重庆首房产开发限公司
工程资料档案理制度(试行)
1编制目
建立重庆首房产开发限公司（简称重庆公司）建项目工程资料档案理标准工程资料档案理规范化制度化根国家方建设工程文件档整理规范标准首集团工程资料档案理求结合重庆公司实际特制定制度
2适范围
制度适重庆公司投资建设开发项目工程资料理员工程文件材料收发流转档备案查阅等环节文控理工程电子档案收集整理备份理
3理原
1 工程文件材料应工程进度步收集整理规定移交
2 工程参建单位应确保文件材料真实效完整齐全意进行涂改伪造意抽撤损毁丢失
4理职责
41重庆公司总理办公会
411审定重庆公司工程资料档案理制度
42工程部
421负责编制修订重庆公司工程资料档案理制度
422工程部理：作工程实施现场理责组织开展工程档案理工作协助配合工程资料理项工作利进行
423工程专职资料理员：作工程文档理执行者负责工程开发建设全程资料档案理工作包括工程资料档案建立收集发放整理档移交保保密等
424工程资料理员负责工程参建方进场档案理交底工程实施程中监督检查施工单位监理单位负责项目工程文件材料收集整理档工作
425负责督促公司开发设计部合预算部定期相关资料整理移交工程部档建立相应台账
426负责定期重档案整理移交公司综合理部
427负责收集整理首集团移交需档重工程文件（具体文件详见附表1）
428工程竣工规定时间组织参建方进行竣工档案移交工程实施程文件材料销毁工作规定公司档案室办理档案移交工作
429负责工程资料档案移交物业公司
43开发设计部
431 负责项目相关报批报建成果文件交综合部存档签署交接清单报批报建报文件成果文件复文件清单交工程部档时复留存
432 负责部门档资料项目重工程设计资料（详见附表1）建立相应台账定期整理移交工程部档时复电子版留存
433负责集团设计理部求报相关报批报建成果文件（详见附表1）
44合预算部
441负责部门档资料项目重工程成招采资料（详见附表1）建立相应台账定期整理移交工程部档
442负责集团成采购部求报项目重工程成招采资料（详见附表1）
5工程资料档案理
51工程资料档案理口部门工程部设置专负责工程资料档案理工作开发设计部合预算部配合进行关报建设计招标采购合预算成资料定期档工作
52配合部门档范围部门办批文发文会议纪总结报告简报合类文件招标文件理程文件首集团求移交项目档案（详见附表1）等
53配合部门移交工程部档案应包括纸版资料电子版资料（）相应台账
54工程部专职资料理员应根档范围档文件进行分类整理电脑登记编号备份档建立检索目录提高档案利率保证档案理工作利进行
55工程部相关部门应首集团口部门求时限时备案重工程文件（详见附表1）首集团相关职部门
6工程资料分级理
61加强公司工程资料档案理根资料重性程度工程资料实行分级理理等级分控文件般文件
62控文件★★表示般文件★表示详见附表1
7工程资料收发理
711公司部统模板表单求施工单位报送时意更改原表单格式容填写规范表单编号正确方进行流转
712工程资料理员须建立收发文薄外收发文件材料求必须进行收发流转登记签收踪催办流转程文件流转处受控状态（详见附件3456）
713求工程专职资料理员月底组织施工单位关月发生文件材料（特指：设计变更技术洽商单施工图纸施工方案收方单签证单工程进度款审核等）事宜进行清理核形成记录未时完成流转档文件进行追踪
714工程纸质文档档
工程实施程中建设单位监理单位施工单位应建设工程文件档整理规范（GBT 503282001）建委城建档案馆求收集整理档类工程档案建设单位工程部专职资料理员应定期规范档案馆关竣工资料相关求进行检查确保项目建设程中工程档案现场实施进度步
715工程文件办员文件产生三天工程部专职资料理员移交文件书面文电子文专职资料理员分类档做相关登记（附表2：工程资料档理台账）
716 开发设计部接设计单位领取初设施工图纸通知应派专门员3天领取施工图纸变更图纸零星出图通知天领取图纸领取完毕交工程部专职资料理员登记发放
717工程部专职资料理员应时发放图纸做施工图纸发放登记监理单位施工单位领取图纸时应公司工程部专业员确认
718工程部专职资料理员应适时设计单位进行施工图纸目录图纸接收情况核工作保证工程员施工图新版
719 项目档文件档案盒脊背文字样式XX公司XX项目XX期（标段）+年份+文件类
7110文件类政府建设单位施工单位监理单位供应商等类区分文件类细分名录根需原命名
第册： 政府文件
第二册： 公司理制度
工程部员架构职责
工程理制度
工程类表单
第三册： 公司部文件
报公司部门文件
公司发文件
概预算文件
目标成文件
招采合文件
结算文件
审计文件
文件
第四册： 会议纪
公司周月例会纪
公司专题会议纪
工程部例会纪
合预算部例会纪
