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项目管理的应用案例集

herboy

贡献于2013-08-07

字数:18044 关键词: 工作 汇报 会议 管理案例 工作开展

 项目管理的应用 Dr. Larry M. Joseph 2002年9月20日 库存控制问题 假设你是一个信息系统项目组的顾问成员,刚好有位库存经理(最终用户)跟你联系过,并向你咨询他所遇到的问题。这名经理被委任在全球一百个场所中,对其中某一场所的某一组库存项目加以控制(称库存控制点)。库存控制点的存货流动(输入和输出)都是通过一个每小时处理一次交易量的中央计算机系统来操作的。该中央计算机系统生成一份当天的库存水平报告来依照库存项目识别存货的业务量水平。你的这位咨询客户正是在这些报告的基础上对第二天的存货进行分析的。 咨询客户还解释由于处理数据的增加和其它计算机中心的需要,电脑需要26小时才能完成每天的库存交易。这样,每天的报告就不能适时生成,问题也就积累了下来。(在第一天的处理过程结束之前,你无法启动第二天的库存处理。到了第三天时,处理时间也就晚了四个小时,以此类推。)时间是从1980年开始。 假设课堂老师正是这位库存经理,列出你认为对以下十分必要的任何问题: 1. 确定库存经理的需求 2. 考虑到随后潜在的解决方案的清晰度 3. 提供额外研究的依据以确定最好的方案 在你提出问题之后,老师将进行回答(针对全班)。将这些问题和回答形成文件。该项练习的结果应当是一份题目为“库存控制需求—修订0”的需求说明书,一份解决方案描述列表以及支持这两份报告的会议记录和问题与答案文件。练习具有时间限制,所以我们有可能无法全部完成。尽可能完成你能完成的。最后考虑以下问题:通过该练习,你观察到什么? 夭折的交通费用项目 Michelle备受打击的坐在酒吧里,回顾着最近三周内发生的事情。她究竟在哪个环节出了错呢?她该怎样才能摆脱这种混乱的局面?或者该辞职另谋差事? 三个礼拜前,她被叫到老板办公室。她欣赏且敬重Frank。尽管半年多前她才从学校里毕业,至今仍然还在学习财会部门是如何运作的,但是Frank却立即让她把紧张的情绪放松下来。他真是平易近人而且颇为耐心。 还记得三个礼拜前,在Frank办公室的那天,当他要求她想个方法,实现电脑化管理促销人员交通费用时,Michelle真是激动万分。这可是她曾被给予的第一个项目,同时她猜想定是自己工作出色,所以才被委以如此重任。 她还记得回到办公室后,她立刻意识到自己需要制定一份完美的计划来完成这项项目。她要出人头地,这个项目也要耳目共睹才行。这样,不仅是Frank,连其它的所有副主管也会对她刮目相看了。随着公司的壮大,公司总裁,Judy Smith也渐露口锋要求对越来越多的商业系统进行电脑化管理。这正是顺势发展的机会。她还记得自个儿曾暗自思付,得要取消周末计划,投入大量额外的时间来推动项目有个好的开始。 当她坐在酒吧里时,撇开她的原计划想想,她有没有遗漏什么?这份计划是否完善?对她而言,这份计划看起来既合理也完整啊。(见下一页的计划副本) 开始,一切都还进行得蛮顺利的。她所联系的那五家软件供应商每个都很乐意解释有关自个儿系统的特征和提供相关信息。她认为自己将拥有足够好的技术信息来组织成一份拔尖的报告了。 尽管一开始她就没能真正从数据处理部的Fred那里得到她所预期的合作,不过她以为那不过是因为刚好赶上他那一天极不顺利的缘故。她知道他们够忙的了,也确实没期望她寻求他开发的这项内部开发选择能被作为头等大事来实施。事实上,她之所以决定要在报告中提及开发,是因为如果她不 这样做,数据处理部准会报怨的,这是“例行办公室政治”。8月4日,到了她做出选择的截止日期时,Fred依然没有任何回应,她开始失望了。 交通费用报告项目实施计划——8月1日 目标 1) 实施电脑化系统来追踪销售人员的交通费用,以便能更加有效的跟踪、报告和控制销售人员的费用,以及 2) 到9月1日,完成整个实施过程 活动项目 结束日期 1. 审查和定价实行电脑化管理的软件包 8/3 2. 咨询电脑部,确定内部开发费用 8/3 3. 选择适当的方案 8/4 4. 就选择方面向Frank递交报告 8/4 5. 组织实施团队 8/7 6. 执行和测试软件包 8/21 7. 培训系统用户 8/25 8. 结合公司财务 8/27 9. 激活系统 8/28 10. 完成咨询和支持 9/30 回想一下,Michelle觉得她早在8月6日会见Frank想和他谈谈有关组织项目团队事项时就该发现事情出了端倪。当时Frank显得兴致勃勃,甚至还向她询问有关项目的进展情况。不幸的是,他同时也在全神贯注的组织一份季度报表递交给总裁。当她想要征得关于组织何种等级的项目团队成员的意见时,Frank只是含混其辞的说了说需要什么样的人。回头想想所发生的一切,Michelle真希望Frank就人员组织计划方面支持过她。 接下来发生的是,见过Frank之后,Michelle决定组成一支由自己领导的小组,包括一名支持行政事物的秘书,两名帮助测试软件包和处理所有技术问题的电脑程序员,一名帮助培训工作的销售员和另一名帮助将交通费用软件与公司财会系统结合起来的财会人员。她联系公司里各种可能有助于该项目的人员。每个她联系过的人员除了销售员之外都表示很有兴趣成为项目小组中的一分子。然后她发出一份确认项目小组成员的便笺,说明Frank支持成立这支小组,同时宣布明早9:00钟在财务部会议室召开第一次具有强制性的项目小组会议。第二天早晨9:10分,当Frank闯进来时,她还独自一人坐在会议室里。他面红耳赤的对她喊道:项目已经取消,她呢,回到自己的岗位上去。她从没见过他如此生气。 