档案理制度
拟稿： 审核： 批准： 颁布日期：2012年9月14日
目
确保公司档案完整安全增强公司档案实性效性便科学理开发利特制定理制度
二适范围
适公司档案资料理
三理职
（）公司办公室负责公司档案理工作设置专门档案室负责档案收集整理保补充开发利销毁等项工作
（二）档案理员负责档案室存档资料具体理工作具体职责：
1接收部门交存档资料做收件登记
2定期清理动时收回部门完毕应存档资料补齐缺失档案资料
3收档案资料规整理分类立卷分类规范存放
4妥善保档案资料做防损防盗防潮防虫等保护工作
5建立档案检索索引
6规定办理档案资料阅收回手续做登记保证档案资料安全损
7做档案室日常清理清洁工作保持档案室整洁序
8建立维护电脑档案理系统实行数字化理
9遵守保密制度
（三）部门理职责
1制度规定保部门暂时保存档案资料
2时部门办接收应存档资料交档案室存档
3妥善保部门阅档案资料泄露遗失损坏
四资料档理
（）档资料范围
1级政府职理部门发种文件通知会议纪批复认定政策法规信息标准信函法律文书公示信息等资料
2公司级政府职理部门报种申请请示报告汇报说明申诉申报等资料
3公司单位互相发送联系函告知函介绍信委托书宣传资料单位信息证件证明回复等资料
4公司部形成种文件通知会议资料决议决定意见规划计划方案报告总结简讯等
5公司制订类理制度规定办法作业指导书操作规程安全规程责制责书济理协议标准手册等部理资料
6公司外签订种合协议意书等资料
7公司产品立项设计开发工艺技术产品说明包装建设评审验收等项目资料
8公司类设备设计制作安装调试技术改造程中形成图纸记录说明书等设备资料
9公司类基建工程勘探设计资料图纸报建资料施工记录验收记录等基建资料
10生产营环节中类报表台账记录报告单等资料
11类财务证账薄报表台账审计统计结算投融资资股权等资料
12员招聘培训调动免考核考勤劳动合薪资等事档案
13公司取种证书证件奖牌
14公司订阅方式获类报刊期刊文献图书等资料参加外部会议培训取相关资料
15公司文化产品外宣传推广资料产品标签标记说明书等资料
16公司组织开展类活动形成相关资料
17记录公司相关信息图片片光盘磁带电子存储设备等资料
18具保存价值资料
（二）档资料收集
1结合公司具体情况财务档案财务部理超十年转入档案室事档案事理部门理生产理类营理类档案部门日常工作中产生报表台帐记录等资料部门理资料律交档案室统理部门应动交
2公司名义外文字图片资料需盖章办部门均公司办盖章时留份公司办存档公司办印章理员盖章时收集部门名义外发生资料属立档资料部门印章理员盖章时收集时交档案室资料须发出方完善相关手续(签章)形成完整资料印章理员印章登记时说明事督促办完善存档
3部门形成接收应存档资料部门负责(线副总)负责督促存档
4公司偿取资料报账时档案理员报账单签资料已存档字样方报销部门需档案室出复印
5公司员外出参会带回资料报销差旅费前须交档案室存档否予报账报账单需档案理员收文签字
6档案资料档期公司部类应存档资料档案理员分部门兼职档案员收集应该档原始资料部门兼职档案员应积极配合支持
（三）资料档求
1档文件资料必须齐全完整准确符合形成规律保持文件间机联系便查找利
2档文件资料应原件原件具证作代资料复印件档文件资料档更改
3非纸质文件资料应文字说明档具永久长期保存价值电子文件必须形成份纸质文件档
4档文件资料般式份重利频繁专门需适增加份数反映容形式文件材料应保持致性
（四）档时间
1公司订阅报刊杂志图书资料部门日常工作中形成报表台账记录等年形成资料外应档资料均须取完整资料形成时原件交档案室存档
2报表台账记录等年形成文件资料次年二月份整理完整交公司档案室存档部门代保
3报刊次月初部门收回档杂志图书资料次年二月收回存档
4工程项目建设资料竣工验收三月档
（五）档移交