现场工作协调会纪
会议纪
第五册： 监理公司文件
监理合（含招投标文件）
监理细
监理例会纪
监理月报审核意见
监理通知回复意见
发监理单位文件
文件
第六册：施工单位文件
施工合（含招投标文件）
施工组织设计（施工单位提供）
施工方案（施工单位提供）
施工单位文回复
发施工单位文件回复
工程联系单
文件
第七册：供应商
考察报告相关资料
第八册：设计变更（时间序）
方案扩初阶段
施工图阶段
图纸会审纪
施工技术交底记录
第九册：工程洽商（时间序）
第十册：工程签证
第十册： 验收检查记录
中间验收资料
竣工验收资料
竣工图
开竣工报告
工程验收报告
711工程资料编号工程资料理员负责文件夹须文件卷目总索引文件卷目索引表文件目录表文件卷目总索引列明档文件卷目编号名称文件卷目索引表列明卷目档文件分类名目文件目录表作整理记录文件终目录文件档时进行登录须列明文件编号题档时间施工供应商合工程部编序号进行排序首页印出目录表
712标识：已分类编号文件应档案盒进行标识标识应简单清晰明易懂工程结束时原件需交政府部门留存复印件留存公司复印件注明原件处
8工程资料阅理
81 公司部门理员阅工程资料时应办理阅登记手续填写阅登记表外单位员阅资料需领导批准（附表7：阅登记表）
82 阅员阅资料应妥善保原阅30日必须（特殊情况申请续）造成资料档案损失视情况进行赔偿处理
9工程资料档理
工程实施程中建设单位监理单位施工单位应建设工程文件档整理规范（GBT 503282001）建委城建档案馆求收集整理档类工程档案建设单位工程专职资料理员应定期规范档案馆关竣工资料相关求进行检查确保项目建设程中工程档案现场实施进度步
91卷目录：
911档案盒必须附卷目录
912必须具备文件编号责文件题名档日期等素建议利电子登记台账
913求周更新次先手写式更新新档案盒时前档案盒中完整目录进行印粘贴档案盒侧求项目期档案盒中目录均印版
92档编号
921档文件材料必须具备档编号编号统求写档资料封左角
922简化理出发档编号仅流水号允许出现断号重号现象
923档文件材料完成审批原始文件材料参建方签字签章（鲜章）完善附件附图完整卷档文件材料应卷目录应序整理摆放
924专职资料理员确保项目档文件材料完整性责阅应卷目录中进行标注
925保证档文件材料时清理卷文件材料求少周更新次
93工程档案理交底
931总包单位监理单位进场周专职资料理员组织参建方资料员针项目工程档案理进行交底形成交底纪存档
932工程实施程中续分包单位断入场专职资料员参建单位资料员进行二次交底形成交底纪存档
933工程办理竣工档案前专职资料员竣工档案收集整理装订移交等工作参建方资料员进行交底形成交底纪存档
934工程电子档案
94工程电子档案理载体项目团队享台
941工程部成立工程专职资料理员联系相关负责员建立项目团队享台
942工程电子档案求时真实施工单位报送工程电子档案求纸质文件材料步容致
95工程部应项目立项工程验收合格全程理中形成工程资料根附表１中求分类档确保类文件集中档档案盒必须附档目录
96 档工程资料应原件复印件时提供单位应复印件加盖单位印章办签字日期
97工程资料律采A4规格档（作附件图纸应折叠A4规格）文字图标印章应清晰采圆珠笔易褪色墨水书写绘制容应完整结明确签认手续齐全
98图纸般采蓝图图面整洁线条字迹清楚修改符合技术求竣工图应真实反映竣工工程实际情况竣工图必须编制专业竣工图图纸目录竣工图应竣工图章相关责签字图纸绘制折叠应满足档案馆关求
99 移交档案馆工程资料需收集完整系统整理进行组卷组卷原应符合档案理部门建筑工程资料理制度求保证编卷目录移交目录档案形成程完整准确情况简说明立卷签字
910 片求图清晰声资料求声音清楚解说画面步片声资料文字说明准确精炼电子档案应符合国家关标准
10工程档案竣工验收
101 公司应项目开工三月派专档案馆沟通解工程资料档案理规定验收程序等问题
102公司组织工程竣工验收前应派专城建档案理机构求组织工程档案预验收
103公司工程档案验收阶段应首集团求集团备案资料：工程档案预验收工作计划安排预验收整改求整改反馈
11工程资料移交
111求项目参建单位档案理部门档案移交范围求工程竣工验收合格合协议规定时间竣工档案公司工程部移交分包单位资料总包单位负责汇总工程部办专职资料理员审核接收
112 竣工档案移交时须填写移交目录式两份移交单位接收单位签字盖章存份
113项目通工程竣工验收公司工程部专职资料理员配合开发设计部前期负责工程档案移交城建档案馆套移交物业公司套留存项目属法公司套移交首集团总部电子版竣工图纸套移交前公司应城建档案馆物业公司分确定需移交资料档案清单求完成移交
12附
121制度工程部负责解释
122制度发布日起执行
