞机票时截止
(5)飞机场会议场否提供交通工具谁提供
(6)果提供交通工具行安排交通
2会议场——住室
(1)果样否挑选室友生住便结识朋友
(2)否指定禁止吸烟房间(许场现种房间)吸烟室友
(3)健身俱乐部游泳池高尔夫球场网球场娱乐设施
(4)否须备体育具
3衣服
(1)会议场设施门厅餐室否衣着规定
(2)公司理部门求会议期间种程度遵守礼节拘礼节
(3)娱乐活动精致装饰宴会宴会否需特衣着
4会议
(1)否应携带卷宗顾客记录
(2)会前否须完成务
□ 会议时间选择
席选择会议时间时首先应该考虑便时间令获取充分准备方便作息时间种作法表示席位中心席然会议成败系关键性物选择会议时间时然应适合时间优先考虑种实事求作法次席应该考虑方便会者出席时间会者喜爱时间会者会议时间满会议目标实现势必遭受利影响
会议时间必须包括起止时间验显示绝数会议列明开始时间结束时间样作法两种严重缺陷：
(1)会者法会工作预作规划
2)会议效率势必降低然没终止时间时结束会议拖三时结束幸应验帕金森定律——工作延伸便填满供完成工作时间避免述两种缺陷场会议必须列明结束时间必须时间准备结束算会议——譬说解决问题会议——难确切握结束时间
席少应指明会议约会时间结束
避免会议分冗长理者意会议安排距午餐某种活动班前久举行种考虑采取方法
场会议底应时久致法数理者均意超半时限般保持注意力集中时间长概超半时
(概说明数电影放映时间半时左右)会议中探讨极严肃极困难题场会议时间超时宜说场会议长两时旦议案会议时间相应延长须注意：场会议时间超半时中途应腾出干时间作休息
想提醒：例席坚守原定时间持会议宁择时间开会应轻易找代持重会议更特遵守原
□ 会议点选择
许事会议规划时方便——席方便会者方便作选择开会点样做妥方便选择开会点诸种考虑会议点选择少应顾列七条件：
(1)场必须空档供
(2)场必须够便容纳会者视听器材认均位会者拥15米2空间算理想
(3)必须拥包括桌椅适家具会议时间愈长桌椅愈应令会者感舒服应该令会者舒服心开会步
(4)必须拥充足明通风设备
(5)必须免声音电话访客等干扰防会者分心
(6)必须令席会者致方便
(7)成必须低廉
七条件中前四视会议点必备条件缺三条件相互突法时具备例节省开支令会者致方便席会议点定会者办公室附会议点太接办公室会会议进行中常电话访客干扰外会者常会议进行中伺机进出会场反说令会者专心开会席遂会议点改远离会者办公方会议点遥远令会者感便令会议成提高许理者会议点选择样认：般性会议时较短会议原应会者办公室附召开特重会议时较长会议应选择远离会者办公室方召开
1选择点
条件相情况果会期短佳会址数参加者旅途短方果会期较长旅途远商业中心常方重
越越机构发觉机构外会址增加会议成功机会企业报告说样化会议点激发兴趣常规功增加新方面会议便利服务工作安排项目提供更广泛范围
2考虑利会议中心
子解决许勤问题办法会议中心开会(混淆会议中心会中心者般)会议中心概念十年中已臻完美现开两百会议方
美国典型会议中心康涅狄格州南贝里哈里森会议中心种专家讨会专题讨会里开二天均参加数20～100会议长达年前需预定设施先进水会议中心度周末方备二十间会议室间二十三千方英尺等座位十二二百二十五等安排成剧场式教室式宴会厅式讨会式
典型中心座落没城市汽车飞机行交通干扰方种中心般包括供会议充足房间旅馆咖啡馆餐馆安排全套会议服务项目包括餐客房会议室便笺铅笔标准视听器材咖啡供应供娱乐设施等
注意：会议持新手行家会发觉良会议中心事减少许计划难题种中心适合型会议估计持需减轻肩负许细节收加起时费定更高会议中心国已雨春笋般兴起新中心继续开办中心位城市附老房子里仔细选择
3早提前预定
计划开始时预定点——必暂时性样做百利弊开会点早预定受欢迎开会点时常提前五年预定围绕供场设施设计方案物色完全适合定方案设施容易
初步寻找场通邮件进行条件提供求细节概拟议日期招标应包括列项：
(1)活动般安排(附前类似活动方案助场理部门参考)
(2)开会场求——分圆桌讨组群众会陈列区宴会等提出求说明项占具体时间参加数等