自打Frank发火两周以来,事情似乎变得更加糟糕。后来Michelle听传闻说,为了取消费用报告项目,销售部的副主管,数据处理部的副主管和Frank之间曾召开过几次火药味十足的会议。尽管Michelle从没正式收到过有关这任何一次会议的通知,但麻烦似乎已经是如影随形,无处不在。Frank似乎对她不再那么友好,而且好像总是有意无意的躲着她。 坐在酒吧里,她再次反省自己究竟做错了什么。所有这些秘密会议都能讲些什么呢? 问 题 下一步她该怎么做? 旧金山地铁管制计划 旧金山经济区建造在一片松散的填充物之上,那里一度曾是旧金山海湾的一部分。就是这个经济区,在19世纪80年代末期,它的交通成为了一个很严重的问题。面对海湾地区运输状况的迅速改变,如增加公共汽车,地铁和出租车,不断往来的车辆给这个区的交通造成了严重的阻塞。为了缓解这种压力,政府发布了MUNI地铁计划以增加这个区的运输容量并为将来交通的继续膨胀提供保障。这11年计划包括:建造两个直径为18米的隧道,其中6英里被建在旧金山最拥挤的路面下,它与另一个被建在旧金山第二拥挤的路面下的5英里的隧道被一个高23米,宽55米的混凝土空间连接起来,有足足386英尺的地方可以看到墙和突出的地面。 除了这个计划在运作过程中本身固有的困难外(当然从上面的描述我们是可以看出来的),这个计划还面临着多方面的挑战,这些挑战甚至超过刚才所提及的交通,商业,事件和旅游业。 1. 这个隧道必须直接从仅仅低于它4.5米的BAET隧道上通过,要穿过填充物和泥泞还有低于海湾的地下水位。 2. 用于支撑码头和防水堤的木桩已经年久失修,将很快威胁到这个隧道工程。 3. 开凿和挖掘工作必须经过很多高投资的建筑和一些历史建筑。 4. 低于地下水位的隧道必须离旧金山海湾的实际水面非常接近。 5. 这一地区的地震活动频繁,这样又对其安全措施提出了更高的要求。 很明显,这个工程的管理要求有严格和认真的控制,它不仅体现在上述方面,还应体现在计划和成本方面。管理计划和控制系统完成了它,它的多方面的辅助控制系统基于具体工作细分 l 帐户计划包括工作细分和帐户成本,它给予报告和检测以准确的计划和成本。 l 控制预算包括数量,成本和帐户计划分配的工作时间加上允许范围内的改动。 l 趋势计划遵循了范围的改变并确认由于任何新的变化,理念,指引或要求而造成的潜在的成本冲突。计划管理者用此制定成本或利益决策以使成本在控制中。 l 范围改变纪录列出了从趋势计划到可能被认可或删除的所有的改变。 l 月合同现金流动计划反映了经费开支,由此立约者的发货单可以和开支计划想必较。 l 契约总结计划是所有建筑计划的总结。这个计划按月制定以和以前的计划形成实际的比较。分析由批评和接近批评的途径,高风险,计划进步的机遇等等组成。 l 建筑计划由上面的契约总结计划得出并取得总立约人的一致认可。 l 三周滚动的建筑计划显示了完整的活动。它被用于监测工程进程。 l 质量控制和质量保证责任分别有立约人和承包人分担。 l 立约人的不符报告和相关的活动报告系统被建立。工程最后,只有30个报告在这11年里被发表。 l 工程的开幕典礼在1996年的12月举行。这11年的计划仅晚了两个月并仅用了22,000,000美元。 资料来源:C WU AND G. HARWELL. MUNI 地铁计划.1998年5月.40-45页 问 题 1. 画结构图要有对每一个控制系统的解释。 2. 你对质量控制和质量保证的分离是怎么看的?你认为各方各应该承担什么责任? 3. 这个计划在11年中已经意识到了“范围蔓延”的可能。你认为应该如何控制这一危险? 军事移动通讯系统 1981年,美国军队使用的还是不能相互联系的混乱的通讯设备,不同的服务使用不同的机器,每一个都有自己的使用方法。声音通讯设备与数据、传真或E-mail是完全不同的,James Ambrose当时是陆军的副军长,就启动一个4亿2千万美元的计划,要全面地改正整个陆军通讯系统。这是陆军有史以来实施的最大的通讯项目,他提出6个独特的标准,要求使得这一提案取得了巨大的成功。 1. 承包商要负责所有以下方面,系统拧测、产品集成、培训、后勤和维修保养。 2. 承包商要达到19项设计要求,功能特征和多达82个要具备的特征。 3. 承包商提供已经完全开发好的可以投入使用的设备,不应再需要技术上的开发。 4. 这一系统要在22个月以后交付使用,在最初的操作使用后的60个月完工。 5. 承包商负责购买每一个设备,即使说这一设备已经在使用。 6. 承包商要接受一切费用,标价是固定不变的。 1985年,GTE在竞争中以低于另竞争者3亿美元的提案得到了承包权,GTE因35年的时间发展并精简了项目的管理的能力,一个项目小组成立了,这其中包括32个子承包商,700个供应商,来提供8000个移动无线电收音机,1400个电话交换中心,25,000个电话。这一系统可以使用移动设备发射提接收电话、电子邮件、数据、传真,在37,500平方公里之内毫无障碍地使用移动设施。 最终系统满足了19个必要特性要求以及82个准特性要求中的69个。该项目还满足了严格的交货截至日期,并实现了21,700,000美元的成本结余。在1991年,该系统非常成功地运用在海湾战争沙漠风暴行动中。战争期间,该系统连续运行两个星期,期间仅停止过45分钟。该系统能在规定的30分钟内全部完成安装并拆卸(有一次,仅用5分钟时间)。它真正实现了“从散兵坑到战壕指挥官到总统的高效通信联系”的目标。这一不俗的表现分别受到了四个美国陆军的奖励,其中包括美国国防部颁发的年度最有价值的工程承包商奖。 资料来源:A.A. Dettbam, et at., “成本表列及质量指标之优化”PM网络,1992年1月。 问 题 1. 本项目与以往的项目有什么显著的不同? 2. 