13附录
附表1：工程资料档案分级档理
附表2：工程资料档理台账（样表）
附表3：施工图纸接受登记表（样表）
附表4：施工图纸发放登记表（样表）
附表5：收文登记表（样表）
附表6：发文登记表（样表）
附表7：阅登记表（样表）
附表8：工程资料档案考核评分表
14支持性文件
141 中华民国国家标准建设工程文件档整理规范GB503282001
142 中华民国行业标准建筑工程资料理规程JGJT1852009
143 首机场产集团限公司工程资料档案理制度（试行）
附表1：
工程资料档案分级档理
序号
文件名称
文件等级
项目公司保存期限
集团档范围
集团档部门
备注
1
项目立项批复文件
11
计划立项报告批复文件
★★
永久
●
工程理部
12
研报告审批意见
★★
永久
●
工程理部
13
关立项关会议纪领导讲话
★★
永久
14
项目评估材料
★★
长期
15
环境影响报告表批复附件附图
★★
永久
16
选址规划意见书
★★
永久
17
建设批准书附图
★★
永久
●
工程理部
18
国土证附图
★★
永久
●
工程理部
19
拆迁补偿安置协议
★★
长期
●
工程理部
110
土出合补充协议
★★
永久
●
工程理部
2
项目报建文件
21
申报规划设计条件规划设计条件通知书
★★
永久
22
建设规划许证附图
★★
永久
●
设计理部
23
总面规划方案报建批复
★★
永久
●
设计理部
24
修建性详细规划批复附图说明书
★★
永久
25
建筑设计方案报建批复附图
★★
长期
●
设计理部
26
关行政部门（防环保消防交通园林市政文物通讯保密河湖教育白蚁防治卫生等）批准文件取关协议
★★
永久
●
设计理部
27
审图单位施工图设计文件审批意见
★★
永久
●
设计理部
28
建设工程规划许证
★★
永久
●
设计理部
29
名批准书
★★
永久
210
建设工程质量安全监督登记表
★★
长期
211
施工许证
★★
永久
●
工程理部
212
预售许证
★★
永久
●
工程理部
3
勘察设计测绘文件
31
工程质勘查报告
★★
永久
32
水文质勘察报告
★★
永久
33
形测量拔测量成果报告
★★
永久
34
项目规划设计方案专题会纪
★
短期
35
初步设计图纸说明
★★
长期
●
设计理部
36
职部门初步设计图纸审查意见专家评审意见意见完成情况评审纪
★★
短期
●
设计理部
37
施工图说明
★★
长期
●
设计理部
38
项目公司施工图部审核相关会议纪审查意见意见完成情况
★★
短期
●
设计理部工程理部
39
设计变更联系单
★
永久
310
项目重方案调整文件会议纪
★★
永久
●
设计理部
4
招投标合文件
41
勘查设计招投标文件
★★
长期
●
成采购部
42
勘查设计合中标通知书
★★
长期
●
成采购部
43
施工总承包招投标文件
★★
长期
●
成采购部
44
施工总承包合中标通知书
★★
长期
●
成采购部
45
工程监理招投标文件
★★
长期
●
成采购部
46
监理委托合文件
★★
长期
●
成采购部
47
招投标文件合（甲指材料供应合施工分包合等）
★
长期
48
关招标会议纪
★
短期
5
机构资质员
51
项目公司理机构员名单
★
长期
52
监理机构负责名单
★★
长期
53
标段施工机构（施工项目理部）负责名单
★★
长期
54
设计机构设计代表名单
★
长期
55
参建方资质等级证书复印件
★★
长期
56
施工单位营业执副复印件
★★
长期
6
工程财务文件
61
项目投资估算文件
★
短期
●
成采购部
62
项目设计概算文件
★
短期
●
成采购部
63
项目招标控制价文件
★★
短期
●
成采购部
64
项目目标成文件
★★
短期
●
成采购部
65
项目结算文件
★★
长期
●
成采购部
66
竣工财务决算审查结
★★
长期
●
成采购部财务理部
67
审计结
★★
长期
●
财务理部审计法务部
7
工程施工理技术文件
71
施工监理单位理员变更许手续文件
★★
长期
72
工程理全程策划书
★★
短期
●
工程理部
初设审查完成45天
73
图纸会审记录设计交底记录
★
永久
●
工程理部
74
工程施工（总体阶段）进度计划审批记录
★★
短期
●
工程理部
初设审查完成45天
75
项目采购专项招标专项施工计划
★
短期
76
宗材料设备等厂家考察报告
★
短期
77
项目工程施工组织设计审批表
★★
长期
●
工程理部
78
项技术方案（包括施工方案重技术方案安全控措施等）审批表
★★
长期
●
工程理部
集团档范围需专家证部分
79
监理规划细审批记录
★★
长期
710
进度款报审文件监理支付审批证书项目公司合预算部审批意见