1部门兼职档案理员（部门核算员）应检查部门档文件资料齐全完整准确情况整理完毕编制移交清册部门项目负责签字核准档案部门移交重项目文件资料移交时应编写档说明
2档案理部门接收时应全面检查档文件资料质量
3交接双方应认真核移交清册履行签字手续移交清册留份备查考
五档案保
（）收件登记
1档案室应建立收件登记簿收新档资料时须逐件分类登记详细记录资料名称交件日期部门交件便追溯
2档案理员收件应资料类存放相应点资料名称页码添加案卷盒目录表然资料名称存放点类登记检索簿中时资料全部信息登录入电脑档案理系统
（二）档案分类
1公司档案般年度收集整理规分类：
A——股权类：公司股东会董事会监事会资料包括公司章程股东名册董事名册监事名册股权变更资料会议资料决议文件记录等届次立卷
B——综合理类：
01——公司部文书资料包括公司发种文件通知会议纪决议决定意见简讯公司制订类规划计划方案决策工作总结公司组织开展类活动形成相关文字资料团工青妇资料等时间先序立卷
02——理制度包括公司颁发类理制度规定规程办法标准手册济责制责书等类立卷
03——外联资料包括公司级政府职部门报种请示申请报告汇报说明申报资料等材料级部门发种文件通知会议纪批复政策法规信息标准信函公示信息等公司单位互相发送联系函告知函介绍信等资料等类立卷
04——统计资料包括统计报表台帐分析报告等类立卷
05——资料集类中资料暂空类资料时添加类编号时间先序立卷
C——营类
01——合公司外签订种合协议约定时间先序立卷
02——客户资料包括市场调查报告客户资料客户评价市场纠纷处理等资料时间先序立卷
03——广告宣传资料公司开展项广告宣传推广活动形成文字资料活动时间先序立卷
D——生产理类
01——安全环保资料包括安全规范安全环保评价验收资料标准化材料事认定材料培训教育记录检查整改记录等资料类立卷
02——质量计量资料包括执行标准检定资料检验报告计量码单化验单台帐等类立卷
03——设备理资料包括操作规程设备台帐巡回检查记录检查维修记录修计划备品配件资料易损件清单等类立卷
04——生产记录资料包括工艺流程指标操作记录开停车记录生产报表等产品立卷
E——技术类
01——项目资料包括研报告市场调研报告研发报告工艺包实验记录设计资料立项资料报建资料变更资料等项目立卷
02——基建资料包括设计图纸预决算施工纪录施工报告竣工验收资料检验报告等建设项目立卷
03——设备资料包括图纸设计说明技术规程操作说明等部门设备名称立卷
F——事档案
01——档案记录员基信息教育历工作历家庭成员公司工作情况（入职离职手续历年岗位工资考评奖惩劳动合情况等）立卷
02——工资结算资料包括工资表责制结算资料月立卷
03——考勤考核资料包括考勤表考核表月立卷
04——招聘培训资料包括员需求申请招聘计划招聘简章培训计划记录考试试卷员花名册员变动报表等类立卷
05——社会保险资料包括参保名册增减申报表核定单缴费申请等
G——财务档案包括财务证帐簿报表投融资资料等财务规范立卷
H——证类包括公司获种证件证书营业执牌匾印信等
I——影电子类包括片录影带录音带光盘U盘移动硬盘等
J——图书类包括公司订阅购买种刊物杂志文献资料图书工具书重报刊等
2档案资料分类方便集中装订建立卷宗宜集中装订类集中单体存放方便查找实行数字化理统分类规编号编号规范：
XXXXXXX
卷宗序号（类卷宗超时排序号）
类序号010203……代表类
二级分类编号分类规定中010203…序号
级分类代码分类规定中AJ
3具体二级分类规定档案室行分类编号必须分类规明确标注检索簿保持延续性致性须分类省略二级类编号
4卷宗年装订年号编号应标注卷宗存放时封面直视处卷宗封面正面须注明卷宗类文字说明单体存放档案资料应标签编号贴资料表面直视处宜贴标签（证）反面标注