提议所降低的30亿美元占整个项目费用的相当大的部分吗? 3. 对于前期合同的履行,3号准则指的是什么? 农民信托内联网项目 农民的托管资金在美国三个中西部州的操作状态是属于一类小型银行的操作。为了提高其操作的效力,现已决定安装一个内部互联网的配置来连接所有的操作。 System Pro 公司,一家地方内联网安装管理公司,决定投标农民信托建议征求书(RFP)。RFP声明最终达成的合同应当是一份固定实盘价合同(如总价承包合同)。同时RFP要求选择卖主的一个重要标准是对提议工作标价。 第一部分 System Pro 要对在每家银行分行安装系统的平均费用进行评估。System Pro 的评估师预计费用可能在$70,000(最好情况下)到$80,000(最坏情况下)之间。平均费用是$73,000。则总费用为$210万(30个站点´$70,000),或$219万(30个站点´$73,000),或$240万(30个站点´$80,000)。如果不计成本,每个点的利润为$3,000。下表列出了这三种投标价的可能情况: 单价成本 单价利润 标价 选项 A $70,000 $3,000 $73,000 选项 B $73,000 $3,000 $76,000 选项 C $80,000 $3,000 $83,000 问题:应用贝塔分布,估计单价成本的期望值。 答案:$ 第二部分 投标一份固定实盘价合同的风险含义是什么: 1. 农民的信托? 2. System Pro? 第三部分 RFP上写明标价是做出选择的一项重要标准。显然,$73,000的出价最有可能赢得这份合同。然而,这样低的标价往往没有考虑进可能存在的未知情况。由于合同是定价合同,所以 System Pro必须自己承担工作实施过程中可能增加的那部分费用。同时,他们还可能偿付延误项目的罚金。这在合同投标签署前的投标人会议上已是显著事实。会议上,农民信托机构接见了潜在投标人,一位农民信托官员告知与会听众,银行的政策是整个项目每延误一星期就对承包商处于每星期$10,000的处罚。 应用企业风险标准核对表,System Pro的评估师建立了下表说明可能发生的结果: 风险核对表――X项是可能发生的事件 为了取得政府许可内部互联网接线导致的延误 X 缺乏关键的供给品与组件 卖主推迟交付供给品与组件 安装错误,需要矫正 缺乏合格的安装人员(内部人员) X 缺乏合格的安装人员(外援人员) X 承诺的时间框架不切实际 X 供给品或组件存在问题 客户提供的设备存在综合问题 客户可能大副度地改变要求 在远程地点实行操作 X 风险核对表中的风险事件说明 风险事件:为了取得政府许可内部互联网接线导致的延误 问题:为了取得政府内部互联网远程站点接线的许可,可能会造成一些耽搁。因为System Pro还未曾到过这些站点,申请人员得像走迷宫搬的通过道道官僚手续递交申请。 影响:每个站点通常会耽搁1-3周。 解决方案:让当地承包商来负责取得许可。 风险事件:缺乏合格的安装人员(内部人员) 问题:在接下来的六个多月中,System Pro的安装人员有一项繁重的项目要做,这可能导致阶段性的人手不足。 影响:造成项目积压,每个站点延误1-10天的工期。 解决方案:1)一旦需要,使用当地承包商;2)如果在较长时间内都会出现人手不足的情况,聘请更多的系统项目安装人员。 风险事件:缺乏合格的安装人员(承包人) 问题:1)由于内部互联网的解决方案导致该地区的安装需求高,结果可能聘请不到承包人来帮助完成System Pro的工作量。2)System Pro又不熟悉当地站点具有局域网安装资格的人员。 影响:可能延误每个站点1-10天的工期。 解决方案:确定和使用附近团体的承包人;如果可能,以船运输System Pro人员。 风险事件:承诺的时间框架不太可能实现 问题:为了取得合同,可能会承诺不太可能实现的交货日期。然而,鉴于System Pro的繁重工作量和当地安装人员的不足,大概只有一半的站点能在承诺的交付日期内交货。 影响:有一半的站点要延误1-10天的工期。整个项目可能要耽搁1-3个月的时间。 解决方案:1)逐个站点的检查承诺的交货日期是否现实。如果可能,确定纠正的方案。2)与客户协商更改原承诺的日期。 风险事件:在远程地点的操作 问题:System Pro可能失去对远程站点的操作控制 影响:对地方站点的失控可能会导致进度下滑,费用超支和质量不合格。 解决方案:1)在安装之初就有一名System Pro的技术员视察每个站点;2)只与值得信赖和经验丰富的承包人合作。 问 题 1.. 假如赢得招标合同,确立最好情况、可能情况和最糟情况下System Pro可能会受到的处罚罚金。说明各种情况下的理由。(注:正确答案不是唯一的。答案的评判取决于你的逻辑是否合理。) 2.. 三种不同的情况会对项目利润产生什么样的影响? 3.. 鉴于你刚做完的风险评估的结果,System Pro是否应该对农民信托合同进行投标?解释你的理由。 审核问题项目 九十年代末,大西洋国家化学实验室曾收到一份来自一家叫Oretec公司的合同,想对一些特殊合金进行一种独特的化学分析。这些合金是他们在实验确认哪些商用合金可望获得成功时生成的。合同强调了实验的质量以及继续实验分析的速度。合同期间的费用由始至终都按每月$100,000支付。Oretec的联络官有权视察ASCL的实验工作。 随着工作的进展,这位联络员官开始越来越多的参与到项目中来。为了赶时间,他向项目组施加压力,要求他们改变工作方法和省略通常的重复检验过程。ASCL组两次设计的分析表明,一项具有商业价值的产品可以投入生产。联络官对这一成就十分满意,并要求项目组对怎样使产品的生产具有商业价值提出建议。然而,在Oretec的测试表明这些方法都不能实行。