(3)简述拟议社交活动
(4)说明否需特殊场设备伙食员条件
(5)套房单房间双房间需干说明会者住宿天数
场理部门初步函商时限求列项：供场价格表面图预定会点时数财务细节磋商终预定场应亲视察建筑物准面图住亲视察实际结构装置
4彻底视察开会场
会理会议物质安排负责应视察拟议中会议场适核细目应包括列项：
(1)检查考虑中全部会议室场认两房间样检查房间物质条件发现合适明通风方便休息室妨碍安静通道出口恰场分配问题果怀疑房间否容纳会议求座位数字坚持试摆核容量
(2)意抽查单房间双房间套房设备特警惕谓二等设备旅馆客分社会参加会议检查家具床铺质量全面清洁情况
(3)检查登记会议理勤便进客寻找便达会议点加锁储藏处
(4)检查膳食供应求提供种菜单没旅馆员陪检查餐厅般伙食注意服务质量员工态度
(5)假指定房间层楼须检查电梯服务情况参加者会议室否会发生困难造成延迟会议停顿
(6)检查服务项目营业时间社交娱乐活动费
(7)确定会场社区间交通停车便利
5签订书面合
会议会已成许旅馆会议中心重收入源渴获业务渴满意型会议方面谈判：房租宴会费会议场宣传邮件量细节讨价价
旦谈妥切细节极重口头协议变成书面形式分详列项具体安排终合协议应包括细节：
(1)确定全部会议场包括房间名称供时间餐桌座位安排视听器材设备图表应草签附协议书
(2)确定保证客房间数房费表——果美国式——包括伙食服务应列入开会团体数达离日期房租起算退租日期受约束客房退房日期
(3)确定旅馆提供免费商品服务(例会议室布置特装饰欢迎会音乐酒飞机场接机特娱乐活动工作员伙食电影放映员额外员)
(4)确定费安排包括餐整理房间女工侍者员拟议费费率者房间全部帐单增加定百分作服务费
(5)确定特殊安装改装增加特员服务设施明确开支样负担
(6)确定预定开票手续包括单位宾客承担财务责限度
(7)建立信贷列明应参加者直接收取费
(8)指定取消预定单位收费段时间期限
协议细节——细微——写成书面合重性样强调分着会期应常场理部门保持联系员旅馆装修变更会议计划产生重影响密切联络会处
6选定点时间重性
没时间点会议佳集会说佳时间佳点确定家方便时间应安排前参加者联系意安排会议参加者便种情况者正常工作者会议身会遭损失日时间机警程度精神集中程度会影响：班开会容易身心疲倦计划突饭立开会正赶感受力低时候
记住拖长开会时间导致效果递减鼓励创造性思维目会议尤
般说少开会开会开足够会含义取决实目会议目协调检查时定期安排时召开：重项目阶段天开会恰
7会议室
会议效果常常受会议点物质享受影响办公点然易利点定助达会议目选择会议点应包括素评估：
(1)理想会址绝数会者说应该旅程短(受级影响忽视众便利)
(2)首先考虑没扰噪音分心素许业务会议安排远离办公室方摆脱日常事务达集中注意力会议目说适通风装置空气流通明度音响效果温度调节促成效会议气氛必少条件
(3)会者座椅舒适程度注意力持续时间间明显相互关系假会议点租应检查里设施器材便圆桌会议参加者器材数会议处样重应该精神振奋设施
□ 会议议程拟定
顾名思义议程会议程序表议程涵盖足实现会议目种议案外尚包括会者姓名会议时间会议点等项目
席编排议程时候遵守两原：
(1)议案轻重缓急编排处理先次序说越紧事项越应排议程前端处理越紧事项越应排议程端处理样做处便：算预定会议时间法全部议案处理完毕起码较紧议案已处理较紧议案择时间处理入次会议中予处理
(2)议案应预估需处理时间明白标示出假样做席某参关某特定议案讨说假议程中明示点分点分分配探讨某议案席意某迟(令某涉议案讨前分钟进入会场)意某早退(令某涉议案讨离开会场)样做显然节省会者时间会场秩序免受干扰席限度容许迟早退
持会议时准备议程种坏惯议程仅够规范会议容足约束沟通次序沟通节奏旦会议欠缺议程会议容势必确定沟通次序势必杂乱沟通节奏势必太快太慢换句话说欠缺议程会议注定具实效改变种良惯机构应考虑采取政策性声明严格求拟妥议程准许开会
会者会议早作准备——包括心理准备实质准备——议程应会议通知事先发会者