5档案资料重性分重档案普通档案保密求分绝密机密秘密般档案保期限分永久保存长期保存短期保存整理时应根情况分立卷宗卷宗卷宗予注明
（三）档案保
1卷宗资料应类分柜分区存放整齐序排列存放柜应编号标注存放类
2整理装订时永久长期保文件须金属装订物文件装订结实整齐美观
3卷宗封面标注编号书写应规范具耐久性
4卷宗资料应序编号表面应设卷目录便查找
5档案室做档案存放空间布置做防火防潮防虫蛀防霉变防雨淋保持室清洁卫生
6部门保档案资料须统规分类编号保
7重涉密档案应设专柜存放免遗失泄露
六档案阅利
1档案室应设置阅登记簿逐笔登记档案阅记录包括阅日期阅资料名称阅途批准日期阅阅时须登记簿签字资料交级部门阅应登记簿注明原
2阅档案资料应填写档案阅申请单相关领导签字批准方阅批准权限：普通档案阅部门负责签字认档案室部门负责批准重档案阅部门负责分副总签字认分档案副总批准特重须总理批准涉密档案保密工作安全理办法规定权限批准
3出职部门办事档案出时间超3天公司普通档案出时间超1月需继续续须档案室办理续手续逾期未者档案理员负责催
4涉密档案原外档案室查阅特殊情况需出天必须出必须严格遵守保密工作安全理办法相关规定
5档案时应登记簿注明日期档案出记录均须电脑档案理系统中时记录备查
6档案阅者必须爱护档案保持整洁严禁涂改注意安全保密严禁擅翻印抄录转损坏遗失损坏者重新备置费赔偿意损毁者予辞退
七档案销毁
1公司部门非允许销毁公司档案资料
2某档案销毁期时档案理员填写文件纪录销毁呈报表批准执行档案销毁律总理批准
3批准销毁公司档案档案理员须认真核批准文件纪录销毁呈报表销毁档案资料做登记档登记表永久保存
4销毁公司档案资料时行政副总指定专监督销毁
八制度颁布日起施行原档案理制度时废止
— END —
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拟稿： 审核： 批准： 颁布日期：2012年9月14日
目
确保公司档案完整安全增强公司档案实性效性便科学理开发利特制定理制度
二适范围
适公司档案资料理
三理职
（）公司办公室负责公司档案理工作设置专门档案室负责档案收集整理保补充开发利销毁等项工作
（二）档案理员负责档案室存档资料具体理工作具体职责：
1接收部门交存档资料做收件登记
2定期清理动时收回部门完毕应存档资料补齐缺失档案资料
3收档案资料规整理分类立卷分类规范存放
4妥善保档案资料做防损防盗防潮防虫等保护工作
5建立档案检索索引
6规定办理档案资料阅收回手续做登记保证档案资料安全损
7做档案室日常清理清洁工作保持档案室整洁序
8建立维护电脑档案理系统实行数字化理
9遵守保密制度
（三）部门理职责
1制度规定保部门暂时保存档案资料
2时部门办接收应存档资料交档案室存档
3妥善保部门阅档案资料泄露遗失损坏
四资料档理
（）档资料范围
1级政府职理部门发种文件通知会议纪批复认定政策法规信息标准信函法律文书公示信息等资料
2公司级政府职理部门报种申请请示报告汇报说明申诉申报等资料
3公司单位互相发送联系函告知函介绍信委托书宣传资料单位信息证件证明回复等资料
4公司部形成种文件通知会议资料决议决定意见规划计划方案报告总结简讯等
5公司制订类理制度规定办法作业指导书操作规程安全规程责制责书济理协议标准手册等部理资料
6公司外签订种合协议意书等资料
7公司产品立项设计开发工艺技术产品说明包装建设评审验收等项目资料
8公司类设备设计制作安装调试技术改造程中形成图纸记录说明书等设备资料
9公司类基建工程勘探设计资料图纸报建资料施工记录验收记录等基建资料
10生产营环节中类报表台账记录报告单等资料
11类财务证账薄报表台账审计统计结算投融资资股权等资料
12员招聘培训调动免考核考勤劳动合薪资等事档案