★
短期
711
设计变更洽商审批单
★★
长期
●
工程理部
成变化（±）≥30万
712
工程签证审批单
★★
长期
●
工程理部
核算金额≥30万元
713
监理通知回复
★★
长期
714
参建单位间工作联系单
★★
短期
715
项目公司月度生产例会纪
★
短期
716
项目质量理体系相关文件
★★
长期
●
工程理部
717
进厂材料设备验收记录（开箱检验等）
★
短期
718
项目安全理体系相关文件
★★
长期
●
工程理部
719
安全交底检查记录
★★
短期
720
重质量安全事处理报告相关文件
★★
长期
●
工程理部
721
施工阶段工程理相关部公文
★
长期
722
项目公司重会议纪（影响投资额度100万影响交房时间超1月重安全质量事）
★★
长期
●
工程理部
723
工程竣工分户检验组织方案分户检验验收记录
★
长期
724
工程理案例
★★
短期
●
工程理部
8
竣工验收文件
81
工程质量验收申请表
★★
长期
●
工程理部
82
建筑环保消防卫生环境防市政竣工验收合格意见
★★
长期
●
工程理部
83
测量成果报告书
★★
长期
●
工程理部
84
防雷合格证
★★
长期
●
工程理部
85
排水排污许证
★★
长期
●
工程理部
86
永久水表安装完毕报告表
★★
长期
87
电力工业局竣工验收报验表
★★
长期
●
工程理部
88
工程质量评估报告
★★
长期
89
勘察设计文件质量检查报告
★★
长期
810
单位工程施工安全评价书
★★
长期
811
电梯检验报告准许认文件
★★
长期
812
环保消防燃气工程通信线工程验收文件准许认文件
★★
长期
●
工程理部
813
民建筑工程室环境质量检测报告
★★
长期
●
工程理部
814
房屋建筑工程质量保修书
★★
长期
815
商品住宅住宅质量保证书住宅说明书
★★
长期
816
建设工程质量监督验收意见书
★★
长期
817
建设工程规划验收合格证
★★
长期
●
工程理部
818
需档案馆移交工程档案
★★
长期
819
移交档案馆竣工图（建筑结构钢结构幕墙排水采暖建筑电气智通风空调电梯工程室燃气市政园林景观竣工图）
★★
长期
●
工程理部
820
建设工程档案竣工预验收认文件
★★
长期
821
建设工程档案验收合格证
★★
长期
822
建设工程竣工验收报告
★★
长期
823
竣工验收备案表
★★
长期
●
工程理部
824
工程质量保修书
★★
长期
●
工程理部
825
工程项目理评估报告
★★
长期
●
工程理部
注：1集团相关职部门档资料均应完成审批流程电子版文件
2永久指工程档案需永久保存长期指工程档案保存期限等该工程寿命短期指工程档案保存 20 年
附表2
（项目公司）工程资料档理台账
序号
文件编号
档案名称
原件复印件电子文件
数量（份）
移交
移交日期
附表3
（项目公司）施工图纸接受登记表
序号
文件编号
档案名称
原件复印件电子文件
数量（份）
移交
移交日期
附表4
（项目公司）施工图纸发放登记表
序号
图纸名称
图纸编号
领单位
领
领日期
备注
附表5
（项目公司）收文登记表
序号
文件名称
文件编号
发文单位
签收
收日期
备注
附表6
（项目公司）发文登记表
序号
文件名称
文件编号
领单位
领
领日期
备注
附表7
（项目公司）阅登记表
序号
文件名称
文件编号
阅单位
阅
阅日期
日期
途
附表8
工程资料档案考核评分表
子公司： 考核时间：
序号
类
考核容
扣分原
限期整改
应分数
扣减分数
实分数
1
制度建设
工程资料档案理制度建立
未时建立扣6分延迟建立扣3分修订时扣3分
12
2
资料档案完整性
控文件完整性
缺失项扣1分
15
3
般文件完整性
缺失项扣05分
5
4
收发阅记录
文件档时性
未满足规定项扣05分
3
5
档台账档案盒
未满足规定项扣05分
3
6
档质量
未满足规定项扣05分
3
7
文件收发登记
未满足规定项扣05分
3
8
图纸收发登记
未满足规定项扣05分
3
9
阅登记
未满足规定项扣05分
3
10
资料
备案
重工程技术理文件备案
延迟备案扣1分未备案扣2分
15
11
工程资料验收工作
工程资料验收计划报
延迟报扣2分未报扣5分
5
12
工程资料验收整改反馈报
延迟报扣2分未报扣5分
5
13
工程档案资料验收延迟工程竣工验收
扣5分
5
14
移交
工作
移交档案馆
未时扣5分移交满足合理求扣5分
10
15
移交物业公司
未时扣5分移交满足合理求扣5分
10
— END —
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工程资料档案理制度(试行)