然非会议需正式议程会者少应事前解便做准备议事日程受尊重忽视理部门利程度成正
书面议程重处：会议领导者集会目标写成书面议程助会议目具体化样议程会议定轨道进行持集中精力处理参加会议员彼间相互影响
拟定议程责通常落会议领导肩般参加创造事情愿意予支持提前参参加会议拟定议程问题更清楚面助鼓励会者参加建议：
(1)讨问题求早思考
①问题解决处理起行通
②显易见危险
③讨问题结果意味着什
(2)果时间允许参加会议者建议合暂定议程里提前分发征求补充意见
(3)提前会者简明介绍会议目求做具体工作例抽样调查员工意见汇集统计数字搜集背景资料
会议常野心计划开始注定失败面制定实际行目标建议：
(4)话议程话题限制题范围助容进行时必须参加企业会议数减少假议程中题分安排两会进行
(5)假题间没关系力求少安排话题会者感兴趣问题转兴趣高问题始终全神贯注困难
(6)设法议程话题限制讨项目辅需量准备次项目
(7)某特殊(势力)理员心爱项目列入议程
(8)提前分发项议程话题附件节省开会时间样确定：项会讨话题会前已会者简明介绍种利前会议记录实际行方法
(9)议程表明会议开长时间会者知道会议允许超时间会更加积极
(10)非常争议极复杂组完全熟悉话题安排充分时间
(11)记住注意力持续时间限度位实业家说效会议般持续时会议进行半时接效果递减界线
(12)假会议必需开两时应安排中间休息时间
(13)假留出会交谈娱乐时间
□ 会议通知派发
会议召集常常送发适会议通知头痛疏忽造成太匆促决定召开会议致欠缺足够时间作妥善斟酌造成
份良会议通知容少应包括列五项：
(1)开会时间(包括日期起止时间)
(2)开会点开会点非会者熟悉应附确切位置图交通路线图
(3)会议目标
(4)会者须事先准备事项
(5)会者姓名
般会议通知开会前星期寄会者手中现代安排种活动时半提早星期作规划星期时间概足做开会前种准备工作超星期会议通知较容易遗忘必发出超星期会议通知时开会前两三天设法会者提醒开会时间非紧急会议否发出短星期会议通知太匆促通知令会者作会前准备工作容易令觉会议召集作呼物
□ 会场布置
布置会议场应考虑会议性质会数少例提供信息会议里数众设桌子戏院式安排设桌子教室式安排较理想解决问题会议里假数理想安排位会者均环绕桌子坐样方便进行项沟通培训会议里数令会者坐马蹄型桌子外圈样便会者席间沟通便会者会者间交流数众会者分成干组组聚桌子周围种安排处方便分组讨综合讨
座位编排会议成效高低具密切关系座位安排外布置场时须注意项：
(1)应先决定准准会场吸烟准吸烟应准备烟灰缸准吸烟烟灰缸会场中出现外会场中张贴准吸烟标志文字会数众时实际需座位区分吸烟区非吸烟区
(2)会者间彼熟悉应考虑否事先准备姓名卡片
(3)准备视听器材黑板(白板)白报纸甚幻灯机投影机放映机等应该视般会议基工具特注意：幻灯机投射机放映机投谢出文字图形应全部会者清楚应准备绪便时启
(4)非较长会议(超半时会议)否量提供茶点防会者分心
(5)议程甚短需作记录时考虑采取站立方式开会
会议规划详会议准备工作周全开会前会场作审视会功亏篑墨飞法中具警惕性：假事情出纰漏定会出纰漏应该出纰漏时候出纰漏基开会前半时时亲派会场审视四件事否作：
(1)座位否原定计划编排
(2)视听器材否准备妥果幻灯机投影机焦距否已事先调整妥放映机焦距音量等否已调妥麦克风声音效果否事先已调幻灯机投影机放映机否已备妥额外灯泡场助手否懂视听器材作简单维修工作(3)会议关资料否齐全包括准备会中派发资料姓名卡片张纸
铅等等
(4)必时候致电会者提醒开会时间点特会议通知已发出久情况开会前提醒功夫颇产生实效
许业务会议中途搁浅物质舒适影响思考倾听果会议室没外部干扰噪音空气流通温度控制适思维发挥作理想会议室应该座位拥挤视线听清楚明明亮耀眼种综合环境条件想象难找
桌椅发言讲台实际布置仅取决开会数取决会议目：
拍卖会：座位安排求全部听众清楚喊话手中东西种会议处独断独行需等反应组讨座位布置采述两种形式：