项目进入中期以后,分析量日益增多,速度要求越来越快,压力也越来越大,联络官也变得更加难以相处。自那以后不久,ASCL的主管收到一封来自Oretec的信,信中除了一堆抱怨之外,还声明立即终止合同的有效性。客户没有暗示由于内部原因导致项目出了问题就表现出出人意料的不满,这令ASCL实在迷惑不解,于是主管要求对项目做一次全面的审核。 1. 要点: • 项目的原定方法是合理的,但被客户方的联络官更改过。不过,既便如此也有重大发现。 • 所有分析都执行得很恰当。 • 整个项目中,还有几项分析取得成功。(每项都经确认) • 商业化不是ASCL的责任,而是客户方自己的责任,即便是ASCL建议的可能方法也不属于必尽义务。 • 联络官过多介入到项目的管理中,包括频繁改变项目方向。 • 对现行项目管理的决策和变更,ASCL未形成文件,也还未向客户沟通过。 2.客户意见分析(其中有一半的意见是有效的,并备注了详细说明。) 3.其它备注要点: • ASCL所提议的商业化方法,事实上已经被成功地用于到类似的实例中。客户的测试表明这些方法不可行显然是错误的。 • 在ASCL准备的报告和客户方所提的意见尚未完整时,联络官已随时快速和非正式地重新定向这些报告了。可以说,客户方或联络官根本就没弄明白过项目分析成就的报告。 • 在项目领导人与客户之间的关系方面,管理层未给予足够的指导和支持。 4.建议:在合同阶段建立一套正规的程序来识别高风险项目,同时进行仔细 监控以防偏离计划。促成项目高风险的因素包括资金不足,时间紧迫,成 功率低,客户过于单纯,客户过多地介入到正在运行的项目活动中。 问 题 1.. 该审核是否正确应用了“审核”这一概念? 2.. 该项目存在的最大问题是什么? 3.. 不管建议中所提到的问题,ASCL已经适当地列出了一个“项目问题”表和一套方法。你认为它为什么还是没有把握住这一特殊的项目呢?新的方法是否能取得好的效果? 消灭火蚂蚁行动 三十年代末,“外来红色火蚂蚁”被船上用作压舱物的土壤从南美洲偶然地带到了阿拉巴马州的墨比尔地区。这些火蚂蚁展开猛烈攻势,不时杀死新生的家畜和野生动物(如,鹌鹑、鹿、燕雀和蟾蜍)。它们损坏种子并且摧毁谷物秧苗、大豆和其它农作物。这些蚂蚁吞食多种植物的嫩芽和果实,并且大片大片地剥掉年幼柑橘树的树皮,导致柑橘树的死亡。此外,火蚁坚硬的锥形蚁巢往往结在两英尺高的地方,致使难于在蚁群出没的地方耕作和收割农作物。 这些蚂蚁很快蔓延到东南九个州市中的大部分地区,受感染面积超过2亿6千万英亩。它们通过交配的飞禽、群居动物的集体移动四处散布;顺着洪水,它们漂向新的地方;混在受感染地区的泥土里,它们被运往别的去处。 整个五十年代期间,美国农业部都十分关注随着火蚁在东南地区的稳定散布所带来的负面影响。国会确定、批准和授权了一项项目来减缓火蚁的散布情况。有支项目组决定解决问题的最好办法就是通过空中喷洒杀虫剂来消灭火蚁。 结果 最初,其结果是双面的。从1957年到1978年间,该项目向蚂蚁最为密集的地区成功喷洒了强有力的杀虫剂,杀死了数百万计的火蚁。 然而,后来的调查结果显示火蚁大批出没的情况,事实上在这段期间内已远远超过了原来的水平。不管被杀蚂蚁的数量,火蚁的增长率比在巴西速度还快十倍。火蚁出没的密度从平均每平方英尺175只( 最高达到每平方英尺500只火蚁)增加到平均每平方英尺1500只(最高达到每平方英尺7000只火蚁)。另外,锥形蚁巢的数目也在以十倍的速度增长。 事后的评估显示,下列情况大大抵消了杀虫剂的毁灭性: - 杀虫剂对火蚁所毁坏的自然物比对火蚁自身更具杀伤力。 - 杀虫剂还给本地蚂蚁带来更大的影响,产生了一个蚂蚁的真空 地段,并迅速的被火蚁开采使用。过去,由于当地蚂蚁的生存 竞争,在开始阶段,它们事实上还曾剿灭过整群火蚁。 - 由于新的生物矢量,杀虫剂还加速了火蚁的繁殖率。每群火蚁 不再只有一只蚁后,取而代之的是几十只的蚁后。这样,火蚁 群体也就被迫组成相互支援的群居方式来取代本土的群居方 式。 问 题 1.应用风险管理的四步步骤,对本案例的风险进行评估。 2.如果农业部使用这四个步骤来处理,他们可以如何避免非但没有消灭火蚁反而壮大了火蚁数量的问题? 合同与采办案例 采购某项产品或服务的生命周期由五个典型阶段组成: 阶段1. 试图确定可能的供应商来提供产品和服务。这往往通过建议征求书(RFP)或投标邀请(IFB)函的手断来实现。RFP是一份详细说明了所需工作和产品的书面文件,是在可能的投标人中间分发的。RFP的核心是工作说明书(SOW),是一份描述了即将被分包的产品和服务的叙述性文件。可能的承包人要在自己的建议书上写明他们将怎样提供这些预期的产品和服务(见下页)。一旦提交了建议书,买方和潜在的卖方也就可能开始协商具体条款。 IFB也是一份招标邀请函,要求提供经详细说明了的产品或服务。不同于RFP的是,密封的标价是要在同一时间当众开启和投标。一搬来说,合同是授予标价最低的投标人。买方和供应商之间没有协商。 阶段2. 收到RFP(或IFB)后,潜在的供应商必须确定他们是否要投标应答RFP。如果他们决定进行投标,则要拟定一份建议书,说明他们会着手的工作和他们会提供的产品。在SOW中应当包括他们所提供的技术说明书。建议书中也应当包括关于谁来执行任务,公司组织的实际能力如何(包括以往的业绩),多长时间内可以交付服务和产品以及完成提议任务可能花费多少成本的信息。 阶段3. 买方会审查提交的建议书,然后决定将合同援予哪方提案人。 阶段4. 协商合同的有关条款和条件。最后,买方会签出一份合同,详细说明需要完成哪些工作,哪些可交付成果以及提议工作和成果交付的时间框架。此外,合同还能处理一大堆分门别类的问题,包括付款条款、违约处罚和资料说明权力。 阶段5. 承包人提交产品和服务给买方,安排合同收尾事项。 