1编制目
建立重庆首房产开发限公司（简称重庆公司）建项目工程资料档案理标准工程资料档案理规范化制度化根国家方建设工程文件档整理规范标准首集团工程资料档案理求结合重庆公司实际特制定制度
2适范围
制度适重庆公司投资建设开发项目工程资料理员工程文件材料收发流转档备案查阅等环节文控理工程电子档案收集整理备份理
3理原
1 工程文件材料应工程进度步收集整理规定移交
2 工程参建单位应确保文件材料真实效完整齐全意进行涂改伪造意抽撤损毁丢失
4理职责
41重庆公司总理办公会
411审定重庆公司工程资料档案理制度
42工程部
421负责编制修订重庆公司工程资料档案理制度
422工程部理：作工程实施现场理责组织开展工程档案理工作协助配合工程资料理项工作利进行
423工程专职资料理员：作工程文档理执行者负责工程开发建设全程资料档案理工作包括工程资料档案建立收集发放整理档移交保保密等
424工程资料理员负责工程参建方进场档案理交底工程实施程中监督检查施工单位监理单位负责项目工程文件材料收集整理档工作
425负责督促公司开发设计部合预算部定期相关资料整理移交工程部档建立相应台账
426负责定期重档案整理移交公司综合理部
427负责收集整理首集团移交需档重工程文件（具体文件详见附表1）
428工程竣工规定时间组织参建方进行竣工档案移交工程实施程文件材料销毁工作规定公司档案室办理档案移交工作
429负责工程资料档案移交物业公司
43开发设计部
431 负责项目相关报批报建成果文件交综合部存档签署交接清单报批报建报文件成果文件复文件清单交工程部档时复留存
432 负责部门档资料项目重工程设计资料（详见附表1）建立相应台账定期整理移交工程部档时复电子版留存
433负责集团设计理部求报相关报批报建成果文件（详见附表1）
44合预算部
441负责部门档资料项目重工程成招采资料（详见附表1）建立相应台账定期整理移交工程部档
442负责集团成采购部求报项目重工程成招采资料（详见附表1）
5工程资料档案理
51工程资料档案理口部门工程部设置专负责工程资料档案理工作开发设计部合预算部配合进行关报建设计招标采购合预算成资料定期档工作
52配合部门档范围部门办批文发文会议纪总结报告简报合类文件招标文件理程文件首集团求移交项目档案（详见附表1）等
53配合部门移交工程部档案应包括纸版资料电子版资料（）相应台账
54工程部专职资料理员应根档范围档文件进行分类整理电脑登记编号备份档建立检索目录提高档案利率保证档案理工作利进行
55工程部相关部门应首集团口部门求时限时备案重工程文件（详见附表1）首集团相关职部门
6工程资料分级理
61加强公司工程资料档案理根资料重性程度工程资料实行分级理理等级分控文件般文件
62控文件★★表示般文件★表示详见附表1
7工程资料收发理
711公司部统模板表单求施工单位报送时意更改原表单格式容填写规范表单编号正确方进行流转
712工程资料理员须建立收发文薄外收发文件材料求必须进行收发流转登记签收踪催办流转程文件流转处受控状态（详见附件3456）
713求工程专职资料理员月底组织施工单位关月发生文件材料（特指：设计变更技术洽商单施工图纸施工方案收方单签证单工程进度款审核等）事宜进行清理核形成记录未时完成流转档文件进行追踪
714工程纸质文档档
工程实施程中建设单位监理单位施工单位应建设工程文件档整理规范（GBT 503282001）建委城建档案馆求收集整理档类工程档案建设单位工程部专职资料理员应定期规范档案馆关竣工资料相关求进行检查确保项目建设程中工程档案现场实施进度步
715工程文件办员文件产生三天工程部专职资料理员移交文件书面文电子文专职资料理员分类档做相关登记（附表2：工程资料档理台账）
716 开发设计部接设计单位领取初设施工图纸通知应派专门员3天领取施工图纸变更图纸零星出图通知天领取图纸领取完毕交工程部专职资料理员登记发放
717工程部专职资料理员应时发放图纸做施工图纸发放登记监理单位施工单位领取图纸时应公司工程部专业员确认
718工程部专职资料理员应适时设计单位进行施工图纸目录图纸接收情况核工作保证工程员施工图新版
719 项目档文件档案盒脊背文字样式XX公司XX项目XX期（标段）+年份+文件类
7110文件类政府建设单位施工单位监理单位供应商等类区分文件类细分名录根需原命名
第册： 政府文件
第二册： 公司理制度
工程部员架构职责
工程理制度
工程类表单
第三册： 公司部文件
报公司部门文件
公司发文件
概预算文件
目标成文件
招采合文件
结算文件
审计文件
文件
第四册： 会议纪
公司周月例会纪
公司专题会议纪
工程部例会纪
合预算部例会纪
现场工作协调会纪