13公司取种证书证件奖牌
14公司订阅方式获类报刊期刊文献图书等资料参加外部会议培训取相关资料
15公司文化产品外宣传推广资料产品标签标记说明书等资料
16公司组织开展类活动形成相关资料
17记录公司相关信息图片片光盘磁带电子存储设备等资料
18具保存价值资料
（二）档资料收集
1结合公司具体情况财务档案财务部理超十年转入档案室事档案事理部门理生产理类营理类档案部门日常工作中产生报表台帐记录等资料部门理资料律交档案室统理部门应动交
2公司名义外文字图片资料需盖章办部门均公司办盖章时留份公司办存档公司办印章理员盖章时收集部门名义外发生资料属立档资料部门印章理员盖章时收集时交档案室资料须发出方完善相关手续(签章)形成完整资料印章理员印章登记时说明事督促办完善存档
3部门形成接收应存档资料部门负责(线副总)负责督促存档
4公司偿取资料报账时档案理员报账单签资料已存档字样方报销部门需档案室出复印
5公司员外出参会带回资料报销差旅费前须交档案室存档否予报账报账单需档案理员收文签字
6档案资料档期公司部类应存档资料档案理员分部门兼职档案员收集应该档原始资料部门兼职档案员应积极配合支持
（三）资料档求
1档文件资料必须齐全完整准确符合形成规律保持文件间机联系便查找利
2档文件资料应原件原件具证作代资料复印件档文件资料档更改
3非纸质文件资料应文字说明档具永久长期保存价值电子文件必须形成份纸质文件档
4档文件资料般式份重利频繁专门需适增加份数反映容形式文件材料应保持致性
（四）档时间
1公司订阅报刊杂志图书资料部门日常工作中形成报表台账记录等年形成资料外应档资料均须取完整资料形成时原件交档案室存档
2报表台账记录等年形成文件资料次年二月份整理完整交公司档案室存档部门代保
3报刊次月初部门收回档杂志图书资料次年二月收回存档
4工程项目建设资料竣工验收三月档
（五）档移交
1部门兼职档案理员（部门核算员）应检查部门档文件资料齐全完整准确情况整理完毕编制移交清册部门项目负责签字核准档案部门移交重项目文件资料移交时应编写档说明
2档案理部门接收时应全面检查档文件资料质量
3交接双方应认真核移交清册履行签字手续移交清册留份备查考
五档案保
（）收件登记
1档案室应建立收件登记簿收新档资料时须逐件分类登记详细记录资料名称交件日期部门交件便追溯
2档案理员收件应资料类存放相应点资料名称页码添加案卷盒目录表然资料名称存放点类登记检索簿中时资料全部信息登录入电脑档案理系统
（二）档案分类
1公司档案般年度收集整理规分类：
A——股权类：公司股东会董事会监事会资料包括公司章程股东名册董事名册监事名册股权变更资料会议资料决议文件记录等届次立卷
B——综合理类：
01——公司部文书资料包括公司发种文件通知会议纪决议决定意见简讯公司制订类规划计划方案决策工作总结公司组织开展类活动形成相关文字资料团工青妇资料等时间先序立卷
02——理制度包括公司颁发类理制度规定规程办法标准手册济责制责书等类立卷
03——外联资料包括公司级政府职部门报种请示申请报告汇报说明申报资料等材料级部门发种文件通知会议纪批复政策法规信息标准信函公示信息等公司单位互相发送联系函告知函介绍信等资料等类立卷
04——统计资料包括统计报表台帐分析报告等类立卷
05——资料集类中资料暂空类资料时添加类编号时间先序立卷
C——营类
01——合公司外签订种合协议约定时间先序立卷
02——客户资料包括市场调查报告客户资料客户评价市场纠纷处理等资料时间先序立卷
03——广告宣传资料公司开展项广告宣传推广活动形成文字资料活动时间先序立卷
D——生产理类
01——安全环保资料包括安全规范安全环保评价验收资料标准化材料事认定材料培训教育记录检查整改记录等资料类立卷