(1)剧场式选现成礼堂椅子排成行行开会时间长短关重知道剧院备舒适座位难期观众集中注意力超两半时
包括中间休息半时
(2)教室式果需作记录者超两时会带写字板椅子布置成排桌子两张2米桌子适工作安放玻璃杯饮水瓶烟灰缸——果需话(记住吸烟者吸烟者分开坐)桌桌间保持适距离便开会时座椅搬动参加者走动
解决问题会培训会：类会求参加者彼见见持展示种会求负担领导座位安排便鼓励参组讨具高度领导力成功领导二十五讨组数权威士意七十二组效果佳参加者团坐桌旁舒适座位布置建议三种方式：
(1)圆桌式——组限八需黑板展示品种形式处参加者彼清楚桌子定圆桌张长方形桌持坐桌子头便黑板展示品坐桌子头稍利
(2)马蹄形式——U字形普遍形式种形式需三张三张桌子排成U字形持坐离U字型端稍远第四张桌子
十二会说种形式座位布置需间6米×9米房间
(3)V字形式——U字形差唯实际行解决方法种斜排列更清楚清持展示品坐成直行参加者彼清楚
讨会：参加者彼认识讨会效果会更果参加者彼陌生持参加者易见名牌
果方案求分开次会分讨组次会议持发言书面提出特殊求负责物质安排汇制核清单详细列明次会议需家具设备提供发言份便核实清单房间备妥仔细检查
□ 会议座位安排
般走进餐厅音乐厅戏院球场会刻意选择利位置奇怪走进教室会议室会选择极利位置教室量坐远离讲台位置便置身教师视野外会议室半选择令席会者忽视存死角带
般会样重视会议室座位呢理概二：第参会议半解会议事业底重会议作日常工作部分第二认置身显眼处较安全较舒服严重错误前文中已说会议说服接受意见种场合令获取成功途径会议室座位应审慎选择列原供参考采行：
(1)切忌选择令忽视存位置应选择容易令——特令席——见方令见引注意引入注意受认知受认知发挥影响力假会议桌长方形坐面席会议桌端坐接席左右两边便增加席沟通机会会议桌带双翼长方形桌子席坐长方形边中央应选择双翼末端位置样位置通桌面席交谈必通会者头部席交谈会议桌方形圆形应坐面席位置
(2)常观察席会议中举动假席咨询邻座者意见惯争取扮演顾问角色位置增加席影响力
(3)会议场合顶头司坐席间位置极端利席果方发问顶头司势必抢走答复机会应调整位置坐顶头司面席话机会会顶头司垄断二顶头司发言作补充时全场视线集中顶头司唱增加会者影响力
(4)会议桌摆置投影机放映机等视听器材坐该等器材免令位置贬低该等器材
(5)想会场中选择利位置切记：迟
(6)选择利位置点必须时留心：千万坐席位置
二 设备准备
□ 视听器材
会议应效果果列入引起视觉听觉兴趣东西成更
弗兰克位保健品厂市场营销理工作员会议提出许建议意见少办艾德厂位市场销理成绩较弗兰克问老前辈什会样
老前辈说：投入说说已提出般意见想法具体建设艾德提供数字图表
位生产理反复告诫工危险化学品时遵循安全操作规程听话弄受化学品损伤变形手相片次安全会议出示相片明白
两家企顾问公司竞争家企业业务家放幻灯片说明服务家台形象放映屏幕电脑展现图表
——显示客户商业战略潜利益第二家企顾问公司更印象笔业务
位包装设备厂服务理告诉服务代理员许顾客安装新型机械提防种模糊呼呼转动声许代理没注意种声音结果没做预防性检修致发生代价高机器损坏服务理变聪明录音带录呼呼转动声音职工会放音现服务代理确切知道应该注意听什声音
1视听器材利沟通
假会议讲话未理解考虑视听器材吧简单图表改变局面
破伦垮台岁月里许法国相信失败认果真相白定破伦骗投降流放拒绝承认破伦年光辉胜利会犯错误位查尔士·约瑟夫·迈纳德法国工程师知道破伦犯严重错误试图揭穿关位帝完美缺神话
没相信话创作视觉形象形象张图条够活动穿国家黑色谱带组成右转动时谱带宽度表示理位置部队数九月破伦进入洗劫空莫斯科时军队10万——宽谱带表示撤退时黑色谱带西路动(图面日期温度相连接)移波兰时黑色谱带狭怜表示蹒跚撤退帝国军队剩1万生破伦战术错误——导致军队步步惨败——生动表现出视觉形象认没佳统计图表理员企业教训明显沟通困难重时加点额外东西——图解片种视听器材帮助说明分析解释视听答辩