练习A 假如你是买方,整理一份RFP,详细说明你希望承包人完成的工作。所需完成的工作是将你公司的总部从A地迁往B地。针对以下因素,创建一份SOW作为RFP的核心内容: • 现有设施(A地)拥有1,000平方米的办公面积。新的设施场地(B地)拥有1,600平方米的面积。B地距离A地四公里远。 • 现有设施包括15张办公桌(包括配套椅子)需要搬往新地点。 • 现有设施包括3张沙发、10张手扶椅和三张咖啡桌需要搬往新地点。 • 现有设施包括一些小零小件,估计需要120-160个纸板箱包装。 • 现有设施中有15台电脑(包括监视器)需要搬往新地点。 • 现有设施中有34副画需要包装和搬往新地点。 写一份简明的SOW放进RFP里。 练习B 建立一份成本估算单,估计你认为开展在办公室迁移项目SOW中描述的工作需要花费的费用。在你的估算单中应该包括对劳动时间和设备租金(例如,搬运车的租金)的估计。 练习C 合同形式多种多样,但大部分按两类范畴划分:固定价格合同(也叫总金额合同)和以成本为基础的合同(也叫成本报销合同)。以下是对两类合同特点的简要区别: 固定价格合同. 卖方同意在指定的日期按固定价格提供已经定义明确的商品和/或服务。在这类合同中,卖方是风险的主要承担者,因为一旦成本超支,卖方必须承担损失。当然固定价格合同也有“机会”,因为一旦卖方的成本偏低,他们就有机会增加利润了。 成本基础上的合同. 买方同意报销卖方执行承包工作中所产生的任何费用。显然,买方将冒成本超支时的重大风险,因为承包人开销如果太大,买方也不得不一一报销。为了激励买方节约成本,各种成本基础上的合同也应运而生,包括: • 成本加鼓励金合同(CPIF). 在CPIF合同中,往往创建一份表格来说明如果承包人提前交货,他们将怎样领取确定了的奖金。(例如,如果提前一周交货,将有$5,000的奖金;如果提前两周交货,将有$8,000的奖金)。 • 成本加奖金合同(CPAF). 有了CPAF合同,买方往往成立一个奖金金库(如奖励基金)。如果承包人在执行合同中有出色表现,将专门选举一个奖金评审小组从奖金金库中抽取一笔奖金支付给他们。对于工作表现的判断,完全是主观行为。 • 成本加固定费用 (CPFF). 在CPFF合同中,买方和卖方将协商一笔费用(如利润额),假设承包人能令人满意的完成工作的话,买方将支付承包人这笔费用。这笔费用应该在所有工作开展之前既协商好。这样,承包人就能在接下来的时间里知道他们的利润水平是多少了。也就不会期望通过增加成本的方式来抬高利润水平。CPFF合同在具有高风险的研究开发类项目合同中占主导地位。 此外,一般还使用成本基础上的合同的另一种合同形式即时间和原料合同。这也是一种成本报销合同,报销承包人花费在某项工作中的时间加上购买原料产生的费用。不同于成本基础上的合同,这类合同在合同方面没有清楚明确的冠上“加上”这一字眼。这并不意味着没有利润可以创收。如果这类合同将利润计算在内,则执行本合同所应支付的薪金和原料费用必须包括进利润。 1.针对以下任务类型,选择最恰当的合同方式。解释促使你做出选择的基本原理。 • 我们想要预定一家铅笔生产商为我们生产20,000支铅笔 • 我们想在当地的一条河上建一座300米长的桥。 • 我们想请一家承包单位设计一款全新的,达到艺术级别的电路板。 • 我们打算把我们的小工厂分包出去。 2. 测定CPIF合同和CPAF合同的利弊。 制做可有效实施的简报 今天是第8天: Lisa被指派为项目经理,为她公司一个数据库系统做一个新的用户接口。在这个公司有一个共同的体验:项目一向拖拖拉拉。Lisa决心展示她在管理这类工作上的才干。这是她从数据录入员跨入高级管理层的一次绝好机会。而项目也一直迟滞不前。 表1和表2显示了项目第一阶段的进展数据。这是项目的第8天,所有汇集的难点明朗。考虑到进度滑程,LUCY开始接触资源经理,尝试获得更多的资源。同样,在她的公司,资源经理总是不太合作的。他们总是声称他们也面临资源短缺的问题。Andrew,系统开发部的主管,给她提供了一份如表3所示的数据,倒令她想到了一个获取资源的绝妙主意。 LUCY很快意识到,要获取更多的资源,就得接近高级管理层。她还意识到,高层管理者往往十分厌倦人们抱怨资源不足。他们怀疑这些所谓的“不足”不过是用于掩盖工作业绩差的托词。 表1 任务 允诺的 完成时间 项目的实际 完成时间 任务A:需要分析 任务B:功能需要 任务C:测试时间进展 任务D:原型进展 任务E:原型测试 10天 20天 13天 40天 44天 13天 30天 20天 60天 64天 表2 任 务 原始成就 的估计 修改后 成就的估计 任务 A:需要分析 任务 B:功能的需求 任务 C:测试数据的发展 任务 D:原型发展 任务 E:原型测试 5 10 5 40 3 10 20 8 60 3 表 3 程序规划员的 合计数 程序员当前 许诺的时间 1-10天 11-20天 21-30天 31-40天 41-50天 51-60天 6 6 6 6 6 6 6.5 7.0 8.0 7.8 8.2 8.0 练 习 把你自己放在苏珊的位置上: 1. 运用上表数据,将数据整理组织后作为有力证据递交给管理阶层, 让他们确信项目需要更多资源。 2.将数据转换成图表。 3.在课前将你的案例准备好。 盈利的计算方法 Globus公司正在阿林顿建造一个新的总部大厦。Globus的咨询人员告知该公司,应通知承包商在公司总部的入口处以及停车场处镶嵌花岗岩路基和边槽。承包商以925,000美元的价格赢得了该工程。他们找到了能够执行该工程的转包商,他们给转包商的价格为874,800美元。与转包商相关的付款计划在该报价执行时,承包商每次付款扣除10%,而每次的付款金额与安装的石料的数量相联系,每块石料的价格为984.15美元。