02——质量计量资料包括执行标准检定资料检验报告计量码单化验单台帐等类立卷
03——设备理资料包括操作规程设备台帐巡回检查记录检查维修记录修计划备品配件资料易损件清单等类立卷
04——生产记录资料包括工艺流程指标操作记录开停车记录生产报表等产品立卷
E——技术类
01——项目资料包括研报告市场调研报告研发报告工艺包实验记录设计资料立项资料报建资料变更资料等项目立卷
02——基建资料包括设计图纸预决算施工纪录施工报告竣工验收资料检验报告等建设项目立卷
03——设备资料包括图纸设计说明技术规程操作说明等部门设备名称立卷
F——事档案
01——档案记录员基信息教育历工作历家庭成员公司工作情况（入职离职手续历年岗位工资考评奖惩劳动合情况等）立卷
02——工资结算资料包括工资表责制结算资料月立卷
03——考勤考核资料包括考勤表考核表月立卷
04——招聘培训资料包括员需求申请招聘计划招聘简章培训计划记录考试试卷员花名册员变动报表等类立卷
05——社会保险资料包括参保名册增减申报表核定单缴费申请等
G——财务档案包括财务证帐簿报表投融资资料等财务规范立卷
H——证类包括公司获种证件证书营业执牌匾印信等
I——影电子类包括片录影带录音带光盘U盘移动硬盘等
J——图书类包括公司订阅购买种刊物杂志文献资料图书工具书重报刊等
2档案资料分类方便集中装订建立卷宗宜集中装订类集中单体存放方便查找实行数字化理统分类规编号编号规范：
XXXXXXX
卷宗序号（类卷宗超时排序号）
类序号010203……代表类
二级分类编号分类规定中010203…序号
级分类代码分类规定中AJ
3具体二级分类规定档案室行分类编号必须分类规明确标注检索簿保持延续性致性须分类省略二级类编号
4卷宗年装订年号编号应标注卷宗存放时封面直视处卷宗封面正面须注明卷宗类文字说明单体存放档案资料应标签编号贴资料表面直视处宜贴标签（证）反面标注
5档案资料重性分重档案普通档案保密求分绝密机密秘密般档案保期限分永久保存长期保存短期保存整理时应根情况分立卷宗卷宗卷宗予注明
（三）档案保
1卷宗资料应类分柜分区存放整齐序排列存放柜应编号标注存放类
2整理装订时永久长期保文件须金属装订物文件装订结实整齐美观
3卷宗封面标注编号书写应规范具耐久性
4卷宗资料应序编号表面应设卷目录便查找
5档案室做档案存放空间布置做防火防潮防虫蛀防霉变防雨淋保持室清洁卫生
6部门保档案资料须统规分类编号保
7重涉密档案应设专柜存放免遗失泄露
六档案阅利
1档案室应设置阅登记簿逐笔登记档案阅记录包括阅日期阅资料名称阅途批准日期阅阅时须登记簿签字资料交级部门阅应登记簿注明原
2阅档案资料应填写档案阅申请单相关领导签字批准方阅批准权限：普通档案阅部门负责签字认档案室部门负责批准重档案阅部门负责分副总签字认分档案副总批准特重须总理批准涉密档案保密工作安全理办法规定权限批准
3出职部门办事档案出时间超3天公司普通档案出时间超1月需继续续须档案室办理续手续逾期未者档案理员负责催
4涉密档案原外档案室查阅特殊情况需出天必须出必须严格遵守保密工作安全理办法相关规定
5档案时应登记簿注明日期档案出记录均须电脑档案理系统中时记录备查
6档案阅者必须爱护档案保持整洁严禁涂改注意安全保密严禁擅翻印抄录转损坏遗失损坏者重新备置费赔偿意损毁者予辞退
七档案销毁
1公司部门非允许销毁公司档案资料
2某档案销毁期时档案理员填写文件纪录销毁呈报表批准执行档案销毁律总理批准
3批准销毁公司档案档案理员须认真核批准文件纪录销毁呈报表销毁档案资料做登记档登记表永久保存
4销毁公司档案资料时行政副总指定专监督销毁
八制度颁布日起施行原档案理制度时废止
— END —
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