会议言语外东西理解包括事实数字文件会帮助会分散注意力单独阅读文件翻动图表幻灯片录象带视听器材目光听力时间集中思考问题视听形象产生更深刻更持久印象研究表明感官摄入越越理解记忆重视传达点写黑板事实仅仅高声说事实印象深刻线型柱型圆型图表象征性说明事实幻灯片显示数字文字更牢固印记忆中彩色形象黑白形象博更注意图书片电影够传达文字图表传达真实印象
刺激感官方式越——阅读听说话观察象征性典型观情景倾听声音等——产生影响越作会议取成种方式仅仅讲话够
2量供选择视听器材
范围断扩低技术高技术视听媒体扩影响实现目标
(1)黑板
(2)翻动图表
(3)幻灯片电影胶片
(4)投影机
(5)录带电影
(6)电子黑板
(7)电脑传送电视演出
(8)
电脑越越生产幻灯片电视影包括电脑动画电视影影带移动式装置携带顾客作视听表演
专业供应源外行创作想视听项目
3视听器材
(1)媒体团体相配予听众观众印象适中理办公室会晤言标准翻动图表甚旅馆舞厅里团体十九英寸电脑屏幕放影足传送正确图外想确保视听器材产生感性反应作否视力听力弱清听
二五组八二分英寸宣传性册子型翻动图表适录音带电影搭配放映装置适移动标准程度控制器直观器材适数极少组清屏幕放入时信息显示种业务情况
5～15团体介绍新战略重成果型翻动图表硬纸板图表高架放映机放映图适中型团体放映屏幕显示幻灯片电脑胶片电影果电视够录象带合坐会议室排检查清包括标题数字细节
果绘制图表电子黑板黑板纸架种装置复制分发
100团体高架幻灯片电影胶片电影博注意屏幕必须足清楚必须麦克风良扩音系统型团体里果想回馈交流选灯亮着媒体高架幻灯片
熄灯媒体电影动消极观众起作极集体商业展览集会会专业开发媒体展示产生影响
宣传册子果适数少集体册子子散发出顾翻阅注意容次分发种配合讲容起阅读者页涂色作标记装套里指点查阅
(2)选择适合开会场媒体某环境合视听器材环境合甚根合
会议室办公室里什行
顾客会议选运输视听器材赖绝安静作投影荧幕墙壁等条件翻动图表万失备装荧幕电影装置具清晰监视荧幕移动式电脑果想放映电影高架幻灯片须带荧幕
旅馆会堂开会选标准媒体省带设备麻烦数单位诸图表架高架放映机黑板等设备果想特殊东西激起听众赞扬媒体展出电脑放映图等备器材装配调试充分时间听众厌烦莫糊里糊涂放映者操着设备
(3)选择适合会议目标媒体会议求变动会议求注意会议求回馈选定视听器材帮助妨碍
果想说明加深印象选择高度声化媒体电影幻灯片电影胶片录放机
果想说服宣传选控制转换变动媒体电影胶片翻动图表保持思路控制然准备输入时转换式媒体诸空白画板纸写硬纸板问题等
果想培养训练动媒体诸电影录带慢慢研究表明知识技亲身参成例果想解决问题设计程式变动必少备直观图外黑板空白图表纸份笔记电子黑板带放映装置电脑工作会议选择
□ 会务物品
做切物品手头应会前早部分供应品运出纸箱拴张存货理清单面写发运日期时间发运点保险号码识标志事先应会议点商妥工作员达前接收储存运送物品纸箱均应清楚标明某年某月某日某某公司会掌般运企业外面会址物品：
(1)公司名衔普通信纸白信纸信封特印制物品
(2)标准字纸
(3)横格便条纸
(4)标准特纸夹
(5)便笺簿(数量应足供应登记者)
(6)削尖铅笔(数量应足供应登记者)
(7)开支帐目表订购单旅行申请格式
(8)公司电话簿
(9)公司理部门花名册址(10)公司部便笺信封
(11)硬纸夹
(12)剪刀
(13)钉书器钉书钉
(14)尺
(15)工具箱榔头老虎钳铁钉头钉工具
(16)绳线
(17)铁丝
(18)延长电线
(19)透明胶带
(20)空白登记表格关材料
(21)会议证章证章套
(22)粉笔
(23)奇异笔
(24)黑板架张空白报纸
开会场难觅设备：
(1)特号铅字字机
(2)幻灯机
(3)电影放映机
(4)复印机
(5)口述记录机
(6)摄影机(7)配音电影胶片放映机
(8)特制实物模型陈列品模型旗帜牌示旗子装饰品
(9)录放机
(10)电脑
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