该付款计划反应出采用何种盈利计算方法来记录工程进度。 随着工程进展,转包商每周提供发票,该发票标明了安装石料的数量,该数量乘以984.15美元,即为发票金额。承包商通过计算安装的石料数量来核对发票,当工程完成一半时,即800块石料中有400块石料已安装,转包商违约放弃了该工程。对于该转包合同并无违约约定,为完成该项工程,承包商重新中标,以继续完成以下的工程。遗憾的是,该次招标最低价格为750,000美元,因为承包商已经付给了违约的转包商 481,140美元,该工程的预算款只剩余393,660美元,缺款356,340美元。 承包商通过审核工程发现,转包商仅仅安装了直面石料和沟槽。通过进一步调查发现,曲面石料的造价是直面石料的2倍,其安装费用是直面石料8倍之多,通过下表来进一步解释该工程的造价明细。 石料数 石料单价 材料成本 单位工作时间 单位劳工成本 劳工成本 总成本 G&A 总价 实件成本 直面石料 400 300 120,000 4 20 32,000 152,000 53,200 $205,200 513 曲面石料 400 600 240,000 16 40 256,000 496,000 173,600 $669,600 1,674 合计 800 360,000 288,000 648,000 226,800 $874,800 1,094 问 题 1. 当转包商违约时,他所完成工作的真正价值是多少? 2. 不考虑预计盈利,亦不考虑违约时承包商已支付实际成本,在违约时, 承包商面对的成本变动是多少? 3. 通过使用表格中的数据,请给出完成该项工作的最佳预测成本。 4. 如果承包商付给新的转包商750,000美元完成该项工作,对于该固 定报价,他透支成本多少? 空 间 穿 梭 你要组织一次空间穿梭发射的后勤工作:原料及人员的装载要有一个及时有效的方法,那样发射才可以依照进度表继续下去。假设已经确认了9项基本活动。所有这些活动和完成每项活动所需的时间如下所示: 行动 必需的时间 (分钟) 1.剥离发射架 40 2.科学家报到 110 3.宇航员集合 55 4.宇航员寄膳宿 50 5.安全撤离科学家 55 6.行李,食物和货物装载 90 7.科学家寄膳宿 75 8.无线电通讯和系统检查 115 9.最后倒数计时 60 练习 1. 为这个项目绘制甘特图和PERT分度尺。 2. 你要花多长时间来计划这项努力? 3. 如果在剥离发射架上迟滞了10分钟,将会对你在回答问题2时有何影响? 项目管理概论 项目管理的两种观点 • 技能组 • 管理过程 作为一组技能的项目管理体系 技能 • 项目综合管理 • 项目范围管理 • 项目时间管理 • 项目成本管理 • 项目质量管理 • 项目人力资源管理 • 项目沟通管理 • 项目风险管理 • 项目采购管理 管理三项限制条件 项目经理对于衡量工作表现的观点: • 按时完成 • 按预算完成 • 按规格完成(质量) 作为一组过程的项目管理体系 项目的定义 • 一次性任务 • 有明确的开始和结束时间 • 有明确的目标、范围和预算 • 具有唯一性 项目管理定义 传统观点: • 使项目按时、按预算以及按规格完成(更快、更好、更便宜) • 现代观点更加关注客户的角色 项目生命周期 范 围 管 理 项目启始: 战略计划和项目筛选 • 项目启始阶段的第一步是看一个组织的“大图画”或战略计划 • 战略计划包括确定长期商业目标 • 项目应支持战略和财政商业目标 筛选项目的方法 • 通常供选择的项目比可用来执行它们的时间和资源多得多 • 遵循一个合理的过程是非常重要的 • 方法包括关注主要需求、将项目分类、财政方法和比较打分模式 关注主要组织需求 项目的三个重要标准: • 对该项目有需求 • 有可利用的资金 • 有很强的使该项目成功的决心 需求–需要的生命周期 • 需求出现 • 需求识别 • 需求明确 • 功能要求的建立 • 技术要求的明确 定义需求中的缺陷 • 处理固有的模糊需求 - 动态需求 - 顾客对他们需求的无知 - 过早地确定解决方案 • 需求没有针对相应的顾客 - 多个客户的需求必须分开 - 评估系统分析者的歪曲及客户需求的误报 - 镀金需求 - 对顾客需求的筛选过滤 - 通过识别和明白清晰地表达需求,从而真正了解客户需求 客户不知道他们究竟需要什么 • 他们在了解之后,知道他们不需要什么 • 如果他们说的确知道自己需要什么,其实他们可能不知道 • 在可交付产品已开发并呈现出切实的形态时,客户看到许多新的可能性,因而想改变项目 • 必须认真对待客户,因为当可交付产品不可利用、未充分利用或被客户错误利用时,项目可被认为失败 项目筛选步骤 • 定义需求(定义问题) • 识别筛选标准 • 筛选标准 • 一般筛选权 • 根据所有标准对筛选方案进行逐一评审 • 考虑外部因素 • 做优化决策 项目综合管理 • 项目计划制定:获取其它计划过程的结果,并将其调整一致,形成一个连贯的文件----项目计划 • 项目计划实施: 执行项目计划 • 总体变化控制: 根据整个项目来调整变量 项目计划制定 • 项目计划是用于调整所有与项目计划有关的文件的一个总文件 • 它的主要目的是指引项目实施 • 项目计划帮助项目经理领导项目团队和评估项目进展情况 项目计划的特性 • 正如项目具有唯一性一样,项目计划也是唯一的 • 计划应该是动态的 • 计划应该是灵活的 • 计划应该根据出现的变化修正 • 计划应该最先指引项目实施 项目计划的一般要素 • 对项目进行整体介绍 • 详细描述项目的组成方式 • 用于项目的管理方法和技术程序 • 要完成的任务、工期和成本预算等有关信息 工作分解结构 • 工作分解结构(WBS)是与项目相关的工作产出品,它详细说明整个项目的范围 • 它是项目管理的基础文件,因为它提供了计划和管理项目工期、成本、变化的基础 工作分解结构的重要性 • 可识别所有任务并将资源分配给相应的任务 • 成本和工期可以估算 • 工作表现可以根据基线成本、工期和资源配置情况进行跟踪 • 可当作任务分工的依据 开发工作分解结构 • 要完成什么任务? • 每一项工作分别由谁来做? • 每一项任务分别要花费多长时间? • 要求什么资源/供应品? • 每一项任务分别要花费多少成本? 