会议纪
第五册： 监理公司文件
监理合（含招投标文件）
监理细
监理例会纪
监理月报审核意见
监理通知回复意见
发监理单位文件
文件
第六册：施工单位文件
施工合（含招投标文件）
施工组织设计（施工单位提供）
施工方案（施工单位提供）
施工单位文回复
发施工单位文件回复
工程联系单
文件
第七册：供应商
考察报告相关资料
第八册：设计变更（时间序）
方案扩初阶段
施工图阶段
图纸会审纪
施工技术交底记录
第九册：工程洽商（时间序）
第十册：工程签证
第十册： 验收检查记录
中间验收资料
竣工验收资料
竣工图
开竣工报告
工程验收报告
711工程资料编号工程资料理员负责文件夹须文件卷目总索引文件卷目索引表文件目录表文件卷目总索引列明档文件卷目编号名称文件卷目索引表列明卷目档文件分类名目文件目录表作整理记录文件终目录文件档时进行登录须列明文件编号题档时间施工供应商合工程部编序号进行排序首页印出目录表
712标识：已分类编号文件应档案盒进行标识标识应简单清晰明易懂工程结束时原件需交政府部门留存复印件留存公司复印件注明原件处
8工程资料阅理
81 公司部门理员阅工程资料时应办理阅登记手续填写阅登记表外单位员阅资料需领导批准（附表7：阅登记表）
82 阅员阅资料应妥善保原阅30日必须（特殊情况申请续）造成资料档案损失视情况进行赔偿处理
9工程资料档理
工程实施程中建设单位监理单位施工单位应建设工程文件档整理规范（GBT 503282001）建委城建档案馆求收集整理档类工程档案建设单位工程专职资料理员应定期规范档案馆关竣工资料相关求进行检查确保项目建设程中工程档案现场实施进度步
91卷目录：
911档案盒必须附卷目录
912必须具备文件编号责文件题名档日期等素建议利电子登记台账
913求周更新次先手写式更新新档案盒时前档案盒中完整目录进行印粘贴档案盒侧求项目期档案盒中目录均印版
92档编号
921档文件材料必须具备档编号编号统求写档资料封左角
922简化理出发档编号仅流水号允许出现断号重号现象
923档文件材料完成审批原始文件材料参建方签字签章（鲜章）完善附件附图完整卷档文件材料应卷目录应序整理摆放
924专职资料理员确保项目档文件材料完整性责阅应卷目录中进行标注
925保证档文件材料时清理卷文件材料求少周更新次
93工程档案理交底
931总包单位监理单位进场周专职资料理员组织参建方资料员针项目工程档案理进行交底形成交底纪存档
932工程实施程中续分包单位断入场专职资料员参建单位资料员进行二次交底形成交底纪存档
933工程办理竣工档案前专职资料员竣工档案收集整理装订移交等工作参建方资料员进行交底形成交底纪存档
934工程电子档案
94工程电子档案理载体项目团队享台
941工程部成立工程专职资料理员联系相关负责员建立项目团队享台
942工程电子档案求时真实施工单位报送工程电子档案求纸质文件材料步容致
95工程部应项目立项工程验收合格全程理中形成工程资料根附表１中求分类档确保类文件集中档档案盒必须附档目录
96 档工程资料应原件复印件时提供单位应复印件加盖单位印章办签字日期
97工程资料律采A4规格档（作附件图纸应折叠A4规格）文字图标印章应清晰采圆珠笔易褪色墨水书写绘制容应完整结明确签认手续齐全
98图纸般采蓝图图面整洁线条字迹清楚修改符合技术求竣工图应真实反映竣工工程实际情况竣工图必须编制专业竣工图图纸目录竣工图应竣工图章相关责签字图纸绘制折叠应满足档案馆关求
99 移交档案馆工程资料需收集完整系统整理进行组卷组卷原应符合档案理部门建筑工程资料理制度求保证编卷目录移交目录档案形成程完整准确情况简说明立卷签字
910 片求图清晰声资料求声音清楚解说画面步片声资料文字说明准确精炼电子档案应符合国家关标准
10工程档案竣工验收
101 公司应项目开工三月派专档案馆沟通解工程资料档案理规定验收程序等问题
102公司组织工程竣工验收前应派专城建档案理机构求组织工程档案预验收
103公司工程档案验收阶段应首集团求集团备案资料：工程档案预验收工作计划安排预验收整改求整改反馈
11工程资料移交
111求项目参建单位档案理部门档案移交范围求工程竣工验收合格合协议规定时间竣工档案公司工程部移交分包单位资料总包单位负责汇总工程部办专职资料理员审核接收
112 竣工档案移交时须填写移交目录式两份移交单位接收单位签字盖章存份
113项目通工程竣工验收公司工程部专职资料理员配合开发设计部前期负责工程档案移交城建档案馆套移交物业公司套留存项目属法公司套移交首集团总部电子版竣工图纸套移交前公司应城建档案馆物业公司分确定需移交资料档案清单求完成移交
12附
121制度工程部负责解释
122制度发布日起执行
13附录
附表1：工程资料档案分级档理
附表2：工程资料档理台账（样表）
附表3：施工图纸接受登记表（样表）
附表4：施工图纸发放登记表（样表）
附表5：收文登记表（样表）
附表6：发文登记表（样表）
附表7：阅登记表（样表）
附表8：工程资料档案考核评分表
14支持性文件
141 中华民国国家标准建设工程文件档整理规范GB503282001
142 中华民国行业标准建筑工程资料理规程JGJT1852009
143 首机场产集团限公司工程资料档案理制度（试行）
附表1：
工程资料档案分级档理
序号
文件名称
文件等级
项目公司保存期限
集团档范围
集团档部门
备注
1
项目立项批复文件
11
计划立项报告批复文件
★★
永久
●
工程理部
12
研报告审批意见
★★
永久
●
工程理部
13
关立项关会议纪领导讲话
★★
永久
14
项目评估材料
★★
长期
15
环境影响报告表批复附件附图
★★
永久
16
选址规划意见书
★★
永久
17
建设批准书附图
★★
永久
●
工程理部
18
国土证附图
★★
永久
●
工程理部
19
拆迁补偿安置协议
★★
长期
●
工程理部
110
土出合补充协议
★★
永久
●
工程理部
2
项目报建文件
21
申报规划设计条件规划设计条件通知书
★★
永久
22
建设规划许证附图
★★
永久
●
设计理部
23
总面规划方案报建批复
★★
永久
●
设计理部
24
修建性详细规划批复附图说明书
★★
永久
25
建筑设计方案报建批复附图
★★
长期
●
设计理部
26
关行政部门（防环保消防交通园林市政文物通讯保密河湖教育白蚁防治卫生等）批准文件取关协议
★★
永久
●
设计理部
27
审图单位施工图设计文件审批意见
★★
永久
●
设计理部
28
建设工程规划许证
★★
永久
●
设计理部
29
名批准书
★★
永久
210
建设工程质量安全监督登记表
★★
长期
211
施工许证
★★
永久
●
工程理部
212
预售许证
★★
永久
●
工程理部
3
勘察设计测绘文件
31
工程质勘查报告
★★
永久
32
水文质勘察报告
★★
永久
33
形测量拔测量成果报告
★★
永久
34
项目规划设计方案专题会纪
★
短期
35
初步设计图纸说明
★★
长期
●
设计理部
36
职部门初步设计图纸审查意见专家评审意见意见完成情况评审纪
★★
短期
●
设计理部
37
施工图说明
★★
长期
●
设计理部
38
项目公司施工图部审核相关会议纪审查意见意见完成情况
★★
短期
●
设计理部工程理部
39
设计变更联系单
★
永久
310
项目重方案调整文件会议纪
★★
永久
●
设计理部
4
招投标合文件
41
勘查设计招投标文件
★★
长期
●
成采购部
42
勘查设计合中标通知书
★★
长期
●
成采购部
43
施工总承包招投标文件
★★
长期
●
成采购部
44
施工总承包合中标通知书
★★
长期
●
成采购部
45
工程监理招投标文件
★★
长期
●
成采购部
46
监理委托合文件
★★
长期
●
成采购部
47
招投标文件合（甲指材料供应合施工分包合等）
★
长期
48
关招标会议纪
★
短期
5
机构资质员
51
项目公司理机构员名单
★
长期
52
监理机构负责名单
★★
长期
53
标段施工机构（施工项目理部）负责名单
★★
长期
54
设计机构设计代表名单
★
长期
55
参建方资质等级证书复印件
★★
长期
56
施工单位营业执副复印件
★★
长期
6
工程财务文件
61
项目投资估算文件
★
短期
●
成采购部
62
项目设计概算文件
★
短期
●
成采购部
63
项目招标控制价文件
★★
短期
●
成采购部
64
项目目标成文件
★★
短期
●
成采购部
65
项目结算文件
★★
长期
●
成采购部
66
竣工财务决算审查结
★★
长期
●
成采购部财务理部
67
审计结
★★
长期
●
财务理部审计法务部
7
工程施工理技术文件
71
施工监理单位理员变更许手续文件
★★
长期
72
工程理全程策划书
★★
短期
●
工程理部
初设审查完成45天
73
图纸会审记录设计交底记录
★
永久
●
工程理部
74
工程施工（总体阶段）进度计划审批记录
★★
短期
●
工程理部
初设审查完成45天
75
项目采购专项招标专项施工计划
★
短期
76
宗材料设备等厂家考察报告
★
短期
77
项目工程施工组织设计审批表
★★
长期
●
工程理部
78
项技术方案（包括施工方案重技术方案安全控措施等）审批表
★★
长期
●
工程理部
集团档范围需专家证部分
79
监理规划细审批记录
★★
长期
710
进度款报审文件监理支付审批证书项目公司合预算部审批意见