时 间 管 理 制定工期的工具 • 里程碑图 • 甘特图 • 网状图表 • PERT (波特图,计划评审技术) • CPM (关键路径法) • 资源平化 • 关键环节 工期制定 • 工期制定是利用其它时间管理的结果,决定项目开始和结束的日期以及有关事项 • 最终目标是建立一个现实的项目工期,从而可以为项目操作过程制定项目时间提供一个基础 • 重要的工具和技术包括甘特图、波特图分析法和关键路径法 甘特图 • 甘特图通过列出项目事项及其在日历中相应的开始和结束日 期,为展示项目工期信息提供一个标准格式 • 它的特征包括: • 黑色菱形:一个项目中具有零周期的里程碑或重大事件 • 粗的黑色横条:任务摘要 • 细的水平横条:任务 • 箭头: 在任务与任务中起联接作用 关键路径法 (CPM) • 关键路径法是一项项目网状分析技术,用于预算整个项目周期 • 一个项目的关键路径是一系列事项,它决定完成项目的最早时间 • 关键路径法是通过网状图表的最长路径,它的浮动性最小 发现关键路径 • 首先开发一个好的项目网状图表 • 通过项目网状图表为每一路径上的所有事项列出需花费的时间 • 最长的路径是关键路径 更多关键路径 • 假如关键路径上的一项或多项所花的时间比计划的时间多,且又不采取纠正措施,那么整个项目工期将被延误 • 误解: • 关键路径不会包括所有关键路径,它仅仅用来计算时间 • 如果有两个或多个路径的长度相同,那就可能不只有一个关键路径 • 关键路径会因为项目过程中的变化而改变 资源计划 • 基本问题 - 我们如何将人力资源和物质资源分配到项目中去? • 需要考虑的事项 - 项目的技术要求 - 员工的能力 - 能得到哪些人力资源和物质资源? 资源平化 • 制定能够最有效利用资源的项目工期 • 制定能够将资源闲置时间最小化的项目工期 • 调整各项任务的资源配置以避免资源分配过多 风 险 管 理 风险的定义 风险= 事件发生的可能性 X 事件的影响 • 各行各业中都存在风险 • 重要的是,既不要忽视它,也不要被它吓倒 • 应该应用系统评估和处理风险的方法 什么是项目风险管理? 项目风险管理的目标是将潜在风险机会的最大值最小化,主要过程包括: • 风险识别: 确定哪种风险最有可能影响到项目 • 风险量化: 评估风险以便进一评估并排列项目可能出现的结果 • 风险应对措施开发: 采取措施增强并开发应对危害的能力 • 风险应对控制: 应对项目整个过程中的风险 项目风险管理的重要性 • 项目风险管理是一门贯穿整个项目生命周期的鉴别、分派和对风险做出反应的科学艺术,同时也是影响项目达标的最大因素。 • 虽然风险管理在项目中往往被忽略,但是却有助于选择优秀项目、确定项目范围、开发具有现实意义的评估,从而提高项目成功的概率。 风险的类别 • 商业风险 - 与投资决策有关的风险,主要包括金融风险和市场风险。可能获利,也可能造成损失 • 可保风险 • 可能造成损失的风险总括(如行车事故、工期延误等) • 计划风险 - 指在项目经理控制范围之外,由于某些决策、事件或行为而影响项目发展方向的风险 • 技术风险 - 由于开发新设计、新工艺方法(以增强功能或适应新要求和限制条件等)而可能带来的影响 • 政治风险 - 由于政府的行为或不作为而导致企业对其资产失去控制的风险 风险识别 • 风险识别是了解有什么潜在不良结果与某一特定项目相关的过程 • 几个风险识别工具包括检查列表、流水图表和亲眼观察 风险量化 • 风险量化或风险分析是评估风险的过程,从而进一步评定可能出现项目结果的排列 • 确定风险发生的可能性,以及假如风险发生可能给项目带来的影响 • 风险量化技术包括期待货币值分析、风险因素计算、波特图表法估算、模拟和专家判断 风险处理 风险应对控制 • 风险反应控制包括对风险事件做出反应时,实施风险管理过程和风险管理计划。 • 在对里程碑加以详细说明和做出有关风险及减缓风险策略决策的基础上,对风险进行严格监控。 • 在没有对意外事件做出计划安排时,工作区或对风险事件做出的临时反应是十分必要的。 成 本 管 理 项目成本管理的重要性 • IT项目有一种糟糕的会议成本目标跟踪记录 • 平均成本超过原定估算的189% • 在1995年,取消 IT 项目使美国花费了超过 8千1百亿美元 什么是成本以及项目成本管理 • 成本是一种资源的牺牲或预知,从而达至一个特定的目标或得到某种交换物 • 成本通常以美元等货币单位为测量标准 • 项目成本管理包括要求确保项目在经核准的预算范围内完成的一个过程 项目成本管理过程 • 资源计划: 确定需要使用的资源种类及数量 • 成本评估: 开发一项需求成本和资源的评估,以便完成一个项目 • 成本预算: 将整体成本评估分配到个体任务事项中,以建立一个检测表现的基线 • 成本控制: 将变量控制到成本预算范围内 成本管理基本原理 • 大多数执行总裁或董事了解财务状况多于了解项目经理,项目经理必须使用他们的词汇来汇报工作。 • 生命周期成本计算是对整个项目生命周期成本的估算 • 现金流量分析是确定一个项目的评估年度成本和利润 • 利益和成本可能切实的或无形的,直接的或间接的 • 在项目筛选中,沉没成本不是一项标准 成本估算 成本估算中的问题 • 最初的估算被当作是板上钉钉的事实 • 时间和成本的技术测量不足 • 估算准备者经验不足 • 在执行过程中项目出现变化 • 主持者变动(如国会换届) • 克服技术问题 • 适应变化中的市场 • 包容顾客提出的规格变化问题 • 处理员工无法控制的改进愿望 • 环境因素 • 心理因素 • 低价竞标 • 政府压力 成本预算 • 成本预算包括分派给个别工作项目的项目成本评估以及制定一条成本基准线 • 例如,在商业系统的替换项目中,97财务年度的采购成本预计为$600,000,另加上$1,200,000的信息服务和技术费用. • 这些数额都将分派入恰当的预算内 成本控制 成本控制包括 • 监控成本表现 • 确保仅有在修订的成本基线范围内的适当项目变量 • 通知项目受益项目中已审定的变量将影响到成本 • 挣值分析法是成本控制的一项重要工具 成本的要素 • 成本与执行的任务有关,如人工、材料旨、合同规定的服务费 • 行政费用,如召开会议及处理文书发生的费用 • 主要计划可能占全部成本的50%至65% 项目控制 控制的概念 控制是通过与设想的项目进程相比较,采取正确的行动以解决存在的差异 检测变量 变量 = 计划 – 实际 - 不要问:这个月我们有变量吗? - 答案肯定是有 - 而要问:我们这个月的变量是否在可接受的范围内? • 筛选管理:集中检测那些发生在可接受范围外的变量 工作表现检测 挣值分析 (EVA) • 挣值分析是一种项目表现检测技术,它结合范围、时间及成本数据 • 给出一个基线(原始计划加上经核准的变量),你可以根据项目的目标来确定项目的进展情况 • 你必须定期输入实际信息,以便使用挣值分析法 挣值分析术语 • 预定工作的预定成本 , 也叫预算, 是指一项活动在给定期间内所花费的经核准的计划总成本评估的那部分。 • 已完成工作量的实际成本,也叫实际成本,是指一项活动在给定期间内已完成的工作量所花费的直接成本和间接成本之和。 • 已完成工作量的预算成本,也叫挣值,是指实际完成工作量乘以计划成本的百分率。 计算挣值 (BCWP) • BCWS和AXWP的概念十分明确,分别为计划成本和实际成本 • 计算挣值相对复杂一些,因为它包含了估算任务的完成量,注意:这种估算与“我们的预算有多少花在这项任务上或我们用了多资源”不同 变量 • 成本变量: 比较预算的偏离值,并提供已完成工期的工作量和已完成的工作量之间无偏离 • 工期变量: 比较计划完成工作量与实际完成工作量 成本变量 • 成本变量 (CV) = BCWP – ACWP • 成本变量说明: 我已经完成价值 $850的工作 (BCWP), 但完成这些工作我花了$900(ACWP)。我完成的工作比原先设想的多花了$50 (CV) 。 评定项目支出的“效率” • 成本表现指数 (CPI) = BCWP/ACWP • 说明:我已经完成价值 $850的工作 (BCWP), 为完成这些工作我花了$900(ACWP)。实际上我每花一美元只产生94.4美分的工作价值(成本表现指数)。 工期变量 • 工期变量 (SV) = BCWP – BCWS • 工期变量说明: 到今天为止,在A任务上我应该已经完成价值$1000的工作,我实际完成了价值$850的工作。这样,我延误了价值$150的工作。 • 注意:成本和工期的变量都是以金钱来衡量的。 EVA 数的柱形图法则 • 成本和工期变量的负数表示是那些领域出现问题,项目花费比原计划多,或者工期比原计划长 • CPI 和 SPI 100% 表示存在问题 沟 通 管 理 项目沟通管理过程 沟通必须在以下几个方面使人明白: • 沟通计划: 确定信息和受益人的沟通需求 (包括项目团队成员) • 信息分布: 用适时的方式提供所需要的信息 • 工作表现报告: 收集并发布工作表现信息 • 行政总结: 产生、收集和发布信息,从而使阶段或项目结束正式化 沟通管理计划内容 • 一个为收集和贮存不同类型的信息而做的收集和归档结构的说明 • 一份描述有关什么信息发布给谁、什么时候发布以及怎样发布的分配架构图 • 一个主要项目信息的沟通形式 • 一份生产信息的项目工期 • 获得信息的入门方法 • 一种更新沟通管理计划的方法,正如项目过程和开发一份受益人沟通分析一样 • 一份股份所有者之间的沟通分析 采 购 管 理 项目采购管理的重要性 • 采购意味着获得外购的物品或服务 • 其它条款包括购买和外购 • 专家们预言到2000年底,全球范围内的信息技术外购市场将超过1000亿美金 为何进行外购? • 为降低固定成本和流动成本 • 为让客户组织将注意力集中到其核心营业中 • 为从中取得技能和技巧 • 为提供弹性 • 为加强责任关系 采购计划的工具和技巧 • 生产或购买分析即:决定是从组织内部自行生产某项特殊产品或执行某项特殊服务还是从外部购买,该项分析还往往涉及财务分析 • 无论是组织内部还是外来的专家都能为采购决策提供有价值的信息参考 合同类型 • 固定价格或总金额:包括定义明确的产品或服务的固定总价 • 成本报销:包括支付给卖方的直接和间接成本 • 单价合同:要求买方支付卖方每服务单位内的预定款项 质 量 管 理 信息技术质量项目 • IT产品常因其低劣的质量而备受人们的取笑(尤其是汽车和电脑) • 人们接受稳定的系统或在必要时可以重启电脑的系统 • 在报道质量问题的新闻中还有许多例子 收 尾 哪些因素与项目收尾有关? • 收尾过程包括获得利益相关方对最终产品的接受,并且有序地结束项目或阶段 • 收尾时查证所有应交付的事项都已完成 • 通常要做一次项目稽查 本文档由香当网(https://www.xiangdang.net)用户上传

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