★
短期
711
设计变更洽商审批单
★★
长期
●
工程理部
成变化（±）≥30万
712
工程签证审批单
★★
长期
●
工程理部
核算金额≥30万元
713
监理通知回复
★★
长期
714
参建单位间工作联系单
★★
短期
715
项目公司月度生产例会纪
★
短期
716
项目质量理体系相关文件
★★
长期
●
工程理部
717
进厂材料设备验收记录（开箱检验等）
★
短期
718
项目安全理体系相关文件
★★
长期
●
工程理部
719
安全交底检查记录
★★
短期
720
重质量安全事处理报告相关文件
★★
长期
●
工程理部
721
施工阶段工程理相关部公文
★
长期
722
项目公司重会议纪（影响投资额度100万影响交房时间超1月重安全质量事）
★★
长期
●
工程理部
723
工程竣工分户检验组织方案分户检验验收记录
★
长期
724
工程理案例
★★
短期
●
工程理部
8
竣工验收文件
81
工程质量验收申请表
★★
长期
●
工程理部
82
建筑环保消防卫生环境防市政竣工验收合格意见
★★
长期
●
工程理部
83
测量成果报告书
★★
长期
●
工程理部
84
防雷合格证
★★
长期
●
工程理部
85
排水排污许证
★★
长期
●
工程理部
86
永久水表安装完毕报告表
★★
长期
87
电力工业局竣工验收报验表
★★
长期
●
工程理部
88
工程质量评估报告
★★
长期
89
勘察设计文件质量检查报告
★★
长期
810
单位工程施工安全评价书
★★
长期
811
电梯检验报告准许认文件
★★
长期
812
环保消防燃气工程通信线工程验收文件准许认文件
★★
长期
●
工程理部
813
民建筑工程室环境质量检测报告
★★
长期
●
工程理部
814
房屋建筑工程质量保修书
★★
长期
815
商品住宅住宅质量保证书住宅说明书
★★
长期
816
建设工程质量监督验收意见书
★★
长期
817
建设工程规划验收合格证
★★
长期
●
工程理部
818
需档案馆移交工程档案
★★
长期
819
移交档案馆竣工图（建筑结构钢结构幕墙排水采暖建筑电气智通风空调电梯工程室燃气市政园林景观竣工图）
★★
长期
●
工程理部
820
建设工程档案竣工预验收认文件
★★
长期
821
建设工程档案验收合格证
★★
长期
822
建设工程竣工验收报告
★★
长期
823
竣工验收备案表
★★
长期
●
工程理部
824
工程质量保修书
★★
长期
●
工程理部
825
工程项目理评估报告
★★
长期
●
工程理部
注：1集团相关职部门档资料均应完成审批流程电子版文件
2永久指工程档案需永久保存长期指工程档案保存期限等该工程寿命短期指工程档案保存 20 年
附表2
（项目公司）工程资料档理台账
序号
文件编号
档案名称
原件复印件电子文件
数量（份）
移交
移交日期
附表3
（项目公司）施工图纸接受登记表
序号
文件编号
档案名称
原件复印件电子文件
数量（份）
移交
移交日期
附表4
（项目公司）施工图纸发放登记表
序号
图纸名称
图纸编号
领单位
领
领日期
备注
附表5
（项目公司）收文登记表
序号
文件名称
文件编号
发文单位
签收
收日期
备注
附表6
（项目公司）发文登记表
序号
文件名称
文件编号
领单位
领
领日期
备注
附表7
（项目公司）阅登记表
序号
文件名称
文件编号
阅单位
阅
阅日期
日期
途
附表8
工程资料档案考核评分表
子公司： 考核时间：
序号
类
考核容
扣分原
限期整改
应分数
扣减分数
实分数
1
制度建设
工程资料档案理制度建立
未时建立扣6分延迟建立扣3分修订时扣3分
12
2
资料档案完整性
控文件完整性
缺失项扣1分
15
3
般文件完整性
缺失项扣05分
5
4
收发阅记录
文件档时性
未满足规定项扣05分
3
5
档台账档案盒
未满足规定项扣05分
3
6
档质量
未满足规定项扣05分
3
7
文件收发登记
未满足规定项扣05分
3
8
图纸收发登记
未满足规定项扣05分
3
9
阅登记
未满足规定项扣05分
3
10
资料
备案
重工程技术理文件备案
延迟备案扣1分未备案扣2分
15
11
工程资料验收工作
工程资料验收计划报
延迟报扣2分未报扣5分
5
12
工程资料验收整改反馈报
延迟报扣2分未报扣5分
5
13
工程档案资料验收延迟工程竣工验收
扣5分
5
14
移交
工作
移交档案馆
未时扣5分移交满足合理求扣5分
10
15
移交物业公司
未时扣5分移交满足合理求扣5分
10
— END —
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